はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

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世間のネガティブイメージを逆手に取る

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同じ業界内の人とだけ話していると見えないことが
他業界の人と話すと、見えてきます。

日々、改善マインドの高いメンバーと仕事していると
忘れてしまいがちですが、、、
「事務職」へのネガティブなイメージって
実は、あるんですね。

これ、
私が言ったんじゃなく、最近、飲み会で耳にしたんですが
たしかにそういう側面もあるなと思うので
がっかりする人もいると思いつつ、ハッキリ書きますね。

いわく

「事務の人って、保守的だよね」
「失敗が怖くて、挑戦しないよね」
「提案が、なかなか無いよね」

だから
「うちの会社のDXは、なかなか進まない」
と。

読んで腹立たしい人も多いと思いますが
事実かどうか、ではなく
そういうマイナスイメージが世間にはあるっていうことです。

これ、
事務系の人には
ビジネスチャンスですね！

だって
積極的に
失敗を恐れず挑戦し
提案を沢山する人が
求められているうえに、
そういう人は「滅多にいない」と思われている。

イメージと真逆をいけば「希少性がある」と思ってもらえます。

ネガティブなイメージがあるからこそ、
そうでないケースが、目立つ、輝く、重宝される。

だから
そういう会話を耳にしたら
不愉快だなーと感じるより
これはチャンスだなーと思いましょう。

味方にできるものって、実はいっぱい、会話の中に転がっているんですよね。

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関係は継続してこそ、価値が出る

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納品が仕事のゴール、だと思っている人がいるかもしれません。

が、
納品が仕事の始まり、だと知っている人がいます。

そう。

納品は、長いお付き合いの最初の一歩。

そこからずーーーっと
ご愛顧いただくために
納品後のアクションこそが、大事になります。

折に触れ
「いかがですか」
「最近どうですか」と
定期的に連絡を入れていく。

メンテナンス業なら、定期連絡が出来ますが
そうでない仕事は
一生懸命、ＬＩＮＥでお知らせをしたり
ダイレクトメールをお贈りしたり、、、
みなさん様々な工夫をされていらっしゃると思います。

一番は
お客様が
「会いたくなる」
「声が聴きたくなる」
「顔が見たくなる」と思ってくださること。

それには

お客様が知りたい情報を
先に仕入れておくこと。
勉強が欠かせません。

どんなご商売でも大抵
売上アップ
コスト削減
効率化
人の採用・定着
付加価値向上など
関心事は、共通項だらけ。

どのジャンルで学んでも、
お役に立てる情報は仕入れられます。

自分にもお客様にも生かせる情報を
勉強し、実践しながら
お客様から「会いたい」と思ってもらえるなら
一石二鳥どころではない価値がありますね。

お客様からしても
自分で実践して良かったことを教えてくれる人は、信頼できます。

どうせなら
会いたい！と言ってもらえる人を目指しましょ。

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次に会う口実が上手い！

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学生時代、
デートを取り付ける口実なら
天才的に溢れ出る、という人がいました。

似たような感じで

お客様と商談したとき
次のアクションを
その場で（さりげなく）決めてしまう人がいます。

じゃあ、これ調べてお返事しますね！
というこちらのアクションでも良いし、
お調べしたいので、◯◯を送ってください！
という相手へのお願いアクションでも良いです。

誰が次に【いつまでに】何をするか。

社内でのミーティングでも同じです。

曖昧になんとなく集まって結論が出ない会議は、
この『次に何をアクションする』が
最後に話されない。

商談でいうと、、、
「では、よろしければご検討ください」で
終わってしまうとき。

営業課長時代、
部下にはよく
『小さな宿題をもらって来て』と言いました。

その場しのぎで
準備不足の提案をすると
「それはもう検討したんですよ」と
ガッカリされて
次のアポも取りづらくなります。

一回の打ち合わせで
出来るだけ多く前進したいのは山々ですが、
こまめな連絡で
お互いの距離を縮め、理解を深め
チームになっていく方が断然楽しい世界になります。

ワタシのところに来る営業さんのうち、
宿題を作らない人は
色々話したあとラストは
「注文しますか？しませんか？」の2択で迫り、
失注して帰られます😅

宿題を作る人は、
「じゃあ次までに、◯◯しますね」と
TO DOを決めて
「では、次回はいつにしましょうか？」と
アポも取って帰ります。

時代は変わって
ツールは変わっても、
自分を好きで
自らの専門性を投入してくれる人が好まれるのは、
今も昔も変わりません。

違う人、10人に会いに行くよりも、
同じ人に10回会って、仲良くなる。

仕事も、人も
深く理解できると
より味わい深く、楽しくなります。

これはなにも営業職に限らず、
どんな仕事でも当てはまる「健やかさの秘訣」です。

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どうせ、今知ったのであれば・・・

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人により、経験値により
仕事上、どこまでをイメージできるかは違います。

