第73回事務カフェ☆★開催報告

YPPの伊澤です。
先日開催された事務カフェの報告です。

今回は片づけのプロを育成などを行っている日本ライフオーガナイザー協会とのコラボ企画!
お話が決まった時からとても楽しみだったのですが、
一部ワーク形式もあり、自分自身の仕事への向き合い方が振り返られるいい機会となりました。

テーマは、

「オフィスオーガナイザーが教える利益を生み出すオフィス整理の基本」

片づけと言っても、オフィスを単純に整理するだけではありません。
仕事の精度を落とさず、効率を上げ、利益を生み出せるオフィスの整理方法です。

ご登壇いただいたのは
株式会社収めるしくみ研究所 代表取締役 かみて理恵子 氏(ライフオーガナイザー(R))

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散らかる理由は、“とりあえず置く”という行為です。
整理のポイントとして

“自分に合った 物の住所を決める”

ということです。

“物の住所を決める” は、なんとなく聞いたことがある方もいるかもしれませんが、
“自分に合った~” は、なかなかピンと来ないかと思います。

自分に合った 整理の仕方とは?

人間の性格ってみんな同じじゃないですよね?
同様に、片づけ方も人それぞれ。
なので、<自分に合った整理法が何なのか>からを考えることができるそうです。

●思考タイプ別
1. 直感タイプ : 楽しみながら、ひらめき、色で分ける
2. 理論タイプ : 地道な作業OK、文字や数字で分ける

●行動パターン別
1. 見える範囲、手の届く範囲を重視する
2. 見えてなくても、手が届かなくても書いてあれば把握可能

ちなみにわたしは直感タイプ手の届く範囲を重視するタイプでした(^_^;

今回は基本の“き”とということで、書類や文房具の整理ポイントについて勉強したので、
皆様にもお伝えしようと思います。

まず書類は3つにわけよう!

1.フロー文書(例:企画書、見積書等)
2.ストック文書(例:契約書など一定の保管が必要な書類)
3.リファレンス文書(例:取扱説明書、商品パンフレット等)

分けるのすら無理!!!という方は、
案件ごとにクリアファイルに入れておいて、
取り出しやら右側に戻すという繰り返しをすることだそうです。

整理方法右側に限らず、左側でもOKです。

そうすることで、自然とリファレンス文書(ストック文書)に振分けが可能です。

書類を保管する場所もない!!!という方は、
スキャンでデジタル化をしておけば、検索もしやすくて保管場所の確保も不要です。

文房具(物)の整理ポイント
●使うもの
1. 日常的に使うもの
2. ほとんど使わないもの ⇒ 社内で共有

●使えないもの ⇒ 処分

文房具って使えるか使えないかもわからない物で溢れていますよね。
まずは、使えるのか/使えないのか、日常的に使うのか、ほとんど使わないのかを分けて、
整理するのがいいそうです。

ここまで聞いて、少しでも早く自分のお部屋とオフィスのデスクを整理したい!!!
という気持ちに駆られるかと思いますが、
すぐに着手をしないことをお勧めします。

まずは、どんな仕事をしてどんな物を使用しているのか、
自分の棚おろしをすることからスタートしましょう。
また、それをどうやったら維持できるか、
なるべく簡単な仕組みをつくることです。

実は片づけが苦手だったというかみて氏ですが、

「片づけが苦手でも変われる!」

というご自身のご経験が、
参加者の方々の勇気になった時間となりました。

YPPのオフィスはよくご来社されたお客様から「きれいなオフィスですね」と、
褒められることが多いのですが、
それが維持できるように工夫していきたいです!


YPPブログにて事務カフェ前半の予定掲載してます!
「2017年事務カフェ日程★☆前半」
※お時間お間違いのないようお気を付けください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度以降は毎年、シャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました

第73回事務カフェ☆講師のご紹介です♪

YPPの伊澤です。

来月の事務カフェは特別企画ということで、
日に日に楽しみになってきました(^^)

第73回事務カフェ★☆特別企画です!

