YPPについて

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2022年 明けましておめでとうございます。


新年あけましておめでとうございます。
YPP 五味渕です。
三が日
皆様はどんなお正月をお過ごしでしょうか。

今年こそ、色々なところに遠出もしたい!
ZOOMの画面越しではなく、直接会いたい!と
自由を求める気持ちが膨らんでいる2022年の新春です。

世の中にいろいろな課題があるということは、
それだけ挑戦の場に恵まれていると言い換えられ
すべての仕事は何らかの挑戦に繋がっています。

YPPのお客様も
世界が変わる中で、みるみるとチャレンジの場を変えていかれていらっしゃいます。

お客様の事業に関わり、その意義を深く知る度
出会えたことへの感謝と
その事業に携わる一員となれたことに喜びを感じます。

裏方の事務という立場から
世の中の課題解決に携われることは
私たちの仕事の喜びです。

その課題解決により
誰かが今日、幸せに暮らせますように。

意義あるチャレンジにより
健やかで、明るい社会になりますように。

身近な人から世界中の人の幸せまで
いつか必ず叶えたいという大きな願いを抱きながら
世の中が良くなることにつながる仕事を
一つ一つ、重ねていく喜びを感じていたいと思います。

いつも思います。

私たちは微力ではあるけれど、無力ではない。
誰の仕事も、誰かの幸せのために繋がっている大切なもの。

仕事のために生きているのではなく
幸せに生きるために、仕事の喜びを追求します。

創業以来変わらない、私たちの思い
【一人でも多くの人に仕事の喜びを】

今年も挑戦の場をいただいていることに感謝しながら
2022年をスタートします。

本年もYPPをどうぞよろしくお願い致します。

YPP代表 五味渕紀子

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~動作確認編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回紹介した【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~ではGoogleスプレッドシートを使ってAppsScriptの設定を行いました。

皆さんスムーズに設定できましたでしょうか?

今日は早速動作確認をしていきたいと思います!

スプレッドシートへ設定を行う

最初に用意したスプレッドシートへ投稿したい内容を入力します。

これで準備OKです。
入力した投稿日のトリガーで設定した時間帯に投稿されます。
※ルームIDの確認方法は以下をお読みください↓

ルームIDの確認方法
予約投稿したいグループチャットの歯車マークをクリック
「グループチャットの設定」を開いたら左下に表示されている「ルームID」をコピーすればOKです
実行してみた!結果・・・

エデュタも保存して、トリガーも設定して、投稿内容も入力して、これで投稿されるのを待つのみ!!!

・・・・と思ったら投稿されない^^;

トリガーの実行数を確認したら・・・失敗している;;
解決策

またまたGASを最初に動かすにはGoogleさんにアクセス許可を与えないとダメみたいです。

エデュタ画面から「実行」をクリックします

画面キャプチャがなくて申し訳ないのですが、実行後、「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出てくるので、手順は『AppsScript設定編』でお伝えした流れと一緒です。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックする
実行されました!
実行日時と同じ時間帯に指定したチャットに投稿されましたー!

何回も「実行」をクリックしてしまうと同じ投稿がされてしまうので注意してくださいね。(笑)

まとめ

初めてGoogle Apps Script(通称GASと覚えましょう)を使う方はアクセス許可を3回くらい求められるので心が折れそうになりますが、そこをクリアすれば予約投稿が使えるようになります^^

予約投稿できるのは、管理者権限のあるグループチャットのみです。
管理者権限がない場合は管理者権限のあるYPP担当者へ「GASの予約投稿を使いたいので・・・」とお気軽にご相談ください^^

また、マイチャットや個人チャットへの投稿はできないのでご注意ください。

夜に申し訳ない気持ちでチャットを送信する方の気持ちが少しでも楽になることを願っております☆彡

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日はメンバーさんからお聞きしたチャットワークに関する便利機能をご紹介します★
Googleスプレッドシートの「Apps Script」という拡張機能を使えば指定した日にチャットワークのグループチャットへ予約投稿ができるのです!

