第97回事務カフェは必見!Excelの便利ワザを勉強です

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

12月の事務カフェ忘年会は、講師を務めた方3名をお迎えして
美味しいお店で盛り上がり、ついついおしゃべりに夢中になり
写真をすっかり取り損ねてしまいました💦

(お料理の写真だけ、お店のホームページから拝借です)
串揚げなかや画像

参加し損ねた方はぜひ1月に行きましょう♪

 

さて、2020年 令和2年一発目の事務カフェは
何度もお呼びして、そのたびに参加者の方々から感嘆のお声をいただいている
「会計×Excel」といえば、この方の右に出るものなし!

東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏にご登壇いただきます。

Excelの良いところは、知ったその日から使えるところ。

そして、知らないとものすごく時間をかけていたことが一気に短時間で処理でき、
かつ、今までより正確にデータを拾えたりするところです。

Excelはそこそこ知っているつもり、という方も
Excelをうまく使いこなせている自信がないなあという方も
ぜひご参加ください。

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第97回 事務カフェプロジェクト

絶対知っておきたいExcel小技

面倒な集計作業を簡単にするピボットテーブルや
日常使いで便利なショートカットキーや、トラブル防止技を学びます!

日時:1月16日 (木)
時間:18時半~20時半
場所:YPP人形町事務所
東京都中央区日本橋人形町2-24-4 にほんばしコスモ15ビル2F

講師:東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史氏
定員:10名様限定参加費:お一人様 2,200円(税込)

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。
☆ワインが最高、ワインで再興!☆
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【YPPメンバー事務カフェ】第4回 開催報告

先日開催された第4回のメンバー事務カフェも、事務局スタッフとして
初参加してくれたメンバーさんに、開催報告をしてもらいます^^

それではどうぞ!

 


みなさんこんにちは!
あっという間に今年もあとわずか。
大掃除や新年の準備に何かと忙しい時期ですね。
家族や友人と集まって食事をする機会も多いと思いますが
どんな料理を作ろうか迷ったり、毎年同じようなメニューになってしまったり…と
頭を悩ませる方もいるのではないでしょうか、、。
そんな方のために、今回のメンバー事務カフェはお料理が得意なメンバーさんが講師となり
とっても素敵なパーティメニューやケーキづくりのコツを教えていただきました!

■第4回メンバー事務カフェ
『思っているより簡単☆ケーキづくり&パーティメニュー』
■開催日時:2019年12月12日(木) 10:00~11:30

今回の事務カフェは、神奈川県在住のお料理がとっても得意なメンバーさん。
YPPでは、主に事務局運営業務を担当してくれています。
ケーキやパンづくりは、OL時代にお料理教室に通いながら極めていき、師範資格を取得するまでの腕前とのこと!
ゆっくり丁寧に説明してくださり、ケーキづくりの初心者である我々にも大変分かりやすかったです!

参加してくれたのは『料理はあまりしないので初心者にも作れるレシピが知りたい』という
お料理初心者から、『クリスマスに作れるレシピが知りたい』という方まで、
子育て中のメンバーさん中心に事務カフェ史上最多となる9名の方が参加してくれました!

普通のお料理教室であれば、対面で先生に直接指導していただきますが
今回は全員がZoomでの参加…初めての試みで少し不安もありつつ講座がスタートしました。

まずは実際に使っている道具を見せていただき、使い方等も教えてもらいました。
プロ仕様のものばかりかと思いきや、100円ショップでも購入できるものもあり、いっきにハードルが下がりました^^
クリームを塗るときに使う、スパテラも100円ショップで手に入れることができるそうです。
スポンジケーキを置いてクリームを塗るときに使う回転台も某ネットショッピングで500円程で購入可能でした。
道具が簡単に入手できると、手軽に取り組めそうで良いですよね^^

教えていただいたなかで、ぜひみなさんにも知ってもらいたい!と思ったことをいくつかご紹介します♪

・ケーキのスポンジを上手につくるポイント
1.器具に水滴がつかないようにする
2.正しく計量する
3.卵は常温に戻してから使う
4.卵を混ぜるときは、ボールをななめにして空気を入れるように泡立て、粉はゴムベラでさっくり混ぜる
5.クリームを塗るときは、下塗りでシロップをスポンジに塗っておく

