なぜ、Excelの「表記ゆれ」は放置されるのか?

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

お客様のシステム変更に伴い、
従来使っているExcel資料一式がどっさりと
(本当にめちゃくちゃどっさりと)届きました。

嬉しい。。。。。

お客様の資料を開く時は
いつもドキドキとワクワクが交差します。
♯毎回、めちゃくちゃ勉強になる

さて、おなじみのExcel資料を大量にみていくと
やはり、いつもの「表記ゆれ」に出会います。
♯確率ほぼ100%

すごく大きな会社でも、そこそこの規模感でも
Excelを使っていて
それだけ「便利=自由度が高い」からなのですが、
データをシステム移行する際には
必ず整理しなければならない「表記ゆれ」問題に、ぶち当たります。

以前のブログでも書きました。『意外とあなどれない表記ゆれ問題』

今回はこれが放置される理由として
思い当たるものを考えてみました。

例えば全角カッコ()と半角カッコ()
カタカナ表記と、ひらがな表記
はしご髙と、ふつうの高

両方あるとソートをかける際にも面倒だし
集計する際にも面倒だし
二度手間が絶対に起きているはずなんです。

でも、毎月(もしくは毎週?毎日?)作業している人が
「これはこういうものだ」と思っていたり
「誰かに言っても変わらない」と思っていたり
「そもそも誰に言えばいいのかわからない」と思っていたり
毎回やっているうちに「必要な手順」であり、
面倒だとさえ、感じていないことがあります。

そういうことが散見される要因の一つとして・・・

『なにかを改善をするのは、自分の役割(任務)ではない』という作業担当者の意識かもしれません。

権限がある・ない というほど大げさなことではなくても
なにかを「設定する」「作る」という作業に携わっていないと
「与えられた状況で一生懸命に処理をする」ということが、習い性になっていることがあります。


一方「それぐらい気づいた人が直して工夫してくれたらいいのに」という管理者の声もめちゃくちゃよく聞きますが
過去にどこかで「変えるなら先に言っといてよ」みたいな一言を
「ありがとう。助かったよ」よりも先に発してしまい、
現場のやる気を知らないうちに削いでいたり。。。

♯言った方は忘れていて、言われた方は何年も前のことなのによく覚えている

なにか一発で有効な手段があるわけではなく
改善には地道な複数の作業が積み重なっていくわけですが

「改善」は一年に一度の大掃除みたいなものではなく
気づいたときにサッと誰もがするべきこと 
というカルチャーの醸成が、遠回りに見えて有効なのかなと感じている次第です。

弊社も常にトライアンドエラーを繰り返しつつ、
たまにクリーンヒットの発言や発見があると
ものすごく嬉しかったりして、
そんな時に、仕事の喜びをかみしめています。

2月に読んだ本

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

2月はNetflix、U-nextの韓流ドラマに見事にハマった結果、
読書時間が大幅に減ってしまいました。

という言い訳が先に立つ2月の読んだ本紹介です。

未来IT図解 これからのDX デジタルトランスフォーメーション  内⼭ 悟志  (著)
大学の後輩で経営者としては先輩の尊敬する安中繁社労士がfacebookでお薦めしていた一冊。どこの現場でもDXが順調に進んでいるとはいえない、と著者が語るように、悪戦苦闘している担当者が周囲の理解を求めて行く際に、引用できるロジカルな解説が網羅されています。

女性たちが見ている10年後の消費社会 市場の8割を左右する「女性視点マーケティング」日野 佳恵子  (著)
尊敬する女性経営者のお一人、女性視点マーケティングのパイオニアである日野佳恵子社長からの激変する時代への熱いメッセージ。女性だからといって「女性視点マーケティング」を理解しているかというと、さにあらず。業種を超えて、この時代感をとらえるために読んでおいて損はない一冊です。

