2022年 1月 の投稿一覧

スプレッドシートの使える関数~Query関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
スプレッドシートの使える関数シリーズ3つ目はQuery関数を紹介します!

Query関数は、例えば表のデータを絞り込む場合、フィルタ機能を使用することが多いと思います。
でも行が増えるたびにフィルタを付け直す作業は面倒だったりしますよね^^;
そしてデータを間違って書き換えてしまわないか不安という気持ちもあります。。

そんなときにお勧めなのがQuery関数です。
数式を一度設定してしまえば自動更新をしてくれるので、データを誤って触る心配もないです。

いろいろ使えそう!!?Query関数でできること

Query関数でできること、慣れてしまえばやれることは沢山ありそうです!
ざっと出来ることを紹介しますね^^

①列の順番を入れ替える
元のデータをコピペ・・・という手間なく列の順番を変えられます

数式は =QUERY(範囲,”select 列”)

今回はA列とB列を入れ替えたいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C”)

特に列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select *”) とします。

②データの抽出をする
列の順番を入れ替え、且つデータの抽出もできます

数式は =QUERY(範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回はAとB列を入れ替えて、C列の「伊澤」だけを抽出したいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C where C=’伊澤'”)

上記と同様に、列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select * where C=’伊澤'”) とします。

③別のシートへ表示させる

①②では、同じシートにデータを抽出して反映させましたが、別のシートへ反映させることも出来ます。

範囲の表記を変えることで別シートへデータを反映させることが出来ます

数式は =QUERY(‘シート名’!範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回、反映元のシート名が「シート1」なので、以下のようにします。

=QUERY(‘シート1’!A:C,”select B,A,C where C=’メンバー'”)

また、範囲を「A1:C20」ではなく「A:C」にすることで列全体を反映するので、元データに新しい行が追加されれは自動的に更新されます。

④別のスプレットシートへ表示させる

「使えるのは同じスプレッドシートだけ??」と思った方もいるかもしれませんが、前回お伝えしたImportrange関数と組み合わせることで別のスプレッドシートへデータを反映させることができます。

これができたら、例えばYPPの稼働実績を予め自分だけが見られるシートへ反映させておいて、自分の稼働分だけ集計なんかもできちゃいます!

Query関数とImportrange関数を組み合わせて実際のデータを別のスプレットシートへ反映させています。

数式は
=Query(IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”,”!A10:G”),”select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7 where Col4 =’YPP 事務所'”)

範囲を「A10:G」としているのは実際の表が10行目から始まっているためです。
「A:G」と表記しても問題ないですが、表と関係ない文字が1行目に集約されてしまうので、綺麗に表示させたい場合は表が始まる行数を入力することをおすすめします!

また、列の表記も先ほどとは異なっていることにお気づきでしょうか?
「select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7」とさっきまで「A,B,C・・・」としていたのに違います^^;

はっきりした理由はわかりませんが、Importrange関数を組み合わせるときは列を「A,B,C・・・」だとうまくいかず、「Col1,Col2,Col3,Col4・・・」という表記でうまく反映することが出来ました。

Query関数を活用しよう!

若干とっつきにくいかもしれませんが、慣れればいろんな使い方が出来ると思います!
まずは稼働実績表をご自身のスプレッドシートへ反映するところから試してみてください^^

スプレッドシートを使いこなして、業務効率化を目指しましょう☆

引用

https://pumpuppineapple.com/query5/

合わせて読んでください^^

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スプレッドシートの使える関数~Importrange関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回のArrayFormula関数に引き続き、スプレッドシート独自の便利な関数を紹介します。

今回は Importrange関数 です!
Importrange関数は他シートのデータを取り込むことができます。

他のスプレッドシートのデータを自動で取り込む!Importrange関数

複数シートで同じデータを管理している場合、Importrange関数を使えば、元データが更新されると取り込んだデータも自動で更新されるので、他のシートの情報を書き換える手間がなくなります。

使い方
初めに表示させるためには「アクセス許可」が必要なのでクリックします。

数式は、
=IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”, “!範囲”)

今回はデータ元であるシートのA~D列を反映させたいので範囲は「!A:D」とします。

※このときにダブルコーテーションで括るのをお忘れなく!(範囲の前には “!” を入れます)
※「スプレッドシートキー」は、データの読み込み元となるスプレッドシートの URL の内、「d/」の後の部分のことです。

