はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

行ってきました！Tokyo江戸ウィーク2019

昨日から23日（月）まで上野恩賜公園で開催中（入場無料）の
日本文化、日本食の素晴らしさを伝える屋外イベントです。

3年連続、遊びに行っているのですが、
今年は地方の美味しい食を紹介する屋台が出ていて
去年以上に、目移りします（笑）。

どのお店も美味しそうで目移りが止まらないので
実行委員長の橋本さんをつかまえて、イチオシ！のお店を聞きました。

「どれもこれもお勧めですが、日本酒お好きなら、こちらはいかが？」と
案内されたのは、江戸時代のおつまみを提供している「江戸の居酒屋」。

うるめいわしや、ヌタのおつまみをいただきました。

んー、日本酒にとっっっってもよく合う♪
（営業時間中だけど許して←これも大事な仕事、仕事と言い聞かせて、たっぷり試飲）

お抹茶をたてる浴衣姿の女性や甲冑姿の男性も
この会場では違和感なく、海外からの観光客さんとカメラにおさまっています。

そして、お目当ての和小物が。。。所狭しと屋台でひしめいています。
可愛い～♡　これも目移りが止まらない～♡♡♡

写真の腕がイマイチで伝わりませんが（涙）実物はキラキラして光の反射がとてもきれいなんです。

畳の小物はイグサのとても良い香りがします。。。（懐かしい大好きな香りです）

Tokyo江戸ウィークは

当たり前と感じている四季の移ろいやそれらがもたらす独特の風土
世界の人々が舌鼓を打つ和食や職人技が光るこだわりを抜いた一品の数々
日本のそこかしこにある、日本人が気づいていない美質をぜひもう見つめて
海外の方にも国内の方にも広めたい、という思いで
3年前にスタートしました。

昨日から23日（月）まで東京は上野恩賜公園で開催中です。（入場無料）

お近くの方はぜひ江戸と日本文化を楽しみに訪ねてみてください。
掘り出し物に出会えると思います♬

そうそう、3,000円以上お買い上げ、もしくはご飲食のレシートで
お野菜がもらえますので、ぜひお小遣い3,000円を握りしめてお出かけください。
（私はサツマイモをいただいて帰りましたが、これも蒸かしたらまあ美味でした😊）

江戸ウィークオフィシャルサイトはこちらをご覧ください。

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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

最近ご依頼をいただいたお客様の事例をご紹介します。

クライアント：システム開発

業務内容：人事労務・経理業務

○人事労務・・・立替経費精算、給与計算、給与明細の送信、給与振込業務
○経理・・・資金繰り表作成、資金移動、会計データ入力

◆ご依頼のきっかけ

総務経理を一手に引き受けていた正社員の方の退職に伴い
後任者の採用と比較検討した結果、
アウトソーシングを決断。
引継ぎ期間2ヶ月弱で、前任の方から一通りの業務説明をいただきました。

引継ぎにはZOOMの録画機能を使い
受発注システムの操作画面などは、動画で記録しました。

◆アウトソーシングで良かった点

ベテラン正社員がフル稼働していた業務を
短期間で一人が全部こなすのは難しいですが
業務を切り分けることで乗り切りました。

具体的には
約30名の立替精算担当  ・・・ 1名
給与計算・明細作成・各社員へのメール送信・振込用データ作成・・・2名
銀行間の資金移動・振込予約・・・1名
資金繰り表作成・会計データ入力・各種書類の確認と社内担当者との連絡・・・1名
という形で業務を分けました。

◆複数名での分担のメリット

短期間での引継ぎでは細かな注意点まで説明が行き届かない、
もしくは、説明されても後任が覚えきれないこともあります。

新しい仕事の不安を一人で抱えるのではなく
チームメンバーと本部スタッフとで
「これはどういうルールであるべき？」を相談しつつ
現場の感じた疑問点を細かなところまで記録し
会社としてフローや運用ルールが曖昧だった所は
経営陣との月1回の定期ミーティングの中で検討し
ルール化していきました。

分刻みのスケジュールの経営陣から時間をもらうのは大変ですが
定期化することで、着実に相談の時間を確保できます。
また常時、複数名が動くため、
チャットやスプレッドシートへの書き込みで
運用ルールを残しながら、チーム全体で
確認することが習慣になります。

事務フローや
立替精算時、出張手当の支払基準など
大手企業では整っている制度も
めまぐるしく成長するベンチャーでは
新たな事象の発生により
社内ルールの見直しが迫られる頻度は高くなります。

