在宅ワーク

渋谷サステナブル・アワード優秀賞を受賞しました!

YPPLINEやメルマガでお馴染みのプロジェクトリーダー兼広報担当の上田奏さんがこのたび渋谷サステナブル・アワード2021の優秀賞を受賞しました!!!

渋谷サステナブル・アワードは渋谷区が2019年から実施しているプロジェクトで、
上田さんは昨年に続き2年連続の受賞となりました。(スゴイ!)

オリパラきれいな千駄ヶ谷プロジェクト実行委員会」というプロジェクトを立ち上げてオリンピックパラリンピックの開催地となる千駄ヶ谷駅周辺で地域のみなさんとゴミ拾いの活動を行いました。
オリンピックの開会式二日前に思い立って活動をスタートし、最初は20人ほどだった参加者も口コミやSNSで情報が広まり、学生さんや周辺で働く人たちなど延べ300人の方が参加くださったそうです。

もともとゴミ拾いなどの地域活動が好きだったという上田さん。
持ち前のリーダーシップも相まってたくさんの人を巻き込んだ活動になったようです。
(参加した大学生からは『ボランティア活動証明書』の発行を求められたとか!)

ちなみに2020年に表彰されたプロジェクトもゴミ拾い。
住民のいないファイヤー通りという場所でバーチャル町会を作って環境活動をされたそうです。
「リアルライフヒーロー」が登場するなど、活動背景がとても面白いので、活動紹介ページをご覧になってみてください☆

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手軽にPC画面の動画を撮る方法

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
早いもので12月になりました。
今年の年末年始は去年よりも予定が入っている方も多いのではないでしょうか?
私も年末は実家へ帰省する予定なので、とても楽しみです^^

さて、今日は手軽にPC画面の動画を撮る方法をお伝えしたいと思います。

Zoomで「録画させてください~」なんて気軽に画面録画を行っていますが、
Zoom以外でも「これ動画に残しておきたいなー」と思うことないでしょうか?

Xbox Game Barを使ってみよう

その名の通り、PCゲーム向けのアプリですが、これでアプリの画面録画が可能となります。
※デスクトップ画面やエクスプローラーは録画できません。
Xbox Game Bar」はWindows10に標準でインストールされています。

起動方法:Windowsキーを押しながらGキーを押すと「Xbox Game Bar」が起動してアプリの画面を録画できるようになります。

Win+Gキーを押すとウィジット画面に切り替わります

録画手順

1.画面を録画するアプリを起動(ここではChromeを立ち上げます)

2.Windowsキーを押しながらGキーを押す。

3.「キャプチャ」や「音声」のウィジット(※1)画面が表示

4.「キャプチャ」ウィジットに録画したいアプリ名が表示されていることを確認
※ここで違うアプリを指定していると全然違う動画になってしまうので要注意です;;

5.マイクの音声も録音する場合は「マイク」ボタンをクリックして斜線が入っていない状態にする。
録音しない場合は「マイク」ボタンに斜線が入ったままにする。

6.「●」録画開始ボタンをクリック → 録画が開始されます。

※ウィジット以外の場所をクリックするとアプリの画面を表示します。
※Windows + Alt + R ですぐに録画を開始することも出来ます。
(※1) ウィジット・・・パソコンのデスクトップ画面、Webページ、スマートフォンやタブレット端末のホーム画面などに表示できる、単純な機能のアプリのことです。

注意点

注意が必要なのは、録画中にアプリの切り替えができないので、複数ツールの画面を使っての録画はできないです。

私がこのアプリを使うのはGooglemeetsでお客様と打ち合わせをするときです。
Googlemeetsは有料会員でないと録画ができないので、お客様から指定があったときは撮影許可を得たうえで録画をさせてもらっています^^

ぜひ、何かの機会に使ってみてください♪

引用

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?rid=417&PID=3711-2674

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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令和4年1月1日~施行開始!電子帳簿保存法改正

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

すでにご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、
令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が改正されました。
経理業務に関わるメンバーさんはもちろん、フリーランスとして「電子データで請求書などを受け取っている方」、全員が意識する必要がある情報です。

間もなく施行がスタートするので今からでもきちんと理解しておきましょう★

今回の改正は、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に役立てるために手続方法が大きく変わっています。

電子帳簿法とは?

