テレワーク

第1回品質向上座談会開催まとめ

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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YPP業務連絡~チャットワークについて~

YPPでのお仕事で利用することが多いチャットワーク
無料ではじめられますが、チャットグループが増え続けると有料プランへの移行が必要です。
有料プランへ移行する場合、YPPが負担してくれるの?
どうやって申請するの?など多く寄せられる質問をまとめてお知らせします。

累計グループチャットが上限を超えてしまった

YPPでお仕事をするためにグループチャットへ招待してもらおうとしたら、累計グループチャットが上限を超えてしまった。※2021年10月現在現在累計グループチャットが上限です。
その際は担当コーディネーターへご連絡ください。

チャットワークをYPP業務でのみ使用し、有料プランへの変更が必要になった場合、料金の半額をYPPにて補助させていただきます。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外です。

◆月間契約の場合:660円/月 ⇒ YPP補助の場合の負担額 330円/月
◆年間契約の場合:年額6,600円(550円/月) ⇒ YPP補助の場合の負担額 275円/月
※月間契約にするか年間契約にするかはお選びください。

補助金の申請方法

有料に変更した月より、「ChatWork費用」として稼働表内の経費シートへ半額分を計上ください。
複数業務を掛け持ちしている方は最も業務量の多い稼働表の経費シートへ計上ください。
※年間契約の場合でも月額で申請してください。
※全て税込み価格の表記となっております。
※業務が発生しない月は補助の対象外となりますのでお気を付けください。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外とさせていただきます。ご了承ください。

その他分からないことがありましたら担当スタッフまでご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

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簿記の勉強方法を見直してみました

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

先週金曜日のメンバー事務カフェは参加されましたか?
YPPの顧問税理士である中山先生がお忙しいなかわざわざご登壇くださいました><
実務に直結する貴重なお話、本当にありがとうございました!

そして、今回事務カフェに参加したメンバーさんの感想などを一人一人聞いたところ、
「簿記の勉強をしたいけど何から進めてよいか分からない」という声をちらほら聞こえてきました。
めちゃくちゃわかります。
私も産休育休を2年ちょっと…子育てしながらもそれなりに時間があったわけですが、簿記の本を1冊買ってほぼ読み進められていませんでした。
何故なら…(ここから言い訳です)読書が苦手な私としては簿記2級は試験範囲も広くなるため、どの解説書も分厚くて、できるだけ厚みのない本を選んだ結果、解説が少なくて更にわかりづらい、、でもせっかく勉強するならちゃんと理解して進めたい、、と思ったらあれ?育休終わり??

時間があったはずなのに暇さえあればただ漠然とSNSを眺めていました。

もっと手軽に勉強する方法を発見

そんな私が最近やっと気が付きました。
勉強方法を変えてみよう!!!と。

きっかけは7月に行われた第101回目の事務カフェ(録画版)で榎本先生がおっしゃっていた一言…

「今はYoutuberが再生回数稼ぐために懇切丁寧に動画で解説してくれるよ~」

これを聞いて「簿記の解説動画もあるのかな?」と試しに検索したところまさに懇切丁寧に簿記の解説をしてくれている動画がありました!
これは是非ともYPPのみなさんにお伝えしたい!
ということで、簿記の勉強を始めたいけど何からすればよいか分からない…という方は試しに見ていただきたいです。
動画は基本40分~1時間以上ありますが私は1.25倍速で洗濯物をたたみながら~とか朝食用意しながら~とかで見ています。

【入門!初心者の人が一番最初に見る動画:仕訳がメッチャわかる!】全24回(基礎18回+じっくり復習6回)

さらに同じ方がkindle版でも著書を出しているのでまとめて動画を見られないときにも勉強できちゃいます。(著書を基に動画を作成しているとのことなので、連動して学習できそうです。)

何が良いって、いちいち分厚い本を引っ張り出して椅子に腰を落ち着かせなくても良いこと。
また、よくある解説書と違い理屈で話してくれるので一つ一つ理解した上で読み進められるのです。
スマホ片手に勉強できるから子どもが砂場で遊んでいる合間などの隙間時間に読んだりしています。
今の時代に生まれてよかった…(笑)

