在宅ワークについて

第18回メンバー事務カフェ『いまなぜ経理が必要なのか』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

もうすぐ本格的な夏の到来ですね☆
大きく行事などを楽しむことはまだ先になるかと思いますが、夏が終わるまでに『~を達成したい!』と目標を立てて過ごしてみるのはいかがでしょうか?^^
自信のスキルアップのために技術を習得する、資格の勉強をする、ダイエットをして履けなかった洋服が着れるようにしたい…なども良いですね!
私は前回からの目標である『断捨離』の達成が近くなって来たので、次なる目標を考えています。
この夏は気になっている分野の本を数冊読んで、知識を身につけられたらなぁと思っています!
暑い夏ですが、楽しく過ごしていきましょう^^♪

さて、早速ですが、先日開催された『第18回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第18回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』
【開催日時】6月24日(木)10:45~11:45

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今年の事務カフェは、メンバーの皆様の経理力アップに集中して取り組んでおります。
今回もYPP代表の五味渕が講師として登場し、経理を勉強し始めたメンバー向けにお届けしました。

前回まではどんな内容で経理についての事務カフェが開催されていたのかな?
と疑問に思われた皆さま…!
ぜひ前回までの開催報告をご覧ください♪

経理とは何をする人?というところから、複式簿記、貸借対照表と損益計算書について、
経理の仕訳、会計ソフトの特徴などについて詳しく書いております^^

まずは、皆さんにどこの都道府県からご参加いただいているか、今日の話で楽しみにしていることについて自己紹介をしていただきました!
そして講師の紹介後、『いまなぜ経理が必要なのか』というテーマで講座が始まりました☆

【内容は主に4つ】
①今の時代の変化
②会社のお困りごと
③経理の役割
④今日からできること

いかに『社会に必要とされる人になるか』(楽しく稼いで、楽しくお金を使う)
いかに『健やかに幸せに生きられるか』

これらは五味渕の人生のテーマであり、
子育てや介護、体調不良などそれぞれの悩みがあると働くことが苦しくなりがちですが、
協力し合って新しいことを始めると楽しい!という世界をぜひ皆さんと一緒に味わいたい!
との考えからきているものです。

それにあたって、『今何がニーズとしてあるか』を考えたときに、
結論として『経理を知っておくこと』は今後知恵となる
と確信しているそうです。

その『経理』の必要性について皆さんにも少しずつですが共有したいと思います^^♪

①今の時代の変化

時代の変化により五味渕が感じていることを共有しました。

・K字型経済
 強い企業がより強く、弱い企業がより弱く。
 コロナ後は2極化が加速する。

コロナの影響もあり、より弱いところにしわ寄せが来ていますが、この状況のなかでもぐんぐん収益を伸ばしている会社もあります。

『クラウド型サービス会社』
『マニュアル作成会社』
『業務改善会社』

これらの業界はこの先もぐんぐん伸びることが予想されている業界です。
例えばクラウド型サービス会社は、ZOOMなどの会社です。
対面することなくやり取りができるので、コロナ禍でますます需要が増え伸びてきている会社の1つといえます。

経理現場も「K字型」であり、
電子契約書などのクラウド型の請求アプリや会計アプリの導入が進んだ企業は生産性が向上しますが、
導入が進まない企業は非効率で生産性が低下し、人件費が重くのしかかることに…^^;
生産性向上のために、新しいアプリを導入し、時代に着いていくことが大切になってきています!

②会社のお困りごと
事業を行う上で、どんな会社でも必ず経理が必要です。
でも、簿記の知識がない…という悲劇に陥ってしまうと大変です。

中小企業では、社長、営業、製造などの職種の方に経理の十分な知識がなく、経理のみが孤軍奮闘となっているケースが多く、重要な問題となっています。
会社にとって、例えると血液のようなお金=経理
を処理する能力がないと会社は潰れてしまいかねない…。
どの職種の方も経理について詳しくなる必要があると同時に、経理担当がどの職種の方にも相談でき、会社全体で共有することができれば経営がうまくいきそうですね^^♪

③経理の役割
前回までの講座でも話がありましたが、経理に求められていることは、
会社のお金を管理・記録するだけではなくなってきています。
会社の財務状態を把握したり、より財力を増やす方法を考えたり、効率的に動ける効果的な新しいツールを導入したりすること、
そして、これからの経理には『Fin-Tech』を駆使できる人が必要とされています。

フィンテック
ファイナンス(金融)×テクノロジー(技術)

電子決済技術のことです。
皆さんも電子決済機能を使用したことはありますか?
今までは手数料を払ってコンビニなどで払って納税をしていましたが、自宅で手数料なしで電子決済できるように。
ポイントも貯まるし、いいことづくしです!
この電子決済技術はこの先ますます進むといわれています。

電子化になっていく流れを駆使し、使いこなせることが経理にとって大切な役割となってきています^^

④今日からできること
少しずつ経理の経験を積み重ねることが大切だそうです。

①簿記を勉強する
②新しい決済ツールを何か使ってみる
③クラウド化の事例ニュースに敏感になる
④チャンスがあれば実務経験を積む
⑤改善案を考えてまず試してみる

簿記は3級、2級の勉強を、実務経験は最初は欲張らず単発のお仕事でもまずはやってみること。
皆さんもぜひこれからの時代に求められている経理について勉強し、仕事に活かしてみませんか?^^

☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーAさん
業務の上で、経理が重要だと認識はしていても、
なかなか勉強ができていなくて少し焦りました。
本日の講義をお聞きして、情勢も感じながら、身近なことから少しずつ学んでいければと感じました。

■メンバーWさん
歳を重ねるごとに新しいことを取り組むことに臆病になってきていますが、まずは第1歩!簿記の勉強から始めたいと思います。

画面キャプチャを簡単にとる方法は、Shift+ Windows+S

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

周囲では全員使っているので
もうメジャーだと思い込んでいた機能ですが
先日、お客様にお伝えしたら感動されたので
まだご存じない方のためにシェアです。

画面キャプチャを取る時

Shiftキーと、Windowsキーと、Sを一度に押すと
画面が少し薄暗くなります。

Shift Windows Sを押した状態


画面キャプチャしたい箇所でマウスを1クリックしたのちドラッグさせると、
キャプチャをとった状態になります。
貼り付けたい画面で「Ctrl + V(ペースト)」すると
そのまま、簡単に画面が貼り付けできます!

キャプチャをしたいところがマウスをドラッグさせるだけで選択できたうえ、「コピペ状態」になります。

ちょっとした小技ですが、
プリントスクリーンを押してキャプチャをとって
ペイントなどの編集ソフトを開いて名前をつけて保存をするより
ずっと早く、貼り付けたい場所に画像を差し込むことができます。

チャットにも、テキスト入力欄にそのままCtrl+V(ペースト)して
投稿できるので
エラーメッセージが出た時に「これって何?」と質問するのに便利です。

まだ使ったことがない!という方は是非お試しください。

とにかく気を付けて!!!ウィルスソフト警告を装った巧妙な詐欺

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

先日、身近なところで
『ウィルス対策ソフトの警告だと思って指示に従っていたら、実は詐欺だった』
という話を聴きました。

見慣れたウィルス対策ソフト会社のロゴを使って
「ウイルスに感染しています」「すぐに対処しないとすべてのデータが削除されます」など
ハッとするメッセージをポップアップし、
その後のアクションからPC内の情報を盗む手口がよくあるそうです。

びっくりしてメッセージをクリックしてしまうと相手の思うツボ!!!
やすやすと個人情報や大事なパスワードが盗まれてしまいます。

電話をかけさせる、クレジットカード情報などを聴きだすなど
あとから冷静に考えるとアヤシイ行為も
ウィルス感染からの復旧を急がねばという心理を巧妙に突いてくるため
被害にあう人が後を絶たないと聞きます。

本物のセキュリティソフトは、電話やメールを促すことはないので
(ましてや、警告音を発して慌てさせたりしないので)
ぜひこの記事を目にした方は、
それらしいポップアップがあっても絶対クリックしないよう
ご留意ください。

万万が一、インストールしてしまったら
まずはインターネットの接続を切り、被害(情報漏洩)の拡大を防ぎます。

落ち着いて、アンインストールしたのち
自分が入れている信用できるセキュリティソフトで、感染の点検・駆除をします。
アンインストールでは対処が難しい状況の際は
初期化・専門家への相談を出来るだけ早く行いましょう。

お時間のある方は、下記のように詳しい解説記事を読んでおかれると良いと思います。

以上、転ばぬ先の杖で、ヒヤリハットの共有です。

第 17 回メンバー事務カフェ 『素敵に変わるビジネス文章』 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

先日は、約3年ぶりに『皆既月食』が見られるということでしたが、皆さんの住んでいる地域では見られましたでしょうか?
今回の皆既月食は、1年間で最も大きく満月が見える『スーパームーン』とも重なり、赤く染まった大きな満月を見ることができたそうですね^^♪
もうすぐ!と夕方くらいまでは覚えてウキウキしていたのですが、夕飯の支度や家事などに追われすっかり忘れてしまい、気づいたら21時で時すでに遅しでした;_;
次に皆既月食が見られるのは2022年11月8日、スーパームーンの皆既月食は33年10月8日だそうです。
今回天候が悪くて見られなかった方も、また1年半後は見られると良いですね☆ミ

さて、早速ですが、先日開催された『第17回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第17回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『素敵に変わるビジネス文章』
【開催日時】5月20日(木)10:45~11;45

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今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、メールやチャットで送信する際の文章についてお届けいたしました。
16名と、とても多くの方にご参加いただきました^^♪

YPPでもお仕事をされている方の多くが、メールやチャットワークなどのSNSでお客様やメンバーとコミュニケーションを取っているかと思います。
直接会って話す場合には相手の表情から、また、電話など音声からは口調で気持ちを感じ取ることができますが、文章のみのやり取りですと、伝えたいことが伝わらなかったり、言葉の選択を間違ってしまったりした経験はありませんか?
私は考えすぎてしまうので、文章を作ることが苦手で、このブログを書くのもとても時間がかかってしまいます^^;
文章でコミュニケーションを取る際に、安達が日々心がけていることを今回お話しました。


日々、心がけていること

  • 簡潔に、要点を伝える
  • やり取りのはじめには、(あえて)挨拶やひと言を入れる
  • やわらかい言葉を使う
  • 不快な言葉は使わない
  • 感情に任せた一方的な文章にならないようにする
  • 送信前にメッセージの内容を確認する
  • できるだけ早く一次返信をする
  • 自分が受け取ることをイメージして文章を考える

このような心遣いは相手に対してのマナーでもありますね^^
また、安達は直接会ったときにしているはずの相手の表情を見るということを文章でも心がけているそうです。
文章でも心がけていけたら、トラブルなく円滑にコミュニケーションが取れそうですね^^


後半は、実際の事例を元に、言葉の変換についてお伝えしました。
その中からいくつかご紹介します^^

(お客様とのやり取り)
提出日を過ぎていますがメールが届いていません。確認してください。
→お約束の期日を過ぎておりますが、●●様からのメールが届いていないようです。
 ご確認いただいてもよろしいでしょうか?


