YPPについて

JIPDEC講師を迎えて個人情報保護に関する勉強会

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。

先週金曜日
新潟の同志マドンナワークス 石本史子さん主催で
一般社団法人日本情報経済射会推進協会 通称 JIPDEC から専任講師をお迎えして
個人情報保護に関する勉強会に参加しました。

名古屋からは株式会社ハーセルさんも参加し
新潟・名古屋・東京・埼玉を結んでの合同勉強会でした。

 

こういう写真も、机上のメモや名刺を拡大した際に読めてしまわないか、注意が必要です。

こういう写真も、机上のメモや名刺を拡大した際に簡単に読めてしまわないか、注意が必要です。

 

個人情報保護法が制定された頃はまだ
5000件以上の個人情報を取り扱う事業者が対象でしたが
現在は、すべての事業者が適用されます。

会社は赤字で潰れることはなくても
企業イメージの失墜でいとも簡単に潰れる、といいます(怖)。

どの仕事にもヒューマンエラーはつきものですが
一つの知識不足から
発注元や従業員はじめ、多くの方を巻き込んで
大きな被害や損害を出してしまうリスクは、実は身近に潜んでいます。

 

YPPは、ほぼ全ての仕事で重要情報を取り扱うため
在宅ワークで
いかに安全な仕事環境を整えるべきか
腐心してきました。

かつては施錠管理するにも、適切な家庭用のキャビネットはなかったのですが
徐々に時代が追いついてきて
手軽に自宅で、書類を施錠管理することもできるようになってきたと思います。

※ご興味のある方は『鍵付キャビネット』で画像検索してみてください。
すごく豊富な種類の家庭用キャビネットが出てきます。

 

YPPがプライバシーマーク取得事業者となって以降
幸い、悪質な意図的漏洩は起きていませんが
過去には、痛恨のヒューマンエラーを何度も経験し、
その度に薄皮を一枚ずつ重ねるように、
ミスの原因を探り、改善策を考え、
他の現場にも周知するなど、再発防止に努めてきました。

それでも
このことを考えるたびに、身が引き締まります。

特に最近は、ネットタトゥーという言葉に象徴されるように
一度ネット上にアップしたものは
あっという間に拡散して、消しても消せない怖さがあります。

考え尽くしても、対応策を講じ尽くしても
終わりはなく
とにかく、できる限りの現実的な対策を
常に生真面目に続けていくしかありません。

 

データを大切に取り扱うこと。

面倒でもパスワードをかけること。

何度も指差し声出し確認すること。

何事も秘策はなく、愚直にやっていくのみです。

 

ブログを読んでくださる方に
個人情報保護に関して大切なことをシェアさせていただくと
プライバシーマークを取得しないまでも
下記の手順を一度作ってみることをお勧めします。

1。自社の個人情報を把握すること
2。その個人情報のライフサイクルを考えること
(ライフサイクルとは入手→使用→保管→破棄といったデータ入手から破棄までの流れです)
3。2の各段階での漏洩・盗難・悪用リスクを考えること
4。3に対し考えうる対策を講じ、リストアップすること
5。実際に4の対策が機能しているか定期的に見直すこと

 

JIPDECの講師の方からも
『ヒューマンエラーは0にはならない。起こることを前提に
起きうる場合でも発生確率を下げる努力、起きた場合も最小限の被害で済むように
日頃から他人ごとではなく自分ごとと考えることが大事』とのお話がありました。

とくにマドンナワークスさん、ハーセルさん、YPP共通の
在宅ワークにおけるリスクとして
仕事の情報を身内や友人なら、バラさないだろうという『誤った認識』で
ついぽろっと話してしまう、などがあるようです。
これを読んでくれているメンバーさんがいたら、
(研修でも言っていますが)引き続きご注意くださるよう、くれぐれもよろしくお願いします!