実際に過去問を解くとしたら別途問題集を購入する必要がありますが、簿記の知識を深めるためには十分な内容だと思います。
Youtube視聴も無料ですし、kindleも無料サンプルでどんなものか読めますし、勉強を進める第一歩としてお時間があるときに是非覗いてみてください☆

私も簿記検定2級・・・いつか受験する日を夢見てゆるゆる勉強を進めていこうと思います。

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ミスについて考える

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

食欲の秋ですね…食欲の秋を通り越してもうすぐ10月ということで早いところはクリスマスケーキの予約がスタートする!と思ったら一気に年末感を感じています。
今年はどこのケーキを予約しようかな…そんなウキウキ気分とは違ったちょっと真面目な話題です♪

ミスを共有することについて

突然ですが、仕事において、プライベートにおいて、ミスをしたことはありますか?
「ない」と答えた方は、普段何を心がけていらっしゃるのかお聞きしたいので是非ともご連絡ください。(笑)

恐らく「ある」という方が多いと信じて…
今日はミスについてYPP本部という立場から私なりに考えてみたいと思います。

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、YPPではミス共有をしよう!ということで、
メール配信やHPのメンバーページで今まで起こったミスを事例として公開していました。

でも、忙しさのあまり何故ミスを共有するのかという趣旨をお伝えできていないような気がしたので少し整理してみたいと思います。

ミスは恥ずかしいことじゃない!と考えられるようになりたい

ミスをしたとき、みなさんどんな気持ちになりますか?
「やばい! どうしよう! 上司に怒られる>< 帰りたい…T_T 消えたい…T_T 地球爆発しろ!!!」
私は少なくともこれでした。(苦笑)
誰しもミスをすると嫌な気持ちになるはずです。
めちゃくちゃ落ち込みます。でもミスしてしまったことは取り返せない。
なんでこんなミスしてしまったのだろう・・・

人間誰しも完ぺきではないのでミスはします。
でもミスはしたくない!それならミスの原因を追究して業務改善につなげよう!
という気持ちをみんなが持てればミスは恥ずかしいことではないと思えるのではないかと考えます。
とは言っても改善方法を一人で考えなければいけないものではないです。
やりにくさを感じたら何か良い方法がないかと相談するのも改善の第一歩です。
それによって仕事の効率がアップしたらとても良い流れが生まれそうですよね。

ミスへの対処法をトヨタ式から学んでみよう

ここで「トヨタ式」を例に挙げてみます。
トヨタ式は日本を代表する自動車メーカーであるトヨタの製造現場のムダ゙を省いた改善方式のことです。
これをビジネスへ応用したのが「トヨタ式」と呼ばれています。

トヨタ自動車では、製造ラインで異常が発生したときに以下の対処を行うそうです。

 (1)その場ですぐにミスの原因を調べる

 (2)二度と同じミスが起きないような改善を行う

たとえば、不良が出たときに、不良品を脇によけて、そのまま生産を続けたとすれば、たしかに生産そのものは順調に進みますが、不良ができた原因はそのままなので、再び同じ不良が出る可能性がありますし、場合によってはさらに大きな不良につながる恐れもあります。
 原因についても「あとで調べよう」と思ったとしても、時間が経ってからでは、「不良が出たそのままの状態」は残されていないため「真の原因」を見つけるのは困難です。結局は、「もっとみんな作業に集中して」「みんなで不良が出ないように気を付けよう」といったたいして役に立たない精神論に終わってしまいます。
 これでは不良を完全に防ぐことはできません。だからこそ、トヨタ式は不良が出るといった異常があればすぐに生産ラインを止めて、その場で徹底的に原因を調べるのです。そのうえで改善を行えば、同じ異常は二度と起こらないようにすることができるのです。

http://a.msn.com/00/ja-jp/AAuDRb9?ocid=sli

「ミスをした」と聞くとミスした人を責めたい気持ちになったり、ミスした内容に目を向けがちですが、
「こんな改善をした」というプラスの部分が最初に伝わって、
これは他の現場でも応用できそう!なんて繋がっていくといいですよね。