今日は、みなさまに講師の方のご紹介です♪



◆かみて理恵子 氏(ライフオーガナイザー(R))かみて理恵子プロフ画像
~株式会社収めるしくみ研究所 代表取締役~

転職活動中に思考と空間の整理 “ ライフオーガナイズ ” に出会い、
自宅の片づけを行う。自宅を整えることで「仕事はできても片づけられなかった劣等感」が、霧が晴れたように無くなり、 “ 片づけのプロ ” になることを決意。
2012年よりライフオーガナイザー®として、個人、企業を対象に片づけや整理収納をサポート。コンサルティングや現場サポートは1800時間以上、セミナーは月1回以上を定期開催。
働く50歳の女性向けに、第2の人生をより自分らしく生活するための
『 もっと自分プレミアムになるココロと空間プログラム 』として体系化したサービスを提供。
企業には、スペースの有効活用やパフォーマンスの上がる片づけや整理収納提案を行っている。

前職で経験したプロセスプランニングで得た知識で、業務の効率アップ、経費やプロセス削減など業務改善の観点からもサポート。
片づけを通して、会社でも家庭でも笑顔が増えるように今後も活動を拡大予定。
趣味は、歌舞伎文楽鑑賞、着物、一人旅。



今回は広々とした日本ライフオーガナイザー協会様のセミナールームを使用するので、
ゆったりとお話がお聞きできますよ~。
是非この機会をお見逃しなく!

【日程】4月13日(木)18時~20時
【場所】日本橋AOAB-EASTセミナールーム
東京都中央区日本橋大伝馬町13-1 PUBLICUS(パブリカス)ビル3階[MAP]
【参加費】お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : メール

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「2017年事務カフェ日程★☆前半」
※お時間お間違いのないようお気を付けください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度以降は毎年、シャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました

第73回事務カフェ★☆特別企画です!

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YPPの伊澤です。

今日は来月開催の事務カフェのお知らせです。

「オフィスオーガナイザーが教える利益を生み出すオフィス整理の基本」

4月は片づけのプロを育成する日本ライフオーガナイザー協会様とYPPのコラボ企画です!
企業やおうちオフィスを対象とした書類の整理収納方法、
仕事をしやすい環境を整えるための片づけ方法を特別に講義いただきます。

作業環境をすっきりさせて、無駄を省き利益を生み出すオフィスで新年度をスタートさせませんか?

【日程】4月13日(木)18時~20時
【場所】日本橋AOAB-EASTセミナールーム
東京都中央区日本橋大伝馬町13-1 PUBLICUS(パブリカス)ビル3階
[MAP]

かなりレアな機会になること間違いなしです!
是非、ご参加ください^^

■□■□■□■□■□■□■□

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

YPPブログにて事務カフェ前半の予定掲載してます!
「2017年事務カフェ日程★☆前半」
※お時間お間違いのないようお気を付けください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度、2014年度、2015年度はシャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

CADで図面作成できる方、大募集中です☆

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こんにちは!YPPの日髙です☆

だんだんと春を感じる今日この頃ですね☆
もうすぐ人形町でも満開の桜が見れるかと思うと、
毎日が待ち遠しいです♪

さて、YPPのお仕事はチーム制で業務をするものが殆どです。
チーム制のメリットは、
お互いが助け合いながら、負担なく業務ができること。
ご家庭の事情で急に業務が出来なくなってしまったとしても、
チームでカバーリングできることが最大のメリットだと思っています。

チーム制でのお仕事は助け合い精神が生まれやすく、
それが、チーム全体に良い影響を与え、
お仕事が上手くいくパターンが多いように思います。

今回、新メンバー絶賛大募集中の「在宅でのCAD図面作成業務」
YPPの代表格的な「チームで協力しながらする」お仕事です。

CAD経験がある方が必須なのですが、
是非、チームで仕事をする醍醐味をこのお仕事で味わってほしいと思います(^^)