 

ちょっと今回は生真面目な記事になりましたが
日頃よく知っていると思う分野でも
改めて勉強することの大事さもひしひしと感じた会でした。

 

主催くださったマドンナワークス 石本史子さん ありがとうございました。

メンバーランチ会@名古屋

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

やってきました!名古屋

メンバーランチ会のお店が入っている大名古屋ビルヂング

メンバーランチ会のお店が入っている大名古屋ビルヂング

駅前の道も、名古屋は広いですね~。
さすがトヨタのお膝元。
来るたびに、走りやすそうな道だなあと思います。

 

さて今回はJR名古屋駅前の大名古屋ビルヂングの2階にある
おしゃれなカフェで開催。

地元メンバーTさんオススメのYURT大名古屋ビルヂング店

地元メンバーTさんオススメのYURT大名古屋ビルヂング店

11時の開店から30分後にはお店の前に列ができて、
こちらのお店、かなり人気のようです。

 

今年の名古屋は、
愛知と三重から4名のメンバーさんが集まりました。

通常のランチ会、メンバーさん同士が逢うのは
「久しぶり」や「初めまして」なのですが、
今回は全員が
日ごろチャットで業務連絡を取り合っているチームメンバー同士なので
久しぶりという感じが全くしません。

お仕事のこと
好きなアーティストの話題
食べ物、飲み物、おうちの話
女性5名、話題は尽きず、あっという間に2時間が過ぎました。

なかでも、このメンバーさんの中には
お客様と大変仲が良く
在宅ワークにしては珍しいエピソードを持っている人が・・・。

メンバーSさんは
海外を飛び回っているお客様の請求業務サポートをしています。

お客様が久し振りに地元名古屋に帰国された際には
ぜひ会いたいですね、と日頃チャットで話していたのですが
先日ついに実現し、
お客様とSさんで、サシ飯(!)しました。

お客様ご友人の紹介で初めて入ったというレストランが
不本意にもお客様の口には合わず(笑)
お腹いっぱいなのに「口直ししよう!」と
なんとランチの〝はしご〟となり
これまた2軒目もお客様の思った通りの店ではなかったらしく(笑)
その後、お子様へのお土産まで買ってくださったそう。

すごく楽しかったと笑顔で
魅力的なお客様とのエピソードを
話してくださいました。

(本当に心優しいお客様に恵まれて有り難いです。
Y様、ありがとうございます。
東京にきたら是非私もご馳走してください(笑))

色んなメンバーさんがいますが
お客様とサシでランチはしごをしたのは、このSさんだけ。

ところが、もう1名
これを越える?エピソードをもっているのがYPP歴5年近いTさん。

東京都内のあるメーカーさんの見積業務を担当しているのですが
お客様の関西出張の予定を目ざとく発見し
すかさず「勉強したいので、その出張、同行させてください!」と名乗り出て
現地で待ち合わせ。
お客様の営業に同席させてもらったのです。

自ら名乗り出たものの、初めての商談の席はかなり緊張したそうですが、
お客様の製品や業務についてさらに理解を深める機会となりました。
またTさんが東京に家族旅行に来た際は
ご主人を連れて、お客様の事務所を訪問し、一緒にご飯をしたことも!
(この時は私も同席したのですが、2時間たっぷりお客様を質問ぜめで
本当に製品愛に溢れているなあと傍らで感動したのを覚えています)

仕事熱心なメンバーさんなので、お客様も日頃からとても頼りにしてくださり
チーム全体がとても良好な関係でお仕事を続けています。

在宅ワークなのに、お客様と直接会って話せたという
貴重な経験をさせていただいていたことは
私にとっても、とても嬉しいことで、
行動的なメンバーさんにも、心の広いお客様にも、とてもとても感謝しています。

 

