YPPについて

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第4回品質向上座談会開催報告

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日は5月に開催した品質向上座談会の様子について報告いたします。
今回は初めて参加するメンバーが2名の計6名の方がご参加くださいました。

今回お聞きしたのは、「頭の整理の仕方」について。今後「メンバー事務カフェ」で勉強してみたい事。

「頭の整理の仕方」について

YPPのメンバーさんはWワークはもちろん子育て中の方が多く、お仕事だけではなくプライベートのタスクも抱えている方がたくさんいらっしゃいます。
やらなきゃいけないことは手帳で管理していたり、付箋に書いて目に付くところに貼っておくなどのご意見がある中、Notionで管理しているとのお声も!

せっかくなので画面共有して見せてもらいました。

全体のほんの一部ですが、画像は1週間分の予定です。スクロールするとその先の予定やいつかやりたい事リストがまとめられています。

1週間の予定は週の初めに組み立てるそうです。
これだけ整理されていると更にモチベーションもアップしそうです!

タスク管理をやってみたいけど、Notionを作り込むのに時間がかかりそう・・
と思うかもしれませんが、Notionでは無料でテンプレートを提供しています。
このページを所有しているメンバーさんも、テンプレートを組み合わせて作ったそうなので、テンプレートギャラリーを見て色々試してみることをおすすめします。
また、メンバーさんにページを複製しても提供してもOKと許可を得ているので、ご希望の方はYPP伊澤までお問い合わせください^^

また、今回の気づきとして「タスク」は仕事もプライベートも分けずに一元管理した方が抜け漏れがないということが挙げられました。
もちろん個々の管理なので合う合わないがありますが、もし「頭の整理」が日々のスケジュール管理だとしたら一度ひとまとめに管理する方法を試してみることをおすすめします!

「メンバー事務カフェ」で勉強したい事

YPPで定期的に行っている事務の勉強会、「事務カフェ」ですが、
そこで何か学びたいことはないかと聞いたところ、

NFT、メタバース・・

と、ワードが出てきました。
日本の政治でも取り入れていくとのニュースを目にした覚えのある方も多いのではないでしょうか。

私もこの日をきっかけにNFT・メタバースものすごく意識するようになりました。(笑)
普段、何気なく聞いていた話題でも、意識を持っている方と接する機会があると興味が沸きますよね。
事務カフェのテーマとする際は、是非ご参加ください!

品質向上座談会では、普段YPPのお仕事以外でメンバーさんと繋がることができます。

些細なことでも気軽に相談できそうということで、ご参加くださっているメンバーさんもいらっしゃいますし、
あんまり発言できなかったけど、肩の力を抜いて参加できました♪など、ご感想もいただいています。

参加が難しくても、気が付いたときには是非ご意見お寄せください☆
https://forms.gle/G6gfrgfCgvb9tVrG8


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【Notion】YPPメンバー専用ページを活用しよう♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

3月1日にオープンしたYPPメンバー専用ページはもうご覧いただけたでしょうか?

ここはメンバーの皆さんも編集者として作っていくことが出来るページです。

作っていくってどういうこと??
と、イメージがわかない方の為に、今日はこのページの活用方法を紹介したいと思います★

情報の倉庫

YPPメンバーページは様々なコンテンツを用意しています。
閲覧だけでしたらYPP公式LINEページにリンクがあるので、そこからアクセスすることができます。

ただ・・・閲覧だけではもったいないです!!!

例えば、仕事を通して知り得た情報。

調べては忘れてまた調べ直す・・といったことをしていませんか?

また、調べた情報を自分のものにできれば良いですが、そこに留めずに一緒にはたらく仲間にシェアしたいと思ったことはありませんか?
同じチーム内で仕事をしているメンバーにはチャット内で共有することは可能ですが、チャットの回転が速いと埋もれてしまう。。

そんな時こそYPPメンバーページに情報を残してほしいです!

