はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

こんなことを言ったら
気を悪くされないかな。
関係が崩れると嫌だな。

多くの人が、
率直に言う、ということを避けて
思ったことを伝えなかったり、
無難な発言に終始しがちです。

私も過去、思い当たることは沢山・・・。

でも相手のためを思えばこそ、
絶対に心底良いと思ったことは
引き下がらずに伝えます。

大事な人であれば、尚更。

そして自分の周りには
そういう人ばかりであってほしいです。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

言いやすい人、言いづらい人
誰でも、得意不得意があります。

でも
相手を思えばこそ。

ふと気になったことは
その場で、今日言う。

率直に伝えて
そっぽを向く人は、仕方がない。

それぐらい割り切って
伝えましょう。

そのとき逃げたか、向き合ったか
誰が見ていなくても。

トライした結果は、必ず
力になります。

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回収率100％を誇るYPPメンバーアンケートから
今日も、現場の学びをシェアします！

13人目はK・Nさんの実践例です。

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この事項はメンバーにきっと伝わっているだろう、と
憶測で判断してしまわないように、
確認し伝えるように心がけています。

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「伝わっているだろう」
全ての職場あるある…ですね。

伝わっていない、ならまだしも
真逆で伝わっていたことさえ（涙）
（いやー、ビックリした！）

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

共有は一日にしてならず。

みな、数えきれないほどの
「違った！」「しまった」「そうくる？」の経験が積み重なって
気遣い、気配りができる力が身につき
上手な伝え方ができるようになってきました。

気を付けるべきは
他人の行動以上に、自分の思い込み。

ベテランになるほど
フィルターが掛かりやすい。

とくに確認が面倒な時に、楽観的に思ってしまう
「伝わっているだろう」は要注意です。

K・Nさんのやってきた
しっかり「確認して伝える」ことで、
人知れず未然に防いできたミスや事故があったはず。

これぞ、見えないファインプレー。

本当にありがたい姿勢です。

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12人目は
ベテランメンバー T・Sさんの実践例です。

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どのお客様の業務でも、
「チャットが流れて気付いていないのでは？」
「MTG欠席だったので伝えておこう」
「疑問点や要対応案件をまとめた一覧を更新した」

こんな時にはチャットで伝える。は日ごろから実施しています。 

具体的な出来事と言っていいかわかりませんが…
 ●●●様の書類チェックチームでは、
お客様との普段のコミュニケーションはメールになります。 

個人のomakaseアカウントにご連絡頂くこともあるので、
チームリーダーには共有が必要と思えば24時間以内にチャットで共有します。

またマクロエラーやお客様から頂いた不備のご指摘で、
チームメンバー全体への周知・注意喚起が必要だと感じたら、
管理チャットで担当コーディネーターさんへ確認後に、全体チャットで共有しています。
スプレッドシートの記載間違いなども気づいたらほぼリアルタイムに声掛けしていて、
自分自身の記載ミスも他のメンバーさんから指摘頂くことがあります。

お互いに気づいたら声をかけやすい環境になっているのでは、
と勝手に思っています。

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まさに

何度でも、今日言う（共有）

チームで仕事をしていて
バックボーンも経験も様々なメンバーが
うまく機能するには
『皆、同じことを知っていること』がとても大事です。

こういう心がけで
日頃から気配り、目配りしてくださる方のおかげで
スムーズな運営が成り立っています。

誰かがやるだろう、ではなく
誰もがやるチームは、本当に強いです。

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何気ない
チャット連絡の一コマ。

「〇時から●時は連絡が取れません」

内容は正しいけれど、
それだけ書いてあると
ムッとしてしまう人もいます。

なんか一方的に
自分の都合を言う人、みたいな印象になります。

『〇時から●時は連絡がとれない』

ただそれを共有したいだけ
むしろ親切心からの連絡のつもりが
相手にムッとされてしまったら、勿体ない。

例えば・・・

「〇時から●時はチャットが見れなくて
　その間はお待たせしてしまうのですが
　あとから確認するので、何かあれば入れておいてください」

こう書くと
「できません」ではなく「する」というメッセージになるので
角が立たない文章になります。

とくに語尾。

「できません」「知りません」「わかりません」で終わるのではなく
「します」「しましょうか」「〇〇なら出来ます」など
その条件下で出来ることを伝えると、
ぐっと印象が上がり、関係性も良くなります。

