在宅ワーク

酉の市に行ってきました

こんにちは、伊澤です。

もう先週のお話になりますが、今年も浅草にある鷲神社まで酉の市へ行ってきました🌟

今年は11月に旧暦でいう酉の日が3回あるので、三の酉へ❕

Photo_17-12-06-17-27-26.819

相変わらずの賑わいです。

Photo_17-12-06-17-27-36.286

今年は上野動物園で生まれたシャンシャンのようなかわいいパンダ熊手も出ていました🐼

Photo_17-12-06-17-27-35.363

縁起物の熊手は今年も人形町事務所と北浦和事務所とで2つ購入しました🎶

来年もこの熊手に、1年間の福を取り込んでくれるように祈願します👏

どんな熊手か見たいという方❔❕

ぜひ、そんな方は人形町事務所に遊びにお越しください☕

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第80回事務カフェ開催報告☆★

こんにちは、YPPの伊澤です。

今日は先週木曜日に開催した事務カフェの報告です🎈

テーマはYPPらしい・・・

「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

登壇したのはYPPを代表して杉村薫です。

Photo_17-11-14-17-57-18.973

なんと、事務カフェ初登壇!👏

堂々デビューしてもらいました🌸

お話したのは、YPPの事例を絡めつつ、
一般的なアウトソーシング・在宅ワークをはじめるためのハウツーです。

  1. アウトソーシングをはじめるきっかけ
  2. 在宅ワーカーにお願いするメリット
  3. 在宅ワークの不安要素
  4. アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

以上の4点を今日は皆様にも共有したいと思います✌✨

1.アウトソーシングをはじめるきっかけ

きっかけはお客様によって様々ですが、
「状態的に残業に苦しんでいる」や「もっと別の業務に注力したい」、
「社員が定着しない」、「突然社員が辞めてしまった」、
「繁忙期・閑散期の差が激しい」などが挙げられます。

最近では「雇いたいのになかなか人が採用できない」なんていうお声も聞きます。

人が不足している、人を増やすほどではないけど今の人員だと手一杯・・・
という方がアウトソーシングに乗り出す傾向があります。

2.在宅ワーカーにお願いするメリット

1.で挙げたような問題解消のきっかけはもちろんですが、
業務をアウトソースすることで、改めて業務のルールや情報の管理、共有、可視化が実現します。

スキル・時間・曜日・人数などの条件で、
課題に合わせたチーム作りを叶えられるのもメリットの一つと言えそうです。

3.在宅ワークの不安要素

在宅ワークをはじめるのにあたり、
不安に感じるのは主にセキュリティ・コスト・連絡ツールの3つが挙げられます。
今までやっていなかったことに踏み出すのでやっぱりどうしたらいいかわからないもの。

在宅ワーカーにも必ず共有をして、少しでも不安を解消しましょう。
特に、在宅ワーカーへの指示をする際は、「明確」であることが重要になってきます。
属人的な言葉ではなく共通言語でやり取りをするという意識が必要です。

【セキュリティ対策】

  • ソフトウェアの更新
  • ウィルス対策ソフトの導入
  • ID・パスワードの適切な管理
  • スタッフ教育
  • ダブルチェックの仕組み

【主な導入コスト】

  • パソコン
  • Webカメラ
  • ウィルスソフト
  • 業務ソフト/アカウント(会計・給与、販売管理、illustrator・Photoshop、グループウェア)
  • 備品(電卓、事務備品、用紙、インク代)
  • 郵送費(宅急便、郵便)
  • 導入準備の人件費

【用意しておきたい連絡ツール】

  • 資料共有(例:Dropbox、Googleドライブ)
  • グループウェア・チャット(例:サイボウズOffice、Chatwork、Slack)
  • WEBミーテイング(例:Skype、Googleハングアウト)

4.アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

アウトソーシングに向いているお仕事、向いていないお仕事って何でしょう?

