はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

YPPメンバーアンケートでは、

地味に改善した事例が多数寄せられています。

18人目のご紹介　A・Mさんの実践例です。

ーーーーーーーーーー

①資金繰り表のフォーマット見直し 

②賃貸収入管理のデータベース化

ーーーーーーーーーー

フォーマットって使いづらくても

「人が作ったものを、変えちゃっていいんでしょうか？」と

聞いてくる人もいれば、

「使いづらい」と思いながら

言い出さない人もいます。

データベース化されていないExcelで

「私、この作業は慣れています！」と

手打ち入力を変わらず続ける人もいます。

ところが！

本当にお客様思いの人は、

「全体最適」

自分のためだけではなく、

全体のために、省ける作業、間違えなくなる工夫を考えて提案します。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、改善ウェルカム！

フォーマットを工夫してくれる人

データベース化をしてくれる人

プロスポーツ選手や、俳優さんみたいに

スポットライトを浴びるステージ上でなくても

私たち仕事仲間から、

拍手喝采されている人たちです！

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スタートアップのお客様に限らず、

バックオフィス混乱中の方のご相談に乗ると

同じ課題が出て来ます。

データの所在が、バラバラ。

統一したつもりが、

いつの間にか、

フォーマットがまちまちに。。。

必要なデータが、いざという時

見つからない！

似たようなモノがあって、

どっちが正しいか、わからない！

Excelやスプレッドシートで

ステータスや

顧客情報を管理する限り、

必ず、

その「柔軟性」により

フォーマットを考えた人とは違う人によるアレンジが

自然発生し、生まれ続ける「野良データ」。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

そうなったら、、、

一元管理できるシステムに移行するときです。

何度でも、改善ウェルカム！

YPPでは、

ノーコードで出来るサイボウズ社のkintoneを

かれこれ10年ぐらい

使っています。

製品特性を理解して

自社に適する運用を考えて

導入に半年がかり。

その後も、運用の見直しやアプリの改編は

何年にもわたって

きめ細やかにずっと続いていますが、

データが他にいかない、

一元管理って素晴らしい！

基幹データがExcelでバラバラ存在した時代には

絶対に戻りたくないです。

もしまだ、顧客データが一元管理できていない

としたら

ぜひ、見直しに着手を。

やっただけの成果は、必ず現れる活動です。

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色々なお客様の現場をヒアリングすると

似たような課題に、出会います。

Aというシステムに、必要情報を入力して、

プリントアウト。

別の部署にまわり

承認されたのち、

次の部署では

Bというシステムに、別の人が入力して

また違う表を作成している。

AとBでは、

できる機能と目的が違うから。

でも、、、

Aに入っているデータを

Bで使える形に出力するか

Aから出力したデータを

Bで使える形にして、インポートすれば・・・

同じデータを

時間差で、別の人が入力しなくてよいはず。

本当は、連携できるはずのデータが

惜しいところで、止まっている。

そんな現場がまだまだたくさんあります。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

プリントアウトされたものを見た時

「これ、データがあるはずだよね」と

上流の部署に声をかけてみる。

やってみると、

省ける仕事が見つかります。

何度でも、改善ウェルカム！

ぜひ！

アナタの職場でも、

「これ、データで生かせない？」と

声をかけてみましょう。

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精神科医で映画監督もやられている和田秀樹さんの
「50歳からの勉強法」という本を読んでいて
あー、これは！と思い当たる一説がありました。

一般に、日本人は、
反論や批判を恐れ、
それを避ける方向に持っていくために頭を使う傾向があるが、
それが効果的なのは日本国内に限られる。
世界の舞台では通用しない。
それよりも反論や批判を受けて立ち、答えていく能力を身につけるべきときだ。

