事務カフェ

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【第32回YPPメンバー事務カフェ開催報告】


みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

少しずつ涼しくなり、秋が近づいて来ましたね^^
今年は久しぶりに制限のない夏休みとなりましたが、皆さんはどのように過ごされましたか?^^
我が家は3年ぶりに帰省をしました。
なかなか乗らない新幹線に子どもたちは大はしゃぎし、大人は周囲の目が心配で落ち着かない道中でしたが、住んでいる地域にはない海に行ったり、観光地に行ったりとたくさんの思い出ができました^^
『田舎は時間の流れが遅い』と言いますが、なぜなのでしょうね。
人が少なくて静かだからなのか、せかせかしていないからなのか、自然が豊かだからなのか…。
都会の方からの移住も流行っていますが、田舎でのんびりと過ごすことはなかなか良いものです♪

今年の9月は3連休が2回と、残念ながら大型連休とはなりませんが、少しゆっくりと過ごし日ごろの疲れを癒したいですね^^*

さて、前置きが長くなりましたが先日開催された『第32回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えしたいと思います!^^

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第32回YPPメンバー事務カフェ
【テ ー マ】『エクセル データを「整理」して「集計」して「表現する」』
【開催日時】8月26日(金)10:00~11:30

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今回はYPP内で『Excelの神!』と呼ばれる東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史先生の講座です。
榎本先生の講座は第1回ブートキャンプ(Excelの時短術について)、第19回,第23回の事務カフェに続き4回目になります。
毎回とても分かりやすい講座で、優しい先生の話し方も魅力的です♪
今回は、『実際にExcelを使って業務をされている方』や『Excel初心者の方』などたくさんの方にご参加いただきました。録画視聴を希望の方も多くいて、嬉しいです^^

画面共有機能を用いて、実際に先生がExcelを操作しながら説明してくださいました。
教えていただいた内容のなかから、いくつか抜粋してご紹介いたします^^*

☆整理→テーブル


さまざまなデータを集計しやすいように『テーブル』機能を使って整理していきます。
テーブル機能を使って整理したデータは見やすくてきれい、整理しやすいなど”いいことづくし”なのです
早速やり方をご紹介いたします^^*

①このような見出しのあるデータを用意し、挿入タブ→テーブルというアイコンをクリックし、OKボタンをクリックする。


②色付きの表へと変身します。
 オートフィルター機能が使えるようになり、デザインや罫線の変更も簡単に行うことができます。

あっという間に出来上がりました♪
テーブル機能を使うにあたって、注意する点は『必ず見出しをつけること』
そして、『見出しの結合・見出しのない空列・空行・小計はNG』のためお気をつけください。


また、絞り込みに便利なスライサー機能を紹介します。

①テーブルデザインから、スライサーの挿入アイコンをクリック


②この中からスライサーを表示させたい項目をクリック。
 

③クリックした項目のスライサーが出てきます。


④見やすいようにテーブルの上にスライサーを移動させます。
 表示させたい年と月をクリックするとそのデータが絞り込まれて表示されます。
 複数選択も可能です。



☆集計→ピポッドテーブル

先程作成したテーブルを今度は集計するために『ピポッドテーブル』というものを使用します。
こちらの使い方もご紹介します♪

①挿入から『ピポッドテーブル』をクリック→OKをクリック。


②左の枠の中をクリックすると右のピポッドテーブルのフィールドが出てくるので、表示させたいものを選択しドラッグ&ドロップで移動させると、ピポッドテーブルが出来ました。
関数式を使わずに、複雑な表を作成することができます。
また、一瞬でいろいろな項目について集計することもできます^^



New☆「表現」ピポッドグラフ(ピポッドテーブルの追加機能)

集計したものをビジュアル化することができるのが『ピポッドグラフ』という機能です。
こちらのやり方もご紹介します♪

①ピポッドテーブル分析から、ピポッドグラフを選択する。

②項目を選ぶとグラフができる
表の種類は棒や円などさまざまで、デザインもお好みで変えることができます。
表示したいものを変えるときは、スライサーから選択するとグラフにも反映されます。

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Excelを使いこなすには関数を覚える必要があり難しいのでは?と思っていましたが、今日教えていただいた『テーブル』『ピポッドテーブル』『ピポッドグラフ』は関数を用いる必要もなく、簡単に使用することができました^^
最後の質問タイムでご参加いただいた方の感想にもありましたが、Excelにこんな機能があったなんて…と本当に『驚き』でした。
Excel超初心者の私ですが、しっかり理解することができて、とても充実した時間になりました♪

Excelの学習方法として、先生がYouTube学習をおすすめされていました。
たくさんの分かりやすい動画がアップされているとのことで、こちらも必見です♪
皆さんもぜひExcelを極めてみてはいかがでしょうか?^^
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☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーNさん
昨年のパワークエリに引き続き、今回榎本先生の講座に参加させていただきました。
いつも分かりやすい説明で頭に入ってきやすく、有意義な1時間半でした。
グラフ系は仕事で扱うこともないので忘れてしまいがちですが、今回の講座で気軽に使えそう!と思えました。ありがとうございました。
いつもこのような機会を設けていただき、感謝です。

■メンバーKさん
この度は大変ためになる講座開催をありがとうございました。
すぐにでも活用することができる内容を基本的なことからご説明いただき、効率化や表現方法など新鮮な驚きがいくつもありました。
Excelの機能が進化していることを実感し、常にアップデートできるようアンテナを張っていく必要を感じました。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第33回メンバー事務カフェ
『給与、労務管理とは~給与計算、社会保険事務のしごと~』

・開催日:9月28日(水)10:00~11:00(質疑応答含めて、60分を予定)
・講 師:YPP顧問社会保険労務士 杉本美樹先生
・参加費:無料
・内 容:・社会保険事務の年間スケジュールと随時発生する事務手続き

     ・定時決定(算定基礎届)、随時改定(月額変更届)とは
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詳細はメールにてご確認いただき
manabi.ypp@gmail.comまでお申し込みください。
たくさんの方のご参加をお待ちしております♪

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【第31回YPPメンバー事務カフェ 開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

例年にも増して、連日暑い日が続いていますね。
エアコンを使わずにはいられない毎日。
電気料金の値上がりや、他にもさまざまな物価高騰の打撃をヒシヒシと感じています(^^;

少しでも節電につながれば!と、専門業者様にエアコンのクリーニングを頼んでみたところ、閲覧注意並みの汚れが取れました。。。笑(*_*)
去年は冷房の温度設定を25~26℃にしていた我が家ですが、今年は28~29℃でとても快適に過ごせています♪
無理のない節電を心がけていければと思っているこの頃です^^


さて先日開催された第31回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第31回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『ネットワークとセキュリティの話』基礎編3回目(最終回)
【開催日時】7月26日(火)10:00~11:00

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今回講師をして頂いたのは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの様々なPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ています!!

去年の8月から始まった、皆本氏によるPCについての基礎編全3回にわたる事務カフェ。
いよいよ最終回を迎えました。

内容は、
1 ネットワークの基礎(機器や用語)
2 インターネットやドメインについて
3 ネットワークセキュリティ
4 リモート環境用ツールについて

ということで、ネットワークとセキュリティがメインのお話です。


1 ネットワークの基礎(機器や用語)

ネットワークを構成している機器について
【ONU(光回線終端装置)】
一般的な光回線装置
【ルーター】
光回線などの外部からのネットワークを一度分断する役割がある装置。(誰でもネットワークに入れてしまうので、必ず必要)
【UTM】
ルーターの機能に加えて複数のセキュリティ機能を備えている




有線LAN・無線LANのメリット・デメリットについて
コンピューターとネットワーク機器を接続するものとして、ケーブルや無線電波があります。
【有線LAN】
メリット: 通信品質◎。
      通信速度が速く、安定。
      セキュリティが強い。
デメリット:インターネットを使う場所が限られてしまう。
       配線工事が必要。
【無線LAN】
メリット:電波の届く範囲であれば、どこでもネットが利用できる。
     ルーターが対応していれば、一度に複数の通信が可能。
デメリット:場所によっては通信速度が不安定になる。
     セキュリティ面では、悪用される危険性もあるので、あらかじめ対策をしっかりとおこなう必要がある。

