テレワーク

【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~動作確認編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回紹介した【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~ではGoogleスプレッドシートを使ってAppsScriptの設定を行いました。

皆さんスムーズに設定できましたでしょうか?

今日は早速動作確認をしていきたいと思います!

スプレッドシートへ設定を行う

最初に用意したスプレッドシートへ投稿したい内容を入力します。

これで準備OKです。
入力した投稿日のトリガーで設定した時間帯に投稿されます。
※ルームIDの確認方法は以下をお読みください↓

ルームIDの確認方法
予約投稿したいグループチャットの歯車マークをクリック
「グループチャットの設定」を開いたら左下に表示されている「ルームID」をコピーすればOKです
実行してみた!結果・・・

エデュタも保存して、トリガーも設定して、投稿内容も入力して、これで投稿されるのを待つのみ!!!

・・・・と思ったら投稿されない^^;

トリガーの実行数を確認したら・・・失敗している;;
解決策

またまたGASを最初に動かすにはGoogleさんにアクセス許可を与えないとダメみたいです。

エデュタ画面から「実行」をクリックします

画面キャプチャがなくて申し訳ないのですが、実行後、「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出てくるので、手順は『AppsScript設定編』でお伝えした流れと一緒です。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックする
実行されました!
実行日時と同じ時間帯に指定したチャットに投稿されましたー!

何回も「実行」をクリックしてしまうと同じ投稿がされてしまうので注意してくださいね。(笑)

まとめ

初めてGoogle Apps Script(通称GASと覚えましょう)を使う方はアクセス許可を3回くらい求められるので心が折れそうになりますが、そこをクリアすれば予約投稿が使えるようになります^^

予約投稿できるのは、管理者権限のあるグループチャットのみです。
管理者権限がない場合は管理者権限のあるYPP担当者へ「GASの予約投稿を使いたいので・・・」とお気軽にご相談ください^^

また、マイチャットや個人チャットへの投稿はできないのでご注意ください。

夜に申し訳ない気持ちでチャットを送信する方の気持ちが少しでも楽になることを願っております☆彡

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日はメンバーさんからお聞きしたチャットワークに関する便利機能をご紹介します★
Googleスプレッドシートの「Apps Script」という拡張機能を使えば指定した日にチャットワークのグループチャットへ予約投稿ができるのです!

朝は忙しいから・・・とついつい遅い時間にチャットを送ってしまうというとき、時期尚早だけど忘れないうちに連絡しておきたい!というときなど、是非ご活用ください^^

「準備の前の準備」初めてGoogle Apps Scriptを使う方・・・

GoogleドライブからGoogle Apps Scriptを取得します。
※Google Apps ScriptとはGoogleが提供するプログラミング言語で、プログラムをすることで作業の自動化が行えます。Excelで言うマクロと似たイメージです。

「新規」をクリック

「その他」から「アプリを追加」をクリック

「Google Apps Script」を検索してクリックします

スプレッドシートを開いたときにメニューバーに「拡張機能」が表示されます

1.スプレッドシートを用意する

スプレッドシートを新規で作成します。
ファイル名は何でもOKですが、のちのScriptの編集上、シート名は「シート1」のままを推奨します。

以下の必要項目を1行目に入力します。

項目名入力内容
NO管理しやすいように連番を付けるのがおすすめです
ルームID投稿したいグループチャットの「ルームID」を入力
※確認方法はのちほど説明します
投稿内容投稿したい内容を入力。TOへ絵文字も指定可能です
投稿日投稿日を「yyyy/mm/dd」で入力する
実行日時スクリプト内で自動で記録するので空白でOK
実行日時の表示形式は「日時」で設定します
2.Apps Scriptの設定を行う
「拡張機能」 → 「APPs Script」を開く
Apps Scriptを開くとこの画面が表示されます

最初に入力されているコードは全削除して、以下のコードをコピーして貼りつけます。

// 【編集対象】Chatwork API Token
const token = '●●●';

function myFunction() {

  // スプレットシート読み込み
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('シート1');
  const lastRow = sheet.getLastRow()

  // ChatworkAPIクライント作成
  const client = ChatWorkClient.factory({token: token});

  // 実行日時
  const today = new Date();