みみずくは黄昏に飛びたつ 川上 未映子  (著), 村上 春樹 (著)
2月のお風呂タイムはこの本をゆっくりと熟読。若いころとの変化を経た村上春樹さんの今の「力みのない感覚」に安心したり、一方で、やはり「才能ある人がものすごく長く努力した先に得た感覚」に憧れたりしながら読み進めています。

読んだ本が少なかったので、ブログを書くのも読むのも、あっという間。

そして28日しかない2月に祝日が2日もあって
本当に月末がくるのが早かった今月でした。

明日から3月
いよいよ春めいてきますね。

暖かな明るい日差しに癒されながら
健やかな春を過ごすお供に、どんな本を選ぼうか
2月は少々サボり気味だった分
3月は名作に挑戦してみようかな、なんて考えております。

その資料は、その数字は、本当に必要ですか?

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

かつて読んだ本
サイゼリヤ創業者の正垣 泰彦 さんがお書きになった
『おいしいから売れるのではない 売れているのがおいしい料理だ』の中に
【追いかける数字は一つに絞る】という教えがありました。

そんなことを改めて思い出した出来事を共有です。

先日、年商2000憶円を売り上げる経営者の先輩に
社内システムと帳簿を見せて頂きました。

日々、全国の営業所の多数の部門から膨大な件数の受注伝票や仕入伝票が
膨大に起票されているはずで、
事業もグループ会社も多岐にわたり、
さぞかし細かなデータなのだろうと思いきや・・・

売上・仕入・利益 のみ
iPadのタブレット半分程度のスペースに、
シンプルな数字が表示されていました。

その方が仰るには、、、『たくさんあると、分からなくなるでしょ』

よく「商品ごとに分析したい」「部門別管理がしたい」など
細かく分析したいという経営陣のリクエストで、すごい表を力作する現場は数多くありますが、
この会社さんは、事業ボリュームとは正反対に、驚くほどシンプル。

『足し算と引き算だけなら、みな、分かるでしょう』

この数字は日々更新され、全従業員と共有しているのだそう。

データ収集をシンプルにしていることで、手順が少なく作業も早く
結果、常にタイムリーな数字が入手できています。

『何とか率って小難しい数字を見て、日々の仕事に本当に生かせますか?』

つい細かいデータを見たくなり、
一度分析用に指示した資料が、毎回作成されるようになり
気付けば、誰もそんなにチェックしない数字も
丹念に拾うために、幾人もが手数をかけていることが、よくあります。

手順が多ければ、そこにヒューマンエラーが生じる確率も上がり
確認・修正作業に検証の打合せ云々と、延々と手数は増えていきがちです。

毎月作成している資料
毎月行っている作業
果たして本当に必要? 
と資料作成を指示する側も、指示を受けて作る側も、
【双方でこれまでのやり方を疑ってみること】が大事だなと、つくづく感じた次第です。

共有しているExcelで、知らないうちに数字が変わっている?!

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

昨日のこと
あるメンバーから『集計の数字を間違えたかもしれない』と
焦った声で電話がありました。

『土曜日なのにすみません』と恐縮しつつ
でも間違っていたら大ごとなので、電話をかけたとのこと。
早速、ZOOMの画面共有を使って、二人で検証を始めました。

ある販売実績データ(Excel)を部門・住所・顧客番号順に並べなおし
購買日と金額を毎月集計している[年間推移表]があるのですが
お客様から届く毎月の販売実績Excelのうち
過去2カ月だけ、2名の顧客番号が違っていた月がありました。

顧客番号が変わることはあるのですが、
3か月目から従来の番号に戻っているので、
2カ月だけ変えるとは考えにくく、今回のケースは
【意図して変えた】のではなく
【間違えていた期間があった】と考えるべき。

この番号違いに発生当時に気づいたYPPメンバーは
番号が異なった状態で並び替えをすると正しい集計にならないため、
問題の2カ月に関しては
正しい顧客番号に修正したのち並べ替えをして、正しい年間推移表を作成していました。
が、今月分を更新しようとして
ふと【間違った番号のまま並べ替えをしたとしか思えない、過去の数字のズレ】に気づいたのだそうです。