また、「危うく間違えるところだった!」というヒヤリハットも同じです。
ミスが発生しそうと思ったならそれは作業の流れに問題があるかもしれません。
いつものやり方しかないと思わずに、こうしたら良いのではないか?と思ったら改善のチャンスです。
一人で解決できなくても、YPPには作業メンバーや担当営業がいます。
共有することで改善策が見つかるかもしれないです。
そしてそして、もしこんな良いやり方があるよ!こうやった方が間違いないよ!という情報を持っている方はどんどん教えてほしいです^^
すでに知っているかも…?なんても思わずに便利ツールなどもあればどんどん紹介したいと思うのでLINEからでもメッセージください☆

少しでも業務が円滑に進められるようにミス共有ではなく改善策の共有ができる環境を作れるようにしていきたいと思う今日この頃です。

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おすすめツール【フリーソフト編】

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

突然の石像との写真すみません。(笑)
ちょうど4年前の今頃ギリシャへ旅行をしていました。
近代オリンピックが初めて開かれた場所、パナシナイコスタジアムを訪れはしゃいでいた時の一枚です。
今年は東京オリンピックもあったので改めて見ると感慨深いです。。
写真を振り返るたびに早くコロナのなかった時代に戻って自由に旅がしたい…と心底願っております。

さて、本日はありがたいことにYPPのメンバーさんにおすすめしてもらったツールをご紹介します。
その前にこのツールを見つけたきっかけが素晴らしいのでみなさんに共有させてください!

ツールを見つけたきっかけは?

普段の業務で「いつも見る画面を前面固定すれば少しは楽になるのでは?」と思ったことからご自分で探し出したそうです。
私がびっくりしたのは、複数のデータベースを開き、ウィンドウを何度も切り替えて入力するという作業を毎回行っている中で、その考えに至ったということです。
いつもこうしているから、、このやり方しかないから、、と諦めるのではなく自ら改善する力が身についていることがわかり、改めてそのメンバーさんを誇らしく思いました。
「このやり方は不効率だ」と思ったら「もっと良いやり方はないか?」と自分で調べる。自分で解決できなくても分かる人に相談してみるというのも新しい発見につながるはずです。私もこの考え方を自分の心に刻んで業務に取り組んでいきたいです。

「効率が悪い…」からの脱却は超シンプル!その名も『最前面でポーズ』

上記のきっかけと同様に、作業中ウィンドウを何度も切り替えるのが手間だと感じたことがある方は沢山いると思います。
このツールを使えば常に見たい画面を最前面に固定することができるので、
複数ウィンドウを開きながら作業する方は作業効率アップできるかもしれません。https://www.vector.co.jp/soft/dl/winnt/util/se468861.html

使い方

使い方はとてもシンプルです。
普段使わないPauseキーを押せば見たいウィンドウを最前面に表示させることができます。
解除したい場合は再度Pauseキーを押せばOKです。
シンプル過ぎるので説明はこれだけです。(笑)

キーボードにPauseキーがない!という方、私もありません。(汗)
調べたらノートパソコンにはPauseキーが初めからないものもあるようです。
そんな時は以下のショートカットキーで対応できます。

Lenovo (Thinkpad)Fn+P/Fn+Ctr+P/Fn+Alt+P
DellFn+B
HPFn+Shift
Sony (VAIO)Fn+Insert
私はDellのショートカットキーでいけました!

それでもPauseキーが使えない、利用できない場合は画面上にキーボードを表示させる機能『スクリーンキーボード』を使う方法もありますがシンプル機能ではなくなってしまうので却下です。
そんな方はPauseキー以外のキーも指定して設定できるので安心してください^^

画面右下のインジケーターから設定ができます。

他にも最前面に表示させたいウィンドウの設定方法や設定したときのメッセージ方法などが設定できます。

注意点

ご覧いただいたようにとても便利なアプリですが注意点がひとつあります。
それは、PCをシャットダウンするとアプリも終了してしまうため再度起動させないといけないという点です。
アプリを再度起動させるためには最初にダウロードしたフォルダを開いてアプリをダブルクリックして…とちょっとだけ手間になります。
そんな手間を省くためにやっておくと良いのがPCを立ち上げたときにアプリを自動起動するように設定するということです。

