2019年 8月 の投稿一覧

【事例紹介】経理担当の退職を機にアウトソーシング

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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

最近ご依頼をいただいたお客様の事例をご紹介します。

 

クライアント:システム開発

業務内容:人事労務・経理業務

○人事労務・・・立替経費精算、給与計算、給与明細の送信、給与振込業務
○経理・・・資金繰り表作成、資金移動、会計データ入力

◆ご依頼のきっかけ

総務経理を一手に引き受けていた正社員の方の退職に伴い
後任者の採用と比較検討した結果、
アウトソーシングを決断。
引継ぎ期間2ヶ月弱で、前任の方から一通りの業務説明をいただきました。

引継ぎにはZOOMの録画機能を使い
受発注システムの操作画面などは、動画で記録しました。

◆アウトソーシングで良かった点

ベテラン正社員がフル稼働していた業務を
短期間で一人が全部こなすのは難しいですが
業務を切り分けることで乗り切りました。

具体的には
約30名の立替精算担当  ・・・ 1名
給与計算・明細作成・各社員へのメール送信・振込用データ作成・・・2名
銀行間の資金移動・振込予約・・・1名
資金繰り表作成・会計データ入力・各種書類の確認と社内担当者との連絡・・・1名
という形で業務を分けました。

◆複数名での分担のメリット

短期間での引継ぎでは細かな注意点まで説明が行き届かない、
もしくは、説明されても後任が覚えきれないこともあります。

新しい仕事の不安を一人で抱えるのではなく
チームメンバーと本部スタッフとで
「これはどういうルールであるべき?」を相談しつつ
現場の感じた疑問点を細かなところまで記録し
会社としてフローや運用ルールが曖昧だった所は
経営陣との月1回の定期ミーティングの中で検討し
ルール化していきました。

分刻みのスケジュールの経営陣から時間をもらうのは大変ですが
定期化することで、着実に相談の時間を確保できます。
また常時、複数名が動くため、
チャットやスプレッドシートへの書き込みで
運用ルールを残しながら、チーム全体で
確認することが習慣になります。

事務フローや
立替精算時、出張手当の支払基準など
大手企業では整っている制度も
めまぐるしく成長するベンチャーでは
新たな事象の発生により
社内ルールの見直しが迫られる頻度は高くなります。

定期ミーティングで経営側と現場両方の関係者が集まり、
集中して考えることで、一時的にコストはかさみますが
事務効率はアップしていき、長い目で見ると
直接採用に比べ、低コストの運用が可能となります。

経理の正社員が孤軍奮闘し、残業がなかなか減らない職場がありましたら
退職というきっかけがなくても、
一部をアウトソーシングしながら、
フロー見直しの習慣づけを作ることは
労務・経理の安定につながります。

お困りの方はぜひご相談ください。

第95回事務カフェ報告『想像を絶する便利さ』のExcel

驚くほどの便利さ!Excel勉強会

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

8月の事務カフェは、
夏恒例『Excelの達人』東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史氏を講師にお迎えして
PC苦手な初心者でも明日から使える小技や、
基本ショートカットキーをいきなり応用編にするポイント、
関数を覚えなくてもできるピボットテーブルを学びました。

 

excelとグラフのイメージ写真

毎日触ることがない日がない、と言ってもいいくらい
お世話になっているExcel。
おそらく、事務ロボットが使われるようになっても
Excel知識が作業効率の圧倒的な差を生んでいる状況は
しばらく続くことは間違いありません。

榎本先生いわく
「知らなくても同じことは出来るけれど、
毎日やるなら、確実に掛け算(効果)で、時間が変わる!」

時間の使い方が圧倒的に変わる、ということは
人生が変わるといっても過言ではありません。

まずは、初級者編で
表の中を自由自在に移動できるためのショートカットキーを教わりました。

ブログを読んでくださる方に、特別シェアです。

便利ショートカットキー一覧
(文字が見づらい場合、ダウンロードして拡大ください💦)

あれ?まだ使ったことがないものがある、という方はぜひ
お手元のキーボードで試してみてください。

また、なんといっても【ピボットテーブル】の紹介では
参加者の方から
「想像を絶する便利さ!」と
なんとも主催者冥利に尽きる言葉がありました。

ベテランほど関数を駆使してしまいがちですが
(そしてやはり関数は絶対知って使った方が良いですが)
関数を使わなくても瞬時に集計が出来る【ピボットテーブル】もまた
絶対に絶対に、知っておいてほしいExcel機能です。

なんといっても、元のデータを触らないため
出てくる数字に嘘がない!というのが
レポートをもらう立場からすれば、データの信用度が圧倒的です。

また提出する側も、
関数が抜けていないか、並べ替えで間違えていないか
コピペミスやないか、など
作業手順で気にするポイントが減ることは大きなメリット。

ピボットテーブルのやり方は、さまざまネットに情報が出ているので
今まで苦手意識があった方は、ぜひ勉強してみてください。

 

おまけに。。。

よくある『関数地獄』とその対応策として

1.表が巨大でわかりにくい
→グループで整理する。データと印刷フォームの分離を

2.シート数が膨大でどれが最新なのかわらない
→ピポッドテーブルで表の整理、適当な単位で別ファイルに
ハイパーリンクで目次シート管理すれば時間短縮

3.山のようなファイル数
→ファイル名・保存場所・履歴管理のルールを決める

4.関数式が複雑で作った人しかわからない
→名前の管理でわかりやすくコメント

5.関数式が壊れているのに気づかないでずっと使っている
→条件付き書式でエラーチェックのしくみを組み込む

なども、榎本先生おすすめのExcel共有ルールです。
(じっくり知りたい方はぜひ、事務カフェの榎本先生の回にご参加ください)

経理の現場で、榎本先生いわく「必要に迫られて」
磨きをかけてきた時短技の一端を教わることができ、
参加者の方々も大変満足していただけたと思います。

次回事務カフェも、魅力的な講師の方を招いて
「コレ、知らなかったとしたら怖かった~」と言っていただける内容をお届けします。

以上、第95回事務カフェ報告でした☆

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☆事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」に、
2017年からは、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただいております。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

なお、寄付先のかわうちワインさんについても
一人でも多くの方に知っていただきたく、
事務カフェ報告のたびにご紹介をしております。
ぜひご覧ください。

ふくしま×できること 福島で働くとは?