11月に読んだ本

こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。
今年も残すところ、あとわずか。早いですね。

11月は2冊とちょっと💦でした(1冊はまだ読み進めている最中です)。読んだ冊数は少ないですが、どれも人に貸したくなるおススメの本でした。

家族だから愛したんじゃなくて、愛したのが家族だった 岸田 奈美  (著)
ブログで泣ける話があってそれで岸田奈美さんのことを知りました。借りたい人がいたら言ってね。
NEO HUMAN ネオ・ヒューマン―究極の自由を得る未来  
ピーター・スコット・モーガン (著), 藤田 美菜子 (翻訳)
まだ読んでいる最中で、結末がどうなるか、ドキドキしています。「暗黙の了解」に屈せずに、世界を変えるためのエネルギーたるや、、、圧巻されつつ読み進めています。
超訳 ニーチェの言葉 エッセンシャル版  白取 春彦 (編集, 翻訳)
編者いわく、ニーチェは「哲学者というより芸術家」であり「生きている人間のための哲学を打ち出した」と。
反省するより睡眠をとった方がいい、という言葉など
まさにそうだなと思います。

facebookやブログで、話題の本の紹介記事を読むとついAmazonクリックしてしまうので、来週には続々新しい本が届く予定です。12月はなぜか一年で一番早く過ぎる気がするので(私だけでしょうか?)、あちこち乱読しながら、読みかけの本が溜まりそうな予感です。

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渋谷サステナブル・アワード優秀賞を受賞しました!

YPPLINEやメルマガでお馴染みのプロジェクトリーダー兼広報担当の上田奏さんがこのたび渋谷サステナブル・アワード2021の優秀賞を受賞しました!!!

渋谷サステナブル・アワードは渋谷区が2019年から実施しているプロジェクトで、
上田さんは昨年に続き2年連続の受賞となりました。(スゴイ!)

オリパラきれいな千駄ヶ谷プロジェクト実行委員会」というプロジェクトを立ち上げてオリンピックパラリンピックの開催地となる千駄ヶ谷駅周辺で地域のみなさんとゴミ拾いの活動を行いました。
オリンピックの開会式二日前に思い立って活動をスタートし、最初は20人ほどだった参加者も口コミやSNSで情報が広まり、学生さんや周辺で働く人たちなど延べ300人の方が参加くださったそうです。

もともとゴミ拾いなどの地域活動が好きだったという上田さん。
持ち前のリーダーシップも相まってたくさんの人を巻き込んだ活動になったようです。
(参加した大学生からは『ボランティア活動証明書』の発行を求められたとか!)

ちなみに2020年に表彰されたプロジェクトもゴミ拾い。
住民のいないファイヤー通りという場所でバーチャル町会を作って環境活動をされたそうです。
「リアルライフヒーロー」が登場するなど、活動背景がとても面白いので、活動紹介ページをご覧になってみてください☆

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手軽にPC画面の動画を撮る方法

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
早いもので12月になりました。
今年の年末年始は去年よりも予定が入っている方も多いのではないでしょうか?
私も年末は実家へ帰省する予定なので、とても楽しみです^^

さて、今日は手軽にPC画面の動画を撮る方法をお伝えしたいと思います。

Zoomで「録画させてください~」なんて気軽に画面録画を行っていますが、
Zoom以外でも「これ動画に残しておきたいなー」と思うことないでしょうか?

Xbox Game Barを使ってみよう

その名の通り、PCゲーム向けのアプリですが、これでアプリの画面録画が可能となります。
※デスクトップ画面やエクスプローラーは録画できません。
Xbox Game Bar」はWindows10に標準でインストールされています。

起動方法:Windowsキーを押しながらGキーを押すと「Xbox Game Bar」が起動してアプリの画面を録画できるようになります。

Win+Gキーを押すとウィジット画面に切り替わります

録画手順

1.画面を録画するアプリを起動(ここではChromeを立ち上げます)

2.Windowsキーを押しながらGキーを押す。

3.「キャプチャ」や「音声」のウィジット(※1)画面が表示

4.「キャプチャ」ウィジットに録画したいアプリ名が表示されていることを確認
※ここで違うアプリを指定していると全然違う動画になってしまうので要注意です;;