朝は忙しいから・・・とついつい遅い時間にチャットを送ってしまうというとき、時期尚早だけど忘れないうちに連絡しておきたい!というときなど、是非ご活用ください^^

「準備の前の準備」初めてGoogle Apps Scriptを使う方・・・

GoogleドライブからGoogle Apps Scriptを取得します。
※Google Apps ScriptとはGoogleが提供するプログラミング言語で、プログラムをすることで作業の自動化が行えます。Excelで言うマクロと似たイメージです。

「新規」をクリック

「その他」から「アプリを追加」をクリック

「Google Apps Script」を検索してクリックします

スプレッドシートを開いたときにメニューバーに「拡張機能」が表示されます

1.スプレッドシートを用意する

スプレッドシートを新規で作成します。
ファイル名は何でもOKですが、のちのScriptの編集上、シート名は「シート1」のままを推奨します。

以下の必要項目を1行目に入力します。

項目名入力内容
NO管理しやすいように連番を付けるのがおすすめです
ルームID投稿したいグループチャットの「ルームID」を入力
※確認方法はのちほど説明します
投稿内容投稿したい内容を入力。TOへ絵文字も指定可能です
投稿日投稿日を「yyyy/mm/dd」で入力する
実行日時スクリプト内で自動で記録するので空白でOK
実行日時の表示形式は「日時」で設定します
2.Apps Scriptの設定を行う
「拡張機能」 → 「APPs Script」を開く
Apps Scriptを開くとこの画面が表示されます

最初に入力されているコードは全削除して、以下のコードをコピーして貼りつけます。

// 【編集対象】Chatwork API Token
const token = '●●●';

function myFunction() {

  // スプレットシート読み込み
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('シート1');
  const lastRow = sheet.getLastRow()

  // ChatworkAPIクライント作成
  const client = ChatWorkClient.factory({token: token});

  // 実行日時
  const today = new Date();

  // スプレットシートに記載がある分だけ繰り返す
  for(var i = 2; i <= lastRow; i++) {

    const room_id = sheet.getRange(i, 2).getValue(); // ルームID
    const message = sheet.getRange(i, 3).getValue(); // 投稿内容
    const reservation_date = new Date(sheet.getRange(i, 4).getValue()); // 投稿日
   
    // 同じ日付の場合、メッセージ送信
    if(diffDate(reservation_date,today)){
      client.sendMessage({
        room_id: room_id,
        body: message
      });

      // 実行日時の記録
      sheet.getRange(i, 5).setValue(new Date());
    }
  }
  
}

// 日付を比較する(同じ場合、trueを返す)
function diffDate(date1, date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

2行目の const token = ‘●●●’; の●●●のところには自分のトークンを入力します。
※トークンの確認方法は次で説明します。
※シート名を変更した場合は6行目の const sheet = ss.getSheetByName(‘シート1’); のシート名1のところも変更しましょう。

3.トークンの確認方法

自分のチャットワークにログインして、トークンを発行します。

チャットワーク右上の自分の名前をクリック → 「サービス連携」をクリック
新しいタブが開く → 「API Token」をクリック
チャットワークのログインパスワードを入力します
表示されたトークンをコピーします

先ほどのApps Scriptへ戻って●●●の部分へコピーしたトークンを貼り付けてプロジェクトを保存します。

プロジェクトを保存するアイコンは上の方にあります(ちょっとわかりづらいです)
【補足】個人契約ではない場合は管理者の承認が必要なため、こんな画面も表示されます
左側のライブラリから「ライブラリの追加」を行います

スクリプトIDは以下をコピーして貼り付けてください。

1nf253qsOnZ-RcdcFu1Y2v4pGwTuuDxN5EbuvKEZprBWg764tjwA5fLav
スクリプトID
「検索」をクリック → 「バージョン」と「ID」を確認します

・バージョン → 最新バージョン(一番大きな数字)
・ID → 変更なし(ChatWorkClient)