社内の担当者がこれからは在宅で仕事をするという場合は、
引継ぎなくスタートできると思いますが、
新たに在宅ワーカーにお願いするという場合は
“何をアウトソーシングするか”の洗い出しが必要です。

洗い出しができたら、
発注側から在宅ワーカーへ伝えるべき“共通認識”として、
年・月・週・日ごとの業務量やスケジュール、
ワーカーに求める必要スキルなどを考えます。

その他、用意すべきツール・体制などシュミレーションまでできると、
かなりスムーズにアウトソーシングができそうです👍

【◎アウトソーシングしやすい業務 ⇔ ×アウトソーシングしにくい業務】

◎ルールがはっきりしている ⇔ ×属人的な判断に任せたい
◎成果物・スケジュールが明確 ⇔ ×成果物・スケジュールが未確定
◎納期に余裕がある ⇔ ×急な依頼(短納期)対応がある

アウトソーシングをはじめてみたいけど、
どこから手を付けていけばいいかわからなかった方、
はじめてみたけどなかなかうまくいかない方も、
今後の在宅ワーク導入のヒントにしてみてください🌼

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

メンバー交流会@東京のご報告♪

YPPの伊澤です🌹

2016年に引き続き、今年もやってきました。

🎉 YPPメンバー交流会@東京 👏

YPP交流会20171018

 

 

 

 

今年もたくさんのメンバーさんにお集まりいただきました💓

初めましての方も、お久しぶりの方も、いつもありがとうございますの方も、
2時間半というわずかなランチタイムを有意義に過ごさせていただきました🍴

お仕事しながらでは話さないような日常的な会話はもちろん、
今後の働き方についてもまじめに話し合ってきました✍

その中でも私の心に突き刺さったのが、

  • 「簿記の資格は持ってるけど経験がない」
  • 「資格がないと応募できないよね」
  • 「でも、経理のお仕事やってみたいんですよね」

そんなメンバーさんの生の声をお聞きして、

もっとスキルアップできる機会を作らねば!!!!

と、思いました。

未経験だけど、経理のお仕事やってみたい!というメンバーさんが、
経理業務に関われる機会を作っていきたいです💻

YPPメンバーは本当に個性的で、
ジャニーズ大好きメンバーがいたり、とっっっっっても素敵なビーズアクセサリーを手作りしていたり、
手相のプロがいたり、お仕事スキルが光り輝く方もたくさんいますが、
それ以外でも輝く方がたくさんいて、本当に盛り上がりました🎶

PCだけのコミュニケーションだと、やり取りの中で誤解を産んだり、
一人で悩んでしまうことも多いと思います。
だからこそ、メンバー交流会を各地で開催して、
たくさんのメンバーさんのお声を聞いていきたいと思います🌞

ご参加いただいたメンバーの皆さん、ありがとうございました🌠

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第80回事務カフェ開催予告★「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

こんにちは!YPPの伊澤です🌹

今日は来月の事務カフェの開催予告です✨

次回は記念すべき第80回となる事務カフェです!👏

テーマはYPPらしいコチラ❕❕

「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

アウトソーシングを検討したいけど、何から始めていいかわからない。431572
メリットやデメリットって?
情報漏洩が心配、システム導入費って高そう…など、

アウトソーシングを始める手順や、YPPのお客様の実例を元に、
どういう人たちがアウトソーシングに踏み出しているのかをお話したいと思います。

YPPスタッフの杉村薫が今回初登壇します🐰✨

アウトソーシングを「今じゃないけどいつかは導入してみたい」という方も、ぜひご参加ください✊

――――――――――――――――――――

日時:11月9日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

――――――――――――――――――――

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

 

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第79回事務カフェ開催報告★☆「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

こんにちは、YPPの伊澤です🌹

最近、急に冷え込んで、もう上着が必須な気候になりましたね☂
今年も気が付けばあと一か月半❕
年末に向けて、忙しくなる方もたくさんいると思いますが、
体調管理には気を付けていきましょう。

今日は先週12日(金)に開催した事務カフェの様子について報告します。

「ベテランから新人へ~経理をスムーズに引き継ぐ方法」

弊社代表の五味渕がYPPで培った実体験を元にお話いただきました。Photo_17-10-17-17-43-55.767

今回フォーカスするのは、ベテランから新人への引継ぎです。

いろんな引継ぎ場面を見てきたYPPが思うに、
“分かっている”と、“分からない”のギャップの差を埋めるのがとにかく大変です💦

まずはダメな引継ぎを例に挙げ、そこから見えてくる伝わりやすり引継ぎを考えていきます。


やってはいけない引継ぎって?~「出し惜しみ型」と「放任型」

引継ぎ時にベテランが考えることは、ミスをされたくないというところです。
ましてや相手が新人だと、情報を小出しにすることが多いです。
また、自分もそう教わってきた経験がから、つい「出し惜しみ型」になってしまいがちです。

対して、一気に業務を説明したら、「あとはわからなかったら質問して」という「放任型」もNGです。
わからなくなって聞いてみたら、また違う資料が出てくるなんてことも。。

