第20回メンバー事務カフェ『自宅やリモート周りの話』(基礎編1回目)開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

早いもので8月もあっという間に終わってしまいましたね。
残暑の厳しい日続きますが、夏の疲れは出ていませんか?
コロナ禍により運動不足に拍車がかかってしまったので、
youtubeを参考にストレッチやヨガをしています。
少し身体を伸ばしたり動かしたりするだけでもスッキリするので、おススメです♪

さて先日開催された第20回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第20回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『自宅やリモート周りの話』 今回は基礎編1回目(全3回予定)
【開催日時】8月25日(水)10:00~11:30

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今回講師をして頂いたのは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの多岐にわたるPC周りのトラブルを解決し、
様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、在宅ワーカーにとって是非押さえておきたいPC周り、ソフトウェアの種類、
初歩的な用語、自宅環境や一般的なセキュリティーについて、ご説明頂きました。

昨今より、テレワークが増えたことで自宅でお仕事をする方が増えてきました。
皆さんは自宅のPC周の環境について把握していますでしょうか?^^

聞いたことのある言葉だな・・・
何となく知っているけれど、実はよく分からないな・・・
と思われている方も多いのではないでしょうか。
私もその内の一人です^^;

今回は基礎編1回目ということで、以下のお話をして下さいました。
1 PC環境、デスクトップ回りについて 
2 自宅環境の構成、リモート環境
3 セキュリティーの理解を深める
4 自宅環境のトラブル回避

まず、PC環境、デスクトップ回りについて
・基本的なPCの種類ってどんなものがあるの?
・よく使われるIOデバイスの説明(マウス・キーボード・プリンタetc…)

といったような基本的な内容ではありますが、自分のPCやデスクトップ周りについて、改めて正しい知識を確認できるような内容でした。

また、PCの内部構成要素の説明(CPU・Memory・Storage・Network・GPU)もありました。

【基本的なパソコンの内部構成要素】

・CPU(Central Processing Unit)、中央処理装置(中央演算処理装置)は、コンピュータにお ける中心的な処理装     置(プロセッサ)[1]。コンピュータの頭脳に例えられることが多い。 (Intel・AMD製)
・Memory(RAM・ROM)電気的にデータの記憶や読み書きを行う記憶装置
・Storage(HDD・SSD・DVD・BR) 通電しなくても記憶内容が維持される記憶装置
・Network :2機器間の信号やデータを伝達する物理的な媒体や経路の事、また、その回線 を提供している会社(NTT・AU・ケーブル会社)をさす。プロバイダーはインターネットに接続するための契約をしている会社で別の会社になります。
・GPU 画面表示や画像処理に特化した演算装置』


では、自分のPCの性能ってどの程度なのだろう?と思った時、
タスクマネージャーですぐ確認することが出来ます!
見たことがない方は、是非確認してみてください☆

・PCの稼働状況を確認するツール
「スタートメニュー」右クリック→「タスクマネージャ」→「パフォーマンス」

皆本さんより・・・
Storage(ディスク)がHDDの方はSSDの方がアクセススピードが断然速くなるようなので、
切り替えをおススメされていました!


次にハードウェアとソフトウェアのお話です。
『ハードウェアとは目に見えるもの全般(ディスプレイ、キーボード、マウス、プリンターなど)で、物理的なものであるものに対し、ソフトウェアは、目に見えないもの(Windows、アプリなど)です。』

ハードウェアとソフトウェアをしっかり認識しておくことで、PCに不具合が生じた時に、何が原因なのかの切り分けができ、症状にあった対処法がスムーズに行えます。
(例えば、キーボード操作中、急に文字が入力できなくなった場合、キーボード自体(ハードウェア)が原因なのか、PC内部(ソフトウェア)がキーボードの入力を認識できなくなったのか。)
基礎知識ではありますが、ここを理解しているだけでPCの知識も更に広げられるのではないでしょうか^^

現在、新型コロナウイルスの影響で「テレワーク」が急増しています。
職場へ行かず自宅で仕事が出来るメリットもある一方、個人でのセキュリティ対策がしっかり出来ているのかがとても重要です。