定期ミーティングで経営側と現場両方の関係者が集まり、
集中して考えることで、一時的にコストはかさみますが
事務効率はアップしていき、長い目で見ると
直接採用に比べ、低コストの運用が可能となります。

経理の正社員が孤軍奮闘し、残業がなかなか減らない職場がありましたら
退職というきっかけがなくても、
一部をアウトソーシングしながら、
フロー見直しの習慣づけを作ることは
労務・経理の安定につながります。

お困りの方はぜひご相談ください。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

8月の事務カフェは、
夏恒例『Excelの達人』東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史氏を講師にお迎えして
PC苦手な初心者でも明日から使える小技や、
基本ショートカットキーをいきなり応用編にするポイント、
関数を覚えなくてもできるピボットテーブルを学びました。

毎日触ることがない日がない、と言ってもいいくらい
お世話になっているExcel。
おそらく、事務ロボットが使われるようになっても
Excel知識が作業効率の圧倒的な差を生んでいる状況は
しばらく続くことは間違いありません。

榎本先生いわく
「知らなくても同じことは出来るけれど、
毎日やるなら、確実に掛け算（効果）で、時間が変わる！」

時間の使い方が圧倒的に変わる、ということは
人生が変わるといっても過言ではありません。

まずは、初級者編で
表の中を自由自在に移動できるためのショートカットキーを教わりました。

ブログを読んでくださる方に、特別シェアです。

(文字が見づらい場合、ダウンロードして拡大ください💦)

あれ？まだ使ったことがないものがある、という方はぜひ
お手元のキーボードで試してみてください。

また、なんといっても【ピボットテーブル】の紹介では
参加者の方から
「想像を絶する便利さ！」と
なんとも主催者冥利に尽きる言葉がありました。

ベテランほど関数を駆使してしまいがちですが
（そしてやはり関数は絶対知って使った方が良いですが）
関数を使わなくても瞬時に集計が出来る【ピボットテーブル】もまた
絶対に絶対に、知っておいてほしいExcel機能です。

なんといっても、元のデータを触らないため
出てくる数字に嘘がない！というのが
レポートをもらう立場からすれば、データの信用度が圧倒的です。

また提出する側も、
関数が抜けていないか、並べ替えで間違えていないか
コピペミスやないか、など
作業手順で気にするポイントが減ることは大きなメリット。

ピボットテーブルのやり方は、さまざまネットに情報が出ているので
今まで苦手意識があった方は、ぜひ勉強してみてください。

おまけに。。。

よくある『関数地獄』とその対応策として

１．表が巨大でわかりにくい
→グループで整理する。データと印刷フォームの分離を

２．シート数が膨大でどれが最新なのかわらない
→ピポッドテーブルで表の整理、適当な単位で別ファイルに
ハイパーリンクで目次シート管理すれば時間短縮

３．山のようなファイル数
→ファイル名・保存場所・履歴管理のルールを決める

４．関数式が複雑で作った人しかわからない
→名前の管理でわかりやすくコメント

５．関数式が壊れているのに気づかないでずっと使っている
→条件付き書式でエラーチェックのしくみを組み込む

なども、榎本先生おすすめのExcel共有ルールです。
（じっくり知りたい方はぜひ、事務カフェの榎本先生の回にご参加ください）

経理の現場で、榎本先生いわく「必要に迫られて」
磨きをかけてきた時短技の一端を教わることができ、
参加者の方々も大変満足していただけたと思います。

次回事務カフェも、魅力的な講師の方を招いて
「コレ、知らなかったとしたら怖かった～」と言っていただける内容をお届けします。

以上、第95回事務カフェ報告でした☆

――――
☆事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」に、
2017年からは、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただいております。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

なお、寄付先のかわうちワインさんについても
一人でも多くの方に知っていただきたく、
事務カフェ報告のたびにご紹介をしております。
ぜひご覧ください。

ふくしま×できること　福島で働くとは？

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こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。

第94回事務カフェは、営業に苦手意識のある方々が集まり
株式会社エスシーリンク 代表取締役 櫻井富美男氏を講師に迎え
まさに『営業の王道』を学びました。

どんな仕事も
奇をてらうのではなく地道に
相手を思う気持ちがすべてのスタート。

櫻井先生のお話をお聴きして
実は今までの紹介型でお客様本位でやってきたことは
有効な営業行為（＝お客様を喜ばせること）だったと
参加者の方々に気づいていただけたのは
主催者冥利につきました。

