はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

先日、神奈川県庁で使用されていたHDD（ハードディスクドライブ）が転売され、
個人情報を含む行政文書などの情報が流出するという事件が起きました。
連日ニュースや新聞で大きく取り上げられ、神奈川県の黒岩知事が会見で謝罪する事態となりました。

■事件の概要
神奈川県庁で使用されていたHDD（容量3TB）18個がオークションサイトで転売され、情報が流出。
神奈川県とサーバ等のリース契約を締結している富士通リースがHDDの処分をすべてブロードリンクに委託。
ブロードリンクの担当者が一部のHDDを持ち出してオークションサイトで転売。
転売されたうち9個を購入したIT企業経営の男性がHDDの中身を確認したところ、
神奈川県の公文書と思われるデータを発見、新聞社に情報提供したことから新聞社が県に確認して流出が判明した。
データには納税記録なども含まれており、残り9個のHDDから更なる情報流出の危険もあったが、2020年1月現在すべての
HDDが回収されたことが神奈川県庁より報告された。

破損や使用しているPCのOSサポート終了などで、業務で使用するパソコンを新しいものに替えることは珍しくありません。
その際、古いパソコンの破棄は業者に依頼するのが一般的だと思いますが、
必ず「データ消去の証明書」「廃棄証明書」など、安全にデータが破棄されたことを
証明する書類を発行してもらうことをオススメします。
そのような証明書の発行をしていない業者には、今回のような事故を防ぐためにも、パソコンの破棄依頼を見合わせたほうが良いでしょう。
※参考画像：YPPでが受理している物理的破壊の完了報告書（赤い〇で囲っている部分に穴が開けられて物理的に破壊されています）

YPPのプライバシーマーク研修を受講するメンバーさんには必ずお伝えしていますが、
データ破棄の方法で一番安全なのは「物理的破壊」です。
大量の個人情報や機密文書のデータはローカルに保存しないことが一番ですが、
もしそのようなデータを多く残している場合には、廃棄時には物理的に破壊してしまうという手段が最も安全と言えます。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

第97回事務カフェは、Excelならこの方！という
東京メトロポリタン税理士法人副代表　榎本孝史氏をお招きして
Excel初心者の方も中級者の方もご満足いただける勉強会となりました。

定番のショートカットキーの数々も
「初耳～！」という方には親切に「アプリケーションキー」からご紹介。

ちなみに、、、
アプリケーションキーがないキーボードの時は
私は今まで諦めていたのですが、今回
「Change Key」という
キーボードの位置を変更し、使いやすい位置にキーを設定することができる
無料ソフトを教えていただきました。

まずこうやって毎日繰り返しやる作業は
多少面倒でも環境を整えておくことが、日々の業務効率の圧倒的差になる！と断言です。

榎本先生いわく

まずは、自分の作業の棚卸
そして、よくやる作業を「クイックアクセスツールバー」に追加

これだけは絶対にやっておいた方が良い！と強くお勧めされていました。

↑ブックを開いた基本画面の左上部（緑色の部分）
リボンタブの▽マークをクリックすると
「クイックアクセスツールバー」設定画面が表示されます。

前半はショートカットの使いこなし方と
後半はピボットテーブルの機能紹介だったのですが、
最後に番外編として紹介された
Excel2016から標準装備の「PowerQuery(パワークエリ)」の威力には
一同驚愕。思わず拍手👏が出ました。

え？それ何？という方は
ぜひググってみてくださいね。
複数ファイルをひとつにまとめる、という作業を
連日行っている方は、その便利さにきっと驚かれると思います。
（これは参加者特典ということで、ブログではここまでに…）

ただせっかくブログを読んでいただいた方に少しだけ
お勧めショートカットキーのおすそ分けを。。。

 

シートの挿入　Shift＋F11
シートの削除　ALT＋E＋L
シートの移動　CTRL+ Fn+PGUP（ページアップ）or　PGDN（ページダウン）

毎月毎週など定期的に新しいsheetを追加する方、
Sheet数の多いファイルを扱う方は、是非使ってみてください。

榎本先生いわく
マウスを使いたいところをぐっとこらえて
【全体の3割をキーボードで】出来るようになったあたりから
ショートカットキーによる効率化を体感できるそうです。