【セキュリティのあり方】
安全性を確保する為に出来ることはする必要がありますが、複雑なものが多い。
金額に比例してセキュリティ性は高くなるので、可能な限り有料なものを使う
ウイルスソフト:ウィルスチェック・サイトチェック・メールチェック・迷惑メール対応・フィッシング対応・ボットネット・IDS等
FierWall:Portフィルタリング・DMZ等
無線セキュリティ:暗号化(WPA2(Wi-Fi Protected Access 2)・WPA3・TKIP(Temporal Key Integrity Protocol)AES(Advanced Encryption Standard))等の通信プロトコルの組み合わせで作られています。また、さらに、PSK(Pre-Shared Key、事前共有鍵)を用いてパスワードをかけています。
暗号化ソフト:暗号化とは、第三者に知られたくない情報(文章や画像などデータ全般)を「意味が理解できる状態」から「意味の理解できない状態」に変換することをいいます。こちらに関しては無料のものから有料のものまでありますが、違いは暗号化の複雑さになりますので、基本的には金額に大差はありません。

無料のウイルスソフトもありますが、やはり有料のものがセキュリティ性は高いとのことです。
有料でもピンキリですが、どこまでチェックしてくれるのかなど、詳細をしっかり確認することが大事ですね。

PC周りは専門用語が多くなりがちですが、大変分かりやすくお話して下さり、
次PCを買い替える時は、是非参考にしたい!と思いました^^
いろいろな知識を得られた事務カフェでした☆


☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーTさん
ネットワーク環境の見直すきっかけになりました。ありがとうございました!

■メンバーKさん
有意義な講義をありがとうございました。
パソコンやネット環境についての疑問などを自分でネット検索しても、自分が理解できるレベルの情報にたどり着くのは困難で、あやふやなままのことが多くあります。
今回の講義では素人にもわかりやすく、知りたかったことを的確に、多くの説明をしてくださり、頭の中が整理できてきたように感じます。
業務にパソコンは欠かせないので、今回の学びを生かして環境を整えたいと思っています。
どうもありがとうございました。


開催日は未定ですが、
2回目 業務で使うツールの話
 (word,exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など)

3回目 ネットワークとセキュリティの話
(機器や用語、vpn,リモート,ドメインやインターネット、ブラウザの仕組みなど)

と今後予定しております☆


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第21回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『会社の試算表を仕上げるために必要な作業時の注意点、及び セルフチェックのコツ』

【開催日時】9月24日(金)10:00~11:30

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次回の事務カフェYPPの役員で、顧問税理士の中山美穂先生より経理についてお話しいただきます。

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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8月に読んだ本

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

例年は真夏の暑さが続く頃ですが
秋本番かと思うくらい涼しい日が続いていますね。
さて8月に読んだ本をご紹介です。

薩摩という「ならず者」がいた。 誰も語らなかった明治維新秘史 佐藤 眞 (著)
島地勝彦さんのコラムで見かけて購入した一冊。知っている人には旧知のことでも薩摩藩が贋金づくりで財源を増やしていたことを初めて知りました。勝てば官軍負ければ賊軍。歴史はそれぞれの立場から様々な解釈が存在し、面白いです。
話し言葉で読める「西郷南洲翁遺訓」 無事は有事のごとく、有事は無事のごとく 長尾 剛  (著) 
薩摩の錬金術はさておき、多くの人が後世に遺した西郷隆盛の遺訓は現代にも通じるもので、軍備においても財政においてもこの教えを忠実に守ればと思わずにはいられない内容が凝縮しています。
アンマーとぼくら  有川 ひろ (著)
久しぶりに家族を題材にした小説を読みました。一緒にいるときは毛嫌いしてしまっていたことが、あとから懐かしく思い出され、やがて愛されていた記憶に変わることも。失ってからではなく、会えるうちにその愛情に気づけるといいですね。
ひと月9000円の快適食生活 魚柄 仁之助(著)
この夏は訳あって、ほぼ台所に立てない忙しさでした。その反動で(笑)久しぶり再読。読んでいると鰹節と鰹節削り器を買いたくなります。家族は「そんなもの買っても使わないだろ」と反対しそうですが(笑)。