また上級者編として、
大きな組織で受付を突破するような新規開拓の極意についても
具体的な手法や考え方を教わり、
どの道にも、習熟にあわせた課題があり
山は高いほど登り甲斐があることも感じました。

事務カフェは、少人数で
ネットにも本にも書けない
ぶっちゃけ本音トークで講義いただくので
全部はあかせないのですが、
ブログを読んでいいただいた方にその一端をお話します。

さて、営業活動における次の5つのプロセスから
日頃、何を重視しているでしょうか。

1.事前準備

2.アプローチ

3.ヒアリング（ニーズ把握）

4.プレゼンテーション

5.クロージング

事前準備が必要なのは言わずもがなですが

答えは・・・

できる営業は

2.アプローチと3.ヒアリングによる『客観的事実』を最重視⭐️

アプローチでいかにキーマンに辿り着くか
（キーマン以外だと出てくる情報自体が間違っていることが往々にしてあるのです）
そして、キーマンとの接触にこぎつけたら
いかに多くの『事実』を引き出せるかが最重要プロセス。

こここそが商談の成否に直結します。

この2つの丁寧なプロセスがないままの営業では
思い込みによる見当違いの商談をしてしまいます。

結果、まったく契約に結びつかず
（たとえ結びついたとしても値引を要求され）
「うちの商品が悪い」とか
「会社（上司）が悪い」といった見当違いの思い込みが益々進み、
弱い営業にありがちな
愚痴と不満だらけ、苦手意識に支配されてしまうのです。

ああ、書いていてもオソロシいですね💦

講義では
キーマンに辿り着くための考え方、話し方
マジメな人こそ陥りやすい
『お客様本位』から離れた『自分目線』による失敗例などを教えていただきました。

できる営業と、そうでない営業は
面白いほど【対照的】な考え方・行動をとっていて
なるべくしての結果が出ているもの。

もし今、営業成績がふるわないとしたら
上記のプロセスの2.3による『客観的事実』が足りない証拠。

そこに注力し始めると、
お客様にお役に立つ提案が出来るようになり、喜ばれる機会が増え
営業の面白さにハマるように思います。

仕事は面白く。
そのためにも、出来る人の仕事に学ぶことが大事ですね。

次回事務カフェは、夏恒例のあの名物講師が登場です。

第95回事務カフェプロジェクト

8月22日（木）18時30分〜

講師：東京メトロポリタン税理士法人副代表 榎本孝史氏

テーマは『もっと使いこなしたい。Excelの時短術』

Excelは本当に奥が深いです。
学んだと思った側から、まだまだ知らなかった機能が見つかります。

事務効率アップに欠かせないExcelの小技の数々や
新しいExcel便利機能を勉強します。

来月もどうぞご期待ください！

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」に、
2017年からは、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただいております。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

なお、寄付先のかわうちワインさんについてはこんな動画もあります。
ぜひご覧ください。

ふくしま×できること　福島で働くとは？

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こんにちは。初投稿の滝口です。

働き方改革という言葉を以前より耳にする機会が増えました。

そんな働き方改革の一つ、テレワークに関係する旬なニュースをシェアしたいと思います。

総務省、厚生労働省、国土交通省、経済産業省、内閣府、内閣官房が、東京都や関係団体と連携し、2017年より、東京オリンピックの開会式にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と位置づけ、働き方改革の国民運動を行っています。

2017年は7月24日のみの実施で、約950団体、6.3万人が参加し、翌2018年は、7月23日から27日の5日間実施で、1682団体、延べ30万人以上が参加しました。
今年は、2020年東京大会前の本番テストとして、7月22日(月)から9月6日(金)の約1ヶ月間を「テレワーク・デイズ2019」実施期間と設定し、テレワークの一斉実施を呼びかけています。

テレワークは満員電車や遅延等の通勤ストレスから解放されるだけではなく、子どもの通院や介護なども休暇を取らずに出来るため、結果として従業員の満足度が上がり離職率が下がることが期待されます。

また、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、厚生労働省が「時間外労働等改善助成金」の支給も行っています（支給対象の条件あり）。

