2021年 11月 の投稿一覧

第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

令和4年1月1日~施行開始!電子帳簿保存法改正

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

すでにご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、
令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正されました。
経理業務に関わるメンバーさんはもちろん、フリーランスとして「電子データで請求書などを受け取っている方」、全員が意識する必要がある情報です。

間もなく施行がスタートするので今からでもきちんと理解しておきましょう★

今回の改正は、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に役立てるために手続方法が大きく変わっています。

電子帳簿法とは?

国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電磁的記録(電子データ)等により、保存するときの方法について定めた法律です。

主に会計関連の書類を電子データで保存するときの取り決めです。

【電子保存の対象となる帳簿・書類】

・自社で作成する国税関係帳簿書類
・取引先から紙で受け取る書類
・自社および取引先で電子的に授受する書類

※主な国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、出納帳、補助簿、その他必要な書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

※主な国税関係書類
(決算関係書類)貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

(取引関係書類)請求書、領収書、契約書、注文書等(控も含む)など

(電子取引)メール添付、Web送受信、インターネット、FAX、EDI、電子契約など
⇒紙はスキャンして保存、電子授受したものは電子保存可能。(令和4年1月1日より義務化)

【電子保存の対象とならない文書】

YPPでは少数派だと思いますが・・・
手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳。手書きで作成した請求書や補助簿等。
※スキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とならないので注意です。

電子帳簿法に基づいて認められている電子データ保存方法

  • 電磁的記録(電子データ)での保存
  • 紙データをスキャナで保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  • 電子取引データの保存(メール等で授受した取引情報)

2021年改正事項

承認制度の廃止

国税関係書類を電子的に保存するには、電子化開始の3か月前までに所轄の税務署長に申請をして承認を受ける必要がありましたが、電子帳簿保存法が改正される令和4年1月1日以降は、税務署長の承認なしに電子データによる国税関係帳簿書類の備え付け・保存が可能となります。

優良電子帳簿保存制度の創設

税法では、税務調査を受け、修正申告または更生があったときは修正申告または更生により納付することとなった税額の10%に相当する額が過少申告加算税として課されますが、今回の改正により、優良電子帳簿に該当する場合、発生する追徴課税の過少申告加算税は5%へ軽減されます。

※優良電子帳簿とは、電子帳簿保存法の要件に従ったシステムを使って保存された電子帳簿のこと。

スキャナ保存の要件緩和

(1)修正・削除の履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与が不要。

(2)現行3営業日以内であるタイムスタンプ付与期間が約2か月以内に大幅延長。

(3)適正事務処理要件の廃止。
社内の人間や税理士が行っていた紙の原本とスキャナ画像が同一であるかの定期的なチェックが不要となります。(実際には“不要ではない”ですが、法令要件からは除外されました。)

(4)検索要件の緩和
スキャナ保存を利用する場合、細かい検索機能の確保が要件として定められていましたが、「日付・金額・取引先」の3項目に緩和されました。

タイムスタンプとは?

電子データの存在を日時によって証明する技術です。

電子データの場合、作成日を推測が難しく、複製も容易で改ざんの可能性もあります。
タイムスタンプは、電子データを第三者も検証できるよう、外部からの発行を経て、対象のデータを証明するためのものです。
タイムスタンプを付与することにより、確かにデータが存在したこと、データが改ざんされていないことの二つを証明となります。

注意点

電子保存された事項に関して、不正行為を行ったときのペナルティとして、重加算税が10%加算されます。

導入しやすい環境を整えるために各種要件の緩和が行われる一方で、不正を行ったときにはペナルティが課されることに気を付けましょう。(隠蔽、仮装された事実がある場合は優良電子帳簿制度による過少申告加算税の軽減措置は適用されません)
不正行為やデータの不備を防ぐ取り組みが、これまで以上に求められているようです。

今まで、メール等により電子データで受け取った書類は、「電子での保存」と「紙での保存」どちらも容認されており、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して一元管理することも可能でした。

しかし、今回の改正で、電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存することは容認されず、電子での保存のみが認められます。
紙で受領した請求書の電子保存については申請が不要となるので、紙でも電子でも保存することが出来ます。

電子帳簿保存法の改正ポイントをよく理解して、令和4年1月1日からの運用見直しおよび、業務の効率化や経費節減に役立てていきましょう!

【参考】

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

https://www.sbbit.jp/article/fj/55624

https://pca.jp/area_top/dentyo/index.html

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第22回 YPPメンバー事務カフェ『希望が持てる本の紹介』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

11月に入り、いよいよ今年も残りわずかだな~、と感じてきました。
年末に向けて断捨離!と家中の物を仕分けし始めましたが、衣類・食器・おもちゃ・・・など不用品が出てくる出てくる(^^;

身体は一つしかないのに、可愛い!と思い、ついつい買ってしまう子供服。
家に持って帰ってくると熱が冷めるガチャガチャのおもちゃ。
誘惑たっぷりの100均。

その中でも特に洋服の量が多く、クローゼットがだいぶスッキリしました!

断捨離はいろいろな部分を見直す良いきっかけになりますし、私の場合、不思議と気持ちにもゆとりが出てきたりします(*^^*)

まずは、お財布の紐をギュッとすることを改めて心がけようと思いました(^^;

さて、先日開催された第22回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚゚。,

第22回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『希望が持てる本の紹介』
【開催日時】10月19日(火)10:00~11:00

゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚

今回はYPP代表の五味渕が講師として登場です!

