2018年 10月 の投稿一覧

第90回事務カフェ AI・自動化「RPAって何?」という方、必見です。 

ロボット

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

写真は、ハロウィンのコスプレではありません。
もうまもなく、事務の世界はほぼロボットが行うようになる
ということを予感してセレクトしました。

事務代行サービス業として
多くのメンバーと共に
お客様の事務を支えながら
AI・自動化の波をひしひしと感じています。

もちろん手をこまねいてみている訳ではありません。
この自動化の新しい技術を
一刻も早くお客様と享受したいと
意欲的なメンバー達と
日々勉強&実践しながら、事務効率化の腕を磨いていくことに
違いはありません。

ツールがいくら変わっても、仕事はある。
ただ
物を運ぶ役割が飛脚から蒸気機関車に変わったように
事務作業は、手作業からロボットへ
確実に変わっていくでしょう。

「RPA」という言葉はご存知でしょうか。
Robotic Process Automation
ロボットによる業務自動化

総務省のサイトでも「働き方改革」の一環として「業務自動化による生産性向上」
紹介されています。

そして、先日幕張メッセで開催された第2回AI・自動化展
大変盛況でした。

中でも私が一番注目したのは、
プログラミングの知識なく
現場の事務職が自分で業務ロボットを作ることが出来る
アプリケーションです。

今年の事務カフェではどこかで絶対AIをテーマに開催したいと
この間ずっと各方面に打診していましたが、
11月にようやく
大変面白いRPA事例紹介という形で実現しました。

第90回事務カフェプロジェクトは
RPA『Robo-Pat(ロボパット)』をリリースしている
株式会社FCEプロセス&テクノロジーさんをお招きして
【RPAで劇的に変わる!業務の自動化】と題して行います。

今から8年前、2010年9月2日(木)に第1回目を開催したときには
まさか90回目でAIを勉強することになるとは、想像していませんでした。

いえ、正確にいうと
AIや自動化はいずれやってくる、という予測はありましたが
それを自分たちが積極的に勉強し
確実に役立てていくイメージは
当時は遥か先にある霞のようなものでした。

でも今、
本当にそれを実現したい
実現できると考えている仲間やご縁に恵まれて
90回目を迎えていることに
隔世の感があります。

 

【第90回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:11月26日(月)
開催時間:17時00分~18時30分
(懇親会 18時半~20時)
開催場所:日本橋AOAB-EASTセミナールーム
東京都中央区日本橋大伝馬町13-1 PUBLICUS(パブリカス)ビル3階

参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:株式会社FCEプロセス&テクノロジー 戦略営業部 統括部長 薮内啓介氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、ZOOMを使ってWebテレビ会議で参加できます)

☆ご注意
講師のご都合により
今回は第3木曜ではなく、第4月曜開催です。
開始時間も17時からに繰り上がっています。
ぜひお仕事のご都合をつけて
近い将来の事務の在り方をご覧いただきたいと思います。

毎回10人限定の少人数制ですが、
今回は公表当初からお申し込みが多かったことと
多くの方に聴いていただきたいテーマのため
会場を変更して30名まで参加OKとなりました。

ご参加お待ちしております!

 

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」に、
2017年からは、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただいております。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

【受発注フロー構築】新規事業を0から立ち上げる時の事務サポート

ミーティング

YPPの五味渕です。
久しぶりの事例紹介ブログです。

◆新たな建築資材を開発したメーカーの受発注フロー構築

新たなビジネスを始められたばかりのお客様に
コスパの良いクラウドツールを活用して
受発注フローを作っています。

メンバー構成:2名(kintone設計経験メンバーと建築業界出身メンバー)
お互いのバックボーンを生かして
お客様のフロー構築のご相談に乗り、
苦手な事務を一手にお引き受けしています。

主な使用ツールは以下のとおり
連絡手段:チャットワーク
注文窓口:ネットショップ
在庫管理:kintone
進行管理:Googleスプレッドシート

◆アウトソーシングのポイント

スタートアップのお客様なので
極力コストをかけたくない!