上記を確認したら「追加」をクリックします。

ライブラリの下に追加されたら次に進みます!
4.トリガーの設定をする

トリガーとは・・・ITの分野では、きっかけになる出来事が起こったら自動的に特定の処理を起動するソフトウェアの仕組みなどをこのように呼ぶようです。
ここでは毎日決まった時間にスクリプトを動かしChatworkへ通知するための設定を行います。

https://e-words.jp/w/%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC.html
左側のメニューから時計マーク(トリガー)をクリック
画面右下の「トリガーを追加」をクリック
必要な設定を行い、「保存」をクリックします

以下の内容で設定を行います。

・イベントソースを選択 → 時間主導型
・時間ベースのトリガーのタイプを選択 → 日付ベースのタイマー
・時刻を選択 → 通知したい時間を選択 ※指定した時間の間に実行されます

設定が完了したら「保存」をクリックします。

【注意】ポップアップがブロックされた場合は「常に許可」を選んで「完了」をクリックしてください
※※「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出て決まったら・・・

Google Apps Scripsを初めて実行するときに承認作業が必要なため、こんな表示がされてしまう場合があります。
その際は以下の手順で進めてください。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックすると実行できるようになります。
    (キャプチャなくてすみません^^;)

ここまででAppsScriptの設定が以上です!

実際に予約投稿の動作確認についてはこの後のブログで紹介しますので楽しみにしていてください^^

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渋谷サステナブル・アワード優秀賞を受賞しました!

YPPLINEやメルマガでお馴染みのプロジェクトリーダー兼広報担当の上田奏さんがこのたび渋谷サステナブル・アワード2021の優秀賞を受賞しました!!!

渋谷サステナブル・アワードは渋谷区が2019年から実施しているプロジェクトで、
上田さんは昨年に続き2年連続の受賞となりました。(スゴイ!)

オリパラきれいな千駄ヶ谷プロジェクト実行委員会」というプロジェクトを立ち上げてオリンピックパラリンピックの開催地となる千駄ヶ谷駅周辺で地域のみなさんとゴミ拾いの活動を行いました。
オリンピックの開会式二日前に思い立って活動をスタートし、最初は20人ほどだった参加者も口コミやSNSで情報が広まり、学生さんや周辺で働く人たちなど延べ300人の方が参加くださったそうです。

もともとゴミ拾いなどの地域活動が好きだったという上田さん。
持ち前のリーダーシップも相まってたくさんの人を巻き込んだ活動になったようです。
(参加した大学生からは『ボランティア活動証明書』の発行を求められたとか!)

ちなみに2020年に表彰されたプロジェクトもゴミ拾い。
住民のいないファイヤー通りという場所でバーチャル町会を作って環境活動をされたそうです。
「リアルライフヒーロー」が登場するなど、活動背景がとても面白いので、活動紹介ページをご覧になってみてください☆

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手軽にPC画面の動画を撮る方法

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
早いもので12月になりました。
今年の年末年始は去年よりも予定が入っている方も多いのではないでしょうか?
私も年末は実家へ帰省する予定なので、とても楽しみです^^

さて、今日は手軽にPC画面の動画を撮る方法をお伝えしたいと思います。

Zoomで「録画させてください~」なんて気軽に画面録画を行っていますが、
Zoom以外でも「これ動画に残しておきたいなー」と思うことないでしょうか?

Xbox Game Barを使ってみよう

その名の通り、PCゲーム向けのアプリですが、これでアプリの画面録画が可能となります。
※デスクトップ画面やエクスプローラーは録画できません。
Xbox Game Bar」はWindows10に標準でインストールされています。

起動方法:Windowsキーを押しながらGキーを押すと「Xbox Game Bar」が起動してアプリの画面を録画できるようになります。

Win+Gキーを押すとウィジット画面に切り替わります

録画手順

1.画面を録画するアプリを起動(ここではChromeを立ち上げます)

2.Windowsキーを押しながらGキーを押す。

3.「キャプチャ」や「音声」のウィジット(※1)画面が表示

4.「キャプチャ」ウィジットに録画したいアプリ名が表示されていることを確認
※ここで違うアプリを指定していると全然違う動画になってしまうので要注意です;;