皆さんは普段、読書の習慣はありますでしょうか?^^
今は書籍もデジタル化が進んでおり、本屋さんへ行かなくても手軽に本が読めますね♪
個人的に、私は本屋さんの雰囲気や本に触れることが好きなので、電子書籍ではなく今でも本を購入しています^^

まずは、そんな読書習慣についてのお話からスタートです!

job総研が行った、社会人男女の読書に関する調査結果によると・・・


【習慣的に読書をしている割合】
読書の習慣については80.7%が習慣的に読書をしていると回答

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書に用いるデバイス・読書をする場所】
紙媒体が64.7%と最多回答で、次いでスマートフォン49.7%、PC/タブレット43.7%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書の頻度と時間】
読書の頻度は「1ヶ月に1冊以上」が最多の25.1%で、次いで「2〜3ヶ月に1冊以上」が22.0%、「1習週間に1冊」が14.6%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』

普段から読書の習慣がある方もいれば、コロナ禍による影響もありそうですね。


また五味渕より事務カフェ参加者の方へ、
『何か定期的に見ているものはありますか?^^』
と伺ったところ、
・お住いの市の広報誌
・新聞
・月刊誌
と言ったお声を頂きました♪

私も地域の広報誌は見ますが、馴染みがあり抵抗なく読めて面白いです☆

ちなみに五味渕の場合、
毎日読むもの…日経新聞、朝日新聞、帝国データバンクNEWS(朝か夕方まとめ読み)
          株式会社Deto 恩田多賀雄氏メルマガ(起き抜け)、SMGグループCEO 菅原税理士、ブログ(寝る前)
西野亮廣氏オンラインサロン(仕事の合間)
毎週読むもの…ビジネスブレイクスルー 大前研一ニュースの視点、東京メトロポリタン税理士法人「実践!相続対策」
脳科学者の岩崎一郎&岩崎クレア 脳磨きメルマガ、ドリームサポート社労士法人メルマガ動画
毎年参加するもの… SoftBank World 2021 ソフトバンク株式会社 孫正義氏 基調講演

だそうです!
様々な情報を日々取り入れられており、とても感銘を受けました。


続いて、五味渕が尊敬する方、3名をご紹介しました。
(この方々がオススメされた本は必ずチェックされているそうです)

①株式会社ユーグレナ 出雲充社長
『僕はミドリムシで正解を救うことに決めました。』の著者です。
出雲社長の諦めずに実現まで取り組む姿勢、エネルギーに尊敬してやまない方との事です。

②立命館アジア太平洋大学 出口治明氏
今まで読まれた本は1万冊以上!
出口さんに質問をすると、「この本を読んだほうが良い」と言うお返事が返ってくるそうです。
また、新しい知識を取り入れたいな、と思った時の本の読み方として、
普段から活字慣れしている人は、分厚い本から読み始め、どんどん薄い本を読む。
普段あまり本を読まないという人は、薄い本から分厚い本を読む。
という2つの入り口があり、実際にその方が頭に入りやすかったりするそうです。
『アウトプットするから、インプットされる』という言葉も仰っております。
レポートを書くために読むのか、何も考えずに読むのか。
アウトプットを意識した読み方をするだけで、勉強効率もアップすると言われています!
是非、参考までに^^

そんな出口氏が推薦している本を一部紹介します。


③台湾のデジタル担当大臣 オードリー・タンさん
これからはAIが対等してきて人の仕事がなくなってしまうのでは、、、といった深刻な状況など、とても優しい言葉で伝えて下さっている本が沢山あるそうです。

オードリー・タンさんの言葉で、


私の考えも誰か他の人から来たもので、
私も他の人へそれを受け渡しているのです。
“これは誰々の考えだ”ということではなく、
考え方こそが主役なのです。
私たちはその考え方を継承しているに過ぎません。

オードリー・タンの思考 IQよりも大切なこと

大変謙虚な方で、とても心に響く言葉でした。
他にもセンセーショナルな内容も寛容に受け入れながら、柔らかいメッセージで伝えていたり、日本でもオンラインで無料のシンポジウムが開催されたりしているとの事でしたので、機会があれば聞いてみたいな、と思いました!


最後に、最近の五味渕のお気に入りを紹介します^^


この他にも定期的に五味渕が読んだ本をブログで紹介しています☆
よろしければ、そちらものぞいてみてくださいね(^^)
【10月に読んだ本】
【8月に読んだ本】


私は自分の趣味の本や小説ばかり手に取りがちですが、今回の事務カフェをきっかけに、普段読まないジャンルのコーナーにも足を運んでみようと思いました♪
読書に関してはお仕事とは違い、今すぐやってみよう!ではなく、そういえばこんな事言っていたなぁ、というような感覚で、自分に合うタイミングで皆さんも取り入れてみてはいかがでしょうか(^^)


☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーWさん
今回の事務カフェは、本のみならず、色々なことに興味を持つ楽しさみたいなものを教えていただきました。いいお話といいきっかけを頂きありがとうございます♪

■メンバーSさん
今回五味渕さんの読書に向かう姿勢や日頃愛読している著者の方についてお話、とても興味深く聞き入りました。とくになるほど!と思えたのは、「本にも相性がある」というところで、これまで私は本を入手して読めなかったのは自分にその実力がないから?などど変に反省しておりましたが、本と自分が合わないことなんだ、と分かってちょっとスッキリしました。
またご紹介いただいた著者の方にも興味を持てた方がいましたので、今後読んでみようと思います。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚゚。,

第23回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門

【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚

前回、好評でした榎本先生によるエクセルの機能、「パワークエリ」と「Web版エクセル」
について学びたいと思います。
「パワークエリ」を使用してみて分からなかった事、質問にもお答えしたいと思います。
 また、Web版エクセルの共同編集を一緒に試してみたいと思います。
ぜひこれを機にExcelの新しい機能を一緒に勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。