「Webサイト」と「Webページ」の違いって何?
Webサイト】
まとめられているWebページの集合のこと。Webページが1枚の紙なら、それらをまとめて本にしているのがWebサイト。(例:HP)
【Webページ】
インターネット上で公開されている文書のこと。(例:HP内のデータ)
【Webサービス】
Webサイトと同じように、インターネット上で操作、閲覧できるサービスのこと。SNSやオンラインゲームはWebサービスの一例。

同じように見えて全然違う意味の言葉です。
理解した上で使い分けましょう。


2 インターネットやドメインについて

インターネットの基礎
ネットワークで相互にデータをやり取りするには様々な「プロトコル」と呼ばれる世界共通の方式で行われています。
インターネットの基本的なプロトコルは「TCP/IP」という方式で、
「TCP/IP」はたくさんのデータをパケットと呼ぶ小さな塊に分割にして送り、送り先で元のように組み立てる仕組みになっています。
そのため、大きなデータでも小分けにして送れるので、ネットワークが遅い環境でも少しずつ送信が可能だったり、送られていないパケットがないかのチェックや再送を要求する機能も持っています。

この「TCP/IP」にも含まれている「IP」
コンピューターを識別するための「IPアドレス」にあたるものです。
【IPアドレス】
ネットワーク上の住所のようなもので、実際にはコンピューターが処理に使う2進数で指定しますが、人が読みやすいように一般的には10進数で表記して使っています。(グローバルIPアドレス)
例:
2進数表記  110000.10101000.00000001.00011001
10進数表記 192.168.1.25

この10進数表記を更に分かりやすくするように「ドメイン名」という名前をつけることもあります。
【ドメイン名】
例:www.123-shop.co.jp
ドメイン名は3つに区切られ、組織の名前・組織の種別・国名を表しています。
上記のようなドメイン名であれば、組織名が「123-shop」、一般企業を表す「co」と日本を表す「jp」で構成されています。

☆ここでちょっと豆知識☆
「URL」という言葉もありますが、ドメインとの違いは?
ドメイン:ネットワーク上の住所
URL:その住所や番地、建物の名前や部屋番号まで、すべてまとめたもの
というイメージになります!


3 ネットワークセキュリティ


セキュリティ対策をしていないと、外部からの不正アクセスやウイルス感染のリスクが高くなり、とても危険です。
その対策として、まずはネットワークの入り口を適切に保護する事が重要です。
(ルーターを正しく設定しておくこと)
初期設定でもセキュリティはできておりますが、
・SSIDのネーミング・設定を変更する
・ルーターのIDやパスワードを複雑に設定する
こちらを行うだけでも更にセキュリティが高くなります!
(変更の仕方は説明書に記載があるそうです)


4 リモート環境用ツールについて


【VPN】


Virtual Private Network(バーチャル・プライベート・ネットワーク)」の頭文字を取った略語で、仮想の専用線をネットワーク上に構築することで、高いセキュリティが保たれることからビジネスシーンでの利用が増加しています。
パソコンのみならず、モバイル端末での利用も可能です。

【リモートデスクトップ】
遠隔操作ができるようになる仕組み
データを社外に持ち出す必要がないため、情報漏えいのリスクが低いです。
リモートデスクトップのクラウド版であるクラウドデスクトップというツールもあります。

駅やカフェなど、さまざまなスポットで見かけるフリーWi-Fi。
こちらについても最後に皆本先生よりお話を聞くとこができました。
セキュリティ面で不安に感じる方もいらっしゃるのでは、と思いますが、
VPNを利用することで安全に利用できるそうです!
あとは、デザリングも有効です!


基本的な用語の説明から、セキュリティ全体像のお話、文字だけで見ると難しい用語ですが、さすが皆本先生!今回も大変分かりやすくお話してくださいました(^^♪
知っているつもりで使っていた言葉も正しく認識でき、とても有意義な時間でした♪

PC周りの基本的なお話について、基礎編1回目・2回目とどんな内容だった気になる方は、是非こちらもご覧くださいね☆

■第20回メンバー事務カフェ
『自宅やリモート周りの話』 基礎編1回目 開催報告

■第26回メンバー事務カフェ
『業務で使うツールの話』 基礎編2回目 開催報告

☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーFさん
自分自身の知識が乏しいこともあり、全ての理解には至りませんでしたが、基本的なセキュリティの概要がわかりました。フリーWi-Fiで繋ぐことに漠然とした不安がありましたが、対策をした上で接続すればリスクが少なくなることがわかりました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第32回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『エクセル データを「整理」して「集計」して「表現する」』

【開催日時】8月26日(金))10:00~11:30

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詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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【第29回YPPメンバー事務カフェ 開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。


暑かったり、肌寒かったりとする日が続いていますが、既に週1冷やし中華を食べている我が家です(^^;
ちなみに我が家は醤油ダレで、定番の具に甘辛く味付けをしたお肉が必須なのですが、皆様のオススメ、いろいろと聞いてみたいです(^^)


さて、先日開催された第29回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第29回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『相手を考えての言葉選び』
【開催日時】開催日:5月23日(月)10:45~11:45
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今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、『相手を考えての言葉選び』というテーマでお話ししました。


コミュニケーションをとる上でやり取りに欠かせない「言葉」。
直接会話をすることはもちろん、近年では様々なツールが増え、以前に比べ、メールやチャットワーク・SNSを使ってやり取りをすることが増えましたね!


そんな中
“どういう風に伝えれば良いのかな”
“自分の考えが相手に上手く伝わらないな”
“強い言葉で伝わってしまったかな”
“返信がなく、相手を怒らせてしまったかな”


皆様も一度は感じたことがあるのではないでしょうか・・・?
また、反対に受け取る側としても感じたことがあるのでは・・・。


そんなモヤモヤとする気持ちが解消へと繋がるような素敵な内容を、
安達が日々心がけていることをもとにお話ししました。


◆お仕事をする上で大事にしている事
【相手の気持ちを考えて行動する】
~言葉でも・文章でも・表情でも~


【相手の気持ちを考えて行動する】とは。。。
① 相手の事を考える
② 自分が受け取ることをイメージする
③ 言葉の選び方に注意する
④ 落ち着いて考える

具体的に。。。
こうして欲しいな、と自分の意見を伝える前にまず、相手の良いところを探し、それを伝えてみること!
「すぐ気が付いて連絡をくれてありがとう」
「細かいところまで確認してくれてありがとう」
このような一言から始まることで、一旦会話のクッションとなり、本題のアクションへ繋げやすかったりします♪
相手にとって伝わりやすい言葉を選ぶこと、相手の考えも聞くことなども大事です。


また、感情的になってしまうと言葉も乱れてしまいます。
その場合は、一旦深呼吸して落ち着くようにすると良いとの事です。
そして自分が言われたらどう感じるだろう・・・と逆の立場で考えてみましょう。


一方的な言い方になっていないかな?
嫌な言い方になっていないかな?
強い言い方になっていないかな?


メールやチャットを送る前に一度文章を見返してみてると、分かるかもしれません^^
柔らかい言葉を使う事で、やり取りもスムーズになると思いますので、「言葉の変換」を頭の中で少し意識してみて下さい♪



最後に安達より、【言葉を伝える上で大切だと思う事】について説明いたしました。
◆自分の中でまとめてからお話しする
◆何を伝えたいのか(感謝・催促の内容・不満)
◆どのように伝えたいか、相手を思って考える
◆相手に伝わりやすい内容であるかどうか
◆受け取る気持ちになって考える


連絡がくると、返信しなきゃ!となってしまうかもしれませんが、
まず一呼吸おいてから考えましょう♪
その際は「確認してから連絡します。」などの一言があると良いですね☆


私も見直す部分がたくさんあり、「言葉の変換」意識して、より良いコミュニケーションを取りたいな、と思いました!



☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーEさん
置き換えて考える、時間を空ける、なども具体的な一言を添えてお話しくださったので、機会があれば真似してみようと思います。

■メンバーTさん
チームでおこなっている仕事も多いので、「ありがとう」が気軽に言えるチーム作りが大事だな、と思いました。


ちなみに前回は『素敵に変わるビジネス文章』というテーマでも開催しております。
どんな内容だったのかな?と気になられた方^^
よろしければ、第17回の事務カフェ開催報告も是非ご覧くださいね♪

第17回事務カフェ 『素敵に変わるビジネス文章』



☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
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第30回メンバー事務カフェ


『SNSから少し離れてみませんか~健やかな生活~』

・開催日:6月27日(月)10:30~11:45(質疑応答含めて、75分を予定)
・講 師: YPP代表 五味渕紀子
・参加費:無料
・対 象:YPP登録メンバーさんなら誰でも
・内 容:スマホ普及から10年を経て、わかってきたこと
日本だけじゃない「SNS疲れ」要因と、脳の仕組み
健やかな生活のために知っておきたいこと、効果的なこと
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詳細はメールにてご確認いただき
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たくさんのご参加をお待ちしております♪

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【第28回YPPメンバー事務カフェ 開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

今年のゴールデンウィークは久々に制限なしの連休となりましたが、みなさん何をして過ごされましたか?^^
3連休の後1日平日、また3連休の後1日平日…と少し予定がたてにくい部分もあったかと思いますが、例年よりお休みの日は多くゆっくり過ごせたのではないでしょうか。
帰省したり、少し遠くのテーマパークに出かけたりしたという友人の話を聞き、良いなぁと思いつつ…我が家は子ども連れでの高速道路の渋滞が辛いので、結局近場にしか行かず…^^;
けれども、switchのソフトを購入し家族でやったり、焼肉を食べたりと、好きなことをしてゆったり過ごせたので良かったのかなぁと^^*

海の日まで祝日はなくて、梅雨の時期が来るし税金関係の書類も来るし…でなんだか元気が出ませんが、夏の楽しみに向けて頑張っていきましょう☆

さて、前置きが長くなりましたが、先日開催された『第28回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします!^^

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第28回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『給与、労務管理とは~給与計算、社会保険事務のしごと~』
【開催日時】4月26日(火)10:00~11:00
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今回は、YPPで初の「給与・労務関係」の勉強会となりました。
講師は、YPPの顧問社会保険労務士の杉本美樹先生。
中央大学商学部経営学科卒業後、税理士法人に約15年勤めていらっしゃいました。
現在は個人事業主として社会保険労務士業務、 経理業務委託のお仕事をされています。
運動、ビール 、スポーツ観戦 、韓国旅行 、韓流ドラマ鑑賞などたくさんの趣味をお持ちだという情報を聞きつつ、講座がスタートしました!^^

本日の内容はこちらです☆
・給与計算の基礎
・社会保険料について
・住民税について
・残業について

給料明細書をもらって、通勤手当がいくらで…雇用保険料がいくらで…合計の控除額がいくらで…と隅々まで毎月チェックしている方は少ないのではないでしょうか?
あれ、なんか今月はちょっと控除額が多いかも…?ふるさと納税してるから住民税が安くなってるかな…?などサッとは見ますが、計算もよく分からないので明細書を見て納得しています^^;苦笑

今回の講座で給与計算の仕組みを理解し、項目を見てこれは何のことなのかが分かるようになりたいと思います!!
お話のなかから、いくつか抜粋して皆さんにご紹介いたします^^♪

①給与計算の基礎

従業員に給与が支払われるのであれば必ず給与計算をしないといけないことになるので、知っておいて損はないとのことです。

給与計算は『従業員に支給する給与の額を、毎月計算する業務』のことです。


『①総支給額ー②控除額=差引支給額』

この式で手取りの給与を計算します。

①総支給額
・基本給
・残業代
・通勤手当、家族手当など各種手当

②控除額(控除…金額を差し引くという意味)
・所得税
・住民税
・健康保険、厚生年金、介護保険、雇用保険などの社会保険料
(会社が従業員の負担分を預かり、それを各役所に納付する)


②具体的な給与計算~総支給額について~

まずは、総支給額を求めます。


総支給額=基本給+時間外手当+各種手当

☆基本給+時間外手当の計算
タイムカード等をもとに集計し、残業(時間外労働)時間があるか、あればどれくらいなのかを正確に把握します。
法定休日に出勤した場合には、勤務した全ての時間が時間外労働にカウントされるそうです。
※法定休日(週に1日はお休みを取らなければいけないというきまり。ex土日休みの仕事の場合…土曜日は法定外の休日、日曜は法定休日)


時間外労働=時間外労働の時間数×1時間あたりの賃金×割増率

割増率は、労働基準法で原則次のように定められているそうです。
・残業(1日8時間・週40時間を超えた労働時間) 25%以上
・深夜労働(22~5時までの間の労働時間) 25%以上
・休日出勤(法定休日の労働時間) 35%以上


☆各種手当の計算
会社が定める通勤手当、家族手当、住宅手当といった各種手当の額を確認します。
手当の基準は会社によってそれぞれ違うので、就業規則等会社の規定を確認して計算します。
基本給のほか、残業手当、家族手当、住宅手当などは所得税の課税対象になるが、通勤手当は、公共交通機関の場合月15万円までは所得税の課税対象にならないので注意とのことです。(非課税)

給与ソフトで計算する際には、公共交通機関を利用した場合の通勤手当は非課税で計算されるとのことですが、念のため確認しておいた方が良いとのことです^^

③具体的な給与計算~控除額について~

次に、控除額を求めます。


控除額=社会保険料+源泉所得税+住民税+その他控除(財形など会社独自の項目)
(社会保険料…健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など)

これらは、毎月の給与から天引きし、税務署や年金事務所、各市区町村などに納付するそうです。

社会保険料の計算
社会保険料は、健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料(40歳以上が対象)の計算が必要となり、標準報酬月額に社会保険料率をかけて算出することになるそうです。
保険料は労使と折半となっており、従業員分は算出した金額を毎月天引きし、会社分と合わせて日本年金機構や各健康保険組合に毎月納めます。

雇用保険料の計算
仕事を辞めた時に失業手当がもらえる保険です。


雇用保険料=総支給額×雇用保険料率

今年の『雇用保険料率』は異例で2段階に変更。
(2022年4月1日~2022年9月30日) 3/1000
(2022年10月1日~2023年3月31日) 5/1000

健康保険などと同じく、保険料を労使と折半し、従業員分は毎月天引きして1年分を7月に納付するそうです。

所得税(源泉所得税)の計算
所得税も毎月給与から天引きするが、『おおよその金額』になるので、正確な所得税額は年末調整で計算し、従業員の払い過ぎがあれば還付されるそうです。
税額は、国税庁が出している『源泉徴収税額表』に『社会保険料を天引きしたのちの給与額』、『扶養家族の数』を当てはめて計算します。

④具体的な給与計算~差引支給額について~

『総支給額ー控除額=差引支給額』

毎月決まった日に従業員個々の口座に振り込み、計算結果を明示した給与明細を発行して、1ヵ月の業務は終了になるそうです^^*

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後半の質問タイムでは、皆さんが実際行っている給与計算の業務で困ったことなどを先生に伺い、無事解決したところで講座の終了です^^*

給与計算についての知識はほとんどなかったのですが、先生の分かりやすい説明と資料のおかげで仕組みは理解できたと思っております!
給与明細を今一度見て、総支給額や控除額についても1つずつ項目ごとに確認していきたいと思います^^

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーTさん
社労士事務所で事務補助をしていたことがありますが、知識が細切れでよくわからないままに作業している部分がありました。
給与計算の流れや注意点がよくわかり、「あの作業はこれに通じていたのか!」ということを改めて知ることができたのでとても良かったです。
ほかの方の質問もとても勉強になりました。
参加させていただいて本当に良かったです(^^♪
ありがとうございました。

■メンバーSさん
杉本先生のお話が、シンプルにまとめられ分かり易かったです。
勤怠チェックの業務をしています。
給与額が決まるまでの一部の仕事ではありますが、全体が把握できた事で理解がより深まりました。

■メンバーHさん
改めて復習ができました。
10:00~11:00までだったのでもう少し質問時間が欲しかったです。
またこのテーマで、今度は実務に関する事をやってほしいです。
メンバーさんの、実務をやっていていつも疑問に思っている事・困っている事聞いてみたいですね。
それから、先生の困ったお客様や失敗した事等も、笑いを交えて雑談的に話ができたら楽しいかもしれないと思いました。

☆次回のメンバー事務カフェのご案内です!!

