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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。
きのうお会いした先輩が
「今月で後期高齢者になった。
後期高齢者の1年生だから、まだまだこれからだ」と
仰っていました。
そして
「この75年間経験してきたことは誰も追い越せない。
それこそが、自分の財産だ」と。
それを聴いて心底、
カッコいい！と思いました。
そう。
物質的に何かを所有しているとかではなく
「生涯かけて経験してきたことが、一番の財産」。
そう考えると
私たちは日々確実に「蓄財」しているのですね。
お財布やスマホに入っているお金ではなく
これまで積み重ねてきた経験という「財産」と
生きている限り、日々新たに体験して増えていく「財産」。
「蓄財」と思うと
年齢を重ねることが楽しくなります。
心豊かに生きる術は
ものの見方にありますね。
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こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。
閾値（いきち）とはWikipediaによると
境目となる値のこと。
生理学や心理学では「いき値」が、
Wikipedia
物理学や工学では「しきい値」が、学術用語として定着している。
臨界点（現象が現れるとき）までの
熱量、数量、活動量。それらも「閾値」です。
例えば、、、
お湯が沸くまでの熱の量も
地震が起きるまでの地底での活動量も。
私は師匠から
物事の成果が表れるまでに必要な努力の量と
継続することの大切さを
この「閾値」の図でイメージしなさい、と教わりました。
例えば、、、
英会話を習っていて、急に話が分かるようになる時までの練習量。
自転車がうまく漕げるようになるまでの練習量。
スキー、スケート、ピアノ、将棋、絵画、etc。。。
仕事でも、人間関係でも「閾値」はあります。
定期的に継続したら貯まるけれど
継続を怠ると、貯まらない。
もう少しで臨界点を超えるところまでやったのに、
あと一歩が待てず
成果がでる直前に
努力を止めてしまう人が多いのだ、と師匠は教えてくれました。
そして師匠は
「プラスの閾値もあるが、マイナスの閾値もあるから怖い」とも。
知らず知らず、マイナスの閾値を溜めないよう
プラスの閾値を貯めて
臨界点を楽しみにしましょう。
くれぐれも、結果を急ぎ過ぎない。
大抵は
自分で思うより遅めに成果が表れることが多いのです。
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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
何か新しいことを始めるとき
「そんなに急ぐと現場が混乱します！」と
止められる経験、ありませんか？
もしくは
必死に止めた経験、ありませんか？
着手は、
約10年前に始まったクラウドタイプの会計アプリ。
最初は機能が不十分で、経理現場ではこっぴどく酷評されましたが
リリースして
顧客の声を反映して
アップデートを繰り返し、
今や、業界を牽引する高機能で
その勢いと影響力は増すばかり。
全ての準備なんて
一刻も早く
始める。
そして「体感」したことから学び、
改善工夫を続ける。
一方で、急がなくていいのは、
はじめのうちは
出て欲しいほどの成果は出ないもの。
それが、
薄皮を積み重ねるように
学んだこと(失敗）から修正を続けて
少しずつ少しずつ、芽が出てくる。
特に、
人の教育は
急ぎ過ぎない。
とはいえ
時に驚くほど短期に
目まぐるしい変化が現れることがあります。
それは、閾値が臨界点を超えた時。
明日は「閾値」について書きます。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。
昨日のブログで「三種の神器」について書きました。
Wikipediaによると・・・
かの有名なクラーク博士が書いた文章
「少年よ、大志を抱け」には、続きがあったのです。
***********************
Boys, be ambitious.
少年よ、大志を抱け。
Be ambitious not for money or selfish aggrandizement,
not for that evanescent thing which men call fame.
金や利己心を求める大志ではなく、
名声というつかの間のものを求める大志でもない。
Be ambitious for that attainment of all that a man ought to be.