ケーキのスポンジをレシピ通りに作ったのに、うまく膨らまなかった…という失敗談はよく耳にしますね。
この5つのポイントに気をつけると、上手にスポンジが焼けると教えてもらいました。
計量カップ、スケールで一応量った…というザックリな自分を反省しました。
また、今まで知らなかったのですが、スポンジを横にカットし、2等分や3等分などした後は、
底面を内に切断面を外にしてから、クリームを塗るのだそうです。
他にも、シロップを塗ってからクリームを塗ると、ぽろぽろスポンジが崩れることなく上手にできるなど、
レシピには書いていないコツも教えてもらいました^^

・パーティーレシピ
簡単だけどとってもおいしい、6つのレシピを教えていただきました。
その中から個人的にオススメしたい『明太マヨのレンコンピザ』のレシピを紹介します♪

【材料】
市販のピザ生地 2~3枚
明太子 1腹~1.5腹
マヨネーズ 大さじ1~(お好み)
ベーコン 2~3枚(適量)
レンコン、ピザ用ミックスチーズ、大葉 適量
オリーブオイル少量
塩 少々

【作り方】
1.明太子の皮を剝がして器に入れほぐしてマヨネーズを足して明太マヨソースを作る
2.ピザ生地に明太マヨソースをまんべんなく塗って、ベーコンと薄くスライスしたレンコンをのせる
3.ミックスチーズを適量のせてトースターで焼き目がつくまで焼く
4.仕上げに大葉をのせて(お好み)、塩をふってオリーブオイルを回しかける

明太子の辛さもマヨネーズを使っているので抑えられていて、
子供も喜んで食べてくれそうな一品です^^
終了後は、これなら私でも作れそう!という声が多く聞こえてきました。
料理に対するモチベーションが上がる!そんな事務カフェとなりました♪
私自身、終了後にお腹が空いてしまって、教えていただいたレシピを真似して、早速明太子のパスタを作ってみました。
お料理のレシピやコツを、実際の用具を見せていただいたり、対面でなくても十分に理解することが出来てよかったです^^
参加者用の資料には、沢山のお料理の写真が掲載されていて、見ているだけで幸せな気持ちになりました。
とても和気あいあいとした楽しい事務カフェになりました^^♪

★おまけ★
講師のメンバーさんが作ったケーキのお写真をお借りしました!プロ級です!!
ケーキ


☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーSさん
子どもが生まれてからは忙しくてほとんどお菓子を作ったことがありませんでしたが、
今回参加してちょっとしたコツなども聞くことができたので、久々にケーキを作ってみようかなという気になりました。
実務につながるような内容だけでなく、今回のような趣味的な内容での開催も今後もまたあると良いなと思いました。

■メンバーFさん
スポンジケーキは難しくてハードルが高いイメージがありレシピを調べる気も起きなかったのですが、
実際お話を聞きながらレシピとコツを教えて頂くと私にも出来るかもしれないと思えました!
様々なツールの豆知識も聞けてとても興味深かったです。
お料理は私にもできそうなメニューを取り上げてくださって、早速今週のクリスマスパーティーで作りたいなと思っています♪


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

■第5回メンバー事務カフェ
『知っていると差がつく!Excelの小技紹介&Excelなんでも質問コーナー』
■開催日時:2020年1月16日(木) 10時~ ※90分程度を予定

次回は、Excelといえばこの人!というYPPメンバーさんが講師です。
Excelの上部に出ているメニューアイコンの中で、実際に使ったことがあるのは本当に少しだけ…という人も多いと思います。
Excelには、実は目立たないけれど、作業効率アップにつながる機能が沢山あるので、そういった隠れた小技をいくつか紹介しつつ、十分に設けた質問タイムで色々と疑問を解決してもらいたいと思っています♪

参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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2019メンバーMTG ~@新宿~

こんにちは。山口です。
メンバーMTG、最後のご報告になりました。
最後は東京のど真ん中、新宿で11月27日の開催です!

