2019年 10月 の投稿一覧

【事例紹介】溜まりがちなデータ入力をアウトソーシング

一度溜めてしまうと、着手することが億劫になりがちな書類の山

おまかせ事務代行YPP 五味渕です。お客様の事例をご紹介します。

クライアント:不動産会社

業務内容:不動産物件データ入力

◆ご依頼のきっかけ

データベースに不動産物件情報を入力していく業務が
どうしても溜まりがちで、未処理案件が多いことが常態化していました。

◆アウトソーシング手順

①入力が必要な紙書類をスキャンして
クラウド上に保管し、共有できる環境を整えました。

②入力マニュアルを作成し、ZOOM(Web会議ツール)を使って
経験者が、未経験者にレクチャーを行いました。

③複数の在宅ワーカーが自由に好きな時間に作業できるように
どのフォルダのどのデータを誰が処理するかが、お互い明確になるよう
着手~完了までの申し送りルールを決めました。

④作業完了後は、別メンバーによる納品件数のチェックを行い
作業漏れ、納品報告漏れを防ぐフローにしました。

◆アウトソーシングで良かった点

本件に関して、社員の方が残業して入力することが無くなりました。
「いつかやらねば」と常にどこか宿題を抱えている感覚から解放されたことも
数字には表れないですが、良かったと思います。

◆複数名での分担のメリット

1件あたりの入力時間は、簡単なもので2分程度、
情報量が多かったり少し情報がそろっていないケースで6分程度と
処理時間は少ないのですが
何千件と溜まってしまうと
「やってもやっても終わらない」「先が見えない」と思えるボリューム感になってしまいます。

そこで、1件あたりの平均処理分数に
チームメンバーの稼働可能な総時間を掛け算することで、
作業するメンバー全員が「自分が取り組むべき所要時期とチーム全体の完了目処」を共有できると
不安が一つ解消されます。

あとは各々仕事ができる時間にデータ入力を続けていくと
日々着実に、未処理フォルダから処理フォルダに移行していきますので
一人で行う負担感とは格段にストレスが少なく作業できます。

働き方改革をしたいと思いながらも、残業がなかなか減らない職場がありましたら
社員の体調不良や離職などダメージのきっかけがなくても、
一部アウトソーシングをご検討いただけたらと思います。

お困りの方はぜひご相談ください。

10月の楽しみ

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こんにちは。山口です。
10月に入ってやっと、やっと!秋を少し感じる気候になって来ましたね🍁
汗っかきなので早く涼しくなってくれないかな~と切に願っております。。。

10月と言えばここ数年、とても盛り上がっているハロウィンがありますね。
既にあちらこちらでハロウィンの象徴的な顔をくり貫いたカボチャを見かけます。

私が子供の頃はありませんでしたが、今は幼稚園や保育園でも行事があるようで、
時代の違いを痛感するアイテムの一つです☺

クリスマス同様、もともとは秋の収穫を祝い、悪霊を振り払う宗教的な意味が強いもののようですが、
今は好きなコスチュームを身に付け、仮装を楽しむ行事になっている感じで
楽しそうな映像をテレビでよく見かけますね。

個人的にはカボチャが大好きなので、カボチャの美味しいそうなデザート🍰が各所で目につき、
あれもこれも食べたい・・・と、体重と相談が必須な苦しい日々が続きます。。。

皆さんはどんなハロウィンを過ごす予定ですか(^-^)?

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※トップの写真と左の写真ははいつも素敵な写真を送ってくれるメンバーさんにまたいただきました(^-^)

【YPPメンバー事務カフェ】第1回 開催報告

毎月、人形町事務所で開催している「事務カフェ」。
事業主に向けた内容が多く、平日夜間での開催となるため
メンバーの参加はなかなか難しい状況でした。

もっと気軽に参加できる、メンバーさんが「聞きたい!」と
思えるようなテーマで、座談会のようなものが出来ないだろうか…
そんな思いから、メンバー事務カフェの開催が決まりました!

人形町事務所で開催している事務カフェとの違いは…

◇参加者は全員Zoom
メンバー事務カフェは、講師・司会・参加者…全員がZoom会議室というWeb会議ツール(※利用は無料)を使って
自宅からの参加でした。それぞれ違う場所にいても、リアルタイムで顔を合わせて会話ができる…すごい時代ですね!

◇メンバー目線のテーマ設定
あくまでも「座談会」のような雰囲気で楽しんでほしいと思うので、仕事とは直接関係のないテーマでも開催します。
まだYPPでお仕事をしたことがない方から、複数案件を掛け持ちしてバリバリ働いているメンバーさんまで、
どんな人でもウェルカムです!

また、人見知りだからどうしよう…と思っている方も、心配ご無用。
地方のコミュニティ放送局でラジオパーソナリティを務める経験を持つ司会進行が緊張をほどいてくれます^^

それでは早速、先月開催された【第1回メンバー事務カフェ】の様子を報告します!