(メンバー間でのやり取り)
何度も伝えていますが、また間違っています。
→修正箇所のご連絡です。
 ・
 ・
 こちらは、以前もお伝えしている内容ですが間違っておりました。不明点等ありましたでしょうか?
 再度お伝え・確認もできますのでご相談ください。

特に相手に催促したり、間違っていることを指摘したりとマイナスな言葉を伝えることは難しいですよね。
改めて『伝え方』が大事であると感じました。

直にこれがダメ!間違っている!と伝えるのは簡単ですが、相手の立場に立って、自分が言われたら不快になるような表現はしないようにしていきたいと思いました^^


最後に、文字を送るうえで

「改めて大切なこと」について。

  • 何を伝えたいのか(感謝・催促の内容・不満)
  • どのように伝えたらいいのか
  • 相手に伝わりやすい内容で書いているかどうか
  • お願いをする際のひと言を添えよう


間違って、失敗をして、でも今度は同じようなことを繰り返さない!と、経験を活かしてコミュニケーションを取っていくことが大切だなぁと感じました。
言葉は、相手に対する思いやりや心配りから円滑なコミュニケーションや人間関係が作られることに改めて気づかされるような講座でした^^♪


☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーKさん

お仕事ではオンラインのみの関わりだからこそ、日々、言葉の使い方に迷うことが多いため、言葉の変換の具体例がとても勉強になりました。また、現在のビジネスマナーにアップデートできていないという悩みもあったので、メール等のマナーについても参考になりました。教えていただいた心がけを意識し、相手の方とのより良い関係を構築して気持ちの良いやりとりをしながらスムーズにお仕事ができることを目標にしたいと思います。

■メンバーHさん

伝えたいことは明確で箇条書きにはできても、それを文章にすることにいつも苦心しています。気持ちよく、そして円滑にコミュニケーションをするためにも、本日お話いただいたことや目にした素敵な表現を参考にしながら、自然に使えるよう身に付けていきたいと思います。

■メンバーHさん

安達イズムを学べて、大変有意義でした。 安達さんの心遣いのポイントを伺いましたが、それを支えているのは安達さんのお人柄だとつくづく実感です。 身近にお手本になる方がいらっしゃるので、ぜひ吸収して私も素敵な文章をかけるようになりたいです!

■メンバーKさん

私も息子の連絡ノートを40年近く書き続けていますが、顔を見たことがあっても、相手のその時の感情や読み取り不足で本来の内容を読み違えていることがあります。安達講師のお話は頷くことが多く、お話の通り自分が読んだとき、どう感じるかを心がけています。そして精を尽くした後は相手の領域なので、他者を背負わないようにすることにしています。今日参加されている方は私も含め、文章を意識している方できっと相手を怒らせないようにビクビクしているのではと感じました。せっかくのお仕事ですから、「どうすれば進むのか」「一緒に作りあげましょう」という思いで、キャッチボールをしたいといつも考えています。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第18回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』

【開催日時】6月24日(木)10:45~11:45(質疑応答含めて60分を予定)

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次回の事務カフェもYPP代表の五味渕が、経理についてお伝えします。

便利なクラウド型ツールが世に出て、データ連携等により入力作業は劇的に減っています。

それでも機械ではなく人がやらなければならないこと、求められる仕事が経理まわりに沢山あります!

『いまなぜ経理が必要なのか』

RPAやフィンテック、自動連係アプリの登場など社会の動きを改めて説明

というテーマでお届けします。

今後勉強していきたいこと、稼げる分野等について勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

経理初心者の方はもちろん、現場で活躍している方の声からのご質問も事前にお寄せいただけると嬉しいです^^*

たくさんのご参加、お待ちしています^^

最近よく聞く「二段階認証」って?

webサイトやアプリでサービスを利用する時に「二段階認証」の利用をすすめられたことはありませんか。最近よく聞く「二段階認証」とは、一体どんなものでしょうか。

これは、利用サービスのセキュリティを高める二段階のシステム(認証方法)のことです。
二段階認証はID・パスワードに加え、さらに別の方法で本人確認を行なうことにより、安全面を強化します。

ID・パスワードを不正入手した第三者によるログインや、なりすましを防止できる有効な手段の1つとして考えられています。そのため、利用者がより安全にサービスを利用できるよう金融機関、携帯電話会社など、二段階認証を導入する企業やWebサイトが増えています。

それでは、第二段階認証の方法としてどのようなものがあるか、主なものをご紹介しましょう。


 ・トークンによる認証
 ・SMS(ショート・メッセージ・サービス)による認証
 ・電話による認証


1.トークンによる認証

トークンとは、一度限り有効なパスワード(ワンタイムパスワード)を生成するしくみのことです。セキュリティ上の観点から、銀行、携帯電話会社などのWebサイトやアプリのログインや手続きにも利用されています。トークンにはパソコンやスマートフォンなどに専用アプリをインストールして利用する「ソフトウェアトークン」と、カード・キーホルダー型の機器にパスワードを表示させる「ハードウェアトークン」があります。