参加下さったのは3名のメンバーさん。
業務でお話させていただいたことのあるメンバーさんと
私は、はじめましてのメンバーさんもお越しいただく予定でワクワクしながら向いました🚋

最後は少し渋めに和食のお店での開催。
入口には「笑門」✨
なんだか楽しいことが待っていそうに思わせてくれます。

ビルのワンフロワーがこちらのお店で、しかも殆どがゆとりのある個室の為、
周りが気にならずにゆっくりと食事を楽しむことができる環境でした。
小さいお子様連れのグループもたくさんいらしゃってました。

和食でかしこまって・・・と経験がないのでちょっと緊張・・・。
でしたが、出て来たお料理で吹っ飛びました😲
色々なお味のものがたくさ~ん!!茶碗蒸しまでついてる~!
IMG_3973
前菜をいただきながらゆっくりとお話ができました。
IMG_3976

お越し下さったメンバーさんの中に合気道の先生をされている方がいました。
背筋がピン!としていて立ち姿がとてもカッコよかったです(^^)

他のお仕事と掛け持ちのお話を聞いていてYPPの在宅業務はボリュームの調整がし易しので、
掛け持ちできるのも良い点だな!と気が付きました。

現在、やっていることを辞めることなく、担当できる時間だったり曜日だったりを
チームメンバーと相談しながら調整し、新しいことにチャレンジできる環境が作れます。
少しづつでも前進できるっていいですね✨

