はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

緊急事態宣言が出ていますが、
前回ほどテレワークに戻っていない企業が多いようですね。

どうしても対面でなければならない業務はさておき、
技術的にはできるけれど
『運用ルールが整わないから』という面があるようです。

運用ルールを決めるには
様々な角度の検証があって、一朝一夕にはいかない職場もあると思いますが
一つずつでも「できること」「決めていくこと」を積み重ねて
整備していくのも手かと思います。

例えば。。。

退職者が出た時に社外からログインできないように
利用しているツールの全パスワード（以下PWと表記）を変える

こんな基本ルール一つとっても、
なかなか徹底できていない職場も、実はあるのではないかと思います。

１．退職者が出た時にPWを変える「担当者」を決める

２．「１」の担当者が、PWを使ってログインするURLを一覧表にしておく
（PW一覧はかえって危険なので、ログインURLのみが良いです）

３．退職者が出たら、「２」でリストアップしたログインPWを次々と変えて、社内に周知する

実際にやってみると、変更漏れがある箇所に気づいて
一覧表がつどバージョンアップされていきます。

会社のカルチャーとして慣れていないうちは、
PWを変えるとログインできなくなる人が続出して
現場からブーイングが出ることもあるでしょう。

ただ、実際に漏洩が起きた後の負担と天秤にかけてみて
実践あるのみ。

「情報システム部」みたいなシステム専門の部署や
ITに明るい人材がいなくても
長年勤めてくれていて信頼おける人が、
「パスワードを変える係であれば」と
堅実に務めてくれるケースもあります。

何回か経験すると（最初はブーイングだったのに）
「やらないと気が済まない」（笑）習慣になるはずです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）では
頻繁なPW変更は、似たようなPWの使いまわしとなるため
定期的な変更をむしろ【推奨しない】ですが、
定期的に変えるのが悪いのではなく
PWが使いまわしになったり、推測しやすいものになることがNGなのです。

なので、外部から侵入できる余地を残さないためにも
退職者が出た際にはPWを変更するというルールを作ることから
（いろいろな整備ポイントが見つかり）
会社全体のリテラシーを上げることに繋がります。

まず一つ、テレワークの整備を進めるとしたら
自社のPW管理担当を作ってみてはいかがでしょうか。

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今からもう５～6年前の話です。

子育てや介護中の女性登録者がメインのYPPに
Fさんという中高年の男性から登録がありました。

ある事情で退職したものの、
なかなか次の職が見つからない間
在宅ワークをしたいというご希望でした。

Fさんの履歴書を拝見して、
たしかにその年齢だと、簡単に再就職先が見つからないことは
想像に難くありませんでした。

年齢や経済的なことを考えれば
一刻も早く再就職したいことは明らかでしたが、とはいえ再就職が難しい状況で
YPPで登録し、個人事業主としてお仕事をスタートすることになりました。

在宅ワークを始めたてのFさんに
最初からボリュームのある仕事はなく、
まず1つ、週3日程度、一日2時間ぐらいの業務を担当してもらいました。
収入は微々たるもので、
潤沢にあるのは、シフトに入らない「働かない時間」。

Fさんは、このシフトに入っていない日に
熱心にチームのことを考えてくれ、
『いつも使っている管理表（Excel）をこう改善すると、
皆の間違いが減ると思うのですが・・・』と色々提案してくれました。