代表的なソフトウェアトークンには「Google(グーグル)認証システム」や「Yahoo! JAPAN(ヤフー・ジャパン)ワンタイムパスワード」などがあります。

アプリや機器に表示されたパスワード情報が変わる前に、表示されているパスワードを利用サービスのWebサイトやアプリに入力することで認証は完了します。二段階認証で取得したパスワードは一度使用すると無効になるため、使用後に第三者へ漏えいしても、不正ログインやアクセスに利用することはできません。

なお、アプリをインストールした端末が利用できなくなったり、カード・キーホルダー型のハードウェアトークンを紛失しりした場合も二段階認証によるパスワードの取得ができません。そのため、操作が進められずサービスを利用できなくなるおそれがありますので注意してください。

2.SMSによる認証
SMS(ショート・メっセージ・サービス)とは、携帯電話などで短いメッセージを送受信できる機能です。この機能を利用して、設定された電話番号にショートメッセージとしてワンタイムパスワードを送信するのがSMSによる認証です。

ID・パスワードを入力すると、SMSにショートメッセージで認証情報が送信されます。SMSで受信した情報を有効期限内に利用サービスのWebサイトやアプリにワンタイムパスワードを入力することで、二段階認証が完了します。

SMSを利用するためには電話番号を設定する必要があるため、携帯電話が手元にない場合や、サービスに電話番号を設定していない場合はSMSを経由する二段階認証システムを利用することはできません。

3.電話による認証
ご利用のサービスに登録している電話番号に着信があります。
電話による認証の通知内容はサービスによって異なりますが、自動音声によって読み上げられるワンタイムパスワードを、Webサイトやアプリに入力することが多いようです。

現在お使いのパソコンやスマートフォン、タブレット端末などで利用しているセキュリティ対策に、二段階認証を組み合わせることで、さらに安全性を高めることができます。

ID・パスワードを設定していても同じパスワードを使い回ししていたり、長期間パスワードを変更していなかったりすると、セキュリティリスクは高まります。各種サービス機関より、一定期間でのパスワードの変更などを求める案内が表示されたり、メールでお知らせをいただいたりすることがあると思います。

しかしながら、いくらリスクを提示されても、億劫に感じなかなか変更されない現状があります。そこで「第二段階認証」が登場してきたのではないかと思います。

コロナ禍の時代、今後、ますますネット上での取引は増えていくものと思われます。皆さんも定期的なパスワードの変更と共に第二認証についても是非、理解しておくとよいでしょう。

在宅ワークのYPPだからこそ、ネット上でのセキュリティ対策については是非、確認しておきましょう!

参考文献・引用:NTT西日本 フレッツ
https://flets-w.com/user/point-otoku/knowledge/security/security24.html

【第16回メンバー事務カフェ】『防災を考える』開催報告 

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の金森です。
早いものでGW(ゴールデンウイーク)も終わってしまいましたね。
せっかくのGWとはいえ、緊急事態宣言が出されている県や府もありどこにも出掛けられない、、、
こんなときこそ家でできる趣味を!と思ったのですが、新しい趣味の前に断捨離しなければと思い、重い腰を上げました(^^;
みなさんはどんなGWを過ごされましたか?^^

さて先日開催された第16回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

■第16回メンバー事務カフェ
『防災について考える』
■開催日時:4月23日(金)10:30~11:30

今年で「東日本大震災」から10年。
今回は防災事業部「yamory」を立ち上げておられる株式会社R-pro 代表取締役 岡本 ナオトさんにご参加いただき、どのような取り組みをしているかについて、そしてYPPメンバーからも震災当時の様子をお話しいただきました。

まずは岡本さんのお話から。


・「yamory」を立ち上げたきっかけ
3.11東日本大震災のときに食料や飲料がお店からなくなったこと。当時は非常食というと乾パン等しかなかった時代で歯の弱いご年配の方々は食べることに苦労をされていたことを目の当たりにして、普段食べているものを非常食として提供できないかと考えられました。
また消費期限の管理、古いものと新しいものを入れ替える手間もありました。その課題解決として「非常食定期宅配サービス」が生まれたそうです。
(※現在、リニューアルのため、サービス停止中)

当時岡本さんには被災していない自分が防災を語って商売をして良いのか、迷いがあったそうです。
震災から二年後の2013年。陸前高田市を訪れたときに語り部をされていた被災された方からの、「自分たちの町に帰って、自分たちの防災を考えてください。」
という一言に背中を押されたと仰っていました。

・「yamory」の取り組み
日本は毎年9月に防災訓練があり、そのためほかの国と比べて日本人は防災に対して関心があります。ところが食料を備蓄していますか?と尋ねると備蓄していない人が多いそうです。そんな「わかっているけれどやれていない」を行動につなげようとyamoryが仕掛けているのが「ボウサイのコミュニケーションデザイン」。

「コミュニケーションデザイン」って何だろう?と思った方もいるのではないでしょうか。
実際にどんなことをされているのか、お話しいただきました。

【yamory camp】避難所運営体験
20代~30代の若い人に防災に興味をもってもらおうと、公園にテントを設置し、そこで初めて会った人と寝泊まりしながらみんなで防災について考えよう。というイベント。キャンプのようなアウトドア感覚で楽しい場所に見せることで、普通の避難訓練では集客が難しい若い世代の参加を促進しました。