例えば「YPPの業務で使っているシステム」のページ。

今が旬(?)のNotionについて、まだまだ未知の部分が多いので色んな情報を調べます。
でも調べたものの該当ページを全部ブックマークしたところで、どれが何のページだったか思い出せない・・・
そんなときメンバー専用ページの編集権限を持っていれば、URLやメモを残しておけるので、振り返りにもなるし他のメンバーさんも同じことを調べなくてもこのページを見ればすぐに解決することが出来ます!

Notionに限らず、YPPで使っているシステムの知識の「倉庫」→やがて「宝庫」となるように活用いただけると嬉しいです♪

みんなに教えたい便利ツールのページも用意しているので、情報をため込んでいる方は是非編集者をご希望ください。

Notionは使ったことがないから触るのが不安・・・

という方もいると思いますが、あくまでメンバー専用ページなので何か間違って消してしまっても大丈夫です!(笑)

そんな時はYPPスタッフまでお気軽にご連絡ください。
頑張って直します!

編集権限ご希望の方はこちらのフォームから申請してください^^


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手軽にPC画面の動画を撮る方法~その2~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

4月を目前にして、娘が通う保育園がコロナによる感染者数増加のため休園となり、
夫と育児と家事と仕事の時間を分担しながらの生活真っただ中です^^;

さて今日は以前、Windowsに搭載されているXbox Game Barを使った録画方法をご紹介しましたが、
嬉しいことにメンバーさんからおすすめの動画ツールを教えていただいたのでブログでもシェアします☆

まずは、Xbox Game Barのおさらい

Xbox Game BarはCtrl+Gで起動して、特定のブラウザを録画することが出来ます。
手軽な反面、デスクトップ画面は録画できない・ブラウザの切り替えに対応していないという難点がありました・・

また、録画の一時停止ができないので都度ストップしては後で結合作業が必要という手間もあります。

無料版は5分まで…だけど知っていて損はない?!【Loom】

教えてもらったのはLoomというChromeの拡張機能です。

録画したデータは素早くウェブページに記録され、トリミングなどの編集が可能です。
また、ブラウザだけではなくデスクトップ画面などPC全体の録画もできます。
クラウド上で管理するので、編集後はリンクを送るだけで簡単にシェアができます。

画像は録画設定画面です。アイコンをクリックすると録画設定が表示されます。

無料版だと録画上限が5分ですが、文字では伝えにくいしzoomを繋ぐまでもないなど、ちょっとした作業手順を伝えるときに便利です^^

必要に応じて右下のアイコン部分に自分の顔を映して音声を入れることも可能です。

まだこのブログ(wordpress)へ埋め込む機能はないですが、YPP一押しのNotionでしたら録画した動画の埋め込みも可能です!

Loomの設定手順をLoomを使って簡単な動画に収めたのでご興味ある方は是非ご覧ください^^

LoomをChromの拡張機能に設定する

今のところ英語版のみですが、使い方はそこまで難しくないので是非試しに使ってみてください♪


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PDF編集ツール比較検討

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

気が付けば3月最終日ですね。
関東は日によって暖かい日が増えてきました^^
桜も気づけばきれいに咲かせてます。まだまだ寒くなる日もあるようですが、体調にお気をつけて過ごしましょう!

さて今日は、PDFの編集ツール比較検討と題しまして、いっぱいあるけど何が良いのか?を考えてみます。

PDF編集ができるソフトウェアは沢山ありますが、適当に検索して編集できたとして、保存するとソフトウェアのロゴが書類に付いてしまって、ロゴを消すには有償版へ勧誘してくるなどちょっと困った現象を体験したことがある方も多いのではないしょうか。

でも探せば無料でPDF編集ができるツールがあるので、参考にしていただけると嬉しいです♪

Adobe Acrobat Reader

https://www.adobe.com/jp/

何かと気づけばお世話になっているAdobeさん。
でも、PDFを編集しようとすると有償版へ勧誘されます。(一応7日間は無料で使えます)