■第29回メンバー事務カフェ
『相手を考えての言葉選び』
・開催日:5月23日(月)10:45~11:45(質疑応答含めて、60分を予定)
・講 師:YPP社員 安達佳子
・内 容:メール、チャットワークで送信する文を素敵な文章へ

詳細はメールにてご確認ください^^*
たくさんのご参加をお待ちしております♪

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第26回メンバー事務カフェ『業務で使うツールの話 基礎編2回目』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

寒さも緩み、本格的な春が近づいてきましたね♪
ここ数日の温かさもあり、近くの公園では河津桜も咲き始め、より一層春を感じています(^^)

さて、先日開催された第26回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第26回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『業務で使うツールの話 基礎編2回目』
~word,exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など~
【開催日時】2月21日(月)10:00~11:00

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昨年8月に開催された1回目に続き、基礎編第2回目の事務カフェです☆

前回はどんな内容だったのかな?と気になられた方^^
よろしければ、第20回の事務カフェ開催報告を是非ご覧ください♪

第20回の事務カフェ開催報告リンク

前回に続き講師をして頂いたのは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの多岐にわたるPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、第2回目となる今回は、『業務で使うツールの話』についてご説明頂きました!

パソコンを使ってお仕事をする上で、皆様きっと様々なツールを使用されていると思います。

Excel・Wordといった基本的なツールから、画像やデータの編集、業務専用のツール・・・
便利で役に立つツールが今はたくさんありますね♪

そんなたくさんあるツールの中から、まずはOfficeについてのお話からスタートです!

Office
Officeと一言で言っても、実は8種類もあるんです!

大きく分けると、、、
Microsoft 365:毎年自動的に新しいバージョンへ更新されるサブスクリプション型のOffice。Officeの全てのツールが入っている。オンライン作業前提でのツールもあるので、オフラインでの作業には向いていない。
ダウングレードはできない。
*表の白地参照
Office2021:1回購入の買い切りタイプ。
新しいバージョンに更新するには都度購入が必要となる。
お仕事をする上で、必要なツールは揃っている。(Excel・Word・PowerPoint・Outlook)
*表のグレー地参照

新しくパソコンを購入する時に、最初から搭載されているのは、大体「Office Home & Business」ですが(一般的に利用されているOffice)、自分に合ったOfficeを見直すきっかけとなったり、お仕事先のお客様はどのバージョンのofficeを利用されているのだろう、と少し意識するだけでも、業務の効率アップに繋がるのかもしれませんね♪

次に、Officeのツールってどんなものがあるの?というお話です。

◆Word:文書作成ソフト
◆Excel:表計算ソフト(スプレッドシート)
◆PowerPoint:プレゼンテーション作成ソフト
◆Access:データベース作成ソフト
◆Publisher:印刷物(DTP)向けチラシ作成ソフト
◆Outlook:個人情報管理・メールソフト
◆Onenote:高機能メモソフト

他にもまだありますが、ここでは一部を紹介させて頂きます☆

日々当たり前のように使用されているツールもあると思いますので、
ここでは使った事がない方が多そうな、
AccessとPublisherについて、少し簡単に説明します。

Access:データベース作成ソフト
Access上でデータベースを作成することで、そのデータベースを元に新たにデータを抽出できます。Excelと違うところは「シートを複数開かなくてよい」「オンライン上での作業になるので、複数人との同時編集が可能」なところ。

Publisher:印刷物(DTP)向けチラシ作成ソフト
WordとPowerPointの良いところを集めたソフト。
印刷用の紙のサイズに合わせてくれます。
Photoshopなどのツールもありますが、WordとPowerPointを使い慣れている方には、
Publisherはとても使いやすいのでは、との事です♪

ちなみに、各々のツール画面上の名称はご存じでしょうか?^^

例として、Excel画面を見てみましょう。

以外と、知っているようで知らない部分だと思います。
WordでもPowerPointでも大体の位置は同じです。
名称を知っていることで、「左上のここら辺をクリックして・・・」というやり取りではなく、「タブのデータをクリックして・・・」というようなスムーズなやり取りも可能になりますね♪

OneNote・OneDrive ・OfficeOnline

次はOneNote・OneDrive・OfficeOnlineの説明です。

OneNote:現実の手帳やノートのように自由に書き込むことができるデジタル版のノートです。
One Drive:Microsoft社が提供している「オンラインストレージ」です。簡単にいうと、インターネット上のファイル保存場所。Microsoftアカウントがあれば、利用することができます。
Office Online:インターネット環境さえあればどこからでもパソコンやタブレット、スマホなどの端末から利用できます。
複数のユーザーとデータを共有し、同じページ上で編集の作業を進めていくことが可能。アクセス権を設定することで指定のユーザーだけにファイルの閲覧・編集権限を設定することも可能。
インストール版と比べて機能が一部制限されています。


OneNoteはToDoリストや、ちょっとしたメモ代わりにも活用できたり、OneDriveはオンライン上で無料で5GBまでの容量が利用できます!
いずれも携帯から同期が可能なので、手軽に情報を収集でき、使いこなせばとても便利なツールです!

画像編集・動画編集のツール
PowerDirector 365 :国内シェアNo.1の動画編集ソフト無料
Premiere Pro :世界で一番使われている動画編集ソフト
DaVinci Resolve:プロ向けの動画編集ソフト 有料
Movie Maker Online:DL不要の動画編集ソフト 無料 Onlineなので動作は少し遅め
PhotoShop:写真・画像編集ソフト
Illustrator:イラスト・描画ソフト

動画編集、と聞くとyoutuberを思い浮かべてしまいますが(^^;
今は、お父さんお母さんが運動会や発表会の動画編集をしてDVDにしたりと、作業自体は簡単なのだそうです♪
映像・高画質・音声とを同時に扱うので、パソコンが重くなりがちで、根気が必要です、と仰っていましたが、個人的にちょっと興味が湧きました^^

名前を知っていても、そして例え毎日、何年も使用しているツールだったとしても、
改めて基礎の基礎から、分かりやすくご説明して下さり、モヤモヤしていた部分がスッキリする内容のお話でした!
次はついに基礎編ラスト!!
日程についてはまだ未定ですが、今から楽しみです(^^♪

☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーSさん
各ツールについてどういうものなのか簡単な言葉でご説明頂き、大変分かりやすかったです。比較や現在の使用状況など知りたかったことを知ることができました。
また説明だけじゃなく、実際に画面見せて頂いたのも、良かったです。
まさにかゆいところに手が届いた講座でした。

■メンバーMさん
Officeについて知らないことばかりで、特にOneDriveについて知りたかったので、理解が深まり感謝いたします。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第27回 YPPメンバー事務カフェのご案内

 【優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう!中級編】

 講師 :  一般社団法人日本健康食育協会 岸上倫也さん
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今回は第2回ということで、
既にNotionアカウントをお持ちの方を対象に、
少しだけ応用的な内容です。

①Notionが3倍早くなるショートカット
②データベースとブロックの概念について
③質疑応答
④Notionの最新情報の仕入れ方法について

※参加費(一般:2,000円 YPPメンバー:500円)が必要となりますのでご注意ください。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第25回YPPメンバー事務カフェ 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

ついこの間2022年になったと思ったのですが、もう1ヵ月半が経ってしまったことにビックリです^^;
みなさん今年の目標は決まりましたでしょうか?
昨年の反省を踏まえて決めた、私の目標を勝手ながら発表したいと思います!


①資格取得に向けて勉強する
歳をとる度に、新しいことを始めることや勉強をするということが怖くなってきているので、今年こそ!資格取得に向けて頑張りたいと思っております。

②朝活をする
ずっと憧れていた朝活。昔から朝起きるのが苦手なのですが、朝日を浴びて気持ちよく活動したい!朝の自由時間が欲しい!という願いを今年こそ叶えたいと思います!^^

③断捨離をする
昨年夏ごろに一度完了したのですが…なんと、また物が増えてきまして…。
『安いから』『消耗品だからまとめ買いしとこう』と買ってしまうものが多く反省しています^^;
『安いから』買っても、それは安かったから買っただけで、本当に欲しいものではなくて、また新しく買い直したり…ということがあるので、気を付けたいと思います。

みなさんも目標達成できるよう一緒に頑張っていきましょう☆

さて、前置きが長くなりましたが、先日開催された『第25回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします!^^

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第25回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう!
【開催日時】1月20日(木) 10:30~12:00
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講師は、一般社団法人日本健康食育協会の岸上倫也さん。
大手電子部品メーカーに入社し、2016年からは日本健康食品協会に在籍していらっしゃいます。
趣味・特技は、Notion、料理、ボルダリング、フランス語…と多趣味で驚きました!
フランス人の奥様がいらっしゃるということや、猫、オカメインコを飼っていることなどの情報を聞きつつ、講座がスタートしました!^^

本日の内容はこちらです☆
・Notionとは
・活用事例(個人・仕事)
・アカウント登録方法
・質問タイム
・ワーク(WEBクリップ)

今回、Notionについての事務カフェをしますと最初に聞いたとき、ノーション…?と恥ずかしながら何のことか分かりませんでした^^;
名前は何となく聞いたことがある方も、実際に使ったことがある方は少ないのではないのでしょうか?