人としてあるべき全てのものを求める大志を抱け。
****************************
つまり、志とは
「人としてあるべき全てのものを求める姿」。
人として成長を続けていくことを求めたのです。
今の時代、「少年よ」ではなく
「少女、少年よ」もしくは
大人も含めて「皆よ」と読み替えたいですね。
これを教えてくださったのは
株式会社感動マーケティングの足利晋社長。
（足利社長のメルマガはこちらから）
というわけで
大志は、一部の特別な人が抱くものではなく
万人が抱くと良いもの、なのです。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。
仕事で活躍して
家庭も円満で
とっても幸せに心豊かに暮らしている人。
まわりの人にも良い影響を与えて、
自分も幸福感に満たされている人。
そんな人が必ず備えている
「三種の神器」があります。
志があると協力者が現れ、
協力者の助言を素直に受け入れるとうまくいく。
そんな好循環にいる自分が好き。
どんな技術を身につけるより
この３つがあれば、
色々なものがついてくる。
そうやって生き生きと輝き始めると
「私たちを置いていかないで」
「そんなに頑張ってどうするの」
「周りのプレッシャーになっちゃうよ」と
身近な人が足を引っ張るような現象が起きて
心優しい人は
スピードダウンしなければいけないのではと
悩んだりするのですが、、、
やがて
あなたが志のもとに立てた高い目標に到達し
成功の果実を得た時、
反対していたはずの周囲も
いつのまにか賛同していて
しっかり恩恵も受けています。
（実践者は経験済み）
だから安心して
素晴らしいなと思う人を真似て
自分も
志を抱いて
素直に学び
良心的に生きていても
試練の期間は必ずあるからこそ、
最強の３アイテムを用意しましょう。
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こんにちは！おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
食欲の秋ですね…食欲の秋を通り越してもうすぐ10月ということで早いところはクリスマスケーキの予約がスタートする！と思ったら一気に年末感を感じています。
今年はどこのケーキを予約しようかな…そんなウキウキ気分とは違ったちょっと真面目な話題です♪
突然ですが、仕事において、プライベートにおいて、ミスをしたことはありますか？
「ない」と答えた方は、普段何を心がけていらっしゃるのかお聞きしたいので是非ともご連絡ください。(笑)
恐らく「ある」という方が多いと信じて…
今日はミスについてYPP本部という立場から私なりに考えてみたいと思います。
ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、YPPではミス共有をしよう！ということで、
メール配信やHPのメンバーページで今まで起こったミスを事例として公開していました。
でも、忙しさのあまり何故ミスを共有するのかという趣旨をお伝えできていないような気がしたので少し整理してみたいと思います。
ミスをしたとき、みなさんどんな気持ちになりますか？
「やばい！ どうしよう！ 上司に怒られる＞＜ 帰りたい…T_T 消えたい…T_T 地球爆発しろ！！！」
私は少なくともこれでした。(苦笑)
誰しもミスをすると嫌な気持ちになるはずです。
めちゃくちゃ落ち込みます。でもミスしてしまったことは取り返せない。
なんでこんなミスしてしまったのだろう・・・
人間誰しも完ぺきではないのでミスはします。
でもミスはしたくない！それならミスの原因を追究して業務改善につなげよう！
という気持ちをみんなが持てればミスは恥ずかしいことではないと思えるのではないかと考えます。
とは言っても改善方法を一人で考えなければいけないものではないです。
やりにくさを感じたら何か良い方法がないかと相談するのも改善の第一歩です。
それによって仕事の効率がアップしたらとても良い流れが生まれそうですよね。
ここで「トヨタ式」を例に挙げてみます。
トヨタ式は日本を代表する自動車メーカーであるトヨタの製造現場のムダﾞを省いた改善方式のことです。
これをビジネスへ応用したのが「トヨタ式」と呼ばれています。
トヨタ自動車では、製造ラインで異常が発生したときに以下の対処を行うそうです。
(1)その場ですぐにミスの原因を調べる
(2)二度と同じミスが起きないような改善を行う