めっきり記憶力が落ちているので(笑)、以前購入した本も新鮮に読めるものです。
相変わらずNetfrixの虜ですが、一日少しずつでも本を読む時間は確保したいなーと思っています。

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7月に読んだ本

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

夏真っ盛りですね☆
オリンピックは金メダルラッシュで、
前代未聞の無観客ながらも「自国開催の強さ」を実感です。

さて、読んだ本を振り返ると
「今月は仕事が大変だったんだな」と分かります。

程よい感じで現実逃避が読書を後押しするので
ハードな仕事は大変ではありますが、
なにかにつけて「ハードなだけではない恩恵」がセットです。

そんなこんなで、冊数は少ないですが、7月読んだ本(正確には手に取った本)のご紹介です。

論語 金谷 治訳注
読み切るには程遠く、パラパラとその時々に目に入るページを眺めていますが、太古からずっと科学や文明が進化したであろう現在に至ってなお、当時の教えが普遍的であることに感嘆します。
事を成す 孫正義の新30年ビジョン 井上 篤夫  (著)
以前も読んだ本を久しぶりに読み返しました。
本当に人々を幸せにするという原点から経営をしているというのを、読むたびにヒシヒシと感じます。
成功への情熱 稲盛 和夫  (著)
「原点に戻る」本当に正しいことは何かを考えたいとき、
稲盛和夫氏の本を開くことがあります。
【小善は大悪に似たり、大善は非情に似たり】
実践するには心の修練が必要だとつくづく思います。

家の中を整理してみたところ、読み返してみたい本が沢山出てきました。
心に染み入る言葉に出会うとき「この本を読むために、あの出来事があったのかな」と感じたりします。
8月も、以前読んだ本の中から直感で、色々な本を手に取ってみたいと思います。

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第101回事務カフェ報告 Excel「パワークエリ」を勉強しました。

オリンピックも開幕して
東京の上空には夏空が広がっています。
4連休の最終日の午後は、あっという間に時間が過ぎますね。

さて。

少し遅くなりましたが、7月13日実施した第101回事務カフェのご報告です。

YPPでは足を向けて寝られない
何度もExcel現場のピンチを救っていただいている
東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史先生にご登壇いただきました。

榎本先生が凄いのは、
Excelが苦手な人が沢山いる現場でも使いやすく、毎回とても分かりやすいご提案をくださるところ。

そんな榎本先生から、今年の事務カフェでの一番大きなメッセージは
今までとは勉強の仕方、考え方を変えましょう
「もはや(私の講義を聴かなくても)YouTubeにいっぱい親切で良いお手本がありますよ」というものでした。

たしかに、お料理でも食材の賞味期限でも
なんでもインターネットで検索して教わる時代。

試しに「パワークエリ やり方」で動画検索すると
【入門編】【初心者向け】【初めての○○】と
親切な動画が沢山見つかりました。

なので、本ブログでもパワークエリのやり方は動画に譲るとして
なぜパワークエリを使うと良いのか、
【考え方】を中心に当日の講義からシェアさせていただきます。

パワークエリとは
Excel2016から標準搭載されていた機能で
自動集計の流れを「プログラミング」ではなく「手順」で記録します。
(なので操作が簡単なのです)

エクセルの裏側でデータを持つためファイルサイズが軽く
余計な情報(色・罫線)を持たないので集計が早いのも利点です。
また、「テーブル・ファイル・フォルダ・WEB・PDF」いろんなデータを集めることができ
“手順が記録されるのでブラックボックスにならない”のも良いところです。(←ここも非常に大事)