国税に関する帳簿や書類(国税関連帳簿書類)を電磁的記録(電子データ)等により、保存するときの方法について定めた法律です。

主に会計関連の書類を電子データで保存するときの取り決めです。

【電子保存の対象となる帳簿・書類】

・自社で作成する国税関係帳簿書類
・取引先から紙で受け取る書類
・自社および取引先で電子的に授受する書類

※主な国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、出納帳、補助簿、その他必要な書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

※主な国税関係書類
(決算関係書類)貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類
⇒システムで一貫して作成して電子保存可能

(取引関係書類)請求書、領収書、契約書、注文書等(控も含む)など

(電子取引)メール添付、Web送受信、インターネット、FAX、EDI、電子契約など
⇒紙はスキャンして保存、電子授受したものは電子保存可能。(令和4年1月1日より義務化)

【電子保存の対象とならない文書】

YPPでは少数派だと思いますが・・・
手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳。手書きで作成した請求書や補助簿等。
※スキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とならないので注意です。

電子帳簿法に基づいて認められている電子データ保存方法

  • 電磁的記録(電子データ)での保存
  • 紙データをスキャナで保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  • 電子取引データの保存(メール等で授受した取引情報)

2021年改正事項

承認制度の廃止

国税関係書類を電子的に保存するには、電子化開始の3か月前までに所轄の税務署長に申請をして承認を受ける必要がありましたが、電子帳簿保存法が改正される令和4年1月1日以降は、税務署長の承認なしに電子データによる国税関係帳簿書類の備え付け・保存が可能となります。

優良電子帳簿保存制度の創設

税法では、税務調査を受け、修正申告または更生があったときは修正申告または更生により納付することとなった税額の10%に相当する額が過少申告加算税として課されますが、今回の改正により、優良電子帳簿に該当する場合、発生する追徴課税の過少申告加算税は5%へ軽減されます。

※優良電子帳簿とは、電子帳簿保存法の要件に従ったシステムを使って保存された電子帳簿のこと。

スキャナ保存の要件緩和

(1)修正・削除の履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与が不要。

(2)現行3営業日以内であるタイムスタンプ付与期間が約2か月以内に大幅延長。

(3)適正事務処理要件の廃止。
社内の人間や税理士が行っていた紙の原本とスキャナ画像が同一であるかの定期的なチェックが不要となります。(実際には“不要ではない”ですが、法令要件からは除外されました。)

(4)検索要件の緩和
スキャナ保存を利用する場合、細かい検索機能の確保が要件として定められていましたが、「日付・金額・取引先」の3項目に緩和されました。

タイムスタンプとは?

電子データの存在を日時によって証明する技術です。

電子データの場合、作成日を推測が難しく、複製も容易で改ざんの可能性もあります。
タイムスタンプは、電子データを第三者も検証できるよう、外部からの発行を経て、対象のデータを証明するためのものです。
タイムスタンプを付与することにより、確かにデータが存在したこと、データが改ざんされていないことの二つを証明となります。

注意点

電子保存された事項に関して、不正行為を行ったときのペナルティとして、重加算税が10%加算されます。

導入しやすい環境を整えるために各種要件の緩和が行われる一方で、不正を行ったときにはペナルティが課されることに気を付けましょう。(隠蔽、仮装された事実がある場合は優良電子帳簿制度による過少申告加算税の軽減措置は適用されません)
不正行為やデータの不備を防ぐ取り組みが、これまで以上に求められているようです。

今まで、メール等により電子データで受け取った書類は、「電子での保存」と「紙での保存」どちらも容認されており、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して一元管理することも可能でした。

しかし、今回の改正で、電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存することは容認されず、電子での保存のみが認められます。
紙で受領した請求書の電子保存については申請が不要となるので、紙でも電子でも保存することが出来ます。

電子帳簿保存法の改正ポイントをよく理解して、令和4年1月1日からの運用見直しおよび、業務の効率化や経費節減に役立てていきましょう!