5.マイクの音声も録音する場合は「マイク」ボタンをクリックして斜線が入っていない状態にする。
録音しない場合は「マイク」ボタンに斜線が入ったままにする。

6.「●」録画開始ボタンをクリック → 録画が開始されます。

※ウィジット以外の場所をクリックするとアプリの画面を表示します。
※Windows + Alt + R ですぐに録画を開始することも出来ます。
(※1) ウィジット・・・パソコンのデスクトップ画面、Webページ、スマートフォンやタブレット端末のホーム画面などに表示できる、単純な機能のアプリのことです。

注意点

注意が必要なのは、録画中にアプリの切り替えができないので、複数ツールの画面を使っての録画はできないです。

私がこのアプリを使うのはGooglemeetsでお客様と打ち合わせをするときです。
Googlemeetsは有料会員でないと録画ができないので、お客様から指定があったときは撮影許可を得たうえで録画をさせてもらっています^^

ぜひ、何かの機会に使ってみてください♪

引用

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?rid=417&PID=3711-2674

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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第1回品質向上座談会開催まとめ

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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簿記の勉強方法を見直してみました

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

先週金曜日のメンバー事務カフェは参加されましたか?
YPPの顧問税理士である中山先生がお忙しいなかわざわざご登壇くださいました><
実務に直結する貴重なお話、本当にありがとうございました!

そして、今回事務カフェに参加したメンバーさんの感想などを一人一人聞いたところ、
「簿記の勉強をしたいけど何から進めてよいか分からない」という声をちらほら聞こえてきました。
めちゃくちゃわかります。
私も産休育休を2年ちょっと…子育てしながらもそれなりに時間があったわけですが、簿記の本を1冊買ってほぼ読み進められていませんでした。
何故なら…(ここから言い訳です)読書が苦手な私としては簿記2級は試験範囲も広くなるため、どの解説書も分厚くて、できるだけ厚みのない本を選んだ結果、解説が少なくて更にわかりづらい、、でもせっかく勉強するならちゃんと理解して進めたい、、と思ったらあれ?育休終わり??

時間があったはずなのに暇さえあればただ漠然とSNSを眺めていました。

もっと手軽に勉強する方法を発見

そんな私が最近やっと気が付きました。
勉強方法を変えてみよう!!!と。

きっかけは7月に行われた第101回目の事務カフェ(録画版)で榎本先生がおっしゃっていた一言…

「今はYoutuberが再生回数稼ぐために懇切丁寧に動画で解説してくれるよ~」

これを聞いて「簿記の解説動画もあるのかな?」と試しに検索したところまさに懇切丁寧に簿記の解説をしてくれている動画がありました!
これは是非ともYPPのみなさんにお伝えしたい!
ということで、簿記の勉強を始めたいけど何からすればよいか分からない…という方は試しに見ていただきたいです。
動画は基本40分~1時間以上ありますが私は1.25倍速で洗濯物をたたみながら~とか朝食用意しながら~とかで見ています。

【入門!初心者の人が一番最初に見る動画:仕訳がメッチャわかる!】全24回(基礎18回+じっくり復習6回)

さらに同じ方がkindle版でも著書を出しているのでまとめて動画を見られないときにも勉強できちゃいます。(著書を基に動画を作成しているとのことなので、連動して学習できそうです。)

何が良いって、いちいち分厚い本を引っ張り出して椅子に腰を落ち着かせなくても良いこと。
また、よくある解説書と違い理屈で話してくれるので一つ一つ理解した上で読み進められるのです。
スマホ片手に勉強できるから子どもが砂場で遊んでいる合間などの隙間時間に読んだりしています。
今の時代に生まれてよかった…(笑)

実際に過去問を解くとしたら別途問題集を購入する必要がありますが、簿記の知識を深めるためには十分な内容だと思います。
Youtube視聴も無料ですし、kindleも無料サンプルでどんなものか読めますし、勉強を進める第一歩としてお時間があるときに是非覗いてみてください☆