在宅のお仕事は、もくもくと一人で業務をするため、たまに「孤独」を感じることが
あるかと思います。チームで協力しながら仕事をすることで、
成功例、失敗例をメンバー皆で共有しながら、自分自身のスキルアップを図ることが出来ます。

CAD業務に挑戦されたい方、
詳しいお仕事内容はこちらをご覧ください★

【在宅】CAD敷地図・レイアウト図等の作成

皆さんのご応募を心からお待ちしております!

第72回事務カフェ☆★開催報告

YPPの伊澤です。

今日は先週開催された事務カフェの開催報告です(^^)

 

第72回のテーマは「情報セキュリティのリテラシーが上がる7つの習慣」

講師は、YPPの誇るIT顧問ミナモトクリエイティブサービス 皆本徳昭氏

昨年までに起きたセキュリティリスクの状況や、
皆本さんが身をもって体験したぞわっとする事例を教えていただきました。

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セキュリティは面倒くさい、よくわからない、
ウイルス感染や情報漏洩は、自分は大丈夫・・・そう思っているは多いと思います。

ITの進歩は便利になる一方、リスクも拡大しています。

だからこそ、知っておくべき【7つの習慣づけること】を皆本氏に用意していただきました。

お客様だけでなく、在宅でお仕事をするYPPのメンバーさんにも是非チェックしてもらいたいです。

自宅セキュリティに備える7つの習慣

1.  ソフトウェアは最新の状態にアップデートして利用する

2. アンチウイルスソフトは常に「有効」にする

3. ID・パスワードは推測されにくい強いパスワードに設定する

4. フィッシング(知らない人からのメール・CHAT・LINE)に注意する

5. SNSの投稿は“誰に見られているか”意識する

6. PC・スマホはまめにバックアップする

7. 万が一のときに備えた連絡先(相談先)の確認

当たり前だけど、絶対やっているかと言われると心配な項目が挙げられてます。
みなさんは、どこまで意識できてますか?
アンチウイルスソフトは無料ソフトもたくさんありますが、
人事関係など大切な情報を扱うお仕事をしている場合は
有料版を使用することをお勧めだそうです。

そんなウイルスソフトもダウンロードしようとしたら「フィッシング詐欺」だったという場合もあるそうなので、前もってウイルスソフトの評価(口コミ)なんかもチェックしておくと安心みたいですよ。

最後に私が個人的にびっくりした事例を紹介しすると、

  1. スマホ写真のピース写真でも指紋がとられてしまう
  2. 中古販売のスマホの設定をしようと思ったら、前に使用していた個人情報が残っていた

です!
カメラを向けられるとピースサインしかしていなかった私は改めたいと思いました( ;∀;)

スマホも安易に売るのは要注意です!
単純に初期化をしたり、アプリをアンインストールするだけではなく、
各々パスワードの変更をしっかりしたうえで販売するのをおすすめします。

購入した中古のスマホにもし個人情報が残っていたら・・・・
悪用しないで削除しましょう( ;∀;)

身近で自分自身にも起こりうるお話聞けて、本当に勉強になりました。
アップデートも「まだ使えるからいいや・・・」ではなく、
最新の状態にすることでウイルス感染から守ってくれたり、
OSやソフトウェアの脆弱性を狙った攻撃に対応をしてくれるので、
こまめに行いたいです。


事務カフェ前半の予定はこちら
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東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度、2014年度、2015年度はシャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

昨夜一気に読んだ本

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「なぜマッキンゼーの人は年棒1億円でも辞めるのか?」
株式会社ロコンド 代表取締役 田中裕輔 著