  // スプレットシートに記載がある分だけ繰り返す
  for(var i = 2; i <= lastRow; i++) {

    const room_id = sheet.getRange(i, 2).getValue(); // ルームID
    const message = sheet.getRange(i, 3).getValue(); // 投稿内容
    const reservation_date = new Date(sheet.getRange(i, 4).getValue()); // 投稿日
   
    // 同じ日付の場合、メッセージ送信
    if(diffDate(reservation_date,today)){
      client.sendMessage({
        room_id: room_id,
        body: message
      });

      // 実行日時の記録
      sheet.getRange(i, 5).setValue(new Date());
    }
  }
  
}

// 日付を比較する(同じ場合、trueを返す)
function diffDate(date1, date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

2行目の const token = ‘●●●’; の●●●のところには自分のトークンを入力します。
※トークンの確認方法は次で説明します。
※シート名を変更した場合は6行目の const sheet = ss.getSheetByName(‘シート1’); のシート名1のところも変更しましょう。

3.トークンの確認方法

自分のチャットワークにログインして、トークンを発行します。

チャットワーク右上の自分の名前をクリック → 「サービス連携」をクリック
新しいタブが開く → 「API Token」をクリック
チャットワークのログインパスワードを入力します
表示されたトークンをコピーします

先ほどのApps Scriptへ戻って●●●の部分へコピーしたトークンを貼り付けてプロジェクトを保存します。

プロジェクトを保存するアイコンは上の方にあります(ちょっとわかりづらいです)
【補足】個人契約ではない場合は管理者の承認が必要なため、こんな画面も表示されます
左側のライブラリから「ライブラリの追加」を行います

スクリプトIDは以下をコピーして貼り付けてください。

1nf253qsOnZ-RcdcFu1Y2v4pGwTuuDxN5EbuvKEZprBWg764tjwA5fLav
スクリプトID
「検索」をクリック → 「バージョン」と「ID」を確認します

・バージョン → 最新バージョン(一番大きな数字)
・ID → 変更なし(ChatWorkClient)

上記を確認したら「追加」をクリックします。

ライブラリの下に追加されたら次に進みます!
4.トリガーの設定をする

トリガーとは・・・ITの分野では、きっかけになる出来事が起こったら自動的に特定の処理を起動するソフトウェアの仕組みなどをこのように呼ぶようです。
ここでは毎日決まった時間にスクリプトを動かしChatworkへ通知するための設定を行います。

https://e-words.jp/w/%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC.html
左側のメニューから時計マーク(トリガー)をクリック
画面右下の「トリガーを追加」をクリック
必要な設定を行い、「保存」をクリックします

以下の内容で設定を行います。

・イベントソースを選択 → 時間主導型
・時間ベースのトリガーのタイプを選択 → 日付ベースのタイマー
・時刻を選択 → 通知したい時間を選択 ※指定した時間の間に実行されます

設定が完了したら「保存」をクリックします。

【注意】ポップアップがブロックされた場合は「常に許可」を選んで「完了」をクリックしてください
※※「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出て決まったら・・・

Google Apps Scripsを初めて実行するときに承認作業が必要なため、こんな表示がされてしまう場合があります。
その際は以下の手順で進めてください。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックすると実行できるようになります。
    (キャプチャなくてすみません^^;)

ここまででAppsScriptの設定が以上です!

実際に予約投稿の動作確認についてはこの後のブログで紹介しますので楽しみにしていてください^^

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YPP業務連絡~支払調書について~

今回は、YPPでお仕事しているメンバーさんへの業務連絡です。

確定申告の為、配偶者の会社に提出する為、保育園や学童の就労証明書に添付する資料として支払調書発行ご希望の方はご連絡ください。
「支払証明(支払調書)」が必要な方は以下の通りとなります。

【確定申告をしなければならない人】
  1. 1年間の給与収入が2,000万円を超える人
  2. サラリ-マンやパ-トで、複数の会社などから給与をもらっている人
  3. サラリ-マンやパ-トで、給与所得・退職所得以外の所得の合計が20万円を超える人
  4. 個人事業者で、納める所得税額がある人
  5. 同族会社の役員やその親族などで会社の給与の他に貸付金の利子、不動産の賃貸料などの支払を受けている人
  6. その他

