2021年 10月 の投稿一覧

第1回品質向上座談会開催まとめ

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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YPP業務連絡~チャットワークについて~

YPPでのお仕事で利用することが多いチャットワーク
無料ではじめられますが、チャットグループが増え続けると有料プランへの移行が必要です。
有料プランへ移行する場合、YPPが負担してくれるの?
どうやって申請するの?など多く寄せられる質問をまとめてお知らせします。

累計グループチャットが上限を超えてしまった

YPPでお仕事をするためにグループチャットへ招待してもらおうとしたら、累計グループチャットが上限を超えてしまった。※2021年10月現在現在累計グループチャットが上限です。
その際は担当コーディネーターへご連絡ください。

チャットワークをYPP業務でのみ使用し、有料プランへの変更が必要になった場合、料金の半額をYPPにて補助させていただきます。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外です。

◆月間契約の場合:660円/月 ⇒ YPP補助の場合の負担額 330円/月
◆年間契約の場合:年額6,600円(550円/月) ⇒ YPP補助の場合の負担額 275円/月
※月間契約にするか年間契約にするかはお選びください。

補助金の申請方法

有料に変更した月より、「ChatWork費用」として稼働表内の経費シートへ半額分を計上ください。
複数業務を掛け持ちしている方は最も業務量の多い稼働表の経費シートへ計上ください。
※年間契約の場合でも月額で申請してください。
※全て税込み価格の表記となっております。
※業務が発生しない月は補助の対象外となりますのでお気を付けください。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外とさせていただきます。ご了承ください。

その他分からないことがありましたら担当スタッフまでご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

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ゴミから価値ある商品へ。アップサイクルをリーバイス501で実現

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

YPPのお客様でアパレル業界になくてはならない「検品・検針・出荷前の洗濯」のプロ
ヤマサワプレスさんが、2年前から始めた新事業が注目されています☆

こちらが、ヤマサワプレス工場併設のショップ One-o-five 

キーワードは「アップサイクル

アメリカで大量に焼却処分されるはずだったリーバイス501ジーンズを
日本に運び、1点ずつ綺麗に洗濯してリメイクし、
1点物のジーンズに仕上げています。

リサイクルという言葉は浸透していますが、アップサイクルとリサイクルは似て非なるもの。

リサイクルは、例えばペットボトルや古紙などは一度リサイクルできる材料にまで戻す「再生のための資源化」にまた膨大なエネルギーとコストを発生させているという問題があります。

対してアップサイクルは、棄てるはずだった素材そのものを再利用し、かつ、デザインし直すことでより高い価値の商品に仕上げます。

近年、様々なアップサイクルへの取り組みが注目されているのです。

ヤマサワプレスの山澤社長は、熱烈なファンも多いリーバイス501ジーンズが
ボロボロな状態で大量に破棄されているのを知り、
勿体ない!!!と買い取り、日本に持ち帰ってきました。

工場を訪ねると、アパレルで出荷前の商品をクリーニングしているプロならでは
自社開発した衣類に優しい洗剤を使い、さらに人の手で丁寧に叩いてシミをとって
1着ずつ、蘇らせていました。

大量に運ばれたデニム。丁寧に使えるものをより分けます。

そのまま着れないほどに傷んでいるものは、
使える部分だけを抽出して縫い合わせ、新たなジャケット、ジーパン、小物類に生まれ変わります。

その貴重な取り組みは、テレビ東京のガイヤの夜明けや、様々なメディアで取り上げられています。

リユースなのに、においがまったくない新品同様に綺麗になっているのは、さすが洗濯のプロならでは☆

せっかくなので、私も山澤社長に相談し、、、『世界に一着』のジーンズを創って頂きました♡
(身長150センチで5号サイズなので、市販のジーンズはブカブカで履くのを諦めていたんです)

5号サイズの私でもピッタリフィットする一着が手に入り、感動!!!

本当に豊富な種類があるので気に入った色合いで
デザインから選んでオーダーメイドできるのも楽しいですし、
何より、破棄されるものが活かされるのが嬉しいです。

工場のスタッフさん総出でペイントしたという手作りのお店には
デニム好きが楽しめるオブジェも沢山あります。

お店の入り口にあるデニムのハートオブジェ
一番小さいサイズと一番大きいサイズ

関東近郊の方はぜひ直接ショップに足を運んで
破棄デニムが生まれ変わる工場見学からしてみていただきたいところですが
遠方の方は、通販もあるのでお店のインスタをぜひチェックしてみてください☆

One-o-five 店舗Open 火水金日12:00〜18:00
東京都足立区花畑1-8-15

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第21回 YPPメンバー事務カフェ『記帳という仕事について~会社の試算表を仕上げるための大事な役割~』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。
10月に入り、今年もあと3ヵ月になりました。
9月に並べられていたハロウィン商品を「ちょっと気が早くない?」と眺めていたのに、もう今月末のことなんですね。