5.マイクの音声も録音する場合は「マイク」ボタンをクリックして斜線が入っていない状態にする。
録音しない場合は「マイク」ボタンに斜線が入ったままにする。

6.「●」録画開始ボタンをクリック → 録画が開始されます。

※ウィジット以外の場所をクリックするとアプリの画面を表示します。
※Windows + Alt + R ですぐに録画を開始することも出来ます。
(※1) ウィジット・・・パソコンのデスクトップ画面、Webページ、スマートフォンやタブレット端末のホーム画面などに表示できる、単純な機能のアプリのことです。

注意点

注意が必要なのは、録画中にアプリの切り替えができないので、複数ツールの画面を使っての録画はできないです。

私がこのアプリを使うのはGooglemeetsでお客様と打ち合わせをするときです。
Googlemeetsは有料会員でないと録画ができないので、お客様から指定があったときは撮影許可を得たうえで録画をさせてもらっています^^

ぜひ、何かの機会に使ってみてください♪

引用

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?rid=417&PID=3711-2674

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第23回 YPPメンバー事務カフェ 開催報告


みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

今年もあと1ヵ月ほどになりましたね!
そろそろ『福袋』や『バーゲン』などの情報が解禁になるころ…
お得情報が大好きな私にとって一番忙しい時期の到来です☆笑

先日のブラックフライデーのセールも、たくさんのお店で開催されていましたね!
今年は例年よりさらに盛り上がっていたように感じます。
みなさんは何か購入されましたでしょうか?^^
私は良い買い物もしましたが、『お得』につられてつい必要のないものまで買ってしまったものもあり、反省しているところです…苦笑
今後の福袋やバーゲンは控えめに、よく考えて購入したいと思います^^;(先日断捨離して物が少なく、きれいになったはずなのに…)

前置きが長くなりましたが、先日開催された『第23回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第23回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門
【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

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今回はYPP内で『Excelの神!』と呼ばれる東京メトロポリタン税理士法人副代表の榎本孝史先生をお迎えし、「パワークエリ」と「Web版エクセル(Excelオンライン)」について教えていただきました。
榎本先生の講座は、第1回ブートキャンプ(Excelの時短術について)、第19回の事務カフェに続き3回目になります。
毎回とても分かりやすい講座で、優しい話し方も魅力的です♪
パワークエリって何?という位の知識で、Excelに疎い私も『超入門』とのことで安心して参加することができました!

今回は、経理のお仕事は未経験という方から実際にExcelを使ったお仕事をされている方など、10名以上の多くの方にご参加いただきました。
榎本先生の趣味はお料理というプライベートな情報も交えた講師紹介後、いよいよ講座の開始です☆
教えていただいた内容のなかから、いくつか抜粋してご紹介いたします^^♪

前半はExcelのデータは「テーブル」形式に変更すること・ピボットテーブルの重要性についてお話いただき、データ集計にとても便利な「パワークエリ」についてお話が進んでいきました。

そもそも「パワークエリ」って何?

マイクロソフト社のエクセルの機能の一つで、外部データとの連携や、連携後のデータ加工(列の追加や抽出等)を自動化する機能です。

「パワークエリ」のすごいところ!

・「Excel2016」から標準搭載されている。
・自動集計の流れを「プログラミング」(マクロ)ではなく 「手順」で記録してくれる。
・エクセルの裏側でデータを持つからファイルサイズが軽い。(余計な情報 (色・罫線) を持たないため)
・いろんなデータ集めができる。「テーブル・ファイル・フォルダ WEB・ PDF」
・「手順」を記録するのでブラックボックスになりにくく、誰もが管理しやすい

「流れ」 ができてしまえば、 毎回の操作は「更新」ボタンをクリックするだけ!とのことです。
パワークエリはデータ集めと整理の”パワフル”なツール必要なのは「特別な技術」ではなく 「わかりやすく整理するセンス」と先生がおっしゃっていました。

『パワークエリ』を使ってみよう

教えていただいた、複数のCSVファイル(出納帳)が入っているフォルダからまとめて集計する方法を紹介いたします。



①エクセルを開き、「データ」タブを選択
②左端にある『データの取得』を選択
③下の方にある『パワークエリエディターの起動』を選択
④『フォルダーから』を選択

その後、フォルダーから取り込んだ複数のファイルを結合して、データを追加したり、月別シートからまとめ表をつくったりすることができるそうです。「手順」項目を文字変更できるので、使用する際に確認しやすい内容で共有することもできます。
『パワークエリ』は初心者には難しいのでは?と思っていましたが、私でも使うことができるかも…むしろこれを使いこなせたらすごく便利になるのでは!と驚きでした。

後半は
Web版エクセル(エクセルオンライン)についてお話いただきました!