YPPメンバ-は個人事業主ですので(4)にあてはまります。

【4. 個人事業者で、納める所得税額がある人】の判定

納める所得税額があるかどうかの目安はYPPからの収入が103万円以下かどうかです。
YPPからの収入金額が103万円の場合、
103万円-55万円(家内労働者等の必要経費)-48万円(基礎控除)= 0
となりますので所得税は課されません。
従ってYPPからの収入が103万円以下の場合については確定申告する必要がありません。

【5.サラリ-マンやパ-トで給与所得・退職所得以外の所得の合計が20万円を超える人】の判定

A 1年間の給与収入が55万円以上の場合
  【計算式】YPPからの収入-YPPの仕事にかかった経費
  この式により計算した金額が20万円を超える場合は、原則として確定申告をしなければなりません。

B 1年間の給与収入が55万円未満の場合
  【計算式】YPPからの収入-(ハ)  ※(ハ)の金額は以下の(A)と(B)のうちどちらか多い金額
    (A) YPPの仕事にかかった経費
    (B) 55万円-給与収入
  この式により計算した金額が20万円を超える場合は、原則として確定申告をしなければなりません。

支払調書発行ご希望の方は以下のフォームでメールにてご依頼ください。

■ 問合せ先 : ypp@omakase-ypp.jp

■ メール件名:【支払調書】発行依頼(メンバー氏名)

■ 本文   : 以下を必ず明記ください。

           (1) 20XX年XX月XX日までに発行をお願いします。

           (2) 支払い期間 20XX年XX月XX日~20XX年XX月XX日

※注意

・基本PDFをメール添付でお送りしますが、郵送希望の場合は明記ください。
・土日祝、当日の発行は致しかねます。1週間ほどお時間いただいております。必ず余裕をもってご依頼ください。
 どうしてもお急ぎの際は、事務所までお電話ください。
・作成手続きには「マイナンバー法」の施行に伴い「マイナンバー」のご提供をして頂く必要がございます。

ご質問疑問点等ございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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Windowsでキーボードの変換が2回しかできない現象

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
だんだん寒くなってきて、我が家ではコンコン虫が流行りつつあります。。
しっかりうがいして、水分をこまめにとって、喉を潤していきたいです。

今日は最近起こった困りごとがあったので皆さんに共有です。

タイトルの通り、、、そう、急にキーボード変換がおかしくなりました。
変換キーを押してもなぜか2回しか変換されないのです><

原因はさておき、文字を入力するのに変換ができないとイライラが募るので以下のように検索しました。

「キーボード 変換 2回しかできない」

同じような現象が結構あるんですね。(笑)
速攻解決できました!

【修正手順】

1、windowsの検索で「IME」と入力

2、「日本語IME設定」をクリック

3、「全般」をクリック

4、下へスクロールして「互換性」の項目の、「以前のバージョンのMicrosoft IMEを使う」を「オン」にする

これで無事に変換できるようになりました。(^^;)

原因はMicrosoft IMEのバージョンアップのようですが、明確にはわかりませんでした><
急にこのような現象が起こる可能性があるので、皆様もお気をつけてください・・・

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渋谷サステナブル・アワード優秀賞を受賞しました!

YPPLINEやメルマガでお馴染みのプロジェクトリーダー兼広報担当の上田奏さんがこのたび渋谷サステナブル・アワード2021の優秀賞を受賞しました!!!

渋谷サステナブル・アワードは渋谷区が2019年から実施しているプロジェクトで、
上田さんは昨年に続き2年連続の受賞となりました。(スゴイ!)

オリパラきれいな千駄ヶ谷プロジェクト実行委員会」というプロジェクトを立ち上げてオリンピックパラリンピックの開催地となる千駄ヶ谷駅周辺で地域のみなさんとゴミ拾いの活動を行いました。
オリンピックの開会式二日前に思い立って活動をスタートし、最初は20人ほどだった参加者も口コミやSNSで情報が広まり、学生さんや周辺で働く人たちなど延べ300人の方が参加くださったそうです。

もともとゴミ拾いなどの地域活動が好きだったという上田さん。
持ち前のリーダーシップも相まってたくさんの人を巻き込んだ活動になったようです。
(参加した大学生からは『ボランティア活動証明書』の発行を求められたとか!)