今日の勉強会は、
『Notionをほぼ知らない方』『初心者』に向けての講座で、
『ゴールは、勉強会終了後に皆さんがNotionを始めること』とおっしゃっていたので、
私のように名前すら知らなかった方もぜひ挑戦してみてください!^^

お話のなかから、いくつか抜粋して皆さんにご紹介いたします^^♪

①Notionとは

(以下画像は公式サイト、岸上さんのパワーポイントより引用)

Notionとは、
メモ・ノート、文書、データベース、タスク管理、ToDoリスト、カレンダー、WIKI
これらの機能を1つのツールに集約したアプリ

メモはメモのアプリ、予定はカレンダーのアプリで…とバラバラのアプリで管理している方も多いのではないでしょうか。
このNotionを使うと、それらを1つにまとめてアプリで管理できるようになるそうです。
PCアプリ(Mac.Windows)、PCブラウザ(Google Chromeなど)、スマホアプリなどにも対応し、それぞれが連動できるとのこと。
しかも、大体の機能が無料プランで使えるそうです!

Notionの難点
1.スマホアプリでの編集作業はしにくい
2.オフラインだと使えない
3.誤ってページを流出する可能性がある
4.機能が多すぎで使いこなすのに時間がかかる

とても便利なNotionですが、このような難点があります。
ボタン1つで簡単にシェアできるので、うっかり個人のものをシェアしないよう十分に気をつける必要があります。
また、『機能が多く複雑であること』が最大の難点であり、全部の機能を覚えようとすると挫折するので、少しずつ覚えて使えるようになっていけば良いとのことです^^

②活用事例(個人)

☆タスク管理

このようにタスク管理をすることができる他、API連携で別のアプリをつなげることなどもできるそうです。
例えばアレクサとNotionをつなげると、『買い物リストにコーヒー豆追加して』とアレクサに言うと、Notionに自動的に追加されるそうです。

☆読書リスト

内容や感想をまとめることができます。
そして、さらに便利な『データベースという機能』があります。
データとしては同じ、画面に表示させるときに違う表示ができる機能です。


マスターデータベースから全ギャラリーを選択すると

このように先程とは違って、本の表紙やタイトルをメインにした表示にすることができます。
エクセルとかでは絶対できない機能で、幅が広がると岸上さんもおすすめされていました☆

③アカウント登録方法

①https://www.notion.so/ja-jpにアクセス
②GoogleやAppleアカウントでログインする。

③右の『自分のために』を選び、Notionに移動するをクリック

アカウント登録完了!
簡単に登録することができます^^
(※はじめはお試しから有料になるものがデフォルト選択になっているので、登録後に無料の方にご設定ください。)
先程紹介した、PCアプリ、PCブラウザ、スマホアプリのどれからも登録可能です。

④ワーク(WEBクリップ)

最後は『Webクリップ』という機能を使って実践です☆
この『WEBクリップ』を使うと、WebページのURLを保存し、あとで閲覧・編集することができます。
Notionの中でハードルが低く、一番使いやすく利用価値が高いと岸上さんおすすめの機能です^^
時間がないけどこの記事読みたい!というときに、保存して後で読めるのは便利ですね☆
パソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンでも使うことができます^^

では早速、使い方を伝授します♪

①拡張機能からNotionをインストール

拡張機能のインストール

・Chrome: Google Web Storeから拡張機能をダウンロード

・Firefox: add-onをダウンロード

・Safari: 機能拡張をダウンロード

ダウンロードすると、このようにブラウザの検索バーの右にNoitionボタンが表示されます。

②Notionにログインし、保存したいWEBページを開いてNotionのアイコンをクリックします。

③保存先を指定して、『ページを保存』をクリックします。
これで完了です!Webクリップに追加されました☆


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Notionとは何か?というところから、登録、WEBクリップまで、この90分間であっという間にできてしまいました!゜o゜
カレンダー、メモ帳…と別々のアプリで管理しているものを、Notionにまとめて使ってみようと思います!
また、本を読んだ後にどこかに記録できたら良いなぁと思っていたので早速教えていただいた機能を使ってまとめてみます♪

Notionで作られた他の人のサイトを見て、プロフィールなどいろいろな人のものを参考にしてみるのも良いかもとアドバイスをいただきました。
Youtubeなどでも、使い方の解説動画があるそうで、こちらも観てみたいです☆

またの機会がありましたらNotionの他の便利な機能などについても教えていただきたいなぁと感じました^^
登録は簡単なので、ぜひこの機会に、1つのアプリで集約できる便利アプリ『Notion』を皆さんも始めてみてください^^*

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーYさん
Notionについて全く知らなかったので、初心者向けのありがたい内容でした。
パソコンの中やスマホの中を整理したいと思っていて、この勉強会をきっかけに使い始めました。
紹介されていた、読書記録、ぜひやりたいです。
とても丁寧な説明をしていただき、ありがとうございました。

■メンバーBさん
教えていただいたオススメYouTube動画などをみて勉強し、毎週の献立とメニュー、買い物リストを連動させたページ、資格勉強の予定管理ページ、タスク管理ページを作成しました!
自分の行動を見直し、スッキリ生活するツールとして今後も活躍しそうです。ありがとうございました!

■メンバーYさん
実際に登録する手順を見せてくださったのが、とてもありがたかったです!
あのあと、Notionでタスク管理をしています。
徐々にカレンダーも使いこなせるようにしていきたいです!
貴重なご講義を開催していただき、ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第26回メンバー事務カフェ (ZOOMでやるオンライン研修会となります)
【テ ー マ】『業務で使うツールの話』今回は基礎編2回目(全3回予定)
【開催日時】2月21日(月) 10:00~11:00(質疑応答含めて、約60分を予定)

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次回の事務カフェは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏の登壇です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの様々なPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、昨年8月に開催された1回目に続き、第2回目となる今回は、業務で使うツールの話(Word,Exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など)について教わります!

YPPでまだお仕事をしたことがないメンバーさんももちろん大歓迎です!
詳細はメールにてぜひご確認ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

興味はあったけど参加できなかった方や当ブログを読んで興味を持たれた方、
YPP’s STOREで事務カフェ動画をご購入いただけます♪

YPP’s STORE(オンラインショップ)

https://omakase-ypp.stores.jp/

YPP’s STOREとは
株式会社YPPが運営するストアです。
こちらでの売上は東日本大震災の復興支援に充てられます。

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第102回事務カフェは、神アプリ!Notion(ノーション)の初心者向け勉強会です。

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今月みんなで勉強するのは「Notion(ノーション)」です。

「Notionって何?」「初めて聞く」という人向けの
超初心者向け勉強会です。

パソコンの中にあるファイルや
クラウドで共有しているデータ
自分が使うものを全部
「私はどこになにがあるか、全てしっかり把握・管理できているわ」
という人には、関係ないアプリかもしれません(笑)。

整理したつもりでも、いつのまにか、
あちこちにデータが点在してしまったり、
ファイルやリンクURL、パソワードを探したことがある人なら
ぜひ、一緒にNotionを勉強しましょう。

Notionがすべて解決してくれる、とまでは言いませんが
「今まで整理しづらかったことが、わかりやすく整理できる」
「今までのツールではイマイチできなかったことが可能になった!」と
いろんな人が、とても熱く「これぞ、神アプリ!」と絶賛しているアプリです。

Notionで検索すると、たくさんの動画や親切な解説ブログがあるのですが
多機能なために、初心者にとってはハードルが高く感じられがち。

でも無料で使える超便利アプリなので
「私にはNotionは関係ないかも…」と思ってしまったら
勿体ない!

