事務カフェ

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第101回事務カフェ報告 Excel「パワークエリ」を勉強しました。

オリンピックも開幕して
東京の上空には夏空が広がっています。
4連休の最終日の午後は、あっという間に時間が過ぎますね。

さて。

少し遅くなりましたが、7月13日実施した第101回事務カフェのご報告です。

YPPでは足を向けて寝られない
何度もExcel現場のピンチを救っていただいている
東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史先生にご登壇いただきました。

榎本先生が凄いのは、
Excelが苦手な人が沢山いる現場でも使いやすく、毎回とても分かりやすいご提案をくださるところ。

そんな榎本先生から、今年の事務カフェでの一番大きなメッセージは
今までとは勉強の仕方、考え方を変えましょう
「もはや(私の講義を聴かなくても)YouTubeにいっぱい親切で良いお手本がありますよ」というものでした。

たしかに、お料理でも食材の賞味期限でも
なんでもインターネットで検索して教わる時代。

試しに「パワークエリ やり方」で動画検索すると
【入門編】【初心者向け】【初めての○○】と
親切な動画が沢山見つかりました。

なので、本ブログでもパワークエリのやり方は動画に譲るとして
なぜパワークエリを使うと良いのか、
【考え方】を中心に当日の講義からシェアさせていただきます。

パワークエリとは
Excel2016から標準搭載されていた機能で
自動集計の流れを「プログラミング」ではなく「手順」で記録します。
(なので操作が簡単なのです)

エクセルの裏側でデータを持つためファイルサイズが軽く
余計な情報(色・罫線)を持たないので集計が早いのも利点です。
また、「テーブル・ファイル・フォルダ・WEB・PDF」いろんなデータを集めることができ
“手順が記録されるのでブラックボックスにならない”のも良いところです。(←ここも非常に大事)

そして一旦流れが出来てしまえば、毎回の操作は「更新ボタン」のクリックだけ!
時短と確実性が同時に実現します。

榎本先生がよく仰るのは
「あと1年2年で引退するなら覚える必要はないかもしれないけれど、
まだまだ仕事人生があるのなら、新しく便利になるツールを覚えて
使っていく習慣を身に付けた方がいい」ということ。

そして「新しいツールはより便利に簡単になっているので
恐れず、まずは使ってみてほしい!」ということです。

事務カフェに日程が合わずご参加いただけなかった皆様も
ぜひ、動画で「パワークエリ やり方」を検索してみてください。

持っているデータを並べる、整理する、集計する等
きっと、今すぐでなくてもどこかで役立つ機会がくるはず。

ぜひこの夏に、使えるExcel技として身に付けていきましょう☆☆☆

事務カフェの収益は今年も東日本大震災の支援活動への寄付に充てさせていただきます。
趣旨に賛同いただきご協力いただいている講師・参加者の皆様へ感謝申し上げます。

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第101回事務カフェは、Excelの神に「パワークエリ」を教わります!

人生持つべきものは、その道の専門家!
とくに事務シゴトをする者にとっては
日々使うExcelについて
自分以上に詳しい存在がいるかどうかは
日常生活の明暗を分けると言っても過言ではありません!
(だって、それで残業が発生するか、サクッと仕事が終わるか
本当に天と地の差がつきますから)

先日、ある「コピペ地獄」なExcel現場に出くわしまして
『Excelの神』と私が尊敬してやまない
東京メトロポリタン税理士法人榎本孝史先生にご相談しました。

「ちょっと考えさせてください」と仰っていただき
数日後に榎本先生から教わった内容が、、、
ここでは詳細を明かせませんが、とにかく衝撃でした。

いつのまにか関数を覚えなくても、マクロを組めなくても
「クリックしていくだけで、やりたい集計が出来てしまう」ように
Excelも大進化を遂げていました。

知っている人には「当たり前」
でも知らない人には、便利な機能の「名前すら聞いたことがない」状態。

Excel知識の溝は深いのです。。。

DXといえば新しいツールに変えることではありません。
日頃使っているExcelの進化に気づき、
手順をガラッと変えることだって、立派な「変革」の一つ!

というわけで、そんな感動を独り占めするのは罰が当たるとばかりに
榎本先生から、【パワークエリ】を教わる勉強会を企画しました!

ZOOMでやりますので、どこからでも気軽にご参加いただけます。
またいつもは夜開催でしたが、夕方以降参加できない方も多かったため
昼間の10時半~12時での開催とします。

仕事でExcelを使う人で、この【パワークエリ】を知らなかった、という方は
絶対、この時間は勉強に充てたほうが良い!と断言します。
業務時間中であればぜひ上司を説得して、ご参加ください。

その日の午後から、仕事効率化を考える「視点」が違ってきます。

第101回事務カフェプロジェクト

・パワークエリ超入門
  複数のシートを合算集計
  複数のCSVファイルをフォルダごと集計

・ワンドライブ活用法
  エクセルファイルをネットで共有
  スプレッドシートとの違いを解説

開催日:7月13日(火)10:30~12:00
オンライン開催(ZOOMにてお届けします)
受講料:2,200円(税込)

講師  東京メトロポリタン税理士法人 副代表・ITコンサルタント 榎本孝史氏

お申し込み方法:Peatixのイベント画面より
会社名(法人の場合)・お名前・連絡先メールアドレスをご記入の上
お申込みください。
(YPPメンバー割引あります。メンバーの方はPeatix申込画面で選択ください)

facebookをやっていらっしゃる方は
事務カフェのイベントページでも参加表明いただけると嬉しいです。
(お申込みはPeatixのイベント画面にて受付です)