やや挑発的なタイトルとは裏腹に
仕事の面白さや醍醐味に気づいていく体験が
生々しく描かれていて一気に読みました。

「サラリーマン家庭に育った自分にとって
起業は関係のない世界」と考え
「それまで私利私欲しかなかった」という著者が
様々な業界、様々な企業のプロジェクトで
課題を見つけ解決を図り続けるうちに
『社会にインパクトを与え続けたい』
『高い志を持つべき』と
この本で強く語るようになるまでに変わっていきます。

つくづく「仕事を通じたチャレンジ」には
人を熱くさせるものがあるなと感じます。

今、ライフワークバランスとか
ハードワークに対する警笛が鳴らされていますが
そもそもなぜ辛くなるかという点は
あまり語られていない気がします。

家庭との両立を目指すことと
仕事の面白さを手放すことはまったく違う。

どの仕事であっても
この本にあるような
「イシュー(論じるべき重要な課題)」に注目し
チーム全体が取り組めば
どんな難問であっても、どんな状況からでも
改善は進んでいき、
みえる世界を変えていくことができるのだと思います。
そしてそれは、仕事の面白さ
熱く生きることにつながっていきます。

要は
本質的なところまで
深く考えることを怠らないこと。

この本は仕事を面白くするために
何が必要なのか、という根源的なことを
著者が仕事にのめり込んでいく体験から
教えてくれる一冊でした。

「外資系コンサルタント」にアレルギーがある人も
読んでみたらきっと
必要なことに取り組む人々は
なんて魅力的なんだろう、と人間臭さを感じるはず。

ただ抒情的な内容ではなく
マッキンゼー流のロジカルシンキングも
わかりやすく書いてあるので
プロジェクトの進め方やリーダーシップ
課題解決の視点も、あわせて学べました。

読後感のあるうちに、
ブログに残しておきます。

第72回事務カフェ★☆開催予告

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YPPの伊澤です。
今日は来月の事務カフェのお知らせです!

第72回テーマ「ネットワークセキュリティーについて」

3月の事務カフェはYPPのIT顧問でもある
ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏の登壇です。

在宅ワークで気を付けないといけないセキュリティ対策って?
知ってると便利!なアプリやツールなど、
IT関係が苦手・・・という方でもわかりやすくお伝えします!
当日はハングアウトで地方で在宅ワークをしている
YPPメンバーも参加予定です^^

●講師
皆本徳昭 氏(ミナモト・クリエイティブ)
■日程 3月9日(木)18:00~
※お時間お間違いのないようお気を付けください。
■参加費 お一人様 2000円
■定員 10名様限定

■お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
■お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

事務カフェ前半の予定はこちら
☆今年も事務カフェの収益はすべて
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☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度、2014年度、2015年度はシャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

お得意先さまに愛される社長

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昨夜、ある社長の『生誕50周年お祝い会(つまりお誕生会)』に参加しました。

よく会社の創立◯周年というものや
個人的に親しい方のプライベートな誕生会はありますが、
この会は、この社長さんが主宰している勉強会の会員の方々
つまり、お客様が勝手に盛り上がって
『◯◯社長が節目の50歳だから、会員たちを集めて祝おう!』と自主的に企画し、招集したもの。

家族でもなく従業員でもなく、
お客様が取引先の社長の誕生会を企画するなんて
なかなか聞きません。

取引先がお客様先の社長を接待するなら、よくありますが、
その逆で
お客様先の社長が取引先をお祝いするのです。
しかもみんなで集まって。

たくさんのジョーク混じりのプレゼントやお祝いの言葉に囲まれる社長をみて
その会が開かれた理由がわかる気がしました。

端っこの席にいる社員さんたちは
『あー、また社長イジられているよ』と
笑いながら
やはり社長のことが、
そしてそのお客様と共に行っている勉強会が大好きなようです。

『職人革命会』と名付けられたその会は
再生可能な自然エネルギーである太陽光発電を
社会のいちインフラとして機能させるために
(単なる投資目的ではなく)
設置者や設置会社が真の活用を継続出来るように
技術面・運用面でのサポートを行っています。