そして他のところと同様、やはりチャットワークでの印象と
実際お会いすると印象や想像が違うことに今回も驚きました。

リアルに会ってお話することは大切だなとまた改めて思い、
そんな機会をたくさん作って行きたいなと思いながら最後のメンバーMTGが終了しました🌟

お越し下さった皆様、本当にありがとうございました。
お会いできて楽しかったです。

来年はまだ開催したことが無い北陸に行けるかな~、行きたいな~(^^)

~~~おまけ~~~
IMG_3978
ちゃっかりデザートまでいただきました🍒
とてもお上品なあんみつです。

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2019メンバーMTG ~@横浜~

こんんちは!
YPPの日髙です。
気づけばもう今年も残り数週間。本当に早いですね。

さて、
今回は11月20日に開催したメンバーMTG@横浜の報告です✨

参加してくださったメンバーさんは3名で、
メンバーEさんはとってもかわいい5歳のお子さんも連れてきてくださりました👦💛
あまりのキュートさに終始メロメロでした💛💛

ランチ会場はラクレットチーズとお肉がウリのお店でした🍖🧀
(ワイン🍷が飲めたら最高だっただろうなぁ~~!!(笑))

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個室でゆっくり皆さんと会話が出来、とっても楽しかったです👩✨

3名のメンバーさんは全員YPPでバリバリお仕事中のメンバーさんだったので、
仕事話でも大変盛り上がりました。

ひょんなことから、それぞれのお仕事のチームの話になり
M様チームのメンバーMさんより
「P様チームとM様チームだったら、どっちのチームの方が良いですか?」
という、答えに窮する質問も出ました(笑)

ただ、その質問がとても嬉しく感じました。
皆さんそれぞれが自分のチームを誇りに思っていて、且つ
お客様への愛情をとても感じるランチ会でした☺✨
仕事の話の後は皆さんの家族写真で大変盛り上がりました。
参加メンバーさん全員、七五三の写真を撮っていて、息子さんは袴姿で凛々しく、
娘さんは着物姿でとっても可愛らしく映っていました。
メンバーさんも着物姿でお子さんとにこやかに映っている写真を見て
私もほっこり幸せな気持ちになりました💛

当たり前ですが、メンバー皆さんそれぞれに家庭があり、
その家庭を築きながらYPPでお仕事をしている。

YPPでの仕事が生活の糧となり、メンバーさん自身の人生にも潤いを与えられたらどんなに素敵だろう
やりがいのある業務、チーム作り
そういう現場をもっと増やしていきたいなと思いました。

直接会ってお話する機会、これからも大事にしていきながら、
1つ1つ想いをカタチにしていきたいと思ったランチ会でした。

PicsArt_12-11-11.34.55参加くださったメンバーさん、ありがとうございました!
再会を楽しみにしています✨

次は、舞浜ランチ会にづづく~~😀🎵

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2019メンバーMTG ~@大宮~

こんにちは。山口です。
今日の東京はとても良いお天気☀で気持ちがいいです!

今回は11月15日に開催したメンバーMTG@大宮の報告です✨

大宮は今回開催の中で最多の出席者。メンバーさん、YPPのスタッフ合わせて総勢11名。
社員よりパートより長く長くYPPでお仕事して下さっているメンバーさんや
最近、お仕事をはじめた!のメンバーさんもお越しいただきました🌸
知っている人が少ないところに参加いただけたのは本当に嬉しく感じます。

ランチ会場はメンバーTさんが探して教えてくれた、今人気のチーズ系のお料理のお店です。
全員に一づつ、小さいチーズフォンデュがついていて贅沢な気分です。
IMG_3879IMG_3881

舞浜のときに感じたように大宮でも、直接お会いしてお話させていただくとチャットとは違う印象、
想像と違う好み、経験をお伺いすることとなり、今回もまた刺激的でした。

ネット環境が整い色々な便利ツールが多くある中、WEB上では会ってお話ししたり、
文字でやり取りはしているものの、それだけでは感じられないことがたくさんあるなと思い、
メンバーさんのみならず人と直接会ってお話するのって大切なことなんだなと改めて気づかされました。
それと同時にネット上のみだと印象が違うということは文字で自分の気持ちを伝えるときも
気を付けないな・・・と痛感しました💦

お越しいただいたメンバーさんの中に手相を見れる方がおり、
個々に手相を見ていただき会話を楽しんでいたら集合写真を撮るのを忘れていました・・・😞

人数がちょっとすくなくなってしまいましたが残ってくれてた方たちでパシャリ。
DSCPDC_0001_BURST20191115134552074_COVER
✌😀

次回は私も手相を見てもらいたいな~🎵

メンバーMTGまだまだ続きます!
次は@横浜🍜へ向かいます!

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【メンバー事務カフェ】第3回 開催報告

先日開催された第3回のメンバー事務カフェは、事務局スタッフとして
初参加してくれたメンバーさんに、開催報告をしてもらいます^^

