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こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
みなさん、SoftBankWorldってご存じですか？
あのソフトバンクが毎年開催しているイベントですが
孫正義さんの生の講演が聴けるチャンスです。
（私は毎年楽しみにしています）
オンラインで後日視聴もできますが
リアルに会場で、生のメッセージに触れたい！という方は
抽選の締め切りが本日9月13日です。
参加費無料。
SoftBank World 2023 | テクノロジーの新潮流。今、世界が動き出す。
日本のおかれている現状、テクノロジーをどう生かして解決していくか。
どの業界でどの仕事に携わっていても
技術革新と無縁ではないので
ぜひチェックしてみてください。
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みなさんこんにちは！
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。
メンバー事務カフェも記念すべき30回を迎えました！！
月に１度の開催なので、2年半以上続き、回を増すごとに参加者が増えていきとても嬉しく思っています！
魅力的な講座を開催してくださる講師の方々に感謝しつつ、これからもみなさんと一緒に学んでいけると幸いです☆
さて、先日開催された『第30回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えしたいと思います！^^
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第30回YPPメンバー事務カフェ
【テ ー マ】『SNSから少し離れてみませんか～健やかな生活～』
【開催日時】6月27日(月) 10:30～11:45
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今回は、YPP代表の五味渕が
『SNSから少し離れてみませんか～健やかな生活～』というテーマで、
2022年のYPPのテーマでもある『健やかにゴキゲンに』過ごすためのスマホやSNSとの付き合い方について話しました。
録画視聴を希望される方も多く、発言に気をつけようとちょっぴり緊張している社長です^^
パワーポイントを用いつつ講座がスタートしました☆
本日は、スウェーデンの精神科医アンデシュ・ハンセンさんが書かれた『スマホ脳』という本に書かれていることを元に、スマホやSNSとの付き合い方について考えました。
参加者のなかには読んだことがある方もいらっしゃいました。
帯にも書いてありますが、2021年に１番売れた本だそうです☆
本の紹介に、
睡眠障害、うつ、記憶力や集中力、学力の低下、依存――最新研究が明らかにするのはスマホの便利さに溺れているうちにあなたの脳が確実に蝕まれていく現実だ。
と書かれています。
大人は１日平均４時間、10代の若者なら4～5時間、スマホに費やしているというデータがあるそうです。
電話やメールなどで人と連絡を取るためだけでなく、動画をみる、決済をする、ゲームをするなど、さまざまなことをスマホ１つですることができます。
実際私もスケジュール管理、メモ、写真の保存、お店のポイントカードの管理などもスマホでしています。
私たちはもう、スマホがないと生きていけないのです。
しかし、スマホで何でも済ませることができると、覚えなくても良いと脳が判断してしまうそうです。
例えば
撮影して残しているものこそ記憶に残らない
保管する文書の方が内容をよく覚えていない
私は車を運転するときにGoogleマップのナビ機能をよく使います。
混雑状況も把握したうえで目的地までの到着時間を教えてくれるのでとても便利です。
しかし、ナビに頼ってしまっているので道をなかなか覚えることができないし、ナビなしでは行くことができないので故障した場合などはどうすることもできなくなってしまいます^^;
ＡＩと共存するために求められている、深く考えることや自ら考えることがスマホに頼りすぎることで苦手になっているといえます。
スマホ依存を防ぐために効果的なこと
・適度な運動
・適度なストレス
・適度なアウトプット(聞いたことを誰かに話す)
なかでも運動は、どんな運動でも脳に良いとされているそうです。
１番良いのは心拍数を上げる運動ですが、脳からみればただ散歩するだけでも驚くほどの効果があり、最大限にストレスレベルを下げることができるそうです。
集中力を高めたければ週に3回45分、できれば息が切れて汗もかく運動をすると良いそうです。
デジタル時代のスマホの付き合い方のアドバイス
・自分のスマホ利用時間を知ろう
・目覚まし時計と腕時計を買おう
・毎日1~2時間、スマホをオフに
・プッシュ通知もすべてオフにしよう
・スマホの表示をモノクロに
・運転中はサイレントモードに
・仕事中、 集中力が必要な作業をするときはスマホを隣の部屋に
・チャットやメールをチェックする時間を決めよう
・友達と会っている時はマナーモードにして少し遠ざけて、 一緒にいる 相手に集中しよう
・子どもへのアドバイス 教室でのスマホは禁止!