引継ぎがうまくいかないと業務全体の流れを理解するのに時間がかかってしまいます。

中途半端な理解は、「自ら考えよう」というモチベーションを奪うことにもつながります。

それでは、引継ぎどんな風に考えればいいのでしょうか・・・❓

“教える側”と“教わる側”の気持ちを理解しよう

前述の通り、引き継ぐ担当者(“教える側”)が業務に自信があると「出し惜しみ型」
自分のやり方にあまり自信がない担当者だと「放任型」に大きく分かれます。

それによる“教わる側”への影響はどんなことがあるのでしょうか。

教える側”と“教わる側”それぞれが抱える不安・不満・未熟さを見ていきたいと思います。

【教える側の気持ち】

  • 間違えられるのが怖い
  • 新人の実力がわからない
  • 何度も同じことを聞いてくる
  • 業務に時間がかかりすぎ

    教える側が未熟(教えることに慣れていない)だと、新人のレベルが図る確認や質問が不十分だったります。
    自分の説明下手だと気づかずに、理解力が乏しいと思い込んだり、「わからない」ことがわからずに相手を委縮させてしまっていることがあります。

【教わる側の気持ち】

  • 説明が不十分
  • 資料が整っていない
  • ファイル名や保管場所がわかりにくい
  • 質問したいけど、忙しそうで聞きづらい

    必要な資料の「あるべきもの」の予測や全体把握が弱かったり、前職と比べてしまう傾向があります。
    また、ボキャブラリー不足や苦手意識から上手な質問や返答ができずに、「これぐらい常識でしょ」と言われてしまうことがあります。

スムーズな引継ぎをするにはどうすればいいの?

引継ぎを行う方の心得と引継ぎを受ける方の心得をそれぞれ挙げると、

【引継ぎを行う方の心得】

全体像や基礎情報、必要事項を順に追って話せるように準備する
渡す資料はわかりやすく整理する

【引継ぎを受ける方の心得】

メモを取って、理解したことをテキスト化し、引継ぎ担当者と共有する
受取った資料はわかりやすく整理する

ポイントは「引き継ぐ方」と「引き継がれる方」の共通認識を作ることです。

双方の気持ちを理解したところで、どちらも不安なんだということが見えてきたと思います🌼
前段が長々と書きましたが、この答えを見出すためにはやはり相手の本音を分かっておくということはとても重要なことだと感じました。

おまけ

業務を引き継ぐ経理担当者へ

<引継ぎ前に準備したいもの>

1.業務の洗い出し(日・週(曜日)・締日・月次・年間)
2.業務カレンダー
3.引継ぎ計画(業務項目と引継ぎの順序)
4.引継ぎカレンダー

その他 経理業務にとどまらない会社の情報
・会社の概要
・業務のフロー図
・スケジュール表(日・月間・年間)
・納品物(提出資料)と締切日一覧

引継ぎのタイミングでやっておくべきこと。

そう、マニュアルの作成です!

上記を改めて用意すると、経理マニュアルのベースができてしまいます・・・

マニュアルのINDEX作成についてはコチラをご覧ください。

今回はちょうどお客様と経理の引継ぎをしているところなので、
自身の振り返りにもつながりました🌞

引継ぎを頻繁にする方はなかなかいないと思いますが、
いざというときに「どこから伝えればいいんだろう」と焦らないよう、
まずは日々の業務の繋がりをしっかり理解して取り組んでいきたいですね✌

 

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第79回事務カフェ開催予告★「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

こんにちは!
YPPの伊澤です🌹

10月に入って急に肌寒くなりましたね🌀
なんだか空気が冷たくて早くも冬の気配を感じます。

さて、そんな私は先月事務カフェをお休みして新婚旅行に行ってました💐
写真はそのときの立ち寄ったドバイでの楽しそうな砂漠ではしゃぐ様子です・・・

私の自己満ハネムーン旅行記についてはまた後日書かせていただきます👰

今日はタイトル通り、恒例の事務カフェのお知らせです!
YPP代表の五味渕が事務代行らしい業務の引継ぎについてお話します✍


第79回
「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

「経理の仕事はブラックボックス」とまでは言わなくても、
一人ベテランに任せたら、他の人はノータッチ。
いつしか「◯◯さんしか、わからない」という状態になりがちです。

その◯◯さんが長期休暇に入る、もしくは何らかの事情で辞めるとき、
まさに「経理のピンチはチャンス」。

ベテラン経理を失うのは会社にとって痛いですが、
いろんな見直しをする絶好の機会でもあります。

経理担当が入れ替わる「引き継ぎ時」こそ明確にしたいポイントや、
起きがちなトラブル事例を事前に知って、賢い引き継ぎを行いましょう。

今後の人員計画の中で経理業務を「見える化」しておきたい方も必見です。

弊社代表の五味渕が経理を引き継ぐ為のポイントをお伝えします!