パソコンでのいろいろなデータ管理が苦手、という人
今までいろんな整理に挫折してきた、という人ほど
『知識があまり無くても、ちょっとずつ使える』アプリを知ってほしい。
もう、めちゃくちゃご一緒したい勉強会です☆

今回の講師 岸上さんからは

『私自身、プログラミングなどの知識は一切なく
Microsoft OfficeやGoogleのサービスを少々使う程度でした。
そんな私ですら、Notionはちゃんと使えております。』

と心強いメッセージをいただきました。

ビジネスではなく、プライベート使いで
まず楽しんでみるのがコツ☆だそうです。

第102回事務カフェプロジェクト

開催日時:2022/01/20 (木) 10:30 – 12:00
開催場所:オンライン
参加費用:2000円(YPPメンバー500円)税込

参加申込:こちらのPeatixよりお申し込みください。
当日参加できず、後日録画でご覧になりたい方は
お申し込み後に、ypp@omakase-ypp.jp まで
「第102回事務カフェの録画希望」とメールください。
一定期間ご覧いただけるZOOM録画URLをお送りします。


【講師プロフィール】
岸上倫也(きしがみともや)さん
1987年東京生まれ。立教大学在学中にフランスに1年間交換留学。
新卒で大手で電子部品メーカーに入社。2016年から日本健康食育協会に在職。
フランス人の妻・猫・オカメインコと暮らす。
趣味・特技:Notion・料理・ボルダリング・フランス語

事務カフェ参加者の方向けに
岸上さんからのメッセージがあります。
<YPP主催 第102回 事務カフェプロジェクトに参加される皆様へ>
これもNotionで書かれているんですよ。是非ご覧ください。

みなさまのご参加、お待ちしております😊

事務カフェの収益はすべて
東日本大震災の復興活動を今でも行ってくださっている団体に
寄付しています。
ご賛同いただきました講師と、ご参加の皆様のご協力に感謝申し上げます。

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

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第24回 YPPメンバー事務カフェ 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

朝は寒さでなかなか布団から出られない日が続きますね。
皆さんは年末年始どのようにお過ごしになられましたでしょうか?(^^)

コロナ禍の為にしばらく年末年始はどこへも出かけられませんでしたが、今回我が家はイルミネーションを観に行ってきました☆彡
夜にしか楽しめない幻想的な世界にうっとりしつつも、だんだんと「キレイ~!」という言葉より「寒いー!!」と言っている回数が多くなり、後半は足早になってしまいました(^^;

さて、先日開催された第24回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第24回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『電子帳簿保存法について』
【開催日時】12月16日(木)10:00~11:30

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第21回の事務カフェに続き、今回もYPPの顧問税理士である中山美穂先生にご登壇いただきました!
今回は、令和4年1月から施行される電子帳簿保存法についてのお話です。
電子帳簿保存法とはどんな内容の法律なのか、改正でどう変わったのか、といった少し難しい内容ではありますが、中山先生より大変分かりやすくご説明頂きました^^

まず、“電子帳簿保存法には『3つの柱』があります”、というお話からスタート!
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類(決算関係書類・取引関係書類)について、電磁的記録(電⼦データ)による保存を認める法律です。
電⼦帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙⽂書での保管が義務付けられていた帳簿書類を、以下の⽅法で電⼦データとして保存することができます。

1.電磁的記録(電⼦データ)の保存・・・電⼦的に作成した書類を電⼦データのまま保存
2.スキャナ保存・・・紙で発⾏・受領した書類をスキャニングして画像データとして保存
3.電⼦取引の保存・・・電⼦的に授受した取引情報をデータのまま保存

実は電子帳簿保存法自体は1998年から開始されており、これまで数回改正も行われているのです。
ですが、今回の改正は今までとは少し違います。
というのも、
2022年1⽉1⽇より 本格的に電⼦取引の義務化が開始され、法⼈・個⼈に拘わらず、事業者全員が対象となります。

「義務化」というところで、焦ってしまいますが、
猶予処置期間が2022年1⽉1⽇から2023年12⽉31⽇の2年間と設けられておりますので、
この期間にしっかりと知識を身につけ、対応できるようにしていきましょう!

そして、今回の改正で変更となる内容5つ紹介。

緩和される内容が多い分、ペナルティが高くなります。

さて、一番最初に中山先生より“電子帳簿保存法には『3つの柱』があります”というお話がありましたが、ここからが本題です。
改めて『3つの柱』について、、、
1.電磁的記録(電⼦データ)の保存・・・電⼦的に作成した帳簿・書類を電⼦データのまま保存
2.スキャナ保存・・・紙で発⾏・受領した書類をスキャニングして画像データとして保存
この1と2については任意であり知識として把握して頂ければ良い、との事。
*ここでいう帳簿とは、仕訳帳・現⾦出納帳・売掛⾦ 元帳・買掛⾦元帳・固定資産 台帳・売上帳・仕⼊帳 など。
書類とは、棚卸表・貸借対照表・損益計算書・注⽂書・契約書・領収書など。
3.電⼦取引の保存・・・電⼦的に授受した取引情報をデータのまま保存
この『電⼦取引の保存』が今回の本題となります。
具体例を分かりやすくお伝えすると、
お客様からメール添付で頂いた請求書を紙で出力し、それを請求書として保存していた”
これが今後一切NGとなり、データで受領したものは必ずデータで保存が義務となります。

では、実際に電子データを保存するときはどうすればよいのか?
紙で保存していた時とは違い、データ保存となると、改ざんがおこなわれてしまう危険性があります。
その為に電⼦取引データ保存に関する要件として、【改ざん防⽌のために満たす要件】が3つあります。(改ざん防止のために以下のいずれかを満たす必要があります)
1.タイムススタンプが付与されたデータを受け取る。 (受け取ったデータにタイムスタンプを付与する)
2.データ受取・保存の訂正削除履歴が残るシステムや 訂正削除ができないシステムを使⽤する。
3.不当な訂正削除の防⽌に関する「事務処理規程」を 遵守する。

1・2については、それに伴うシステムをお金をかけて導入しなくてはならないので、ハードルが高い要件です。
3が、一番実用的な内容となりますので、実際には3による運用が現実的だと思います。
「事務処理規程」の詳細については国税局のHPより内容が確認できます。
国税庁ホームページ(電子帳簿保存法の参考資料)

電⼦取引データ保存に関する要件で、改ざん防止の要件に加え、【その他の要件】というものもあります。
1.モニター・操作説明書等の備付け。
2.検索要件の充⾜。

1については、使用しているPC等は不当なものではないですよ、というような証明がある。
2については、“電子データを保存するときはどうすればよいのか?”
この部分に通ずる内容となります。

●取引等の「⽇付・⾦額・相⼿⽅」で検索ができる。
「⽇付・⾦額」について範囲を指定して検索ができる。
「⽇付・⾦額・相⼿⽅」を組み合わせて検索ができる。

保存の際、この全ての条件を満たさなくてはなりません。
こうした検索要件を満たすためには専門システムの導入を検討しなければならないのですが、それも現実的ではないため、より簡易な方法によって検索が可能な状態になっていれば、検索要件を満たしてしているもの、として取り扱うこととしています。
簡易な方法によって検索が可能な状態とは、
・データのファイル名を変更する方法(規則性を有するファイル名を付す方法)
・Excelで索引簿を作成し、検索ができるようにする方法

このいずれか実施されていれば検索要件を満たしているものとして取り扱われます。



これまでの内容をイラストでお伝えしますと、



ただ、以下のような場合(受け取ったデータを紙で出力し、それをスキャンしてデータで保存)
仮装隠蔽⾏為となってしまい、とても注意が必要です。

データ保存しているからOK、ということではなく、一度紙で出力したデータを保存、ということがNGになります。


次に、一体どのようなものが電子取引データとして電子保存をしなくてはならないのか、そしてその保存方法のお話です。

◆ECサイトでの取引(Amazon・楽天等)
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
注⽂書や領収書等取引履歴はダウンロードして保存します。 ダウンロードが難しい場合はスクリーンショット機能を使いましょう。

◆その他専⾨サイトの取引明細(クレジットカード・キャッシュレス決済の明細のようなペーパーレスで明細書がネットのみで閲覧可能サイト)
ECサイトと同様、注⽂書や領収書等取引履歴はダウンロードやスクリーンショットを利用してデータを保存します。