申込締切日:7月12日(月)16時


☆事務カフェの収益はすべて東日本大震災の活動への寄付に充てています。
10年経って「再生も、ここからが正念場」というところも多い折、
みなさまの善意を少しでも必要な場所にお届けしていきます。

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第17回メンバー事務カフェは「素敵に変わるビジネス文章」をお届けします

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

こんなはずじゃなかった。。。
怒らせるつもりなんてなかったのに
うまく伝わらなかった。

ビジネスシーンで一度ならず
不本意な体験、痛い思いをされている方も多いと思います。

会って話しても誤解を生じることがあるのに
テレワークとなれば、メールやチャットコミュニケーションが主体となり
一日中、文字だけで
的確に意図を伝えたり、上手な質問をするスキルが必要になりました。

悩んでいる方も多い折、5月YPPメンバー向け事務カフェは
「素敵に変わるビジネス文章」と題して
メールやチャットでのコミュニケーション術をお伝えします。

会えば、視線や声、表情で伝えられることを
すべて文字に載せるチャットならではの言葉使いや、ちょっとした気遣い。

今まで感覚的にやってきたことを振り返り
何が足りなかったのか
見直してみる良いきっかけになると思います。

講師は、在宅ワーク歴10年のYPP安達佳子が務めます。

ちょっとお願いしづらいことを頼むとき
何度も催促を重ねなければならないとき

イライラをそのままぶつけるようなメールやチャットで
築いた信頼関係を一気に崩してしまうことのないように
書きたいことではなく、相手に響く言葉をどうチョイスするか

会社員時代6年、在宅ワーク歴10年のベテランが
今まで蓄積してきた体験をもとに
ほんの少し言葉を変えるだけで雰囲気が変わる事をお伝えします。

仕事をよりスムーズに、周りの人を快適にするために
こういう考え方もあるんだな、と聞いて頂ければ幸いです。

■第17回メンバー事務カフェ
『素敵に変わるビジネス文章』(オンライン講座)


■開催日:5月20日(木)10:45~11:45
講 師:YPP社員 安達佳子
■参加費:無料
■参加方法:ypp@omakase-ypp.jp 宛 メールにて【5月事務カフェ参加希望】とお名前を明記の上、お知らせください。ZOOMのURLをお送りします。

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第100回事務カフェ報告 ブランディングとは「お客様との約束」を決めること 

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第100回事務カフェ開催報告です。

今回は、
『今こそ、企業価値を再定義する。
 ~マーケティング知識ゼロから始める、中小企業のブランディング戦略~ 』

と題して
一般財団法人ブランド・マネージャー認定協会 代表理事
岩本俊幸氏をお迎えして、
『再現性のあるブランディングのノウハウ』を講義頂きました。

経営者・経営幹部の方なら
いかに自社の価値を向上するか
「変えるべきもの」と「変えないもの」について常に考えていると思います。

今回のブランディングというテーマは、奥が深く
その要諦はとても一記事では表せませんが、
ひとつ「ブランディングに取り組むための第一歩」を
シェアさせていただきます。

それは・・・

自社が提供する商品・サービスのメリットを100個
お客様が得たい商品・サービスのメリットを100個
まずは、文字に書き起こしてみること

この100個と100個の言葉から
他社が提供していない=差別化できるところを見つけて
ニッチトップを目指すこと



自社は何をもって得意だと胸を張って言えるのか
お客様のどんな期待に一番応えられるのか

千本ノックさながら、根本的に大事なことを考え抜くことが
自社ブランディングの第一歩だと教わりました。

新規問合せの対応や
お客様への訪問や、商品のお届け、請求書の発行など
いつもの仕事をしているうちに、あっという間に時が経ってしまわないよう
なんとなくこれが得意かも…というぼんやりとしたイメージではなく
きっぱりと全員が「私たちは何よりココが得意です」と言い切れるように
YPPも、早々にブレストしたいと思います。

一般財団法人ブランド・マネージャー認定協会では
企業のブランディングをサポートするブランドマネージャー育成のほか
法人向け「ブランディング事例共有会」も無料でオンライン開催しています。

会社をもっと魅力的にしたい
自社のブランディングを構築したいという方は
ぜひ一度参加してみてください。

最後に岩本先生のご著書も紹介します。

社員をホンキにさせるブランド構築法 (DO BOOKS)
一般財団法人ブランド・マネージャー認定協会  (著)

誇りのもてる仕事をするために
ブランディングを考えることは、遠回りに見えて
実は近道だと思います。

今回の事務カフェは、事務効率ではなく
企業戦略の一つを勉強しました。

101回目以降の事務カフェも
YPPとYPPのお客様の共通課題を解決するテーマを選んで
開催していきます。

どうぞご期待ください!