私も簿記検定2級・・・いつか受験する日を夢見てゆるゆる勉強を進めていこうと思います。

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ミスについて考える

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

食欲の秋ですね…食欲の秋を通り越してもうすぐ10月ということで早いところはクリスマスケーキの予約がスタートする!と思ったら一気に年末感を感じています。
今年はどこのケーキを予約しようかな…そんなウキウキ気分とは違ったちょっと真面目な話題です♪

ミスを共有することについて

突然ですが、仕事において、プライベートにおいて、ミスをしたことはありますか?
「ない」と答えた方は、普段何を心がけていらっしゃるのかお聞きしたいので是非ともご連絡ください。(笑)

恐らく「ある」という方が多いと信じて…
今日はミスについてYPP本部という立場から私なりに考えてみたいと思います。

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、YPPではミス共有をしよう!ということで、
メール配信やHPのメンバーページで今まで起こったミスを事例として公開していました。

でも、忙しさのあまり何故ミスを共有するのかという趣旨をお伝えできていないような気がしたので少し整理してみたいと思います。

ミスは恥ずかしいことじゃない!と考えられるようになりたい

ミスをしたとき、みなさんどんな気持ちになりますか?
「やばい! どうしよう! 上司に怒られる>< 帰りたい…T_T 消えたい…T_T 地球爆発しろ!!!」
私は少なくともこれでした。(苦笑)
誰しもミスをすると嫌な気持ちになるはずです。
めちゃくちゃ落ち込みます。でもミスしてしまったことは取り返せない。
なんでこんなミスしてしまったのだろう・・・

人間誰しも完ぺきではないのでミスはします。
でもミスはしたくない!それならミスの原因を追究して業務改善につなげよう!
という気持ちをみんなが持てればミスは恥ずかしいことではないと思えるのではないかと考えます。
とは言っても改善方法を一人で考えなければいけないものではないです。
やりにくさを感じたら何か良い方法がないかと相談するのも改善の第一歩です。
それによって仕事の効率がアップしたらとても良い流れが生まれそうですよね。

ミスへの対処法をトヨタ式から学んでみよう

ここで「トヨタ式」を例に挙げてみます。
トヨタ式は日本を代表する自動車メーカーであるトヨタの製造現場のムダ゙を省いた改善方式のことです。
これをビジネスへ応用したのが「トヨタ式」と呼ばれています。

トヨタ自動車では、製造ラインで異常が発生したときに以下の対処を行うそうです。

 (1)その場ですぐにミスの原因を調べる

 (2)二度と同じミスが起きないような改善を行う

たとえば、不良が出たときに、不良品を脇によけて、そのまま生産を続けたとすれば、たしかに生産そのものは順調に進みますが、不良ができた原因はそのままなので、再び同じ不良が出る可能性がありますし、場合によってはさらに大きな不良につながる恐れもあります。
 原因についても「あとで調べよう」と思ったとしても、時間が経ってからでは、「不良が出たそのままの状態」は残されていないため「真の原因」を見つけるのは困難です。結局は、「もっとみんな作業に集中して」「みんなで不良が出ないように気を付けよう」といったたいして役に立たない精神論に終わってしまいます。
 これでは不良を完全に防ぐことはできません。だからこそ、トヨタ式は不良が出るといった異常があればすぐに生産ラインを止めて、その場で徹底的に原因を調べるのです。そのうえで改善を行えば、同じ異常は二度と起こらないようにすることができるのです。

http://a.msn.com/00/ja-jp/AAuDRb9?ocid=sli

「ミスをした」と聞くとミスした人を責めたい気持ちになったり、ミスした内容に目を向けがちですが、
「こんな改善をした」というプラスの部分が最初に伝わって、
これは他の現場でも応用できそう!なんて繋がっていくといいですよね。