たとえば、不良が出たときに、不良品を脇によけて、そのまま生産を続けたとすれば、たしかに生産そのものは順調に進みますが、不良ができた原因はそのままなので、再び同じ不良が出る可能性がありますし、場合によってはさらに大きな不良につながる恐れもあります。
http://a.msn.com/00/ja-jp/AAuDRb9?ocid=sli
原因についても「あとで調べよう」と思ったとしても、時間が経ってからでは、「不良が出たそのままの状態」は残されていないため「真の原因」を見つけるのは困難です。結局は、「もっとみんな作業に集中して」「みんなで不良が出ないように気を付けよう」といったたいして役に立たない精神論に終わってしまいます。
これでは不良を完全に防ぐことはできません。だからこそ、トヨタ式は不良が出るといった異常があればすぐに生産ラインを止めて、その場で徹底的に原因を調べるのです。そのうえで改善を行えば、同じ異常は二度と起こらないようにすることができるのです。
「ミスをした」と聞くとミスした人を責めたい気持ちになったり、ミスした内容に目を向けがちですが、
「こんな改善をした」というプラスの部分が最初に伝わって、
これは他の現場でも応用できそう！なんて繋がっていくといいですよね。
また、「危うく間違えるところだった！」というヒヤリハットも同じです。
ミスが発生しそうと思ったならそれは作業の流れに問題があるかもしれません。
いつものやり方しかないと思わずに、こうしたら良いのではないか？と思ったら改善のチャンスです。
一人で解決できなくても、YPPには作業メンバーや担当営業がいます。
共有することで改善策が見つかるかもしれないです。
そしてそして、もしこんな良いやり方があるよ！こうやった方が間違いないよ！という情報を持っている方はどんどん教えてほしいです＾＾
すでに知っているかも…？なんても思わずに便利ツールなどもあればどんどん紹介したいと思うのでLINEからでもメッセージください☆
少しでも業務が円滑に進められるようにミス共有ではなく改善策の共有ができる環境を作れるようにしていきたいと思う今日この頃です。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
今日はDXを進めたい方に
職場に投げかけるボールを変えてみたら進むんじゃないか？ということを
シェアしたいと思います。
先週金曜日に
メンバー事務カフェで『防災』について学びました。
YPPでも阪神淡路大震災や東日本大震災、熊本自身で被災したメンバーさんが居ます。
体験した方の声を直接聴いたり、
防災対策を平時から取り組んでいる方のお話を聴いて
備えを見直そう！という勉強会でした。
勉強会当日のもようは、事務カフェメンバーの報告記事に譲るとして
しばし会社の防災について考えてみました。
YPPはお客様の大事な経理・受発注業務・給与計算等を担っています。
被災してPCが使えない、ネットに接続できない
そんな時にも
滞りなくお支払いができるように全てバックアップ体制ができているか？
改めて見直してみると
チーム制で地方にメンバーが分散し、
どこかで何か起きても崩れない体制が出来上がっている現場もあれば、
その人に何かあったら業務が滞る、という現場も0ではありませんでした。
少量の業務でもペアを組み、
極力「属人化を避ける」YPPであっても
近隣メンバーがペアなら、広範囲の災害時にはお互い被災する「残存リスク」を抱えています。
少なくとも
会社やお客様先に行かなくても
自宅からテレワークで仕事ができる環境は以前からあり、
コロナによって更に整いましたが
広範囲の被災があった場合に
離れたエリアに確実に、同じ仕事を分かっているメンバーが居て補ってくれる というレベルで業務の継続性を担保するには
これから一つずつの現場の丁寧な（定期的な）見直しが欠かせません。
テレワーク主体のYPPでさえ完璧ではないので
全員が会社に出勤している場合は尚更
「いざという時の備えを」と言われても
ソフト・ハードともに環境整備のハードルは、とても高く感じそうです。
少しでもご参考になれば、と思い
YPPのやり方をご紹介します。
まずYPPで「最初の一歩」を踏み出す場合
一人で抱えないように、仕事のペアを探すところから始めます。
防災対策であってもテレワーク導入であっても
１．小さな仕事単位でペアをつくる（共有化・見える化）
２．会社以外でも作業できるようにする（ペーパレス・クラウド化）