PowerPoint未体験&メンバー事務カフェ初参加で
色々と感じたり学んだり、楽しい時間になったようです♪

それではどうぞ!


こんにちは。
今回、初ブログということで読みづらい点もあるかと思いますが、
温かく見守って頂けたらと思います。

では、早速【第3回メンバー事務カフェ】の様子を報告したいと思います!

■第3回メンバー事務カフェ
『年賀状にも使えるPowerPoint講座』
■開催日時:2019年11月19日(火) 10時~11時30分

講師は福島県在住で現在フリーランスとして活躍中のメンバーさん。
YPPでは在宅で研修の講師などを務めてくださっています。
PowerPointは、最初に入った会社で先輩が作ったデータをもとに加工することから始まり、
コンサルティングの会社に転職後、提案書や企画書、マニュアルなど様々な資料を
作成していくうちに極めていったそうです。

今回は、実際に業務でPowerPointを使用している方、自己流で使用している方、
そして私のように全く未経験の方と、それぞれ経験値の違う4名のメンバーさんが参加してくれました!

講座は、そもそもPowerPointとは?というところからがスタート。
図や文字を挿入して資料を作るのはWordでも出来ますが、PowerPointはデザインの自由度が高く、
視覚的に訴える発表資料に向いていると説明を聞き、Zoomの画面共有を使いながら
デモンストレーションしてもらいました。

デザインの選び方、文字や図の挿入といった基本の操作から
年賀状をイメージしながら、フォントを変えたり図を加工したりする方法を教わりました。

教えていただいた中で、私が便利だと思った機能を2つご紹介します♪

・図(画像等)のグループ化
2つの図やテキストの配置を変えずにほかの場所に移動したいとき
1つずつ移動すると位置がズレたり微調整が大変です。
そんな時は画像をまとめて選択して「配置→グループ化」を押すと、
複数の図やテキストが大きな一つの図として認識されるので、
配置を変えずにまとめて動かすことが可能になります。

・背景画像を透明にする
貼り付けた画像の背景を透明にしたいとき
画像を選択して「書式→背景の削除」を選びます。
そうすると背景が透明になります。
※画像によってうまくいかないこともあるそうですが、、。

講師のメンバーさんが、コンサル出身ということもあって
すごく話がスムーズで分かりやすかったはモチロンですが、
デモンストレーションで実際に操作画面を見ることが出来たので、
初心者でもよく理解できました^^

約1時間の講座終了後は、質問タイムです。
「あの操作をもう一度みたい」「フォント選びのコツはありますか?」
「画像を重ねたら片方の画像が隠れてしまうのですが、、」等
具体的な質問がいくつも飛び交い、それぞれ実際に操作をしながら答えていただきました。
気づけば質問タイムだけで20分経過!とても勉強熱心なメンバーさん達でした^^

最後に、私が取り入れたいと思ったテクニックを一つ、、
講師をしてくださったメンバーさんは、今まで様々な資料をPowerPointで作ってこられたのですが
デザインを選ぶ際には、お客様の業種や雰囲気によって決めていたと言っていました。
例えば、幼稚園向けの資料を作るなら、パステルカラーや柔らかい雰囲気の画像やフォントを選んだり
企業のテーマカラーがあれば、その色に近い色のデザインをベースにしていたそうです。
今後、もし私が資料を作る機会があれば、ぜひ参考にしたいと思ったお話でした!

PowerPointのことがよく分からないのに大丈夫かな、、と少し心配でしたが
受講後は、早速使ってみたくなるほどPowerPointに興味を持ちました。
メンバーさんと顔を合わせてお話が出来たのも、とても楽しかったです!

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★☆参加者の声(一部抜粋)★☆

■メンバーKさん
自己流で限られた機能を使うことしかできなかったので、講師の方のわかりやすいご説明で効率よく効果的に活用する方法を学ぶことができてとても有意義でした。
また、他の皆さんのご質問やアドバイスによって自分では疑問であることさえ気づかなかったことについても知識を増やすことができました。

■メンバーEさん
実務で疑問に思っていた「これってどうなの?」というところを質問できたので、ありがたかったです。
パワポだけでなく、講師の方のお話の仕方や進行もとてもスムーズで学びになりました。

■メンバーSさん
今回、WordとPowerPointの違いから説明していただけて、
簡単なものならできるかもしれないという気持ちになり、
さすがに仕事でチャレンジしてみようとまではいきませんが、
まずは年賀状作成で使ってみようかなと思いました。

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次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

■第4回メンバー事務カフェ
『思っているより簡単☆ケーキづくり&パーティーメニュー』
■開催日時:2019年12月12日(木) 10時~ ※随時質問タイムを挟みながら、60分程度を予定

次回は、お料理がとっても得意なメンバーさんが講師を務めます。