アプリを自動起動させる方法

  1. アプリが保存されているファイルを開く
  2. Win+Rキーを押して「ファイル名を指定して実行」のページを開く(またはWinから「ファイル名を指定して実行」をクリック)
  3. 名前に「shell:startup」と入力してOKをクリック
  4. スタートアップのフォルダが開く
  5. 1で開いたアプリ(またはショートカットを作成して)をフォルダへ移動させる
  6. パソコンを再起動するとアプリが自動で起動します。※右下のインジケーターにアイコンが表示されているはずです。

詳しい手順や自動起動を停止させる方法はこちらのページを参考にしてみてください。
今回のアプリに限らず他にも応用できそうですよね^^

早速私も作業中にメモをしたり、お客様からの指示書を見たりと活用してます!
最初に環境設定をしてしまえばその後の操作も簡単なのでぜひ一度試してみてください♪

参考

https://aprico-media.com/posts/6155
https://www.pc-koubou.jp/magazine/39003

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息抜き投稿

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
本日はちょっと息抜き投稿です。

【eギフト】遠く離れたあの人へ、気持ちをカタチにして届けるサービス

先日LINEを通じて友人からプレゼントが贈られてきました。
その友人とは約10年来の付き合いなのですが住所も携帯番号も知らないです。
でもLINEでつながっている友人ならLINEギフトというサービスを使ってギフトを贈ることができます。
ちなみに友人からは私が贈った出産祝いのお返しとして届きました。

私が友人へギフトを贈ったときのメッセージ画面です。
好きなカードを選んでオリジナルのメッセージを添えられますが、マブダチ相手のためとてもラフなメッセージを添えています。(笑)

受け取るボタンをタップして、自分の住所等を入力すれば指定した住所で受け取ることが出来ます。
お互いの居住地もすぐに会える距離ではないのでそんな場合でもありがたいサービスですよね。

このようなサービスのことを総称して「eギフト」というそうです。
調べてみるとLINEギフトだけではなくメールやSNSでURLを相手へ送信できれば、ギフトを贈ることができるサイトがたくさんありました。
参考までに使いやすそうなURLを貼っておきますね^^

giftee https://giftee.com/

ZUTTO https://www.zutto.co.jp/special/egift

贈れるギフトも様々で、コンビニやカフェで商品と交換できるプチギフトから本格的な商品まで用途に合わせて選ぶことができます。

私の話に戻りますが、育休から職場復帰したら手土産を持ってみなさんにお配りしたい気持ちがありました。
しかし、緊急事態宣言中のため通勤している人もほぼおらず手土産どころではなく何も用意できないままでした><
eギフトサービスを知っていたら…何かしら用意したのですが……一歩遅かったです。(今からでも遅くない?)

会いたい人に気軽に会えない今、ふとした時に離れていてもキモチを送りあえるサービスがあってと嬉しいですよね☆
コミュニケーションツールの一つとして利用してみてはいかがでしょうか?

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おすすめツール【Googleスプレッドシート編】2

こんにちは! おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

久しぶりに晴れたーーー!と思ったらまた雨…なんてはっきりしないお天気が関東は続いていますね。
休みの日くらいはすっきり晴れてもらって大量の洗濯物を片付けたいものです。

さて、前回から引き続き今日もGoogleスプレッドシートの便利な機能を紹介します。

【うっかりミス対策】Googleスプレッドシートのシート保護を活用しよう

スプレッドシートは「オンライン上のExcelシート」と言えばイメージしやすいと思いますが、
Excelと違う点のひとつとして自動的に上書き保存をするという特徴があります。

例えば確認したいことがあってスプレットシートを開いてすぐに閉じるとき。
その時無意識にセルの情報を書き換えてしまったとすると、
Excelならデータが編集されたので閉じるときに「上書き保存しますか?」とお知らせしてくれますよね。
しかし、スプレットシートは何も知らせずに上書き保存をしてしまうので知らないうちにデータが書き換えられてしまった……!なんてことが起きてしまう場合もあります。