エクセル共有の昔と今


いままで
・メール添付
・社内サーバー
・USBメモリ

これから
・クラウドサービス…時間と場所に関係なく共有
・チャット…チーム内での共同作業に最適

少し前は、たくさんのエクセルのデータを他者と共有する際にはUSBメモリーを使ってデータを共有することが多かったように思います。
しかし、USBデータは小さいしポケットに入るサイズで、どこに置いたか分からなくなったり、紛失してしまう可能性もあり持ち運びがこわいですよね^^;
データ共有という面では、携帯電話の機種変更なども昔は店頭でコードに繋いでデータを移動したり、SDカードにデータを移したり…など、時間ばかりかかり不便だったなぁと思います。
今は『クラウドサービス』や『チャット』という便利な機能を使って、複数名で一緒に作業をすることがやりやすくなってきたとのことです。

エクセルオンラインとgoogleスプレッドシートの違い

・どちらもインターネット上で共同編集ができる表計算サービス
・googleスプレッドシートは、ピポッドテーブルの更新が自動、特殊な関数
・エクセルオンラインはスライサー(オートフィルタ機能のボタン)が使いやすい
・編集履歴の管理、コメントの共有、自動保存の機能などは同じ
・どちらも無料で使用することができるブラウザ上で編集する表計算のオンラインサービスです。

講座では、ご参加いただいたみなさんと実際にエクセルオンラインを共有して、入力作業をしてみました!
ブラウザ上で一斉に入力することができ、大変便利だと感じました。
『パワークエリ早い者勝ち講座』と榎本先生がおっしゃっていましたが、難しい関数なども使わずに表の集計などがスムーズにできるとのことなので、みなさんもぜひ試してみてください^^♪

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーNさん
パワークエリというものを始めて知り、興味津々で受講させていただきました!
データの突合せをするのにとても便利。重複を削除する機能もありそうですね。使いこなせば、関数なしでもいろいろ利用できそうだなと思いました。まずは慣れが必要ですね。この事務カフェをきっかけに、YouTubeなどでも研究してみたいと思います。
このような機会をありがとうございました。

■メンバーEさん
分からない点も細かく教えてくださり、大変ためになりました。実務に生かせる、大変充実した内容でした。ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第24回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『電子帳簿保存法について』
【開催日時】12月16日(木)10:00~11:30(質疑応答含めて90分を予定)

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次回の事務カフェは、 YPPの顧問税理士の中山美穂先生からお話していただきます。
前回(9月)は経理ソフトへの入力作業における注意点等をお話していただきましたが、今回は令和4年1月1日から帳簿や請求書等の保存方法が変わるということで、電子帳簿保存法の改正ポイントについて解説します。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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令和4年1月1日~施行開始!電子帳簿保存法改正

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

すでにご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、
令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正されました。
経理業務に関わるメンバーさんはもちろん、フリーランスとして「電子データで請求書などを受け取っている方」、全員が意識する必要がある情報です。

間もなく施行がスタートするので今からでもきちんと理解しておきましょう★

今回の改正は、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に役立てるために手続方法が大きく変わっています。

電子帳簿法とは?

国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電磁的記録(電子データ)等により、保存するときの方法について定めた法律です。

主に会計関連の書類を電子データで保存するときの取り決めです。

【電子保存の対象となる帳簿・書類】

・自社で作成する国税関係帳簿書類
・取引先から紙で受け取る書類
・自社および取引先で電子的に授受する書類

※主な国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、出納帳、補助簿、その他必要な書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

※主な国税関係書類
(決算関係書類)貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

(取引関係書類)請求書、領収書、契約書、注文書等(控も含む)など

(電子取引)メール添付、Web送受信、インターネット、FAX、EDI、電子契約など
⇒紙はスキャンして保存、電子授受したものは電子保存可能。(令和4年1月1日より義務化)

【電子保存の対象とならない文書】

YPPでは少数派だと思いますが・・・
手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳。手書きで作成した請求書や補助簿等。
※スキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とならないので注意です。

