バックオフィスもHAPPYに
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
昨日のメールの続きです。
タイムリーに仕事が進むには
全社的な視点で
データやルールを見直すことが有効
と書きました。
そして、全社で取り組むときが
業務フローを見直す絶好のチャンスです。
でも、
従来作業の延長線上に物事を考えてしまう人が意外と多いんです。
現場作業の洗い出しはもちろん必要なのですが
「今まで、どうやっていたっけ？」と確認していると
自分の作業は・・・
自分の部署は・・・
この提出資料がいつまでに必要だから・・・
と社内の話が延々と続きます。
ここで大事なのは、
社内事情だけフォーカスするのではなく
あらためて外的環境も考えること。
お客様のニーズ
ライバルの存在
自社の存在意義
自社のビジネスモデルはどうあるべきか、
この事業をやっていくうえで必要なバックオフィスの処理は何か、
本当に欲しいデータは何だろう？と考えてみると
社内の作業確認だけでは見えなかった「新事実」が発見できます。
もしかしたら、
一部のサービスや商品の縮小が必要かもしれません。
事業の見直しまでいかなくても
毎月一人の担当者が集計・作成・提出していた資料を
全員が出先から入力・閲覧できるように変えるなど
作業分担や仕事内容が変わることは大いにあり得ます。
でも「自分の仕事が奪われるのか」と
警戒心を抱く人がいると
議論はなかなか進みません。
毎日繰り返し作業の連続で、横断的な議論に慣れていないと
全社的な見直しをしたいのに、
従来の延長線上の議論に終始しがちです。
抜本的な見直しがなぜ必要なのか
仕事がスムーズになると、全員にどんな良いことがあるのか
何度もメッセージし、共感を得ることがすごく大事。
新入社員もベテラン社員も
「自分たちにとって良いことがはじまる」と思うと本当に強く
色んな意見が現場から寄せられるようになります。
結局、何をやるにも
皆が気持ちよく仕事できるには、、、と心がけることが、
すごく大事なんですね。
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