この場合、応急処置として変更履歴を確認すれば「どこのセルを・いつ・誰が・どのように」変更したのかを探しに行くこともできますが、書き換えてから気が付くまでに時間が経っていたり共同作業者が多かったりすると見つけ出す作業が地味に大変です。(←経験者)

前置きが長くなりましたが、こんなトラブルを予め防ぐのがシート保護機能です。
シート保護を使えば勝手に書き換えられたら困るシートもしくは指定のセル範囲を保護することができます。

保護の選択肢は二つです。

警告を表示する場合はシートもしくはセルを編集しようとすると「編集しようとしています。実行しますか?」とポップアップが表示されます。OKをクリックしなければ書き換えられません。

編集できるユーザーを制限する場合は編集できる人を指定できます。
特定の人ではないと編集ができないので、管理者と作業者がいるとしたら管理者だけが編集するシートやセル範囲に保護をしておけば安易に書き換えられる心配もないです。

使い方

  1. [ツール]→[シートを保護]→画面右側にツールバーが開かれます
  2. シートを保護する場合:指定のシートを選択→権限を設定→4へ続く
  3. 範囲を保護する場合:開いたツールバーから範囲を選択→保護したい範囲を選択→権限を設定
  4. 「警告する」を選択→6へ続く
    「編集できるユーザーを制限する」を選択→「自分のみ」を選択→6へ続く
    「カスタム」を選択
  5. 共有中のユーザーから編集権限を付与するユーザーを選択する
  6. 完了

※画面右側のツールバーの上に説明を入力する欄があり空欄でも設定できますが、「何を保護しているのか」や「特定のユーザーのみ編集可能」など保護の目的等を入れておくと見直すときに便利です。

保護されているシートや範囲を確認する方法

[データ]→[保護されたシートと範囲]を選択すると現在シート上でどこに保護を設定しているのかを確認できます。
もちろんここから権限や保護範囲を変更したり削除したりもできます。

終わりに

今回はシート保護について紹介しました。
私も実際に現場で使っていたこともあり、保護をしているのとしていないとでは作業する方にとっても安心感が違うと感じております。
特にお客様のデータをお預かりして編集しているとなるとうっかりミスを起こすわけにはいきません…
触る必要のないデータはあらかじめ保護をしておくとよいでしょう。
ただ、範囲保護を乱立してしまうと後で編集者に変更があったりすると修正するのが大変なので必要最低限に取捨選択することをおすすめします。

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おすすめツール【Gmail編】

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

覚えていらっしゃる方はおられますでしょうか・・・?

2年4か月ほど産休育休を経て今月より復帰する運びとなりました!!!!
またよろしくお願いします^^

そんな記念すべき(?)復帰後初の投稿は、
メンバーさんにおすすめしたいGmailで使える拡張機能の紹介です♪
私がお休みをいただいている間に沢山のツールや機能が増えたようなので
すでに使っている人もそうでない人も是非参考にしてみてください☆

【業務効率UP】GmailでSimple Gmail Notesを活用しよう

メールを使っていてちょっとしたメモがつけられたらなぁ…と思ったことはありませんか?
紙の書類だと付箋を貼ることが出来ますが、メールにも同じようにメモを貼ることができると便利ですよね。Gmailなら拡張機能使えば簡単にメモを付けることが出来ます。

クラウドサインを通じて五味渕社長から書類が届きました。すぐに確認して返送できないので後で何をやるかをメモします。

メモに入力した内容は受信トレイのリストに表示されるだけでなく、Google Driveにも保存されます。
ボタン一つでGoogleカレンダーへ追加することができるので、例えば「〇日までに返信する」など返信期限のあるメールも忘れずに予定として管理することが出来ます。
またカレンダーには該当メールのリンクが自動で貼られるので内容を忘れずにチェックすることが可能です。

使い方

  1. 拡張機能をインストール
    Simple Gmail Notes はchromeウェブストアから無料でインストールできますhttps://chrome.google.com/webstore/detail/simple-gmail-notes/jfjkcbkgjohminidbpendlodpfacgmlm?hl=ja
  2. メールを開くとすぐ上にメモパネルが表示される
  3. メモパネルの上に表記された“please log in to~”からログインをする
  4. メモを書き込む