けれど、取扱商品点数や販売数が急激に増えても支障がないフローに
しっかりと構築しておきたい。

またどんなにシミュレーションして決めた運用ルールでも
新たな商材やサービス開発が出てきて
次々と修正がかかります。

【ランニングコストがリーズナブルであること】
【フローやルール変更に柔軟に対応できること】
新規事業の立ち上げ時に使う受発注ツールには、この点が特に大事です。

受注→請求書送付→入金確認→(と同時に発注)→納品書作成→発送と
文字にしてしまうとシンプルですが、
送料計算一つとっても、イレギュラーな対応への決め事はきめ細かな検討が必要で
安易にルール変更すると矛盾や無駄なコストが生じることもあるので
ツールさえ良ければ大丈夫、ということでは決してなく
現場に携わるメンバーの経験値も非常に大きなポイントです。

決められた仕事を得意とするメンバーも多いですが、
お客様も想像がつかない事務ハプニングを予測し
先手でルールづくりを進めていくことが得意な(そういう仕事が大好きな)メンバーもいます。

現在の受発注フローに無駄が多そうだ、とか
システムのそろそろ入れ替えを検討している
前回システム導入は高すぎたと反省している💦
という方は
ぜひ一度ご相談ください。

第89回事務カフェ テレワーク導入の便利ツールと運用ポイント

都会の秋

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第89回事務カフェは、
『テレワーク導入に向けて、会社に行かなくても仕事がサクサクできる便利ツールと、運用ポイント』をお届けしました。

今年の夏は豪雨、地震、台風など
天災も多く、会社にいけない状況に陥ることが多かったと思います。

会社で仕事をする日もあれば、
状況に応じて、会社に行かなくても仕事ができる環境を整えておいて
損はないと思います。

働き方改革が国をあげて推奨されるようになり
テレワーク推進という言葉も頻繁に目にするようになりました。

10月4日の日経新聞で「地方企業も働き方改革「実施済み」8割超 」という記事がありましたが
残業時間の上限抑制などは7割近くで実施されているものの
在宅勤務・テレワークの導入企業は、18.6%にとどまりました。

働き方の主な取り組み
(引用:日本経済新聞

それでも2割近くになった数字を改善とみる見方もありますが
技術面での進歩に比べて、活用には企業間でだいぶ開きがあると感じています。

YPPはもともと乳幼児を抱える主婦層中心に仕事を開拓してきましたので
「いつ何時、子供が熱を出すか分からない。明日会社にいける保証は常にない」という状況が
おのずと在宅で仕事ができる環境整備につながってきた経緯があります。

また創業から、いかにコストをかけずに
少ない経費でやりくりするかが習い性にもなっていますので
中小零細企業が取り組みやすい導入ツールを使ってきました。

今回の事務カフェでは、
お客様とYPPがよく使っているクラウドでデータ共有をする
使い勝手の良いオンラインストレージサービスやメール共有ツール、
それらの使用時の注意点、
自宅やカフェなど事務所を出た際のセキュリティ対策など
ミニマムな経費でも出来ることをお伝えしました。

データ共有ツール

例えば、フォルダを共有する際に
「リンクを知っている全員がアクセスできます」を選んでしまうと
リンクURLが誤って転送されてしまえば
無関係な人がアクセス可能になってしまう危険があります💦

リンクの共有ウィンドウ

「オフ・特定のユーザー」で共有し
常に共有者が誰であるかを「特定しておくこと」という運用ルールを設けるとともに
そのグループに新人が入ってきたら
共有方法や注意点・ミス履歴等をきちんと教えておくこと。
それが徹底できていないと、ある日「あれ?知らないアカウントの人が覗いている」ということになりかねません。

便利で手軽である反面、
運営面で
十分に注意を払う必要が出てきます。

また、勉強会の最後に声を大にしてお伝えしたのは
常に手元のスマホで内容確認できてしまう便利さと相まって
個々人が“24時間営業”になってしまわないよう
マネジメント側には「休息ルールを設けること」が求められるということでした。

それぞれが自由な時間帯に自由な場所からアクセスできるため
ともすると、常にメールやチャットが飛び交い
まじめな人ほど「即レスしなくては」とプレッシャーを感じてしまうことがあります。