・スクリーンタイムを制限し、 代わりに別のことをしよう
・親は良いお手本になろう 子どもは大人がしているようにする
・寝る時、スマホやタブレット端末、 電子書籍リーダーの電源を切ろう
・スマホを寝室に置かない
・寝る直前に仕事のメールを開かない
『健やかに働くためには身体と心の健康を保つことが大切』と日々社長は言っていますが、
良いイメージをもつ時間を意図的につくり、脳のトレーニングをしているそうです。
本当に心地よいこととは？
嬉しいこととは？
何をされたら喜ぶ？
〇〇すべき→〇〇したいにフォーカスする
これらをイメージし、良いことを考える時間をもつことが五味渕流だそうです^^*
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みなさんはSNS疲れ、スマホ依存していないでしょうか？
私は『SNS疲れ』を感じてしまうことが多々あります。
子どもの幼稚園の役員になったときに昼夜問わず毎日のように鳴り響くLINE、FacebookやInstagramで充実した友人の投稿に自分と比べガッカリしたり…スマホがまだ普及していなければ、連絡をこんなに密に取り合うこともなかったのに、そして知ることもなかった情報なのに。
とはいえ、自分もスマホに依存してしまっているところもあり、寝る前にゴロゴロしながら見たり、暇さえあればネットショッピングやフリマアプリを覗いたり…
子どもにはゲームやタブレットの時間を決めてやるように言っているというのに、矛盾しまくりです。
結局『依存』してしまっています^^;
ちょっとスマホに依存して疲れてしまっている方は、ぜひ『スマホ脳』という本を手に取ってみてください^^*
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■メンバーSさん
私も少し前に「スマホ脳」を読みまして、けっこう内容の濃い書籍だったのですが、今回こちらのイベントに参加して本の復習ができて、もう一度振り返りができたことが良かったです。
私たちの脳はスマホなどのデジタルに適応できていない、という事実を知ってかなり驚きましたが、そうは言ってもパソコンやスマホの進化によって、仕事や生活面でかなりの作業の時短もできているので、できればこの先も使い続けていきたいと思うところです。
スマホを上手に生活に活用しても、スマホに振り回されない使い方が大事だと改めて認識しました。
デジタルに囲まれても健やかに暮らしていけるよう工夫していきたいと思います。
■メンバーHさん
毎週月曜日メールでスマホ脳の内容を見させていただいて、最近頭が疲れていると感じているのはPCやスマホ等のデジタル機器使用なのかと感じ、お話を聞いてみたいと思い参加させていただきました。
たまには離れる事がいいとは思いますがこういった仕事をしているとどうしても離れることができないのが現状です。そのストレスや疲れの解消の一つに少しの運動がいいという事が意外でした。それも本格的な運動ではなくたったの数分。これなら運動が苦手な自分でも実践できます。
今回のイベントは、YPPのお仕事を長くやっている方にも参加してほしかったですね。ベテランさんになればなるほど長時間触れていらっしゃると思うので、少し離れてみる事の大切さを知る良いきっかけになると思いました。
☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします！
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第３１回メンバー事務カフェ
『ネットワークとセキュリティの話』 今回は基礎編３回目（最終回）
・開催日：７月２６日（火）１０：００～１１：００（質疑応答含めて、約６０分を予定）
・講 師： ミナモト・クリエイティブ 皆本徳昭氏
・参加費：無料
・内容 ：さまざまなツールに関してご説明いただきます。
VPN、セキュリティ製品について、
クライアント先のソフト上のセキュリティで、安全か否かの判断方法等。
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詳細はメールにてご確認いただき
manabi.ypp@gmail.comまでお申し込みください。
たくさんの方のご参加をお待ちしております♪
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
経理の現場を引き継ぐとき、
マニュアルを見せていただくことがあります。
今まで見た中で一番立派だと思った超大作は、