【参考】

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

https://www.sbbit.jp/article/fj/55624

https://pca.jp/area_top/dentyo/index.html

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VPN接続を知ろう

最近YPPでも「お客様のPC環境にVPN接続して行う業務~」なんて耳にすることが増えてきました。
ところで、「VPN接続」って何のことだか知っていますか?
インターネットで調べてみると専門用語がたくさんでわからない。。。。
という方のために、今日はVPN接続ついてなるべくかみ砕いてお伝えしたいと思います。

 VPNとは「バーチャル プライベート ネットワーク」の略で、特定の人のみが利用できる専用ネットワークです。仮想の専用線を構築するので「仮想プライベートネットワーク(仮想専用線)」と呼ばれています。
コロナウイルスの流行によりテレワークの普及が一気に進んだ今、VPNを利用して自宅から会社のネットワークへ接続して仕事を行う方が増えています。
VPN接続は、接続したい拠点に専用ルーターを設けて相互に通信を行います。
「トンネリング」「暗号化」「承認」を設定するので、自宅のWi-Fi環境下よりも強固なセキュリティ環境で接続することが出来ます。

トンネリング・・・閉じられた仮想的な直結回線を確立して通信を行う方法(送信者と受信者をトンネルで繋いで外からは見られないように情報通信を行うイメージです。)

暗号化・・・やり取りするデータの盗み見防止のため、一定のルールに従って文字列を変えるなどして第三者に分からなくする技術または手法(パスワード付きZIPファイルでやり取りするイメージです)

承認・・・相互に正しい相手だと確認すること(アクセス権があるかどうかアカウントとパスワードで確認します)

遠く離れた拠点とながーーーい有線LANケーブルで接続することは物理的に難しいですが、見えない線を直接繋いで通信してくれるのがVPN接続です。

そんなVPNですが、接続方法は大きく4つに分類できます。

①SSL-VPN

YPPではこの方法でVPN接続することが多いです。
ユーザー端末と企業内のVPN装置の間でSSL暗号通信を行うことでVPNを構築します。
SSLとはSecure Sockets Layerの略で、インターネット上でデータを暗号化して送受信する仕組みのことです。
SSL機能を利用することで通信を暗号化して第三者による盗聴改ざんを防いでくれます。
専用ソフトをインストールする必要もないので、導入コストも抑えられ、特別な環境設定も必要ありません。

②インターネットVPN

既存のインターネット回線を活用した接続方法で、少ないコストで構築できます。
ただし、多くのユーザーが使用するインターネット回線を利用するため通信が混み合う時間帯などは通信速度が低下する場合があります。

③IP Sec-VPN

通信の出口となるIP層ですべて暗号化するIP Secを活用してVPNを構築する方法です。
IP Sec とは「Internet Protocol Security」の略で、データを暗号化して、盗み見されないように安全な状態で接続する仕組みのことです。
①のSSL-VPNと比較されることが多いですが、IP Sec-VPNの方がセキュリティレベルが高いのに対してユーザー端末に専用のソフトをインストールする必要があるのと、暗号化や認証など環境設定が複雑なため、導入コストが大きくかかります。

④IP-VPN

大手通信業者用意した閉域網を利用したネットワークです。
通信事業者と契約者のみが利用できる閉ざされたネットワークなので、暗号化することなく高いセキュリティ下での通信が可能です。また、安定した通信速度が保証されていますが、ネットワークを構築にはコストがかかります。