アウトソーシングで業務の効率化を図ることとあわせて、ぜひこの機会にテレワークの導入についても考えてみてはいかがでしょうか。

■参考情報
「働く、を　変える日
TEREWORKDAYS」
https://teleworkdays.jp/

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

さて次回94回目の事務カフェは、
今まであまり取り上げてこなかったテーマ『営業』について勉強します。

 
実は、営業に苦手意識のある方ほど
営業ポテンシャルが高かったりします。
（売り込む空気を持っていないので）

ですが、現実は
よほど営業を体系化することに注力しない限り
どの組織でも、
トップセールスマンにおのずと重要顧客と売上が集中しがち。

苦手意識がある人は「営業」を「売り込み」と誤解していて
本来のポテンシャルを眠らせたまま。

そして組織の中だけの視点でみると
トップセールスマンの営業手法は
その人ならではの特徴にフォーカスされ
他の人では再現性がないとも思われがちです。

本来、営業は科学的・論理的に成功へのプロセスを体系化できるもので
「営業が強い」会社は、必ず「やるべきことをやっている」。

前職が営業コンサルトであったのに
事務代行業をはじめてから
この手の話をすることはめっきり減っておりました。

ただ、櫻井社長とお会いして
やっぱり営業の体系化は必須！そしてとても面白い！と
そのだいご味を思い出し、
《事務》カフェだけど、営業を勉強することにしました。

今回の事務カフェでは
櫻井社長から『誰でも売れる営業』を伝授いただきます。

特に「社長がトップセールスマンになっている」
とお心当たりの方は、ぜひご参加ください。

題して
『〜トップセールスマンに頼らない〜
誰もが営業ができるようになる「指導」とは』

講師には、近著『トップセールスマンをクビにする勇気』（カナリアコミュニケーションズ）を上梓した櫻井富美男氏をお迎えします。

櫻井氏いわく
「トップ営業マンと呼ばれる人たちがやっている『当たり前』のことを知れば、誰でも売れる営業ができます。」

トップセールスマンに頼らず、
営業マン一人ずつのボトムアップがもたらす効果は
一度知ってしまえば、二度と手放したくなくなります。

今回の事務カフェでは、その方法を伝授いただきます。

■□■□■□■□■□■□■□

第94回　事務カフェプロジェクト

【〜トップセールスマンに頼らない〜
誰もが営業ができるようになる「指導」とは】

講師：株式会社エスシーリンク 代表取締役 櫻井富美男氏

日時：7月25日 (木)
時間：18時～20時
場所：YPP人形町事務所

定員　10名様限定

参加費　お一人様　2000円
※遠方の方はZoomでもご参加いただけます。

■□■□■□■□■□■□■□

お問い合わせ　:　TEL　03-6661-0758
お申込み窓口　:　ypp@omakase-ypp.jp

▼事務カフェfacebookページができました！
「いいね！」や「フォロー」お待ちしてます＾＾
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

☆ワインが最高、ワインで再興！☆
http://kawauchi-wine.com/
こちら是非ご覧ください。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。
今年の事務カフェもかわうちワインさんと高木社長を応援し続けます。

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こんにちは、息抜き必須な山口です。
ジリジリと暑い日があったり、上着が必要な日があったり
ちょっと体調にはきつい日々が続いていますね。

ポカポカと気候の良かった春にメンバーHさんが
とてもきれいな桜の写真を送ってくれたのをいいことに、
この季節の風物詩、紫陽花の写真をおねだりしてみたら、
たくさんの素敵な写真を送ってくれたので、こちらに載せたいと思います！

東京、文京区にある白山神社の紫陽花です。

　
ピンクと紫のグラデーションがとてもきれいですね(^-^)
奥にお参りしている人がチラリと見えるのも絵になりますね。

ピンクの小さいお花とのコラボレーションも素敵です🌟

そしてそして、私も下手ながらあちこちで紫陽花を撮ってみました(^^)

お客様先の紫陽花。
こちら真ん中部分が枯れているわけではなく「額紫陽花」という種類だそうです。
ぐるりと回りを囲んでいて確かに額みたいですね。

人形町事務所前の神社の紫陽花。
（・・・センスがイマイチ。。。）

Hさん、写真ありがとうございます！
また素敵なお写真、お待ちしております(^-^)

皆さんは何色の紫陽花が好きですか🌸？

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第93回事務カフェは、
『IT補助金』と『キャッシュレス決済対策』の二本立て。

本来は、どちらも2時間かけてじっくりやりたいテーマですが
2019年度での申請準備を考えたら
どちらも6月中には知っておかないと間に合わないかもしれない、ということで
ギュッと凝縮して両方お届けすることにしました。

NPO法人埼玉ITコーディネータ副理事長の長戸美樹さんが
現在このテーマでの講演に引っ張りだこの状況ですが
事務カフェのために日程をあけてくださいました。

第93回事務カフェプロジェクト

『2019年度のIT導入補助金／軽減税率・キャッシュレス決済対策を知ろう！』

受発注システムの見直し時期に差し掛かっている方、
RPAの導入をするならIT補助金もぜひ利用したいという方、
BtoCビジネスでキャッシュレス対応がまだという方は
ぜひこの機会にご一緒しましょう。

