在宅ワークについて

バックオフィスもHAPPYに
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。


昨日のメールの続きです。

タイムリーに仕事が進むには
全社的な視点で
データやルールを見直すことが有効
と書きました。

そして、全社で取り組むときが
業務フローを見直す絶好のチャンスです。

でも、
従来作業の延長線上に物事を考えてしまう人が意外と多いんです。

現場作業の洗い出しはもちろん必要なのですが
「今まで、どうやっていたっけ？」と確認していると

自分の作業は・・・
自分の部署は・・・
この提出資料がいつまでに必要だから・・・

と社内の話が延々と続きます。

ここで大事なのは、
社内事情だけフォーカスするのではなく
あらためて外的環境も考えること。

お客様のニーズ
ライバルの存在
自社の存在意義

自社のビジネスモデルはどうあるべきか、
この事業をやっていくうえで必要なバックオフィスの処理は何か、
本当に欲しいデータは何だろう？と考えてみると
社内の作業確認だけでは見えなかった「新事実」が発見できます。

もしかしたら、
一部のサービスや商品の縮小が必要かもしれません。

事業の見直しまでいかなくても
毎月一人の担当者が集計・作成・提出していた資料を
全員が出先から入力・閲覧できるように変えるなど
作業分担や仕事内容が変わることは大いにあり得ます。

でも「自分の仕事が奪われるのか」と
警戒心を抱く人がいると
議論はなかなか進みません。

毎日繰り返し作業の連続で、横断的な議論に慣れていないと
全社的な見直しをしたいのに、
従来の延長線上の議論に終始しがちです。

抜本的な見直しがなぜ必要なのか
仕事がスムーズになると、全員にどんな良いことがあるのか
何度もメッセージし、共感を得ることがすごく大事。

新入社員もベテラン社員も
「自分たちにとって良いことがはじまる」と思うと本当に強く
色んな意見が現場から寄せられるようになります。

結局、何をやるにも
皆が気持ちよく仕事できるには、、、と心がけることが、
すごく大事なんですね。

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昨日のブログで
経理部以外からの伝達や共有が必要ということを書きました。

これ、、、

本当にできていない会社が多いんです。
（だからまず、できていないところからのスタートでOK！）

何が出来ていないって、一例をあげると。。。
経理処理する際の企業名と
請求書や、管理しているExcelや、保存しているPDFの企業名が
一致していない！

いわゆる「補助科目」という項目で
経理では、各取引先名称を登録しているのですが
営業・総務・広報、その他色々な職場でも
それぞれ取引先を登録しているデータがあります。

ひとつの取引先マスタから
全部署がデータ参照していれば言うこと無いのですが、
大抵、複数のシステムを使っていて
「うーん、惜しい！」「ここも表記ゆれ！」というケースが多いです。

スムーズに情報が連携するためには、
どうしたらいいか？

一部署で話し合うのではなく
全社的な視点で見直すことが必要です。

それと、、、

その全社的な視点で
部署を越えて話し合う時に
もっと大事なことがあります。

この続きは明日に。。。

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昨日のブログで

経理は、会社の取引を全部記録している
と書きました。

https://ameblo.jp/s/embed/reblog-card/omakaseypp/entry-12829006181.html?reblogAmebaId=omakaseypp&isLightPreview=true

この記録の大切さ
仕事する人全員に、知っておいてほしいのです。

会社の生命線は、
キャッシュ（現金）。

お金が尽きたら、たとえ帳簿上は黒字でも、黒字倒産。

どんなにファンのお客様がいても
商売を続けられません。

お金の管理はとても大事。

そして、それが書いてあるのは

PL「損益計算書」ではなく
BS（バランスシート）「貸借対照表」。

ビジネスする人が
「BSとかPLとか苦手」なんて、絶対言っちゃだめ。

書いてあることは、シンプルなんです。
（作成する経理現場では複雑な処理が多々ありますが・・・）

BS「貸借対照表」の左側上部には
今あるお金（現預金の金額）が書いてあります。

（その下に、これから入って来るお金（売掛金）や、現金化できるもの、有価証券、土地、建物、機械設備等が書いてあります）

BS「貸借対照表」の右側上部には
今から払うお金（買掛金・未払金・借入金など）が書いてあります。

今あるお金と、出ていくお金

それがBSの左右の上部に書いてあることは
知っておきましょう。

そして

これを正確に把握するには
経理部以外の、
お金を使っている人が売上や経費（領収書）を
タイムリーに提出することが欠かせません。

会社にいる全員が
この大切さを知っていて、日々タイムリーに経理処理が進めば
黒字倒産なんて悲惨なことは、起こさないで済みます。

領収書の提出をついつい後回しにしている人は
今月から、改めましょう。

個人事業主で確定申告の必要が無いケースでも
仕事の収支を記録すると
ビジネス感覚が磨かれます。

まずは、お金の記録の仕方（簿記）に
関心を持つところからスタートしましょう。

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こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。

昨日のブログで
「経理はコストセンターだなんてとんでもない！」と
書きました。

経理の仕事。

実は、、、経理が何をやっているか
知らないという方も多いと思います。

会社の支払業務を滞りなく行うのはもちろん、
会社のお金が絡む取引をすべて「帳簿」として記録するのが
大事な経理の仕事です。

いわゆる「記帳作業」というものです。

売上がいくら
経費がいくら
減価償却費がいくら。。。

なかには複雑な計算が必要なものもあり
専門的な知識（簿記）が必要です。

そうやって色々計算し、税率などを確認し
処理した結果
「財務諸表」（貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書）という形で
経営陣には、会社の成績表が提出されます。