スプレッドシートの住所をイメージすればわかりやすいです。
アクセス許可をすると元のデータがそのまま反映されます。
注意点

ArrayFormula関数と同様、Importrange関数も表示範囲内に文字を入力するとエラーになってしまうので気を付けましょう。

Importrange関数を使えば、同じデータを複数のシートで管理する手間がなくなります。
二度手間をなくすことでミスも防げて効率化にもつながりそうです^^

是非、いろんな現場で活用してみてください☆

引用

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スプレッドシートの使える関数~ArrayFormula関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
題名を見て?と思った方も多いと思いますが、Googleスプレッドシート独自の関数があるってご存知でしたか?
数年前まではスプレッドシートはExcelよりも機能面では劣る・・・というイメージがありましたが
Excel以上に便利な機能も実は探せばたくさんあるんです♪

その中で今日はArrayFormula関数を紹介したいと思います!

データ軽量化に!ArrayFormula関数

Arrayformulaで関数を括ってあげれば、オートフィルを使うことなく数式を対象の列や行に反映させることが出来ます。
最初のセルにのみ数式を入力すれば良いので、データの軽量化にもつながります。
ショートカットキーもあるので是非覚えておきたい関数です。

OSショートカットキー
WindowsCtr+Shft+Enter
MacCommand+Shft+Enter

使い方

行が増えるたびに数式をコピーして反映させて・・・
というのは地味に大変ですが、ArrayFormula関数で最初の関数を括っておけばその必要もありません。

表示されている数式の違いに何か気が付きましたか?

Arrayformula関数を適用させるには、数式を見て判別してほしい範囲を全て選ぶ必要があるので・・・

数式が「=IF(I2-H2<>0,I2-H2,””)」 の場合は・・・

=ArrayFormula(IF(I2:I-H2:H<>0,I2:I-H2:H,””)) とします。

指定したセルにそれぞれ注目してほしいのですが、「I2:I」はI2セル以降のI列全体を見るという意味となり、行が増えても数式を追加で入力することなくついてきてくれます。
I18セルまでの反映させるなら「I2:I18」というように表記します。(他のセルも同じように範囲を指定します)

注意点

  1. Arrayformula関数が適用されている範囲に文字列を入力してしまうと数式がエラーとなってしまう。(画像参照)
  2. Arrayformula関数はすべての関数に適用するわけではない。(基本的な関数は使えますが、Index、Match関数の組み合わせ、Sumifs、Countifs、Ifs関数など未だ原因が解明されていないエラーなどもあります。)
あらかじめ範囲指定をするなど注意して設定しましょう。

読み込みが遅くなってきたな・・・
というスプレッドシートがありましたら、是非ArrayFormula関数の活用を検討してみてください^^

引用

https://aitrigger.co.jp/blog/efficient/arrayformula_useful_function/

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第102回事務カフェは、神アプリ!Notion(ノーション)の初心者向け勉強会です。

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今月みんなで勉強するのは「Notion(ノーション)」です。

「Notionって何?」「初めて聞く」という人向けの
超初心者向け勉強会です。

パソコンの中にあるファイルや
クラウドで共有しているデータ
自分が使うものを全部
「私はどこになにがあるか、全てしっかり把握・管理できているわ」
という人には、関係ないアプリかもしれません(笑)。

整理したつもりでも、いつのまにか、
あちこちにデータが点在してしまったり、
ファイルやリンクURL、パソワードを探したことがある人なら
ぜひ、一緒にNotionを勉強しましょう。

Notionがすべて解決してくれる、とまでは言いませんが
「今まで整理しづらかったことが、わかりやすく整理できる」
「今までのツールではイマイチできなかったことが可能になった!」と
いろんな人が、とても熱く「これぞ、神アプリ!」と絶賛しているアプリです。

Notionで検索すると、たくさんの動画や親切な解説ブログがあるのですが
多機能なために、初心者にとってはハードルが高く感じられがち。

でも無料で使える超便利アプリなので
「私にはNotionは関係ないかも…」と思ってしまったら
勿体ない!

