はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

みなさんこんにちは！
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

先日は、約３年ぶりに『皆既月食』が見られるということでしたが、皆さんの住んでいる地域では見られましたでしょうか？
今回の皆既月食は、1年間で最も大きく満月が見える『スーパームーン』とも重なり、赤く染まった大きな満月を見ることができたそうですね^^♪
もうすぐ！と夕方くらいまでは覚えてウキウキしていたのですが、夕飯の支度や家事などに追われすっかり忘れてしまい、気づいたら21時で時すでに遅しでした；_；
次に皆既月食が見られるのは2022年11月8日、スーパームーンの皆既月食は33年10月8日だそうです。
今回天候が悪くて見られなかった方も、また1年半後は見られると良いですね☆ミ

さて、早速ですが、先日開催された『第17回事務メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

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第17回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『素敵に変わるビジネス文章』
【開催日時】5月20日(木)10:45～11;45

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今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、メールやチャットで送信する際の文章についてお届けいたしました。
１６名と、とても多くの方にご参加いただきました^^♪

ＹＰＰでもお仕事をされている方の多くが、メールやチャットワークなどのSNSでお客様やメンバーとコミュニケーションを取っているかと思います。
直接会って話す場合には相手の表情から、また、電話など音声からは口調で気持ちを感じ取ることができますが、文章のみのやり取りですと、伝えたいことが伝わらなかったり、言葉の選択を間違ってしまったりした経験はありませんか？
私は考えすぎてしまうので、文章を作ることが苦手で、このブログを書くのもとても時間がかかってしまいます^^;
文章でコミュニケーションを取る際に、安達が日々心がけていることを今回お話しました。

このような心遣いは相手に対してのマナーでもありますね^^
また、安達は直接会ったときにしているはずの相手の表情を見るということを文章でも心がけているそうです。
文章でも心がけていけたら、トラブルなく円滑にコミュニケーションが取れそうですね^^

後半は、実際の事例を元に、言葉の変換についてお伝えしました。
その中からいくつかご紹介します^^

（お客様とのやり取り）
提出日を過ぎていますがメールが届いていません。確認してください。
→お約束の期日を過ぎておりますが、●●様からのメールが届いていないようです。
　ご確認いただいてもよろしいでしょうか？

（メンバー間でのやり取り）
何度も伝えていますが、また間違っています。
→修正箇所のご連絡です。
　・
　・
　こちらは、以前もお伝えしている内容ですが間違っておりました。不明点等ありましたでしょうか？
　再度お伝え・確認もできますのでご相談ください。

特に相手に催促したり、間違っていることを指摘したりとマイナスな言葉を伝えることは難しいですよね。
改めて『伝え方』が大事であると感じました。

直にこれがダメ！間違っている！と伝えるのは簡単ですが、相手の立場に立って、自分が言われたら不快になるような表現はしないようにしていきたいと思いました^^

最後に、文字を送るうえで

「改めて大切なこと」について。

• 何を伝えたいのか（感謝・催促の内容・不満）
• どのように伝えたらいいのか
• 相手に伝わりやすい内容で書いているかどうか
• お願いをする際のひと言を添えよう

間違って、失敗をして、でも今度は同じようなことを繰り返さない！と、経験を活かしてコミュニケーションを取っていくことが大切だなぁと感じました。
言葉は、相手に対する思いやりや心配りから円滑なコミュニケーションや人間関係が作られることに改めて気づかされるような講座でした^^♪

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーKさん

お仕事ではオンラインのみの関わりだからこそ、日々、言葉の使い方に迷うことが多いため、言葉の変換の具体例がとても勉強になりました。また、現在のビジネスマナーにアップデートできていないという悩みもあったので、メール等のマナーについても参考になりました。教えていただいた心がけを意識し、相手の方とのより良い関係を構築して気持ちの良いやりとりをしながらスムーズにお仕事ができることを目標にしたいと思います。

■メンバーHさん

伝えたいことは明確で箇条書きにはできても、それを文章にすることにいつも苦心しています。気持ちよく、そして円滑にコミュニケーションをするためにも、本日お話いただいたことや目にした素敵な表現を参考にしながら、自然に使えるよう身に付けていきたいと思います。