入力したメモはリストビューの件名の前に表示されます。
16色のラベルが選べるのでメモの種類によって色分けすることもできます。

注意点

  • メモはSimple Gmail Notesがインストールされたブラウザ内でのみ見ることが出来ます。
  • 入力したメモはスマートフォンのGmailアプリでは表示されません。
  • ※スマートフォンでメモ表示を見たいという方は「Simple Mobile CRM」というアプリをインストールする必要があります。ここは掘ると長くなるので省略します…
    詳しく知りたいという方はこちら https://www.simplemobilecrm.com/
  • メモはGoogle Driveに保存されていくのでこまめにファイル内の整理をしましょう。

実際に使っているメンバーさんの感想

受発注業務でこの機能を活用しているメンバーさんに感想をお聞きしました。

8名で同一アカウントのGmailを代わる代わるチェックして対応しています。

例えば発注依頼のメールが届くと、リストビューには個人名が表示されるなど会社名が載っているわけではないので会社名を探すために都度メールを開く必要がありました。

Simple Gmail Notesでメモに会社名を最初に入力しておけばリストビューに表示されるので何度もメールを開いて会社名を確認しなくて済むし、メールのやりとりが続いた場合に申送りを入力しておけば他のチームメンバーが過去のメールを遡らなくても次のアクションが取りやすくなります。

Simple Gmail Notesを使うことでひたすらメールを検索することがなくなったのでとても助かっています。

今回は複数人で活用しているお話を聞きましたが、個人でもメールのやりとりが特に多い方でしたら効率アップにつながるかもしれないです。
無料でインストールできるので是非お試ししてみてください!

参照元

https://www.lifehacker.jp/2017/04/170418_chrome_gmail.html

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第80回事務カフェ開催報告☆★

こんにちは、YPPの伊澤です。

今日は先週木曜日に開催した事務カフェの報告です🎈

テーマはYPPらしい・・・

「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

登壇したのはYPPを代表して杉村薫です。

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なんと、事務カフェ初登壇!👏

堂々デビューしてもらいました🌸

お話したのは、YPPの事例を絡めつつ、
一般的なアウトソーシング・在宅ワークをはじめるためのハウツーです。

  1. アウトソーシングをはじめるきっかけ
  2. 在宅ワーカーにお願いするメリット
  3. 在宅ワークの不安要素
  4. アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

以上の4点を今日は皆様にも共有したいと思います✌✨

1.アウトソーシングをはじめるきっかけ

きっかけはお客様によって様々ですが、
「状態的に残業に苦しんでいる」や「もっと別の業務に注力したい」、
「社員が定着しない」、「突然社員が辞めてしまった」、
「繁忙期・閑散期の差が激しい」などが挙げられます。

最近では「雇いたいのになかなか人が採用できない」なんていうお声も聞きます。

人が不足している、人を増やすほどではないけど今の人員だと手一杯・・・
という方がアウトソーシングに乗り出す傾向があります。

2.在宅ワーカーにお願いするメリット

1.で挙げたような問題解消のきっかけはもちろんですが、
業務をアウトソースすることで、改めて業務のルールや情報の管理、共有、可視化が実現します。

スキル・時間・曜日・人数などの条件で、
課題に合わせたチーム作りを叶えられるのもメリットの一つと言えそうです。

3.在宅ワークの不安要素

在宅ワークをはじめるのにあたり、
不安に感じるのは主にセキュリティ・コスト・連絡ツールの3つが挙げられます。
今までやっていなかったことに踏み出すのでやっぱりどうしたらいいかわからないもの。

在宅ワーカーにも必ず共有をして、少しでも不安を解消しましょう。
特に、在宅ワーカーへの指示をする際は、「明確」であることが重要になってきます。
属人的な言葉ではなく共通言語でやり取りをするという意識が必要です。