パソコンでのいろいろなデータ管理が苦手、という人
今までいろんな整理に挫折してきた、という人ほど
『知識があまり無くても、ちょっとずつ使える』アプリを知ってほしい。
もう、めちゃくちゃご一緒したい勉強会です☆

今回の講師 岸上さんからは

『私自身、プログラミングなどの知識は一切なく
Microsoft OfficeやGoogleのサービスを少々使う程度でした。
そんな私ですら、Notionはちゃんと使えております。』

と心強いメッセージをいただきました。

ビジネスではなく、プライベート使いで
まず楽しんでみるのがコツ☆だそうです。

第102回事務カフェプロジェクト

開催日時:2022/01/20 (木) 10:30 – 12:00
開催場所:オンライン
参加費用:2000円(YPPメンバー500円)税込

参加申込:こちらのPeatixよりお申し込みください。
当日参加できず、後日録画でご覧になりたい方は
お申し込み後に、ypp@omakase-ypp.jp まで
「第102回事務カフェの録画希望」とメールください。
一定期間ご覧いただけるZOOM録画URLをお送りします。


【講師プロフィール】
岸上倫也(きしがみともや)さん
1987年東京生まれ。立教大学在学中にフランスに1年間交換留学。
新卒で大手で電子部品メーカーに入社。2016年から日本健康食育協会に在職。
フランス人の妻・猫・オカメインコと暮らす。
趣味・特技:Notion・料理・ボルダリング・フランス語

事務カフェ参加者の方向けに
岸上さんからのメッセージがあります。
<YPP主催 第102回 事務カフェプロジェクトに参加される皆様へ>
これもNotionで書かれているんですよ。是非ご覧ください。

みなさまのご参加、お待ちしております😊

事務カフェの収益はすべて
東日本大震災の復興活動を今でも行ってくださっている団体に
寄付しています。
ご賛同いただきました講師と、ご参加の皆様のご協力に感謝申し上げます。

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第24回 YPPメンバー事務カフェ 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

朝は寒さでなかなか布団から出られない日が続きますね。
皆さんは年末年始どのようにお過ごしになられましたでしょうか?(^^)

コロナ禍の為にしばらく年末年始はどこへも出かけられませんでしたが、今回我が家はイルミネーションを観に行ってきました☆彡
夜にしか楽しめない幻想的な世界にうっとりしつつも、だんだんと「キレイ~!」という言葉より「寒いー!!」と言っている回数が多くなり、後半は足早になってしまいました(^^;

さて、先日開催された第24回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第24回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『電子帳簿保存法について』
【開催日時】12月16日(木)10:00~11:30

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第21回の事務カフェに続き、今回もYPPの顧問税理士である中山美穂先生にご登壇いただきました!
今回は、令和4年1月から施行される電子帳簿保存法についてのお話です。
電子帳簿保存法とはどんな内容の法律なのか、改正でどう変わったのか、といった少し難しい内容ではありますが、中山先生より大変分かりやすくご説明頂きました^^

まず、“電子帳簿保存法には『3つの柱』があります”、というお話からスタート!
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類(決算関係書類・取引関係書類)について、電磁的記録(電⼦データ)による保存を認める法律です。
電⼦帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙⽂書での保管が義務付けられていた帳簿書類を、以下の⽅法で電⼦データとして保存することができます。

1.電磁的記録(電⼦データ)の保存・・・電⼦的に作成した書類を電⼦データのまま保存
2.スキャナ保存・・・紙で発⾏・受領した書類をスキャニングして画像データとして保存
3.電⼦取引の保存・・・電⼦的に授受した取引情報をデータのまま保存

実は電子帳簿保存法自体は1998年から開始されており、これまで数回改正も行われているのです。
ですが、今回の改正は今までとは少し違います。
というのも、
2022年1⽉1⽇より 本格的に電⼦取引の義務化が開始され、法⼈・個⼈に拘わらず、事業者全員が対象となります。

「義務化」というところで、焦ってしまいますが、
猶予処置期間が2022年1⽉1⽇から2023年12⽉31⽇の2年間と設けられておりますので、
この期間にしっかりと知識を身につけ、対応できるようにしていきましょう!

そして、今回の改正で変更となる内容5つ紹介。

緩和される内容が多い分、ペナルティが高くなります。

さて、一番最初に中山先生より“電子帳簿保存法には『3つの柱』があります”というお話がありましたが、ここからが本題です。
改めて『3つの柱』について、、、
1.電磁的記録(電⼦データ)の保存・・・電⼦的に作成した帳簿・書類を電⼦データのまま保存
2.スキャナ保存・・・紙で発⾏・受領した書類をスキャニングして画像データとして保存
この1と2については任意であり知識として把握して頂ければ良い、との事。
*ここでいう帳簿とは、仕訳帳・現⾦出納帳・売掛⾦ 元帳・買掛⾦元帳・固定資産 台帳・売上帳・仕⼊帳 など。
書類とは、棚卸表・貸借対照表・損益計算書・注⽂書・契約書・領収書など。
3.電⼦取引の保存・・・電⼦的に授受した取引情報をデータのまま保存
この『電⼦取引の保存』が今回の本題となります。
具体例を分かりやすくお伝えすると、
お客様からメール添付で頂いた請求書を紙で出力し、それを請求書として保存していた”
これが今後一切NGとなり、データで受領したものは必ずデータで保存が義務となります。