事務代行業で様々な経理現場を目の当たりにして来た五味渕が
これまでの経験を踏まえ、経理現場のあれこれをお話しします。

◆講師:五味渕紀子
出産を機に、社会とつながる大切さを再認識。
家庭と両立しながら働ける人を増やすべく、株式会社YPPを創業。
チームで協力しあって働くことで、
会社でも家庭でも、孤軍奮闘する人を一人でも減らしたい。
仕事の喜びを一人でも多くの人と分かち合いたい為、
西へ東へ奔走中。

――――――――――――――――――――

日時:10月12日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

――――――――――――――――――――

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

メンバー交流会@東北(岩手県)のご報告♬

全国で業務を行っているメンバーさんの声を聞きに行こう、
在宅で仕事をする上で、どんな疑問や悩みを抱えているか?
実際に顔を合わせて、お話しする時間を持とう
という趣旨でスタートした「YPPメンバーミーティング」。
今回は、東北、岩手県の盛岡に行ってまいりました!
IMG_5036

お会いして、お話しをお伺いしたのは、
現在YPPにてお仕事をしている、メンバーのEさんとSさんのお二人。

Sさんが先にYPPにお仕事をスタートし、
お友達だったEさんをご紹介くださり、EさんもYPPでのお仕事をスタートした、
という経緯のあるお二人です。

今回は、岩手県での就職事情や、勤務環境など、
また、在宅の可能性についてお話をしてきました。

 

最近の新聞でおなじみの「深刻な人手不足」の見出しとは相反し、
「岩手県ではあまり仕事がないです。」
「働くとなると盛岡になります。」
といった声に、私自身のイメージとのギャップを感じるとともに、
クラウドワーク(在宅ワーク)の可能性・必要性を改めて、強く感じました。

お二人のお話しだけなので、それが全てではないですが、
少なくともそのように感じているお二人がいることは事実ですし、
”働きたい人”がたくさんいるという事は、
普段から、皆様のお仕事の応募状況を見ていてもわかることです。

働きたい、成長したい気持ちが家の中でくすぶっていること、
一方で、忙しすぎて疲弊している人や、
成し遂げたいことが人手不足で成し遂げられない現状が
非常に”もったいない”!

全ての仕事が家の中、もしくは短時間業務で成し遂げられるわけではないですが、
業務を切り分け、フローを再構築し、ルールを再設定し…、
”働ける人”と”あふれている仕事”をどうマッチングさせていくか

もっとみんなにお仕事をしてほしい。そんな気持ちを強く感じました。

 

YPPは、クラウド環境を利用し、
日本全国、国外でも業務ができる環境で仕事を進めています。

だからこそ、このように実際に顔を合わせ、目をみて、
同じ空気を吸って、同じ温度を感じながらお話しできる機会を
本当に有難く、貴重に感じますし、絶対必要なことだ思いました。

 

今後ますますテレワーク化が進んでいくと思いますが、
この重要性を肝に銘じて、試行錯誤しながら進んでいきたいと思います。

IMG_5037
※岩手県の富士さん、岩手山(いわてさん)です

この度は、貴重なおはなしありがとうございました!
今後とも、よろしくお願いいたします。

IMG_5050

※少し足を延ばし、平泉は中尊寺金色堂にもいってきました!(#^^#)

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

【経理代行】お客様が実感くださったアウトソーシングのメリット

YPPの伊澤です。

とうとう7月も最終日ですね🌞
セミの鳴き声も日に日に騒がしくなってきました。
本日は私の担当しているお客様の事例紹介をいたします✨
産休のため1年間だけYPPに会計データ入力をご依頼いただいた税理士事務所の事例です。
トップの写真は、沖縄在住の担当メンバーさんからいただきました🎶


【事例紹介】
クライアント:税理士事務所
業務内容:会計データ入力

◆詳細

担当の方が産前産後休暇のため、戻ってくるまでの間9社分の会計データ入力を代行しています。
毎月、4半期ごと、半年ごと、年に1回・・・と入力するタイミングは様々。
事前に年間スケジュールや1回の入力にかかる時間をお聞きして、YPPでは3名のメンバーを手配。
お客様のスケジュールに沿った対応が可能な者で業務を分担しています。