◆FAXでの取引
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
FAXで受信したデータは、そのまま紙で保存します。
ただ、⾼機能複合機(プリントアウトせずにパソコンフォルダへ保存ができる機器)の場合、プリントアウトはせずに、受信電⼦データのまま保存しなくてはなりません。

◆代引での取引
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
代引きの場合、紙の領収書では詳細(金額等)が分からないことがよく見受けられます。
その場合は利用したECサイトから明細書や注⽂履歴等はダウンロードしましょう。
現時点では代引きで商品を購⼊した場合、領収書と明細書をそれぞれ保存する必要があります。

◆領収書について
全ての取引が電⼦に切り替わる訳ではなく、「紙保存」か「スキャナ保存」になります。
消費税率区分だけじゃなく、⽇付・発⾏者名は必須です。
もし未記⼊なら、発⾏店に記⼊してもらいましょう。

ここまでで電子帳簿保存法についてのお話は終わりです^^



その後は参加頂いた皆様より質問タイム♪

Q.レシートをマネーフォワードなどのアプリに取り込んでいる場合は、電子データになるのか?
A.電子データになります。

Q.電子データを保存するPCの要件として、万が一PCが壊れてしまった場合を踏まえ、外付けHDの保存やクラウド利用などの要件はあるのか?
A.このような要件はない。ただ、クラウドも何があるか分からないのであまり推奨はしない。
出来ることは、基本的にはPCのハードディスクに保存。万が一の為に外付けハードディスクにも保存をし、その外付けHDが壊れてしまった場合の為に、また別に保存、、、というようなシステム作りが必要になる。

Q.レシートを、社内で確認の為にスキャンし保管しておくことはOKか。
A.社内で確認の為のツール、という目的なのであれば問題ない。

経理経験がない私でも、中山先生のお話は本当に分かりやすい内容でした!
今までの対応がガラッと変わってしまう事もあり、対応も大変かと思います。
今回の電子帳簿保存法の改正は、猶予処置期間が2022年1⽉1⽇から2023年12⽉31⽇の2年間と設けられておりますので、義務化に向けた準備期間として活用できれば良いですね^^



☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーTさん
お話も資料もとても分かりやすかったです。猶予期間が設けられることは知らなかったので、落ち着いて対応できることを知りました。なんとなく‥の知識がすっきり整理されて前向きに仕事に向かうことができそうです。 今後取り上げてほしいテーマはインボイス制です。こちらも、いまいちよくわからないです。 いつもありがとうございます。

■メンバーTさん
電帳法について、実務的な部分中心にお話が聞けて、とても良かったです。猶予期間で、伺ったお話を活かして対応していきたいと思います。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第25回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう!』
      講師:一般社団法人日本健康食育協会 岸上倫也さん
【開催日時】1月20日(木)10:30~12:00(質疑応答含めて、90分を予定)

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「Notion(ノーション)」
多機能すぎるがゆえに、ちょっと初心者にはハードルが高く感じられるツールですが、
今までできなかった「あと一歩の整理」ができる優れものです。
1月はぜひ一緒にこの「Notion(ノーション)」を勉強しましょう。

また、講師の岸上さんがお勤めされている日本健康食育協会様より、
大事な「食のアドバイス(本来は有料講座で聴く内容)」も一部ご紹介くださるそうです。

※参加費(500円)が必要となりますのでご注意ください。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第23回 YPPメンバー事務カフェ 開催報告


みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

今年もあと1ヵ月ほどになりましたね!
そろそろ『福袋』や『バーゲン』などの情報が解禁になるころ…
お得情報が大好きな私にとって一番忙しい時期の到来です☆笑

先日のブラックフライデーのセールも、たくさんのお店で開催されていましたね!
今年は例年よりさらに盛り上がっていたように感じます。
みなさんは何か購入されましたでしょうか?^^
私は良い買い物もしましたが、『お得』につられてつい必要のないものまで買ってしまったものもあり、反省しているところです…苦笑
今後の福袋やバーゲンは控えめに、よく考えて購入したいと思います^^;(先日断捨離して物が少なく、きれいになったはずなのに…)

前置きが長くなりましたが、先日開催された『第23回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第23回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門
【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

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今回はYPP内で『Excelの神!』と呼ばれる東京メトロポリタン税理士法人副代表の榎本孝史先生をお迎えし、「パワークエリ」と「Web版エクセル(Excelオンライン)」について教えていただきました。
榎本先生の講座は、第1回ブートキャンプ(Excelの時短術について)、第19回の事務カフェに続き3回目になります。
毎回とても分かりやすい講座で、優しい話し方も魅力的です♪
パワークエリって何?という位の知識で、Excelに疎い私も『超入門』とのことで安心して参加することができました!

今回は、経理のお仕事は未経験という方から実際にExcelを使ったお仕事をされている方など、10名以上の多くの方にご参加いただきました。
榎本先生の趣味はお料理というプライベートな情報も交えた講師紹介後、いよいよ講座の開始です☆
教えていただいた内容のなかから、いくつか抜粋してご紹介いたします^^♪

前半はExcelのデータは「テーブル」形式に変更すること・ピボットテーブルの重要性についてお話いただき、データ集計にとても便利な「パワークエリ」についてお話が進んでいきました。

そもそも「パワークエリ」って何?

マイクロソフト社のエクセルの機能の一つで、外部データとの連携や、連携後のデータ加工(列の追加や抽出等)を自動化する機能です。

「パワークエリ」のすごいところ!

・「Excel2016」から標準搭載されている。
・自動集計の流れを「プログラミング」(マクロ)ではなく 「手順」で記録してくれる。
・エクセルの裏側でデータを持つからファイルサイズが軽い。(余計な情報 (色・罫線) を持たないため)
・いろんなデータ集めができる。「テーブル・ファイル・フォルダ WEB・ PDF」
・「手順」を記録するのでブラックボックスになりにくく、誰もが管理しやすい

「流れ」 ができてしまえば、 毎回の操作は「更新」ボタンをクリックするだけ!とのことです。
パワークエリはデータ集めと整理の”パワフル”なツール必要なのは「特別な技術」ではなく 「わかりやすく整理するセンス」と先生がおっしゃっていました。

『パワークエリ』を使ってみよう

教えていただいた、複数のCSVファイル(出納帳)が入っているフォルダからまとめて集計する方法を紹介いたします。



①エクセルを開き、「データ」タブを選択
②左端にある『データの取得』を選択
③下の方にある『パワークエリエディターの起動』を選択
④『フォルダーから』を選択

その後、フォルダーから取り込んだ複数のファイルを結合して、データを追加したり、月別シートからまとめ表をつくったりすることができるそうです。「手順」項目を文字変更できるので、使用する際に確認しやすい内容で共有することもできます。
『パワークエリ』は初心者には難しいのでは?と思っていましたが、私でも使うことができるかも…むしろこれを使いこなせたらすごく便利になるのでは!と驚きでした。

後半は
Web版エクセル(エクセルオンライン)についてお話いただきました!