そうですよねー。

とくに自信がないときは
反論や批判を避けようと
目先の対処に走ってしまう傾向があります。

他方、しっかり理想を描けた場合は
自信をもって
ゴールからの逆算で
必要なことを考えることが出来ます。

海外であろうと国内であろうと
反論や批判を恐れた思考では、楽しいアイデアは生まれないはず。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、楽しむ！

何かを考えるとき
「非難・批判を避ける」からスタートしていないか、と自問して
意識して、そうではない
必要なあり方からスタートするクセをつけていくと
来年の今頃は、もっともっとミーティングが良いものになっていくはず。

人の成長は、とどまるところを知らないですね。

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昨日のブログで
職場から無くしたい
「推論コスト」について書きました。

さて実際には、
何から手を付けたら
よいものか。

こういう時
何かを足すより、引く！を考える。
やめることを見つけましょう。

例えば、、、

人は1日で判断できる数の上限があり
起床時が100%だとすると
色々な判断をしながら
ドンドン残量が減っていくそう。

だから、

朝から何気なく
SNSをスクロールして眺めるのをやめる

というのも一手です。

（余計な情報で、自分の判断力を浪費しない）

明るい表情や
的確な判断や
明快な言葉は
クリアな思考から生まれます。

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる

騙されたと思って
ぜひ、
自分の持てるパワーを
ここぞ！に集中して使ってみてください。　

職場の「推論コスト」が下がれば
間違いなく
以前より快適に仕事が出来ます！

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おとといのブログで
「不信のコスト」について書きました。

が、もっと身近に
もう一つ、大きなコストがありました。

それが

「推論コスト」

あの人、なんで不機嫌なのかな？
私、なにか悪いことしたかな？

この書き方、AともBとも取れるな、どっちだろう？？？
この指示、どういう意味だろう？

この「推論コスト」という言葉、
脳性まひで小児科医になられた
熊谷晋一郎先生の講演で知りました。

この「推論コスト」

日常を健やかにするために
極力なくしていきたい注目要素です。

物事を変えたいときは、常に自分から！

誰かに「推論コスト」を負担させないよう
表情は明るく
言葉は明快に。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる

相互理解を深めていく努力は
職場の人間関係の改善や、効率化に直結するとても有効な手段。

「それが難しい」と言わずに
「やれることからやってみよう」でいきましょう。

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恥を忍んで
「思い込み」に縛られていた過去を
昨日のブログでシェアしました。

山ほど過ごしたクヨクヨ時間。

勝手に「ダメだ」と思い込み、
勝手に問題視して
勝手に、落ち込んでいました。

ある時、確か…新聞記事を読んで、
意識するようになった【コスト】があります。

それは

不信のコスト

信じられないから警備を強くする。
監視カメラを置く。
データを全部見直す　etc・・・

何かを信じられないことで発生するコストは
世の中に沢山存在しています。

中でも一番警戒したいのは
自分と周りに対する「不信のコスト」。

これは人が教えてくれるものでも
与えてくれるものでもなく
自分が生み出してしまっているもの。

「自分なんて、大したことがない」とか
「もしかしたら、ダメな奴と思われているんじゃないか」とか。

「あの人はきっとやる気がない」とか
「あの人は絶対変わらない」とか。

事実は
人は誰でも、いつからでも（自ら望めば）変われるし
そう望むには、自分と周りから「不信」と真逆の「信頼」が必要。

「自分だって（彼だって・彼女だって）成長できる」
「周りも期待してくれている」

仲間の承認や信頼を醸成しようと努めるチームは
最初は変化にギクシャクしたとしても
次第にチームワーク（人間関係）が良くなっていきます。

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何度でも、優しさプラス

真の優しさは、強さを兼ね備えています。
それは「信じる力」。

不信のコストを増やしたくなかったら
まず自分の可能性を信じるところから、始めましょう。

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創業から20年
今では、多くの人に支えられ
一人では出来ない大きな夢を叶える
豊かな人生を送らせていただいています。

