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【YPPメンバー事務カフェ】第5回 開催報告

2020年初となる第5回のメンバー事務カフも、事務局スタッフのメンバーさんより、
開催報告をしてもらいます^^

それではどうぞ!


こんにちは。

先日、2020年初となるメンバー事務カフェが開催されました。
Excelをテーマにしていることもあり、もっと小技や時短テクを知りたい!というメンバーさんや、
Excelはあまり触ったことがないという初心者のメンバーさんなど、過去最多の12名が参加してくれました!

では早速そのときの様子をご紹介します。

■第5回メンバー事務カフェ
『知っていると差がつく!Excelの小技紹介&Excelなんでも質問コーナー』
■開催日時:2020年1月16日(木)10時~11時30分

今回講師をしてくれたのは東京都在住のメンバーさん。
YPPでは情報システム部門のスタッフ、プロジェクトマネージャーとして複数のお客様の業務改善に日々奮闘中です。
システムエンジニアだったキャリアを活かし、現在YPP学びの場プロジェクトExcelブートキャンプの講師をしてくださっています。

参加者の自己紹介を終えて、講座が早速スタート。
まずは、知っておくと便利な小技の紹介からです^^

・条件を指定してジャンプ
・区切り位置
・フィルタの様々な使い方
・VLOOKUP関数

上記4つを、画面共有しながら説明していただきました。
その後、この機能をフル活用して、1件ずつコピペするしかなさそうな作業でも
実はもっと効率的に、そして確実にできる!というところを、実際の操作を画面共有で見ながら学びました。

Excel機能の使い方を機械的に説明するのではなく、なぜここでこの機能を使うのか理由もあわせて
説明していただいたのでとっても解りやすかったです^^

その中で便利だと思ったExcel機能を紹介します。

<空白ジャンプ>
空白がたくさんあるとき、1つずつ削除していたら時間がかかります。
そんなときは[ホームタブ]→[検索と選択]→[条件を選択してジャンプ]→[空白セル]→OKを押すと、空白のセルだけが選択されます。
その状態で選択されているセルの上で右クリックをし、メニューから[削除]→[上方向にシフト]
これで空白のセルが一度ですべて削除されました!

講師の方が実際に作業している所を見て思ったのが、同じ作業をするのでもショートカットキーを使うと
それだけでスピードはかなり上がるなぁということでした。

ここでショートカットキーの紹介です。
・Ctrl+↑↓→←
押した矢印の方向にあるデータの始まりや終わりのセルに移動する
・Shift+↑↓→←
選択範囲を1行(1列)ずつ拡大する

私はいつもマウスを使って操作していたのでこれからはショートカットキーを使おうと思いました!

ここで印象に残った話を2つ。

1つ目は手作業より時間がかかっても手作業ではなく、なぜ関数&Excel機能を使うのか?
その理由は正確だから。どうしても人の手で作業をすると間違えないとは言い切れないし、
ダブルチェックにも時間がかかります。関数を使うと1つの関数だけチェックすればあとは反映するだけなので時間の短縮にもなります。

この話を聞いたとき、確かに!と納得しました。

2つ目はExcelではひらめきがポイントということ。「この作業Excelの関数でできるかも…」とひらめけば
やり方を知らなくても検索することができれば大丈夫。ひらめくためには色々な情報に触れておくことが大事だとおっしゃっていました。

今回操作をしながら説明してもらった作業も、実際にお客さまから依頼があった時に講師の方が
「この方法で出来るかな…」とひらめいたことがきっかけで、1件ずつコピペする方法ではなくExcelの機能を使って
効率的に正確に作業することが出来たと話していたので、色々な方法を考えながら作業するのは大事だなと感じました。

続いての質問タイムでは、いくつか出た質問について、みんなでアイデアを出しあって解決策を考えたり
講座の中で少し触れた関数について、もう一度ゆっくり解説をしたりしながら、とても盛り上がりました!
普段一人で悩んでいることも誰かと共有することで、自分では思いつかなかったアイデアや新たな発見があり
顔を合わせてのやりとりはいいなと改めて思いました^^


☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーAさん
とても有意義な時間を過ごすことができました。
講師の方のパソコンの動きを見ながら、
ショートカットキーを意識的に使うようにしていきたいと思いました。
また頭を柔らかくして色々とどうしたら便利だろう、効率化につながるのかなど
考えていきたいと改めて感じています。

■メンバーSさん
担当案件でExcelは使用しているものの
ショートカットキーがなかなか覚えられず使いこなせていないのですが、
やはり講師の方のカーソルの動きや画面の切り替わりの早さを見ると、
ショートカットキーが使えるのと使えないのでは
作業の早さにかなり差が出てくるなと実感しました。
少しずつでも覚えて使えるようになりたいと思います。

■メンバーEさん
大変有意義な勉強会でした。
ほんの一例とは言え、本当の案件で講師の方がどういう思考回路でエクセル技を使いこなすのか、実演してくださって分かりやすかったです。
たくさんの事例を浴びることで経験を積めるということでしたが、なかなかこんなに詳細に事例を見せていただくことはできないので(実務上触れているものは完成されていて、その経過はわからないことが多いので)とても貴重でした。