電子帳簿法に基づいて認められている電子データ保存方法

  • 電磁的記録(電子データ)での保存
  • 紙データをスキャナで保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  • 電子取引データの保存(メール等で授受した取引情報)

2021年改正事項

承認制度の廃止

国税関係書類を電子的に保存するには、電子化開始の3か月前までに所轄の税務署長に申請をして承認を受ける必要がありましたが、電子帳簿保存法が改正される令和4年1月1日以降は、税務署長の承認なしに電子データによる国税関係帳簿書類の備え付け・保存が可能となります。

優良電子帳簿保存制度の創設

税法では、税務調査を受け、修正申告または更生があったときは修正申告または更生により納付することとなった税額の10%に相当する額が過少申告加算税として課されますが、今回の改正により、優良電子帳簿に該当する場合、発生する追徴課税の過少申告加算税は5%へ軽減されます。

※優良電子帳簿とは、電子帳簿保存法の要件に従ったシステムを使って保存された電子帳簿のこと。

スキャナ保存の要件緩和

(1)修正・削除の履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与が不要。

(2)現行3営業日以内であるタイムスタンプ付与期間が約2か月以内に大幅延長。

(3)適正事務処理要件の廃止。
社内の人間や税理士が行っていた紙の原本とスキャナ画像が同一であるかの定期的なチェックが不要となります。(実際には“不要ではない”ですが、法令要件からは除外されました。)

(4)検索要件の緩和
スキャナ保存を利用する場合、細かい検索機能の確保が要件として定められていましたが、「日付・金額・取引先」の3項目に緩和されました。

タイムスタンプとは?

電子データの存在を日時によって証明する技術です。

電子データの場合、作成日を推測が難しく、複製も容易で改ざんの可能性もあります。
タイムスタンプは、電子データを第三者も検証できるよう、外部からの発行を経て、対象のデータを証明するためのものです。
タイムスタンプを付与することにより、確かにデータが存在したこと、データが改ざんされていないことの二つを証明となります。

注意点

電子保存された事項に関して、不正行為を行ったときのペナルティとして、重加算税が10%加算されます。

導入しやすい環境を整えるために各種要件の緩和が行われる一方で、不正を行ったときにはペナルティが課されることに気を付けましょう。(隠蔽、仮装された事実がある場合は優良電子帳簿制度による過少申告加算税の軽減措置は適用されません)
不正行為やデータの不備を防ぐ取り組みが、これまで以上に求められているようです。

今まで、メール等により電子データで受け取った書類は、「電子での保存」と「紙での保存」どちらも容認されており、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して一元管理することも可能でした。

しかし、今回の改正で、電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存することは容認されず、電子での保存のみが認められます。
紙で受領した請求書の電子保存については申請が不要となるので、紙でも電子でも保存することが出来ます。

電子帳簿保存法の改正ポイントをよく理解して、令和4年1月1日からの運用見直しおよび、業務の効率化や経費節減に役立てていきましょう!

【参考】

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

https://www.sbbit.jp/article/fj/55624

https://pca.jp/area_top/dentyo/index.html

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第22回 YPPメンバー事務カフェ『希望が持てる本の紹介』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

11月に入り、いよいよ今年も残りわずかだな~、と感じてきました。
年末に向けて断捨離!と家中の物を仕分けし始めましたが、衣類・食器・おもちゃ・・・など不用品が出てくる出てくる(^^;

身体は一つしかないのに、可愛い!と思い、ついつい買ってしまう子供服。
家に持って帰ってくると熱が冷めるガチャガチャのおもちゃ。
誘惑たっぷりの100均。

その中でも特に洋服の量が多く、クローゼットがだいぶスッキリしました!

断捨離はいろいろな部分を見直す良いきっかけになりますし、私の場合、不思議と気持ちにもゆとりが出てきたりします(*^^*)

まずは、お財布の紐をギュッとすることを改めて心がけようと思いました(^^;

さて、先日開催された第22回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第22回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『希望が持てる本の紹介』
【開催日時】10月19日(火)10:00~11:00

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今回はYPP代表の五味渕が講師として登場です!