◆アウトソーシングをしてよかったこと

~ご依頼いただいた税理士先生からお声を頂きました~

今までは派遣や外注でも“一人”に任せていたが、YPPでは“複数人”で業務を行うところに想像以上の安心感があります。
担当メンバー選抜時にプレテストや面談等も行っていただけたのもよかったです。
自分の力で採用して、条件を満たしていなかったり、何かの事情ですぐ辞めてしまうリスクを考えると、
とても安定的にお仕事をしてもらっているなと感じます。
事務所に来て入力してもらっていた時は、外出しにくかったけれど、
在宅でそれぞれ入力をしてもらうため、“ストレスフリー”でいつでも出かけられる状態もうれしい点ですね。

こちらは実際に使用している稼働時間管理表です。(クライアント、メンバー名は伏せてます)
キャプチャ

 

 

 

※数字はすべて「分単位」

 

会計データ入力経験があっても、最初に引き受ける際は“業務把握”にどうしても時間がかかってしまいます。

回を重ねるごとに適正な時間に近づいてきているか、そうでない場合は何か業務内で思い違いをしていないか、在宅で働くメンバーの様子を見守りつつ、連携をとっています。

ちなみに担当メンバーさんは神奈川県、宮崎県、沖縄県(しかも離島!)に在住です👏
住んでいる場所は違えど、それぞれしっかり在宅でお仕事をこなしてくださっています🌻

会計データ入力のためのスタッフを雇うかどうか思案中の方はぜひ一度、ご相談ください。

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

メンバー交流会@横浜してきました~♪♪

DSC_3313

こんにちは!YPPの日髙です🐷
先日、千葉交流会に続き、メンバー交流会@横浜を実施しました~👏👏👏

いや~~~~
やっぱり会うと違いますね!

お子さん連れのメンバーさんもいたのですが、まぁ可愛かったこと!
私もお乳が出そうでした(笑)

子育てに励みながらも、懸命にYPPでお仕事してくださっているメンバーさんの話はとても刺激的でした✨✨
また、これからの在宅ワークの在り方、将来のことについても話し合うことができ、あっという間の2時間でした。

手前味噌ですがYPPの自慢の一つに
メンバー皆さん「ド真剣に仕事に取り組んでいる」ということがあります。
そんなメンバーさんと実際に会って、仕事観について分かち合えたのは非常に貴重な体験でした。

YPPのキャッチコピーである、「一人でも多くの人に仕事の喜びを」もそうですが、
YPPでお仕事していく中で、少しでもスキルアップしていただき、
メンバーさんの活躍の場が広がっていく環境を築いていきたいと改めて強く思いました💪

子育て、家事、仕事と分刻みで働いていらっしゃるメンバーさん達を本当に尊敬します。
そんな中集まってくださった皆さん、本当にありがとうございました☆

全国各地で交流会実施します🐷
随時HPにてお知らせしますので、
機会がありましたら是非是非ご参加ください✨
お会いできますことを楽しみにしております♡

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

メンバー交流会@千葉 開催報告♪

YPPの伊澤です🌈

先日、YPPメンバー交流会@千葉を開催してまいりました~👏👏👏

交流会2

 

夢の国を横目に、美味しいランチを食べながら終始女子会のようにお話をさせていただきました😋

このブログも「読んでます。」と言っていただき、とてもうれしい…😢
同時に、もっと書かなきゃ…という気持ちにもなりました。(がんばります💪)

 

 

話題はお仕事と子育ての両立について!

まだ在宅でお仕事をしたことがないメンバーさんもご参加くださっただけに、
YPPでできるお仕事ってどんな業務?
子育てとの両立ってできるの?
どうやって連絡を取り合ってるの?

など、子育て未経験には知り得ないリアルなお話をお聞きすることができました👄
お仕事以外にも、逃れられない主婦の日常(意味深すぎる?)なども聞けて、
なぜか私がとても勉強になりました📃✨

交流会

ずっとYPPでお仕事をしてくださっているSさん、昨年からお仕事をしてくださっているHさん、この交流会の告知をきっかけに登録してくださったTさん。

ご参加くださりありがとうございました🎈

2017年度、引き続き全国各地で随時メンバー交流会を行う予定です。

次回は神奈川開催を企画中・・・🐷

お知らせは、随時HPにて公開しておりますので、ぜひ機会がございましたらご参加ください!

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。