■メンバーSさん
実際に表に落とし込み作成する実践的な講義で、とても分かりやすく
とても勉強になりました。
共有画面を使ったZOOMならではの 実際のイメージを描いて勉強できたことが、
とても嬉しく思いました。
丁寧な講義をしていただきありがとうございました。

・メンバーSさん
実際のデータを活用してのご説明でしたので、とても分かり易く「なるほど!!」と理解できる点が多くありました。特にVLOOKUP。
今まで何が何だか分からずに使っていた時期がありまして、是非ともしっかり理解して今後活用できるようにしたい!と思っていたので、
今回勉強できて何より良かったです。
また、関数や機能で使い方を忘れても「こういうものがある」と覚えていれば、あとはググればやり方は分かるので、まずは
どんな機能があるか関数があるかを記憶に留めて頂きたい、という講師の方のお言葉は、今後のお仕事にもとても参考になりました。

■メンバーFさん
大変勉強になりました。講師の方のようにエクセルを使いこなせるようになりたいと思いました。おすすめの本は早速購入しました。
また機会がありましたらぜひエクセル講習をお願いします。

■メンバーTさん
早速、エクセルの本購入しました!
全国各地のメンバーとZOOMでお顔を拝見しながら、勉強ができるのはとても新鮮で、励みになります。
いつも自宅で、チームで仕事をしていると言っても孤独感もありますので、こういう機会があると「頑張っている仲間がいる!」っと実感できて嬉しいです。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

■第6回メンバー事務カフェ
『在宅ワークで収入UPを目指すには?これから求められるスキルとは何か。』
■開催日時:2020年2月20日(木) 10時~ ※80分程度を予定

次回は、ついに…YPP代表が登場!
働き方改革や様々なツールの登場で、在宅ワークを取り巻く環境も日々変化しています。
「在宅だから稼げない」ではなく、武器となるスキルがあれば「在宅こそ最大限時間を有効に使って稼げる」時代になりつつあります。

今回は、日々お客様と接しているなかで感じている、これから確実に必要とされるスキルについて現場の声を交えてお話しします。
在宅ワークをメインに頑張ろうと思っている方、ステップアップを目指しているメンバーさんなど必聴です^^

参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

第98回事務カフェはクレジットカード最強活用術を学びます

クレジットカードちなみ写真

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第98回事務カフェのお知らせです♪

2月の事務カフェは題して、、、
『法人が国税を納められる最強クレジットカード講座』

~現金で経費を支払っている会社は必見!
クレジットカードポイントで驚くほどの経費節約ができます~

ついでに、用途別「個人の最強カード」も知っておこう
というわけで、クレジットカードの上手な活用法を勉強します。

 

つい、初回サービス特典に目がくらんでは
クレジットカードを作るものの、
ポイントもマイルも、毎月失効し続けている有様で
どこかでいつも「もったいないなあ」と思っていました。

ただ、、、個人のカードなら放っておいても仕方ないですが
法人カードで損をしているとしたら、そこは大いに考えもの!

カードのポイントが多く返ってくれば
その分、現金を使わずに会社の福利厚生、出張経費にあてられます。

節約ってバカになりません。
1万円や2万円の経費節約であっても
経常利益から逆算すれば、十数万円 なかには百万円の売上に匹敵するぐらいに
会社に現金を残すインパクトは、大事に考えたいところです。

ただ、今回お伝えしたいのは
単なる日常の経費節約ではなくて、もっと大きな金額での節約話です。

例えば、1000万円納税すると
あるカードは、50万ポイントに
最強カードだと、倍の112万ポイントになります。

国税が納付できる5種類のカードのなかにも
納付したあとにもらえるポイントに差が出てくるので
使い方や金額により、自社にとって最適なカードを
ぜひ、この機会に勉強しましょう。

112万ポイント=112万円分の経費を浮かせられる
さらに、マイルに変換すれば、、、マックス15倍になるカードもあるそうです。

今回は、クレジットカード研究会 松岡博巳氏にご登壇いただき
多種多様なクレジットカードのメリット・デメリットをお話しいただき、
さらにご参加のみなさまの会社や個人の状況にあわせて最適な一枚をご指南いただきます。
講師 松岡博巳氏顔写真
今回は、通常10,000~30,000円で行われているクレジットカード講座を
特別に、事務カフェ価格でやっていただけます!