皆さんは普段、読書の習慣はありますでしょうか?^^
今は書籍もデジタル化が進んでおり、本屋さんへ行かなくても手軽に本が読めますね♪
個人的に、私は本屋さんの雰囲気や本に触れることが好きなので、電子書籍ではなく今でも本を購入しています^^

まずは、そんな読書習慣についてのお話からスタートです!

job総研が行った、社会人男女の読書に関する調査結果によると・・・


【習慣的に読書をしている割合】
読書の習慣については80.7%が習慣的に読書をしていると回答

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書に用いるデバイス・読書をする場所】
紙媒体が64.7%と最多回答で、次いでスマートフォン49.7%、PC/タブレット43.7%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書の頻度と時間】
読書の頻度は「1ヶ月に1冊以上」が最多の25.1%で、次いで「2〜3ヶ月に1冊以上」が22.0%、「1習週間に1冊」が14.6%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』

普段から読書の習慣がある方もいれば、コロナ禍による影響もありそうですね。


また五味渕より事務カフェ参加者の方へ、
『何か定期的に見ているものはありますか?^^』
と伺ったところ、
・お住いの市の広報誌
・新聞
・月刊誌
と言ったお声を頂きました♪

私も地域の広報誌は見ますが、馴染みがあり抵抗なく読めて面白いです☆

ちなみに五味渕の場合、
毎日読むもの…日経新聞、朝日新聞、帝国データバンクNEWS(朝か夕方まとめ読み)
          株式会社Deto 恩田多賀雄氏メルマガ(起き抜け)、SMGグループCEO 菅原税理士、ブログ(寝る前)
西野亮廣氏オンラインサロン(仕事の合間)
毎週読むもの…ビジネスブレイクスルー 大前研一ニュースの視点、東京メトロポリタン税理士法人「実践!相続対策」
脳科学者の岩崎一郎&岩崎クレア 脳磨きメルマガ、ドリームサポート社労士法人メルマガ動画
毎年参加するもの… SoftBank World 2021 ソフトバンク株式会社 孫正義氏 基調講演

だそうです!
様々な情報を日々取り入れられており、とても感銘を受けました。


続いて、五味渕が尊敬する方、3名をご紹介しました。
(この方々がオススメされた本は必ずチェックされているそうです)

①株式会社ユーグレナ 出雲充社長
『僕はミドリムシで正解を救うことに決めました。』の著者です。
出雲社長の諦めずに実現まで取り組む姿勢、エネルギーに尊敬してやまない方との事です。

②立命館アジア太平洋大学 出口治明氏
今まで読まれた本は1万冊以上!
出口さんに質問をすると、「この本を読んだほうが良い」と言うお返事が返ってくるそうです。
また、新しい知識を取り入れたいな、と思った時の本の読み方として、
普段から活字慣れしている人は、分厚い本から読み始め、どんどん薄い本を読む。
普段あまり本を読まないという人は、薄い本から分厚い本を読む。
という2つの入り口があり、実際にその方が頭に入りやすかったりするそうです。
『アウトプットするから、インプットされる』という言葉も仰っております。
レポートを書くために読むのか、何も考えずに読むのか。
アウトプットを意識した読み方をするだけで、勉強効率もアップすると言われています!
是非、参考までに^^

そんな出口氏が推薦している本を一部紹介します。


③台湾のデジタル担当大臣 オードリー・タンさん
これからはAIが対等してきて人の仕事がなくなってしまうのでは、、、といった深刻な状況など、とても優しい言葉で伝えて下さっている本が沢山あるそうです。

オードリー・タンさんの言葉で、


私の考えも誰か他の人から来たもので、
私も他の人へそれを受け渡しているのです。
“これは誰々の考えだ”ということではなく、
考え方こそが主役なのです。
私たちはその考え方を継承しているに過ぎません。

オードリー・タンの思考 IQよりも大切なこと

大変謙虚な方で、とても心に響く言葉でした。
他にもセンセーショナルな内容も寛容に受け入れながら、柔らかいメッセージで伝えていたり、日本でもオンラインで無料のシンポジウムが開催されたりしているとの事でしたので、機会があれば聞いてみたいな、と思いました!