■メンバーHさん

安達イズムを学べて、大変有意義でした。 安達さんの心遣いのポイントを伺いましたが、それを支えているのは安達さんのお人柄だとつくづく実感です。 身近にお手本になる方がいらっしゃるので、ぜひ吸収して私も素敵な文章をかけるようになりたいです！

■メンバーKさん

私も息子の連絡ノートを40年近く書き続けていますが、顔を見たことがあっても、相手のその時の感情や読み取り不足で本来の内容を読み違えていることがあります。安達講師のお話は頷くことが多く、お話の通り自分が読んだとき、どう感じるかを心がけています。そして精を尽くした後は相手の領域なので、他者を背負わないようにすることにしています。今日参加されている方は私も含め、文章を意識している方できっと相手を怒らせないようにビクビクしているのではと感じました。せっかくのお仕事ですから、「どうすれば進むのか」「一緒に作りあげましょう」という思いで、キャッチボールをしたいといつも考えています。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします！

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第18回メンバー事務カフェ

【テ ー マ】『いまなぜ経理が必要なのか』

【開催日時】6月24日(木)10:45～11:45(質疑応答含めて60分を予定)

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次回の事務カフェもYPP代表の五味渕が、経理についてお伝えします。

便利なクラウド型ツールが世に出て、データ連携等により入力作業は劇的に減っています。

それでも機械ではなく人がやらなければならないこと、求められる仕事が経理まわりに沢山あります！

『いまなぜ経理が必要なのか』

RPAやフィンテック、自動連係アプリの登場など社会の動きを改めて説明

というテーマでお届けします。

今後勉強していきたいこと、稼げる分野等について勉強しましょう！

詳細はメールにてぜひご覧ください♪

経理初心者の方はもちろん、現場で活躍している方の声からのご質問も事前にお寄せいただけると嬉しいです^^*

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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webサイトやアプリでサービスを利用する時に「二段階認証」の利用をすすめられたことはありませんか。最近よく聞く「二段階認証」とは、一体どんなものでしょうか。

これは、利用サービスのセキュリティを高める二段階のシステム（認証方法）のことです。
二段階認証はID・パスワードに加え、さらに別の方法で本人確認を行なうことにより、安全面を強化します。

ID・パスワードを不正入手した第三者によるログインや、なりすましを防止できる有効な手段の1つとして考えられています。そのため、利用者がより安全にサービスを利用できるよう金融機関、携帯電話会社など、二段階認証を導入する企業やWebサイトが増えています。

それでは、第二段階認証の方法としてどのようなものがあるか、主なものをご紹介しましょう。

　・トークンによる認証
　・ＳＭＳ（ショート・メッセージ・サービス）による認証
　・電話による認証

１．トークンによる認証

トークンとは、一度限り有効なパスワード（ワンタイムパスワード）を生成するしくみのことです。セキュリティ上の観点から、銀行、携帯電話会社などのWebサイトやアプリのログインや手続きにも利用されています。トークンにはパソコンやスマートフォンなどに専用アプリをインストールして利用する「ソフトウェアトークン」と、カード・キーホルダー型の機器にパスワードを表示させる「ハードウェアトークン」があります。

代表的なソフトウェアトークンには「Google（グーグル）認証システム」や「Yahoo! JAPAN（ヤフー・ジャパン）ワンタイムパスワード」などがあります。

アプリや機器に表示されたパスワード情報が変わる前に、表示されているパスワードを利用サービスのWebサイトやアプリに入力することで認証は完了します。二段階認証で取得したパスワードは一度使用すると無効になるため、使用後に第三者へ漏えいしても、不正ログインやアクセスに利用することはできません。

なお、アプリをインストールした端末が利用できなくなったり、カード・キーホルダー型のハードウェアトークンを紛失しりした場合も二段階認証によるパスワードの取得ができません。そのため、操作が進められずサービスを利用できなくなるおそれがありますので注意してください。

２．SMSによる認証
SMS（ショート・メっセージ・サービス）とは、携帯電話などで短いメッセージを送受信できる機能です。この機能を利用して、設定された電話番号にショートメッセージとしてワンタイムパスワードを送信するのがSMSによる認証です。

ID・パスワードを入力すると、SMSにショートメッセージで認証情報が送信されます。SMSで受信した情報を有効期限内に利用サービスのWebサイトやアプリにワンタイムパスワードを入力することで、二段階認証が完了します。