せっかく残業時間削減で早く帰宅したものの
帰宅後に深夜までスマホで仕事のチェック。。。という生活に簡単に陥りやすいもの。
情報を出す側(依頼主や上司)は時間外に発信しない配慮が極力必要ですし、
受け手側もスマホやタブレット等との上手な距離の取り方を身につけて、
テレワークを進めることが健康的に働くことに繋がるようにしたいです。

今回ご参加いただいた皆様からは
様々な便利ツールを「ぜひ使ってみたい」というお声と同時に
「使う前のルールや共通認識も必要ですね」とその重要性にうなづいていただきました。

 

さて次月の事務カフェは、11月15日(木)18時半~20時を予定しております。
ご参加の皆様よりリクエストをいただいておりますので
詳細が決まりましたら、またご案内させていただきます。

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただきます。

☆ワインが最高、ワインで再興!☆
http://kawauchi-wine.com/
こちらも是非一度ご覧ください。

事務カフェにご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

第88回事務カフェ報告 Excelの便利機能が、盛り沢山

選択範囲内で中央のキャプチャ

記念すべき第88回事務カフェは、
東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史副代表にご登壇いただき、
Excelの便利機能を幅広く教えていただきました。

いきなりですが、、、
冒頭の画像にあるとおり
書式設定の【選択範囲内で中央】ってご存知でしたか?

セルを結合したほうが見栄えはよいので
よく【セルを結合して中央揃え】で表のタイトルを記載することがあると思います。

しかし結合してしまうと、ピポッドテーブルやオートフィルタなど
データの集計や並び順を変えたいときには、この「結合した状態」が邪魔になります。

「いちいち結合を解除していました」という方に朗報です。
実は書式設定の【文字の配置 縦位置(V):】のプルダウンメニューから
【選択範囲内で中央】を選ぶと、結合したように見せて、結合しないで中央に配置ができるのです。

選択範囲内で中央のキャプチャ

他にも、、、

【置換機能のオプション】で
セル色も置き換えできるとか

表示が必要な最終列選択の状態で
【Shift + CTRL →(右矢印キー)】すると、一番奥まで指定してくれるので
そこで非表示にすると、余計な列がみえないので、
見せたいものだけスッキリと表示できるとか

同様に、行選択の状態でも
【Shift + CTRL ↓(下矢印キー)】すると、一番奥まで指定して非表示で
スッキリ見せる とか

【ALT + = + SHIFT】を一度に押すと
Aut Sum を押したのと同じことになる とか

セルの中で改行したいときは
【Alt + Enter】
などなど
知っていたら便利な機能を次々とご紹介いただきました。

 

特に私が事務代行屋として便利だと感じたのは
人からもらったファイルに数式が入っているかどうかを調べる方法。
ホームタブの【検索と選択】メニューから【選択オプション】で
条件選択して
数式にチェックをしてOKをすると
数式だけマークされる
という機能です。これで数式の漏れをチェックできるのはけっこう便利。

検索と選択の選択オプション画面

知っている人には「今さら?」と思うようなことも
意外と知らない人は多いもの。

ぜひ周りの人に「知っている?」と自慢かたがた
広めていただきたいと思いました。

今回、榎本先生は、ホームタブから丁寧に各リボンに沿って
かつ厳選して、説明してくださいました。

参加者の皆様は
「まだ押したことのないボタンが沢山あります!」と驚かれていました。

Excelは、いつ勉強しても「まだまだ知らなかったな」と思うことばかりです。

また来年もぜひ榎本先生にはご登壇いただきたいと思っております!

 

さて

次回の第89回事務カフェは、最近話題の
『テレワーク導入に向けて、会社に行かなくても仕事がサクサクできる便利ツールと、運用ポイント』
をお届けします。

今回は、アウトソーシングで長年、在宅ワーカーとともに歩んできた私、
五味渕が講師を務めます。

台風シーズンに限らず、ゲリラ豪雨や家族の看病などで通勤が難しいとき
自宅でも会社にいるように仕事ができたら便利ですよね。

一方で、会社からすれば自宅で仕事をしてもらう場合のセキュリティも気になります。
使い勝手の良いアプリやセキュリティ確保に向けて、自宅でも出来る安全対策など
YPPが日頃活用しているツールや運用ルールをご紹介します。