最後に、最近の五味渕のお気に入りを紹介します^^


この他にも定期的に五味渕が読んだ本をブログで紹介しています☆
よろしければ、そちらものぞいてみてくださいね(^^)
【10月に読んだ本】
【8月に読んだ本】


私は自分の趣味の本や小説ばかり手に取りがちですが、今回の事務カフェをきっかけに、普段読まないジャンルのコーナーにも足を運んでみようと思いました♪
読書に関してはお仕事とは違い、今すぐやってみよう!ではなく、そういえばこんな事言っていたなぁ、というような感覚で、自分に合うタイミングで皆さんも取り入れてみてはいかがでしょうか(^^)


☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーWさん
今回の事務カフェは、本のみならず、色々なことに興味を持つ楽しさみたいなものを教えていただきました。いいお話といいきっかけを頂きありがとうございます♪

■メンバーSさん
今回五味渕さんの読書に向かう姿勢や日頃愛読している著者の方についてお話、とても興味深く聞き入りました。とくになるほど!と思えたのは、「本にも相性がある」というところで、これまで私は本を入手して読めなかったのは自分にその実力がないから?などど変に反省しておりましたが、本と自分が合わないことなんだ、と分かってちょっとスッキリしました。
またご紹介いただいた著者の方にも興味を持てた方がいましたので、今後読んでみようと思います。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第23回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門

【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

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前回、好評でした榎本先生によるエクセルの機能、「パワークエリ」と「Web版エクセル」
について学びたいと思います。
「パワークエリ」を使用してみて分からなかった事、質問にもお答えしたいと思います。
 また、Web版エクセルの共同編集を一緒に試してみたいと思います。
ぜひこれを機にExcelの新しい機能を一緒に勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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10月に読んだ本

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今月は色々なジャンルの本と出会いました。
メンバー事務カフェやオンライン勉強会に参加したり、
大好きな「クレヨンハウス」子どもの本の専門店を訪ねたりして
行動して出会った本が多かった10月です。

偶然の家族 落合恵子 (著)
30年前に書かれた小説ですが、今なお多様性がわざわざ問われることや、今だに潰されることもある社会の未成熟さ感じつつ、以前より少しマシになってきていることにも救いを見出しつつ、物語の登場人物の優しさ、清々しさ、強さに触れた時間でした。
本の「使い方」 1万冊を血肉にした方法  出口 治明  (著) 
本を読むことをテーマにした本、という面白い内容です。
本好きの方は勿論、積ん読専門で本当はもう少し本を読む習慣が欲しいなあと思っている方にも良いですね。
ぷしゅ よなよなエールがお世話になります
―くだらないけど面白い戦略で社員もファンもチームになった話 井手 直行  (著) 
勉強会でお話を聴いてすっかりファンになってしまいました。井手社長とヤッホーブルーイングさんの『物語』と言いたくなるくらい、ドラマチックで魅力的で、参考になる話が満載でした。やはり会社も仕事も人が幸せになれる場所であるべきですね。
どん底から生まれた宅急便  都築 幹彦 (著)
民間では無理だと言われた宅配事業に乗り出し、法律や国とも戦いながら、世の中に必要なサービスを提供し続けた会社。経営の最前線にいた方の記録は圧巻というしかない「史実」です。

本を読むことはその著者との対話だ、と出口治明さんが「本の『使い方』」の中で仰っていますが、
こんな対話をしてくれるなんて、、、と著者のもつ愛や信念に触れるたび、読書のありがたさがしみじみと身に沁みてきます。

11月も愛情深い著者との対話を是非楽しみたいと思います。

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VPN接続を知ろう

最近YPPでも「お客様のPC環境にVPN接続して行う業務~」なんて耳にすることが増えてきました。
ところで、「VPN接続」って何のことだか知っていますか?
インターネットで調べてみると専門用語がたくさんでわからない。。。。
という方のために、今日はVPN接続ついてなるべくかみ砕いてお伝えしたいと思います。

 VPNとは「バーチャル プライベート ネットワーク」の略で、特定の人のみが利用できる専用ネットワークです。仮想の専用線を構築するので「仮想プライベートネットワーク(仮想専用線)」と呼ばれています。
コロナウイルスの流行によりテレワークの普及が一気に進んだ今、VPNを利用して自宅から会社のネットワークへ接続して仕事を行う方が増えています。
VPN接続は、接続したい拠点に専用ルーターを設けて相互に通信を行います。
「トンネリング」「暗号化」「承認」を設定するので、自宅のWi-Fi環境下よりも強固なセキュリティ環境で接続することが出来ます。