ちなみに2020年に表彰されたプロジェクトもゴミ拾い。
住民のいないファイヤー通りという場所でバーチャル町会を作って環境活動をされたそうです。
「リアルライフヒーロー」が登場するなど、活動背景がとても面白いので、活動紹介ページをご覧になってみてください☆

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手軽にPC画面の動画を撮る方法

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
早いもので12月になりました。
今年の年末年始は去年よりも予定が入っている方も多いのではないでしょうか?
私も年末は実家へ帰省する予定なので、とても楽しみです^^

さて、今日は手軽にPC画面の動画を撮る方法をお伝えしたいと思います。

Zoomで「録画させてください~」なんて気軽に画面録画を行っていますが、
Zoom以外でも「これ動画に残しておきたいなー」と思うことないでしょうか?

Xbox Game Barを使ってみよう

その名の通り、PCゲーム向けのアプリですが、これでアプリの画面録画が可能となります。
※デスクトップ画面やエクスプローラーは録画できません。
Xbox Game Bar」はWindows10に標準でインストールされています。

起動方法:Windowsキーを押しながらGキーを押すと「Xbox Game Bar」が起動してアプリの画面を録画できるようになります。

Win+Gキーを押すとウィジット画面に切り替わります

録画手順

1.画面を録画するアプリを起動(ここではChromeを立ち上げます)

2.Windowsキーを押しながらGキーを押す。

3.「キャプチャ」や「音声」のウィジット(※1)画面が表示

4.「キャプチャ」ウィジットに録画したいアプリ名が表示されていることを確認
※ここで違うアプリを指定していると全然違う動画になってしまうので要注意です;;

5.マイクの音声も録音する場合は「マイク」ボタンをクリックして斜線が入っていない状態にする。
録音しない場合は「マイク」ボタンに斜線が入ったままにする。

6.「●」録画開始ボタンをクリック → 録画が開始されます。

※ウィジット以外の場所をクリックするとアプリの画面を表示します。
※Windows + Alt + R ですぐに録画を開始することも出来ます。
(※1) ウィジット・・・パソコンのデスクトップ画面、Webページ、スマートフォンやタブレット端末のホーム画面などに表示できる、単純な機能のアプリのことです。

注意点

注意が必要なのは、録画中にアプリの切り替えができないので、複数ツールの画面を使っての録画はできないです。

私がこのアプリを使うのはGooglemeetsでお客様と打ち合わせをするときです。
Googlemeetsは有料会員でないと録画ができないので、お客様から指定があったときは撮影許可を得たうえで録画をさせてもらっています^^

ぜひ、何かの機会に使ってみてください♪

引用

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?rid=417&PID=3711-2674

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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令和4年1月1日~施行開始!電子帳簿保存法改正

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

すでにご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、
令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正されました。
経理業務に関わるメンバーさんはもちろん、フリーランスとして「電子データで請求書などを受け取っている方」、全員が意識する必要がある情報です。

間もなく施行がスタートするので今からでもきちんと理解しておきましょう★

今回の改正は、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に役立てるために手続方法が大きく変わっています。

電子帳簿法とは?

国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電磁的記録(電子データ)等により、保存するときの方法について定めた法律です。

主に会計関連の書類を電子データで保存するときの取り決めです。

【電子保存の対象となる帳簿・書類】

・自社で作成する国税関係帳簿書類
・取引先から紙で受け取る書類
・自社および取引先で電子的に授受する書類

※主な国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、出納帳、補助簿、その他必要な書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

※主な国税関係書類
(決算関係書類)貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

(取引関係書類)請求書、領収書、契約書、注文書等(控も含む)など

(電子取引)メール添付、Web送受信、インターネット、FAX、EDI、電子契約など
⇒紙はスキャンして保存、電子授受したものは電子保存可能。(令和4年1月1日より義務化)

【電子保存の対象とならない文書】

YPPでは少数派だと思いますが・・・
手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳。手書きで作成した請求書や補助簿等。
※スキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とならないので注意です。

電子帳簿法に基づいて認められている電子データ保存方法

  • 電磁的記録(電子データ)での保存
  • 紙データをスキャナで保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  • 電子取引データの保存(メール等で授受した取引情報)