すごく丁寧で、経理の『考え方』なども書かれていて
とても好ましい気持ちになりました。
一方で、書いた人以外には分からないと思う“残念なメモ”も、数多く存在しました。
【マニュアル作り】を仕事として依頼いただくようになり
それこそ『考え方』『マニュアル作成の目的・意義』からお客様と相談するようになると
より、マニュアル作りの大切さ、奥深さを感じます。
良いマニュアルは、目的が明快です。
先月ご依頼のあったお客様は、一言で言えば
『大切な社員を守るため』にマニュアルを作られました。
これはしてはいけない、という禁止事項が
就業規則に書いてあっても、日常の仕事では思い出すことはありません。
長年勤めるうちに「これぐらい良いだろう」という気の緩みや
モチベーションダウンしたときに、ふと、魔が差すこともあり得ます。
マニュアルを作っていく作業は、地味です。
ひたすらヒアリングし、業態の把握
的確に誤解のない言葉のチョイスを検討し
見た目も、分かりやすさを心掛ける。
自分が分かるか、ではなく
初めて見た知らない誰かがわかるか、を考える。
この仕事は色々な面を鍛えられ、学ぶところが多いです。
マニュアル作りが必要だと思いながら
なかなか着手できない方のために、いくつか簡単なコツをご紹介します。
１．定期的なスケジュールを決める
（これが成否を握るといってよいくらい。
判断基準を示す人、決断するキーマン、中小企業ならトップがきちんと出席できる日程が必要です）
２．役割分担を決める
（ヒアリングが得意な人と、まとめるのが得意な人は必ずしも一致しません。
むしろ複数の目でみて、複数の耳で聞くことの良さがあります）
３．大まかなマニュアルINDEXを作成する
（マニュアル化したいこと・テキスト化したいことは次々と見つかります。
目的に合わせて、優先順位を決めるためにも、俯瞰できるINDEXの存在は大きいです）
４．ヒアリングは録画・録音で記録を残す
（人の記憶は思っている以上に曖昧で、同じ場にいた全員で解釈が違うこともあります。
録画があれば、ヒアリングしている最中は聴くことに集中しやすいのも利点です）
５．少しずつ作成してはチェック・配布・見直しを繰り返す
（一気に大作を作り上げるのではなく、着手しやすい「手順だけ」「注意事項だけ」という
小出しに作成して、職場に落としていき、理解できているかを確認することが有効です）
６．ヒアリングは業務を知らない人が行う
（これが意外と大きく、知っている人同士で作っていると、当たり前すぎて省いてしまう言葉が多く
肝心の主語がない等、新人がみても分からないものが出来上がりがちです）
以上、どんな業界にも共通する『マニュアル作成のコツ』をご紹介しました。
コロナで仕事が減ってしまったときは、
地に根を張る時間をつくるチャンスかもしれません。
最初は一つの張り紙からでもスタートして
社内のルールの周知など
意外と徹底できていなかったことを徹底することで
また繁忙期に突入する前に、備えられると良いですね。
自社で人員を確保するのは難しいけれど
マニュアル作成の必要性は感じている、という方は、是非一度ご相談ください。
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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。お客様の事例をご紹介します。
クライアント：不動産会社
業務内容：不動産物件データ入力
◆ご依頼のきっかけ
データベースに不動産物件情報を入力していく業務が
どうしても溜まりがちで、未処理案件が多いことが常態化していました。
◆アウトソーシング手順
①入力が必要な紙書類をスキャンして
クラウド上に保管し、共有できる環境を整えました。
②入力マニュアルを作成し、ZOOM（Web会議ツール）を使って
経験者が、未経験者にレクチャーを行いました。
③複数の在宅ワーカーが自由に好きな時間に作業できるように
どのフォルダのどのデータを誰が処理するかが、お互い明確になるよう
着手～完了までの申し送りルールを決めました。
④作業完了後は、別メンバーによる納品件数のチェックを行い
作業漏れ、納品報告漏れを防ぐフローにしました。
◆アウトソーシングで良かった点
本件に関して、社員の方が残業して入力することが無くなりました。
「いつかやらねば」と常にどこか宿題を抱えている感覚から解放されたことも
数字には表れないですが、良かったと思います。
◆複数名での分担のメリット
1件あたりの入力時間は、簡単なもので2分程度、