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■第1回メンバー事務カフェ
『教えて!在宅ワークと育児を両立させるコツ』

■開催日時:2019年9月19日(木) 10時~11時20分

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講師は、山口県の自宅で子育てをしながら働くメンバーさん。
学校の役員や行事にも積極的に参加しつつ、仕事もしっかりとこなしている
「YPPらしい働き方」を実践しているメンバーさんです。

現在はお子さんが中学生と小学生になっていて、外に働きに出ようと思えば
出られなくはない状況ではありますが、それでも在宅で働くことを選ぶ理由の一つに

子供が喜んでくれるうちは、学校帰りに「おかえり」と言ってあげたい。

と話していたのが印象的でした。

在宅ワークを始めたころは、「働く」ことに精一杯で「稼ぐ」ことまでいけなかったけれど
徐々に自分のペース出来てきて、案件を複数掛け持ちする余裕も出てきたそうです。
ただ、そこまでの道のりは決して平坦なものではなく、、、
パソコンは、小さいお子さんの手が届かない高さで開いたり、開くときには「今からママ仕事するからね!」と
威嚇(笑)してみたり…試行錯誤を経て、今ではパソコンに手を伸ばすと「今から仕事だ!」とお子さんたちは
リビングに移動して勝手に遊んでくれたりするようになったという話は、参加者一同楽しく聞かせてもらいました^^

とてもいい話ばかりで、どのエピソードをご紹介するかすごく迷うのですが、、
もう一つだけ、是非これを読んでいる皆さんにシェアしたいものがあります。

仕事を始めてみたものの、今までのように仕事がうまく出来ない…
そんな壁にぶつかったことがあったそうです。
「会社で働いていた時はもっと出来たはずなのに…。」
子育てや介護をしながら在宅で仕事をしていて、そう思ったことがある人は多いと思います。

正直、そこで「やっぱり在宅で働くなんて無理だったんだ」と諦めて辞めてしまう人を、私は何人も見てきました。
でも、今回講師をしてくれたメンバーさんは、こう思ったと言っていました。

「今までと同じように出来ないのは当たり前!だって、そもそも環境が違うのだから!」

会社でOLとして働いていた時は、仕事に集中できる環境。Excelで分からないことがあれば、
すぐに近くにいる先輩や上司に聞いて教えてもらえた。
でも今は、仕事中でも関係なく子供が泣く、幼稚園や習い事の送迎の時間が迫ってくる、ご飯の準備をしなくてはいけない、、
分からないことがあっても、リアルタイムで解決できる状況ではない。
そんな環境の違いで同じパフォーマンスが出来るわけではないから、今できることを全力でやろう!と思ったとのこと。
決して開き直ったわけではなく、しっかり気持ちを切り替えられたのが壁を乗り越えられたポイントだと思います。

結果、お子さんが大きくなるにつれて徐々に余裕も出てきて、今では単純な事務作業だけではなく、
自宅からミーティングに参加したり、在宅ワークの枠にとらわれない働き方をされています。
夏休み中は、お子さんが宿題をしている横で目を光らせながら仕事をするそうですよ(笑)

ここで紹介しきれない話も含めて、約1時間ご自身の経験から、子育てをしながら在宅ワークをする生活について
コツや手抜きポイント(大事です!)などもお話ししてくださいました!

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★参加者の声(一部抜粋)★

■メンバーFさん
同じように悩みながら乗り越えて業務と家庭、趣味を両立させているのだと聞いて私だけではなかったんだと安心しました。
時間の使い方や仕事を掛け持ちするなかでの優先順位のつけかたがとても参考になりました。
なかなか業務をしている中だと相談もしにくいので、このような機会でお話を聞けて良かったです。

■メンバーKさん
お子さんが2人いて、学校行事や習い事もあって、お仕事を7件かけもち、ご自分の趣味の時間もある、
憧れる在宅ワーカーの姿そのものですが、良いことも、うまくいかないことも惜しみなく話してくださり、
在宅で仕事することが本当はどういう事なのか、すごく良くわかりました。
そして、もう少し頑張ってみたい、という気持ちが湧いてきました。
在宅を始めて、時間にメリハリがついたし、出会う人が増えて新しい情報を得られたり、母親の立場を離れる解放感だったり、収入だけじゃないんですよね。得られるのは。

■メンバーFさん
長年在宅ワークをされている方の経験談は、たくさん参考になる点がありました。
また、普段チャットでしかお会いしたことがない方のお顔を拝見できたことも嬉しかったです。

■メンバーEさん
本当にアットホームな雰囲気で、進行も安達さんもお話上手で楽しかったです。
YPPの中で同世代の方々が横のつながりも持って、一緒に頑張れるのはとってもいいことだなと思います★
私はたまたま同じような子育て世代の方がいるチームで、時々子育てトークなんかもできますが、チームによっては環境も違うので、こういった機会はすごくありがたいと思いました。

■メンバーTさん
「そうだよね?!」と思う話ばかりで、在宅でバリバリ働かれている講師の方も同じような思いを抱えていらっしゃるんだな、と改めて感じました。
在宅で仕事をする際に、子供たちに「今からママ仕事するからね」と常に説明されていたという話は私も実践したいと思います!

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次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
※講師の都合で、一部でご案内しているテーマとは異なるテーマとなりますがご了承ください。

 


■第2回メンバー事務カフェ
『今日から真似できる!好印象をもたれるトークスキル~仕事に生かせる話し方とメンタル~』

■開催日時:2019年10月25日(金) 10時~ ※80分程度を予定

地方在住で在宅でお仕事をされているメンバーさんが
地元のコミュニティ放送局でラジオパーソナリティを務める経験を活かし
好印象を持たれるトークについてお話ししてくれます!
WebミーティングやWeb面接なども珍しくないこの時代、役立つこと間違いなし!


参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^