予め、「こんなことが知りたい!」などのご質問も大歓迎です。

テレワーク導入に興味はあるものの、実際に何から始めたらよいか想像がつかない。。。

という方は是非、ご参加ください。

■□■□■□■□■□■□■□

日時:10月18日 (木)
時間:18時30分~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

■□■□■□■□■□■□■□

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

▼事務カフェfacebookページができました!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

 

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただきます。

☆ワインが最高、ワインで再興!☆
http://kawauchi-wine.com/
こちらも是非一度ご覧ください。

事務カフェにご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

障がいを超えて、同じステージで輝こう!音楽イベント発信中

GC

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

10月らしからぬ三連休、いかがお過ごしでしょうか。
今日は夏のように汗をかき、洗濯物も夏のように気持ちよく乾きます。

さて昨日、YPPのお客様でもある日本バリアフリー協会 主催の『第15回ゴールドコンサート』(@東京国際フォーラム)を観劇しました。

ゴールドコンサート会場写真

日本バリアフリー協会の貝谷さんが
『日本のスティービーワンダーの発掘を』との思いで
障がいのある人の中から音楽的才能を発見し育てるために企画運営されている
「障がい者がプロの音楽家になる道を開くための音楽コンクール」です。

審査委員長を長年務めるのは、音楽評論家の湯川れい子氏。
毎年温かくも厳正な審査で、音楽的にきちんとした評価をされており、
なんとグランプリが出なかった年もあります。

今年で15回の開催。
強い信念と使命感のもと、様々な価値観や経済的な課題を乗り越えて、
毎年欠かさず継続開催していることに、深い感銘を受けます。

このイベントを開催する発端は
ご自身も筋ジストロフィーという障がいをもつ貝谷さんが、
デンマークを訪れた際に
障がい者団体が主催する国民的音楽フェスティバル「グリーンコンサート」(全7都市20万人動員の一大イベント)に衝撃を受け、
日本でも障がい者が主催する音楽フェスをやりたいと強く夢を抱いたことから始まります。

帰国後すぐには事情が許さず
まずはコンクール形式の『ゴールドコンサート』から音楽を通じた啓蒙活動を始めました。

しかし積年の想いを実現させ、遂に2013年
クレイジーケンバンドとの出演交渉を成功にこぎつけ、
音楽フェスティバルをついに開催します。

障がい者を対象とした音楽コンクール以上に
障がい者が運営を主体的に行い、収益ビジネスである音楽フェスティバルを成功させるのは
本当に至難の業の活動です。

色々な反省や異なる価値観からの意見にも耳を傾けつつ
地道に応援者を募りながら
2013年以降も、2015年、2017年と
音楽フェス開催を地道に続けてきました。

このバイタリティ、行動力。
主催者である貝谷さんが
実は24時間看護が必要な筋ジストロフィーであることを知ると、みな驚かれます。

驚いたついでに是非とも、この意義ある活動を応援してほしいので
YPPでも宣伝させていただきます。

2018GCグランドフェスティバル
11月10日(土)16:15開場、17:00開演
@新木場 STUDIO COAST
出演:Analogfish/矢井田瞳/セカイイチetc

チケットに関するお問い合わせは、DISK GARAGE TEL 050-5533-0888(平日12:00〜19:00)

車いす席・着席が必要な方に関するお問い合わせは、
NPO日本バリアフリー協会 TEL:03-5215-1485(平日10:00〜18:00)
info@npojpa.org

是非この活動をホームページでもご覧下さい。
⭐︎ゴールドコンサート⭐︎
https://gc.npojba.org/

🎸🥁🎹GCグランドフェスティバル 2018🎸🥁♬
http://www.gcgf.jp/

どちらの音楽イベントでも
「バリアフリーという活動が要らなくなる未来を目指している」という点も
「障がいの有無にかかわらず、“同じステージで”仕事がしたい!」という点でも、
YPPも心底、共感しています。

(そしてYPPも、障がいがあるメンバーが2名
GCグランドフェスティバル
の応援ホームページの更新や
寄付先リスト作成などの事務として関わらせて頂いております)

私も毎年観客席にいるのですが、音楽フェスティバルとして
十二分に楽しめる、見応えあるステージです。

是非チケットを買って
会場に足をお運びください!!!