トンネリング・・・閉じられた仮想的な直結回線を確立して通信を行う方法(送信者と受信者をトンネルで繋いで外からは見られないように情報通信を行うイメージです。)

暗号化・・・やり取りするデータの盗み見防止のため、一定のルールに従って文字列を変えるなどして第三者に分からなくする技術または手法(パスワード付きZIPファイルでやり取りするイメージです)

承認・・・相互に正しい相手だと確認すること(アクセス権があるかどうかアカウントとパスワードで確認します)

遠く離れた拠点とながーーーい有線LANケーブルで接続することは物理的に難しいですが、見えない線を直接繋いで通信してくれるのがVPN接続です。

そんなVPNですが、接続方法は大きく4つに分類できます。

①SSL-VPN

YPPではこの方法でVPN接続することが多いです。
ユーザー端末と企業内のVPN装置の間でSSL暗号通信を行うことでVPNを構築します。
SSLとはSecure Sockets Layerの略で、インターネット上でデータを暗号化して送受信する仕組みのことです。
SSL機能を利用することで通信を暗号化して第三者による盗聴改ざんを防いでくれます。
専用ソフトをインストールする必要もないので、導入コストも抑えられ、特別な環境設定も必要ありません。

②インターネットVPN

既存のインターネット回線を活用した接続方法で、少ないコストで構築できます。
ただし、多くのユーザーが使用するインターネット回線を利用するため通信が混み合う時間帯などは通信速度が低下する場合があります。

③IP Sec-VPN

通信の出口となるIP層ですべて暗号化するIP Secを活用してVPNを構築する方法です。
IP Sec とは「Internet Protocol Security」の略で、データを暗号化して、盗み見されないように安全な状態で接続する仕組みのことです。
①のSSL-VPNと比較されることが多いですが、IP Sec-VPNの方がセキュリティレベルが高いのに対してユーザー端末に専用のソフトをインストールする必要があるのと、暗号化や認証など環境設定が複雑なため、導入コストが大きくかかります。

④IP-VPN

大手通信業者用意した閉域網を利用したネットワークです。
通信事業者と契約者のみが利用できる閉ざされたネットワークなので、暗号化することなく高いセキュリティ下での通信が可能です。また、安定した通信速度が保証されていますが、ネットワークを構築にはコストがかかります。

もっと簡単に説明すると・・・

インターネットVPN
インターネット経由でトンネルをはるだけ

SSL-VPN
インターネットにはったトンネルの中でデータごとに暗号化(SSL証明書を利用)する

IP Sec-VPN
インターネットのトンネルをはってVPNルータ間のデータをすべて暗号化(IP Sec化)する

IP-VPN
専用の回線チャンネルを利用して閉鎖環境を作りVPNとして利用する

下に行くほどセキュリティレベルが上がります。

YPPでの使い方

YPPでは本社に専用のサーバーを設置して、離れた場所で仕事をしている特定のメンバーさんに予め用意したアカウントとパスワード情報をお伝えしてVPN接続してもらっています。
また、実際にお客様のサーバーへVPN接続をしてシステムを操作したりデータを更新したりするなどの業務も行っています。
今後もお客様のサーバーに接続するというお仕事は増える見込みなので、「VPN接続」と聞いて慌てないようにしておきたいですね。

VPN接続の知っておきたいデメリットは?

安全性を確保したうえで作業を進められるVPN接続、とはいえ情報漏洩が発生しないとは限りません。
調べてみるとVPN装置の脆弱性を悪用した大規模な情報漏洩事故の事例が過去にあります。
サイバー犯罪に巻き込まれないためにも個人の安全対策としては認証のパスワードを奪われないことが第一の対策となります。

その他、VPNを使わないときは接続を切る。VPNのパスワードを狙うフィッシングメールに引っかからないなど正しいルール通りに慎重に使用することをおすすめします。

これを読んでVPN接続ちょっと怖いな・・・と思ったかもしれませんが、怖さを知っておくことでより慎重に作業が出来ると思います。(お客様のネットワーク下なら尚更)
VPN接続に限らずインターネットを利用している以上、サイバー攻撃のリスクからは逃れられません。少しでもおかしいな?と思ったら気軽にYPPへご相談ください。

〈引用元〉https://it-trend.jp/vpn/article/48-0074

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第1回品質向上座談会開催まとめ

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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