ある人にとっては
「当然、気づけるはずのこと」でも
別の人にとっては
「考えたことがなかった！」と抜けていることがある。

それは、珍しいことではありません。

ただ、それが露呈した瞬間のリアクションが
その後を分けることがあります。

気づいている人から
「それ、考えてみたこと無かった？」と問われたとき

さあ・・・

どう、リアクションしましょうか？

「そんなの知りません」と
知らなかったことが当然であるような表情や
思いつけなかったことの何が問題デスカ？という態度で答えたら
その先を教わるのは、ナカナカ難しい。。。

「考えてもみませんでした！」と
素直に認めるなら、まずまず・・・。

ただ、

名誉挽回！！！！！
それを機にむしろ「ああ、この人は仕事熱心だな」と好印象を持ってもらえるリアクションがあります。

「なるほど！
思いつきませんでした！
けど、、、
そうか！そうですよね！
そこまで考えたら、よかったですね！
勉強になります！」

そんな風にリアクションされたら
思い付きはしなかったけれど、あなたはもう

当事者意識や共感力は、とても高い人。

人は、関心を持ってくれる人と仕事がしたいもの。

それまでの経験値や、学んだ量の違いにより
思い付ける範囲は、その時点では人より狭かったとしても
「知りたい！」という思いや
「今、知ることが出来た！」という嬉しさを表現できたら、
一緒に仕事したい人と思ってもらえる確率が上がります。

演技をしましょう、ということではなくて

関心を持つこと　
そして
それを表現することは、大事。

一緒に仕事する人が
「もっとこの人に教えてあげたいな」と
思ってくれる表現力、身に付けておいて損はないです。

伝えないと、伝わらないものがあります。

熱意は、表情と言葉にのせて
ぜひ、表現しましょう。

それは、決して保身ではなく
まわりのみんなをHAPPYにする行動です。

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それでいいの？と思っちゃうほど、シンプルな方法

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「長」という仕事について
リーダーシップをとる、という仕事について
最初は、戸惑うことの連続だった人は多いはず。

人を変えよう、として失敗して
やがて、変えられるのは自分だけなのだ、と気づく。

そんなプロセスを経て
さあ、
今度は、自分で変えられるもの＝「自分」に向き合う段階を迎えます。

ここからが、肝心です。

自分の理想を描かないと
どう変わっていいか、わからない。

けれど最初から
叶えてもいない未来を思い描くのは、至難の業。

そんなことをしている人は
まるで
ほら吹きに見えてしまう。。。

ただ、

よく観察すると
リーダーは、やぱり、必ず「理想」を掲げています。

「理想」とは、
まだ叶っていない、
これから叶えたい景色のこと。

その未来をどうイメージするか。
お手本に学ぶのも一手

ですが、、、

やはり自分の望むものは、自分にしか描けない。

それをとにかく想像して想像して

紙に書く。

シンプルですが、
紙に書いて
繰り返し、見る。

脳は、過去と現実と未来の区別がつかないので
毎日見ているうちに、
それは、自分が見るべき景色なのだと思い込みます。

よく「潜在意識を味方につける」という言い方をしますが
毎日紙に書いて見る、という行為は、まさにこの筆頭。

紙に書いてあることが
飾り過ぎていて自分が本当に望んだものでは無かったな、と思えば
中身を書き換える。

そしてまた、毎日、見る。

「書いて、見る」

たったこれだけのことですが、
やっている人は、当たり前のように毎日やっているし、
聞いたけれど一向にやっていない、という人も多いです。

が・・・

せっかく「変えられるのは自分だけ」と気づけたなら
是非、毎日やりたい習慣です。

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どっちも正解！

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昔、あんなにひどかった人が、見違えて良い人になって、まるで別人！
ということは、枚挙にいとまがなく。