そんなエピソード含めて
感慨深く思い出しながら、色々お話をしていたら
私たちも、ランチ後にやっぱり〝はしご〟(笑)。

名残惜しくて、お腹いっぱいなのに2軒目で
お約束のケーキ🍰は別腹で
心も胃袋もたっぷり満たした至福の時間となりました。

いつもチャット中心の生活なので
数人でも集まれるのは、やはりとても嬉しいですね。

またほかの地域にもぜひ訪れたいと思います。

『皆働社会』の実現に捧げた生涯

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

先週金曜日、
お世話になっているお客様
日本理化学工業 大山泰弘会長を偲ぶ会にて献花させていただきました。

日本理化学工業と大山会長については
ご存知の方も多いかもしれません。

1959年から障がい者雇用をはじめ、
従業員の7割が、知的障がいのある方で占めている
障がい者雇用の先駆者であるチョークメーカーです。

その経営は「日本で一番大切にしたい会社」や
「アンビリバボー」「24時間テレビ」など多くのメディアでも
取り上げられています。

大山会長が生涯大切にした言葉
人間の究極の幸せ(四つの幸せ)
「人に愛されること、人にほめられること、人の役に立つこと、人から必要とされること」

一生懸命働くことで
この四つの幸せを手に出来る。

だから、誰もが皆、働くことができる『皆働(かいどう)社会』を作らなければならない。
それが大山会長の信念であり、
長年にわたり、ご自身の経営を通じて体現されたことでした。

 

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大山会長が大好きだったというダルマとともに
座右の銘の色紙が飾られていました。

究極の幸せとは、愛されること
そのためには
まずほめられること
次に人の役に立つこと
そして人に必要とされるまで
頑張ることです  会長

大山会長の従業員の方への大きな大きな愛を感じて
読むたびにこみあげるものがある「座右の銘」です。

偲ぶ会の会場には
当時の工場の写真(昭和30年代とおもわれる白黒写真)や
商品が飾られていて、歴史を感じました。

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人の歩いたことのない道を行く場合
思い描いた以上の困難が次々とあったに違いありません。

偉業に挑み
後進のために道を切り開いた方に共通するのは
その道が明らかでなくても歩み続けた信念と
何があっても諦めない、粘り強さにあるように感じます。

『皆働社会の実現』

その必要性を感じながら
YPPも道半ばというには大変おこがましく
大山会長と比べれば
一歩踏み出したばかりのような状況ですが
「働くこと」「必要とされること」が
人にとってどれだけ大切か、
それは常に肌身に感じ続けていることです。

大山会長が大きな愛とともに大勢の成長を見守り続けた軌跡を
胸に秘めて
粘り強く、粘り強く
出会った一人ずつが幸せに働く姿を描きつつ
一人でも多くの人が仕事の喜びを感じられるように
やるべきことを愚直に続けていきたいと思います。

ご縁に心から感謝申し上げ、ご冥福をお祈り申し上げます。

全国の在宅ワーカーを支える本部スタッフ急募です

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

早いもので、3月になりました。

“新婚浮かれポンチ”と言っていた
幸せオーラ全開の伊澤がついに
めでたく、産休をとることとなり
人形町の事務所は
お祝いムードに包まれつつ、採用活動も佳境を迎えています。

そして仕事百貨さん
こんな素敵な記事にしていただきました。

仕事百貨記事

分け合って助け合って
すべての“働きたい”に
応えられる世の中に

私の思いを
言い当ててくださったタイトルです。

働き方改革というと聞こえは良いですが
実際、
色んな事情との両立は、綱渡りのような気持ちになることも多々あります。

分け合うのは仕事だけでなく
そんなハラハラドキドキする心境も、分け合って、助け合って
いろんな“働きたい”に応えるために
時に縁の下の力持ちとして、時には前線で矢面に立って
とにかく、前例のないことを一生懸命に考えながら推し進めていく。

本部スタッフの仕事は、決して簡単ではありません。

でもだからこそ、
チカラもつくし、学ぶし、成長する。

色々なお客様の色々な仕事にも、色々なメンバーの色々な人生にも、寄り添うことが出来ます。

日々大変だけど、大変ってことは、変わり続けている証拠。
それが面白そう、と思う方、ぜひ門をたたいてください。

新しい出会いを心待ちにしています。
ご応募は、仕事百貨さんの記事からどうぞよろしくお願い致します。

2018メンバーMTG~熊本編~

YPPの伊澤です!