もちろん、YPPやお客様からオーダーしているわけではないので、
考えたり提案のためにExcelをいじっている時間は、お金になりません。

ただ、そんなことを繰り返すFさんに対して
チームメンバーは、感謝の言葉を述べ
チーム全体の雰囲気もとても良くなっていきました。

そんな生活から１～２年ぐらいでしょうか。

Fさんは一念発起して就職活動を再開します。
在宅でも個人事業主でも、
まわりと協力して働く中で
仕事への熱意や意欲が、自信に変わっていったのだと思います。

結果、Fさんは5社から内定をもらいました。

いずれも前職とは違う業界です。
びっくりするような大手企業からの内定もありました。

一つはAIを使う分野の仕事でした。

AIなんて使ったことも、見たこともありません。

でもFさんは、面接までの1週間にAI関連の本を
数冊ほど読み込んでいき、面接に臨みました。

その勉強熱心な姿勢が、採用の決め手だったそうです。

経験者だとかえって『過去の経験則や業界の慣行』に捉われて
やる前から「それは難しいと思います」と出来ない理由ばかり述べて
挑戦しないことが往々にしてあります。

どの業界にとっても今は変革期。
採用側は
新しいことを勉強する、やる気がある人と仕事がしたいと考えます。

面接をした会社の多くがFさんを採用したいと考えたことは、その頃には
私にとっては驚きではありませんでした。

Fさんは自分が勝ち取った選択肢の中から
大手企業ではなく、
自分が十分に活躍できそうな小規模な会社を選びました。

嬉しいことに
YPPで在宅ワークをする中で、
自分が感じる「仕事の喜び・やりがい」は何か
仕事において、自分にとって大切なことを
改めて知ったのだそうです。

いま、再就職にむけて
（就職活動していなくても将来に向けて）
学び直しをしている方も多いと思います。

再就職がすぐにできなくても、
少しずつ働くという選択肢もあります。

もちろん、新しいことを勉強するのは
簡単ではないことも沢山あります。

ただ、新しい分野は常に人手不足で
学び直しをすれば、いくらでもその先に
もっと働けるチャンスはめぐってきます。

Fさんの体験をぜひ一人でも多くの方に知って頂きたいと思います。

『一人でも多くの人に仕事の喜びを』
YPPが一番大事にしたいことです。

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新年あけましておめでとうございます。

2021年が始まりました。

今年は丑年。

粘り強さと誠実さが丑の特徴なのだとか。

大変な状況だからこそ、
想いを込めて祈る人が増えて

生活を大切にする人が増えて

丁寧に生きる人が増えて・・・

万事塞翁が馬（丑年ですが）という中国の故事のとおり
“良いもの探し”をするのにピッタリな2021年の幕開けです。

「不便」は「不幸」ではなく
幸せは、これから「なる」ものではなく、感じた今この瞬間に「ある」もの。

今年は、何はともあれ『今までで一番幸いなお正月なのだ』と、
そう思うところからスタートです。

元旦もシフトに入っているメンバーさんに感謝
元旦もお仕事くださるお客様に感謝
このブログに訪れてくださった方に感謝です。

没入できる仕事がない日は、勉強できる時間があることに感謝
勉強する暇がないくらい忙しい日は、求められていることに感謝感謝です。

YPPのメンバーは、子育て中・介護中・療養中など
フルタイムで働くことが叶わない“多忙な”人が多く
求められる役割は一つではありません。

もっと仕事や勉強がしたくても時間は限られる生活の中で、
何役もこなしながら、
日々奮闘するからこそ鍛えられる「あり方」や「考え方」は
仕事にも、ふんだんに生かされていると確信します。

社会の一員として節度ある行動をとりつつ、
世の中の「必要を満たす」一人として、
在宅で仕事ができることを幸いに、
求められる世界で、限られた時間を最大限に生かし、
思いっきり挑戦したいと考えています。

地道に一歩ずつ、着実に。

新しいことを体験する幸いを噛み締めつつ、
お客様のお役に立てるよう
YPP一同　研鑽に努めてまいります。

2021年も、どうぞよろしくお願いいたします。

YPP代表　五味渕紀子

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こんにちは。
今年も一年大変お世話になり、ありがとうございました。

年末のお忙しい中、
拙ブログに訪れてくださった方に
心より御礼申し上げます。

（大掃除からの現実逃避でブログ記事を書いていました。
　もしかして同類でしょうか（笑））

人生初、「ステイホーム」と言われ、読書に最適な一年でした。
2020年の初めに「今年は読んだ本をブログにアップしよう」と決めた時には
まさかこうなるとは予想もしていませんでしたが。。。

さて、今年ラストの「読んだ本」ご紹介です。

サントリー創業者である鳥居信治郎の生涯を描いた小説です。
経営の神様である松下幸之助さんが経営の師と仰いだ方。
どんな時代でも商売に誠実でひたむきで情熱的な偉人でした。
時代小説としても、とても面白いです。

大きな時代の変化で、まだ芽吹く手前の市場を感じ取り、粘り強く10年以上の歳月をかけて夢を実現していく。
順風満帆な時だけではない、人生のさまざまな辛苦も乗り越えていく生き様は迫力満点でした。陳腐に聞こえるかもしれませんが、夢を抱くこと、諦めないこと、希望を持つことの力を改めて知る一冊です。