☆事務カフェの収益はすべて東日本大震災の支援活動団体に寄付させていただいております。
10年を節目とせず、風化させることなく、これからも必要な限り、支援を続けてまいります。

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10年は節目じゃない 第100回事務カフェは、企業のブランディング 事業の「再定義」を考えます。

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

長らくお休みをしていた事務カフェプロジェクト。
いよいよ再開いたします。

100回めの開催を目前にコロナ襲来で、
大々的な記念イベントはお預けとなったままでした。が、
本来の事務カフェの目的は
1.事務効率アップ、収益アップに有効な知恵の共有
2.同じテーマに関心のある勉強熱心な方々の交流

そして
3.東日本大震災の被災地支援を10年間続けること
でした。

10年前の3月11日
あまりにもショッキングな出来事が日本を襲いました。

被害の落差は地域により、本当に激しかった。

当時、被災者の方々のためにと本当に多くの方が支援活動をしたけれど
その時に思ったのは「きっと、この復興には10年はかかる。
その10年を継続して支援し続ける人は少ないのではないか、
だからYPPは、10年間事務カフェを続けて
有益な勉強をしながら、その収益を寄付し続けよう。」

そう決めました。

そして迎えた10年目。

先日ある新聞記事を読んでハッとしました。


まだまだ復興の道は険しいのに
解決していないことは沢山あるのに
ようやくこれから始まる、という町もあるのに
『10年節目と言って欲しくない』という福島県のある女性の声。

10年では、甘かった。

他にもいろいろな大変な課題や被災地もありますが
原発という人災も含めて、異例の長さがかかる復興に
「10年で終わり」は酷だなと改めて思いました。

そこで、、、

100回記念を華々しく集まることが出来なくても
オンラインで集まって
関心のあるテーマでじっくり勉強しながら
これからも、復興支援活動がある限り、寄付を続けていこうと決めました。

前置きが大分長くなりましたが
そんなこんなの思いを込めて復活する第100回目の事務カフェは、、、

多くの業態が規模を問わずに考えたいテーマをお届けします。


第100回 事務カフェプロジェクト

テーマ
『今こそ、企業価値を再定義する。
 ~マーケティング知識ゼロから始める、中小企業のブランディング戦略~ 』

DX(デジタルトランスフォーメーション)や、Withコロナ時代など、
業種・規模を問わず、革新を迫られる今、
あらためて自社の価値を見直し、再定義したい方も多いのではないでしょうか。

第100回目となる事務カフェは、

受講生延べ2,700名以上、全国のトレーナー
およびコンサルタント130名以上を育成された
一般財団法人ブランド・マネージャー認定協会 代表理事
岩本俊幸氏をお迎えして、
『再現性のあるブランディングのノウハウ』について、
初心者にもわかりやすい事例をふまえて、お話いただきます。

今回は「事務カフェ」と言いつつ、「事務」の枠を大いに超えて
会社にとって必要な『価値の再定義』のきっかけを見いだすべく、一緒に勉強したいと思います。

開催日:3月26日(金)17:00~18:30
オンライン開催(ZOOMにてお届けします)
受講料:2,200円(税込)

講師  一般財団法人ブランド・マネージャー認定協会 代表理事 岩本俊幸氏

お申し込み方法:Peatixのイベント画面より
会社名(法人の場合)・お名前・連絡先メールアドレスをご記入の上
お申込みください。

申込締切日:3月26日(金)16時

講師プロフィール 岩本俊幸氏
一般財団法人 ブランド・マネージャー認定協会 代表理事
株式会社イズアソシエイツ 代表取締役
一般財団法人 日本教育推進財団 理事

1991年、株式会社イズアソシエイツ設立。
長年にわたり広告制作、コンサルティングに携わり、同社では、
プライバシーマークのロゴデザイン開発など初期のブランド構築を手掛ける。

中央大学ビジネススクール、SMBCコンサルティング、三菱UFJリサーチ&コンサルティング、みずほ総合研究所、百五経済研究所、浜銀総合研究所、日本経営合理化協会、ダイヤモンド社など講演実績多数。

著書に
『確実に販売につなげる 驚きのレスポンス広告作成術』(同文舘出版)
『担当になったら知っておきたい「販売促進」実践講座』(日本実業出版社)
共著に『社員をホンキにさせるブランド構築法』(同文舘出版)
監修書に『儲かる中小企業になるブランディングの教科書』(日本実業出版社)など執筆多数。

2010年、日本で唯一のブランド構築のプロフェッショナルを養成する専門機関として、
(一財)ブランド・マネージャー認定協会を設立。

『自社のブランド戦略には自信がある』・・・とはまだ言えない、という方は
これを機に是非一緒に勉強しましょう。

皆さまのご参加、お待ちしております。

☆事務カフェの収益はすべて東日本大震災の支援活動団体に寄付させていただいております。
10年を節目とせず、風化させることなく、これからも必要な限り、支援を続けてまいります。
テーマにご関心のある方、本趣旨にご賛同いただける方は、お誘いあわせの上、ご参加いただければ幸いです。

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9月事務カフェ【番外編】『経理が苦手な方向け 貸借対照表の見方・作り方』開催報告

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

9月の事務カフェは“番外編”として無料のオンライン講座で
『経理が苦手な社長のための貸借対照表の見方・作り方』をお届けしました。

超初心者向けのテーマなので
参加される方がいらっしゃるかな、、、と心配もしつつ
とはいえ
実際は、経理のどういう仕訳から貸借対照表の数字が出来上がっているか
ご存じない社長さんもおられるので、このテーマにしてみました。

蓋を開ければ
初参加の方々に交じって、常連の方、久しぶりにお会いできた方など
9名にお集まりいただき
オンラインとはいえ、いつもの少人数でじっくりの勉強会となりました。