では、実際に電子データを保存するときはどうすればよいのか?
紙で保存していた時とは違い、データ保存となると、改ざんがおこなわれてしまう危険性があります。
その為に電⼦取引データ保存に関する要件として、【改ざん防⽌のために満たす要件】が3つあります。(改ざん防止のために以下のいずれかを満たす必要があります)
1.タイムススタンプが付与されたデータを受け取る。 (受け取ったデータにタイムスタンプを付与する)
2.データ受取・保存の訂正削除履歴が残るシステムや 訂正削除ができないシステムを使⽤する。
3.不当な訂正削除の防⽌に関する「事務処理規程」を 遵守する。

1・2については、それに伴うシステムをお金をかけて導入しなくてはならないので、ハードルが高い要件です。
3が、一番実用的な内容となりますので、実際には3による運用が現実的だと思います。
「事務処理規程」の詳細については国税局のHPより内容が確認できます。
国税庁ホームページ(電子帳簿保存法の参考資料)

電⼦取引データ保存に関する要件で、改ざん防止の要件に加え、【その他の要件】というものもあります。
1.モニター・操作説明書等の備付け。
2.検索要件の充⾜。

1については、使用しているPC等は不当なものではないですよ、というような証明がある。
2については、“電子データを保存するときはどうすればよいのか?”
この部分に通ずる内容となります。

●取引等の「⽇付・⾦額・相⼿⽅」で検索ができる。
「⽇付・⾦額」について範囲を指定して検索ができる。
「⽇付・⾦額・相⼿⽅」を組み合わせて検索ができる。

保存の際、この全ての条件を満たさなくてはなりません。
こうした検索要件を満たすためには専門システムの導入を検討しなければならないのですが、それも現実的ではないため、より簡易な方法によって検索が可能な状態になっていれば、検索要件を満たしてしているもの、として取り扱うこととしています。
簡易な方法によって検索が可能な状態とは、
・データのファイル名を変更する方法(規則性を有するファイル名を付す方法)
・Excelで索引簿を作成し、検索ができるようにする方法

このいずれか実施されていれば検索要件を満たしているものとして取り扱われます。



これまでの内容をイラストでお伝えしますと、



ただ、以下のような場合(受け取ったデータを紙で出力し、それをスキャンしてデータで保存)
仮装隠蔽⾏為となってしまい、とても注意が必要です。

データ保存しているからOK、ということではなく、一度紙で出力したデータを保存、ということがNGになります。


次に、一体どのようなものが電子取引データとして電子保存をしなくてはならないのか、そしてその保存方法のお話です。

◆ECサイトでの取引(Amazon・楽天等)
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
注⽂書や領収書等取引履歴はダウンロードして保存します。 ダウンロードが難しい場合はスクリーンショット機能を使いましょう。

◆その他専⾨サイトの取引明細(クレジットカード・キャッシュレス決済の明細のようなペーパーレスで明細書がネットのみで閲覧可能サイト)
ECサイトと同様、注⽂書や領収書等取引履歴はダウンロードやスクリーンショットを利用してデータを保存します。

◆FAXでの取引
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
FAXで受信したデータは、そのまま紙で保存します。
ただ、⾼機能複合機(プリントアウトせずにパソコンフォルダへ保存ができる機器)の場合、プリントアウトはせずに、受信電⼦データのまま保存しなくてはなりません。

◆代引での取引
Eメール・ECサイト・EDI経由等、電⼦で取引が⾏われたデータ全てが対象です。
代引きの場合、紙の領収書では詳細(金額等)が分からないことがよく見受けられます。
その場合は利用したECサイトから明細書や注⽂履歴等はダウンロードしましょう。
現時点では代引きで商品を購⼊した場合、領収書と明細書をそれぞれ保存する必要があります。

