Excel

第41回 YPPメンバー事務カフェ開催報告

こんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の北口です。

急に暑くなりましたが、皆さん体調はいかがでしょうか。
我が家は、娘の鼻血率が高まり季節を感じております( *´艸`)

さて!
今年度も事務カフェ始動いたしました!

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第41回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『意外と知られていないExcelの便利な標準機能』
【開催日時】4月23日(火)10:00~11:30

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講師は、わかりやすくて毎回大好評の
東京メトロポリタン税理士法人 榎本孝史先生!
今回も仕事で役立つ情報を丁寧に教えてくださいました♪
榎本先生!いつもありがとうございます!!!

では!
私の復習兼ねて!
榎本先生の講習内容からいくつかご紹介いたします♪
※榎本先生の講習資料より

➀『Windows ショートカット』

ウィンドウ切り替え「ALT」+「TAB」
└´「Alt」キーを押しながら「Tab」をポンポン♪
エクスプローラーを開く「Windows」+「E」
全ウィンドウの非表示「Windows」+「D」
ウィンドウ移動・最大化「Windows」+↑↓→←
画面の切り取り「Windows」+「Shift」+「S」
└画面スクショ!
フォルダ作成「Ctrl」+「Shift」+「N」
ウィンドウを閉じる「Alt」+「F4」
「進む」 「戻る」「Alt」+「→」 「Alt」+「←」
ひとつ上の階層のフォルダ「Alt」+「↑」
範囲選択「Shift」+「↑↓」
ファイル名・フォルダ名編集「F2」
フォルダ・ファイルのコピー・移動「Ctrl」+  「C」「X」「V」
戻る
進む
【Ctrl 】+ 「Z」
【Ctrl 】+ 「Y」
編集モード「F2」
直前の作業繰り返し「F4」
シートの切り替え【Ctrl 】+「PgUp」「PgDn」
シートの選択「F6」
太字【Ctrl 】+「B」
「列」非表示 「行」非表示【Ctrl 】+ 「0」 【Ctrl 】+ 「9」
印刷【Ctrl 】+ 「P」
セルの書式設定【Ctrl 】+ 「1」
上書き保存【Ctrl 】+ 「S」


➁「テーブル」&「ピポッドテーブル」
関数を使うより簡単で早い!

「テーブル」⇒「ピポッドテーブル」が超おすすめ!
使い方に迷ったら、まずは、「おすすめピポッドテーブル」から。
豊富なテンプレでイメージしていた表がきっと見つかるはず♪

★テーブルのメリット
└オートフィルタが付く
└デザインが簡単に変更可能など
★ピポッドテーブルのメリット
└関数式を使わずに、複雑な表が簡単に作れる
└元のデータを直すと集計表に反映されるなど

≪注意点≫
・1行目は「見出し行」として、項目を付ける
・見出しの結合はNG
・見出しのない空列もNG
・2行目以降は「データ行」
・空行はNG
・途中での小計はNG

詳細は、過去のブログでもご紹介しております。
第32回YPPメンバー事務カフェ
第40回YPPメンバー事務カフェ


ショートカットキーもテーブルも、
たくさんありすぎて覚えられない!

覚えるポイントは?

それは、とにかく色々触ってみることとのこと♪(´艸`*)
皆さん、たくさん使ってみましょう!

☆参加者の声(一部抜粋)

🔳とても分かりやすく、便利ですぐ使用出来そうな機能を沢山教えていただき良かったです。
有り難うございました。

🔳自分の申告用に作っている会計資料のデータをもっと楽に作れる気がしたので
  試してみようと思います。頂いた資料も、改めて後ほどチェックしたいと思っています。
ありがとうございました。

🔳ショートカットキーやピポットテーブル作成方法など便利な機能を知ることができました。
早速、業務でも使用していこうと思います。

☆次回のメンバー事務カフェは!!

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第42回メンバー事務カフェ
『Notion』座談会 
~『Notion』って何ができる?何に使ってる?~
【開催日時】5月15日(水)10:00~11:00

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私自身も苦戦している『Notion』の座談会です♪
すでに業務で使われている方も多いかと思いますが、
使ったことない方も大歓迎です!