が、、、

自宅で一人、
ＰＣを前に仕事を始めたころの自分を
改めて振り返ってみますと・・・

なんて
ネガティブだったんだろう！と驚くほど、
勝手にクヨクヨしていました。

ある尊敬する先生にメールをしたところ
1時間待っても２時間待っても、、、
1日待っても返信がない。

今なら「忙しいのかな」ぐらいにやり過ごせますが、
当時の私は
「きっと私の書き方がまずかったんだろう！！」と思い込み
一人で大反省会をし
お詫び文を真剣に考え、何度も推敲して再度メールを送りました。

なんのことはない、先生はお忙しかっただけ。

「メールを見るのが遅くなってしまいました。
　全然、怒っていなんかいませんよ。ごめんなさい」と
かえって気を遣わせて、変な空気を作ってしまいました(笑)。

ま、そんなことが
山ほどあったのです。

勝手に思い込み、勝手に問題視する。
勝手に、落ち込む。

人から嫌われたくない、とか
責められたくない、とか
（誰も嫌っても責めてもこないのに笑）
勝手に恐怖心を生み出して
すごく狭い視野で生きていました。

だから

未来を考える時間より
過去を振り返る時間のほうが多かったと思います。

その視野を広げてくれたのが
積み重ねてきた仕事と、仕事仲間の言葉、数々の学び。

赤面することも沢山経験したけれど
今となっては
やってよかった、出会ってよかった
挑戦したからこそ、わかった！
と思えることばかりです。

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何度でも、とにかくやってみる

一足飛びに変化は起きなくても
前向きな気持ちで挑むと
着実に、培われていくものがある。

それは万人に共通する「原理原則」の成長ステップで
早く、思い込みや後悔や比較のクセから抜け出したほうがいい。

今は心底、そう思えます。

自分の至らなさも、20年前より素直に認め
周りの力を借りる大切さも実感できるようになりました。

過去（後悔）ではなく、これからを考えて日々を生きる。

ぜひ、魅力的な仲間と一緒に
そういう人生を送りましょう。

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昨日のブログで
テレワークで必要な「語彙力」を磨く方法について
書きましたが・・・

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もっと身近な方法がありました。

17人目のご紹介
S・Mさんの実践例です。

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自分が体調不良で困ったときや、ミスしたときに
皆様とても優しく対応くださるので、
私も事務的でなく、
自分が言われたら心が軽くなるような言葉を選んで
対応できるよう心がけています。

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、優しさプラス

一緒に仕事をしている人の姿勢や言葉を真似する。

「真似ぶは学ぶに通ず」のとおり
仕事仲間の良い行動・良い言葉を真似るのが
早道ですね。

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昨日のブログで
テレワークの大変なところを書きました。

殆どの連絡が「チャット」「メール」
テキストで表現することになるテレワーク。

このもどかしさをなんと表現したらよいか。

率直に伝えるにしろ、
相手を傷つける意図はなく、
ともに同じ方向を見てもらえるような伝え方をしたい。。。

知っている言葉しか思い浮かばないので
まずは、多くの言葉を知る（読む）ことが大事です。

小説でも漫画でも、ビジネス書でも
雑誌のインタビュー記事でも良いと思います。

そして、

知った言葉を自分のものにするのが
アウトプットの機会。

語彙力がある人は、
主語述語の「文章」で伝えることが出来ます。

言葉の羅列ではなく
文章として、表現できる（言い切れる）時は
思考も整理されています。

ただ
我ながら文章がくどい、長い…と思い当たる時は
整理の余地があります。

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何度でも、とにかくやってみる

毎年よりは毎月、
毎月よりは毎週
毎週よりは、、、本当は毎日。

こうやって毎日ブログを書くのは
本当におススメです。

公開するブログに抵抗がある人は
今なら
ＡＩと会話するのも手ですね。

アウトプットは
必ず、語彙力ＵＰにつながります。
これはもう、確約します！

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