無償版で出来るのはコメントと署名までなので、これだけやりたい場合は十分かもしれないです。

コメント:テキスト入力や描画の追加等
入力と署名:署名ができる(自分の名前の印鑑画像を登録しておけば捺印も可能)

使用例:署名、テキスト注釈、描画ツール、テキストハイライト。色も選べます。

無料で使えるPDF編集ツール

PDF編集で何がやりたいって、分割とか結合とか向きの回転だったりするんですよね・・・
そんな機能が手軽に使えるツールをご紹介します♪

◆CubePDF

https://www.cube-soft.jp/?lang=ja
よく使うソフトをダウンロードすればサクサク編集できます♪
※ダウンロード時にウイルスソフトなども一緒に入ってくるので不要なら削除してください。

CubePDF Utility 結合・抽出・編集
CubePDF Page 結合・分割
その他

CubePDF Utilityの編集画面です。

◆pdf_as

http://uchijyu.s601.xrea.com/wordpress/pdf_as/
大量のデータを一括で編集したい方におすすめです。

結合・追加・分割・抽出・削除・回転等

メニューはアイコンのみです。慣れれば使いやすいと思います。

◆I♡PDF

オンラインツールだからブックマークしておけばすぐに開いて使える♪

結合
https://www.ilovepdf.com/ja/merge_pdf
分割
https://www.ilovepdf.com/ja/split_pdf
その他、圧縮・変換・データ形式の変換などのページもあります。

画面も見やすいです♪

◆GoogleChromeの拡張機能

Chromeの拡張機能でもPDFを編集ツールがあることをご存知でしたか?

Chromeウェブストアから拡張機能を検索してインストールします。

Smallpdfが分割以外にも色々できそうです。
ピン留めしておけばいつでも呼び出せます♪
メニュー画面

拡張機能を追加したら右上のアドレスバーの横にアイコンが表示されるようにピン留めしておけばすぐに機能を呼び出すことが出来ます。

最後に

PDFの無料ツールは探すと沢山ありますが、使い勝手や特徴もそれぞれです。
ご自分の使いやすいツールを使ってみてください♪

たまに編集するくらいならわざわざ有償版にする必要はないと思います!

他にもこんなツールがあるよ!など、おすすめがありましたら教えてください^^


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【Notion】メンバー専用ページオープンしました

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日はYPPに登録中のみなさんにお知らせです♪
3月1日にYPPメンバー専用ページがオープンしました!!!

事務カフェを機にYPP内でのNotion需要が一気に広がり、品質向上座談会でも声が上がっていた「メンバー同士で情報を共有する場が欲しい」という希望を兼ねるべく作りました。

ここに情報を集約して、困ったらメンバー専用ページを見てみよう!と思ってくれるようなページにしていきたいです!

今日の献立などの息抜きスペースも是非活用してくださいね^^

URLは3月1日配信の「【YPP品質向上委員会】メンバー専用ページオープンしました☆」メールに記載があります。

YPPのLINEページにもバナーがありますので、そこからいつでも閲覧できます。

共同編集者も募集中ですので、皆様からのエントリーお待ちしております♪


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知っておきたいExcel操作~複数シートを一括編集する~

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

本日は意外と知らない?でも知っていると知らないでは業務スピードが格段に上がる!
Excel操作についてご紹介します^^

複数シートを一括編集しよう

突然ですが問題です。

1~12月までシートが分かれたカレンダーがあります。
毎週月曜日は「可燃ごみの日」です。
さて、すべてのシートの月曜日に「可燃ごみの日」と入力するのに何分かかるでしょうか?
※祝日は除くなどは考えないです。

   

正解は・・・・

           30秒!!!!!