メンバーと二人でデータや作業履歴を調べていくうちに
お客様側で、どうやら間違った顧客番号のまま並べ替えをして作業を行い、
データを上書き保存していたことが判明しました。

共有ファイル「あるある」の一つです。

何かミスが起きる際は
【大事なことほどお伝えいただけていないもの】。

幸いにも納品控えのファイルがYPP側にあり、正しいデータを上書きすることで
さほど時間をかけずに修復出来ましたが、
自分以外の人が触る可能性のあるファイルは
取扱いのあり方や、どのタイミングで誰が何を行うか
【運用ルールを明確にしておくこと】がとても大事だと改めて痛感しました。

また、①Sheetやファイルを保護して「編集不可」にする、②元データはExcelをやめて(kintoneや受発注システムなど)書き換えにひと手間かかるようにする
など「脱エクエル」も、一案です。

ミス発生リスクが残ったままのExcel共有は
必ずと言ってよいほど、
再調査や修復の手間(=余計な事務コスト)が、かかります。

Excelは、データの一覧表示や集計・グラフ化には大変便利ですが
一つのタイプミスでデータが変わってしまう脆弱性と表裏一体。
特に【確定版データ】は保管用に徹して
なにか追加作業する際は、必ず別ファイル名保存をしてから使うなど
共有時の運用ルールを徹底したいですね。

以上、現場のヒヤリハット事例からの共有でした。

1月に読んだ本

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今年も12回、読んだ本をblogでシェアしていきますので
どうぞお楽しみに!

1日1話、読めば心が熱くなる365人の仕事の教科書  藤尾秀昭  (監修)
致知出版社セレクトらしい人生の達人の方々の言葉が365日分詰まっています。
毎日少しずつ読み進めるのが楽しい一冊。

大人のおしゃれ手帖特別編集 10年後も元気でいられる筋トレ! (TJMOOK)  枝光 聖人  (監修)

高齢化社会にむけて、中高年の筋力アップと健康増進を20年来提唱してきた
パーソナルトレーナージャパンの代表取締役 枝光聖人さん監修。
運動が苦手な方が自宅で簡単にできるエクササイズばかりですので
苦手意識のある方こそ是非読んでみてください。
評価をしない評価制度 榎本あつし(著)
社労士業務の勉強中にfacebookで推薦されていたので思わず購入。
テレワークで新しい評価軸を再構築する際に、具体的な指南書となる一冊です。
ビジネスと人生の「見え方」が一変する 生命科学的思考 高橋祥子  (著)
尊敬するユーグレナの出雲充社長が推薦していたので即買い。視野の共有が不十分な際には「視野のストレッチをする」など日常でも職場のマネジメントでも非常に有効な思考や視点が得られます。生命科学研究科でありジーンクエスト代表でもある著者、高橋祥子社長はNewsweek「世界が尊敬する日本人100」に選出されているのですね。注目の事業であり、経営者です。
サステナブルビジネス 「持続可能性」で判断し、行動する会社へ  出雲 充 (著)
この本を紹介したくてブログを書いていると言っても過言ではない!くらいに大好きな著者です。あるエピソードが凝縮された一行に声を出して笑ったり、涙したりしながら読んだ本。何らかの社会課題解決に向け、経済との両立を日々模索している方なら共感すること間違いなしと断言です。ミレニアム世代だけでなくバブル世代も読むべし。

今月のおすすめは、最後にご紹介した「サステナブルビジネス」
いま、コロナ禍で自粛か経済かの二択を迫られるような、
どちらかを選ばなければならない課題は、常にありますが
経済の拡大を最優先にしない価値観
『持続可能であるかどうか』つまりは、自分の次の世代も含めて
正しい判断をすることを是とする価値観が
2025年以降に主流になるとの「予測」は、
このことを知る人がミレニアム世代以外にも広がることで
さらに確実な結果になるだろうと思います。
そんな「思い」からも大推薦する一冊です。
ぜひお手に取ってみてください。