ぜひお気軽にご参加ください♪

詳細はこちらから!

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知っておきたいExcel操作~検索と置換を使いこなす~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日はExcel操作の第2段!
「検索と置換」についてです。

Excelで「検索と置換」の機能を使ったことはありますでしょうか?

知っている方はショートカットキーで多用しているのではないでしょうか♪

機能ショートカットキー
検索「Ctrl」+「F」
置換「Ctrl」+「H」
覚えておくと便利です!
メニューからだとホームタブの一番右端にあります。
選択するとダイアログボックスが立ち上がります。

「検索と置換」でできること

検索だと文字列などの検索。置換だと指定した文字列や書式を置換します。

ただ、今回知ってほしいのは「オプション」機能のことです。

オプションをクリックするとダイアログボックスが切り替わります。

プルダウン3つは使い方を覚えておけば業務効率アップ間違いなしです!

検索場所:
「シート」か「ブック」が選べます。
シートは現在開いているシート上、ブックはファイル全体(複数シートに分かれている場合も含む)を検索します。
シートがたくさんあって、ファイル全体を検索したい場合は「ブック」を選択しましょう!

検索方向:
「行」か「列」が選べます。
行は横方向にN字を描くように、列は縦方向にZ字を描くように検索します。
データ構成によって検索方向を選んでおくと検索しやすいと思います。

検索対象:
「値」「コメント」「数式」が選べます。
「値」はセルに表示されている結果を対象とします。
「コメント」はコメントを検索対象とします。
「数式」はセルに入力されている内容そのものを検索します。

検索対象を「数式」で選択しておけば、列がセルの位置が変更になったときなど、数式を一括で置換する場合に便利です!

チェックボックスはそのままの意味ですので、必要に応じて使ってください。

  • 大文字と小文字を区別する
  • セル内容が完全に同一であるものを検索する
  • 半角と全角を区別する

まとめ

検索と置換のオプション機能は、大量のデータを編集する際に必ず役立つので使いこなせるようなることをおすすめします。
検索のショートカットキー「Ctrl」+「F」は、Excelに限らずブラウザやWordなど共通で使える場面が多いので必ず覚えておきましょう(^^)
私の場合は使えるかわからなくてもとりあえず押してます。(笑)

参考ページ

https://dekiru.net/article/15546/


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知っておきたいExcel操作~複数シートを一括編集する~

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

本日は意外と知らない?でも知っていると知らないでは業務スピードが格段に上がる!
Excel操作についてご紹介します^^

複数シートを一括編集しよう

突然ですが問題です。

1~12月までシートが分かれたカレンダーがあります。
毎週月曜日は「可燃ごみの日」です。
さて、すべてのシートの月曜日に「可燃ごみの日」と入力するのに何分かかるでしょうか?
※祝日は除くなどは考えないです。

   

正解は・・・・

           30秒!!!!!

むしろ30秒もかかっていないかもしれない・・・

シート一括編集の手順

  1. シート上で右クリック
  2. 「すべてのシートを選択」をクリック
  3. 一括編集
シートを右クリックするとメニューが出てきます。
「すべてのシートを選択」をクリックするとシートのタブの色が変わります。

複数シートを一括編集する

シート全体の一括編集方法をお伝えしましたが、全部のシートではなく選択したシートをだけを一括編集することも可能です。

例えば7月、8月、9月、11月のシートを一括編集する場合はCtrlキーを押しながらクリックすると複数シートを選択できます。

選択中のシートだけ色が変わっています。

この状態でシートを編集すると選択されているシートのみ一括編集ができます。

一括編集の解除

一括編集したあとは忘れずにシート選択の解除を行ってください。
解除方法は2通りあります。

最初に右クリックをしたシート以外のシートを選択
 または
再度シート上で右クリックして「シートのグループ解除」をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか?
もしシートごとにポチポチ編集していることがあったら今すぐ一括編集に変えることをおすすめします!