10人限定、ネットにかけないオフレコ話も出来るのが事務カフェの売りです^^
長戸氏に、補助金申請時の注意点や、人手が不足している中小企業が取り組める
具体的な導入方法を伝授いただきます。

たくさんのご参加、お待ちしています！

■□■□■□■□■□■□■□

講師：NPO法人埼玉ITコーディネータ
副理事長　長戸美樹氏
プロフィール：
総合商社・輸入雑貨小売・アパレルでの経験を積み、
2001年中小企業診断士登録、2002年独立開業ならびにITコーディネータ登録。
現在は関東の商工会議所等を中心に
IT利活用・店舗運営・事業計画策定等の支援をてがけており
特にIT導入補助金・軽減税率対策・キャッシュレス対応の講演実績多数。

日時：6月27日 (木)
時間：18時～20時
場所：YPP人形町事務所

定員　10名様限定

参加費　お一人様　2000円
※遠方の方はZoomでもご参加いただけます。

■□■□■□■□■□■□■□

お問い合わせ　:　TEL　03-6661-0758
お申込み窓口　:　ypp@omakase-ypp.jp

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「いいね！」や「フォロー」お待ちしてます＾＾
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

☆ワインが最高、ワインで再興！☆
http://kawauchi-wine.com/
こちら是非ご覧ください。

ふくしま×できること　福島で働くとは？

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。
今年の事務カフェもかわうちワインさんと高木社長を応援し続けます。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。
前回に引き続き
事務カフェプロジェクトの寄付先をご紹介します。

事務カフェは、最初は事務屋どうしの情報交換
事務スタッフのスキルアップを目的に始めました。

3.11が起きたとき
「復興には絶対に10年以上かかる。
途切れない支援を何かしたい」と思って
勉強会の事務カフェの収益を10年は寄付し続けようと決めました。

おかげさまで、講師の方には
多大なるご協力をいただき
これまでも、ボランティアで素晴らしい方々にご登壇をいただいています。

そして、寄付先も
日が経つ中で変遷を経て
腰を据えて支援を続ける方を探しているうちに
すっかり地域に根を下ろし
自分の命の先までを見据えて
復興事業を手掛ける方との出会いにつながりました。

福島県川内村で
上質な国産ワイン畑を作っている
かわうちワインの髙木社長は、そのおひとりです。

（冒頭とこちらの写真は「孫の手トラベル」さんから引用させていただいております）

ふくしま×できること　福島で働くとは？

髙木社長とお会いしたのは、2017年の秋。

食・農・観光　地域資源を活かした起業を考える川内村・田村市現地視察ツアー。
（主催:一般社団法人RCF）で、その活動を知りました。

印象的だったのは
『工業団地を造って工場を誘致しても、企業はやがて移転していくかもしれない。
けれど、その土地に根差した産業をつくれば、ずっとその土地に続いていく事業になる』
という髙木さんの言葉。

ワインへのこだわりも尋常ではなく
10年に1度あるかないかの寒さで若い苗木がダメになるリスクを考えて
（もしかしたらそういう気温は今年は発生しないかもしれないのですが）
毎年冬を迎える直前に、2万本の苗木を一本ずつ、緩衝材とアルミ材で丁寧に保護します。

去年の12月初旬、お天気に恵まれたときに
ボランティアでいった苗木の保護の様子、facebookの動画では
楽しくやっておりますが、傾斜のあるフワフワの土のうえでの中腰作業は、重労働。
特に日が陰ったり、風が吹いたり、雪の中での作業は過酷です。

それでも多くのボランティアが集まるのは
髙木さんはじめ
この事業へ駆ける思いの真剣さ、深さに打たれる方が多いからだと感じます。

（こちらの写真も「孫の手トラベル」さんから引用させていただいております）

ワイン好きの人には是非、この会社を知っていただき
開墾から始まり、植えてみて、糖度を測り、品種を変えて
改良に改良を重ねながら
美味しい国産ワインを提供する
ワイナリーを造っていく過程を一緒に味わいながら
ボランティア活動にご協力いただけたら嬉しいです。

YPPも引き続き、
事務カフェを通じて応援していきます。

かわうちワインさんの今後の活動は
ちょっとずつ更新中のブログやfacebookでご覧ください。

ボランティア情報が出たら、YPPでもシェアしたいと思います🍷

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