はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

一人でも多くの人に、仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

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連絡手段は、あの手この手で。

「返しやすさ」も、考えよう！

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愛読している脱・税理士　菅原先生のブログで
「相手のレスがなくて仕事が進まない時の原因とは？」という記事があって
ものすごく共感しました。

https://ameblo.jp/s/embed/reblog-card/sannet/entry-12853352971.html?reblogAmebaId=omakaseypp&isLightPreview=true

まだご覧になっていない方は是非こちらから↑

返信が中々ないお客様・上司を待っていること
ありますね。

急ぎなのに
チャットだけ送って
「返事が来ない…仕事が進まない…」と悩んでいるケース。

チャットで返事が来なければ
電話に留守電を入れたり
ショートメッセージを送ったり
あの手この手で、連絡をとろうと試みると
絶対つながります。

ところが、、、

ひとつの手段だけで
「なんで来ないんだろう」と悶々としている人もいます。

YPPのお客様で
丁寧な挨拶をやめて
短めのメールにしたら
返信が早くなった、というケースもありました。

きっと、
読みやすいものは、返信もしやすいのでしょう。

逆に、長～いメール文が来て
読みかけて（気力が続かず涙）、
ノートPCをパタリと閉じてしまった、、、という話も
聞いたことがあります。

ショートメッセージが早い
電話が早い
直接会って話すのがいい

お客様によって、状況によって
変わります。

あの手この手と
相手への届きやすさを考えてみましょう。

とくに
メールが長文になってしまった時は
「自分がこれをもらったら、どう思うか」と
送る前に、もらう側の気持ちで、読み返してみるといいですね。

自分から出来ること
まだまだ、あります。

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目に入るもの、聞こえてくるものを

変えるだけで、新鮮な気持ちになれる

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「合宿」と称して
日ごろのオフィスではないところで
事業計画を練る人たちがいます。

自分のこれからを考えるのに
SNSから距離を置いて
旅行をする人も。

そんなに多くの時間とお金をかけられない場合でも
ほんの少し、30分でも一時間でも
いつもの仕事場ではない場所で、過ごしてみる。

落ち着いたカフェで
読みたかった本を読む。

大事なノートに
いいなと思う言葉を書き留めて
自分の価値観、大切にしたいことを
あらためて考えてみる。

一日の内で
何気なくSNSや動画を眺める時間を足したら
30分ぐらいありそうだな、と思えば
思い切ってスマホの電源を切って
リフレッシュする時間に変換する。

自分の中に答えはあるのに
答えを見つける力はあるのに
それを探す時間を設けていないケースが、結構あります。

アイデアを思いつかないのではなく
落ち着いて、自分の意見に耳を傾けてなかっただけ。

書き出し始めてみたら
思っていたよりシッカリした考えを持っている自分を
発見できる可能性大です。

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ふとした変化を、見逃さない！

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お客様の会計データを入力していたAさんが
ふと
「この仕入先、新しいですね。大丈夫でしょうか」と気にかけて、
質問をしてくれました。

ちょっとした変化を見逃さず
お客様に、
大きな売上があれば喜び、
大きな支出があれば心配をします。

お客様の事業を「自分ごと」として捉えている証拠。

こういう質問をもらうと
一緒に仕事をする仲間として
とても嬉しくなります。

一方で、
会計データを入力して試算表が出来上がり、
納品した後に
「お客様の今月の数字、どうだった？」と聞いても
答えられない人もいます。

入力はするけれど、業績には無関心。
それだと、仕事が面白くならないです。

知れば知るほど、興味は湧いてくるもの。

お客様に関心を高めていくと、
結果的に
自分も学ぶことが増えて
お客様にも自分にも、プラスで返ってきます。

仕事を好きになる工夫は、
自分から。

お金も時間も、そんなにかからない割に
長く続けると間違いなく結果が出る自己投資です。

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シンプルに考えると

お金を払うか、もらうかの2択　

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簿記や経理がわからなくても
お客様の商売の全体像をとらえることは、できます。