生産性向上と
あちこちで言われていますが
毎日使うソフトで、毎日やる動作こそ
絶対に時短技を身に付けたいものです。

さて次回事務カフェも
ご参加の皆様に「知らなかったって怖い！」と言っていただける内容で
企画中です。

日程決まり次第、ご案内させていただきます！

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

世の中、年末年始もお仕事という方も（弊社メンバーでも）いらっしゃいますが、
以前より多めに「9連休」という方も多いようですね。

世の中の人がみな、健やかに働けるように
働き過ぎの人はなるべく家に帰れるように
仕事がない人には少しでも仕事が得られるようにと願い続けているYPPとしては
嬉しい傾向です♪

さてそんな嬉しい冬休みも
けっこうあっちゅう間に過ぎてしまいそうで
ブログに書きながら、「有言実行」したい私はあえて年末にこんな記事を書いてみます（笑）。

AIやRPAが発達して活用シーンが増えるこれからに備えて
今一度、今のうちに勉強しておきたいのが、事務をやるなら絶対に「Excel」。

いろんなシステムの乗り換えやデータ移行にあたり
どの会社でも受発注に絡む資料に、Excelが使われていない現場はほぼないはず。

少なくとも、YPPが関わるお客様では
どの業種でも、企業規模の大小を問わず（むしろ大きな会社こそ顕著に）
システムでは管理できない、けれど絶対現場では管理必須な情報はExcelに入力されています。

というわけで

この冬休みに1冊読破するならこのExcelのベストセラー
株式会社すごい改善の吉田拳氏著『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』をお勧めします。

例えば試しに、この本の一節にある下記のショートカットキーは全部制覇しているかどうか
セルフチェックしてみてください😊。

・Ctrl　+　R

・Ctrl　+　Z

・Shift　+　F11

・Alt　+　Shift　+　＝

・Ctrl　+　―（マイナスキー）

・Shift　+　Ctrl　+　+（プラスキー）

あ、意外とまだ知らないショートカットキーがあると（1つでも）当てはまった方
一緒にこの冬勉強しませんか？

私も改めて
この冬休みにおさらいする一冊にしたいと思います。

facebookを拝見すると吉田先生の次作出版もあるらしいですが
まずは、このベストセラーを網羅したら
2020年の自分の仕事環境をぐっと効率アップできること間違いなしです。

とはいえ、、、

様々な事情で、そこまで没頭する時間がとれない方は
対面で勉強のきっかけをつかみたい方は
1月16日（木）第98回事務カフェプロジェクト
毎年必ずご登壇いただいている
東京メトロポリタン税理士法人副代表　榎本孝史氏のExcel勉強会にご参加ください。

Excelというアプリケーションソフトの奥深さ、進化を
ぜひ間近で体感いただけたらと思います。

YPP人形町事務所で、生で体感いただけたら最高ですが
ZOOMも出来ますので、遠方の方もぜひご検討ください。

一年の最後に宣伝色が満載なブログですが
本当に心底『事務を極めるならExcelと会計の知識は必須』と確信しているので
この本も、次回事務カフェも、絶対損をさせない体験として超推薦いたします。

そして私もこの休み中に
この1冊に書いてあることは最終ページまでの復習をすることを誓います📚
（あ、言っちゃった（笑）。他にも仕事あるから、実はまあまあ大変そうだわ～💦）

本年もYPPブログを読んでくださった皆様
ありがとうございました。

来年は、今年以上に勉強たっぷりの一年にしたいと思いますので
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。

良いお年をお迎えください🎍

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

12月の事務カフェ忘年会は、講師を務めた方３名をお迎えして
美味しいお店で盛り上がり、ついついおしゃべりに夢中になり
写真をすっかり取り損ねてしまいました💦

（お料理の写真だけ、お店のホームページから拝借です）

参加し損ねた方はぜひ1月に行きましょう♪

さて、2020年　令和2年一発目の事務カフェは
何度もお呼びして、そのたびに参加者の方々から感嘆のお声をいただいている
「会計×Excel」といえば、この方の右に出るものなし！