今回は紹介したのは文字入力だけでしたが、行列の幅の変更や関数の入力、セルの色変えなどももちろん行えますので、「知らなかった!」という方は是非お試しください^^


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第101回事務カフェ報告 Excel「パワークエリ」を勉強しました。

オリンピックも開幕して
東京の上空には夏空が広がっています。
4連休の最終日の午後は、あっという間に時間が過ぎますね。

さて。

少し遅くなりましたが、7月13日実施した第101回事務カフェのご報告です。

YPPでは足を向けて寝られない
何度もExcel現場のピンチを救っていただいている
東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史先生にご登壇いただきました。

榎本先生が凄いのは、
Excelが苦手な人が沢山いる現場でも使いやすく、毎回とても分かりやすいご提案をくださるところ。

そんな榎本先生から、今年の事務カフェでの一番大きなメッセージは
今までとは勉強の仕方、考え方を変えましょう
「もはや(私の講義を聴かなくても)YouTubeにいっぱい親切で良いお手本がありますよ」というものでした。

たしかに、お料理でも食材の賞味期限でも
なんでもインターネットで検索して教わる時代。

試しに「パワークエリ やり方」で動画検索すると
【入門編】【初心者向け】【初めての○○】と
親切な動画が沢山見つかりました。

なので、本ブログでもパワークエリのやり方は動画に譲るとして
なぜパワークエリを使うと良いのか、
【考え方】を中心に当日の講義からシェアさせていただきます。

パワークエリとは
Excel2016から標準搭載されていた機能で
自動集計の流れを「プログラミング」ではなく「手順」で記録します。
(なので操作が簡単なのです)

エクセルの裏側でデータを持つためファイルサイズが軽く
余計な情報(色・罫線)を持たないので集計が早いのも利点です。
また、「テーブル・ファイル・フォルダ・WEB・PDF」いろんなデータを集めることができ
“手順が記録されるのでブラックボックスにならない”のも良いところです。(←ここも非常に大事)

そして一旦流れが出来てしまえば、毎回の操作は「更新ボタン」のクリックだけ!
時短と確実性が同時に実現します。

榎本先生がよく仰るのは
「あと1年2年で引退するなら覚える必要はないかもしれないけれど、
まだまだ仕事人生があるのなら、新しく便利になるツールを覚えて
使っていく習慣を身に付けた方がいい」ということ。

そして「新しいツールはより便利に簡単になっているので
恐れず、まずは使ってみてほしい!」ということです。

事務カフェに日程が合わずご参加いただけなかった皆様も
ぜひ、動画で「パワークエリ やり方」を検索してみてください。

持っているデータを並べる、整理する、集計する等
きっと、今すぐでなくてもどこかで役立つ機会がくるはず。

ぜひこの夏に、使えるExcel技として身に付けていきましょう☆☆☆

事務カフェの収益は今年も東日本大震災の支援活動への寄付に充てさせていただきます。
趣旨に賛同いただきご協力いただいている講師・参加者の皆様へ感謝申し上げます。

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第84回事務カフェのお知らせ♪

こんにちは、YPPの伊澤です。

関東では桜の開花のニュースが聞こえてきて、もう春なんだなぁとわくわくしています🌸

今週末には満開とのことなので、見頃を見逃さないように目に焼き付けたいと思います。

 

さて、本日は4月の事務カフェのお知らせです🌠

次回はExcelの達人!
東京メトロポリタン税理士法人副代表の榎本先生によるExcel教室です💻

経理初心者も、Excel初心者も、ぜひ知っておきたいExcel技をご教示いただきます!
詳細は追ってお知らせます(^^)

~前回の様子~
業務効率が格段にアップするショートカットキー
――――――――――――――――――――

【Excel勉強会】

日時:4月19日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込みはこちら

🌻または、facebookページの参加ボタンをクリック

 

*開催直前(3営業日以内)の場合は、ご参加が難しいこともありますので、
直接YPPあてにお電話にてお問い合わせ下さい。

03-6661-0758

 

――――――――――――――――――――
☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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2018年前半★☆事務カフェのお知らせ

こんにちは、YPPの伊澤です。

今日は来年の事務カフェの予定のお知らせです🌠

日程が変更となります。

2018年からの事務カフェは日程が変更となります。
お間違えの無いようにお気を付けください。

【開催日】
毎月第2木曜日 → 毎月第木曜日

【スタート時間】
18時00分 → 18時30

2018年前半の予定

・1月18日(木) 皆本 徳昭 氏(ミナモトクリエイティブサービス)