そして一旦流れが出来てしまえば、毎回の操作は「更新ボタン」のクリックだけ!
時短と確実性が同時に実現します。

榎本先生がよく仰るのは
「あと1年2年で引退するなら覚える必要はないかもしれないけれど、
まだまだ仕事人生があるのなら、新しく便利になるツールを覚えて
使っていく習慣を身に付けた方がいい」ということ。

そして「新しいツールはより便利に簡単になっているので
恐れず、まずは使ってみてほしい!」ということです。

事務カフェに日程が合わずご参加いただけなかった皆様も
ぜひ、動画で「パワークエリ やり方」を検索してみてください。

持っているデータを並べる、整理する、集計する等
きっと、今すぐでなくてもどこかで役立つ機会がくるはず。

ぜひこの夏に、使えるExcel技として身に付けていきましょう☆☆☆

事務カフェの収益は今年も東日本大震災の支援活動への寄付に充てさせていただきます。
趣旨に賛同いただきご協力いただいている講師・参加者の皆様へ感謝申し上げます。

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第18回メンバー事務カフェ『いまなぜ経理が必要なのか』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

もうすぐ本格的な夏の到来ですね☆
大きく行事などを楽しむことはまだ先になるかと思いますが、夏が終わるまでに『~を達成したい!』と目標を立てて過ごしてみるのはいかがでしょうか?^^
自信のスキルアップのために技術を習得する、資格の勉強をする、ダイエットをして履けなかった洋服が着れるようにしたい…なども良いですね!
私は前回からの目標である『断捨離』の達成が近くなって来たので、次なる目標を考えています。
この夏は気になっている分野の本を数冊読んで、知識を身につけられたらなぁと思っています!
暑い夏ですが、楽しく過ごしていきましょう^^♪

さて、早速ですが、先日開催された『第18回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第18回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』
【開催日時】6月24日(木)10:45~11:45

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今年の事務カフェは、メンバーの皆様の経理力アップに集中して取り組んでおります。
今回もYPP代表の五味渕が講師として登場し、経理を勉強し始めたメンバー向けにお届けしました。

前回まではどんな内容で経理についての事務カフェが開催されていたのかな?
と疑問に思われた皆さま…!
ぜひ前回までの開催報告をご覧ください♪

経理とは何をする人?というところから、複式簿記、貸借対照表と損益計算書について、
経理の仕訳、会計ソフトの特徴などについて詳しく書いております^^

まずは、皆さんにどこの都道府県からご参加いただいているか、今日の話で楽しみにしていることについて自己紹介をしていただきました!
そして講師の紹介後、『いまなぜ経理が必要なのか』というテーマで講座が始まりました☆

【内容は主に4つ】
①今の時代の変化
②会社のお困りごと
③経理の役割
④今日からできること

いかに『社会に必要とされる人になるか』(楽しく稼いで、楽しくお金を使う)
いかに『健やかに幸せに生きられるか』

これらは五味渕の人生のテーマであり、
子育てや介護、体調不良などそれぞれの悩みがあると働くことが苦しくなりがちですが、
協力し合って新しいことを始めると楽しい!という世界をぜひ皆さんと一緒に味わいたい!
との考えからきているものです。

それにあたって、『今何がニーズとしてあるか』を考えたときに、
結論として『経理を知っておくこと』は今後知恵となる
と確信しているそうです。

その『経理』の必要性について皆さんにも少しずつですが共有したいと思います^^♪

①今の時代の変化

時代の変化により五味渕が感じていることを共有しました。

・K字型経済
 強い企業がより強く、弱い企業がより弱く。
 コロナ後は2極化が加速する。

コロナの影響もあり、より弱いところにしわ寄せが来ていますが、この状況のなかでもぐんぐん収益を伸ばしている会社もあります。

『クラウド型サービス会社』
『マニュアル作成会社』
『業務改善会社』

これらの業界はこの先もぐんぐん伸びることが予想されている業界です。
例えばクラウド型サービス会社は、ZOOMなどの会社です。
対面することなくやり取りができるので、コロナ禍でますます需要が増え伸びてきている会社の1つといえます。

経理現場も「K字型」であり、
電子契約書などのクラウド型の請求アプリや会計アプリの導入が進んだ企業は生産性が向上しますが、
導入が進まない企業は非効率で生産性が低下し、人件費が重くのしかかることに…^^;
生産性向上のために、新しいアプリを導入し、時代に着いていくことが大切になってきています!