作業に集中していると
全体像は見えづらいので
空から
お客様を見下ろしてみるような気分で

俯瞰してみましょう。

お客様を知る、ということは
まず
お客様のお客様はだれか、を考えること。

歯医者さんなら、
歯を直しに来る人（患者さん）。

花屋さんなら、
花を買いたい人、飾りたい人・お店・ホテルなどなど。

パーツを作る工場なら、
製品を組み立てる会社、製品を売る会社がお客様。

１．売り先を考え、ついでに、
　　販路（どうやって売っているかの種類・方法）を考えてみます。

次に

２．そのための仕入れ先を想像します。

歯医者さんなら
歯のパーツや治療に使う器具、薬など。

お花屋さんなら
花や、ラッピング材など。

パーツ工場なら
部品などなど。

３．それを成り立たせるバックヤードのお金を考えます。

歯医者さんなら、
歯科医院と（あれば）駐車場の賃料や、
医療設備、待合室の家具、備品、医療スタッフ、事務スタッフの人件費、広告代などなど。
最新の治療法を勉強する研修費もありそうです。

花屋さんなら、
店舗と水道光熱費や、店員さんの人件費、広告代などなど。
仕入れに行くトラックの維持費や保険、ガソリン代もかかっているはず。

パーツ工場なら
工場の土地、建物、工場で使う大型機械や
光熱費、働く人の人件費、研究開発する費用などなど。
保険料も他のビジネスより高額になるかなあ・・・。

１．売上

２．仕入

３．販売管理費

お金をもらうもの・払うものを考えてみると
お客様の商売が、
誰を相手に、どういう商品・サービスを提供し
そのために、何を仕込んでいるか
全体像が見えてきます。

お客様の所属する業界全体は
伸びているのか、縮小傾向なのか？

お客様をとりまく環境は
どう変わっているのか？

お客様はこの先
どんな差別化戦略を考えているのだろう？

空高くから見下ろすようなイメージでとらえると
今まで考えていなかったことに、気づけます。

なんでも調べると分かるように思える時代ですが
肝心なことは
自分で考える力を養うことによって、みえてきます。

全体像がみえてくると、
作業の意味、つながりも感じられるようになり、視界が変わります。

鳥になったつもりで、イメトレしてみましょう。

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今、毎日やっていることと

セットにする！

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人には必ずと言って良いほど、
毎日やっている行為があります。

歯磨き。
シャワー。お風呂。
玄関を出て駅に向かう時間。

そういうものと
これから毎日の習慣にしたいことを
セットにすると、あら不思議。

セットで習慣化されます。

私は、ちょっと恥ずかしいのですが
なにかしら飲料を飲む時に必ず
心の中で「ありがとう」と唱える習慣があります。

何かの本に
「ありがとう」を沢山言うと奇蹟が起きる、
みたいなことが書いてあって
おそらく、、、当時の私は奇蹟が起きてほしかったのでしょう(笑)。

今ではもう、クセになっていて
飲み物を飲む瞬間、
反射的にこの言葉が思い浮かびます。

今は、新しい習慣として
自分が叶えたい目標を
「ありがとう」のあとに
続けて唱えることにしています。

良い習慣は
年1回や月1回では身につかないけれど
毎週、もしくは毎日やると
変化しないでいるほうが難しい(笑)。

「飲み物を飲む」みたいに
一日に何回もやることとセットにすると
さらに回数を稼げます。

年頭に立てた抱負を
殆どの人がきれいサッパリ忘れていますが
今日、改めて誓い
「この目標をトイレに入るたびに見よう！」と
目に入る場所に置いて
毎日数回見れば、かなりの確率で達成度が上がります。

万一、目標達成が年内でなかったとしても
目標にむけて活動したことで
経験値は、間違いなく積み重なります。

毎日のなにかとセット。
めちゃ、お薦めです。

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ルールよりも、共感

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議事録とか
決まったルールについては
あたり前のように記録・文書にしますが・・・

背景とか理由、動機って
なかなか、文書化されていない職場が多いです。

「決まったから、さあ、やって！」
と言われるのと
「こういう背景とこういう理由で、これをやると、きっとよくなる。
　変えていきたいから、一緒にやってくれない？」と誘われるのと

どちらら「やってみよう！」「やりたい」となるか。

人は、機械のようにスイッチを入れたら自動的に動くものではなく
心が動いたときに、力を発揮する生きもの。

なのに、
心を動かすための「動機の言語化」に
フォーカスしていない人も多く、
「えー、そこまでやるんですか？」と思っている。
（私も恥ずかしながら、そう感じていた時代がありました）