話題のNETFLIXの「ルールをなくす」経営を書いたベストセラー。
働く人がどうあると自由になれるかをストレートに示していて、その試行錯誤から生まれた体験は「目からウロコ」の法則が多々あり、非常に刺激的で勉強になりました。世界的に急伸する会社の内情をほぼオンタイムで見聞できるのは、本当に素晴らしいです。一見の価値ありです。

タイトル通り、とても分かりやすく社労士事務所の仕事全般を解説してあります。年明けに社労士事務所のシステムに関わるため、予習で読んでおりますが、お客様の業界の予習はとても面白く、自社におきかえる気づきポイントが沢山あります。「お客様の業界本での予習」は本当におススメ！です。

尊敬する先輩経営者が推薦していた「嫌われる勇気」の著者　岸見一郎さんの新刊です。糸井重里さん、青野慶久さんが帯を書いているのでつい購入。時代にあわせたリーダーシップのあり方に悩むなかで、対等の関係という視点、相手を支援する姿勢があるか、自問自答させてもらえる一冊でした。

自分を劇的に成長させる! PDCAノート　岡村拓朗  (著)

YPPには「本読む」企画として、好きな本をどんどん会社で買って読んでいい制度があるのですが、気になる本ばあれば、読んだ本を自宅に送ってもらって私も読んでいます。これは読んだ後にすぐ影響を受け、2021年の手帳はPDCAノートになりました。三日坊主になりがちなので、あえてブログで紹介します。どこかでお会いしたら「続いていますか？」と是非聞いてください。

 

ゴミ人間 日本中から笑われた夢がある　西野 亮廣  (著)

前述の「琥珀の夢」鳥居信治郎に劣らぬ、大きな大きな夢を抱き、高みへの挑戦を続ける人のリアルな今です。
前後の文脈があってのことなのですが「被害者と思ったら、見方を変えたら加害者」という一文に、新たな視点を与えてもらいました。
大人には、子供への責任がある。食わず嫌いせずにぜひ読んでみていただきたいです。
大志を抱き、夢をかなえようともがいている人には共感の連続となる一冊です。

それぞれ感動しながら、大いに共感しながら読んだのですが
一番直近に読んだ「ゴミ人間」は、大晦日の夜にもう一度読み返したいと思います。

昨日の朝、簿記の勉強をしているというメンバーOさんが、

「数字が得意不得意はあまり関係はなく
文章をしっかりと読んで理解することが必要ですね。
読書って土台なんですよね」

とメールをくださったのですが、まさに読書って学びの土台だなあと感じます。

2021年も良書にふれて、共に学んでいきたいと思います。

今年もお世話になり、ありがとうございました。

皆さまも、どうぞ良いお年をお迎えください。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

最近、製薬メーカーが水虫薬に睡眠導入剤成分を混入させてしまった事故で、
多くの健康被害が出ているとの報道がありました。

コロナ禍報道と比べるとニュースの扱いは小さいですが、
当事者のいる会社や関係先では
大変な騒ぎになっているだろうと想像します。

新聞記事の中で
製薬会社の代表者が深い反省の意と共に謝罪し、
『ダブルチェックは名ばかりだった』とコメントしているのを見かけ
思わず、息をのみました。

ダイレクトに人命を預かる現場はもちろん、
これを対岸の火事とは考えられない仕事は数多くあると思います。

残念ながら、YPPでも
過去何度も、お客様や関係者にご迷惑をお掛けする事故を起こしてしまっています。

今日は恥を忍んで、事故からの学びを共有したいと思います。

長年担当していたらミスをしないかというと
ベテランでも、新人がなし得ないような大きなミスをすることがあります。

日ごろ、研修を担当している講師職でさえ
自分が指導していたことを、
なぜか今回やってしまった、というケースもありました。

実行者は「悔やんでも悔やみきれません」と言い、
本当に落ち込みます。
出来ることなら時間を巻き戻してやり直したい、という気持ちになりますが
起きてしまった以上、できることは