【LOOPS】普段使いできるお洒落な防災グッズ販売
「防災を意識しない防災。」というところから生まれたオシャレな防災グッズ。カラフルでファッション性もありつつ、いざという時はロープになる強度のアクセサリーなどを扱っています。

【いえまですごろく】
学校で子供たちに楽しみながら防災を学んでほしいと、地震発生時の家路を疑似体験できるすごろくを作られました。
楽しみながら防災の知恵を学べるのはいいですね^^*

様々なイベントを通して防災を身近に感じてくれる人が増えるといいなと思います。

詳しくはyamory本サイトhttps://yamorybosai.com/

またはECサイトhttps://yamory.thebase.in/をご覧ください。

さいごに岡本さんが防災に携わっていて感じることをお話しくださいました。それは防災を自分事にするのは難しいということ。東北の方ですら昔のことになってきている方もいるそうです。
やはりずっと防災のことを意識しながら生活するのはなかなか辛いと仰っていました。そこで自分のために防災するのではなく、自分の大切な人のために防災すると考えるとモチベーションが保ちやすいそうです。
お子様やご両親、お友達など大切な人を思い浮かべながら防災に取り組んでみませんか?^^

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続いて実際に被災された方にも講師をお願いし、当時の様子などお話を聞くことができました。
・当時の様子
当時講師の方はお仕事で横浜の方に住まれていたそうですが、ご家族や親せきの方々が福島県にいらっしゃいました。
震度6強の地震、ビルの3~4階ほどの津波が襲いました。南相馬市など沿岸部は津波の被害がひどく原発の被害もあったので、10年経った今でもなお、帰還困難区域が残っているとのことでした。
ご家族の安否確認は当日中にとれたそうですが、講師の方が現地に行けたのは震災から1か月後のことだったそうです。
現地に行ってみると、道路の隆起・陥没、断水・停電・灯油がない、食品が消えるなど様々な問題が起きていました。また人がいなくなった地域の治安の悪化もあったそうです。

ここまで当時の様子をお伝えしてきましたが、ここからは講師のYPPメンバーが感じた普段からやっておくとよい防災についてご紹介します。

身近にできる防災でやっておいた方がいいこと
・お風呂の水は溜めておく
・ガソリンは半分以下になったら給油
・灯油など燃料の備蓄
・お米など保存がきくものもある程度備蓄しておく
・生理用品、下着、タオルを防災グッズに加える
・災害アプリは必ず入れておく(震源地などを確認する)
・地方(生産者や別のエリアなど)と繋がっておく

災害時の心構え
① いつ何が起こっても慌てない
自宅でどんなことが起きるか想定しておく。
② 情報を早めにキャッチする。
早め早めの情報キャッチで対策が可能に。
③ 地域内外の連携
避難場所、食料の確保など。
④ 家族間で災害時の対応を話し合っておく
災害時は連絡がとれないこともあるので事前に意識を合わせることが大事。

お話を聞く中でどんな状況でも「人が人として振舞えること」が大切という言葉が印象に残りました。災害時は自分のことでいっぱいになり、周りに目を向ける余裕がなくなるので人に対する優しさを忘れてしまうこともあると思います。非常時こそ、なかなか難しいですが冷静でいなくては。と思わされました。

今回の講師の方々のお話を聞いて、防災を自分事にすることの難しさ、準備不足を痛感しました。自分ではやっているつもりでも震災を経験された方からお話を聞くともっともっと身近にできる事がたくさんあることを知ったので備蓄品の見直しから始めて少しずつ備えていこうと思います。


メンバーの声(一部抜粋)
■メンバーEさん
卒論は阪神淡路大震災が題材でした。日本人は防災の知識はあるけれど実践されていないというのは当時から変わっていません。
意識向上のために啓発活動が大事なので、防災を取り入れたゲームなど大変意味深い活動だと思いました。
また今回のような学びの場が設けられることも、きっかけ作りに良いと思いました!
誰でも関係のある事なので、色々なところでこういう場が設けられると良いですね。
ありがとうございました。


次回のメンバー事務カフェは次のテーマでお送りします。

■第17回メンバー事務カフェ
『素敵に変わるビジネス文章』
■開催日:5月20日(木)10:45~11:45
講 師:YPP社員 安達佳子

メール、チャットで送信する際の文章についての講座となります。
普段何気なく送信しているメールやチャット、ちょっとした気配りが感じられる言葉遣い、言い方でグッと親近感がアップする文章の作成などについてお話しさせていただきます。
YPPメンバーさんならどなたでも大歓迎!
沢山のご参加お待ちしています^^*

フリー(個人事業主)の良さと大変さと、いつのまにか身についた確かなチカラ

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

ブレインワークスさま主催 Bナビオンのハッピーキャリア応援シリーズにて
4月10日(本日)、YPPメンバー3人の方に登壇いただき、
『自分らしい自由な生き方
〜個人事業主として働く女性が率直にライフスタイルを語ります〜』

