こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
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