目まぐるしく進化をし続けるITについて、年に一度はしっかり聞いて、見直しておきましょう!
今回は、クラウド環境向けのウイルスソフトAIのセキュリティについてお話しいただきます。
前回の様子

・2月15日(木) ワーク形式

比較検討!請求業務がスムーズなアプリをじっくり試して使いやすさを検証してみましょう。
この機会に触ってみたい、触ってほしいアプリがある方は、ぜひリクエストください。
前回の様子(経費精算アプリ比較検討会)

・3月15日(木) 田中 範男氏(オフィスフォーティークラブ)

経営者と経理担当必聴の財務体質改善のために必要な視点や融資を受ける際の注意点、
飛躍的改善事例から学ぶ財務など、事例を絡めてお話をお聞きします。
前回の様子

・4月19日(木) 榎本 孝史氏(東京メトロポリタン税理士法人)

来年もやります、Excel勉強会!
前回、Excelのショートカットキーをとことん使用するツールまで作ってしまった榎本先生。
流れるようなキーボード裁きと、業務の効率化に直結するスキルを伝授いただきます。
前回の様子

・5月17日(木) 森 顕一氏(株式会社JMTC

Office365を使い倒したい!というお声をいただき5月に実現します!
「Office365は聞いたことあるけど、MicrosoftOfficeと何が違うの?」
「どんな活用方法があるの?」など、いろいろお聞きします!

参加ご希望の方はご連絡ください。

場所:YPP人形町事務

定員:10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp


☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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第76回事務カフェ告知★Excel資料を連携させる優れものツール“kintone”

YPPの伊澤です🎈

梅雨真っただ中でじめじめした日が続きますが、
皆様はどうお過ごしでしょうか?🐌

来月の事務カフェは講師としては初登場の
アーキビジョン株式会社 CEO / UIデザイナー澤谷氏をお招きして、
システム作成ツールについてお話しいただきます。

システムと聞くと難しく考えがちですが、
現在YPPでも同じツールを使ってシステムの準備中なので、
詳しい事例を含めて楽しく理解できるようにご紹介します💻

第76回
今までのExcel資料をクラウド上で連携させる優れものツール“kintone”』

システムは時間をかけて作らないといけないと思い込んでいませんか?
本来は、社内システム変更はスピードを求めたいところです。
そのニーズに応える手段の一つとして、kintoneを使ったアプリの作り方を解説し
「社内システムを比較的安価に自前で作れるようになる方法」をお教えします。

入力フォームを作る上で知っておいた方がいい配置の法則 や
無料で便利なウェブサービスと組み合わせる方法やコツ、
kintone導入のビフォーアフター事例 をご紹介して、
すぐに実践できる情報をお届けします。

単に使い方を紹介するだけでは退屈なので、
「どういう課題をどういう方法で解決できるか」という視点で注目のツールを紹介しつつ、
その一つとしてkintoneを重点的にお話しします。

また、普段なかなか紹介する機会がないUIデザイン
(画面や書体の美しさ・かっこよさ、使い勝手の良さをデザインする仕事)
についてもお話しできればと思っています。

日時:7月13日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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第75回事務カフェ開催報告★☆

YPPの伊澤です。

先日行われた第75回事務カフェでは、「経理担当者のためのエクセル講座」をテーマに、
お馴染みの東京メトロポリタン税理士法人の榎本先生を講師に迎えて
「知らないより知っておいた方がいい!」Excelの使いこなし術をご伝授いただきました。

関数を知らなくても簡単に表集計ができる!「テーブル」、「ピポッドテーブル」。

「テーブル」や「ピポッドテーブル」機能を使えば、関数を知らなくても簡単に表集計ができるんです。
それには最低限覚えておくべきルールや機能があります。

例えば、「絶対参照」という言葉ですが、
「これを知らずに関数は使ってはいけない!」と、榎本先生がいうほど大事な機能です。

「絶対参照」とは・・・Excelの列や行を固定することです。$マークをアルファベットの前後に配置すると、計算式でセルが動かないようにできるようになります。

そして、データベースを用意するうえで守るべき基本中の基本がこちら↓

「テーブル」を作る際のルール※※
・1行目は「見出し行」として、必ず項目をつける
・見出しの結合はNG
・見出しのない空列もNG
・2行目以降は「データ行」
・空行はNG
・途中での小計はNG