年末年始は、パーティーはもちろん、お誕生日や記念日など、特別な日の食卓を彩る
パーティメニューが簡単に作れるレシピを紹介してもらいます♪
料理は苦手…という方も大歓迎です!どうぞお楽しみに★

参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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2019メンバーMTG ~@舞浜~

こんにちは。山口です。

去年の今頃は伊澤と一緒に宮古島から名古屋、山口、天草とメンバーMTGに回っていました。
飛行機、電車、車と乗りついで、メンバーさん達と楽しい時間を過ごしながら、
各地で美味しいものをいただき(笑)、満喫した1週間を過ごさせて貰ってからもう1年。

一緒に回った伊澤は育休👶入り不在なので😿
今年は伊澤と入れ違いに育児休暇から(半分)復帰した日高を相棒に🍜
関東4箇所でメンバーMTGに回りました!

今日は11月13日(水)に開催したメンバーMTG@舞浜のご報告ブログです👍

舞浜開催は2年前に引き続き2回目です。
2年前にも参加下さったメンバーさん2名が今回も参加くださり、
更にYPPには数年前に登録済みでしたが、お仕事の経験は無いメンバーさん1名の合計3名。
そこに代表の五味渕と私を含めたYPPのスタッフ4名の合計7名でのランチ会でした。

お仕事の経験が無い方にご参加いただけたのは本当に嬉しいですね🌼
お仕事前にYPPのことを知っていただけますし、
これをきっかけにお仕事のご紹介に繋がるといいな~と思います。

キラキラなイクスピアリは既にクリスマス仕様でした。その中のアジアン系のお店で開催です。
アジアン系はお料理がとてもカラフルですね。
出て来ただけでテンションが上がります✨
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はじめましての方もいらしたので簡単に自己紹介をしたところ、
昔、バックパッカーで世界を旅していた、、、やスカイダイビングやったことある、、、や
TOEICのスコアが高い、、、写真と撮るのがお上手、、、など、
毎回感じますが、チャットではなく会ってお話すると色々出て来るな~と思いました。
良い意味で意外性も感じましたし、そんな経験があるの!?と驚きと関心するばかりです。
過去の経験はうれしいことも大変だったことも、なんでも無駄では無いですね☺

お仕事のお話はもちろんですが、お子さんに関しての悩みなど
日頃、在宅でお仕事しているとなかなか誰かに相談するのが難しいと思いますが、
たくさんたくさんお話をしました。
この時間が悩みの息抜きに感じていただけたら嬉しいなと思いました。

11時30分から始めたランチ会が気が付いたら、もう13時。
とても早く感じました。
お仕事の余力や今後のご希望なども直接お伺いすることができ、
YPPにもとても貴重な時間となりました。

ご参加下さった皆様、ありがとうございました🌸
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次は大宮ランチ会に続きます!

☆掲載の写真はメンバーMさんに撮っていただきました(^-^)Mさん、いつもありがとうございます!

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第96回事務カフェ報告 何から始めるべき?自社のリスクを考える

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第96回事務カフェは、
オフィスフォーティークラブの田中範男先生を講師に迎え
企業の『危機管理』について学びました。

「まさかうちの会社では起きないだろう」という甘い考えは大敵で
残存リスクのない事業はありません。

【リスクは発生するものという前提】がまず大事です。

田中先生いわく、以下の3つに当てはまる会社は要注意!とのこと。

・当たり前のことをやっていない

・嫌なこと、マイナスのことを考えない

・盲目的に税理士・弁護士・銀行を信じてしまう

また、

『彼(彼女)しかわからない』
と一人の人間がすべての流れを掴んでいるケースが
不正や事故につながりやすい、と指摘します。

どの会社であっても

現場に行け

現物を確認しろ

現実をみろ の “三現主義”を貫くこと

 

これが意外とできておらず、嫌なことを考えない・隠したがる企業が実に多いのだそうです。

有名な「ハインリッヒの法則」も、ぜひ忘れずに知っておきたいところ。
(重大な事故や災害が発生する前には29件の軽微な事故や災害が発生しており、その背後には300件の「ヒヤリ」とする出来事が存在する。
その「ヒヤリ」や軽微な事故の発生時に、きちんと手を打って、重大事故を起こさないようにすることが極めて大事だという話です)

引用:Wikipedia「ハインリッヒの法則」

ヒヤリ・ハット事例をまとめる社内の仕組みがまだないとしたら
まずは、自社の業務フローを書き出して、見直してみましょう。
各段階で考えられるリスクを洗い出してみることが、リスク防止の第一歩です。

マイナスのことばかり言う人は組織で煙たがれがちですが
そこには、企業が考えるべき重大なミス防止のヒントが少なからずあります。

いつ発生するかわからない企業リスク。