ところで、皆さんはイベントを楽しまれる方でしょうか?^^
私は記念日やイベントなどを忘れてしまったりすることも多く…^^;
「誕生日なんて歳をとるだけじゃん!」とちょっとひねくれていて、あまり楽しめるタイプではなかったのですが、子どもが生まれ、誕生日やクリスマス、ハロウィンなどの記念日やイベントをあまりにも楽しみにしているため、私も事前に調べて準備したり、家の中の飾り付けをしたりといつのまにか大忙しに…。
その年のそのイベントは一度きり!
家族や大切にしている方が喜ぶ姿を見るために今年もまだまだ頑張らないとです^^;

さて、早速ですが、先日開催された『第21回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第21回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】
『記帳という仕事について~会社の試算表を仕上げるための大事な役割~』
【開催日時】9月24日(金)10:00~11:30

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今年の事務カフェは、メンバーの皆様の経理力アップに集中して取り組んでおります。
前回まではどんな内容で経理についての事務カフェが開催されていたのかな?
と疑問に思われた皆さま…!
ぜひ前回までの開催報告をご覧ください♪

経理とは何をする人?というところから、複式簿記、貸借対照表と損益計算書について、
経理の仕訳、会計ソフトの特徴などについて詳しく書いております^^

今回はYPPの顧問税理士の中山美穂先生にお話しいただきました。
中山先生は板橋区の公認会計士事務所で13年間勤務し、さまざまな業種の法人税務サポ-ト、資産税業務を行ってきたそうです。その後独立され、2021年よりYPPの取締役として就任いただきました。
会計・税務セミナーの講師も数多く経験されているそうです。

とてもハキハキされていて、
「何でも聞いてくれそう!」
「悩みごとにも良いアドバイスをしていただけそう!」

と誰もが思うような親しみやすい雰囲気の方です☆

今回は、経理のお仕事は未経験という方から実際にバリバリ経理のお仕事をやっている方まで、16名と多くの方にご参加いただきました。
講師紹介後、『記帳という仕事について ~会社の試算表を仕上げるための大事な役割~』というテーマで講座の開始です☆

【内容は主に3つ】
①我々の仕事って?
②会計ソフトへの入力
③セルフチェックの注意点

経理のプロとして現場において注意すべきこと、ミスが発生しないコツについてお話いただいたことを、皆さんにも少しずつですが共有したいと思います^^♪

①我々の仕事って?

自分の仕事ってなんだっけ?
何のために仕事をやってるんだっけ?

普段、仕事をしているなかで改めて考えることは少ないと思います。
経理の仕事とは何か?簿記とは何か?を今一度確認しました。

経理の仕事とは
『会社の活動を数字であらわすこと』

会社の活動を取引を通して情報収集し、その企業活動の情報を『簿記』という方法によって記録し、記録することで集めた数字を『貸借対照表・損益計算書』にまとめて、経営者に提出する。
経営者は『貸借対照表・損益計算書』のデータを見て経営判断をすることになります。
つまり、このデータを作成する『経理』は会社にとって非常に重要な仕事であるということです。
『自負を持って仕事にあたってください』と先生からお話がありました。

簿記とは
会計数値の報告を行うために、会社や事業の活動を数値に置き換え、帳簿を付けることを意味する。

流れとしては、
取引→記録(分類・整理)→報告
であり、下線を引いた記録(分類・整理)の部分が、帳簿を付けるという仕事になります。

②会計ソフトへの入力

会計ソフトがなかった時代は全て手書きでやっていたそうで、各帳簿への記入もそれぞれやる必要があり、それはそれは大変であったそうです。
それがこの会計ソフトの誕生で、劇的に便利になったそうです!^^

帳簿をつける
日々の取引を1つずつ記録すること

領収書等をみながら日々の取引を仕訳する(日付順・借方・貸方の入力をする)
         ↓
☆仕訳帳から総勘定元帳へ転記する(科目ごと・転記するだけ)
         ↓
☆残高試算表へ転記(科目の合計を転記する)

☆がついている部分は、会計ソフトが自動でやってくれるとのことなので、今は日々の取引を入力する作業のみになります。


仕訳をする(仕訳を入力する)
日付・科目・金額・摘要・(消費税区分)

勘定科目
法律で明確な決まりはなく、勘定科目の選択や名称は任意
例えば、文房具の科目は消耗品、事務用品費、備品費…と会社によってバラバラ。
企業によって使うものが決まってくるそうなので、企業に確認が必要になります。

また、同じ内容の取引について以前使用したことのある科目は同じ勘定科目を連続使用する方が良いということです。
『担当者が変わったから科目を変えた』…ということになると、科目ごとに時系列的に判断しにくくなり、正確に経営判断できなくて困ってしまうので、気をつける必要があります。

摘要
大事な個所を選んで抜き出す、という意味。



摘要を記載する目的
・取引内容を具体化するため
誰とどこで何をしたかが一目瞭然になり、 帳簿の内容がより明瞭になる

・税法を守るため
消費税法において仕入税額控除を受けるためには帳簿に記載すべき事項が決められている

・税務調査などの外部チェックへの対応
この摘要欄には何らかの形で何かを入力するべきだということです。
空欄だと何か不都合があるのかと税務署に勘繰られることもあるそうです。