ところが本当に
言葉ひとつで、
天気のように心は晴れたり曇ったりするもの。

相手を想えば想うほど、
どんな言葉をかけるかは、しっかり考えたくなる仕事の重要事項です。

とくにマネージャーやリーダーと言われる人は
苦手と言っている場合ではなく
日々鍛錬、「言語化能力」を鍛える必要があります。

やっていない人ほど、やる前から
「苦手なんですよね」と言いますが
体験数が少ないうちは、誰だって未熟。

やってみたら、
「あ、違った？」「こっち？」「そうくる？」「あー、そうかー」と
色々分かるので
トライするほど鍛えることができます。

そして
心から伝えたくなる「確かな動機」があることも
大事ですね。

自分の心を掘り下げてみると
良い答えがきっと見つかります。
レッツトライ！

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「過去形」の言葉を使わない！

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日本人は、反省体質。

いや、反省ではなく向上心たっぷりな場合も
やりがちなことがあります。

なにか新しいことに挑戦したとき
のみならずいつもの仕事でも、
ふとした“気づき”があったとき。

「ああ、〇〇すればよかったね」
と、過去形の言葉を使うことが、よくあります。

これ、何気ない一言で
誰を責めるわけでもなく使いますが
その一言を聞いて
「あ、やらなければよかったのかな」
「余計なことをしてしまったんだな」
「新しいことをやると、あんなふうに言われちゃうんだ」と
チームメンバーに“マイナスの学習”をされてしまう・・・。

そうでなくても、本人の中ではぐるぐると
「ああすればよかった」「もっとここに気づけばよかった」と
一人反省会をしているかもしれない。

なので

「やったからこそ、分かったことだよね。次に、生かそう！」と
決して終わった行動を否定せず、
現在から未来に向けた声掛けに変えること！

終わってから
「〇〇すればよかったよね」と言われるのと
「やってからこそ、わかったよね」と声をかけられるのと
どちらのチームの心理的安全性が高くなるか。
またチャレンジしよう！と思ってもらえるか。

たかが一言、されど一言。

大事な仲間に、後輩に、同僚に、先輩にも
後ろじゃなくて前を向かう言葉をかけましょう。

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「だからこそ、良い！」
という利点の見つけ方

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本日、ある老舗のお客様から
商品開発秘話をお伺いしました。

「作るのに時間がかかって、
　これだ！となるまでに
　だいぶお待たせしてしまったんですよね」と社長。

待たせる　＝　申し訳ない

と思っていらしたのですが、

時間がかかる　＝　こだわって妥協なく作ってくれた

と、むしろ待たされることで、
期待が膨らむ効果もあります。

時間がかかることが、
必ずしもマイナスとは限らない。

そんな話の流れから
「自社だけで考えていると、
　良い点に目が行かないことってありますね」と。

そう。

社内だけで話していると
「課題」と捉えがちなことも、
外から見たら、
「〇〇だから、良いよね！」という発想が出てきます。

新鮮な視点を外から持ち込めたら効果的ですが
もし、今の会議メンバーは変えられないとしたら・・・

言葉の力を借りるとき。

「〇〇だから良いって考え方、できないかな？」と
アタマの体操、してみましょう。

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ネガティブじゃなく、

ただの防衛本能だから

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『ポジティブな人は
一切愚痴を言わないので
ネガティブなことは
思いもよらないのだ』と
信じていた人がいました。

なので
『自分はそうではないから
ネガティブなんだ』と
思い込んでいました。

そうではなく、
ポジティブであることが
人生を好転するために必要だと学んだ人が
行動や言葉を丁寧に扱っている姿が
側からみると
「いつも明るくポジティブな人だ」
「愚痴や不満を聞いたことがない」
とうつるわけです。

ものすごく成果を出している人の多くが
日々
「自分は出来る」と
自らに言い聞かせるという
自己暗示の習慣を持っています。

裏を返せば
そうやって
自分に負けない自分を
意識的に作っていて、
漫然と過ごしてしまえば
誰しも
不安は襲ってくるものなのです。

将来に向けて
何も計画も実行もしていなければ
不安になるのは当然のこと。

学んだ人は
不安にかられる時間を過ごす代わりに
自己研鑽に努めたり
休息をとることを選んだり
意図的に
ネガティブな心境にならない工夫を
毎日しているだけ。

なので
『不安にかられるから
自分はネガティブなタイプなのだ』という
決めつけ、思い込みは
勿体ない！です。

血液型のような先天的なものではなく、
後天的に身につける『思考力』なのです。

ネガティブだという思い込みがあったら
是非、捨てていきましょう。

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