さて、長かった2018年メンバーMTGの旅もクライマックスです!!
新山口駅から新幹線に乗り向かった先は・・・熊本!

そう、最終目的地は熊本です🎉

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熊本駅にはくまモンであふれています🐻
これだけたくさんいると可愛いとしか思えません。

くまモンかわいい・・・・・

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せっかくなので、夜にふらっと熊本城へ行ってきました。
震災の爪痕がいまだに残っていて、とても痛々しかったです。。
タクシーの運転手の方がとても親切に観光ガイドをしてくださったので、わずかな時間ですが濃い観光ができました🚖

息抜きをしたところで、翌朝、私と山口がレンタカーで向かった先は天草!

天草

 

 

 

 

 

これくらい大移動・・・(わかりづらい)

 

教科書で習ったことのある歴史ある場所へ・・・
小さな島々を超えて片道約2時間半かけて向かった先はアイエスエフネットライフ天草さんです。

アイエスエフネットライフさんは就労支援を行っている会社さんで、
もともとはYPPに登録している岩尾さんが通っていた施設です。

現在岩尾さんは支援員の立場として、YPPとアイエスエフネットライフ天草さんをつなぐ架け橋となっています🌈
今回は実際にどんな環境でお仕事をしているのか見学させていただきました!

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皆さんとても真剣に作業をしています。
邪魔しないようにのぞき込む私・・・

 

利用者の方は他にもたくさんいらっしゃったのですが、行う業務によってお部屋を分けて集中しやすい環境で作業を行っています。
みなさん、黙々とお仕事をしていてとても頼もしかったです👏

岩尾さんのバックにはこんなに頼もしい方々がいるなんてーーー!
とても感激しました><
今後ともよろしくお願いします!!(facebookで紹介くださいました^^

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そして、お待ちかねのランチタイム!!
天草は港町ということで、新鮮な海鮮丼をいただきます!!!🐟
支援員の松本さんに天草の魅力を教えてもらい、あと一日滞在したい><
と思えるほど名残惜しかったです。

 

帰りは近くの鬼池港からレンタカーごと船に乗り、長崎空港から羽田空港へ。
無事に長旅を終えることができました。

約1週間かけて4か所を回りましたが、
普段チャットで気軽にやり取りしている方と直接お会いして、
他愛もないお話ができて、とても貴重な体験になったと思いました。

今回お会いできなかったメンバーさんもまだまだたくさんいるので、
次の機会に向けて会いたいメンバーさんを一人でも多く増やせるように、
業務に取り組みたいと思います!

2018メンバーMTG~山口編~

こんにちは。山口です。
今回はメンバーMTG「山口編」をお届けします(^^)

名古屋での美味しい・・・有意義なメンバーMTGの後は、今度は山口に飛びました!
山口でお会いできるのは、長年YPPの中のお仕事も担当下さっていて、
頼りになるメンバーAさんと笑顔の素敵なメンバーFさん☺楽しみです💓

場所は新山口駅の近くで開催しました。
山口県に来るのは人生初めてです。
想像と違い(失礼・・・)駅はとてもきれいで近代的でした!
見渡すと山、山なところに長閑さを感じます。

山口県下関は高杉晋作ゆかりの地だそう。
歴史に疎いので高杉晋作がよくわからない・・・・💦為、ちょっとググってみました↓
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江戸時代後期の長州藩士。幕末に長州藩の尊王攘夷の志士として活躍した。
奇兵隊など諸隊を創設し、長州藩を倒幕に方向付けた。
ウィキペディアより
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こんな方だそうです。
高杉晋作の絵があり、写真を撮る伊澤。
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晋作さん、随分男前ですね😊