というテーマで
パネルディスカッションを行いました。

写真はブレインワークス近藤昇社長ご提供


今さら女性活躍なんて、、、と言いたくもなるものの
日本の女性の社会進出ランキングは「世界ジェンダー・ギャップ報告書(Global Gender Gap Report)2020」によると、対象は世界153カ国中121位と極めて不名誉な最新結果が出ています。

いろいろな「失言」がニュースになり
降板したりCMが中止になったり

どうりで働きづらい人が多いわけです(男女ともに)。

そんな現実がありつつも、一人ずつは
自分で納得のいく選択をし、充実した日々を満喫しているのも事実で
そんな姿を知って頂きたく、3名様にご協力いただきました。

登壇してくださったのは
自宅でピアノ教室を経営しながら、小学生のお子さんを育てながら
YPPでも経理の仕事をしている秋山さん(埼玉県在住)。

東京から宮古島に移住して雑貨店を経営する傍ら、
YPPで経理の仕事をしている大出さん(沖縄県在住)。

全国各地を飛び回り、趣味が高じてワインも仕事にしてしまった
YPPでプライバシーマーク研修講師をしている竹内さん(福島県在住)。

写真は、大出さん 宮古島のざっかやさん eccoecco HPより拝借しました

お三方とも
それなりに忙しい日々をお過ごしですが
マイルールで決めた「定休日」をしっかりと取り
PCやスマホから離れる時間も意図的につくって
健やかな生活を心掛けながら、複数の仕事をやりくりしています。

私を含めて登壇した全員に共通したのは、
『大変なこともあるけれど、自分自身で選択の自由があるフリーな生き方を体験した今、雇われて働く生活には戻れない(戻りたくない)。
この生き方のほうが、正社員時代よりもずっと快適』ということ。

自分で考え
自分で決断し、
責任を感じながら仕事を全うする日々。

一つずつの積み重ねの中で
うまくいかない経験も次への糧として
雇われて働いていた時は相手や環境のせいにしていたことも
自分のあり方・やり方次第で違ったかもしれないと
成長材料にできるようになったこと。

最初は「向いていなかったかも」「やめようか」と感じたけれど
続けてみて、だんだん上手なやり方がわかってきたこと。

個人事業主に限った話ではないけれど
誰かの保護のもとではないからこそ磨かれた
さまざまなチカラを感じるお話の数々でした。


在宅ワークをこれから始めてみようかと考えている方には
背中を押してくれる一言に出会えるんじゃないかなと思います。

オンタイムで参加できなかった方は、Bナビオンにご登録いただくと
いつでも視聴できます。

ご興味ある方は是非、こちらからご登録の上、ご視聴ください。

自由な生き方・働き方 個人事業主としての日常をYPPメンバーがざっくばらんに語ります!

2021年4月10日(土曜日)9:45AM~10:35AM
Bナビオンにて、YPPメンバー3名がパネルディスカッションに登壇します。

埼玉から、ピアノ教室を経営しながら、YPPで経理をやっている秋山さん。

沖縄から、宮古島で雑貨店経営をしながら、YPPで経理をやっている大出さん。

福島から、前職のキャリアを生かして様々なプロジェクトで活躍しつつ、YPPではプライバシーマーク研修講師や、資料作成をしている竹内さん。

自分らしい、自由な生き方とは。

個人事業主としての良さと大変さとは。

置かれている状況の中で、何を選択していくか・何にチャレンジできるか等

魅力的なメンバー3名にざっくばらんにお話いただきます。(代表五味渕が司会を務めます)

在宅ワークにご興味のある方
一歩踏みだす背中を押してほしい方
オンラインなので、当日でも後日でも、お気軽にご覧ください。

なおご視聴にはBナビオンの登録が必要です。
ご興味ある方は是非、こちらからご登録ください。

五味渕は、13:40-14:20(40分間)
『活躍する女性の代表と、若手社会人のトークセッション』にも参加予定です。

【第14回メンバー事務カフェ『経理の仕訳、会計ソフトの特徴、知恵の共有』開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。
厳しい寒さも和らぎ、暖かい日も増えてきましたね。
今年の桜の開花は全国的に早まるそうです。
桜といえば…某コーヒーチェーン店の限定さくらドリンクを毎年の楽しみにしていて、今年も発売して早々にいただいて参りました!
完璧に花より団子派でございます^^;

人生の節目を迎えられる方も多くいらっしゃるのではないでしょうか?
春は別れの季節でもありますが、出会いの季節でもありますよね。
みなさんにたくさん素敵な出会いが訪れますように☆“

さて、早速ですが、先日開催された『第14回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第14回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『経理の仕訳、会計ソフトの特徴、知恵の共有』
【開催日時】2月22日(月) 10:00~11:00
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今年の事務カフェは、メンバーの皆様の経理力アップに集中して取り組んでおります。
今回もYPP代表の五味渕が講師として登場し、経理を勉強し始めたメンバー向けにお届けしました。

まずは前回の内容の復習から。
経理とは何をする人?というところから、複式簿記、貸借対照表と損益計算書について。
詳しくはこちらの開催報告をご覧ください♪

そして今回は実務編。
実は、、、
今から50年ぐらい前、経理の記録は全て手書きで書いていたそうです。
現金出納帳にも仕訳日記帳にも総勘定元帳にも…と、それぞれの帳簿に記入していました。
また、数字は電卓を叩いて手計算、数字が合っているかの確認…と想像しただけでもとても大変そうです^^;
(ちなみに電卓の登場も日本では1970年代。それまで計算は全てソロバンだったんですね!)