また開催後は
『実学、わかりやすかったです』
『改めてじっくり聞いて色々気づかされました』
『決めかねていた事項の背中を押してもらえました』など嬉しいご感想をいただきました。

 

日程があわなかったけれど
実は興味がある、とブログを訪ねてくださった方に
講義内容の一部をご紹介したいと思います。

 

そもそも、、、貸借対照表を勉強する以前に

正規の簿記=複式簿記で「仕訳日記帳と総勘定元帳」をつけないと
100万円以下の罰金になることが会社法で定められているのですが、
それもあまり知られていないかもしれません。

まず貸借対照表を知る前に
今回の事務カフェでは
『複式簿記で日々の取引を記録すること』から勉強しました。

左(借方)と右(貸方)に勘定科目と金額を書いて、日付順に記録したものが「仕訳日記帳」で、この1行ごとを「仕訳」といいます

左(借方)と右(貸方)に勘定科目と金額を書いて、日付順に記録したものが「仕訳日記帳」で、この1行ごとを「仕訳」といいます

9月1日 仕入 1,000円/現金 1,000円 ←このように日付と勘定科目を用いて『何を買ったか・何で買ったか(現金か預金なのか、掛けなのか?)』を記録します

このような記録(1レコードずつ)の蓄積が
『貸借対照表と損益計算書』に繋がっていきます。

仕入れた時は、現金が減って、費用が増える

仕入れた時は、現金が減って、費用が増え、利益が減る。

 

単純な話、
売上は全部現金でもらい、購入するときは全部現金で払って
その支払ったものがすべて「費用」になっていれば
「売上(収益)」 - 「費用」 = 「利益」 で、手元の現金と利益は一致します。

ところが実際には、仕事で必要な買い物をしたけれど
「費用」とはみなされず「資産(=お金があるのと同じ)」となるものがあり、
購入したものの一部は『損益計算書』ではなく『貸借対照表』に記録されていきます。

またこの時に減った現金や預金も、損益計算書では記録されず
『貸借対照表』で数字が動きます。

資産の名称(勘定科目)がかわるだけで、資産全体は減っていない

資産の名称(勘定科目)がかわるだけで、資産全体は減っていない

損益計算書「売上」 - 「費用」 = 「利益」 の計算に“入らない出費”
お金は払ったけれど、会社には財産として存在している記録が『貸借対照表』に蓄積されていくので
手元の「現金」と、損益計算書で算出される「利益」は一致しませんし、
現金以外にも会社で「お金(資産)」とみなされているものがある、ということ
その『お金が動く度に、どこにどう記録されているか』を知ることが、大事です。

また実際には、
現金でやりとりすることは少なく
掛けで売っている場合、掛けで買っている場合は(つまり請求書を発行・受領していると)
なおさら、今手元にある現金のうち、
『まだもらっていないお金(売掛金)』と、『これから払う予定のお金(買掛金)』があるので
帳簿にある利益と、手元の現預金に違いが生じるだけでなく
本来あるべき現預金と、手元にある現預金は常に異なります。

 

例えば今、水道をひねって水がジャーと出た瞬間
現金そのものは減っていませんが、会社としては
「費用(水道光熱費)」がジャーと発生し、その分「負債(未払金=あとで払うお金)」もジャーと増えています。

お金が動く・もしくは、これから動くことが決まった時点【取引が決定・成立したとき】に
貸借対照表と損益計算書の“どこ”と“どこ”に“どの科目”で記録するかをイメージできるようになると
日々の取引から数字が蓄積されることが、わかってきます。

 

また、実際の貸借対照表にある「資産=お金とみなされているもの」のうち、
本当に金額どおりの価値があるものばかりとは限りません。

購入時より価値が下がった資産(土地や商品)もあれば
入ってくる予定のお金(売掛金)と思っていたけれど回収不能になったものも
現実には往々にして発生します。

不良資産が隠れているのに
書いてある数字だけみて、計算していたら
会社の安全性や健全性を見誤ることもあるわけです。

なので、現物・現場をしっかり確認して
(商品ならしっかりとした棚卸し。売掛金なら個別の回収チェック)
取引がおこなわれた都度、頭の中では(まずはトレーニング気分で)
貸借対照表と損益計算書のどこが動いたかをイメージすると
会社の数字に強くなっていく一歩が踏み出せるでしょう。

このイメージ力を持つことは
社長や経理担当者に限らず、本来はどのポジションの人が感じていてもよい
ものすごく大事な“商売の基礎知識”だと常々思っています。

 

貸借対照表には、前述したように「現金」以外に
「これから払わなくてはいけないお金」も
「これから入ってくるであろうお金」も
「入ってこないのにお金とみなされているもの」が書いてあります。

そして
『創業から今までトータルで、いくらの利益を計上してきたか』が
利益剰余金(いわゆる内部留保といわれるものです)として書いてあります。

内部留保は、その言葉から「いま会社に保管されているお金」だと思うと
とんでもない誤解で、
乱暴にいってしまえば、手元にある現金とは関係ありません。

簿記や会計の知識を深めていって
会社のお金の“意味あい”や、“歴史”を理解できるようになると、
仕事に対して、長期で物事を考える視点も養えるように思います。

 