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何度でも、優しさプラス

言葉の選び方、伝え方次第で
「一方的な人」という印象になるか
「親切に考えてくれている人」という印象になるか、変わります。

自分のためにも、相手のためにも
言葉遣いは、磨いていきましょう。

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昨日のブログでご紹介した
総務、経理、法務…「バックオフィス」はなぜ軽視されるのか？という
動画。

この対談の最後のほうで
「何も起きないことがファインプレー」という名言が飛び出し、
バックオフィス業務の本質を言い表しているな、と思いました。

スムーズに業務が流れている、
しかるべきタイミングで
しかるべき処理がされている。

誰も、困っていない。
大きなトラブルが起きていない。

これは、未然に的確な手を打って打って打ち続けて
初めて叶えられる状態。

今日も台風が縦断していて
被害が大きいところが報道されていますが
多くの被害が出なかった場所で
事前処置をしていたり
今も待機していたり、
見えないところで仕事をしている人が沢山います。

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何度でも、優しさプラス

何も起きていないのは
何もやっていないのではなく
誰かが確かな手を打った結果（成果）。

あたり前は、あたり前じゃない。

今日が平穏無事な一日だったら
改めて
それを叶えてくれた人達に感謝ですね。

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総務、経理、法務…「バックオフィス」はなぜ軽視されるのか？という
動画があって、とても良い内容でした。

知識・経験がないと
「バックオフィスは何をやっているか分からない」
「関心がわかない」という人が多いのが実情ですが
真剣に仕事をして
よいものを作ってシッカリ届けたい、
携わる人を幸せにして
世の中に貢献しよう！と考えたら
意思決定の肝となる
バックオフィス業務は
決して「誰でもできる作業」ではなく重要な会社の要
と気づけます。

ここをまず
バックオフィスに携わっている人自身が
自覚していなかったら、本当に勿体ない。

バックオフィスに携わる人も
バックオフィスの価値がまだ分からない人も
ぜひこの動画を見てほしいです。

「経営」というと縁遠く聞こえるかもしれないけれど
実際は、
どうやって今あるお金を大事に使って
良い仕事をしていくかを誠実に考えること。

YPPでは
フロントもバックも関係なく
それぞれが得意を活かしながら
全員が考え、知恵を出し合っています。

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世の中には
AIや機械に置き換えられる作業はあるけれど
『誰でも出来る』で括られるほど
仕事は浅いものじゃない。

ワンチームで目的に向かっている仲間がやっていることは
どれもこれも、貴重な仕事です。
仕事の価値、しっかり見つめて
やりがいもって、取り組みましょう。

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8月のお盆休みに
3日間の研修を受けてきました。

今回は一人ではなく
「アレよかったよ！」と声を掛けたら
「私も参加したい！」と言ってくれた仕事仲間やお客様と一緒に。

受講中の3日間は、
主催者が盛り上げてくれるので
いやがおうにもモチベーションが高まります。

問題は、そのあと。

日常生活に戻ってから
いかに3日間で学んだことを実践し続けるか。

そこで、勝手に「振り返り勉強会」を企画し
10日後に
お誘いしたお仲間で、自主的に集まりました。

「受講してから今日まで、何をやってみた？」
「どこに、つまづいている？」
「私はこんな工夫をしたよ」「へえ、すごい！やってみよう」

わざわざ仕事終わりに、
夜集まって、会議室で黙々と2時間、
研修でやったワークに再度向き合い
自分の人生の目的・目標や課題を自分で書き出して「言語化」し
気づいたことをシェアして散会しました。

一人で復習も出来るけれど、
集中したり
刺激を受けたり
複数名で振り返ると、効果絶大です。

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学びのプロセスも、
同じく学ぶ姿勢のある人と一緒に
楽しむ！のが効果的です。

悩んでいる時代は「ムズカシイよね」が口癖だった人も
一つ突き抜けると「これやりたいよね」と発する言葉が変化する。
その変化もすごく嬉しい。

半年後に
「進捗確認」で集まることを約束しました。

折角どこかで学んできたら、
そのご縁から共に学ぶ仲間づくり
おススメです。

自主的＆定期的が、ミソです。

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身内のことで恥ずかしいんですが
今日は「Excelあるある」をシェアです。