しかし、、、

「勘定合って銭足らず」ではいけません。

成績表を出すだけではなく
会社に今、どれぐらい払えるお金があるのか、足りているのか
積極的な投資はどこまで可能か？

お金に関する重要なことを調べて管理し、
時には増資や借入などで調達したり、
会社が危なく（金欠に）ならないように、
経営陣に進言するのも経理の役割です。

何をみて
お金が足りるかを判断しているのか？

それは明日のブログにて。

経理の仕事を知らない人ほど、
知っておいてほしいので、ぜひ明日も読んでいただけると嬉しいです。

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こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。

「経理はコストセンターだって言われて…」

コストセンターとは、、、
お金（人件費）はかかるけれど、お金は生まない（売上を上げない）部署だ。

そんなふうに経理部を揶揄する人もいるらしい。
そして経理部に所属していて
肩身の狭い思いをする人がいるらしいです。

とんでもない！

経理はコスト管理センターであり、
お金を生むために重要な判断をして
何をメッセージするかにより
全社に大きな影響を与える部署です。

どの部署の仕事も大事で
「コストだけ」の部署なんてない！

「経理がコストセンター」というネガティブなセルフイメージを
経理マン・経理ウーマンがもっていたら
とても勿体ないです。

お金をどう増やし、生かし、使うかは
会社の生命線。

その大事な仕事を担っているのが経理（もしくは財務）。

経理がどんな大事なところをみているか？
続きを
明日のブログで綴ります。

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こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。

YPPで長年仕事をしている人には
沁みついていることがあります。

「初回3倍の法則」

初めてやる仕事は
慣れたらできる速度の約3倍かかる、という法則です。

なので

仕事を始めたての時に
「うわー、これでは毎回大変だな。終わらないな」と
一瞬よぎるものの
「慣れたら、3分の１で出来る量なんだな」と思えば、
少し気が楽になります。

実際、初回と同じ時間がその後もかかる人は
見たことがなく笑
必ず格段に、慣れたらスピードアップします。

PWひとつとっても
最初は慎重にメモをみて打ち込みますが、
慣れたら
よそ事を考えながら、手が勝手に動いています。

「初回3倍の法則」

新しい仕事をする際
ぜひ、思い出してください。

そして新人を指導する方は
最初の手の遅さにびっくりせず、
温かく見守ってあげてください。

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こんにちは。

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おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

 常に人の目が気になって
ストレスになる
という人は
それを長所に変えて
共有上手になるといいです。

人から自分がどう見られているかを
常に気にしている人は
魅力的とは言いがたいですが
人からみてどう分かりやすいかを
常に気にしている人は
仕事が出来る人として
周りに喜ばれます。

どうせ人の目という存在が気になるなら、
スキルアップに使いましょう。

分かりやすさは
優しさに繋がります。

共有上手な人は
気遣いのできる人です。

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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

ある方が教えてくれたこと。

白い画用紙の真ん中に、赤い点がある。
この赤い点が「欠点」で白い部分が「長所」だ。

たくさん良いところがあるのに、赤い点ばかり見てしまうと、
勿体無いですよ

という教えでした。

白い画用紙に赤い点があれば
誰だって気になりますが、
周りにたくさんある白を見つめ直してみる。

長所の他にも
恵まれている環境や
周りの助けも
その白いところに見えてきます。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

怖いなぁと思うものがあります。

人は飽きるもの。

これお願い、と言われてサッとやって納品したら
「ありがとう」と感謝される。

嬉しい、よかった！と思って
それを続けていくと
毎回の納品はいつしか「当たり前」になり

そのうち、、、

「いつも同じだなあ（工夫がないなあ）」と知らないうちに
不満のタネになっている・・・かもしれない。

お客様に飽きられてしまうなんて
悲しすぎる。

それを防ぐ
とっても良い方法があります。

お客様が飽きるより先に
自分が飽きちゃう！

もっと工夫したいなぁ。
これ、どうやったら変えられるかなぁ。
なんか便利なもの、ないかなぁ。

これ変えられない？と言われる前に
「今度から、こういうの、どうですか？」と
言えちゃう自分。

カッコよくないですか？

人は飽きる。

この習性を
怖がる代わりに
味方につける。

三日坊主になっちゃったり
飽きっぽいのは自分の欠点だと思っていた人は
ぜひ
素晴らしい長所として自覚しましょう。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。

思い込みって
多かれ少なかれ、全員がやっているもの。

なので

自分が損をする思い込みをする代わりに
得をする思い込みをしたいものです。

自分はダメだ。
人よりできない。
三日坊主が多い。

たしかに、

ダメな部分もあるし
他人のほうが優れていることは沢山あるし
三日坊主だって経験済み

ですが

良い部分もあるし
平均よりも得意なことが無いはずないし
続けてきたことだってある。

だから

「できない」という思い込みよりは
「きっとできるし、やっちゃう人なんだよね」
という思い込みを習慣にする。

いわゆる「根拠のない自信」です。

どうしたら根拠なく自信が持てるのだろう？
あの人は厚顔無恥なのか？

と思うことがあったら

きっとあの人だって
私よりできないことがあるし
くよくよしている顔を見せていないだけだよね
と、挑戦の裏にあるプレッシャーも想像してみる。

なぜなら、

大抵のことはAIが答えてくれる時代
「それ、私もやったことがある。わかるよ」という

体験に基づく共感は、人間ならではのもの。

そのためには
体験を積んだもの勝ち。

「できない」より
「できる」という思い込みが人生の体験を増やすので、
ぜひ、未来の自分のために
得な思い込みを習慣にしちゃいましょう。

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