②会社のお困りごと
事業を行う上で、どんな会社でも必ず経理が必要です。
でも、簿記の知識がない…という悲劇に陥ってしまうと大変です。

中小企業では、社長、営業、製造などの職種の方に経理の十分な知識がなく、経理のみが孤軍奮闘となっているケースが多く、重要な問題となっています。
会社にとって、例えると血液のようなお金=経理
を処理する能力がないと会社は潰れてしまいかねない…。
どの職種の方も経理について詳しくなる必要があると同時に、経理担当がどの職種の方にも相談でき、会社全体で共有することができれば経営がうまくいきそうですね^^♪

③経理の役割
前回までの講座でも話がありましたが、経理に求められていることは、
会社のお金を管理・記録するだけではなくなってきています。
会社の財務状態を把握したり、より財力を増やす方法を考えたり、効率的に動ける効果的な新しいツールを導入したりすること、
そして、これからの経理には『Fin-Tech』を駆使できる人が必要とされています。

フィンテック
ファイナンス(金融)×テクノロジー(技術)

電子決済技術のことです。
皆さんも電子決済機能を使用したことはありますか?
今までは手数料を払ってコンビニなどで払って納税をしていましたが、自宅で手数料なしで電子決済できるように。
ポイントも貯まるし、いいことづくしです!
この電子決済技術はこの先ますます進むといわれています。

電子化になっていく流れを駆使し、使いこなせることが経理にとって大切な役割となってきています^^

④今日からできること
少しずつ経理の経験を積み重ねることが大切だそうです。

①簿記を勉強する
②新しい決済ツールを何か使ってみる
③クラウド化の事例ニュースに敏感になる
④チャンスがあれば実務経験を積む
⑤改善案を考えてまず試してみる

簿記は3級、2級の勉強を、実務経験は最初は欲張らず単発のお仕事でもまずはやってみること。
皆さんもぜひこれからの時代に求められている経理について勉強し、仕事に活かしてみませんか?^^

☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーAさん
業務の上で、経理が重要だと認識はしていても、
なかなか勉強ができていなくて少し焦りました。
本日の講義をお聞きして、情勢も感じながら、身近なことから少しずつ学んでいければと感じました。

■メンバーWさん
歳を重ねるごとに新しいことを取り組むことに臆病になってきていますが、まずは第1歩!簿記の勉強から始めたいと思います。

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YPPのお客様が「ガイヤの夜明け」7/9(金)夜10時~に出演します!

YPPのお客様であるヤマサワプレス 山澤亮治社長が
「ゴミが”宝”に大変身!〜キーワードは「アップサイクル」~」をテーマに
今週金曜夜10時の『ガイヤの夜明け』に出演されます。

SDGs(持続可能な開発目標)が世界の趨勢となり、資源循環の必要性はますます高まっている。こうした中、今、注目を浴びているのが「アップサイクル」。単なる「リサイクル」ではない、文字通り、元の製品より価値を高めて再生する取り組みだ。成功すれば、環境と経済、ふたつの”エコ”の共存が可能になる。しかし、それは簡単なことではない。常識にとらわれない”発想”とそれを実現する”技術”が求められる。果たして、ゴミを”宝”に変えることができるのか?(番組HPより)

20tの廃棄直前のリーバイス501の再生に挑むヤマサワプレス山澤亮治社長(中央)

オンタイムでも予約録画でも、アパレル下請け工場が始めた壮大な挑戦を是非ご覧くださいませ!

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第101回事務カフェは、Excelの神に「パワークエリ」を教わります!