むしろ30秒もかかっていないかもしれない・・・

シート一括編集の手順

  1. シート上で右クリック
  2. 「すべてのシートを選択」をクリック
  3. 一括編集
シートを右クリックするとメニューが出てきます。
「すべてのシートを選択」をクリックするとシートのタブの色が変わります。

複数シートを一括編集する

シート全体の一括編集方法をお伝えしましたが、全部のシートではなく選択したシートをだけを一括編集することも可能です。

例えば7月、8月、9月、11月のシートを一括編集する場合はCtrlキーを押しながらクリックすると複数シートを選択できます。

選択中のシートだけ色が変わっています。

この状態でシートを編集すると選択されているシートのみ一括編集ができます。

一括編集の解除

一括編集したあとは忘れずにシート選択の解除を行ってください。
解除方法は2通りあります。

最初に右クリックをしたシート以外のシートを選択
 または
再度シート上で右クリックして「シートのグループ解除」をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか?
もしシートごとにポチポチ編集していることがあったら今すぐ一括編集に変えることをおすすめします!

今回は紹介したのは文字入力だけでしたが、行列の幅の変更や関数の入力、セルの色変えなどももちろん行えますので、「知らなかった!」という方は是非お試しください^^


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Windowsで日本語を入力すると正しく入力できない現象

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

以前、キーボードの変換が2回しかできないという困った現象が起きたことを紹介しましたが、また変な現象に出合いました・・・^^;

ローマ字入力ができない!!!!

こんな感じで入力されてしまいます。。

かきくけこ ⇒ kあkいkうkえkお
さしすせそ ⇒ sあsいsうsえsお
なにぬねの ⇒ nあnいnうnえnお

朝からチャットワークにメッセージを入力したいのに困りました。。
でも、メモ帳には入力が出来たのでメモ帳に入力して貼り付けて・・・・めんどくさっ!!!(怒)

原因と解消方法

早速Google先生で解消方法を調べました。
メモ帳に検索したいキーワードを入力して貼り付けて・・・めんどくさい(2回目)

参考までに検索キーワードはこちら・・・
「文字入力が変 ローマ字入力できない Windows kあkいkう」で出てきたワードをヒントにして、

⇒ 「未確定の文字列が「kあ」と表示される」でたどり着きました。

【ヒットしたページ】Windows 10 アップグレード後にアプリケーション上のデータグリッドへ日本語を入力すると正しく入力できない現象について

原因
Windows 10 ビルド 1709 (Fall Creators Update) での仕様変更に内包されていた不具合であることが判明しております。

この仕様変更は、日本語入力の途中で別の入力フィールドへフォーカスを移動した際に、入力途中の未確定の文字列を自動的に確定させるという動作となっておりました。

この仕様変更に伴い、日本語入力中の文字列の確定タイミングに変化が生じたため、データグリッドのようなインターフェースを持つアプリケーションに対して影響が生じました。

解決方法
下記のレジストリ設定をご適用いただくことにより、本問題を回避いただくことが可能です。

前述の Windows 10 ビルド 1709 (Fall Creators Update) における仕様変更の動作を無効化し、Windows 10 ビルド 1703 以前の動作に戻すための設定となりますので、他に副作用はございません。

レジストリキー: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\Microsoft\CTF\Compatibility\<アプリケーション名>
値の名前: Compatibility
値の型: REG_DWORD
値: 0x00008000 (16進)

うん、全然わからない!

とりあえずアップデートしたら不具合があって動作がおかしくなったみたいです。

ということで、ちょっと今回の現象とは異なりますが、Windowsが原因なら再起動してみよう!的な記事を見つけたのでPCを再起動してみました。

解決!

再起動したら解決しました。

その後特に問題ないので、もしこんな不可解な現象に出合ったら一度PCを再起動することをおすすめします。

Microsoftページにあった解決方法が読み解けた方は是非教えてください!

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第3回品質向上座談会報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日は先月行われた品質向上座談会の様子について報告いたします☆

今回はお馴染みの顔ぶれに加え、YPPでお仕事をはじめて1年足らずの初めましてなメンバーさんもご参加いただき、事前にいただいたお悩みに対してYPPメンバーの視点で様々なご意見を聞くことが出来ました!