まださほど納税する程ではない、と言う方も
毎月の従業員の源泉所得税をクレジットカード払いにするだけでも
インパクトがありますし、
数千万円の納税を預金から納付している会社であれば、それこそもったいないので
ぜひこの機会に一緒に勉強しましょう。

人形町事務所に来られない方は、ぜひZOOM参加をご検討ください。

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第98回 事務カフェプロジェクト

『法人が国税を納められる最強クレジットカード講座』

~現金で経費を支払っている会社は必見!
クレジットカードポイントで驚くほどの経費節約ができます~

日時:2月21日 (金) ※2月は金曜です。お間違いのないようご注意ください。
時間:18時~20時
場所:YPP人形町事務所
東京都中央区日本橋人形町2-24-4 にほんばしコスモ15ビル2F

講師:クレジットカード研究会 松岡博巳氏
定員:10名様限定参加費:お一人様 2,200円(税込)

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

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事務カフェfacebookページがあります!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。
☆ワインが最高、ワインで再興!☆
http://kawauchi-wine.com/
こちら是非ご覧ください。

【YPPセキュリティ情報】データの破棄は確実に!(神奈川県HDD転売事件から学ぶ)

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先日、神奈川県庁で使用されていたHDD(ハードディスクドライブ)が転売され、
個人情報を含む行政文書などの情報が流出するという事件が起きました。
連日ニュースや新聞で大きく取り上げられ、神奈川県の黒岩知事が会見で謝罪する事態となりました。

■事件の概要
神奈川県庁で使用されていたHDD(容量3TB)18個がオークションサイトで転売され、情報が流出。
神奈川県とサーバ等のリース契約を締結している富士通リースがHDDの処分をすべてブロードリンクに委託。
ブロードリンクの担当者が一部のHDDを持ち出してオークションサイトで転売。
転売されたうち9個を購入したIT企業経営の男性がHDDの中身を確認したところ、
神奈川県の公文書と思われるデータを発見、新聞社に情報提供したことから新聞社が県に確認して流出が判明した。
データには納税記録なども含まれており、残り9個のHDDから更なる情報流出の危険もあったが、2020年1月現在すべての
HDDが回収されたことが神奈川県庁より報告された。

破損や使用しているPCのOSサポート終了などで、業務で使用するパソコンを新しいものに替えることは珍しくありません。
その際、古いパソコンの破棄は業者に依頼するのが一般的だと思いますが、
必ず「データ消去の証明書」「廃棄証明書」など、安全にデータが破棄されたことを
証明する書類を発行してもらうことをオススメします。
そのような証明書の発行をしていない業者には、今回のような事故を防ぐためにも、パソコンの破棄依頼を見合わせたほうが良いでしょう。
※参考画像:YPPでが受理している物理的破壊の完了報告書(赤い〇で囲っている部分に穴が開けられて物理的に破壊されています)
データ消去完了報告書

YPPのプライバシーマーク研修を受講するメンバーさんには必ずお伝えしていますが、
データ破棄の方法で一番安全なのは「物理的破壊」です。
大量の個人情報や機密文書のデータはローカルに保存しないことが一番ですが、
もしそのようなデータを多く残している場合には、廃棄時には物理的に破壊してしまうという手段が最も安全と言えます。

~第97回事務カフェ報告~やっぱりExcel知らなきゃ損!

Excelで簡単に図やグラフを作成

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第97回事務カフェは、Excelならこの方!という
東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史氏をお招きして
Excel初心者の方も中級者の方もご満足いただける勉強会となりました。

定番のショートカットキーの数々も
「初耳~!」という方には親切に「アプリケーションキー」からご紹介。

ちなみに、、、
アプリケーションキーがないキーボードの時は
私は今まで諦めていたのですが、今回
Change Key」という
キーボードの位置を変更し、使いやすい位置にキーを設定することができる
無料ソフトを教えていただきました。

まずこうやって毎日繰り返しやる作業は
多少面倒でも環境を整えておくことが、日々の業務効率の圧倒的差になる!と断言です。

榎本先生いわく

まずは、自分の作業の棚卸
そして、よくやる作業を「クイックアクセスツールバー」に追加

これだけは絶対にやっておいた方が良い!と強くお勧めされていました。

クイックアクセスツールバー

↑ブックを開いた基本画面の左上部(緑色の部分)
リボンタブの▽マークをクリックすると
「クイックアクセスツールバー」設定画面が表示されます。

 

前半はショートカットの使いこなし方と
後半はピボットテーブルの機能紹介だったのですが、
最後に番外編として紹介された
Excel2016から標準装備の「PowerQuery(パワークエリ)」の威力には
一同驚愕。思わず拍手👏が出ました。

え?それ何?という方は
ぜひググってみてくださいね。
複数ファイルをひとつにまとめる、という作業を
連日行っている方は、その便利さにきっと驚かれると思います。
(これは参加者特典ということで、ブログではここまでに…)

ただせっかくブログを読んでいただいた方に少しだけ
お勧めショートカットキーのおすそ分けを。。。

 

シートの挿入 Shift+F11
シートの削除 ALT+E+L
シートの移動 CTRL+ Fn+PGUP(ページアップ)or PGDN(ページダウン)

毎月毎週など定期的に新しいsheetを追加する方、
Sheet数の多いファイルを扱う方は、是非使ってみてください。

榎本先生いわく
マウスを使いたいところをぐっとこらえて
【全体の3割をキーボードで】出来るようになったあたりから
ショートカットキーによる効率化を体感できるそうです。

生産性向上と
あちこちで言われていますが
毎日使うソフトで、毎日やる動作こそ
絶対に時短技を身に付けたいものです。

 

さて次回事務カフェも
ご参加の皆様に「知らなかったって怖い!」と言っていただける内容で
企画中です。

日程決まり次第、ご案内させていただきます!

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。