意外とあなどれない『表記ゆれ』を直す作業

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

緊急事態宣言も続いており
テレワークを推進したいものの、
色々な(社内の)障壁の前にうまくいかず、悩んでいる方も多いと思います。

システム導入は上司や他部署がやっていたとしても
今のうちに現場で出来ることがあります。

その一つが『表記ゆれ』を直しておくこと。

たかが表記ゆれ、されど表記ゆれ

Excelでフィルターをかけてグルーピングする際に
いくつもチェックをしないと、欲しい情報が集約できないとしたら、
『表記ゆれ』による手間が発生している証拠です。

よくあるのが、数字やカタカナの半角全角交じり。

「1期」と「1期」のように全角半角が混ざったデータをよく見かけます。

また「長﨑・長崎」「斎藤・齋藤」など、同じ音での漢字違いも
殆どの会社のデータに潜んでいると思います。

そして大きいのが、会社の会計システムの「補助科目」での取引先名と
受発注処理や顧客管理システムでの取引先名の『表記ゆれ』。

新しいシステムにデータ移行する際は必ず、
『これを機に表記ゆれをなくしましょう』とデータを精査するステップがやってきます。

システム移行期間は、新旧のシステムを使う二重作業が必要なことも多く
現場の負担は一時的にかなり膨らみます。

一つでも事前に減らせる作業が、小さいようで大きい『表記ゆれ』の修正です。

今日使っているExcelの『表記ゆれ』を一つ直すところから
始めてみてください。

あとできっと感謝されます!

腸活生活、始めたい人に

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

主に経理のお仕事をしているYPPメンバーの黒沢亜希子さんが

この自粛期間を利用して、なんと!

「腸活スペシャリスト」
「腸内環境アドバイザー」
「発酵食品マイスター」
「発酵食健康アドバイザー」
と、立て続けに資格をとったのち

こんな美味しいブログを開始していました✨

切り干し大根のデリ風サラダ

食物繊維が豊富な切り干し大根を美味しく
見た目もオシャレにアレンジしたレシピや、

豆板醬と塩こうじの自家製なんちゃってキムチ

豆板醬と塩こうじで代用した自家製キムチとか

甘酒で作るべったら漬け

本格的に作ると1週間ほどかかるべったら漬けを
半日か一晩寝かせてお手軽に楽しめるレシピなど
腸を活性化させる食材と食べ方の組み合わせが沢山紹介されています。


野菜中心、かつ自宅で常備する調味料で作れるのは嬉しいですね。
腸活レシピ初心者の私にも、やってみたい!と思わせてくれる手軽さです♪

黒沢亜希子さんの『頭とカラダとSpirit
ぜひ一度ご覧になってみてください。

黒沢さんは「YPPメンバーの声」にも登場していますので、
こちらもぜひ☆読んでいただけると嬉しいです。

YPPメンバーの中には
経理の仕事をしながらピアノ教室を経営している人や、
素敵な雑貨屋さんを経営している人もいて、
テレワークが注目されるずっと以前から
新しい働き方をしている魅力的な人がいます。

そんな素晴らしいメンバーさんのことも
今年はドンドン紹介していきたいと思います。





空気も心も、換気

こんにちは。安達です。まだまだ寒い日が続きますが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。新年になったと感じていたら、1月も駆け足のように、あっという間に終わりそうですね。

コロナ禍の中、テレワークはじめ、おうち時間が増えていますが、どう過ごすかが悩ましいところです。密を避けながらも日常生活を送るうえで、すべてをシャットアウトすることは難しいですね。

