はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

身内のことで恥ずかしいんですが
今日は「Excelあるある」をシェアです。

YPPでは、kintoneをメインに使っていて
データの一元管理は出来ている！

と自認していたものの・・・

本日打合せしていたら
備品管理をしているスプレッドシートで
「購入日」欄の
西暦の中に、和暦が混ざっていたことが判明しました。

ああ。

2021、2022、2023、2024が並んでいる行に、なぜか2か所だけ　「H29」　の和暦表記(*_*)

何ででしょう？

やっちゃうこと、あるんですよね。

おそらく、、、
そこを入力した人は
「H・・・」、という入力に慣れていたか
もしくは、、、
当時は「揃える」ということを
意識しなかったのか、、、

記入するときに
「表記ゆれがないか」と全体をチェックしないと
Excelやスプレッドシートは、カンタンに「表記ゆれ」が起きますね。

柔軟性があって便利なんですけど
その分フォーマットや形式が変わってしまう「脆弱性」もあるのが
Excelや、スプレッドシート。

あとから集計するとき
全体を見返すとき
その後の工程【使われるときのイメージ】を考えて処理すること、大事ですね。

本来は
kintoneのようなデータベース管理が
「表記ゆれ」撲滅には最適で、
YPPでも気づいたところから
大事なデータはkintoneアプリ化しています。

なのに、、、まだ見つかる。表記ゆれ。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

改善ウェルカムチャンスは、
いくらでも転がっています。

見つけたときが改善の最適タイミング。
今日も一つ、職場の改善が進みました。

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こんにちは！
事務カフェ担当の北口です。
夏季休暇、みなさんしっかりお休み取れましたでしょうか？😂

夏休みで子供が横にいながらお仕事頑張っていたママさんたちも、お疲れ様です！
あともう少しの辛抱ですね(笑)
頑張りましょう♪♪

さて、今回の事務カフェは、『kintoneを触ってみよう』

kintoneとは！！

プログラミング知識がなくても操作ができる、ノーコードツール！

難しいプログラミング言語を使用せず、
マウス操作だけで、
誰でも簡単に以下、アプリなどがつくれてしまいます！

というわけで、
参加者全員で実際にアプリを作ってみました😊

kintoneのきとみちゃんで楽しくスタート💕

きとみちゃんって誰？という方は、こちら！
ページを確認すると、
きとみちゃんの合言葉は、『がまんしない』みたいですね(*^^)v

まず、テストページに記載されている項目などについてお勉強。

フィールドの種類についても学びました！

実際にアプリを新規作成します！

今回は、とりあえず、『はじめから作成』で作ります！

アプリ名を変え、必要なフィールドを選び、
インポートしているデータ（事務カフェマスタ）をルックアップできるように設定します。

設定が終わったら、すぐに公開でもOKですが、
まずは動作テスト！

OKだったらついに公開！

慣れは必要ですが、
プログラミング言語を使用するレベルとは大違いで簡単でした！！！
kintoneを導入して改善できそうなことまだまだあるかもしれませんね♪

今回の参加者の感想は、、、

みなさん喜んで頂けて良かったです！💕

さて次回は！
YPPでお仕事中のメンバーさん必須受講の
『スキルアップ研修 コミュニケーション講座』となります。
※まだお仕事されていない方、以前お仕事されていた方もぜひご参加ください。

【開催詳細】
第1回　9月13日（金）12～13時
第2回 10月24日（木）12～13時
※同じ内容で9月・10月に2回実施いたします。ご都合の良い日をお選びください。

開催方法：ウェブ（zoom）
参加費：無料
ミュート・カメラオフのご参加OKです。
お申込はこちらから！

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つい最近、
ある仕事仲間が
チャットワークのアイコンを変えました。

可愛らしい明るい色のイラストです。

それ一つとっても
「あ、工夫してくれたんだな」と
嬉しくなります。

お客様・まわりのメンバーに
安心感をもってもらいたいな、という
ホスピタリティをそこに感じます。

創意工夫したとき
自分では
「ああ、遅すぎたくらいだ」と
内心反省をしてしまっているかもしれませんが、
見ている人は、見ている。

そして、変化を喜んでくれている。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

いつも代わり映えしないなあ、と思ったら
ちょっとだけでも変えてみる。

変えたことで
また他にも変えたいことが見つかって
新たなことをやってみる。

その繰り返しを
きっと、自分以外にも
感じてくれている人がいます。

変化成長は
見守っている人にとって
ものすごく嬉しいものです。

誰かを喜ばせるためではなく
自分の成長のためにやっていても
ひそかに喜ばれている。

改善ウェルカムは
優しさプラス
でもあるんです。

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貴重な人命が奪われてしまった
韓国のホテル火災
『スプリンクラー設置がなかった』
という報道がありました。（日経新聞より）