それを解決するために1960年代から日本でもコンピューターが登場し、80年代の低価格のパソコンの普及に伴い、中小企業でも導入されるようになりました。
ほんの半世紀前の事務の歴史をたどると、まさに画期的なもの。
それが『会計ソフト』です。

この会計ソフトを使うと、あらビックリ!
仕訳日記帳に入力したデータが、預金出納帳に連動して記録されているし、数字を入力すると自動で、さまざまな集計もしてくれる!
なんて便利なソフトなんでしょう!゜o゜
今回はこの会計ソフトについて少しみなさんに紹介いたします^^♪

①YPPのお客様が使用されている主なソフトの種類と特徴

弥生会計
TKC
勘定奉行
A-ssas
ツカエル会計
JDL
MFクラウド会計
freee

この他にもさまざまな会計ソフトが各社から出ておりますが、
事業所の設定、帳簿の入力、貸借対照表と損益計算書までの集計など、必要な機能はどのソフトにもあります。

経理の厳密性を重んじて、一度入力(計上)した伝票を修正する際には「修正」マークをクリックして修正画面を表示させる(修正履歴を残す)タイプと、修正のしやすさを優先して、すぐ科目や金額が修正できる(修正履歴が残らない)タイプがあります。
TKC、勘定奉行などは前者のタイプ、弥生会計・ツカエル会計などは後者です。A-saasは以前は修正クリックが必要でしたが、手順を少なくした後者タイプに変わりました。

何度も修正が発生する経理初心者には、後者の方が扱いやすい反面、修正するつもりがなくても、ふとしたキー操作で勘定科目が変わってしまう危険もあるため、入力には常に細心の注意が必要だと思います。

また、弥生会計はナビゲーター画面がありアイコンも大きく見やすく、設定から入力までの順番で並んでいて、、初心者に分かりやすい画面設計です。

[※画像は、弥生会計 製品サポートから引用させていただきました]


JDLは、比較的、記帳業務に慣れている人から、入力画面がシンプルで見やすい、CSVのアップロードもわかりやすい、という声を聞きます。

[※画像は、JDL IBEX 出納帳から引用させていただきました]

MFクラウド会計とfreeeは、当初からデータ連携を想定したクラウド型で、ネットバンキングやクレジットカード決済、請求書発行アプリ、経費精算・勤怠アプリ等との連携に優れています。

Webブラウザからログインするため、ソフトをインストールする必要がなく、インターネット環境があれば、PCでもタブレットでもスマホでも閲覧・編集ができます。複数名での共有もしやすい反面、IDとPW管理は十分な注意が必要です。
弥生会計も初心者向けナビゲーションがありますが、freeeでは、「借方・貸方」という会計用語そのものをなくして、簿記を知らない人でも入力できるように、シンプルな画面設計がされています。

[※画像は、シェアNo.1のクラウド会計ソフト freee(フリー)の特徴は?メリットや導入事例を解説から引用させていただきました]

②会計ソフトができること
先程も少し話に出てきましたが、会計ソフトの大きな利点は
『どのルートをたどって伝票を作っても連動してくれる』ことです。
会計ソフトを使って仕訳日記帳に入力すると、自動的に総勘定元帳など他のところにも必要なデータが反映されます。これなら転記ミスが発生しません。
簿記の勉強では、自分で手作業で仕訳から試算表まで作るので、初心者のうちはなかなか数字が合わなくて苦労するもの。会計ソフトを使うと一発で出力できるので、今まで苦労して勉強してきた方なら、感動しますね。
また、経営分析の様々な指標(前期比較や、取扱高の上位順表示など)もソフトで出力することができます。

ここで便利な小技を一つ紹介します☆

伝票をコピーしたいとき(弥生会計の場合)
コピーしたい伝票を表示した状態→Ctrl+Rキーを押す

日付だけ変えて使いたいときなどに非常に便利ですね!^^
どの会計ソフトにも標準装備されているので、毎月同じ取引については、新しく伝票を作成せずに、コピー機能を活用すれば、手間もミスも軽減できます。

③実際に会計入力を始める前にチェックすべきポイント

・会計年度、取引先情報などの基本情報
・業務フロー(お客様は誰か?どんな部門・どんな商品を扱っているのか?どん
な決済手段があるのか?計上タイミングはいつか?)
・会計処理スケジュール(月単位、年単位で、いつどんなお金の出入りがあるの
か?年間で見た場合、納税や返済など大きな出費がある月はどこか?)

経理のお仕事をする際には、まず過去の仕訳日記帳を見て、毎月1日から末日までのお金の流れを知ることが、とっても大事!。
これから経理の実務をやる方は、まずこれらのことをチェックしてみてください^^*

以上、会計ソフトの使い方の紹介でした♪
とっても便利なソフトですよね^^

お試しの無料版を提供している会社も多いので、 自分の家計簿を会計ソフトでつけてみるのも、おススメですよ☆



最後に、、、
会計業務以外にも、請求業務、給与計算、勤怠管理などを全てクラウド上で行えるようになり、今の時代ペーパレス、テレワークが推進されています。
切手を貼って紙で送る…などの面倒な手間が省け、見積書、納品書、請求書もデータでやり取りできる時代になりました。
これらの時代背景を踏まえ、求められるスキルも変わっていきます。