MTGは和食屋さんでランチをいただきながら開催。
こちら山口の名物の瓦蕎麦。
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熱々の瓦の上にお蕎麦が乗っています。
ちょっと香ばしいお蕎麦なんて、面白いですね。

参加して下さったメンバーFさんは1時間程かけて車で来てくれました。
この辺りまで来るとYPPでお仕事頂いているメンバーさんも人数が少なくなって来ますので、
AさんとFさんがお会いする機会を作ることができてよかったなと感じました。

山口交流会はお仕事の話はもちろんしましたが、YPP社内の面白話を沢山したような気がします。
いっぱい笑わせてもらい楽しく過ごせました😊

Aさん、Fさんありがとうございます!
次回、開催の際はお近くにお住まいの方、ぜひ一緒に楽しいランチいかがでしょうか🍴

次は最後!熊本に飛びます!!
熊本編に続く・・・。

2018メンバーMTG~名古屋編~

こんにちは、YPPの伊澤です。
本年もよろしくお願いします🎍
さてさて、宮古島の次は名古屋編です!

名古屋と言えばモーニング。
モーニングするならここと決めていたお店へ早起きして満喫してきました😃

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本題の名古屋の目的ですが、長年在宅からYPPをバックアップしてくださったTさんが、
めでたく正社員として働きに出られるということでそのご挨拶も兼ねての上陸です!👏
名古屋はYPPの「第三の拠点」と呼びたいくらい活躍しているメンバーがたくさんいらっしゃいます。

ランチは名古屋三越にて・・・おしゃれたい焼きをいただきました。

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話はひたすらYPPのあれこれ・・

「YPPでこんなことがしたい!」「こんなことやってみたら?」
中には「担当しているお客様は理想的な上司です!」という声が聞こえたり、

本当に終始話が尽きなくて、ランチ~お茶会までたっぷりお話することができました^^

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最初で最後になってしまいましたが、私が入社してからずっとお世話になったTさんに直接お会いできて本当によかったです💐(テレビ電話でやりとりはしていたんんですけどね・・不思議です)
Tさんお疲れ様でした!

楽しい時間もあっという間です!
私と山口は交流会後さらなる移動が待っています🛫

名古屋飛行場から次は北九州空港へ!!

メンバー行脚の旅はまだまだ続きます><

2018メンバーMTG~宮古島編~

こんにちは。山口です。
みなさま、今年もよろしくお願いいたします。

新年の挨拶をしたところですが、昨年の11月に伊澤と2人で1週間かけて
宮古島~名古屋~山口~熊本と周り、メンバーMTGを開催しました!
1週間の移動はなかなか大変でしたが、各地でいろいろな方とお話しすることができて、
たのしく過ごすことができました。
こちらの様子を開催場所ごとにお伝えしたいと思います(^^)

初回は「宮古島」編です!!

宮古島は沖縄の少し先にある島です。
場所はこちら↓
キャプチャ
Googlemapで見てみると台湾がこんなにも近いです!外国!?

宮古島には経理系のお仕事がお得意なメンバーOさんがお住まいです。
チャットやハングアウトのみのやり取りなので実際にお会いするのは初めて。

わくわくしながら飛行機に乗り込んだところ、、、
IMG_0469
なんとも美しい富士山を見ることができました!
写真では伝わり辛いですが迫力満点。
(伊澤のナイスな座席予約のおかげです(^^)ありがとう)

メンバーのOさんとスーパーの駐車場で待ち合わせをしていたところ
11月にもかかわらず、ジリジリと肌が痛くなるような日差しが・・・!さすが南国。

車で颯爽と現れたメンバーOさんは、想像通り(?)にファンキーな印象の方でした(笑)!
チャットでしかやり取りがなかったのですが、なんとなく(?)
さっぱりとした感じの人物像が出来上がっていて、車を降りた瞬間に「Oさんだ!」とすぐにわかりました(^^)

ご挨拶も早々に、Oさんが宮古島のキレイなところにいろいろと案内して下さいました!