３．更なるリスクヘッジを考える（災害時対応のルールを決める）
この順番で
地道に粘り強く、進めていくしかありません。
（通常ではアウトソーシングをきっかけに上記１と２を同時に進めます）
事務の現場にいる人は、
急激な変化よりも少しずつ試しながら工夫して進めるやり方に
安心感を抱くタイプが多いように思います。
このような「緊急性は高く感じられないけれど、重要性は高い仕事」は
「時代の流れに乗ってDXしよう！」といううたい文句より
「お客様や取引先様にご迷惑をおかけしないように備えよう」という動機の方が受け入れられやすいでしょう。
なかなかテレワークが進まない職場は
ハード面の導入検討の前に
「どうしても滞らせたくない仕事」でペア担当をつくるところから
始めてみてはいかがでしょうか。
地震は今年中に起きるか分かりませんが
台風は間違いなく今年もやってきます。
天候の悪い日は出勤しなくても仕事がサクサク進められる。
そんな環境整備の検討は早く着手して損はない！と思います。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
ブレインワークスさま主催 Bナビオンのハッピーキャリア応援シリーズにて
4月10日（本日）、YPPメンバー３人の方に登壇いただき、
『自分らしい自由な生き方
〜個人事業主として働く女性が率直にライフスタイルを語ります〜』
というテーマで
パネルディスカッションを行いました。
今さら女性活躍なんて、、、と言いたくもなるものの
日本の女性の社会進出ランキングは「世界ジェンダー・ギャップ報告書（Global Gender Gap Report）2020」によると、対象は世界153カ国中121位と極めて不名誉な最新結果が出ています。
いろいろな「失言」がニュースになり
降板したりCMが中止になったり
どうりで働きづらい人が多いわけです（男女ともに）。
そんな現実がありつつも、一人ずつは
自分で納得のいく選択をし、充実した日々を満喫しているのも事実で
そんな姿を知って頂きたく、3名様にご協力いただきました。
登壇してくださったのは
自宅でピアノ教室を経営しながら、小学生のお子さんを育てながら
YPPでも経理の仕事をしている秋山さん（埼玉県在住）。
東京から宮古島に移住して雑貨店を経営する傍ら、
YPPで経理の仕事をしている大出さん（沖縄県在住）。
全国各地を飛び回り、趣味が高じてワインも仕事にしてしまった
YPPでプライバシーマーク研修講師をしている竹内さん（福島県在住）。
お三方とも
それなりに忙しい日々をお過ごしですが
マイルールで決めた「定休日」をしっかりと取り
PCやスマホから離れる時間も意図的につくって
健やかな生活を心掛けながら、複数の仕事をやりくりしています。
私を含めて登壇した全員に共通したのは、
『大変なこともあるけれど、自分自身で選択の自由があるフリーな生き方を体験した今、雇われて働く生活には戻れない（戻りたくない）。
この生き方のほうが、正社員時代よりもずっと快適』ということ。
自分で考え
自分で決断し、
責任を感じながら仕事を全うする日々。
一つずつの積み重ねの中で
うまくいかない経験も次への糧として
雇われて働いていた時は相手や環境のせいにしていたことも
自分のあり方・やり方次第で違ったかもしれないと
成長材料にできるようになったこと。
最初は「向いていなかったかも」「やめようか」と感じたけれど
続けてみて、だんだん上手なやり方がわかってきたこと。
個人事業主に限った話ではないけれど
誰かの保護のもとではないからこそ磨かれた
さまざまなチカラを感じるお話の数々でした。
在宅ワークをこれから始めてみようかと考えている方には
背中を押してくれる一言に出会えるんじゃないかなと思います。
オンタイムで参加できなかった方は、Bナビオンにご登録いただくと
いつでも視聴できます。
ご興味ある方は是非、こちらからご登録の上、ご視聴ください。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
かつて読んだ本
サイゼリヤ創業者の正垣 泰彦 さんがお書きになった
『おいしいから売れるのではない 売れているのがおいしい料理だ』の中に
【追いかける数字は一つに絞る】という教えがありました。
そんなことを改めて思い出した出来事を共有です。
先日、年商2000憶円を売り上げる経営者の先輩に
社内システムと帳簿を見せて頂きました。
日々、全国の営業所の多数の部門から膨大な件数の受注伝票や仕入伝票が