ニュースでも大きく取り上げられていますように、ウィルス対策として「換気」が重要なポイントだと思いますが、「換気」製品開発のスペシャリストであるお客様より素敵なご連絡をいただきましたので
こちらでもシェアしたいと思います♪

YPPで営業事務の一部業務をお手伝いしております
東京・品川の『パッシブエネルギージャパン株式会社』さまが
このたび、【せせらぎAQ】という二酸化炭素(CO₂)濃度を自動測定し、
換気制御するコロナ対策換気システム及び【ウィルス除菌フィルター】を完成されました☆

ダクトレス熱交換換気(※)の製品を開発販売されており、
身体にも環境にも優しいものなので、
これからリフォームや新築をご検討の方には是非知って頂きたい優れものの製品です☆

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※ダクトレス熱交換喚起とは・・・
文字通り、『ダクトを使わない換気システム』です。

従来のダクト式換気システムのように、電気を使用して、
長いダクトを通して家全体に空気を送る必要が無いので、
ダクトレス方式の「せせらぎ®」の消費電力は「超」がつくほどの省エネです。

ダクト式だとフィルターだけを交換しても、ダクト内部やファンにカビやホコリが残っている可能性があり、天井裏にあるダクトのメンテナンスは専門業者に依頼するしかありません。

(写真は、パッシブエネルギージャパンさまホームページよりお借りしました)

「せせらぎ®」は、
「メンテナンスのしやすさ」を優先して設計されているため、
お施主様の負担は最小限に、かつ、とても衛生的で、さらに経済的な熱交換換気を実現しています!
詳しい情報は、ぜひ【こちら】でチェックしてみてください。

「せせらぎ®」洗練されたフォルムで、お部屋にも馴染みます。
(写真は、パッシブエネルギージャパンさまホームページよりお借りしました)

【せせらぎ®】
【せせらぎAQ】
【ウィルス除菌フィルター】

部屋の空気もきれいに換気、気持ちもスッキリするといいですね♪

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パッシブエネルギージャパン株式会社
■HP
https://passivenergie.co.jp/
■ブログ
https://passivenergie.wordpress.com/
■Facebook
https://www.facebook.com/passivenergie
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テレワークを一歩ずつ進めるために

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

緊急事態宣言が出ていますが、
前回ほどテレワークに戻っていない企業が多いようですね。

どうしても対面でなければならない業務はさておき、
技術的にはできるけれど
『運用ルールが整わないから』という面があるようです。

運用ルールを決めるには
様々な角度の検証があって、一朝一夕にはいかない職場もあると思いますが
一つずつでも「できること」「決めていくこと」を積み重ねて
整備していくのも手かと思います。

例えば。。。

退職者が出た時に社外からログインできないように
利用しているツールの全パスワード(以下PWと表記)を変える

こんな基本ルール一つとっても、
なかなか徹底できていない職場も、実はあるのではないかと思います。


1.退職者が出た時にPWを変える「担当者」を決める


2.「1」の担当者が、PWを使ってログインするURLを一覧表にしておく
(PW一覧はかえって危険なので、ログインURLのみが良いです)

3.退職者が出たら、「2」でリストアップしたログインPWを次々と変えて、社内に周知する

実際にやってみると、変更漏れがある箇所に気づいて
一覧表がつどバージョンアップされていきます。

会社のカルチャーとして慣れていないうちは、
PWを変えるとログインできなくなる人が続出して
現場からブーイングが出ることもあるでしょう。

ただ、実際に漏洩が起きた後の負担と天秤にかけてみて
実践あるのみ。

「情報システム部」みたいなシステム専門の部署や
ITに明るい人材がいなくても
長年勤めてくれていて信頼おける人が、
「パスワードを変える係であれば」と
堅実に務めてくれるケースもあります。

何回か経験すると(最初はブーイングだったのに)
「やらないと気が済まない」(笑)習慣になるはずです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)では
頻繁なPW変更は、似たようなPWの使いまわしとなるため
定期的な変更をむしろ【推奨しない】ですが、
定期的に変えるのが悪いのではなく
PWが使いまわしになったり、推測しやすいものになることがNGなのです。