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きれーい!
IMG_0540
美しいですね~。
吸い込まれそうな青さと透明度の高い海を思う存分、堪能しました!
11月でしたが海にもまだまだ入れそうな気温でシュノーケリングを楽しんでいる方も多くいます(^^)
本当に素敵な場所です。

こんな壮大な景色に囲まれた素敵な場所でランチをしながらOさんに
これからのお仕事の希望やYPPへ要望、こうしたらいいのでは?というアドバイスなどなど、
色々とお話しを伺うことができました!

またOさんの素敵なお庭でお茶までいただきました(^^)
IMG_0561 (1)
Oさんは宮古島で雑貨屋さんをしながら経理のお仕事をしてくれています。
写真にチラッと写っている「eccoecco」というお店です。
https://ja-jp.facebook.com/eccoecco.zakka/
宮古島に行く際は是非、お立ち寄りください(^^)
とてもかわいい雑貨がたくさんあり楽しい空間になっています。

普段のチャットだけではなかなか聞くことができな生の声を聞くことができてとても貴重の経験でした。
お時間いただき、Oさんありがとうございます!

次は、名古屋に飛びます!
名古屋編に続く・・・。

酉の市へ行ってきました♪

YPPの伊澤です!

だいぶご無沙汰の投稿です^^;
先日、鷲(おおとり)神社へ酉の市に行ってきました♪

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今年もあと一か月ちょっとですね。
熊手で来年も運を掻き込みます。

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2019年の熊手です^^
真ん中に干支のイノシシがいます🐗
人形町事務所と北浦和事務所で二個GETしました!

例年のごとく、境内は大盛況でした。

今年の酉の市は、

11月 1日(木)一の酉
11月13日(火)二の酉
11月25日(日)三の酉

と、三回あるのでまだという方はぜひ行ってみてください^^

【受発注フロー構築】新規事業を0から立ち上げる時の事務サポート

YPPの五味渕です。
久しぶりの事例紹介ブログです。

◆新たな建築資材を開発したメーカーの受発注フロー構築

新たなビジネスを始められたばかりのお客様に
コスパの良いクラウドツールを活用して
受発注フローを作っています。

メンバー構成:2名(kintone設計経験メンバーと建築業界出身メンバー)
お互いのバックボーンを生かして
お客様のフロー構築のご相談に乗り、
苦手な事務を一手にお引き受けしています。

主な使用ツールは以下のとおり
連絡手段:チャットワーク
注文窓口:ネットショップ
在庫管理:kintone
進行管理:Googleスプレッドシート

◆アウトソーシングのポイント

スタートアップのお客様なので
極力コストをかけたくない!

けれど、取扱商品点数や販売数が急激に増えても支障がないフローに
しっかりと構築しておきたい。

またどんなにシミュレーションして決めた運用ルールでも
新たな商材やサービス開発が出てきて
次々と修正がかかります。

【ランニングコストがリーズナブルであること】
【フローやルール変更に柔軟に対応できること】
新規事業の立ち上げ時に使う受発注ツールには、この点が特に大事です。

受注→請求書送付→入金確認→(と同時に発注)→納品書作成→発送と
文字にしてしまうとシンプルですが、
送料計算一つとっても、イレギュラーな対応への決め事はきめ細かな検討が必要で
安易にルール変更すると矛盾や無駄なコストが生じることもあるので
ツールさえ良ければ大丈夫、ということでは決してなく
現場に携わるメンバーの経験値も非常に大きなポイントです。

決められた仕事を得意とするメンバーも多いですが、
お客様も想像がつかない事務ハプニングを予測し
先手でルールづくりを進めていくことが得意な(そういう仕事が大好きな)メンバーもいます。

現在の受発注フローに無駄が多そうだ、とか
システムのそろそろ入れ替えを検討している
前回システム導入は高すぎたと反省している💦
という方は
ぜひ一度ご相談ください。