事務カフェ3

テーブルにすることによって、罫線やデザインが簡単にできるだけでなく、テーブル範囲も自動で広げることができます。
計算式を都度追加入力しなくても自動で反映されるので計算式が抜けてた!!というトラブルも防げますね(^^)

 

超おすすめ!「ピポットテーブル」なら関数式を使わずに、複雑な表が簡単に作成できる!

ピポットテーブル・・・聞いたことあるけど関数使って表作った方が早いんじゃない?なんて、思っている方多いと思います。

もちろん私もその一人ですが、榎本先生が「絶対使うべき!」と太鼓判の機能です。

何より、使っているだけでできる人に見える!!
のはもちろん、難しい関数を使う必要もなく、
「フィルター」「列」「行」「値」の4つの「フィールド」にデータのドラッグ&ドロップするだけで集計表が簡単にできてしまいます。

ここまでもすごいー!使ってみたいー!と気持ちが高まりますが、もっとすごいのは第2部のコーナーです。

習うより慣れよ!「ショートカット」1000本ノック!

なんと、榎本先生がやってくれました。
今回の事務カフェのためだけに!
「ショートカットトレーニング」ツールを作ってくださいました👏👏👏👏✨

事務カフェ画像が荒くて恐縮ですが、全16項目で簡単なコピー&ペーストからシート間移動、列の削除・挿入などをショートカットキーを駆使して何秒でクリアできたかをランクで表示する、楽しみながらトレーニングができる代物をご用意頂いたのです✨

果たして、榎本先生はこれをどのくらいのスピードでこなせるのか・・・そんなリクエストに応えていただいた様子を写した動画はFacebookにて公開予定です♪

 

とういうことで、とても満足度が高くお腹がいっぱいになった会で、
Excelのショートカットキーに関しては習うより慣れよ!という文言がぴったりだと思いました。

事務カフェ2最後に、ショートカットキーを使いこなすポイントは、マウスを使わない!です。
マウスに頼っていると、いつまでたっても慣れません。
まずはマウスなしでExcelを操作してみましょう。

使えたとき…きっと感動します(*^-^*)

 

 

おまけ
・コピー 【Ctrl】+C
・貼り付け【Ctrl】+V
・範囲選択 【Shift】+【Ctrl】+⇄
・範囲選択 【Shift】+【スペース】
・範囲選択 【Ctrl】+【スペース】
・値貼り付け【アプリケーション】・【S】・【V】

試しに使ってみてください☺


☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの「走れ!東北移動図書館プロジェクト」へ寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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第75回事務カフェ告知★経理担当者のためのエクセル講座

こんにちは!YPPの伊澤です。

今日は来月8日(木)に開催される事務カフェのお知らせです!
事務カフェではお馴染みの東京メトロポリタン税理士事務所の榎本先生がご登壇されます。

【第一部】関数なしでここまでできる!「テーブル」&「ピポッドテーブル」徹底活用

関数を覚える前に知っておきたい、集計表が簡単に作れるエクセルの標準機能をご紹介します。
ありがちな巨大エクセルファイルを「データ」と「フォーム」に分けることでシンプルにまとめます。
また、エクセルを使う上で知っておきたい「絶対参照」や会計ソフトデータの活用方もご紹介します。

【第二部】習うより慣れよ!「ショートカット」1000本ノック!

「ショートカット」を活用すればエクセル操作が速くなるのはわかっていても
コピペどまりの方も多いのでは?
「範囲指定」&「アクション」を習得すれば作業効率が格段にアップします。
操作タイムも測れる「ショートカット練習ツール」を使って理屈抜きのショートカット練習を行いますので
ぜひノートパソコンをご用意ください。
(※YPPで数台パソコンの貸し出しをいたしますので、お声掛けください)

日時:6月8日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務所

定員 6名様限定

参加費 お一人様 2000円

事務カフェ前半の予定はコチラ

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付をさせていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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