なので、外部から侵入できる余地を残さないためにも
退職者が出た際にはPWを変更するというルールを作ることから
(いろいろな整備ポイントが見つかり)
会社全体のリテラシーを上げることに繋がります。

まず一つ、テレワークの整備を進めるとしたら
自社のPW管理担当を作ってみてはいかがでしょうか。

自信をつけて再就職をした 北海道Fさんの話

今からもう5~6年前の話です。

子育てや介護中の女性登録者がメインのYPPに
Fさんという中高年の男性から登録がありました。

ある事情で退職したものの、
なかなか次の職が見つからない間
在宅ワークをしたいというご希望でした。

Fさんの履歴書を拝見して、
たしかにその年齢だと、簡単に再就職先が見つからないことは
想像に難くありませんでした。

年齢や経済的なことを考えれば
一刻も早く再就職したいことは明らかでしたが、とはいえ再就職が難しい状況で
YPPで登録し、個人事業主としてお仕事をスタートすることになりました。

在宅ワークを始めたてのFさんに
最初からボリュームのある仕事はなく、
まず1つ、週3日程度、一日2時間ぐらいの業務を担当してもらいました。
収入は微々たるもので、
潤沢にあるのは、シフトに入らない「働かない時間」。

Fさんは、このシフトに入っていない日に
熱心にチームのことを考えてくれ、
『いつも使っている管理表(Excel)をこう改善すると、
皆の間違いが減ると思うのですが・・・』と色々提案してくれました。

もちろん、YPPやお客様からオーダーしているわけではないので、
考えたり提案のためにExcelをいじっている時間は、お金になりません。

ただ、そんなことを繰り返すFさんに対して
チームメンバーは、感謝の言葉を述べ
チーム全体の雰囲気もとても良くなっていきました。

そんな生活から1~2年ぐらいでしょうか。

Fさんは一念発起して就職活動を再開します。
在宅でも個人事業主でも、
まわりと協力して働く中で
仕事への熱意や意欲が、自信に変わっていったのだと思います。

結果、Fさんは5社から内定をもらいました。

いずれも前職とは違う業界です。
びっくりするような大手企業からの内定もありました。

一つはAIを使う分野の仕事でした。

AIなんて使ったことも、見たこともありません。

でもFさんは、面接までの1週間にAI関連の本を
数冊ほど読み込んでいき、面接に臨みました。

その勉強熱心な姿勢が、採用の決め手だったそうです。

経験者だとかえって『過去の経験則や業界の慣行』に捉われて
やる前から「それは難しいと思います」と出来ない理由ばかり述べて
挑戦しないことが往々にしてあります。

どの業界にとっても今は変革期。
採用側は
新しいことを勉強する、やる気がある人と仕事がしたいと考えます。


面接をした会社の多くがFさんを採用したいと考えたことは、その頃には
私にとっては驚きではありませんでした。

Fさんは自分が勝ち取った選択肢の中から
大手企業ではなく、
自分が十分に活躍できそうな小規模な会社を選びました。

嬉しいことに
YPPで在宅ワークをする中で、
自分が感じる「仕事の喜び・やりがい」は何か
仕事において、自分にとって大切なことを
改めて知ったのだそうです。

いま、再就職にむけて
(就職活動していなくても将来に向けて)
学び直しをしている方も多いと思います。

再就職がすぐにできなくても、
少しずつ働くという選択肢もあります。

もちろん、新しいことを勉強するのは
簡単ではないことも沢山あります。

ただ、新しい分野は常に人手不足で
学び直しをすれば、いくらでもその先に
もっと働けるチャンスはめぐってきます。


Fさんの体験をぜひ一人でも多くの方に知って頂きたいと思います。

『一人でも多くの人に仕事の喜びを』
YPPが一番大事にしたいことです。