１．迅速な謝罪

２．修復対応

３．再発防止策を講じる

しかありません。

３の中で発生経緯を探っていくと、必ずと言っていいほど
『ダブルチェックではなくセルフチェックでやっていました』と
基本が守られていなかったことが判明します。

なぜ、そんなことが起きるのか。

今月起きたミスを探るうちに思い至ったのは

『フローは生き物。現場で変わっていく』ということです。

教える側は、必ず守って！と強く思いながら教えているルールも
教わる側が、同じように大事に思い、ずっと守ってくれるとは限らない。

むしろ教えたそばから
『このやり方よりもっと良い方法に変えよう！』と内心は
すぐ変えたがっていることも良くあります。

こう書いている私自身も、毎週の研修で
口を酸っぱくして
『同じことを繰り返すより、少しでも創意工夫を』と指導しています。

日進月歩という言葉が古臭く感じるぐらい
ものすごいスピードで技術革新がなされている今、
こと仕事の手順において
（人命を直接的に預かる医療や公共運輸でなく私たち事務の現場なら）
変えることは「善」であり、変えられないことは「悪」ぐらいの認識です。

とはいえ、現場の創意工夫のなかで
従来からのやり方を変えた結果、
本来の安全性や確実性を担保するために行われていた作業が
欠落してミスにつながることも、現実には起きてしまいました。

「効率化を求め過ぎた結果」と単純に言えるものではなく
良かれと思って改善した新しいやり方を
充分に検証する「複数の目」が足りていなかったことが、敗因です。

小規模法人では、総務経理は一人がオールマイティに担当することが多く
グループやチームを組んで、総務経理を行っているところは
殆ど無いと思います。
（もともと相談できる人が存在しない、という問題も）

その課題を解消すべく
YPPではチーム制を基本にしていますが、
細かな作業単位では、セルフチェックで十分と判断される業務もあります。

セルフチェックで事足りる業務であったとしても
フローを改善する際に、単独で考えたアイデアを
誰かしら別の人間と「新しいやり方に移行して、危うくなる点はないか」と
相談するステップがあるかないかで、大きな違いが生じます。

この一言声をかけて、確認をとる。

「声をかける」「呼びかける」「自分以外の考えを聴く」

この「ひと手間」がすごく大事なのですが、
日常のおしゃべりとは異なり、
横断的に関係者に声をかけミーティングを呼び掛けるとか
積極的に自分の改善を会議で披露するなどは、
忙しさも相まって、なかなか実践できていない人も多いのではないかと思います。
特に弊社はテレワークで、離れた環境で仕事をすることが基本ですから
つい自己完結したくなる状況下、
「相手も忙しいから、手を煩わせては悪い」と遠慮しがちです。

ただ、だからこそ意識的に
手順は変えつつも「果たすべき目的」が抜けてはいないか
ぜひ一言、仲間や上司に声をかけて確認をしてほしいと思います。

そしてマネジメントする側は
「現場では自分が知らないうちにフローは変わってしまうもの」という現実を理解して
定期的なチェックや声かけが欠かせないと心得ておくべきでしょう。

起こしてしまったことをどれだけ深く省みて、
次の改善につなげるか。

その繰り返しを粘り強く続けることが
より精度の高い仕事ができるようになる
唯一の道だと考えています。

そして他業界の事故であっても
自分ごとに置き換えて、ヒヤリとする感覚をもっていたいと思います。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

10月は仕事に関連する業界本を集中的に読んだ反動なのか
手当たり次第に、ノンジャンルで手に取る11月を過ごしました。

やはり読書は楽しい！と実感です。

学生さんも社会人も、老若男女問わず、脳の使い方として是非知っておきたい「日常の過ごし方」が書いてあります。やさしく書いてありますが、奥深い内容です。

良いトレーニング、無駄なトレーニング　科学が教える新常識 　アレックス・ハッチンソン (著), 児島修 (翻訳)

今までのトレーニング常識を知らない私には新しい知識が沢山ありました。とにかく道路脇のランニングはやめようと思います。環境、空気、大事ですね。

「随所で主となれば、立つところみな真なり」。人を育て事業を育てた実務家であり経営者である小嶋千鶴子氏の半生とその教え。読みながら折り目のつくページが続出でした。

イチローに糸井重里が聞く　「キャッチボール」製作委員会(著)