SMSを利用するためには電話番号を設定する必要があるため、携帯電話が手元にない場合や、サービスに電話番号を設定していない場合はSMSを経由する二段階認証システムを利用することはできません。

３.電話による認証
ご利用のサービスに登録している電話番号に着信があります。
電話による認証の通知内容はサービスによって異なりますが、自動音声によって読み上げられるワンタイムパスワードを、Webサイトやアプリに入力することが多いようです。

現在お使いのパソコンやスマートフォン、タブレット端末などで利用しているセキュリティ対策に、二段階認証を組み合わせることで、さらに安全性を高めることができます。

ID・パスワードを設定していても同じパスワードを使い回ししていたり、長期間パスワードを変更していなかったりすると、セキュリティリスクは高まります。各種サービス機関より、一定期間でのパスワードの変更などを求める案内が表示されたり、メールでお知らせをいただいたりすることがあると思います。

しかしながら、いくらリスクを提示されても、億劫に感じなかなか変更されない現状があります。そこで「第二段階認証」が登場してきたのではないかと思います。

コロナ禍の時代、今後、ますますネット上での取引は増えていくものと思われます。皆さんも定期的なパスワードの変更と共に第二認証についても是非、理解しておくとよいでしょう。

在宅ワークのYPPだからこそ、ネット上でのセキュリティ対策については是非、確認しておきましょう！

参考文献・引用：NTT西日本　フレッツ
https://flets-w.com/user/point-otoku/knowledge/security/security24.html

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みなさんこんにちは！
YPPメンバー事務カフェ担当の金森です。
早いものでGW（ゴールデンウイーク）も終わってしまいましたね。
せっかくのGWとはいえ、緊急事態宣言が出されている県や府もありどこにも出掛けられない、、、
こんなときこそ家でできる趣味を！と思ったのですが、新しい趣味の前に断捨離しなければと思い、重い腰を上げました(^^;
みなさんはどんなGWを過ごされましたか？^^

さて先日開催された第16回メンバー事務カフェの様子をお届けします！

■第16回メンバー事務カフェ
『防災について考える』
■開催日時：4月23日（金）10：30～11：30

今年で「東日本大震災」から10年。
今回は防災事業部「yamory」を立ち上げておられる株式会社R-pro 代表取締役　岡本 ナオトさんにご参加いただき、どのような取り組みをしているかについて、そしてYPPメンバーからも震災当時の様子をお話しいただきました。

まずは岡本さんのお話から。

・「yamory」を立ち上げたきっかけ
3.11東日本大震災のときに食料や飲料がお店からなくなったこと。当時は非常食というと乾パン等しかなかった時代で歯の弱いご年配の方々は食べることに苦労をされていたことを目の当たりにして、普段食べているものを非常食として提供できないかと考えられました。
また消費期限の管理、古いものと新しいものを入れ替える手間もありました。その課題解決として「非常食定期宅配サービス」が生まれたそうです。
（※現在、リニューアルのため、サービス停止中）

当時岡本さんには被災していない自分が防災を語って商売をして良いのか、迷いがあったそうです。
震災から二年後の2013年。陸前高田市を訪れたときに語り部をされていた被災された方からの、「自分たちの町に帰って、自分たちの防災を考えてください。」
という一言に背中を押されたと仰っていました。

・「yamory」の取り組み
日本は毎年9月に防災訓練があり、そのためほかの国と比べて日本人は防災に対して関心があります。ところが食料を備蓄していますか？と尋ねると備蓄していない人が多いそうです。そんな「わかっているけれどやれていない」を行動につなげようとyamoryが仕掛けているのが「ボウサイのコミュニケーションデザイン」。

「コミュニケーションデザイン」って何だろう？と思った方もいるのではないでしょうか。
実際にどんなことをされているのか、お話しいただきました。

【yamory camp】避難所運営体験
20代～30代の若い人に防災に興味をもってもらおうと、公園にテントを設置し、そこで初めて会った人と寝泊まりしながらみんなで防災について考えよう。というイベント。キャンプのようなアウトドア感覚で楽しい場所に見せることで、普通の避難訓練では集客が難しい若い世代の参加を促進しました。

【LOOPS】普段使いできるお洒落な防災グッズ販売
「防災を意識しない防災。」というところから生まれたオシャレな防災グッズ。カラフルでファッション性もありつつ、いざという時はロープになる強度のアクセサリーなどを扱っています。