やはり意義あるお仕事で
集まる方々は魅力的です。

人が人を呼ぶのだと思いました。

株式会社エナジービジョン 奥山社長、お誕生日おめでとうございます。
お人柄がしのばれる、とても楽しい会でした。

シラフの時酔っ払い集団写真はアップが憚られるので
お店に届いた開店祝いのようなお花のお裾分けをアップしました。

大きな社会課題には、楽観的に、確信をもって挑むべし

The life story of Muhanmmad Yunus

今週火曜日、Social Business Japan Forum に行ってきました。

尊敬するユーグレナの出雲社長が
グラミン銀行の創始者であるムハマド・ユヌス氏とともに
日本でも次の社会起業家を生み出そうと
おそらく手弁当で開催してくださったのだと思います。
(参加費無料で500名)

ノーベル平和賞を受賞されているムハマド・ユヌス氏は
「マイクロ・ファイナンス」という少額融資を
最貧国の女性たちに行い
生計を立てられるよう支援したことで世界的に有名ですが、
このフォーラムに登壇した
日本の「社会起業家的活動をしている方々」が
いずれも、私費をなげうって大きな課題に向き合っておられ
「社会をより良いものにしたい」という
純粋で尊い志に心から打たれてきました。

そして、改めて
YPPの向き合うべき課題も
出雲社長やユヌス氏のように
いくら相手が巨大であっても諦めることなく
楽観的に、必ず解決すると確信して挑むべしと
思いを新たにしてきました。

私たちの事業が解決をしたい課題の一つは、
フルタイムで働けない人と忙しすぎる人両方が共通して抱える
家庭内もしくは職場での孤独です。

おりしも昨日は初の「プレミアムフライデー」。

働きすぎについて議論がなされ始めていますが
決して時間に比例して辛さがあるのではない、と
個人的に感じています。

極端な話、徹夜仕事になったとしても
仲間とワイワイガヤガヤしながらやった出来事は、
むしろ「忘れられない夢中になった日々」の一コマとして
楽しさとともに記憶されたりします。

反対に、どんなに軽微な作業であっても
誰からもなんの反応もなく変化もなく
繰り返すだけの労働は
拷問にさえなり得てしまう。

長時間労働を奨励する気はありませんが
最近の仕事を取り巻くプレッシャーは
時間の長さよりも
共感や協力の有無(反対に無理解や拒絶、否定の有無)によるところが
大きいように思います。

私たちの主戦場である中小企業の経理や事務は
数名がチームを組んで行うというより
たった一人で何年も任されっぱなし
「●●さんしか分からない」ということが多いです。

そんな職場をときほぐす手段の一つとして
在宅ワークで少しずつ働ける人を集めてチーム制にし
忙しすぎる1人経理を支援する形を創っています。

忙しすぎる人は、少し一息ついて
考える時間や休む時間をとってほしいし
社会の経済活動から遠ざかっていた人には
働くことによる活気を取り戻してほしいと思っています。

職場でのストレスによる精神疾患。
家庭での育児うつ、介護うつ。
他人事ではありません。

風邪のように誰にでも
突然おそってくる可能性のある人生の一場面。

決して専門医でも何でもありませんが
仕事という役割と、チームという職場仲間が出来ることで、
人工的に処方される薬よりも
快復を助けることがあるのではと思っています。

「事務代行サービス業」の看板を掲げつつ
「世の中の必要を満たす」という目的の中には
社会から孤独をなくし
誰もが役に立ち、仕事の喜びを感じる場を増やしたいという
私たちなりの「野望」があります。

世界に目を向ければ
命に係わる深刻な課題は尽きませんが
YPPは、私たちが出会った身近な隣人の課題を
一緒に解決していきたいと思います。

開催報告☆★第71回事務カフェ「銀行が評価する決算書の作り方と資金繰りの改善について」

YPPの伊澤です。

今日は先日開催された事務カフェの様子について書きたいと思います。

テーマは
「銀行が評価する決算書の作り方と資金繰りの改善について」

窮地に陥った多くの企業を救ってきた
オフィスフォーティークラブ 田中範男先生にご登壇いただき、
“ここでしか聞けない”リアルなお話をお聞かせいただきました。

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◆銀行が評価する決算書って??