情報量が多かったり少し情報がそろっていないケースで6分程度と
処理時間は少ないのですが
何千件と溜まってしまうと
「やってもやっても終わらない」「先が見えない」と思えるボリューム感になってしまいます。
そこで、1件あたりの平均処理分数に
チームメンバーの稼働可能な総時間を掛け算することで、
作業するメンバー全員が「自分が取り組むべき所要時期とチーム全体の完了目処」を共有できると
不安が一つ解消されます。
あとは各々仕事ができる時間にデータ入力を続けていくと
日々着実に、未処理フォルダから処理フォルダに移行していきますので
一人で行う負担感とは格段にストレスが少なく作業できます。
働き方改革をしたいと思いながらも、残業がなかなか減らない職場がありましたら
社員の体調不良や離職などダメージのきっかけがなくても、
一部アウトソーシングをご検討いただけたらと思います。
お困りの方はぜひご相談ください。
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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
最近ご依頼をいただいたお客様の事例をご紹介します。
クライアント：システム開発
業務内容：人事労務・経理業務
○人事労務・・・立替経費精算、給与計算、給与明細の送信、給与振込業務
○経理・・・資金繰り表作成、資金移動、会計データ入力
◆ご依頼のきっかけ
総務経理を一手に引き受けていた正社員の方の退職に伴い
後任者の採用と比較検討した結果、
アウトソーシングを決断。
引継ぎ期間2ヶ月弱で、前任の方から一通りの業務説明をいただきました。
引継ぎにはZOOMの録画機能を使い
受発注システムの操作画面などは、動画で記録しました。
◆アウトソーシングで良かった点
ベテラン正社員がフル稼働していた業務を
短期間で一人が全部こなすのは難しいですが
業務を切り分けることで乗り切りました。
具体的には
約30名の立替精算担当 ・・・ 1名
給与計算・明細作成・各社員へのメール送信・振込用データ作成・・・2名
銀行間の資金移動・振込予約・・・1名
資金繰り表作成・会計データ入力・各種書類の確認と社内担当者との連絡・・・1名
という形で業務を分けました。
◆複数名での分担のメリット
短期間での引継ぎでは細かな注意点まで説明が行き届かない、
もしくは、説明されても後任が覚えきれないこともあります。
新しい仕事の不安を一人で抱えるのではなく
チームメンバーと本部スタッフとで
「これはどういうルールであるべき？」を相談しつつ
現場の感じた疑問点を細かなところまで記録し
会社としてフローや運用ルールが曖昧だった所は
経営陣との月1回の定期ミーティングの中で検討し
ルール化していきました。
分刻みのスケジュールの経営陣から時間をもらうのは大変ですが
定期化することで、着実に相談の時間を確保できます。
また常時、複数名が動くため、
チャットやスプレッドシートへの書き込みで
運用ルールを残しながら、チーム全体で
確認することが習慣になります。
事務フローや
立替精算時、出張手当の支払基準など
大手企業では整っている制度も
めまぐるしく成長するベンチャーでは
新たな事象の発生により
社内ルールの見直しが迫られる頻度は高くなります。
定期ミーティングで経営側と現場両方の関係者が集まり、
集中して考えることで、一時的にコストはかさみますが
事務効率はアップしていき、長い目で見ると
直接採用に比べ、低コストの運用が可能となります。
経理の正社員が孤軍奮闘し、残業がなかなか減らない職場がありましたら
退職というきっかけがなくても、
一部をアウトソーシングしながら、
フロー見直しの習慣づけを作ることは
労務・経理の安定につながります。
お困りの方はぜひご相談ください。
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YPPの五味渕です。
久しぶりの事例紹介ブログです。
◆新たな建築資材を開発したメーカーの受発注フロー構築
新たなビジネスを始められたばかりのお客様に
コスパの良いクラウドツールを活用して
受発注フローを作っています。
メンバー構成：2名（kintone設計経験メンバーと建築業界出身メンバー）
お互いのバックボーンを生かして
お客様のフロー構築のご相談に乗り、
苦手な事務を一手にお引き受けしています。
主な使用ツールは以下のとおり
連絡手段：チャットワーク
注文窓口：ネットショップ
在庫管理：kintone
進行管理：Googleスプレッドシート