もっと簡単に説明すると・・・

インターネットVPN
インターネット経由でトンネルをはるだけ

SSL-VPN
インターネットにはったトンネルの中でデータごとに暗号化(SSL証明書を利用)する

IP Sec-VPN
インターネットのトンネルをはってVPNルータ間のデータをすべて暗号化(IP Sec化)する

IP-VPN
専用の回線チャンネルを利用して閉鎖環境を作りVPNとして利用する

下に行くほどセキュリティレベルが上がります。

YPPでの使い方

YPPでは本社に専用のサーバーを設置して、離れた場所で仕事をしている特定のメンバーさんに予め用意したアカウントとパスワード情報をお伝えしてVPN接続してもらっています。
また、実際にお客様のサーバーへVPN接続をしてシステムを操作したりデータを更新したりするなどの業務も行っています。
今後もお客様のサーバーに接続するというお仕事は増える見込みなので、「VPN接続」と聞いて慌てないようにしておきたいですね。

VPN接続の知っておきたいデメリットは?

安全性を確保したうえで作業を進められるVPN接続、とはいえ情報漏洩が発生しないとは限りません。
調べてみるとVPN装置の脆弱性を悪用した大規模な情報漏洩事故の事例が過去にあります。
サイバー犯罪に巻き込まれないためにも個人の安全対策としては認証のパスワードを奪われないことが第一の対策となります。

その他、VPNを使わないときは接続を切る。VPNのパスワードを狙うフィッシングメールに引っかからないなど正しいルール通りに慎重に使用することをおすすめします。

これを読んでVPN接続ちょっと怖いな・・・と思ったかもしれませんが、怖さを知っておくことでより慎重に作業が出来ると思います。(お客様のネットワーク下なら尚更)
VPN接続に限らずインターネットを利用している以上、サイバー攻撃のリスクからは逃れられません。少しでもおかしいな?と思ったら気軽にYPPへご相談ください。

〈引用元〉https://it-trend.jp/vpn/article/48-0074

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第1回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
気づけば10月も半ばですね!
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです!!

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何?」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は4名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

<メールの送信ミス>
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因:初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな?と質問することを躊躇してしまった
学び:コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ!」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意!HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか?」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか?
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう!

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは?
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

  • お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
  • メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
  • ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
  • 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
  • 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
  • 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分(業務)の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう?」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー!というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです><

  • 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
  • YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
  • 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい!
  • 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは?
  • メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは?とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました!
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第2回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです!

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YPP業務連絡~チャットワークについて~

YPPでのお仕事で利用することが多いチャットワーク
無料ではじめられますが、チャットグループが増え続けると有料プランへの移行が必要です。
有料プランへ移行する場合、YPPが負担してくれるの?
どうやって申請するの?など多く寄せられる質問をまとめてお知らせします。

累計グループチャットが上限を超えてしまった

YPPでお仕事をするためにグループチャットへ招待してもらおうとしたら、累計グループチャットが上限を超えてしまった。※2021年10月現在現在累計グループチャットが上限です。
その際は担当コーディネーターへご連絡ください。

チャットワークをYPP業務でのみ使用し、有料プランへの変更が必要になった場合、料金の半額をYPPにて補助させていただきます。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外です。

◆月間契約の場合:660円/月 ⇒ YPP補助の場合の負担額 330円/月
◆年間契約の場合:年額6,600円(550円/月) ⇒ YPP補助の場合の負担額 275円/月
※月間契約にするか年間契約にするかはお選びください。

補助金の申請方法

有料に変更した月より、「ChatWork費用」として稼働表内の経費シートへ半額分を計上ください。
複数業務を掛け持ちしている方は最も業務量の多い稼働表の経費シートへ計上ください。
※年間契約の場合でも月額で申請してください。
※全て税込み価格の表記となっております。
※業務が発生しない月は補助の対象外となりますのでお気を付けください。
※私用や他社業務での利用がある場合は対象外とさせていただきます。ご了承ください。

その他分からないことがありましたら担当スタッフまでご連絡ください。
何卒よろしくお願い致します。

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簿記の勉強方法を見直してみました

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

先週金曜日のメンバー事務カフェは参加されましたか?
YPPの顧問税理士である中山先生がお忙しいなかわざわざご登壇くださいました><
実務に直結する貴重なお話、本当にありがとうございました!