【いえまですごろく】
学校で子供たちに楽しみながら防災を学んでほしいと、地震発生時の家路を疑似体験できるすごろくを作られました。
楽しみながら防災の知恵を学べるのはいいですね^^*

様々なイベントを通して防災を身近に感じてくれる人が増えるといいなと思います。

詳しくはyamory本サイトhttps://yamorybosai.com/

またはECサイトhttps://yamory.thebase.in/をご覧ください。

さいごに岡本さんが防災に携わっていて感じることをお話しくださいました。それは防災を自分事にするのは難しいということ。東北の方ですら昔のことになってきている方もいるそうです。
やはりずっと防災のことを意識しながら生活するのはなかなか辛いと仰っていました。そこで自分のために防災するのではなく、自分の大切な人のために防災すると考えるとモチベーションが保ちやすいそうです。
お子様やご両親、お友達など大切な人を思い浮かべながら防災に取り組んでみませんか？^^

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続いて実際に被災された方にも講師をお願いし、当時の様子などお話を聞くことができました。
・当時の様子
当時講師の方はお仕事で横浜の方に住まれていたそうですが、ご家族や親せきの方々が福島県にいらっしゃいました。
震度6強の地震、ビルの3～4階ほどの津波が襲いました。南相馬市など沿岸部は津波の被害がひどく原発の被害もあったので、10年経った今でもなお、帰還困難区域が残っているとのことでした。
ご家族の安否確認は当日中にとれたそうですが、講師の方が現地に行けたのは震災から1か月後のことだったそうです。
現地に行ってみると、道路の隆起・陥没、断水・停電・灯油がない、食品が消えるなど様々な問題が起きていました。また人がいなくなった地域の治安の悪化もあったそうです。

ここまで当時の様子をお伝えしてきましたが、ここからは講師のYPPメンバーが感じた普段からやっておくとよい防災についてご紹介します。

身近にできる防災でやっておいた方がいいこと
・お風呂の水は溜めておく
・ガソリンは半分以下になったら給油
・灯油など燃料の備蓄
・お米など保存がきくものもある程度備蓄しておく
・生理用品、下着、タオルを防災グッズに加える
・災害アプリは必ず入れておく（震源地などを確認する）
・地方（生産者や別のエリアなど）と繋がっておく

災害時の心構え
① いつ何が起こっても慌てない
自宅でどんなことが起きるか想定しておく。
② 情報を早めにキャッチする。
早め早めの情報キャッチで対策が可能に。
③ 地域内外の連携
避難場所、食料の確保など。
④ 家族間で災害時の対応を話し合っておく
災害時は連絡がとれないこともあるので事前に意識を合わせることが大事。

お話を聞く中でどんな状況でも「人が人として振舞えること」が大切という言葉が印象に残りました。災害時は自分のことでいっぱいになり、周りに目を向ける余裕がなくなるので人に対する優しさを忘れてしまうこともあると思います。非常時こそ、なかなか難しいですが冷静でいなくては。と思わされました。

今回の講師の方々のお話を聞いて、防災を自分事にすることの難しさ、準備不足を痛感しました。自分ではやっているつもりでも震災を経験された方からお話を聞くともっともっと身近にできる事がたくさんあることを知ったので備蓄品の見直しから始めて少しずつ備えていこうと思います。

メンバーの声（一部抜粋）
■メンバーEさん
卒論は阪神淡路大震災が題材でした。日本人は防災の知識はあるけれど実践されていないというのは当時から変わっていません。
意識向上のために啓発活動が大事なので、防災を取り入れたゲームなど大変意味深い活動だと思いました。
また今回のような学びの場が設けられることも、きっかけ作りに良いと思いました！
誰でも関係のある事なので、色々なところでこういう場が設けられると良いですね。
ありがとうございました。

次回のメンバー事務カフェは次のテーマでお送りします。

■第17回メンバー事務カフェ
『素敵に変わるビジネス文章』
■開催日：５月２０日（木）１０：４５～１１：４５
講　師：YPP社員　安達佳子

メール、チャットで送信する際の文章についての講座となります。
普段何気なく送信しているメールやチャット、ちょっとした気配りが感じられる言葉遣い、言い方でグッと親近感がアップする文章の作成などについてお話しさせていただきます。
YPPメンバーさんならどなたでも大歓迎！
沢山のご参加お待ちしています^^*

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