真偽の程は分かりませんが
この手の
『やるべきことをやっていなかった』は
大きな人災と共に判明します。

どうして事前対応しないのだろう。
お客様の安全を考えたら絶対必要なのに。

「いまのうちの規模では無理」とか
「お金がないから」とか
そういう言い訳は一切通用しない。

お金が足りなければ
ちゃんと事業計画を作って
銀行から借りればいいだけのこと。

「いずれ」という先送り。
問題を見ないふりするクセ。

会社でも個人でも
自分の首を絞める行為です。

いろんな得手不得手はあっても
『先送り』のクセだけは
絶対直した方が良いですね。

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「数字が苦手」とか
「お金がない」とか言わずに
必要なことは
何度でも、とにかくやってみる

数字を把握するのは、
どんな仕事をしていくうえでも義務。

すぐ手がつけられない大きなものは
「残存リスク」として認識し、
今できるかぎり最善の対応をする。

会社でも個人でも
「やる」と決めるのは、人。

自分に判断できるだけの
知識経験が十分でなければ
勉強熱心な専門家の知恵を借りるのも手です。

自分のためにも
大切な人のためにも
仕事と人生から
「先送り」を無くしましょう。

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だいぶ前の話になりますが、、、

お客様先で訪問作業をしていた私に
スタッフの方が
「あの・・・
　よかったら教えてほしくて」とやや遠慮がちに質問してきました。

「五味渕さんがつけている香水の香りが良いので
　私も同じものを買いたくて。
　よかったら教えてもらえませんか？」

「あー、そんなの、お安い御用です。
　でも名前を憶えていないので
　帰ったら、自宅から画像を送りますね」
と約束して、その夜、香水の瓶を撮影して送りました。

次の訪問日。
その方が笑って教えてくれました。

「画像ありがとうございました！
　実は、、、あれ、私、持ってました！(笑)」

なんと！同じものを買って
既に持っていたのでした。
（私達、気が合いますねえ、と笑い合いました）

そう。
持っているのに忘れているモノって
ありますよね。(笑)

必要なものって
必要なタイミングで
ちゃんと自分で選んで、出会っている。

人も、モノも。

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何度でも、楽しむ！

人生を楽しむ！

身近なところにいる人、モノ
その魅力を見逃していませんか？

自分がチョイスした縁を信じて
活かす。

これも豊かな人生を送る秘訣の一つですよね。

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人間だれしも幸せになりたいし
過去より未来は、よくなってほしい。

なのに、仕事で
従来のやり方を変えたくなった時に
ふと
『変えていいのかな？』と躊躇してしまう。

『以前からこうだったし・・・』
『前任者は何か理由があってやったはずだから・・・』

自分が最終決定者であれば
『当然よくなる方へ変えよう！』と思えることも
職場では指示をもらう立場で
つい、踏みとどまってしまう。。。

そんな経験、ありませんか？

でも・・・

なぜ「変えないほうがいい」と思ってしまうのでしょう。

「変えるのは大変」「誰かが反対して嫌な思いをするかも」など
根拠のない思い込みが、自分に潜んでいるかもしれません。

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声を大にして言いたい！(笑)

改善ウェルカム

仕事は常にチームプレーなので
ナイショで勝手に変えるわけにはいけませんが
（過去それで怒られた人もいる）

「ちょっと気づいたんですが、、、」
「私だけかもしれませんが、このままだといつかミスしそうで・・・」
「これ、変えたら便利になると思うんですけど」
「〇〇をやってよくなった！って聞いたので、うちもマネしませんか？」

愛ある一言をぜひ投げかけてみてください。

みんなのためを思った提案は、
きっと喜ばれるはず。

その場では、何らかの理由で
描いた通りにならなくても
あなたの尊いホスピタリティは、周りに伝わります。
（提案があること自体がとても嬉しい！）

もし、、、

どんな提案をしても
「うちは無理。この先何も変わらないよ」という船に乗っていたら
それは降りたほうがいいのかも。

良いチームほど
もっと良くなろう！変わろう！という姿勢があるので。

改善ウェルカムです！

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今日もまた
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「クレド実践」シェア！