「築城三年落城一日」(築城十年という説も)という言葉の通り
ダメになるときは本当にあっという間。

起きる前に、できるかぎりの備えを考えて、対処していきましょう。

 

さて来月の事務カフェは12月恒例の忘年会です♪

12月19日(木)19時~

人形町界隈のお店🍺🍷🍶で予定しております。

今年ご登壇いただいた講師陣にもお声掛け中ですので、
行きたいけれど行き損ねた回がある!という方は、ぜひ12月の忘年会においでください。

…………………………………………………………………………………

第97回事務カフェプロジェクト 2019年忘年会
日時:12月19日 (木)
時間:18時半~20時半
場所:YPP人形町事務所近くのお店(人数確定後に個別ご案内)
定員:10名様限定参加費:お一人様 8,000円(税込)
■□■□■□■□■□■□■□
お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

事務カフェfacebookページができました!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。
☆ワインが最高、ワインで再興!☆
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こちら是非ご覧ください。

ふくしま×できること 福島で働くとは?

今まで事務カフェにご参加いただいた皆様
ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。
今年の事務カフェも引き続き、かわうちワインさんと高木社長を応援しています。

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【YPPメンバー事務カフェ】第2回 開催報告

今回も、講師を含めて全員が自宅からZoomでの参加となりました。
まだYPPでのお仕事は未経験のメンバーさんから、訪問案件を担当されているメンバーさんなど
様々な方にご参加いただきました。

移動時間がなく、お天気の心配をしなくても良いのはZoomならではですね♪

それでは、先月開催された【第2回メンバー事務カフェ】の様子を報告します!

■第2回メンバー事務カフェ
『今日から真似できる!好印象をもたれるトークスキル~仕事に生かせる話し方とメンタル~』
■開催日時:2019年10月25日(金) 10時~11時10分

講師は、新潟県の自宅で子育てをしながら働くメンバーさん。
YPPでの在宅ワーク以外にも、地元FM局のラジオパーソナリティーや外に出るお仕事などもされている
アクティブなメンバーさんです。

YPPでは主にZoomを使った研修で講師を務めてくださっていますが、聞き取りやすい声で
ニコニコと話す姿に好感を持つメンバーは多く、初めて研修を受ける人や人見知りの人でも
安心して受講できるという声もいただいています^^

テレワークを導入する企業が少しずつ増えている昨今、オンラインでの面接やレクチャー、
ミーティングなども徐々に浸透しつつあります。
しかし、オンラインだと相手の反応をダイレクトで感じ取れない環境だからこそ、
緊張してしまう方も多いのではないでしょうか。
その緊張から、普段より固い印象を与えてしまっている方も、残念ながら少なくないと思います。
オンラインでも好印象を与えている人は、何が違うのか?そのテクニックについてお話しいただきました。

 
いくつかポイントを挙げていただいたのですが、特にシェアしたい2つについてご紹介します。

・テンポに気を付ける

緊張すると、自分が思っている以上に早口になります。
私はせっかちなのでただでさえ早口ですが、プレゼンとか自分の発表を録音したものを聞くと
倍速再生かと思うくらい早口の時があります(笑)
この事務カフェで知りましたが、どうやら耳からの情報量は視覚に比べて10分の1以下とも言われているようです!
ということは、早口でまくし立てるように話したら…相手には、ほぼ伝わっていないでしょう。。。

なので、ゆっくり目で話すことを心掛けることがポイントになるようです。
もちろん、日本昔ばなしのようなテンポまで落とす必要はなく、気持ちゆっくり目くらいでOKです。
ゆっくり話すことで、聞き取り易いだけではなく、柔和な雰囲気づくりにも繋がります^^

意識的に口角を上げるようにすると、笑顔になるので^^さらに好印象です!

・伝え方

これは、是非皆さんにも実践してほしいと思います。
講師の方は、相手が理解しやすいような伝え方を心掛けているそうです。

具体的には
『話の要点を最初に伝える、ナンバリングする』こと。

話を【起承転結】で伝えるのではなく、【起結承転】に変換することがポイントです。

例)

起:お疲れ様です。本日〇〇の作業が完了しました。
結:確認事項が〇点あります。
  1点目は…。2点目は…。
転:というのも、…となるからです。
承:現状、〇〇で対応済みです。
〆:お手数おかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。

これは、話す時だけではなく、メールやSNSなどで業務連絡をする場合でも使えますね!
今回は、講義の合間にクスッと出来るような部分も多く、最初は緊張気味に参加していたメンバーさんも
