はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

昨日のブログで
テレワークの良いところを書きました。

一方で
テレワークならではの不便さもあります。

まず
殆どの連絡が「チャット」「メール」

そう、文字
テキストで表現することになります。

語彙力が足りないと
伝えたいのに適切な言葉が思い浮かばない。。。

悶々として時間だけが過ぎていく。
テレワーク初心者が、最初に感じる壁ではないでしょうか。

語彙力よりもさらに影響があるのは
信じる力。

相手を信じないで
一旦疑ってしまうと
やり取りの裏に、ネガティブな想像を勝手に広げて
要らぬ時間とストレスを生んでしまいます。

前者（語彙力）は、読書で磨くのが有効で
後者（信頼関係）は、コミュニケーション回数と前向き思考。

ちょっとした挨拶を業務連絡に加えて
お人柄が感じられる会話で
和むことで
仕事がやりやすくなります。

もちろん業務理解も大事ですが
仕事の情報だけでは足りないもの。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、優しさプラス

コレ一つで解決！という魔法は無くて
どれもこれも
仕事のスキルは、トレーニング（前向きな努力）が必要。

急がば回れ、ですね。

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本日ご訪問したお客様から
ご相談がありました。

遠方に引っ越す事情がある社員が
退職せざるを得ないのは勿体ない。

以前はテレワークをやってこなかったけれど
今後は導入していきたい、とのこと。

社員さん思いのご相談は
本当に嬉しいです。

色々とお話をしたのですが
離れていても、同じ会社に出勤していても
やはり「孤独にならないこと」は
重要なポイント。

たとえ
テレワークをする人が少なくて
全く同じ環境の人がいなかったとしても、
業務を通じて
一緒に目指すチームの共通目標があり
やることが明確で
気軽に相談できる環境があると、
安心して働けます。

逆に、

同じフロアで働いていたとしても
自分の業務を分かっている人が一人もおらず
悩んだ時に相談出来なければ、つらいはず。
（経営者や、人を育成する立場になると、また別次元ですが）

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

実は

テレワークのほうが
共有事項を記録できるようになります。

離れている分、
細かなことも
徹底して確認せざるを得ないので
マニュアルも整備が進みます。

今までは全員出社だった会社でも
これから
育児だけでなく介護で離職を考え始める人は、確実に増えます。

テレワークを進める会社が
少しでも増えてほしいと、いつも願っています。

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本日お会いした方のボヤキ。

「いやー、スプレッドシートで管理していたら
　困ったことに、書き方が見事にバラバラで・・・」と。

色々な表記ゆれが起きても不思議ではない
柔軟性が高すぎるExcel・スプレッドシート。

くだんの管理表は
ステータスが「自由表記」だったため
それぞれ記入者の感覚で表現されてしまい、
どのステータスが先か後か
判別つかない状態になってしまったそうです。

自由表記で書くべき欄と
マスターを作って選択すべき項目は
設計段階で分けておかないと
あっという間に表記ゆれが起きて
問合せラリーを発生させます。

一度ルールを決めて説明したら
全員が守ってくれる・・・なんてことは無くて、
人が増えたり入れ替わる間に
見事に「解釈」「運用」がバラバラになります。

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何度でも、優しさプラス
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何度でも、改善ウェルカム

たった一つの管理表で
複数名で使うものは、
手間を惜しまず、
マスタ設定・管理をしっかりやりましょう。

毎日使うものに、
不便なまま慣れてしまうのは要注意。
「使いづらいなあ」をそのままにしない
改善マインドが大事です。

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先週3日間、
大事な全体会議も、社員みなさんにお任せして
体験型研修に参加してきました。

座学で学んだ知識を
ワークを通じて
「まさに、その通りだ！」と実感して、確信に変える時間でした。

今後受ける方のために
受講内容は一切書けないのですが、
運営責任者の方が「自分も先輩からこう教わった」と教えてくれたこの言葉は、
ぜひ仕事仲間とシェアしたいです。

やった方がいいことは、やった方がいい

その通り、、、ですね(笑)。

なのに大抵の人が
やらない理由を作って、やりません。

「もう少し学んだことの整理が出来てから」
「もう少し環境が整ったら」
「もう少し時間に余裕ができたら」

今、学んだことが整理できていなくて
環境が整っていなくて、
十分な時間が手に入っていないからこそ
学んで一刻も早く抜け出したほうがいいのですが、、、

かつて私も
「もう少し・・・」と
やらないという選択をしていました。

多分
やるのが難しく、しんどく見えたのです（当時）。

やってみたら
何でもっと早くやらなかったんだろう！
知ってよかった！
（コレ知らないままだったら、ヤバかった！）
と思うことばかり。

なので

やった方がいいことは
やった方がいい

と唱えて
今は学習スピードを加速させています。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

とにかくやってみる！

良い情報に触れて学ぶこと、
そして学んだことを実践するのが習慣になると
本当に、楽しいですよ！

自己投資が、一番確実な投資です。

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YPPの冒険課（←営業の部署名です）チーフの名言
『バックオフィスは、会社の鏡』
と昨日のブログに書きましたが、