東京メトロポリタン税理士法人　副代表　榎本孝史氏にご登壇いただきます。

Excelの良いところは、知ったその日から使えるところ。

そして、知らないとものすごく時間をかけていたことが一気に短時間で処理でき、
かつ、今までより正確にデータを拾えたりするところです。

Excelはそこそこ知っているつもり、という方も
Excelをうまく使いこなせている自信がないなあという方も
ぜひご参加ください。

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第97回　事務カフェプロジェクト

絶対知っておきたいExcel小技

面倒な集計作業を簡単にするピボットテーブルや
日常使いで便利なショートカットキーや、トラブル防止技を学びます！

日時：1月16日 (木)
時間：18時半～20時半
場所：YPP人形町事務所
東京都中央区日本橋人形町2－24－4　にほんばしコスモ15ビル2F

講師：東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史氏
定員：10名様限定参加費：お一人様　2,200円（税込）

お問い合わせ　:　TEL　03-6661-0758
お申込み窓口　:　ypp@omakase-ypp.jp

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事務カフェfacebookページができました！
「いいね！」や「フォロー」お待ちしてます＾＾
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。
☆ワインが最高、ワインで再興！☆
http://kawauchi-wine.com/
こちら是非ご覧ください。

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こんにちは。山口です。
メンバーMTG、最後のご報告になりました。
最後は東京のど真ん中、新宿で11月27日の開催です！

参加下さったのは3名のメンバーさん。
業務でお話させていただいたことのあるメンバーさんと
私は、はじめましてのメンバーさんもお越しいただく予定でワクワクしながら向いました🚋

最後は少し渋めに和食のお店での開催。
入口には「笑門」✨
なんだか楽しいことが待っていそうに思わせてくれます。

ビルのワンフロワーがこちらのお店で、しかも殆どがゆとりのある個室の為、
周りが気にならずにゆっくりと食事を楽しむことができる環境でした。
小さいお子様連れのグループもたくさんいらしゃってました。

和食でかしこまって・・・と経験がないのでちょっと緊張・・・。
でしたが、出て来たお料理で吹っ飛びました😲
色々なお味のものがたくさ~ん！！茶碗蒸しまでついてる～！

前菜をいただきながらゆっくりとお話ができました。

お越し下さったメンバーさんの中に合気道の先生をされている方がいました。
背筋がピン！としていて立ち姿がとてもカッコよかったです(^^)

他のお仕事と掛け持ちのお話を聞いていてYPPの在宅業務はボリュームの調整がし易しので、
掛け持ちできるのも良い点だな！と気が付きました。

現在、やっていることを辞めることなく、担当できる時間だったり曜日だったりを
チームメンバーと相談しながら調整し、新しいことにチャレンジできる環境が作れます。
少しづつでも前進できるっていいですね✨

そして他のところと同様、やはりチャットワークでの印象と
実際お会いすると印象や想像が違うことに今回も驚きました。

リアルに会ってお話することは大切だなとまた改めて思い、
そんな機会をたくさん作って行きたいなと思いながら最後のメンバーMTGが終了しました🌟

お越し下さった皆様、本当にありがとうございました。
お会いできて楽しかったです。

来年はまだ開催したことが無い北陸に行けるかな～、行きたいな～(^^)

～～～おまけ～～～

ちゃっかりデザートまでいただきました🍒
とてもお上品なあんみつです。

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こんにちは。山口です。
今日の東京はとても良いお天気☀で気持ちがいいです！

今回は11月15日に開催したメンバーMTG＠大宮の報告です✨

大宮は今回開催の中で最多の出席者。メンバーさん、YPPのスタッフ合わせて総勢11名。
社員よりパートより長く長くYPPでお仕事して下さっているメンバーさんや
最近、お仕事をはじめた！のメンバーさんもお越しいただきました🌸
知っている人が少ないところに参加いただけたのは本当に嬉しく感じます。