人生持つべきものは、その道の専門家!
とくに事務シゴトをする者にとっては
日々使うExcelについて
自分以上に詳しい存在がいるかどうかは
日常生活の明暗を分けると言っても過言ではありません!
(だって、それで残業が発生するか、サクッと仕事が終わるか
本当に天と地の差がつきますから)

先日、ある「コピペ地獄」なExcel現場に出くわしまして
『Excelの神』と私が尊敬してやまない
東京メトロポリタン税理士法人榎本孝史先生にご相談しました。

「ちょっと考えさせてください」と仰っていただき
数日後に榎本先生から教わった内容が、、、
ここでは詳細を明かせませんが、とにかく衝撃でした。

いつのまにか関数を覚えなくても、マクロを組めなくても
「クリックしていくだけで、やりたい集計が出来てしまう」ように
Excelも大進化を遂げていました。

知っている人には「当たり前」
でも知らない人には、便利な機能の「名前すら聞いたことがない」状態。

Excel知識の溝は深いのです。。。

DXといえば新しいツールに変えることではありません。
日頃使っているExcelの進化に気づき、
手順をガラッと変えることだって、立派な「変革」の一つ!

というわけで、そんな感動を独り占めするのは罰が当たるとばかりに
榎本先生から、【パワークエリ】を教わる勉強会を企画しました!

ZOOMでやりますので、どこからでも気軽にご参加いただけます。
またいつもは夜開催でしたが、夕方以降参加できない方も多かったため
昼間の10時半~12時での開催とします。

仕事でExcelを使う人で、この【パワークエリ】を知らなかった、という方は
絶対、この時間は勉強に充てたほうが良い!と断言します。
業務時間中であればぜひ上司を説得して、ご参加ください。

その日の午後から、仕事効率化を考える「視点」が違ってきます。

第101回事務カフェプロジェクト

・パワークエリ超入門
  複数のシートを合算集計
  複数のCSVファイルをフォルダごと集計

・ワンドライブ活用法
  エクセルファイルをネットで共有
  スプレッドシートとの違いを解説

開催日:7月13日(火)10:30~12:00
オンライン開催(ZOOMにてお届けします)
受講料:2,200円(税込)

講師  東京メトロポリタン税理士法人 副代表・ITコンサルタント 榎本孝史氏

お申し込み方法:Peatixのイベント画面より
会社名(法人の場合)・お名前・連絡先メールアドレスをご記入の上
お申込みください。
(YPPメンバー割引あります。メンバーの方はPeatix申込画面で選択ください)

facebookをやっていらっしゃる方は
事務カフェのイベントページでも参加表明いただけると嬉しいです。
(お申込みはPeatixのイベント画面にて受付です)

申込締切日:7月12日(月)16時


☆事務カフェの収益はすべて東日本大震災の活動への寄付に充てています。
10年経って「再生も、ここからが正念場」というところも多い折、
みなさまの善意を少しでも必要な場所にお届けしていきます。

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画面キャプチャを簡単にとる方法は、Shift+ Windows+S

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

周囲では全員使っているので
もうメジャーだと思い込んでいた機能ですが
先日、お客様にお伝えしたら感動されたので
まだご存じない方のためにシェアです。

画面キャプチャを取る時

Shiftキーと、Windowsキーと、Sを一度に押すと
画面が少し薄暗くなります。

Shift Windows Sを押した状態


画面キャプチャしたい箇所でマウスを1クリックしたのちドラッグさせると、
キャプチャをとった状態になります。
貼り付けたい画面で「Ctrl + V(ペースト)」すると
そのまま、簡単に画面が貼り付けできます!

キャプチャをしたいところがマウスをドラッグさせるだけで選択できたうえ、「コピペ状態」になります。

ちょっとした小技ですが、
プリントスクリーンを押してキャプチャをとって
ペイントなどの編集ソフトを開いて名前をつけて保存をするより
ずっと早く、貼り付けたい場所に画像を差し込むことができます。

チャットにも、テキスト入力欄にそのままCtrl+V(ペースト)して
投稿できるので
エラーメッセージが出た時に「これって何?」と質問するのに便利です。

まだ使ったことがない!という方は是非お試しください。

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とにかく気を付けて!!!ウィルスソフト警告を装った巧妙な詐欺