『1仕訳ずつ伝票を正確に起票する能力』から
『業務フローを理解して、各種データをうまく扱っていくこと』へ

デジタル化に上手に対応していくということですね^^
もっとデジタル化が発達すると、出社なしでオール在宅勤務、やり取りはZOOMやチャットワークで…というような会社が当たり前になっていくのでしょうか。

経理は奥が深いなぁとしみじみ。
まだまだ経理の勉強は続きます^^♪

☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーKさん
前回に引き続き初心者にもわかりやすいよう講義いただきありがとうございます。 弥生会計がどのようなソフトか興味があったため、解説していただきながら目にすることができ勉強になりました。

■メンバーWさん
経理とは何ぞやというところから、経理の仕事内容だけでなく、これから求められる経理の在り方が良くわかりました!経理は企業にとって会社の舵を取る重要なポジションだと思います。五味渕さんの講習はすごくわかりやすいので、私自身もこれから勉強して簿記も取ってみたいなと思いました!

■メンバーHさん
20年以上前に携わっていた時は、ルール通りに機械的に処理をするのみで楽しさを感じたことはありませんでしたが、出口戦略によって純資産の好割合が変わってくるというお話から、財務諸表が読み解けるようになると経理が面白く感じられるようになりそう、と思い嬉しい気持ちになりました。

それから、会計ソフトの無料期間を解約前提で申し込むことを考えたことがなく、無料期間を利用して勉強された方のお話が参考になりました。 求められる会計ソフトの使用実務経験があるのがベストなのでしょうが、 ないものは仕方ないので体験だけでもして使用感を確認しておきたいと思いました。


各ソフトは30日間無料期間など、お試しができるのでいくつかダウンロードして、自分が会社の社長になったつもりで色々売り上げや経費を計上してみたり、また、家計簿などをつけてみるのも、お薦めします♪

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
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第15回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『これからの経理に求められるもの~クラウド会計時代の勘所~』
【開催日時】3月25日(木)10:45~11:45(質疑応答含めて60分を予定)
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次回の事務カフェもYPP代表の五味渕が、経理についてお伝えします。
たくさんの会計ソフトが世に出ており、データ連携により入力の作業は劇的に減っています。
それでも機械ではなく人がやらなければならないことが、経理にはあるんです!
『これからの経理に求められるもの~クラウド会計時代の勘所~』というテーマで、今後勉強していくべきこと、仕訳を起こしていく際の注意点、ミスの防ぎ方などについて深く勉強しましょう!
詳細はメールにてぜひご覧ください♪
経理初心者の方はもちろん、現場で活躍している方の声もお聞きできれば嬉しいです^^*
たくさんのご参加、お待ちしています^^

なぜ、Excelの「表記ゆれ」は放置されるのか?

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

お客様のシステム変更に伴い、
従来使っているExcel資料一式がどっさりと
(本当にめちゃくちゃどっさりと)届きました。

嬉しい。。。。。

お客様の資料を開く時は
いつもドキドキとワクワクが交差します。
♯毎回、めちゃくちゃ勉強になる

さて、おなじみのExcel資料を大量にみていくと
やはり、いつもの「表記ゆれ」に出会います。
♯確率ほぼ100%

すごく大きな会社でも、そこそこの規模感でも
Excelを使っていて
それだけ「便利=自由度が高い」からなのですが、
データをシステム移行する際には
必ず整理しなければならない「表記ゆれ」問題に、ぶち当たります。

以前のブログでも書きました。『意外とあなどれない表記ゆれ問題』

今回はこれが放置される理由として
思い当たるものを考えてみました。

例えば全角カッコ()と半角カッコ()
カタカナ表記と、ひらがな表記
はしご髙と、ふつうの高

両方あるとソートをかける際にも面倒だし
集計する際にも面倒だし
二度手間が絶対に起きているはずなんです。

でも、毎月(もしくは毎週?毎日?)作業している人が
「これはこういうものだ」と思っていたり
「誰かに言っても変わらない」と思っていたり
「そもそも誰に言えばいいのかわからない」と思っていたり
毎回やっているうちに「必要な手順」であり、
面倒だとさえ、感じていないことがあります。

そういうことが散見される要因の一つとして・・・

『なにかを改善をするのは、自分の役割(任務)ではない』という作業担当者の意識かもしれません。

権限がある・ない というほど大げさなことではなくても
なにかを「設定する」「作る」という作業に携わっていないと
「与えられた状況で一生懸命に処理をする」ということが、習い性になっていることがあります。


一方「それぐらい気づいた人が直して工夫してくれたらいいのに」という管理者の声もめちゃくちゃよく聞きますが
過去にどこかで「変えるなら先に言っといてよ」みたいな一言を
「ありがとう。助かったよ」よりも先に発してしまい、
現場のやる気を知らないうちに削いでいたり。。。

♯言った方は忘れていて、言われた方は何年も前のことなのによく覚えている

なにか一発で有効な手段があるわけではなく
改善には地道な複数の作業が積み重なっていくわけですが

「改善」は一年に一度の大掃除みたいなものではなく
気づいたときにサッと誰もがするべきこと 
というカルチャーの醸成が、遠回りに見えて有効なのかなと感じている次第です。

弊社も常にトライアンドエラーを繰り返しつつ、
たまにクリーンヒットの発言や発見があると
ものすごく嬉しかったりして、
そんな時に、仕事の喜びをかみしめています。