そして、今回事務カフェに参加したメンバーさんの感想などを一人一人聞いたところ、
「簿記の勉強をしたいけど何から進めてよいか分からない」という声をちらほら聞こえてきました。
めちゃくちゃわかります。
私も産休育休を2年ちょっと…子育てしながらもそれなりに時間があったわけですが、簿記の本を1冊買ってほぼ読み進められていませんでした。
何故なら…(ここから言い訳です)読書が苦手な私としては簿記2級は試験範囲も広くなるため、どの解説書も分厚くて、できるだけ厚みのない本を選んだ結果、解説が少なくて更にわかりづらい、、でもせっかく勉強するならちゃんと理解して進めたい、、と思ったらあれ?育休終わり??

時間があったはずなのに暇さえあればただ漠然とSNSを眺めていました。

もっと手軽に勉強する方法を発見

そんな私が最近やっと気が付きました。
勉強方法を変えてみよう!!!と。

きっかけは7月に行われた第101回目の事務カフェ(録画版)で榎本先生がおっしゃっていた一言…

「今はYoutuberが再生回数稼ぐために懇切丁寧に動画で解説してくれるよ~」

これを聞いて「簿記の解説動画もあるのかな?」と試しに検索したところまさに懇切丁寧に簿記の解説をしてくれている動画がありました!
これは是非ともYPPのみなさんにお伝えしたい!
ということで、簿記の勉強を始めたいけど何からすればよいか分からない…という方は試しに見ていただきたいです。
動画は基本40分~1時間以上ありますが私は1.25倍速で洗濯物をたたみながら~とか朝食用意しながら~とかで見ています。

【入門!初心者の人が一番最初に見る動画:仕訳がメッチャわかる!】全24回(基礎18回+じっくり復習6回)

さらに同じ方がkindle版でも著書を出しているのでまとめて動画を見られないときにも勉強できちゃいます。(著書を基に動画を作成しているとのことなので、連動して学習できそうです。)

何が良いって、いちいち分厚い本を引っ張り出して椅子に腰を落ち着かせなくても良いこと。
また、よくある解説書と違い理屈で話してくれるので一つ一つ理解した上で読み進められるのです。
スマホ片手に勉強できるから子どもが砂場で遊んでいる合間などの隙間時間に読んだりしています。
今の時代に生まれてよかった…(笑)

実際に過去問を解くとしたら別途問題集を購入する必要がありますが、簿記の知識を深めるためには十分な内容だと思います。
Youtube視聴も無料ですし、kindleも無料サンプルでどんなものか読めますし、勉強を進める第一歩としてお時間があるときに是非覗いてみてください☆

私も簿記検定2級・・・いつか受験する日を夢見てゆるゆる勉強を進めていこうと思います。

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ミスについて考える

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

食欲の秋ですね…食欲の秋を通り越してもうすぐ10月ということで早いところはクリスマスケーキの予約がスタートする!と思ったら一気に年末感を感じています。
今年はどこのケーキを予約しようかな…そんなウキウキ気分とは違ったちょっと真面目な話題です♪

ミスを共有することについて

突然ですが、仕事において、プライベートにおいて、ミスをしたことはありますか?
「ない」と答えた方は、普段何を心がけていらっしゃるのかお聞きしたいので是非ともご連絡ください。(笑)

恐らく「ある」という方が多いと信じて…
今日はミスについてYPP本部という立場から私なりに考えてみたいと思います。

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、YPPではミス共有をしよう!ということで、
メール配信やHPのメンバーページで今まで起こったミスを事例として公開していました。