YPPでは、kintoneをメインに使っていて
データの一元管理は出来ている！

と自認していたものの・・・

本日打合せしていたら
備品管理をしているスプレッドシートで
「購入日」欄の
西暦の中に、和暦が混ざっていたことが判明しました。

ああ。

2021、2022、2023、2024が並んでいる行に、なぜか2か所だけ　「H29」　の和暦表記(*_*)

何ででしょう？

やっちゃうこと、あるんですよね。

おそらく、、、
そこを入力した人は
「H・・・」、という入力に慣れていたか
もしくは、、、
当時は「揃える」ということを
意識しなかったのか、、、

記入するときに
「表記ゆれがないか」と全体をチェックしないと
Excelやスプレッドシートは、カンタンに「表記ゆれ」が起きますね。

柔軟性があって便利なんですけど
その分フォーマットや形式が変わってしまう「脆弱性」もあるのが
Excelや、スプレッドシート。

あとから集計するとき
全体を見返すとき
その後の工程【使われるときのイメージ】を考えて処理すること、大事ですね。

本来は
kintoneのようなデータベース管理が
「表記ゆれ」撲滅には最適で、
YPPでも気づいたところから
大事なデータはkintoneアプリ化しています。

なのに、、、まだ見つかる。表記ゆれ。

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改善ウェルカムチャンスは、
いくらでも転がっています。

見つけたときが改善の最適タイミング。
今日も一つ、職場の改善が進みました。

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こんにちは！
事務カフェ担当の北口です。
夏季休暇、みなさんしっかりお休み取れましたでしょうか？😂

夏休みで子供が横にいながらお仕事頑張っていたママさんたちも、お疲れ様です！
あともう少しの辛抱ですね(笑)
頑張りましょう♪♪

さて、今回の事務カフェは、『kintoneを触ってみよう』

kintoneとは！！

プログラミング知識がなくても操作ができる、ノーコードツール！

難しいプログラミング言語を使用せず、
マウス操作だけで、
誰でも簡単に以下、アプリなどがつくれてしまいます！

というわけで、
参加者全員で実際にアプリを作ってみました😊

kintoneのきとみちゃんで楽しくスタート💕

きとみちゃんって誰？という方は、こちら！
ページを確認すると、
きとみちゃんの合言葉は、『がまんしない』みたいですね(*^^)v

まず、テストページに記載されている項目などについてお勉強。

フィールドの種類についても学びました！

実際にアプリを新規作成します！

今回は、とりあえず、『はじめから作成』で作ります！

アプリ名を変え、必要なフィールドを選び、
インポートしているデータ（事務カフェマスタ）をルックアップできるように設定します。

設定が終わったら、すぐに公開でもOKですが、
まずは動作テスト！

OKだったらついに公開！

慣れは必要ですが、
プログラミング言語を使用するレベルとは大違いで簡単でした！！！
kintoneを導入して改善できそうなことまだまだあるかもしれませんね♪

今回の参加者の感想は、、、

みなさん喜んで頂けて良かったです！💕

さて次回は！
YPPでお仕事中のメンバーさん必須受講の
『スキルアップ研修 コミュニケーション講座』となります。
※まだお仕事されていない方、以前お仕事されていた方もぜひご参加ください。

【開催詳細】
第1回　9月13日（金）12～13時
第2回 10月24日（木）12～13時
※同じ内容で9月・10月に2回実施いたします。ご都合の良い日をお選びください。

開催方法：ウェブ（zoom）
参加費：無料
ミュート・カメラオフのご参加OKです。
お申込はこちらから！

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つい最近、
ある仕事仲間が
チャットワークのアイコンを変えました。

可愛らしい明るい色のイラストです。

それ一つとっても
「あ、工夫してくれたんだな」と
嬉しくなります。

お客様・まわりのメンバーに
安心感をもってもらいたいな、という
ホスピタリティをそこに感じます。

創意工夫したとき
自分では
「ああ、遅すぎたくらいだ」と
内心反省をしてしまっているかもしれませんが、
見ている人は、見ている。

そして、変化を喜んでくれている。

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いつも代わり映えしないなあ、と思ったら
ちょっとだけでも変えてみる。

変えたことで
また他にも変えたいことが見つかって
新たなことをやってみる。

その繰り返しを
きっと、自分以外にも
感じてくれている人がいます。

変化成長は
見守っている人にとって
ものすごく嬉しいものです。

誰かを喜ばせるためではなく
自分の成長のためにやっていても
ひそかに喜ばれている。

改善ウェルカムは
優しさプラス
でもあるんです。

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