１１人目　M・Mさんの実践例です。

ーーーーーーーーーーー

今CADのお仕事をさせてもらってます。
初心者で、研修で教えてもらったけれど、
経験を積まないと図面を読み取れないこともあり
きちんとした納品物になるよう
先輩のWチェックがあるのですが、
先輩にはチェックをするという仕事を増やしてしまっていますが、
その積み重ねでお客様が求めている納品物になると思うので、
「難しそうだから先輩お願いします！ではなく、とにかくやってみる！
先輩からたくさん助言をもらって成長する！
これが大事だと思い、お仕事してます。
たくさん助言をもらったときは、ちょっと心が折れたりしますが
いつか先輩のようになれるためにがんばろーって思います！
今思ったら、これがYPPクレドに当てはまって、ちょっとうれしいですw

ーーーーーーーーーーー

そう。

最初はみんな初心者で
先輩の手を煩わせます。

でも
やらない限り上達はない。
とにかくやってみることが習熟の唯一の道。

そして先輩も、
教えることで教わることがある。

こんな風に前向きに挑んでくれることが
先輩には、嬉しいのです。

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何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる！

今「初心者」のステージで挑んでいる
すべての方にエールを送ります！

また、それを支える先輩たちにも。

仕事とは常に、教え・教わりながら
熟達していくもの。

職場は学びの宝庫ですね。

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仕事仲間でも、お客様でも
久しぶりに会っても
話が弾む人がいます。

年齢に関係なく
以前お会いした時より
成長が感じられて、
これからやりたいことも様々持っている。

必ず、
新しいことに挑戦しているし
何より、
忙しくても勉強（自己投資）を続けている。

お互いに、
楽しく情報交換できます。

忙しい合間を縫って
ちゃんと会ってくれるのは
やはり、新しい情報に貪欲だから。

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改善ウェルカム。

本を読む。
人に会う。
勉強会に参加する。
研修や講演会に出かけていく。

生活に余裕が出来て
使わないお金が毎月入ってくる前は
NISAよりも
絶対、自分に投資したほうが良いです。

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今日もまた
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１０人目　Oさんの実践例。

ーーーーーーーーーーー

過去に携わらせていただいた業務で、
お客様からの指示が曖昧な部分の多い作業があり
チームの皆様とどうすればより見やすいか、入力しやすいか、伝わりやすいかなどを
何度もミーティングなどしながら作業していたことがありました。
二転三転する内容もありましたが、
都度改善しながら取り組んでいたので、
まさにこのクレドの体現だったかなと思います。

ーーーーーーーーーーー

そう。

一度決めてすぐ問題解消！なんてことは
あり得なくて、
やってみて、
予想とは違うことがまた起きて
もう１回、もう１回と
粘り強く、繰り返していく。

新しいやり方が組織に提示された際に
大抵の組織では

知る
　↓
理解する
　↓
抵抗感を感じる
　↓
徐々に受け入れる
　↓
コミットする
　↓
行動習慣

という具合に
新しいやり方の浸透までには
『心理的抵抗』の段階がある、と
経験者は知っています。

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何度でも、楽しむ！
何度でも、改善ウェルカム！

粘り強くトライし続けるうちに
「変わることが習い性」になったら、
本当にチームが見違えて変わります。

その成長し続ける心地よさを
ぜひ、多くの方と分かち合いたいです。

いま、心理的抵抗にあっている、という段階にある方に
心からエールを送ります！

きっと、それは何らかの形で
チームの貴重な学習体験として報わるときが来ます。

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９人目　K・Tさんの「クレド実践」のご紹介です。

ーーーーーーーーーーー

顔が見えない関係なので、
「気づいている」旨のサインだけは早めに
出すように気を付けています。
チャットに届いた問い合わせにすぐに回答できない場合、
既読スルーせずに「また連絡します」等、
一言簡単な返信は入れるように気を付けています。

ーーーーーーーーーーー

見てくれたかな？まだかな？
わかってくれたかな？
もしかして、怒っている？？？

顔が見えないと
そしてまだ自信のない時は
根拠なく不安になり、
返信がない時間が長引くにつれ
勝手に悪いほうへ考えてしまいがちな人もいます。
（私も、そうでした！）

こうやって温かく
「気づいているよ」のサインを出してもらえると
回答そのものが得られなくても、ホッとします。

サッと短い一言で
相手は、それ以上モヤモヤしなくて済みます。

そして

それぞれ働くタイミングは違うから
即レスできなくても大丈夫。
そんなチームのコンセンサスも大事です。

YPPクレド
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何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

優しさプラス。

この行動に込められた思い、
相手を思いやる気持ちは
着実にチームに伝播していきます。

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