新人メンバーさんの対応についてのお悩み

質問があったとき、すぐにお返事をしたいけどなかなか時間がとれない。

そんなジレンマの中お仕事をされている先輩メンバーさんのお悩みです。
健やかにお仕事を進めるためにはどのような解決策があるしょうか・・・

◆YPP案
チャットワークの概要欄や自己紹介欄へ対応可能な時間帯の提示を社内で習慣づける

◆メンバー意見 

  • 最初に「遠慮しないでどんどん聞いて」と伝える。お返事までに時間がかかるときは「少し待ってください」など一時返信するなど、コミュニケーションをとる。
  • チャットに「●曜日はNG」と書かれると、連絡してはいけないのかな・・と思って遠慮してしまうので、簡単でもお返事があった方が安心する。
  • 今の状況がわかるバーチャルオフィスのような環境で仕事ができるとやりやすくなりそう。
  • 複数業務を掛け持ちしてるケースが多いので、仕事中でもどの業務に対応しているのかのON/OFFがわかるとよいかも。

“「●曜日はNG」と書かれると、連絡してはいけないのかな・・と思って遠慮してしまう”そうなのか~~と、目からうろこでした><
ただ、常にチャットをチェックしていなければならない環境はストレスになりかねないので、うまくコミュニケーションをとって(事前に「この時間は●●しているので・・・」と伝えておくなど)気持ちの余裕を持ちたいですね。
バーチャルオフィスもこれを機会に試してみたいです!


ルールが増える業務で、長年続けてもミスが減らないケース
メンバーさんへ伝えたいことがうまく伝わらないときどう対応している?

◆メンバー意見

  • セルフチェックリストとフロー図の作成をメンバーさん自身に作ってもらう。
    与えられたマニュアルよりも本人がどうやって作業をしているのかがわかる

zoomの画面共有を活用して、相手に操作して流れを確認するという方法も考えられましたが、それでもうまくいかない・・・という声に対してのご意見でした。
ついつい先輩メンバーさんがチェックリストや手順書を作ってしまいがちですが、分からない人が作ってこそ、手順を確認することで流れの整理がされて業務理解に繋がりそうです!


報酬について

タイムチャージを件単価にする難しさ
モチベーションアップにつながる何か

タイムチャージ
デメリット
 仕事が早くなると報酬が下がってしまう
 稼働時間をつけるときに悩む(1分、30秒など細かいところ)

メリット
 他のお仕事も挑戦してみようというプラスの意識につながる

件単価
デメリット
 新しい業務へ進みにくい

メリット
 1業務に対する報酬がわかりやすい
 時間に縛られず、自分のペースで仕事ができる

モチベーションアップするには?

  • 新メンバーさんのフォローする立場になったとき、手当があるとモチベーションアップしそう
  • 年末にあった「本のプレゼント」のような企画があると嬉しい
  • 業務に対するビジョンをメンバー同士で分かち合いたい
  • どういう想いで代表がやっているのかをメンバー同士でわかるようなメッセージなど伝えてほしい
  • レベルアップしたらそれなりに評価してほしい
  • 直接業務依頼があるとき、報酬の話をしっかりしたい

タイムチャージが件単価・・・業務によって1件あたり○○円で区切れない業務はタイムチャージになりがちです。
ただ、手早くなるとその分メンバーさんが損をしてしまうのは避けたいところ><
モチベーションアップになるような単価アップや手当の付与などぜひ考えていきたいです!
また、「直接メンバーさんへ業務依頼をするときにお金の話がない」というのが心当たりがありすぎて聞いていて耳が痛かったです^^;
ついつい「こんな業務だけどできる?」と、やれるかどうかに重きを置いてしまって報酬のことは後回しになることが多かったかもしれないです><
お声掛けをする際は忘れずにお伝えするように肝に銘じておきます。。


Notionの活用をすすめています!