今回の事務カフェの参加後に
簿記の知識をさらに深めたいとの決意を伝えてくださった方もいて、嬉しい限りです。

世の中で一人でも多くの人が、きちんとした経理の知識を身に付けて
数字に強くなりながら
しっかりと長期で仕事をする視点が持てると
その国のGDPに良い影響があるんじゃないかと本気で思います。

類は友を呼ぶ。

勉強熱心な方々とご一緒しながら、
今の時代に必要なことを貪欲に学んでいきたいと思います。

 

しばらくはオンラインによる開催となりそうですが
新たなテーマと講師の方が決まり次第、次の事務カフェをご案内させていただきます。

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事務カフェ番外編(無料) 経理が苦手な社長のための『貸借対照表の見方・作り方』

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第99回まで続けてきた事務カフェプロジェクト

記念すべき100回目前にして、コロナ禍により、集まるのを自粛したまま
オンラインでの開催も検討しておりますが、、、
ふと、ある知人のもらした一言が気になり
「番外編」を企画することとなりました。

『特別給付金の申請で、今回も税理士さんと色々やり取りしたけれど、
損益計算書はなんとなく分かるけど、貸借対照表って、分からないんだよねー』

 

なるほど。。。

そう言いたくなるお気持ち、、、分かります(^▽^;)。

私も、経理や財務の大切さに気付く前は
あの四角い表の数字の羅列が見慣れなくて、何が書いてあるのかな???と思っておりました💦

ただ、この仕事を通じて、
総務や経理など、数多くの会社のバックヤードを任せていただく中で
『貸借対照表が読めない状況は、一刻も早く脱せねば!!』と痛感するようになりました。

 

『損益計算書』は、シンプルに言うと「売上-経費=利益」と『結果』を表すのに対して
『貸借対照表』は、会社の『状態』を表し、過去からの蓄積と未来に必要なものが書かれています。

人間のカラダに例えるなら、体重の増減だけみるよりも、
血糖値や内臓脂肪など、増えたら困るものが増えていないかどうか、
筋量や骨密度など、適量に増えた方が良いものが減ってしまっていないか、
本当に健康体かどうかを測るには、『状態』を知ることが欠かせません。

もちろん、『損益計算書』も大事なのですが
『貸借対照表』は、結果以上に、よくよく見てほしい大事なことが書いてあります。

『貸借対照表』は、もっと言えば
トップである社長の意思決定が反映しているので、実は『考え方』まで表現されています。
「美しい(健全な)貸借対照表と、苦しい(瀕死の)貸借対照表」の違いも歴然。

 

いま、「あらゆることを見直すチャンス」と捉えている方も多いようです。

もし『貸借対照表』を見るのが苦手だったなら、
今年こそ、財務体質改善にむけて、最初の一歩「見方と作り方」を是非ゲットしていただきたい!!

なので、、、数字をみるのが苦手だという超初心者向けにお伝えします。

「今更、顧問税理士さんに聞けないけれど、実は苦手でした」
という方のご参加をお待ちしております。
社長さんと経理の方でペアでのご参加も、おススメです。

「自分は良く分からないけれど、経理に任せておけばいい」は、とても危険😢でして、

経理の人は「社長がそういうのだから仕方ない・・・」と本来会社にマイナスなジャッジでも
社長判断であればそれに従ってしまっていることもあるのです。
(自信がないけれど、前任者から引き継いだ通りにやるしかなかったケース、
自己流でやっているものの
本当はちゃんと整理したいと悶々と経理が一人で問題を抱えているケースなど多々あります)

 

今は、ほぼすべての業種で今までにない強風にさらされて
どうやって会社経営をしていこうか、
今期の残りと来期以降は、どうしていこうか、
みんな、本当に真剣に悩んでいると思います。

そんな折、お金の苦労を少しでも変えていくために必要な知識。
どんな会社にとっても大事な大事なテーマなので、1名参加でも決行します👍

 

100回目は素敵な講師&テーマでお届けしたく準備中ですので
今回は、オンライン(ZOOM)による特別無料版 番外編で開催いたします。

 

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事務カフェプロジェクト(番外編)

今更聞けない。
経理が苦手な社長のための『貸借対照表の見方・作り方』

講師:YPP代表 五味渕紀子

開催日:9月24日(木)17:00~18:30

開催方法:ZOOMによるオンラインのみ

参加費:無料

お申込みの方には、別途URLをご案内します。

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp もしくは facebook イベントページ

▼最新情報はfacebookにてお知らせしています!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

申込先:ypp@omakase-ypp.jp
メールの場合は【9月事務カフェ番外編 参加希望】との件名で
①参加者お名前
②会社名(屋号名)
③参加人数
④その他ご質問(あれば)
を明記の上、お申込みください。

■□■□■□■□■□■□■□

 

ダイエットや筋力をつけるのは一日にしてならず、ですが、
『貸借対照表の見方』は、知ったその日から使えます👍
とはいえ、会社の財務体質改善も一日にしてはならず、ですので
一日も早く、「見方・作り方」をゲットしましょう!!!!