でも、忙しさのあまり何故ミスを共有するのかという趣旨をお伝えできていないような気がしたので少し整理してみたいと思います。

ミスは恥ずかしいことじゃない!と考えられるようになりたい

ミスをしたとき、みなさんどんな気持ちになりますか?
「やばい! どうしよう! 上司に怒られる>< 帰りたい…T_T 消えたい…T_T 地球爆発しろ!!!」
私は少なくともこれでした。(苦笑)
誰しもミスをすると嫌な気持ちになるはずです。
めちゃくちゃ落ち込みます。でもミスしてしまったことは取り返せない。
なんでこんなミスしてしまったのだろう・・・

人間誰しも完ぺきではないのでミスはします。
でもミスはしたくない!それならミスの原因を追究して業務改善につなげよう!
という気持ちをみんなが持てればミスは恥ずかしいことではないと思えるのではないかと考えます。
とは言っても改善方法を一人で考えなければいけないものではないです。
やりにくさを感じたら何か良い方法がないかと相談するのも改善の第一歩です。
それによって仕事の効率がアップしたらとても良い流れが生まれそうですよね。

ミスへの対処法をトヨタ式から学んでみよう

ここで「トヨタ式」を例に挙げてみます。
トヨタ式は日本を代表する自動車メーカーであるトヨタの製造現場のムダ゙を省いた改善方式のことです。
これをビジネスへ応用したのが「トヨタ式」と呼ばれています。

トヨタ自動車では、製造ラインで異常が発生したときに以下の対処を行うそうです。

 (1)その場ですぐにミスの原因を調べる

 (2)二度と同じミスが起きないような改善を行う

たとえば、不良が出たときに、不良品を脇によけて、そのまま生産を続けたとすれば、たしかに生産そのものは順調に進みますが、不良ができた原因はそのままなので、再び同じ不良が出る可能性がありますし、場合によってはさらに大きな不良につながる恐れもあります。
 原因についても「あとで調べよう」と思ったとしても、時間が経ってからでは、「不良が出たそのままの状態」は残されていないため「真の原因」を見つけるのは困難です。結局は、「もっとみんな作業に集中して」「みんなで不良が出ないように気を付けよう」といったたいして役に立たない精神論に終わってしまいます。
 これでは不良を完全に防ぐことはできません。だからこそ、トヨタ式は不良が出るといった異常があればすぐに生産ラインを止めて、その場で徹底的に原因を調べるのです。そのうえで改善を行えば、同じ異常は二度と起こらないようにすることができるのです。

http://a.msn.com/00/ja-jp/AAuDRb9?ocid=sli

「ミスをした」と聞くとミスした人を責めたい気持ちになったり、ミスした内容に目を向けがちですが、
「こんな改善をした」というプラスの部分が最初に伝わって、
これは他の現場でも応用できそう!なんて繋がっていくといいですよね。

また、「危うく間違えるところだった!」というヒヤリハットも同じです。
ミスが発生しそうと思ったならそれは作業の流れに問題があるかもしれません。
いつものやり方しかないと思わずに、こうしたら良いのではないか?と思ったら改善のチャンスです。
一人で解決できなくても、YPPには作業メンバーや担当営業がいます。
共有することで改善策が見つかるかもしれないです。
そしてそして、もしこんな良いやり方があるよ!こうやった方が間違いないよ!という情報を持っている方はどんどん教えてほしいです^^
すでに知っているかも…?なんても思わずに便利ツールなどもあればどんどん紹介したいと思うのでLINEからでもメッセージください☆

少しでも業務が円滑に進められるようにミス共有ではなく改善策の共有ができる環境を作れるようにしていきたいと思う今日この頃です。

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おすすめツール【フリーソフト編】

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

突然の石像との写真すみません。(笑)
ちょうど4年前の今頃ギリシャへ旅行をしていました。
近代オリンピックが初めて開かれた場所、パナシナイコスタジアムを訪れはしゃいでいた時の一枚です。
今年は東京オリンピックもあったので改めて見ると感慨深いです。。
写真を振り返るたびに早くコロナのなかった時代に戻って自由に旅がしたい…と心底願っております。

さて、本日はありがたいことにYPPのメンバーさんにおすすめしてもらったツールをご紹介します。
その前にこのツールを見つけたきっかけが素晴らしいのでみなさんに共有させてください!