膨大に起票されているはずで、
事業もグループ会社も多岐にわたり、
さぞかし細かなデータなのだろうと思いきや・・・
売上・仕入・利益 のみ
iPadのタブレット半分程度のスペースに、
シンプルな数字が表示されていました。
その方が仰るには、、、『たくさんあると、分からなくなるでしょ』
よく「商品ごとに分析したい」「部門別管理がしたい」など
細かく分析したいという経営陣のリクエストで、すごい表を力作する現場は数多くありますが、
この会社さんは、事業ボリュームとは正反対に、驚くほどシンプル。
『足し算と引き算だけなら、みな、分かるでしょう』
この数字は日々更新され、全従業員と共有しているのだそう。
データ収集をシンプルにしていることで、手順が少なく作業も早く
結果、常にタイムリーな数字が入手できています。
『何とか率って小難しい数字を見て、日々の仕事に本当に生かせますか？』
つい細かいデータを見たくなり、
一度分析用に指示した資料が、毎回作成されるようになり
気付けば、誰もそんなにチェックしない数字も
丹念に拾うために、幾人もが手数をかけていることが、よくあります。
手順が多ければ、そこにヒューマンエラーが生じる確率も上がり
確認・修正作業に検証の打合せ云々と、延々と手数は増えていきがちです。
毎月作成している資料
毎月行っている作業
果たして本当に必要？
と資料作成を指示する側も、指示を受けて作る側も、
【双方でこれまでのやり方を疑ってみること】が大事だなと、つくづく感じた次第です。
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こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
昨日のこと
あるメンバーから『集計の数字を間違えたかもしれない』と
焦った声で電話がありました。
『土曜日なのにすみません』と恐縮しつつ
でも間違っていたら大ごとなので、電話をかけたとのこと。
早速、ZOOMの画面共有を使って、二人で検証を始めました。
ある販売実績データ（Excel）を部門・住所・顧客番号順に並べなおし
購買日と金額を毎月集計している[年間推移表]があるのですが
お客様から届く毎月の販売実績Excelのうち
過去2カ月だけ、2名の顧客番号が違っていた月がありました。
顧客番号が変わることはあるのですが、
3か月目から従来の番号に戻っているので、
2カ月だけ変えるとは考えにくく、今回のケースは
【意図して変えた】のではなく
【間違えていた期間があった】と考えるべき。
この番号違いに発生当時に気づいたYPPメンバーは
番号が異なった状態で並び替えをすると正しい集計にならないため、
問題の2カ月に関しては
正しい顧客番号に修正したのち並べ替えをして、正しい年間推移表を作成していました。
が、今月分を更新しようとして
ふと【間違った番号のまま並べ替えをしたとしか思えない、過去の数字のズレ】に気づいたのだそうです。
メンバーと二人でデータや作業履歴を調べていくうちに
お客様側で、どうやら間違った顧客番号のまま並べ替えをして作業を行い、
データを上書き保存していたことが判明しました。
共有ファイル「あるある」の一つです。
何かミスが起きる際は
【大事なことほどお伝えいただけていないもの】。
幸いにも納品控えのファイルがYPP側にあり、正しいデータを上書きすることで
さほど時間をかけずに修復出来ましたが、
自分以外の人が触る可能性のあるファイルは
取扱いのあり方や、どのタイミングで誰が何を行うか
【運用ルールを明確にしておくこと】がとても大事だと改めて痛感しました。
また、①Sheetやファイルを保護して「編集不可」にする、②元データはExcelをやめて（kintoneや受発注システムなど）書き換えにひと手間かかるようにする
など「脱エクエル」も、一案です。
ミス発生リスクが残ったままのExcel共有は
必ずと言ってよいほど、
再調査や修復の手間（=余計な事務コスト）が、かかります。
Excelは、データの一覧表示や集計・グラフ化には大変便利ですが
一つのタイプミスでデータが変わってしまう脆弱性と表裏一体。
特に【確定版データ】は保管用に徹して
なにか追加作業する際は、必ず別ファイル名保存をしてから使うなど
共有時の運用ルールを徹底したいですね。
以上、現場のヒヤリハット事例からの共有でした。
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