◆アウトソーシングのポイント
スタートアップのお客様なので
極力コストをかけたくない！
けれど、取扱商品点数や販売数が急激に増えても支障がないフローに
しっかりと構築しておきたい。
またどんなにシミュレーションして決めた運用ルールでも
新たな商材やサービス開発が出てきて
次々と修正がかかります。
【ランニングコストがリーズナブルであること】
【フローやルール変更に柔軟に対応できること】
新規事業の立ち上げ時に使う受発注ツールには、この点が特に大事です。
受注→請求書送付→入金確認→（と同時に発注）→納品書作成→発送と
文字にしてしまうとシンプルですが、
送料計算一つとっても、イレギュラーな対応への決め事はきめ細かな検討が必要で
安易にルール変更すると矛盾や無駄なコストが生じることもあるので
ツールさえ良ければ大丈夫、ということでは決してなく
現場に携わるメンバーの経験値も非常に大きなポイントです。
決められた仕事を得意とするメンバーも多いですが、
お客様も想像がつかない事務ハプニングを予測し
先手でルールづくりを進めていくことが得意な（そういう仕事が大好きな）メンバーもいます。
現在の受発注フローに無駄が多そうだ、とか
システムのそろそろ入れ替えを検討している
前回システム導入は高すぎたと反省している💦
という方は
ぜひ一度ご相談ください。
＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
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住宅設備機器メーカーで、現在7名のメンバーがチームで動いています。
おまかせいただいているのは、
１．見積作成
２．受注処理（倉庫への商品発送手配）
３．新規の問合せ対応
４．定期的なFAX-DM、メールマガジンの原稿執筆と配信
５．新規顧客リスト作成
６．事例集の作成
などです。
最初は、見積作成のお仕事からスタートしました。
慣れない図面と格闘し、専門用語を理解するのに
やや時間を要しましたが
徐々に業務になれ、
いつしかお客様よりスピーディーに
1件あたりの見積書（設計図・換気計算書など）を仕上げられるようになりました。
そこで今度は、受注後の処理も
担当させていただくこととなり、
お客様がアウトソーシングしている倉庫会社と連携し
出荷証明書の発行など出荷手配も行っています。
見積作成を通じて製品の理解を深めたチームメンバーで
現在は、在宅ながら電話応対も始め、
簡単な顧客対応が出来るようになりつつあります。
建築関係の問合せなので、
専門的なことはお客様に対応いただいていますが
製品の似たような質問には過去のQ&Aを調べたり
お客様に教わりながら、習得しつつあります。
徐々にお客様の仕事に詳しくなっていくことが嬉しく
また製品への愛着もますます湧いてきて
ライター経験のあるメンバーがFAX-DMやメールマガジンの原稿を書き
定期的な配信にも一役買っています。
チーム構成の変遷は以下のような形でした。
初期 … 進行管理1名 見積作成2名
中期 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理5名
現在 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理・顧客対応5名 DM執筆ライター1名
月の稼働トータル時間数 約170～250時間（月により変動あり）
（事例集作成・DM用リスト作成などで一時的に業務が増える場合は、その時だけの増員もあります）
少人数で開発に専念したいメーカーさんなので
受発注まわりは、できるだけ弊社メンバーが支えたいと思っています。
不定期開催ですが、年に数回は
Webミーティングで顔をあわせており
お客様とチームメンバーも、打合せを楽しみにしています。
見積依頼が集中する繁忙期は気が抜けませんが
東京都内にいるお客様と、
宮城・神奈川・愛知・三重・山口に点在するメンバーが
一丸となって仕事をしている光景は、在宅ワークならではと言えます。
この夏、旅行ついでに
お客様の会社訪問を予定している地方メンバーご家族がいます。
私も便乗して、
お客様とメンバーとの美味しいランチ会が今から楽しみです♪
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YPPの杉村です。
8月も中盤。お盆はみなさんゆっくりできたのでしょうか？
この週末、東京は大きな花火大会があるので、見に行かれる方も多いのではないでしょうか？
楽しみですね。