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

先日、身近なところで
『ウィルス対策ソフトの警告だと思って指示に従っていたら、実は詐欺だった』
という話を聴きました。

見慣れたウィルス対策ソフト会社のロゴを使って
「ウイルスに感染しています」「すぐに対処しないとすべてのデータが削除されます」など
ハッとするメッセージをポップアップし、
その後のアクションからPC内の情報を盗む手口がよくあるそうです。

びっくりしてメッセージをクリックしてしまうと相手の思うツボ!!!
やすやすと個人情報や大事なパスワードが盗まれてしまいます。

電話をかけさせる、クレジットカード情報などを聴きだすなど
あとから冷静に考えるとアヤシイ行為も
ウィルス感染からの復旧を急がねばという心理を巧妙に突いてくるため
被害にあう人が後を絶たないと聞きます。

本物のセキュリティソフトは、電話やメールを促すことはないので
(ましてや、警告音を発して慌てさせたりしないので)
ぜひこの記事を目にした方は、
それらしいポップアップがあっても絶対クリックしないよう
ご留意ください。

万万が一、インストールしてしまったら
まずはインターネットの接続を切り、被害(情報漏洩)の拡大を防ぎます。

落ち着いて、アンインストールしたのち
自分が入れている信用できるセキュリティソフトで、感染の点検・駆除をします。
アンインストールでは対処が難しい状況の際は
初期化・専門家への相談を出来るだけ早く行いましょう。

お時間のある方は、下記のように詳しい解説記事を読んでおかれると良いと思います。

以上、転ばぬ先の杖で、ヒヤリハットの共有です。

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第 17 回メンバー事務カフェ 『素敵に変わるビジネス文章』 開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

先日は、約3年ぶりに『皆既月食』が見られるということでしたが、皆さんの住んでいる地域では見られましたでしょうか?
今回の皆既月食は、1年間で最も大きく満月が見える『スーパームーン』とも重なり、赤く染まった大きな満月を見ることができたそうですね^^♪
もうすぐ!と夕方くらいまでは覚えてウキウキしていたのですが、夕飯の支度や家事などに追われすっかり忘れてしまい、気づいたら21時で時すでに遅しでした;_;
次に皆既月食が見られるのは2022年11月8日、スーパームーンの皆既月食は33年10月8日だそうです。
今回天候が悪くて見られなかった方も、また1年半後は見られると良いですね☆ミ

さて、早速ですが、先日開催された『第17回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第17回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『素敵に変わるビジネス文章』
【開催日時】5月20日(木)10:45~11;45

゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚*。,。*゚

今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、メールやチャットで送信する際の文章についてお届けいたしました。
16名と、とても多くの方にご参加いただきました^^♪

YPPでもお仕事をされている方の多くが、メールやチャットワークなどのSNSでお客様やメンバーとコミュニケーションを取っているかと思います。
直接会って話す場合には相手の表情から、また、電話など音声からは口調で気持ちを感じ取ることができますが、文章のみのやり取りですと、伝えたいことが伝わらなかったり、言葉の選択を間違ってしまったりした経験はありませんか?
私は考えすぎてしまうので、文章を作ることが苦手で、このブログを書くのもとても時間がかかってしまいます^^;
文章でコミュニケーションを取る際に、安達が日々心がけていることを今回お話しました。


日々、心がけていること

  • 簡潔に、要点を伝える
  • やり取りのはじめには、(あえて)挨拶やひと言を入れる
  • やわらかい言葉を使う
  • 不快な言葉は使わない
  • 感情に任せた一方的な文章にならないようにする
  • 送信前にメッセージの内容を確認する
  • できるだけ早く一次返信をする
  • 自分が受け取ることをイメージして文章を考える

このような心遣いは相手に対してのマナーでもありますね^^
また、安達は直接会ったときにしているはずの相手の表情を見るということを文章でも心がけているそうです。
文章でも心がけていけたら、トラブルなく円滑にコミュニケーションが取れそうですね^^


後半は、実際の事例を元に、言葉の変換についてお伝えしました。
その中からいくつかご紹介します^^

(お客様とのやり取り)
提出日を過ぎていますがメールが届いていません。確認してください。
→お約束の期日を過ぎておりますが、●●様からのメールが届いていないようです。
 ご確認いただいてもよろしいでしょうか?