一方で
あの人は、幾つになっても変わらないねー！！！
ということも、沢山見かけます。

人は、変わる？

変わらない？

ホントは一体、どっち？？？

本にもネットにも、両方の意見が書いてありますが・・・

結局
自分で変わりたい！と思った瞬間
グングンと変わるけれど
変わりたくない！と思っていたら
誰が何を言っても、変わらない。

だから、

人は（勝手に）変わる　けれど
変えようとしても、変わらない。

変えようと試みることができるのは
常に「自分だけ」。

それって、シンプルですよね。

自分なら自分を変えられるのだから
悩む必要もないです（笑）。

そして、自ら変われた人は
「あの人も変われる」と人を信じることも、できる。
その生き方は、多くの人を味方にする。

誰かに、変われ！と言われるのは苦痛だけれど
誰かに、あなたはきっともっと良くなる！と信じてもらうのは、悪くない。

ちなみに、、、

チームは、チームリーダーによって変わる。
相手を変えなくても
自分を変えさえすれば、大きな影響がチームに及ぶ。

だから、
「長」というお役目の人は、
自分がチームをハンドリングできるのだから、それはそれは面白いです。

ではどうやって自分を変え、
理想に近づいていくか
いろんな方法の中でも
「脳の作用」は、かなり有効で、
たぶん多くの人が、それを学んで活かしています。

明日はその「脳の作用」をお届けします。

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悩んだ時の「最強の味方」がいる！

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独立して数年目、という方と話していた時のこと。

ご紹介されたクライアントが
どうにも、非礼である、と。

「仕事を出してやっている」という態度で
深夜でも構わず連絡してきて即レスを求めるのに、
こちらからの質問には、なかなか返事をくれない。

「ええ？世の中、そんな人がいるの？」と驚く方もいる一方で
「ああ、わかる！そういう人、いるよね！」と
体験済みの方も多いんじゃないでしょうか。

そういう非礼な人に悩むのは
相手より「まず自分にこそ改めるところがあるんじゃないか」と内省できる
誠実なタイプの人。

せっかくのご紹介だから・・・
自分の我慢が足りないのではないか・・・
今は忙しくて態度が悪いけれど、いつか改まるのでは・・・

そう考えて、なかなか非礼な人から立ち去れない。

そんなとき、

仕事において、自分は何を一番大事にするのかという
「理念」に立ち返って考えると
答えが見つかる、という話をしました。

何のために、自分はどんな仕事をしたいのか。
自分だけが儲けたい！という人を大事にしたいのか
世の中のために尽くそう！という人を大事にしたいのか。

企業理念と「企業」とセットで書かれることが多いので
法人格が持つもののようにとらえられがちですが、
実は、そんなこと無くて、

個人事業主でも
会社や団体に所属する一個人でも
何かのチームを率いる立場でも
自分の「理念」（大切にしたいこと・信条）は、1人ずつにある。

理念・信条に照らした時
その「非礼な人」と付き合い続けることは、是か非か。

理念で判断すれば
「あの人と離れようと考えるのは、自分のわがままなのかしら」と
悩まなくて済みます。

人は成長するし、
何度だって失敗もするし
誰だって非礼な態度をしてしまった過去ぐらいあるので
偉そうには言えないですが、

もし、今
誰かにものすごく振り回されている感があるとしたら
「理念」にフォーカスして
自分の身の振り方を考えてみてください。

「理念」があなたの本心で
より望む方へ、導いてくれます。

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共有の仕組みがすべて

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仕事仲間が
あるサービスを受けて
感動した！と話してくれました。