先月の事務カフェで勉強したのをきっかけに、YPPではNotionの活用を進めています!
まずはYPPメンバー専用ページを作成中なので、少しでも早くみなさんに共有できるようにがんばります^^
座談会ではその一部を参加者のみなさんに見てもらいました♪
できれば閲覧するだけではなく、メンバーそれぞれが書き込みなどができるようなページにしたいので楽しみにしていてください☆

最後に

一緒にお仕事をしているメンバーさんから、普段聞けない貴重なご意見がたくさん聞くことができてありがたかったです。
少しでもみなさんの意見を実現できるように、社内での周知や今後の活動に活かしていきたいと思います!

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【便利機能紹介】チャットワークのグループチャットをカテゴリ分けする

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

2月になると、もうそろそろ暖かくならないかなぁ・・・と思うことが多い気がします。
まだまだ寒さが続きそうです。
娘からもらった鼻かぜを早く回復したいです。

今日はYPPではお馴染みのチャットワークの便利機能を紹介します!
すでにご存じの方は多いと思いますが、地味だけど便利なやつです。(笑)

グループチャットをカテゴリ分けする方法

YPPでは特に掛け持ちの仕事が増えると、そのたびにグループチャットも増えるので、どれがどのチャットなのか迷子になってしまったり、他の業務が気になって今進めたい業務に集中しにくい・・・ということはありませんか?

そんなとき、グループチャットをカテゴリ分けすれば解決するかもしれません!
予め業務ごとにカテゴリを作成しておけば、必要なチャットだけ表示されるので探すのもスムーズになります。
個人のチャットも選択できるので、カテゴリに関連する人のチャットも入れておくことをおすすめです^^

カテゴリ作成方法

  1. 「すべてのチャット」をクリック
  2. 「+」をクリック → 「カテゴリを新規作成」の画面が表示されます。
  3. 任意のカテゴリ名を入力
  4. カテゴリに入れたいグループチャットにチェックを入れる
  5. 「作成する」ボタンをクリック

グループチャットを追加・削除する場合

カテゴリのプルダウン選択時にカーソルを合わせると表示される鉛筆マークから設定できます。
削除する場合はゴミ箱マークです。

おわりに

カテゴリ分けをしてチャット内がすっきりしましたでしょうか?^^
整理することで、少しでも業務効率化につながることを願っております☆

引用
https://help.chatwork.com/hc/ja/articles/203354300-%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%88%E3%82%92%E3%82%AB%E3%83%86%E3%82%B4%E3%83%AA%E3%81%AB%E5%88%86%E3%81%91%E3%82%8B

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2022年 明けましておめでとうございます。


新年あけましておめでとうございます。
YPP 五味渕です。
三が日
皆様はどんなお正月をお過ごしでしょうか。

今年こそ、色々なところに遠出もしたい!
ZOOMの画面越しではなく、直接会いたい!と
自由を求める気持ちが膨らんでいる2022年の新春です。

世の中にいろいろな課題があるということは、
それだけ挑戦の場に恵まれていると言い換えられ
すべての仕事は何らかの挑戦に繋がっています。

YPPのお客様も
世界が変わる中で、みるみるとチャレンジの場を変えていかれていらっしゃいます。

お客様の事業に関わり、その意義を深く知る度
出会えたことへの感謝と
その事業に携わる一員となれたことに喜びを感じます。

裏方の事務という立場から
世の中の課題解決に携われることは
私たちの仕事の喜びです。

その課題解決により
誰かが今日、幸せに暮らせますように。

意義あるチャレンジにより
健やかで、明るい社会になりますように。

身近な人から世界中の人の幸せまで
いつか必ず叶えたいという大きな願いを抱きながら
世の中が良くなることにつながる仕事を
一つ一つ、重ねていく喜びを感じていたいと思います。

いつも思います。

私たちは微力ではあるけれど、無力ではない。
誰の仕事も、誰かの幸せのために繋がっている大切なもの。

仕事のために生きているのではなく
幸せに生きるために、仕事の喜びを追求します。

創業以来変わらない、私たちの思い
【一人でも多くの人に仕事の喜びを】

今年も挑戦の場をいただいていることに感謝しながら
2022年をスタートします。

本年もYPPをどうぞよろしくお願い致します。

YPP代表 五味渕紀子

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