この日を境に、財務体質改善スタートする会社が1社でも増えますよう
精一杯、初心者向けにわかりやすくお届けします。

ぜひご参加ください。

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第99回事務カフェ報告 テレワークに便利なツール紹介

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

コロナショックの影響は収まるどころか拡大中で
いよいよ長期戦の様相を呈してきました。

困難な状況ですが、こんな時にこそ出来ることの一つに
テレワーク環境の整備があります。

第99回事務カフェプロジェクトは、
『テレワークに便利なツール紹介』と題して、
いつもは一部がZOOM参加のところ
今回初めて、講師含めて全員が自宅からZOOM参加で行いました。

職場に人がいるのが当たり前で、一部の人がテレワークだと何か疎外感が生まれがちですが
全員がテレワークだと、そんな疎外感がなくなるもので
事務カフェも全員が自宅からというのは、けっこう新鮮かつ、一体感があってよかったです。

画質や音質が良いと、コミュニケーションがとりやすくなりますね。
ZOOMには
録画機能もあり、作業レクチャーも録画することでマニュアル作りが楽になります)

さて、今回の事務カフェでは

1.遠隔にあるデータにアクセスする方法
2.共有データを運用する安全管理
3.コミュニケーションや労務管理について

以上について、お届けしました。

 

まずは遠隔でアクセスするための手段を主に3つご紹介します。
①【オンラインストレージ】
インターネット上でデータが保管できるディスクスペースのことで
DropboxGoogleDriveOneDriveなどがメジャーなサービスです。

アカウントを作って無料プランから即使える

アカウントを作って無料プランから即使える

安価で(無料から)始めることができ、設定も簡単ですが
他社に自社データを預けることになるため
セキュリティ上、難しい会社もあると思います。

 

②【リモートデスクトップソフト】は、
パソコンを離れた場所から遠隔操作することができるソフトウェアです。

Team ViewerZOOMAny DeskGoogleリモートデスクトップ
メジャーです。

リモートデスクトップは、手軽に遠隔操作ができる優れものツール

リモートデスクトップは、手軽に遠隔操作ができる

こちらは1対1で、遠隔操作ができるため
自宅から職場のPCにアクセスして、リモート操作することで
職場にいるように、作業ができます。

但し、2台ずつPCが必要なのと
アクセスされた方のPC内でしか作業ログが残らないため
いつ誰が外からアクセスしたか、という管理をしたい場合には
適しません。

 

③【VPN接続】
Virtual Private Networkの略で、直訳すると「仮想専用線」となります。
一定の費用と設置するためのある程度の知識を要しますが、
安全な通信手段と、自社管理をするならこの方式になります。

VPN接続とは、専用の安全な通信で、専用ルーター経由でインターネット回線から、外部のPCにアクセスする手段

VPN接続とは、専用の安全な通信で、専用ルーター経由でインターネット回線から、外部のPCにアクセスする手段

(@ITメディアの「ノマド・ワーカーのためのVPNクライアント設定入門」に
分かりやすい説明があります。画像はこちらの記事からお借りしました)

ちなみに、、、

VPN・・・Virtual Private Networkの略。直訳すると「仮想専用線」
プロトコル・・・通信方式の総称
セキュリティプロトコル・・・通信が暗号化されセキュリティ的に 安全なプロトコル
ルーター・・・異なるネットワークを相互に接続するネットワーク機器
サーバー・・・Webサーバやメールサーバといったソフトウェアの入った「パソコン」のこと

つまり「VPN接続とは、専用の安全な通信で、ルーター経由でインターネット回線から
外部のパソコンにアクセスする手段のこと」をいいます。

VPN接続を行う場合に専門業者の方とやり取りする際、
「基礎用語」として押さえておくと、少し話がしやすくなるかもしれません。

 

そして、主に上記3種類の手段により、
遠隔から作業できる環境を手に入れたのち、
日々のコミュニケーションには、チャットツールが必要となります。

メールより手軽に短文で連絡しやすく、データの暗号化された状態でやり取りできる

メールより手軽に短文で連絡しやすく、データ共有も暗号化された状態でやり取りできる

YPPでは主にチャットワークを使っていますが
メールにはない機能として
送信後にいくらでも「再編集」や「削除」などやり直しが出来ることと
グループチャットに後から追加した人が、
過去にさかのぼって履歴を閲覧できる点が便利だと感じています。

ただチャットは連絡手段としては簡便ですが
テキストベースのコミュニケーションなので
細やかな感情を伝えるのが難しいときがあります。

異なる意見をたたかわせるときは
文字情報ではなく、Web会議や電話など
五感を使ってコミュニケーションをとることが大切だと
日々感じています。

以上のツールのほか、
FAXをメールで受信する「インターネットFAX」や「勤怠アプリ」など
テレワークを推進するためのツールをご紹介させていただき、
Pマーク取得事業者ならでは、
データの漏洩・紛失・盗難・改ざんに備えるための対応策をお伝えしました。

個人情報の把握と、入手から破棄までの「ライフサイクル」を知っておくことが大事です

PW管理はもちろん、個人情報の把握と、入手から破棄まで「情報のライフサイクル」を知っておくことが大事です

まず、社内の個人情報(に限らず重要データ)を把握すること。
そのうえで、個人情報の“ライフサイクル”(入手→移送→利用→保管→破棄)を考え
それぞれのステータスにおける『リスク』を知り、できるだけの対応策を講じること。

すべてのリスクを排除することは難しい場合でも
『残存リスク』として、自社データの保管状況や漏洩リスクを知っているか知らないかは
備えをする際にも大きな違いとなります。

 

コロナウィルスの拡大により世界的に
テレワークが出来る人はテレワークをするようにと
各政府から要請が出ている非常時ですが
こういう事態ではなくても、毎年くる台風や大雪などの天候不良、
日常的に頻発する電車遅延などの際にも
“職場に行かなくてもある程度仕事ができる環境づくり”は
やっておきたいところです。

以上
第99回事務カフェ報告でした。

さて次回はなんと、記念すべき第100回目の事務カフェとなります。
100回記念にふさわしい素晴らしいゲストをお招きすべく準備中です。

また日程と講師が正式に決まりましたら、
お知らせさせていただきます。

ぜひ、次回の事務カフェもご期待くださいませ!!