エクセル共有の昔と今


いままで
・メール添付
・社内サーバー
・USBメモリ

これから
・クラウドサービス…時間と場所に関係なく共有
・チャット…チーム内での共同作業に最適

少し前は、たくさんのエクセルのデータを他者と共有する際にはUSBメモリーを使ってデータを共有することが多かったように思います。
しかし、USBデータは小さいしポケットに入るサイズで、どこに置いたか分からなくなったり、紛失してしまう可能性もあり持ち運びがこわいですよね^^;
データ共有という面では、携帯電話の機種変更なども昔は店頭でコードに繋いでデータを移動したり、SDカードにデータを移したり…など、時間ばかりかかり不便だったなぁと思います。
今は『クラウドサービス』や『チャット』という便利な機能を使って、複数名で一緒に作業をすることがやりやすくなってきたとのことです。

エクセルオンラインとgoogleスプレッドシートの違い

・どちらもインターネット上で共同編集ができる表計算サービス
・googleスプレッドシートは、ピポッドテーブルの更新が自動、特殊な関数
・エクセルオンラインはスライサー(オートフィルタ機能のボタン)が使いやすい
・編集履歴の管理、コメントの共有、自動保存の機能などは同じ
・どちらも無料で使用することができるブラウザ上で編集する表計算のオンラインサービスです。

講座では、ご参加いただいたみなさんと実際にエクセルオンラインを共有して、入力作業をしてみました!
ブラウザ上で一斉に入力することができ、大変便利だと感じました。
『パワークエリ早い者勝ち講座』と榎本先生がおっしゃっていましたが、難しい関数なども使わずに表の集計などがスムーズにできるとのことなので、みなさんもぜひ試してみてください^^♪

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーNさん
パワークエリというものを始めて知り、興味津々で受講させていただきました!
データの突合せをするのにとても便利。重複を削除する機能もありそうですね。使いこなせば、関数なしでもいろいろ利用できそうだなと思いました。まずは慣れが必要ですね。この事務カフェをきっかけに、YouTubeなどでも研究してみたいと思います。
このような機会をありがとうございました。

■メンバーEさん
分からない点も細かく教えてくださり、大変ためになりました。実務に生かせる、大変充実した内容でした。ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第24回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『電子帳簿保存法について』
【開催日時】12月16日(木)10:00~11:30(質疑応答含めて90分を予定)

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次回の事務カフェは、 YPPの顧問税理士の中山美穂先生からお話していただきます。
前回(9月)は経理ソフトへの入力作業における注意点等をお話していただきましたが、今回は令和4年1月1日から帳簿や請求書等の保存方法が変わるということで、電子帳簿保存法の改正ポイントについて解説します。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第22回 YPPメンバー事務カフェ『希望が持てる本の紹介』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

11月に入り、いよいよ今年も残りわずかだな~、と感じてきました。
年末に向けて断捨離!と家中の物を仕分けし始めましたが、衣類・食器・おもちゃ・・・など不用品が出てくる出てくる(^^;

身体は一つしかないのに、可愛い!と思い、ついつい買ってしまう子供服。
家に持って帰ってくると熱が冷めるガチャガチャのおもちゃ。
誘惑たっぷりの100均。

その中でも特に洋服の量が多く、クローゼットがだいぶスッキリしました!

断捨離はいろいろな部分を見直す良いきっかけになりますし、私の場合、不思議と気持ちにもゆとりが出てきたりします(*^^*)

まずは、お財布の紐をギュッとすることを改めて心がけようと思いました(^^;

さて、先日開催された第22回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第22回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『希望が持てる本の紹介』
【開催日時】10月19日(火)10:00~11:00

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今回はYPP代表の五味渕が講師として登場です!

皆さんは普段、読書の習慣はありますでしょうか?^^
今は書籍もデジタル化が進んでおり、本屋さんへ行かなくても手軽に本が読めますね♪
個人的に、私は本屋さんの雰囲気や本に触れることが好きなので、電子書籍ではなく今でも本を購入しています^^

まずは、そんな読書習慣についてのお話からスタートです!

job総研が行った、社会人男女の読書に関する調査結果によると・・・


【習慣的に読書をしている割合】
読書の習慣については80.7%が習慣的に読書をしていると回答

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書に用いるデバイス・読書をする場所】
紙媒体が64.7%と最多回答で、次いでスマートフォン49.7%、PC/タブレット43.7%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』


【読書の頻度と時間】
読書の頻度は「1ヶ月に1冊以上」が最多の25.1%で、次いで「2〜3ヶ月に1冊以上」が22.0%、「1習週間に1冊」が14.6%

引用:Job総研による『2021年 秋の読書実態調査』

普段から読書の習慣がある方もいれば、コロナ禍による影響もありそうですね。


また五味渕より事務カフェ参加者の方へ、
『何か定期的に見ているものはありますか?^^』
と伺ったところ、
・お住いの市の広報誌
・新聞
・月刊誌
と言ったお声を頂きました♪

私も地域の広報誌は見ますが、馴染みがあり抵抗なく読めて面白いです☆

ちなみに五味渕の場合、
毎日読むもの…日経新聞、朝日新聞、帝国データバンクNEWS(朝か夕方まとめ読み)
          株式会社Deto 恩田多賀雄氏メルマガ(起き抜け)、SMGグループCEO 菅原税理士、ブログ(寝る前)
西野亮廣氏オンラインサロン(仕事の合間)
毎週読むもの…ビジネスブレイクスルー 大前研一ニュースの視点、東京メトロポリタン税理士法人「実践!相続対策」
脳科学者の岩崎一郎&岩崎クレア 脳磨きメルマガ、ドリームサポート社労士法人メルマガ動画
毎年参加するもの… SoftBank World 2021 ソフトバンク株式会社 孫正義氏 基調講演

だそうです!
様々な情報を日々取り入れられており、とても感銘を受けました。


続いて、五味渕が尊敬する方、3名をご紹介しました。
(この方々がオススメされた本は必ずチェックされているそうです)

①株式会社ユーグレナ 出雲充社長
『僕はミドリムシで正解を救うことに決めました。』の著者です。
出雲社長の諦めずに実現まで取り組む姿勢、エネルギーに尊敬してやまない方との事です。

②立命館アジア太平洋大学 出口治明氏
今まで読まれた本は1万冊以上!
出口さんに質問をすると、「この本を読んだほうが良い」と言うお返事が返ってくるそうです。
また、新しい知識を取り入れたいな、と思った時の本の読み方として、
普段から活字慣れしている人は、分厚い本から読み始め、どんどん薄い本を読む。
普段あまり本を読まないという人は、薄い本から分厚い本を読む。
という2つの入り口があり、実際にその方が頭に入りやすかったりするそうです。
『アウトプットするから、インプットされる』という言葉も仰っております。
レポートを書くために読むのか、何も考えずに読むのか。
アウトプットを意識した読み方をするだけで、勉強効率もアップすると言われています!
是非、参考までに^^

そんな出口氏が推薦している本を一部紹介します。


③台湾のデジタル担当大臣 オードリー・タンさん
これからはAIが対等してきて人の仕事がなくなってしまうのでは、、、といった深刻な状況など、とても優しい言葉で伝えて下さっている本が沢山あるそうです。

オードリー・タンさんの言葉で、


私の考えも誰か他の人から来たもので、
私も他の人へそれを受け渡しているのです。
“これは誰々の考えだ”ということではなく、
考え方こそが主役なのです。
私たちはその考え方を継承しているに過ぎません。

オードリー・タンの思考 IQよりも大切なこと

大変謙虚な方で、とても心に響く言葉でした。
他にもセンセーショナルな内容も寛容に受け入れながら、柔らかいメッセージで伝えていたり、日本でもオンラインで無料のシンポジウムが開催されたりしているとの事でしたので、機会があれば聞いてみたいな、と思いました!


最後に、最近の五味渕のお気に入りを紹介します^^


この他にも定期的に五味渕が読んだ本をブログで紹介しています☆
よろしければ、そちらものぞいてみてくださいね(^^)
【10月に読んだ本】
【8月に読んだ本】


私は自分の趣味の本や小説ばかり手に取りがちですが、今回の事務カフェをきっかけに、普段読まないジャンルのコーナーにも足を運んでみようと思いました♪
読書に関してはお仕事とは違い、今すぐやってみよう!ではなく、そういえばこんな事言っていたなぁ、というような感覚で、自分に合うタイミングで皆さんも取り入れてみてはいかがでしょうか(^^)


☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーWさん
今回の事務カフェは、本のみならず、色々なことに興味を持つ楽しさみたいなものを教えていただきました。いいお話といいきっかけを頂きありがとうございます♪

■メンバーSさん
今回五味渕さんの読書に向かう姿勢や日頃愛読している著者の方についてお話、とても興味深く聞き入りました。とくになるほど!と思えたのは、「本にも相性がある」というところで、これまで私は本を入手して読めなかったのは自分にその実力がないから?などど変に反省しておりましたが、本と自分が合わないことなんだ、と分かってちょっとスッキリしました。
またご紹介いただいた著者の方にも興味を持てた方がいましたので、今後読んでみようと思います。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第23回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門

【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

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前回、好評でした榎本先生によるエクセルの機能、「パワークエリ」と「Web版エクセル」
について学びたいと思います。
「パワークエリ」を使用してみて分からなかった事、質問にもお答えしたいと思います。
 また、Web版エクセルの共同編集を一緒に試してみたいと思います。
ぜひこれを機にExcelの新しい機能を一緒に勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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