ツールを見つけたきっかけは?

普段の業務で「いつも見る画面を前面固定すれば少しは楽になるのでは?」と思ったことからご自分で探し出したそうです。
私がびっくりしたのは、複数のデータベースを開き、ウィンドウを何度も切り替えて入力するという作業を毎回行っている中で、その考えに至ったということです。
いつもこうしているから、、このやり方しかないから、、と諦めるのではなく自ら改善する力が身についていることがわかり、改めてそのメンバーさんを誇らしく思いました。
「このやり方は不効率だ」と思ったら「もっと良いやり方はないか?」と自分で調べる。自分で解決できなくても分かる人に相談してみるというのも新しい発見につながるはずです。私もこの考え方を自分の心に刻んで業務に取り組んでいきたいです。

「効率が悪い…」からの脱却は超シンプル!その名も『最前面でポーズ』

上記のきっかけと同様に、作業中ウィンドウを何度も切り替えるのが手間だと感じたことがある方は沢山いると思います。
このツールを使えば常に見たい画面を最前面に固定することができるので、
複数ウィンドウを開きながら作業する方は作業効率アップできるかもしれません。https://www.vector.co.jp/soft/dl/winnt/util/se468861.html

使い方

使い方はとてもシンプルです。
普段使わないPauseキーを押せば見たいウィンドウを最前面に表示させることができます。
解除したい場合は再度Pauseキーを押せばOKです。
シンプル過ぎるので説明はこれだけです。(笑)

キーボードにPauseキーがない!という方、私もありません。(汗)
調べたらノートパソコンにはPauseキーが初めからないものもあるようです。
そんな時は以下のショートカットキーで対応できます。

Lenovo (Thinkpad)Fn+P/Fn+Ctr+P/Fn+Alt+P
DellFn+B
HPFn+Shift
Sony (VAIO)Fn+Insert
私はDellのショートカットキーでいけました!

それでもPauseキーが使えない、利用できない場合は画面上にキーボードを表示させる機能『スクリーンキーボード』を使う方法もありますがシンプル機能ではなくなってしまうので却下です。
そんな方はPauseキー以外のキーも指定して設定できるので安心してください^^

画面右下のインジケーターから設定ができます。

他にも最前面に表示させたいウィンドウの設定方法や設定したときのメッセージ方法などが設定できます。

注意点

ご覧いただいたようにとても便利なアプリですが注意点がひとつあります。
それは、PCをシャットダウンするとアプリも終了してしまうため再度起動させないといけないという点です。
アプリを再度起動させるためには最初にダウロードしたフォルダを開いてアプリをダブルクリックして…とちょっとだけ手間になります。
そんな手間を省くためにやっておくと良いのがPCを立ち上げたときにアプリを自動起動するように設定するということです。

アプリを自動起動させる方法

  1. アプリが保存されているファイルを開く
  2. Win+Rキーを押して「ファイル名を指定して実行」のページを開く(またはWinから「ファイル名を指定して実行」をクリック)
  3. 名前に「shell:startup」と入力してOKをクリック
  4. スタートアップのフォルダが開く
  5. 1で開いたアプリ(またはショートカットを作成して)をフォルダへ移動させる
  6. パソコンを再起動するとアプリが自動で起動します。※右下のインジケーターにアイコンが表示されているはずです。

詳しい手順や自動起動を停止させる方法はこちらのページを参考にしてみてください。
今回のアプリに限らず他にも応用できそうですよね^^

早速私も作業中にメモをしたり、お客様からの指示書を見たりと活用してます!
最初に環境設定をしてしまえばその後の操作も簡単なのでぜひ一度試してみてください♪

参考

https://aprico-media.com/posts/6155
https://www.pc-koubou.jp/magazine/39003

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