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で復興ワインづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

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【YPPメンバー事務カフェ】第6回 開催報告

2月に開催されたメンバー事務カフェも、大変好評でした!
参加したいけれど勇気がでない…そんなメンバーさんもいると思います。
そういった方の背中を少しでも押すことが出来れば…そんな思いで、事務局スタッフより開催報告をしてもらいます^^
ぜひご一読ください。


みなさんこんにちは!
少しずつ春を感じる季節になりました。
感染症が流行っていますので、季節を感じながらも手洗いうがいを忘れずに、気をつけていきたいですね、、><

早速ですが、先日開催された『第6回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

■第6回メンバー事務カフェ
『在宅ワークで収入UPを目指すには?これから求められるスキルとは何か。』
■開催日時:2020年2月20日(木) 10:00~11:30

今回の事務カフェは、YPP代表の五味渕さん自らが講師をしてくださいました。
代表者!?もしかしてとても怖い方だったらどうしよう…と進行役の私もドキドキしていましたが、とっても優しい方で安心しました(ホッ…
実際にお客様の声を聞いている五味渕さんの目線から、在宅ワークで収入アップを目指している方に向けて、ヒントになるようなお話をしていただきました。

まずは、参加者の皆さんの自己紹介から。
今回は、北海道から山口県まで、『在宅でできるスキルアップの方法や学び方について知りたい』『今後必要になってくるスキルが知りたい』など、『在宅でしっかりと稼ぎたい』という思いを持った総勢12名の方が参加してくれました。

そして、早速講座がスタート。
五味渕さんが15年間会社を経営してきたなかで『これだな』と思うことを、パワーポイントを用いながら説明してくださいました。お話しいただいたことのなかから、2つ抜粋してご紹介したいと思います♪

■在宅でできるスキルアップの方法とこれから必要とされるスキルについて。
銀行の融資担当、スポーツの審判員、レストランの案内係、ネイリストなど…これから10年でなくなると言われている職業が増えていくなか、これからは何が必要になるのか。
確かに、某回転寿司チェーンではロボットのペッ〇―くんが案内をしてくれたり、企業の中でもペーパレス化がどんどん進んでいますよね。
YPPで担当している業務も、もしかして全てロボットがやってくれる時代になるのでは…という不安もあります。

そのなかでもこれからは
①IT
②語学
③会計
のスキルが活かされていく時代だというお話がありました。
プログラミング、外国語、簿記…などは、今後ロボットが実務を行う仕事になるにせよ、その知識の上に成り立ちや考え方を心得ておくことは、あらゆる分野の仕事に生きるスキルになるそうです。
また、日々私たちがYPPで業務を行っている、チャット、ZOOMなどを用いたテレワークは粋であり、これからの時代に必要なスキルを十分身につけているというお話もありました。
プログラミング、外国語…はすぐに習得することは難しいかなぁと思いますが、Excelや簿記については在宅でもテキストがあれば学べるので、スキルアップのためできることからやっていきたいなと思いました^^

■最も必要とされているスキルについて
IT、語学、会計がこれから必要とされるスキルだというお話は先ほど紹介しました。
では、最も必要とされているスキルは何なのでしょうか。

体調管理!確かに大切です。
締め切りや時間を守ること!これも大切です。
予想された方もいるかと思いますが……

最も必要とされているスキルは『コミュニケーションスキル』
技術的なスキルも大切ですが、
男性でも女性でも、どこの国籍の方とも、誰とでも仲良くやっていける方が必要。
新しい技術・ツールを学んで、人を活かせる人が重宝されるというお話がありました。

特に在宅ワークをしていると、直接お会いすることができないので文字でのやり取りをすることも多いかと思います。
ときには相手にうまく伝わらなかったり、またあるときには全く怒っていないのに怒っているように思われてしまったり…。
思いを文章で伝えることは難しいですよね。
コミュニケーションスキルには自信があります!とは言い難いので、在宅の仕事をしていくなかでも、コミュニケーションスキルを磨いていこうと感じました^^;

最後に、五味渕さんから「『石の上にも3年』ということわざもありますが、まずは3年、そして次の3年。
積み上げてきた経験や、どんどん挑戦し自身のスキルを身につけ磨いていくことが大事だ」という力強いお言葉もいただきました。
ポジティブパワーをもらい、モチベーションもアップし、とっても充実した講座になりました^^
「今日この事務カフェに集まっている方々は類友」というお話がありましたが、メンバー事務カフェが皆さんの悩みを共有できるような場になってくれれば良いなと思います^^

メンバー事務カフェは、ZOOMという無料ツールを利用して、ご自宅からPCやスマートフォンを使って気軽に参加することができますので、ぜひ皆さんもお気軽にご参加ください♪

☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーTさん
今子供が小学校一年生で、育児や学校行事参加が生活の中心のため業務もスキルアップにも費やせる時間が少なく、そのことへの焦り及び将来の収入の不安がありました。
今担当させていただいている業務においてコミュニケーションの難しさを感じる事が多いのですが、本日のお話しを伺い、コミュニケーション能力に関しては「スキルアップできる(経験の場を与えていただいている)、いずれこの経験が役立つ」と少し前向きに考える事ができました。

■メンバーWさん
在宅で培ったスキルは無駄なのかな…と悲しい気持ちになっていましたが、自信をもって!という五味渕さんのお言葉に思わず涙がでました。
子どもが大きくなるにつれ、働くスタイルが少しずつ変わっていくかもしれませんが、求められる場所で一生懸命勤める気持ちを忘れずに、常に謙虚に学ぼうと思います。

■メンバーSさん
お話の内容もそうですが五味渕社長の内面からにじみ出ているポジティブオーラに、パワーを注入していただいたかんじがします。
今後のニーズや動向を見極めて、自分も可能性を広げていけたらなと改めて思いました。

■メンバーIさん
五味渕社長からの貴重なお話を聞くことができ、私の人生にとって、とても有意義なものになりました。
何事も「行動」すること、「コミュニケーションスキル」を日々磨くことが大切であると改めて気づかされました。
また、日ごろの考え方・相手を思いやる姿勢を常に意識なければならないと感じました。
■メンバーHさん
私は在宅ワークを始めて半年、YPPさんからお仕事をいただくようになってからは3ヶ月です。
まだまだ手探りな部分も多く、これから先お仕事をいただき続けることはできるのだろうか…など漠然とした不安をひとりで大きくしてしまっていました。
ですので、五味渕さんのお話は大変心強く、無駄に不安がるのではなく、今目の前のことを丁寧にこなし経験を積みながらひとつひとつスキルを身に付けていこうと思うことができました。
そして志の高いメンバーのみなさんに素敵な刺激をいただき続けたいと思います!
☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

■第7回メンバー事務カフェ
『SSメンバーとはどんな存在?YPPでの働き方一挙公開!』
■開催日時:2020年3月18日(水) 10時~ ※80分程度を予定

次回は、YPPを陰で支えてくれているSS(サテライトスタッフ)と呼ばれるメンバーさんに
どんな仕事をしているのか?多くの業務をチーム制でどのように分担しているのか?といったことから、
在宅ワークでON/OFFを切り替えるコツや、掛け持ちをしていくまでのステップなど…、
まだYPPでお仕事をしたことがないメンバーさんにも、既にお仕事をしているメンバーさんにも、
色々とヒントになるお話を聞こうと思っています!
事前に質問を募集して、その質問に答える形式で進めていく予定です。
この機会に、ベテラン在宅ワーカーであるSSさんに聞きたいことがある方、ぜひご参加ください!

参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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第99回事務カフェは『テレワーク』の便利ツールをご紹介

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

いろいろな情報が日々飛び交い、働く人の安全をどう確保すべきか、とても思案する今日この頃です。

身体の安全も大事ですが、経済の冷え込みが起きている中で
明日の仕事を確保していくことも、心の安全のために必要で
悲観論に走らずに
色々な知恵と工夫と、前向きであり続ける「心のありよう」の必要性をヒシヒシと感じます。

こんな時こそ、デマに惑わされることなく、出来ることを粛々とやりたい、と思います。
ペストが流行ったときに起きた悲劇(日用品の買い占め、外国人や罹患した人への差別や心無い言葉)を繰り返さない
ということも強く意識したいですね。

そして3月事務カフェは、YPPとしては是非取り上げたいテーマ『テレワーク』。
当たり前すぎる会社からすると「今更テレワーク?」と思うかもしれませんが
意外とどの職場にもアナログ作業が残っていて、出勤できないとできない仕事がまだまだあります。

大企業のような「全て一斉に」が難しくても
これを機に、少しでもテレワーク環境を前進させたいと思います。
幸い、世の中には安価で便利なツールが次々と登場してきました。

コロナが沈静化しても、夏にはまた台風がやってきます。

お金をそんなにかけず、むしろ従来よりコストを下げながら、事務効率を上げる機会にしましょう。

事務所に集まるのは控えることにして(拡大予防には出来るだけ協力を!)
無料で使える会議ツール「ZOOM」からの参加を基本とします(開催は予定通りに!)。

奇策やマジックはありませんが
小さな会社ができるテレワークの実践術を皆さんとシェアしたいと思います。
ぜひご参加ご検討ください。

■□■□■□■□■□■□■□

第99回 事務カフェプロジェクト
『テレワーク推進!アナログ作業からデジタル・クラウド化するための便利なツール紹介』

講師:YPP代表 五味渕紀子
日時:3月19日(木)
時間:18時~20時
場所:ご自宅や職場からZOOMにて参加

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2200円

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お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp もしくは facebook イベントページ

▼最新情報はfacebookにてお知らせしています!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

また記念すべき第100回の事務カフェは
今回講師を務めてくださった松岡博巳氏が
『是非紹介したい人がいる。この方の話は必聴!』と推薦くださった方と
目下、水面下で交渉中です。

昔、タモリさんが司会を務めるお昼の番組“笑っていいとも”に、
『友達の友達は、皆友達だ!』というコーナーがありましたが
まさに、勉強熱心な方のお知り合いには、素敵な方がいらっしゃるもの。

ぜひ100回以降の事務カフェのご案内も、楽しみにお待ちくださいませ。

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で復興ワインづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

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