【セキュリティ対策】

  • ソフトウェアの更新
  • ウィルス対策ソフトの導入
  • ID・パスワードの適切な管理
  • スタッフ教育
  • ダブルチェックの仕組み

【主な導入コスト】

  • パソコン
  • Webカメラ
  • ウィルスソフト
  • 業務ソフト/アカウント(会計・給与、販売管理、illustrator・Photoshop、グループウェア)
  • 備品(電卓、事務備品、用紙、インク代)
  • 郵送費(宅急便、郵便)
  • 導入準備の人件費

【用意しておきたい連絡ツール】

  • 資料共有(例:Dropbox、Googleドライブ)
  • グループウェア・チャット(例:サイボウズOffice、Chatwork、Slack)
  • WEBミーテイング(例:Skype、Googleハングアウト)

4.アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

アウトソーシングに向いているお仕事、向いていないお仕事って何でしょう?

社内の担当者がこれからは在宅で仕事をするという場合は、
引継ぎなくスタートできると思いますが、
新たに在宅ワーカーにお願いするという場合は
“何をアウトソーシングするか”の洗い出しが必要です。

洗い出しができたら、
発注側から在宅ワーカーへ伝えるべき“共通認識”として、
年・月・週・日ごとの業務量やスケジュール、
ワーカーに求める必要スキルなどを考えます。

その他、用意すべきツール・体制などシュミレーションまでできると、
かなりスムーズにアウトソーシングができそうです👍

【◎アウトソーシングしやすい業務 ⇔ ×アウトソーシングしにくい業務】

◎ルールがはっきりしている ⇔ ×属人的な判断に任せたい
◎成果物・スケジュールが明確 ⇔ ×成果物・スケジュールが未確定
◎納期に余裕がある ⇔ ×急な依頼(短納期)対応がある

アウトソーシングをはじめてみたいけど、
どこから手を付けていけばいいかわからなかった方、
はじめてみたけどなかなかうまくいかない方も、
今後の在宅ワーク導入のヒントにしてみてください🌼

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お仕事募集中のお客様のこと

こんにちは。山口です。
先日の台風は日本各地で雨、風が強かったようですね><
皆さんのお家周辺は大丈夫でしたでしょうか。

さて、HPやメールで募集を出していますが、
お仕事情報No.2017-364の会社の商品についてを書きたいと思います。

こちらの企業様の業種は「文具、事務用品製造販売✐」で、
主にチョークの製造をされていますが、このチョークがとてもすごいのです✨
「ダストレスチョーク」というお名前で、今までのチョークの常識と違います!

🐚ポイント
原料が歯磨き粉などに使用されているものなので、口に入ってしまったとしても安心です!
お子様がいる環境でも使用できますね。

🌼ポイント
粒子が細かい為、粉が舞い散りにくくなっています!
粉の舞い散りはチョーク使用時の悩み第1位ではないでしょうか。
解消できてうれしいですね(^^)

📝ポイント
コーティングがしてあるので、手を汚さずにチョークが使用できます。

チョーク愛用者にはうれしいポイントばかり。

他にもチョークには珍しい蛍光色があったり、
私がお客様先で見て驚いたのはチョークのサイズです!
学校などで使用されている、通常のサイズはもちろんあるのですが、
とってもビックサイズのチョークがあったのです!!

このビックサイズのチョークをどこで使用するんだろう??と思い聞いてみたら
小学校1~2年生👦👧の授業に使用することが多いそうなんです。
漢字を教える際、黒板に字を大きく書いて書き順をわかりやすく伝えることができたり、
まだまだ子供なので大きい文字を書いて注意を引いたり。

至れり尽くせりです💖

そんな商品を製造、販売されているこちらの会社では、
経理まわりの業務を訪問で行える方を募集しています。
会社にお伺いするといつも元気な挨拶で迎えてくれる従業員の方たちばかりです。

二子新地駅、二子玉川駅、高津駅からアクセス可能。
多摩川沿いにあるので自転車や歩きなどで通える方は
天気の良い日はお散歩気分で気持ちよく通えますね🐞

今では数が少なくなった手形の発行なども行っており、経理業務をまるっと担当できる環境です!
ご応募、ご質問などございましたら、
メール、お電話で受け付けておりますのでお気軽にどうぞ👌

※画像はイメージです。お客様の商品と関連はございません。

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