(メンバー間でのやり取り)
何度も伝えていますが、また間違っています。
→修正箇所のご連絡です。
 ・
 ・
 こちらは、以前もお伝えしている内容ですが間違っておりました。不明点等ありましたでしょうか?
 再度お伝え・確認もできますのでご相談ください。

特に相手に催促したり、間違っていることを指摘したりとマイナスな言葉を伝えることは難しいですよね。
改めて『伝え方』が大事であると感じました。

直にこれがダメ!間違っている!と伝えるのは簡単ですが、相手の立場に立って、自分が言われたら不快になるような表現はしないようにしていきたいと思いました^^


最後に、文字を送るうえで

「改めて大切なこと」について。

  • 何を伝えたいのか(感謝・催促の内容・不満)
  • どのように伝えたらいいのか
  • 相手に伝わりやすい内容で書いているかどうか
  • お願いをする際のひと言を添えよう


間違って、失敗をして、でも今度は同じようなことを繰り返さない!と、経験を活かしてコミュニケーションを取っていくことが大切だなぁと感じました。
言葉は、相手に対する思いやりや心配りから円滑なコミュニケーションや人間関係が作られることに改めて気づかされるような講座でした^^♪


☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーKさん

お仕事ではオンラインのみの関わりだからこそ、日々、言葉の使い方に迷うことが多いため、言葉の変換の具体例がとても勉強になりました。また、現在のビジネスマナーにアップデートできていないという悩みもあったので、メール等のマナーについても参考になりました。教えていただいた心がけを意識し、相手の方とのより良い関係を構築して気持ちの良いやりとりをしながらスムーズにお仕事ができることを目標にしたいと思います。

■メンバーHさん

伝えたいことは明確で箇条書きにはできても、それを文章にすることにいつも苦心しています。気持ちよく、そして円滑にコミュニケーションをするためにも、本日お話いただいたことや目にした素敵な表現を参考にしながら、自然に使えるよう身に付けていきたいと思います。

■メンバーHさん

安達イズムを学べて、大変有意義でした。 安達さんの心遣いのポイントを伺いましたが、それを支えているのは安達さんのお人柄だとつくづく実感です。 身近にお手本になる方がいらっしゃるので、ぜひ吸収して私も素敵な文章をかけるようになりたいです!

■メンバーKさん

私も息子の連絡ノートを40年近く書き続けていますが、顔を見たことがあっても、相手のその時の感情や読み取り不足で本来の内容を読み違えていることがあります。安達講師のお話は頷くことが多く、お話の通り自分が読んだとき、どう感じるかを心がけています。そして精を尽くした後は相手の領域なので、他者を背負わないようにすることにしています。今日参加されている方は私も含め、文章を意識している方できっと相手を怒らせないようにビクビクしているのではと感じました。せっかくのお仕事ですから、「どうすれば進むのか」「一緒に作りあげましょう」という思いで、キャッチボールをしたいといつも考えています。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第18回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』

【開催日時】6月24日(木)10:45~11:45(質疑応答含めて60分を予定)

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次回の事務カフェもYPP代表の五味渕が、経理についてお伝えします。

便利なクラウド型ツールが世に出て、データ連携等により入力作業は劇的に減っています。

それでも機械ではなく人がやらなければならないこと、求められる仕事が経理まわりに沢山あります!

『いまなぜ経理が必要なのか』

RPAやフィンテック、自動連係アプリの登場など社会の動きを改めて説明

というテーマでお届けします。

今後勉強していきたいこと、稼げる分野等について勉強しましょう!

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

経理初心者の方はもちろん、現場で活躍している方の声からのご質問も事前にお寄せいただけると嬉しいです^^*

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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