帳簿には
①相手先の氏名・名称
②取引年月日
③取引の内容
④金額
を記載することが決められているそうです (所得税法第58条、 消費税法)。
これらのうち①と③を摘要欄に記載しなければならないということです。

例)文具店で文具を現金500円分購入した場合
(借) 消耗品費 500円 (貸) 現金 500円 (摘要) ○○文具店 文房具

例)飲食店で現金売上があった場合
①の相手先はお店側で把握することはないので現金/売上という仕訳があれば、 誰の目から見ても「一般のお客さんへの飲食の現金売上」というのが明らかなので、摘要欄に記載は不要。

また、会計ソフトの検索機能を活用するためにも『摘要欄の書き方のルール』を決めた方が良いそうです。
例)英数字は半角、カタカナは全角、取引先名→内容という順番で書くなど。

③セルフチェックする際の注意点

元帳を開いて、貸借対照表、損益計算書と順番に中身を丁寧に確認していく作業です。
教わったなかで、貸借対照表のセルフチェック項目についていくつか紹介いたします。

現金現金出納帳とあっているか
普通預金通帳残高とあっているか
売掛金(補助元帳がある場合) 補助元帳ごとに確認したか、キチンと回収されているか
前払金・仮払金内容がなにか確認したか。
前払費用経費のうち前払費用とすべきものはないか
固定資產固定資産の取得時資料(購入価額等確認できるもの)を添付しているか 車の買いは消費税区分を確認。 及び買った際には減も確認(売却?・除却?)
仮払金(リサイクル預託金)車の売り買いがあった場合には合わせてリサイクル預託金も確認

後半は参加者からの質問や感想タイム☆

この事務カフェに参加してくださった方々は、きっと経理について何かしら興味や悩みを抱えている方々に違いない…!
皆さんが日ごろ抱えている業務上の悩みなどを先生に打ち明けました。
一部ご紹介いたします^^♪

Q.摘要欄に略して入力しても良いのか?(誰もが知っているお店の名前の略称など)
A.一般的に知られていて分かるものなら略して入力は可能。摘要登録すると良い。

Q消費税区分もチェックしていくポイントか?
A.軽減税率で8%の場合もあったりするため、丁寧にみていく必要がある。

Q.簿記はこれからの時代に必要だと感じ勉強がしたいが、数字に弱く、参考書を続けられるか不安…。
A.簿記3級テキストが、勉強しやすい道ではあるが、苦手意識があるならまず業務をやってみることから初めても良いかも。
勉強の『取っ掛かり』について、先日YPP伊澤さんがブログで紹介されているので、こちらもぜひご覧になってください。

丁寧に教えてくださって、初心者の私でもとても分かりやすい内容でした♪
第2回、3回と続きがまだまだ聞きたくなりました!^^
経理の仕事に興味がある皆さん!
ぜひこの機会に簿記の勉強や仕事をスタートさせてみてはいかがでしょうか?^^

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーMさん
とても、わかりやすくて参考になりました。
私は、簿記の資格を取得するのに、自分の性格上、独学ではできないと判断し、学校に通って取得しました。
学校の先生の言葉で「1ヶ月も簿記に携わなければ、忘れてしまいます」と言ってましたが、その通りです。
私は、取得して10年経過していました。頭の中に簿記のことはすっかり抜けてしまっているのです。
1度も経理という仕事をしたことがない中、今年の7月から無理だと思いつつ、縁あって、経理の仕事をさせていただいております。
どうしたらいいのか?とても悩んでいましたので、今回の事務カフェがメールで届いたときは、すぐに返信し申込ました。神の救いのような気がしました。
今回の事務カフェは、そんな私にとって、とても分かりやすく、ためになり、少し前に進めるような気がします。ありがとうございました。
もし、初級編・中級編と開催していただけるとしたら、嬉しいですし参加させていただきたいなぁ、と思います。

■メンバーWさん
記帳のご依頼が増えてきているなかで、注意したい点を学びたくて参加しました。
摘要欄の書き方や、税法上の必須記載事項など大変勉強になりました。
ありがとうございました。

■メンバーKさん
貴重なお話を有難うございました。講師の先生や参加さている方のお話を聞いて未熟者の私ですが刺激を受けたり勉強の日々になっております。今回経理業務の流れや細かい部分が理解できました。ありがとうございました。

■メンバーEさん
経理の経験のない私にも分かりやすく意義のある内容でした。実際の作業に落とし込んでの注意点などのお話しでしたが、他の業務に共通するポイントが多く、それぞれの現場で行かせることが多くあると思いました。ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第22回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『希望が持てる本の紹介』
【開催日時】10月19日(火) 10:00~11:00
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「読書」をテーマに、五味渕が講師となり、大事にしている「本を選ぶポイント」、そして今だから読んでいただきたい「希望が持てる本」などをご紹介します。

詳細はメールにてぜひご覧ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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