電話をして名前を告げたら、
「はい。◯◯様ですね。伺っております」

前回説明したことがちゃんと引き継がれていて
同じことを二度言わなくても
サクサクと次の工程に案内してもらえた、と。

この全く逆のパターンで
説明したことが全く伝わっていなくて
もう一度最初から言い直す羽目になり、
イライラしたこと、ありますよね。

話が通っている。

一見当然のようにみえて、
実は、お客様が感動するくらい、すごいこと。　

「共有の仕組み」がちゃんと機能していると
お客様は感動し、
従事する側は、
仕事のやり甲斐やプロとしての誇りを感じることが出来る。

どちらもHAPPYになる『共有の仕組み』。

こういう職場はコミュニケーションがとれていて
良いチームワークでお仕事しているのだろうなと
想像します。

YPPは、果たして
お客様に感動してもらえる場面
一年でどのくらい、あるだろうか。

YPPクレド（行動指針）は

何度でも、とにかくやってみる

何度でも、改善ウェルカム

何度でも、優しさ➕（プラス）　

何度でも、今日言う（共有）

何度でも、楽しむ

の五つから構成されていて
大事な『共有』も、ちゃんと入っています。

決めたら実践あるのみ！

『共有』のレベルが上がれば
お客様が感動する姿を見ることも叶うはず。

最高の共有の状態を思い浮かべてみると、
いまやるべき改善が浮かび上がってきます。

さぁ、あなたのチームは
『共有』
どのくらい進んでいますか？

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言葉より、行動で信頼される

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本日、ある協会トップの方から、教えていただいたこと。

「やっぱり、上に立つと見えるものがあるんだよ」
と仰いました。

日頃、偉そうなことを言っていても
連絡した時に、一向に返事をよこさない人。
催促してから、ようやく遅れて出してくる人。

一方で、毎回
きちっと早めに返信を下さる人も、いる。

「やっぱり、そういう人は信頼できるよね」と。

（内心ドキッ）

早めのレスを心がけているものの、
会によっては後回しにしてしまうこと
思い当たりませんか？

ただ、
吟味しないと（あとは自分以外の誰かの予定も確認しないと）
返事ができないものもあります。

そんな時、ただ放っておくのではなく

「ご連絡ありがとうございます。
検討して後日ご返信申し上げます。
取り急ぎ受領の御礼にて失礼いたします」

この短い返事があるだけでも
「あ、届いているな」（認識してもらえたな）と
送った方は安心します。

ほんの一言、
相手のために。

24時間以内　は厳し過ぎたら
48時間以内。

副業の方は常にその業務に携わっているとは限らない。

「私はこの業務は、〇曜日と〇曜日と〇曜日で従事しています」など
予め、すべての曜日で連絡がとれないことを伝えておくのも一手です。

注意するほどでもない些細なこと
そんなところで、お人柄がみられています。

素敵な人のほうの習慣を、ぜひ真似ましょう。

一次返信の文は
すぐコピペできるよう、テキストメモをよく使う場所に貼り付けておく、という手もあります😊

ちょっとした工夫が、差になります。

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抜擢か？利用か？それが問題だ

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突然ですが、、、

「無茶ぶり」にも、愛がある無茶ぶりと
愛がない無茶ぶりがある、と感じるんです。

愛ある無茶ぶり　というのは
相手の成長を願って、ちょっと上のステージを目指せる仕事を
まかせてみること。

無茶ぶり　って茶化して言うけれど
その本質は「抜擢」ですね。

対する、、、

愛のない無茶ぶりは、
ただ単に
忙しい自分を助けてほしいだけ。

相手の都合はお構いなしで「やっといてくれ！」というやつ。
愛のない「無茶ぶり」にまみれているうちに
愛ある「無茶ぶり」に時間が割けなくなったら
本当にもったいないです。

ステージが変わる仕事は
もちろん、プレッシャーもあり
緊張もすごいけれども、、、、
迷いながらも「やってみたい」という気持ちが背中を押してくれるならGOです。

今までより考えることが増えるけれど
その時間は、色々自分を鍛えてくれる。

対する「愛のない無茶ぶり」の中にも
発見しようと思えば、（反面教師的なものも含め）色々学びはあるけれど
どこかで見切りをつけた方がいい。

ただ
お願いする側は
「無茶ぶり」のつもりはなくて
「まだキャパがある、できるだろう」と考えている、というケースも多々あります。
（あと専門知識がなくて難易度をご存じない、など）

この手の「無茶ぶり」は
睡眠時間を削って対応するのではなく
「この期日ならできますが、それ以前の条件だと厳しいです」など
毅然と交渉しましょう。

今日のこの仕事を断ったら次がないかも・・・という恐怖は
大変なものです。

が、

あまりにも「自分都合だけでオーダーする」という人は
ご商売もいずれ、うまくいかなくなる人です。
ビジネスの心得がある方は
愛のない無茶ぶりは、しません。

ちゃんと相談、打合せ、交渉に応じてくださいます。

貴重な人生、サポートしがいのある人に、仕えましょ。

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