イチローさんも糸井重里さんも大好きなので、本屋さんでタイトルを見て即買いしました。
終わりの方に「五十一個のイチロー哲学」が厳選されており、糸井さんが「全力を尽くしたい時に眺めてみると、あなたの気持ちを後押ししてくれる言葉がとても多いと思います」と書いています。

優れたリーダーは部下を見ていない　横山 信弘  (著)

先輩経営者から「是非読んでみて」とお薦めされた一冊。一見冷たいタイトルにみえますが、部下を思えばこその「逆転思考」で、チーム全体が幸せになるための考え方が詰まっていました。非常に参考になる一冊です。

 

先日、自宅から車で30分ぐらいで行けるところざわサクラタウンに
行ってきました。

天井まで高さ8メートルに5万冊を所蔵する
噂の「本棚劇場　Musashino50」には、前回は入館できなかったのですが
ショップやレストランだけでも楽しくて
本好きでいることの幸せをかみしめる空間でした。
コロナがおさまったら再訪したい場所がまた一つ増えました。

来月も沢山読んで、沢山ご紹介できたらと思います。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

経理の現場を引き継ぐとき、
マニュアルを見せていただくことがあります。

今まで見た中で一番立派だと思った超大作は、
すごく丁寧で、経理の『考え方』なども書かれていて
とても好ましい気持ちになりました。

一方で、書いた人以外には分からないと思う“残念なメモ”も、数多く存在しました。

【マニュアル作り】を仕事として依頼いただくようになり
それこそ『考え方』『マニュアル作成の目的・意義』からお客様と相談するようになると
より、マニュアル作りの大切さ、奥深さを感じます。

良いマニュアルは、目的が明快です。

先月ご依頼のあったお客様は、一言で言えば
『大切な社員を守るため』にマニュアルを作られました。

これはしてはいけない、という禁止事項が
就業規則に書いてあっても、日常の仕事では思い出すことはありません。

長年勤めるうちに「これぐらい良いだろう」という気の緩みや
モチベーションダウンしたときに、ふと、魔が差すこともあり得ます。

マニュアルを作っていく作業は、地味です。

ひたすらヒアリングし、業態の把握
的確に誤解のない言葉のチョイスを検討し
見た目も、分かりやすさを心掛ける。

自分が分かるか、ではなく
初めて見た知らない誰かがわかるか、を考える。

この仕事は色々な面を鍛えられ、学ぶところが多いです。

マニュアル作りが必要だと思いながら
なかなか着手できない方のために、いくつか簡単なコツをご紹介します。

１．定期的なスケジュールを決める
（これが成否を握るといってよいくらい。
判断基準を示す人、決断するキーマン、中小企業ならトップがきちんと出席できる日程が必要です）

２．役割分担を決める
（ヒアリングが得意な人と、まとめるのが得意な人は必ずしも一致しません。
むしろ複数の目でみて、複数の耳で聞くことの良さがあります）

３．大まかなマニュアルINDEXを作成する
（マニュアル化したいこと・テキスト化したいことは次々と見つかります。
目的に合わせて、優先順位を決めるためにも、俯瞰できるINDEXの存在は大きいです）

４．ヒアリングは録画・録音で記録を残す
（人の記憶は思っている以上に曖昧で、同じ場にいた全員で解釈が違うこともあります。
録画があれば、ヒアリングしている最中は聴くことに集中しやすいのも利点です）

５．少しずつ作成してはチェック・配布・見直しを繰り返す
（一気に大作を作り上げるのではなく、着手しやすい「手順だけ」「注意事項だけ」という
小出しに作成して、職場に落としていき、理解できているかを確認することが有効です）

６．ヒアリングは業務を知らない人が行う
（これが意外と大きく、知っている人同士で作っていると、当たり前すぎて省いてしまう言葉が多く
肝心の主語がない等、新人がみても分からないものが出来上がりがちです）

以上、どんな業界にも共通する『マニュアル作成のコツ』をご紹介しました。

コロナで仕事が減ってしまったときは、
地に根を張る時間をつくるチャンスかもしれません。

最初は一つの張り紙からでもスタートして
社内のルールの周知など
意外と徹底できていなかったことを徹底することで
また繁忙期に突入する前に、備えられると良いですね。

自社で人員を確保するのは難しいけれど
マニュアル作成の必要性は感じている、という方は、是非一度ご相談ください。

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