ランチ会場はメンバーTさんが探して教えてくれた、今人気のチーズ系のお料理のお店です。
全員に一づつ、小さいチーズフォンデュがついていて贅沢な気分です。

舞浜のときに感じたように大宮でも、直接お会いしてお話させていただくとチャットとは違う印象、
想像と違う好み、経験をお伺いすることとなり、今回もまた刺激的でした。

ネット環境が整い色々な便利ツールが多くある中、WEB上では会ってお話ししたり、
文字でやり取りはしているものの、それだけでは感じられないことがたくさんあるなと思い、
メンバーさんのみならず人と直接会ってお話するのって大切なことなんだなと改めて気づかされました。
それと同時にネット上のみだと印象が違うということは文字で自分の気持ちを伝えるときも
気を付けないな・・・と痛感しました💦

お越しいただいたメンバーさんの中に手相を見れる方がおり、
個々に手相を見ていただき会話を楽しんでいたら集合写真を撮るのを忘れていました・・・😞

人数がちょっとすくなくなってしまいましたが残ってくれてた方たちでパシャリ。

✌😀

次回は私も手相を見てもらいたいな～🎵

メンバーMTGまだまだ続きます！
次は＠横浜🍜へ向かいます！

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こんにちは。山口です。

去年の今頃は伊澤と一緒に宮古島から名古屋、山口、天草とメンバーMTGに回っていました。
飛行機、電車、車と乗りついで、メンバーさん達と楽しい時間を過ごしながら、
各地で美味しいものをいただき（笑）、満喫した１週間を過ごさせて貰ってからもう1年。

一緒に回った伊澤は育休👶入り不在なので😿
今年は伊澤と入れ違いに育児休暇から（半分）復帰した日高を相棒に🍜
関東４箇所でメンバーMTGに回りました！

今日は11月13日（水）に開催したメンバーMTG＠舞浜のご報告ブログです👍

舞浜開催は２年前に引き続き２回目です。
２年前にも参加下さったメンバーさん２名が今回も参加くださり、
更にYPPには数年前に登録済みでしたが、お仕事の経験は無いメンバーさん１名の合計３名。
そこに代表の五味渕と私を含めたYPPのスタッフ４名の合計７名でのランチ会でした。

お仕事の経験が無い方にご参加いただけたのは本当に嬉しいですね🌼
お仕事前にYPPのことを知っていただけますし、
これをきっかけにお仕事のご紹介に繋がるといいな~と思います。

キラキラなイクスピアリは既にクリスマス仕様でした。その中のアジアン系のお店で開催です。
アジアン系はお料理がとてもカラフルですね。
出て来ただけでテンションが上がります✨

はじめましての方もいらしたので簡単に自己紹介をしたところ、
昔、バックパッカーで世界を旅していた、、、やスカイダイビングやったことある、、、や
TOEICのスコアが高い、、、写真と撮るのがお上手、、、など、
毎回感じますが、チャットではなく会ってお話すると色々出て来るな~と思いました。
良い意味で意外性も感じましたし、そんな経験があるの！？と驚きと関心するばかりです。
過去の経験はうれしいことも大変だったことも、なんでも無駄では無いですね☺

お仕事のお話はもちろんですが、お子さんに関しての悩みなど
日頃、在宅でお仕事しているとなかなか誰かに相談するのが難しいと思いますが、
たくさんたくさんお話をしました。
この時間が悩みの息抜きに感じていただけたら嬉しいなと思いました。

11時30分から始めたランチ会が気が付いたら、もう13時。
とても早く感じました。
お仕事の余力や今後のご希望なども直接お伺いすることができ、
YPPにもとても貴重な時間となりました。

ご参加下さった皆様、ありがとうございました🌸

次は大宮ランチ会に続きます！

☆掲載の写真はメンバーMさんに撮っていただきました(^-^)Mさん、いつもありがとうございます！

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