いつの間にか夏が終わっていた・・・とならないように、しっかり季節を楽しみましょう♬
さて、本日は私の担当しているお客様の事例紹介をいたします✨
お客様との出会いはもう2年半ほど前になるのでしょうか。
「事務所をもたないことに決めました」と、YPPで受託している以外の基幹業務も、
システム化を進めていらっしゃる鍵交換・鍵修理などの出張鍵屋さんの事例です。
「事務所をもたないことに決めた」お客様のためのクラウド営業事務チーム。
YPPが請け負っているのは、受注～鍵の付け替え業者さんへの発注です。
依頼は、業務用のアカウントにメールで届き、
その情報を専用システムへ打ち込み、
クライアントへの質問や業務連絡、業者さんへの発注もシステム内にて行います。
システムへの打ち込みは、月曜日～日曜日、11:00~18:00内で1日5回行っています。
YPPでは5名のメンバーを手配（うち１名は海外にいます！）
お客様のスケジュールに沿った対応が可能な者で業務を分担しています。
週7日、11：00～18：00で人を雇用し、事務所に来てもらった場合、
休憩を１時間入れたとしても、1日6時間、1ヶ月が30日とした場合、180時間に及びます。
手の空いた時間に行ってもらう仕事があれば良いですが、
従業員を手持ち無沙汰で放置するわけにはいきません。
また、週7日となると、1名では難しいでしょう。
アウトソーシングをすると、ずっとパソコンの前にいなくても、
1日5回のタイミングで集中してシステムへの打ち込みをすれば良いということに気が付きます。
この作業のために他の仕事の手を止めなくても良くなります。
在宅でもできる？
問題ありません。ルールはマニュアルにて共有。
新たなルールの確認、質問などを行った場合、業務チャットで共有しつつ、
マニュアル（Q&A）に入力してチームメンバー全員で共有します。
※画像：YPPではチャットワークさんを活用して、上記のようにメンバーがやりとりしております
シフトなども同様に、チームメンバーでルールを決めて、穴をあけないようにフォローしています。
こちらのチームは、スタート期から考えるとメンバーの入れ替えなどもあり、
今では初期メンバーが1人しか残っていません！？
それでもメンバー交代の際、先輩が新人にレクチャーをして、質問もフォローして・・・
いつの間にかその時の新人が今度はレクチャーをする側に回っていて、と。
やはり、毎日ある仕事な分やりとりも多くなり、
人となり、プライベートも知ることが多くなるので、メンバーが卒業する時は、本当に涙涙です（笑）
お客様からのご依頼が、こうやって多くの人を繋ぐと考えると、
本当に素敵な贈り物を頂いているように感じます。
一人雇うほどではないけど、そろそろ自分の手から放したい。
そんな風にお考えの方がいらっしゃいましたら、ぜひご相談ください＾＾
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YPPの伊澤です。
とうとう7月も最終日ですね🌞
セミの鳴き声も日に日に騒がしくなってきました。
本日は私の担当しているお客様の事例紹介をいたします✨
産休のため1年間だけYPPに会計データ入力をご依頼いただいた税理士事務所の事例です。
トップの写真は、沖縄在住の担当メンバーさんからいただきました🎶
担当の方が産前産後休暇のため、戻ってくるまでの間9社分の会計データ入力を代行しています。
毎月、4半期ごと、半年ごと、年に1回・・・と入力するタイミングは様々。
事前に年間スケジュールや１回の入力にかかる時間をお聞きして、YPPでは3名のメンバーを手配。
お客様のスケジュールに沿った対応が可能な者で業務を分担しています。
～ご依頼いただいた税理士先生からお声を頂きました～
こちらは実際に使用している稼働時間管理表です。（クライアント、メンバー名は伏せてます）
※数字はすべて「分単位」
会計データ入力経験があっても、最初に引き受ける際は“業務把握”にどうしても時間がかかってしまいます。
回を重ねるごとに適正な時間に近づいてきているか、そうでない場合は何か業務内で思い違いをしていないか、在宅で働くメンバーの様子を見守りつつ、連携をとっています。
ちなみに担当メンバーさんは神奈川県、宮崎県、沖縄県（しかも離島！）に在住です👏
住んでいる場所は違えど、それぞれしっかり在宅でお仕事をこなしてくださっています🌻
会計データ入力のためのスタッフを雇うかどうか思案中の方はぜひ一度、ご相談ください。
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