2021年改正事項

承認制度の廃止

国税関係書類を電子的に保存するには、電子化開始の3か月前までに所轄の税務署長に申請をして承認を受ける必要がありましたが、電子帳簿保存法が改正される令和4年1月1日以降は、税務署長の承認なしに電子データによる国税関係帳簿書類の備え付け・保存が可能となります。

優良電子帳簿保存制度の創設

税法では、税務調査を受け、修正申告または更生があったときは修正申告または更生により納付することとなった税額の10%に相当する額が過少申告加算税として課されますが、今回の改正により、優良電子帳簿に該当する場合、発生する追徴課税の過少申告加算税は5%へ軽減されます。

※優良電子帳簿とは、電子帳簿保存法の要件に従ったシステムを使って保存された電子帳簿のこと。

スキャナ保存の要件緩和

(1)修正・削除の履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与が不要。

(2)現行3営業日以内であるタイムスタンプ付与期間が約2か月以内に大幅延長。

(3)適正事務処理要件の廃止。
社内の人間や税理士が行っていた紙の原本とスキャナ画像が同一であるかの定期的なチェックが不要となります。(実際には“不要ではない”ですが、法令要件からは除外されました。)

(4)検索要件の緩和
スキャナ保存を利用する場合、細かい検索機能の確保が要件として定められていましたが、「日付・金額・取引先」の3項目に緩和されました。

タイムスタンプとは?

電子データの存在を日時によって証明する技術です。

電子データの場合、作成日を推測が難しく、複製も容易で改ざんの可能性もあります。
タイムスタンプは、電子データを第三者も検証できるよう、外部からの発行を経て、対象のデータを証明するためのものです。
タイムスタンプを付与することにより、確かにデータが存在したこと、データが改ざんされていないことの二つを証明となります。

注意点

電子保存された事項に関して、不正行為を行ったときのペナルティとして、重加算税が10%加算されます。

導入しやすい環境を整えるために各種要件の緩和が行われる一方で、不正を行ったときにはペナルティが課されることに気を付けましょう。(隠蔽、仮装された事実がある場合は優良電子帳簿制度による過少申告加算税の軽減措置は適用されません)
不正行為やデータの不備を防ぐ取り組みが、これまで以上に求められているようです。

今まで、メール等により電子データで受け取った書類は、「電子での保存」と「紙での保存」どちらも容認されており、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して一元管理することも可能でした。

しかし、今回の改正で、電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存することは容認されず、電子での保存のみが認められます。
紙で受領した請求書の電子保存については申請が不要となるので、紙でも電子でも保存することが出来ます。

電子帳簿保存法の改正ポイントをよく理解して、令和4年1月1日からの運用見直しおよび、業務の効率化や経費節減に役立てていきましょう!

【参考】

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

https://www.sbbit.jp/article/fj/55624

https://pca.jp/area_top/dentyo/index.html

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第1回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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YPP業務連絡~チャットワークについて~

YPPでのお仕事で利用することが多いチャットワーク
無料ではじめられますが、チャットグループが増え続けると有料プランへの移行が必要です。
有料プランへ移行する場合、YPPが負担してくれるの?
どうやって申請するの?など多く寄せられる質問をまとめてお知らせします。

累計グループチャットが上限を超えてしまった

YPPでお仕事をするためにグループチャットへ招待してもらおうとしたら、累計グループチャットが上限を超えてしまった。※2021年10月現在現在累計グループチャットが上限です。
その際は担当コーディネーターへご連絡ください。

チャットワークをYPP業務でのみ使用し、有料プランへの変更が必要になった場合、料金の半額をYPPにて補助させていただきます。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外です。

◆月間契約の場合:660円/月 ⇒ YPP補助の場合の負担額 330円/月
◆年間契約の場合:年額6,600円(550円/月) ⇒ YPP補助の場合の負担額 275円/月
※月間契約にするか年間契約にするかはお選びください。

補助金の申請方法

有料に変更した月より、「ChatWork費用」として稼働表内の経費シートへ半額分を計上ください。
複数業務を掛け持ちしている方は最も業務量の多い稼働表の経費シートへ計上ください。
※年間契約の場合でも月額で申請してください。
※全て税込み価格の表記となっております。
※業務が発生しない月は補助の対象外となりますのでお気を付けください。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外とさせていただきます。ご了承ください。

その他分からないことがありましたら担当スタッフまでご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

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