銀行が会社に融資を出すとき、
決算書のどこを見ていると思いますか?

銀行目線で、銀行が安心する決算書・・・

それは、

①自己資本のパーセンテージ ②利益率(経常利益)のズバリ二つ!

銀行はあくまで企業を数字でしか見てないです。
どんなサービス・商品を扱っているか・・・というのはそんなに関係ないんです。(^^;)
(本来なら、融資を見極める側には、自社がどんなサービス・商品を扱っているかを重視してほしいところですが…)

融資が出ると、資金繰りが変わります。

資金繰りが変わると社長のモチベーションもアップします。
仕事の半分以上が資金繰りに追われていて、社内の雰囲気が暗いという会社もあるそうです。

田中先生に言わせると、

中小企業は伸びしろはいくらでもある!
だから、資金繰りに追われる日々から脱却し、
もっと効率的に売り上げをアップさせる術を考えることに注力すべきだ。
そうです。

では、何で自己資本や利益率が減ってしまうのか?
主に考えられるのは“在庫”と“売掛金”です。

その在庫は、昔の材料だったり、安くてたくさん仕入れて使いきれてなかったり・・・

その売掛金は、安易に売ってしまって回収が滞っていたり・・・

「安いからとにかく買う」「単純に売ればいい」ではなく、

もし、消化・回収できなかったらどうするか

しっかり与信管理していれば経営の失敗は少ない。
守りの経営ができるのです。

ブログをご覧の皆様だけに、田中先生の有難いお言葉をお伝えします。

・今の販売商品の価格をもし、5%でもアップできれば
それだけで、経常利益率が5%もアップする素晴らしい会社になれます。

・多くの中小企業は価格設定が非常に甘い。
大手の企業はかなりシビアです。
値段をあげると買ってもらえない、と思っているのは経営者の貴方だけです。

例えば、コンビニで100円のおでんが105円となって買うのを辞めますか?
人はほしくなれば、5%~7%くらいの値上げは気になりません。

大事なことは あれば良いな、さらに 無いと困るようなもの作りです
価格アップでしっかり利益をあげましょう。

やはり説得力が違います><
ここまで具体的に教えて頂ける方はなかなかいないと思います。

◆資金繰りの改善ポイント

1.返済額を減らす
2.返済を必要としない資金を借りる(当座貸越、手形貸付※ただし利息はかかります)

加えて、銀行員と対等に話せるような知識が必要です。
試算表を見てきちんと理解できる社長さんって、意外と少ないそうです。

また、事業性評価情報開示もとても大事なことです。
現場比較や他社比較をして、自分の会社の強みを知ること。
毎月決算書をもって金融機関に進捗を伝える。
それが適切に評価されて受けられる融資もあります。

田中先生は
「特殊かつ楽な業界はない」といいます。

買うのは相手次第、ニーズがあれば売れる。
過去にとらわれず、
サービスレベルの向上を続け、お客様にとってなくなると困る企業に成長すること。

田中先生の教えで、YPPのお客様も大きくV字回復した事例があります。
本日参加された財務経理部のお客様の一人は、
「是非、うちの会社で一役買ってほしい」
と、お声掛けをされてました。

内部で声を上げても、なかなか会社は動かないことってあるそうです。
財務面でお困りの経理のご担当者様、
田中先生へ相談ご希望の方は、YPPまでお問い合わせください。(^^)

★YPPブログにて事務カフェ前半の予定掲載しています!
2017年事務カフェ日程★☆前半

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度、2014年度、2015年度はシャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。