◆領収書について
全ての取引が電⼦に切り替わる訳ではなく、「紙保存」か「スキャナ保存」になります。
消費税率区分だけじゃなく、⽇付・発⾏者名は必須です。
もし未記⼊なら、発⾏店に記⼊してもらいましょう。

ここまでで電子帳簿保存法についてのお話は終わりです^^



その後は参加頂いた皆様より質問タイム♪

Q.レシートをマネーフォワードなどのアプリに取り込んでいる場合は、電子データになるのか?
A.電子データになります。

Q.電子データを保存するPCの要件として、万が一PCが壊れてしまった場合を踏まえ、外付けHDの保存やクラウド利用などの要件はあるのか?
A.このような要件はない。ただ、クラウドも何があるか分からないのであまり推奨はしない。
出来ることは、基本的にはPCのハードディスクに保存。万が一の為に外付けハードディスクにも保存をし、その外付けHDが壊れてしまった場合の為に、また別に保存、、、というようなシステム作りが必要になる。

Q.レシートを、社内で確認の為にスキャンし保管しておくことはOKか。
A.社内で確認の為のツール、という目的なのであれば問題ない。

経理経験がない私でも、中山先生のお話は本当に分かりやすい内容でした!
今までの対応がガラッと変わってしまう事もあり、対応も大変かと思います。
今回の電子帳簿保存法の改正は、猶予処置期間が2022年1⽉1⽇から2023年12⽉31⽇の2年間と設けられておりますので、義務化に向けた準備期間として活用できれば良いですね^^



☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーTさん
お話も資料もとても分かりやすかったです。猶予期間が設けられることは知らなかったので、落ち着いて対応できることを知りました。なんとなく‥の知識がすっきり整理されて前向きに仕事に向かうことができそうです。 今後取り上げてほしいテーマはインボイス制です。こちらも、いまいちよくわからないです。 いつもありがとうございます。

■メンバーTさん
電帳法について、実務的な部分中心にお話が聞けて、とても良かったです。猶予期間で、伺ったお話を活かして対応していきたいと思います。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第25回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう!』
      講師:一般社団法人日本健康食育協会 岸上倫也さん
【開催日時】1月20日(木)10:30~12:00(質疑応答含めて、90分を予定)

゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚。,。゚

「Notion(ノーション)」
多機能すぎるがゆえに、ちょっと初心者にはハードルが高く感じられるツールですが、
今までできなかった「あと一歩の整理」ができる優れものです。
1月はぜひ一緒にこの「Notion(ノーション)」を勉強しましょう。

また、講師の岸上さんがお勤めされている日本健康食育協会様より、
大事な「食のアドバイス(本来は有料講座で聴く内容)」も一部ご紹介くださるそうです。

※参加費(500円)が必要となりますのでご注意ください。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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2022年 明けましておめでとうございます。


新年あけましておめでとうございます。
YPP 五味渕です。
三が日
皆様はどんなお正月をお過ごしでしょうか。

今年こそ、色々なところに遠出もしたい!
ZOOMの画面越しではなく、直接会いたい!と
自由を求める気持ちが膨らんでいる2022年の新春です。

世の中にいろいろな課題があるということは、
それだけ挑戦の場に恵まれていると言い換えられ
すべての仕事は何らかの挑戦に繋がっています。

YPPのお客様も
世界が変わる中で、みるみるとチャレンジの場を変えていかれていらっしゃいます。

お客様の事業に関わり、その意義を深く知る度
出会えたことへの感謝と
その事業に携わる一員となれたことに喜びを感じます。

裏方の事務という立場から
世の中の課題解決に携われることは
私たちの仕事の喜びです。

その課題解決により
誰かが今日、幸せに暮らせますように。

意義あるチャレンジにより
健やかで、明るい社会になりますように。

身近な人から世界中の人の幸せまで
いつか必ず叶えたいという大きな願いを抱きながら
世の中が良くなることにつながる仕事を
一つ一つ、重ねていく喜びを感じていたいと思います。

いつも思います。

私たちは微力ではあるけれど、無力ではない。
誰の仕事も、誰かの幸せのために繋がっている大切なもの。

仕事のために生きているのではなく
幸せに生きるために、仕事の喜びを追求します。

創業以来変わらない、私たちの思い
【一人でも多くの人に仕事の喜びを】

今年も挑戦の場をいただいていることに感謝しながら
2022年をスタートします。

本年もYPPをどうぞよろしくお願い致します。

YPP代表 五味渕紀子

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