また、「危うく間違えるところだった!」というヒヤリハットも同じです。
ミスが発生しそうと思ったならそれは作業の流れに問題があるかもしれません。
いつものやり方しかないと思わずに、こうしたら良いのではないか?と思ったら改善のチャンスです。
一人で解決できなくても、YPPには作業メンバーや担当営業がいます。
共有することで改善策が見つかるかもしれないです。
そしてそして、もしこんな良いやり方があるよ!こうやった方が間違いないよ!という情報を持っている方はどんどん教えてほしいです^^
すでに知っているかも…?なんても思わずに便利ツールなどもあればどんどん紹介したいと思うのでLINEからでもメッセージください☆

少しでも業務が円滑に進められるようにミス共有ではなく改善策の共有ができる環境を作れるようにしていきたいと思う今日この頃です。

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防災という視点で業務フローを見直してみても、DXにつながる

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今日はDXを進めたい方に
職場に投げかけるボールを変えてみたら進むんじゃないか?ということを
シェアしたいと思います。

先週金曜日に
メンバー事務カフェで『防災』について学びました。

YPPでも阪神淡路大震災や東日本大震災、熊本自身で被災したメンバーさんが居ます。

体験した方の声を直接聴いたり、
防災対策を平時から取り組んでいる方のお話を聴いて
備えを見直そう!という勉強会でした。

勉強会当日のもようは、事務カフェメンバーの報告記事に譲るとして
しばし会社の防災について考えてみました。

YPPはお客様の大事な経理・受発注業務・給与計算等を担っています。

被災してPCが使えない、ネットに接続できない
そんな時にも
滞りなくお支払いができるように全てバックアップ体制ができているか?

改めて見直してみると
チーム制で地方にメンバーが分散し、
どこかで何か起きても崩れない体制が出来上がっている現場もあれば、
その人に何かあったら業務が滞る、という現場も0ではありませんでした。

少量の業務でもペアを組み、
極力「属人化を避ける」YPPであっても
近隣メンバーがペアなら、広範囲の災害時にはお互い被災する「残存リスク」を抱えています。

少なくとも
会社やお客様先に行かなくても
自宅からテレワークで仕事ができる環境は以前からあり、
コロナによって更に整いましたが
広範囲の被災があった場合に
離れたエリアに確実に、同じ仕事を分かっているメンバーが居て補ってくれる というレベルで業務の継続性を担保するには
これから一つずつの現場の丁寧な(定期的な)見直しが欠かせません。

テレワーク主体のYPPでさえ完璧ではないので
全員が会社に出勤している場合は尚更
「いざという時の備えを」と言われても
ソフト・ハードともに環境整備のハードルは、とても高く感じそうです。

少しでもご参考になれば、と思い
YPPのやり方をご紹介します。

まずYPPで「最初の一歩」を踏み出す場合
一人で抱えないように、仕事のペアを探すところから始めます。

防災対策であってもテレワーク導入であっても
1.小さな仕事単位でペアをつくる(共有化・見える化)
2.会社以外でも作業できるようにする(ペーパレス・クラウド化)
3.更なるリスクヘッジを考える(災害時対応のルールを決める)

この順番で
地道に粘り強く、進めていくしかありません。
(通常ではアウトソーシングをきっかけに上記1と2を同時に進めます)

事務の現場にいる人は、
急激な変化よりも少しずつ試しながら工夫して進めるやり方に
安心感を抱くタイプが多い
ように思います。

このような「緊急性は高く感じられないけれど、重要性は高い仕事」は
「時代の流れに乗ってDXしよう!」といううたい文句より
「お客様や取引先様にご迷惑をおかけしないように備えよう」という動機の方が受け入れられやすいでしょう。

なかなかテレワークが進まない職場は
ハード面の導入検討の前に
「どうしても滞らせたくない仕事」でペア担当をつくるところから
始めてみてはいかがでしょうか。

地震は今年中に起きるか分かりませんが
台風は間違いなく今年もやってきます。

天候の悪い日は出勤しなくても仕事がサクサク進められる。
そんな環境整備の検討は早く着手して損はない!と思います。

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