実際どこから手をつけてよいのか
分からない、という方も多いはず。

まずは、ゴールをイメージしましょう！

ゴールは、

全員が、本業に専念できる状態です。

その真逆の状態
「こんなことやっている場合じゃない・・・」が
各所で起きているとしたら、
それがなぜ起こるのかを探求します。

ルールが定まっていなかったり
一度作ったルールが守られていなかったり
マスターがなかったり・・・

原因は多岐にわたり
コレ1本やって解決！とはなりません。

ゴールに向けて
地道な検証と打合せ、改善あるのみ。

決して
システムを変えたら万事ＯＫ！なんてことはなく
人が関わるので
人の「共通認識」と「行動」が揃うまで
バックオフィスを整える活動は続きます。

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、改善ウェルカム

みんなが本業に専念できると
超気持ちイイ！！！ですよ。

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YPPの冒険課（←営業の部署名です）チーフは
時々名言を放つのですが
今日のブログタイトルがまさに、私にツボでした。

『バックオフィスは、会社の鏡』

「背中美人」とか「内面が美しい人」とか
会社も表に出ないバックオフィスやバックヤードまでが美しいのが、
本当にカッコいい会社。

ホームページや会社案内がカッコよくても
社内が雑然としていて
整理されていなかったら…

必ず、不本意な事態が起きます。

業務フローがスムーズでなければ
作業効率が悪く、人件費もかさむ一方。

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何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、改善ウェルカム

仕事でも
内側から綺麗
背中まで綺麗な
真の美しさを手に入れましょう。

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YPPメンバーアンケートから
今日も現場の学びシェアです。

16人目は
S・Mさんの実践例です。

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●●様のお仕事で感じたことです。
私はWチェックの作業でどちらかというとメインのお仕事では無いので、
最初は全体MTGも参加しなくても良いのでは？と思い参加していませんでした。

その後、●●様のお仕事で起こっている問題に私も関わってくるため、
改めてコーディネーターさんより参加要請もあり、参加することになりました。

実際にMTGに参加させていただくと、
色々な問題を皆さんで解決するべく真剣に話し合っていて、
とても良い現場だということが分かり、
参加して良かったと思いました。
 

ーーーーーーーーーーーーー

お客様とコーディネーターだけのミーティングより
実際に作業するメンバー皆さんも参加して
色々な手順確認をしたり、ルールを見直したり・・・

一つずつ細かい課題にも真剣に向き合う中で
どんな人がどんな思いで仕事をしているかが伝わります。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、改善ウェルカム＆何度でも、今日言う（共有）

お互いを知って
現場の空気感が共有できると
チャットのコミュニケーションもスムーズに。

ほんの少しでも
顔を合わせること、大事ですね。

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回収率100％を誇る
YPPメンバーアンケートから
現場の学びシェア。

15人目はH・Yさんの実践例です。

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「何度でも優しさプラス」

特に体現内容という出来事はありませんが、
チャットワークという文字中心のコミュニケーションになってしまうので、
常に自分がこういう言われ方をしたらどう受け止めてしまうだろうか、
こういうふうに書いてしまったら嫌な気持ちにならないかと
気を付けて伝えるように心がけています。

ーーーーーーーーーーーーー

チャットで仕事をしている私達ならでは
この感覚は、本当に大きいです。

あたり前のようで、あたり前でない。

つい、忙しさから
自分都合のメッセージを書いてしまうことがあります。

常に気を付けることができるのは
長年チャットでやり取りをして
「あー、しまった」という体験から学んでいる証拠。

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！
何度でも、優しさプラス

テレワークでも、リアルな職場でも
何が嬉しい、何が悲しいは同じです。

相手のことを考える。
本当に大事ですね。

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今もって
「事務は、事後処理をする仕事」
という解釈は
まだまだ存在しているので、
まずバックオフィスの現場から
声を大にして繰り返し「仕事の本質」を伝える必要があります。
（実にもったいない誤解です！）

何のためにこの数字をまとめるのか
この数字から読み取れることは何か
やりたいことをやるために
どんな優先順位で進めばよいか

作業は事後処理にみえて
目的は
全て未来を決めるために行うもの。

つまり『先行管理』です。

2024年若手働きがいランキング3位の
アチーブメント青木社長いわく
『事前の一手は、事後の百手に勝る』。

バックオフィスを
「めんどうな事後処理」と捉えるか
「先行管理の重要業務」と位置付けて
先の活用を考えるか。

もちろん、私たちは後者です。

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何度でも、今日言う（共有）
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たとえ正確な数字が出たところで、
答えはそんなにすぐ見つからない。

その煩悶は、正解に近づいている証拠。

本質的な思考、議論に着手できたこと自体
確かな成長と捉えましょう。

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