2021年 6月 の投稿一覧

画面キャプチャを簡単にとる方法は、Shift+ Windows+S

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

周囲では全員使っているので
もうメジャーだと思い込んでいた機能ですが
先日、お客様にお伝えしたら感動されたので
まだご存じない方のためにシェアです。

画面キャプチャを取る時

Shiftキーと、Windowsキーと、Sを一度に押すと
画面が少し薄暗くなります。

Shift Windows Sを押した状態


画面キャプチャしたい箇所でマウスを1クリックしたのちドラッグさせると、
キャプチャをとった状態になります。
貼り付けたい画面で「Ctrl + V(ペースト)」すると
そのまま、簡単に画面が貼り付けできます!

キャプチャをしたいところがマウスをドラッグさせるだけで選択できたうえ、「コピペ状態」になります。

ちょっとした小技ですが、
プリントスクリーンを押してキャプチャをとって
ペイントなどの編集ソフトを開いて名前をつけて保存をするより
ずっと早く、貼り付けたい場所に画像を差し込むことができます。

チャットにも、テキスト入力欄にそのままCtrl+V(ペースト)して
投稿できるので
エラーメッセージが出た時に「これって何?」と質問するのに便利です。

まだ使ったことがない!という方は是非お試しください。

とにかく気を付けて!!!ウィルスソフト警告を装った巧妙な詐欺

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

先日、身近なところで
『ウィルス対策ソフトの警告だと思って指示に従っていたら、実は詐欺だった』
という話を聴きました。

見慣れたウィルス対策ソフト会社のロゴを使って
「ウイルスに感染しています」「すぐに対処しないとすべてのデータが削除されます」など
ハッとするメッセージをポップアップし、
その後のアクションからPC内の情報を盗む手口がよくあるそうです。

びっくりしてメッセージをクリックしてしまうと相手の思うツボ!!!
やすやすと個人情報や大事なパスワードが盗まれてしまいます。

電話をかけさせる、クレジットカード情報などを聴きだすなど
あとから冷静に考えるとアヤシイ行為も
ウィルス感染からの復旧を急がねばという心理を巧妙に突いてくるため
被害にあう人が後を絶たないと聞きます。

本物のセキュリティソフトは、電話やメールを促すことはないので
(ましてや、警告音を発して慌てさせたりしないので)
ぜひこの記事を目にした方は、
それらしいポップアップがあっても絶対クリックしないよう
ご留意ください。

万万が一、インストールしてしまったら
まずはインターネットの接続を切り、被害(情報漏洩)の拡大を防ぎます。

落ち着いて、アンインストールしたのち
自分が入れている信用できるセキュリティソフトで、感染の点検・駆除をします。
アンインストールでは対処が難しい状況の際は
初期化・専門家への相談を出来るだけ早く行いましょう。

お時間のある方は、下記のように詳しい解説記事を読んでおかれると良いと思います。

以上、転ばぬ先の杖で、ヒヤリハットの共有です。

第 17 回メンバー事務カフェ 『素敵に変わるビジネス文章』 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

先日は、約3年ぶりに『皆既月食』が見られるということでしたが、皆さんの住んでいる地域では見られましたでしょうか?
今回の皆既月食は、1年間で最も大きく満月が見える『スーパームーン』とも重なり、赤く染まった大きな満月を見ることができたそうですね^^♪
もうすぐ!と夕方くらいまでは覚えてウキウキしていたのですが、夕飯の支度や家事などに追われすっかり忘れてしまい、気づいたら21時で時すでに遅しでした;_;
次に皆既月食が見られるのは2022年11月8日、スーパームーンの皆既月食は33年10月8日だそうです。
今回天候が悪くて見られなかった方も、また1年半後は見られると良いですね☆ミ

さて、早速ですが、先日開催された『第17回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第17回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『素敵に変わるビジネス文章』
【開催日時】5月20日(木)10:45~11;45

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今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、メールやチャットで送信する際の文章についてお届けいたしました。
16名と、とても多くの方にご参加いただきました^^♪

YPPでもお仕事をされている方の多くが、メールやチャットワークなどのSNSでお客様やメンバーとコミュニケーションを取っているかと思います。
直接会って話す場合には相手の表情から、また、電話など音声からは口調で気持ちを感じ取ることができますが、文章のみのやり取りですと、伝えたいことが伝わらなかったり、言葉の選択を間違ってしまったりした経験はありませんか?
私は考えすぎてしまうので、文章を作ることが苦手で、このブログを書くのもとても時間がかかってしまいます^^;
文章でコミュニケーションを取る際に、安達が日々心がけていることを今回お話しました。