段々表情が柔らかくなってきて、笑い声があがるような楽しい時間になりました。
口角を上げる練習を真面目に全員が同時にしている姿は、面白かったです^^

 
人に好印象を与える人は、生まれ持った才能だけではなく、影の努力も大きいなぁと思いました。
自分が「素敵!」と思う人は、きっと他の人からもそう思われています。
オンラインでも対面でも、意識しながら人と接することで、良い印象を与えることが出来ればいいなと思いました!

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★参加者の声(一部抜粋)★

■メンバーAさん
お仕事に限らず、人と接する上での思いやりであったり、表情や話し方など相手が良い印象を
感じることができるように、という気持ちも改めて大事なことだと感じました。

■メンバーOさん
YPPに在籍しているメンバーさんたちの前向きさを感じました。
講師の方のおしゃべりもリラックスをして聞けましたし、資料がわかりやすくて、これからも参考にしたいと思います。

■メンバーTさん
ビジネス面だけではなく、子どもや主人に対しても生かせそうなスキルが豊富でしたので、
今後の参考にしていきたいと思います。貴重な場を設けていただきありがとうございました。

■メンバーHさん
これから人前で話す仕事が入っているので、早速活かします。
聴くに徹するばかりでなく、口角を上げて思い切って話してみると良いご縁に繋がるかもしれないですね。

■メンバーWさん
とにかく講師の心地の良い声に聴き惚れました!
今回の事務カフェを通して、日頃からなるべく口角を上げる努力をしています。
なんとなく、気持ちが上向きになるようです^_^
日常に取り入れられる学びというのは、すぐ取り入れられるので、良いきっかけになったと思います!

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次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
※講師の都合で、一部でご案内しているテーマとは異なるテーマとなりますがご了承ください。

■第3回メンバー事務カフェ
『年賀状印刷にもつかえるPowerPoint講座』
■開催日時:2019年11月19日(火) 10時~ ※80分程度を予定

日頃からPowerPointで資料作成をしているメンバーさんが講師を務めます。
WordとPowerPointの違いの説明から、年賀状作りに役立つテクニックなどPowerPointについてご紹介いただきます。
PowerPointが使えると、ぐっとお仕事の幅が広がります。
初心者の方も大歓迎です!どうぞお楽しみに^^

 
参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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【事例紹介】溜まりがちなデータ入力をアウトソーシング

おまかせ事務代行YPP 五味渕です。お客様の事例をご紹介します。

クライアント:不動産会社

業務内容:不動産物件データ入力

◆ご依頼のきっかけ

データベースに不動産物件情報を入力していく業務が
どうしても溜まりがちで、未処理案件が多いことが常態化していました。

◆アウトソーシング手順

①入力が必要な紙書類をスキャンして
クラウド上に保管し、共有できる環境を整えました。

②入力マニュアルを作成し、ZOOM(Web会議ツール)を使って
経験者が、未経験者にレクチャーを行いました。

③複数の在宅ワーカーが自由に好きな時間に作業できるように
どのフォルダのどのデータを誰が処理するかが、お互い明確になるよう
着手~完了までの申し送りルールを決めました。

④作業完了後は、別メンバーによる納品件数のチェックを行い
作業漏れ、納品報告漏れを防ぐフローにしました。

◆アウトソーシングで良かった点

本件に関して、社員の方が残業して入力することが無くなりました。
「いつかやらねば」と常にどこか宿題を抱えている感覚から解放されたことも
数字には表れないですが、良かったと思います。

◆複数名での分担のメリット

1件あたりの入力時間は、簡単なもので2分程度、
情報量が多かったり少し情報がそろっていないケースで6分程度と
処理時間は少ないのですが
何千件と溜まってしまうと
「やってもやっても終わらない」「先が見えない」と思えるボリューム感になってしまいます。

そこで、1件あたりの平均処理分数に
チームメンバーの稼働可能な総時間を掛け算することで、
作業するメンバー全員が「自分が取り組むべき所要時期とチーム全体の完了目処」を共有できると
不安が一つ解消されます。

あとは各々仕事ができる時間にデータ入力を続けていくと
日々着実に、未処理フォルダから処理フォルダに移行していきますので
一人で行う負担感とは格段にストレスが少なく作業できます。

働き方改革をしたいと思いながらも、残業がなかなか減らない職場がありましたら
社員の体調不良や離職などダメージのきっかけがなくても、
一部アウトソーシングをご検討いただけたらと思います。

お困りの方はぜひご相談ください。

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