日々、心がけていること

  • 簡潔に、要点を伝える
  • やり取りのはじめには、(あえて)挨拶やひと言を入れる
  • やわらかい言葉を使う
  • 不快な言葉は使わない
  • 感情に任せた一方的な文章にならないようにする
  • 送信前にメッセージの内容を確認する
  • できるだけ早く一次返信をする
  • 自分が受け取ることをイメージして文章を考える

このような心遣いは相手に対してのマナーでもありますね^^
また、安達は直接会ったときにしているはずの相手の表情を見るということを文章でも心がけているそうです。
文章でも心がけていけたら、トラブルなく円滑にコミュニケーションが取れそうですね^^


後半は、実際の事例を元に、言葉の変換についてお伝えしました。
その中からいくつかご紹介します^^

(お客様とのやり取り)
提出日を過ぎていますがメールが届いていません。確認してください。
→お約束の期日を過ぎておりますが、●●様からのメールが届いていないようです。
 ご確認いただいてもよろしいでしょうか?


(メンバー間でのやり取り)
何度も伝えていますが、また間違っています。
→修正箇所のご連絡です。
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 こちらは、以前もお伝えしている内容ですが間違っておりました。不明点等ありましたでしょうか?
 再度お伝え・確認もできますのでご相談ください。

特に相手に催促したり、間違っていることを指摘したりとマイナスな言葉を伝えることは難しいですよね。
改めて『伝え方』が大事であると感じました。

直にこれがダメ!間違っている!と伝えるのは簡単ですが、相手の立場に立って、自分が言われたら不快になるような表現はしないようにしていきたいと思いました^^


最後に、文字を送るうえで

「改めて大切なこと」について。

  • 何を伝えたいのか(感謝・催促の内容・不満)
  • どのように伝えたらいいのか
  • 相手に伝わりやすい内容で書いているかどうか
  • お願いをする際のひと言を添えよう


間違って、失敗をして、でも今度は同じようなことを繰り返さない!と、経験を活かしてコミュニケーションを取っていくことが大切だなぁと感じました。
言葉は、相手に対する思いやりや心配りから円滑なコミュニケーションや人間関係が作られることに改めて気づかされるような講座でした^^♪


☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーKさん

お仕事ではオンラインのみの関わりだからこそ、日々、言葉の使い方に迷うことが多いため、言葉の変換の具体例がとても勉強になりました。また、現在のビジネスマナーにアップデートできていないという悩みもあったので、メール等のマナーについても参考になりました。教えていただいた心がけを意識し、相手の方とのより良い関係を構築して気持ちの良いやりとりをしながらスムーズにお仕事ができることを目標にしたいと思います。

■メンバーHさん

伝えたいことは明確で箇条書きにはできても、それを文章にすることにいつも苦心しています。気持ちよく、そして円滑にコミュニケーションをするためにも、本日お話いただいたことや目にした素敵な表現を参考にしながら、自然に使えるよう身に付けていきたいと思います。

■メンバーHさん

安達イズムを学べて、大変有意義でした。 安達さんの心遣いのポイントを伺いましたが、それを支えているのは安達さんのお人柄だとつくづく実感です。 身近にお手本になる方がいらっしゃるので、ぜひ吸収して私も素敵な文章をかけるようになりたいです!

■メンバーKさん

私も息子の連絡ノートを40年近く書き続けていますが、顔を見たことがあっても、相手のその時の感情や読み取り不足で本来の内容を読み違えていることがあります。安達講師のお話は頷くことが多く、お話の通り自分が読んだとき、どう感じるかを心がけています。そして精を尽くした後は相手の領域なので、他者を背負わないようにすることにしています。今日参加されている方は私も含め、文章を意識している方できっと相手を怒らせないようにビクビクしているのではと感じました。せっかくのお仕事ですから、「どうすれば進むのか」「一緒に作りあげましょう」という思いで、キャッチボールをしたいといつも考えています。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第18回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』

【開催日時】6月24日(木)10:45~11:45(質疑応答含めて60分を予定)

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次回の事務カフェもYPP代表の五味渕が、経理についてお伝えします。

便利なクラウド型ツールが世に出て、データ連携等により入力作業は劇的に減っています。

それでも機械ではなく人がやらなければならないこと、求められる仕事が経理まわりに沢山あります!

『いまなぜ経理が必要なのか』

RPAやフィンテック、自動連係アプリの登場など社会の動きを改めて説明

というテーマでお届けします。

今後勉強していきたいこと、稼げる分野等について勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

経理初心者の方はもちろん、現場で活躍している方の声からのご質問も事前にお寄せいただけると嬉しいです^^*

たくさんのご参加、お待ちしています^^