はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

こんにちは。おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

昨日のこと
あるメンバーから『集計の数字を間違えたかもしれない』と
焦った声で電話がありました。

『土曜日なのにすみません』と恐縮しつつ
でも間違っていたら大ごとなので、電話をかけたとのこと。
早速、ZOOMの画面共有を使って、二人で検証を始めました。

ある販売実績データ（Excel）を部門・住所・顧客番号順に並べなおし
購買日と金額を毎月集計している[年間推移表]があるのですが
お客様から届く毎月の販売実績Excelのうち
過去2カ月だけ、2名の顧客番号が違っていた月がありました。

顧客番号が変わることはあるのですが、
3か月目から従来の番号に戻っているので、
2カ月だけ変えるとは考えにくく、今回のケースは
【意図して変えた】のではなく
【間違えていた期間があった】と考えるべき。

この番号違いに発生当時に気づいたYPPメンバーは
番号が異なった状態で並び替えをすると正しい集計にならないため、
問題の2カ月に関しては
正しい顧客番号に修正したのち並べ替えをして、正しい年間推移表を作成していました。
が、今月分を更新しようとして
ふと【間違った番号のまま並べ替えをしたとしか思えない、過去の数字のズレ】に気づいたのだそうです。

メンバーと二人でデータや作業履歴を調べていくうちに
お客様側で、どうやら間違った顧客番号のまま並べ替えをして作業を行い、
データを上書き保存していたことが判明しました。

共有ファイル「あるある」の一つです。

何かミスが起きる際は
【大事なことほどお伝えいただけていないもの】。

幸いにも納品控えのファイルがYPP側にあり、正しいデータを上書きすることで
さほど時間をかけずに修復出来ましたが、
自分以外の人が触る可能性のあるファイルは
取扱いのあり方や、どのタイミングで誰が何を行うか
【運用ルールを明確にしておくこと】がとても大事だと改めて痛感しました。

また、①Sheetやファイルを保護して「編集不可」にする、②元データはExcelをやめて（kintoneや受発注システムなど）書き換えにひと手間かかるようにする
など「脱エクエル」も、一案です。

ミス発生リスクが残ったままのExcel共有は
必ずと言ってよいほど、
再調査や修復の手間（=余計な事務コスト）が、かかります。

Excelは、データの一覧表示や集計・グラフ化には大変便利ですが
一つのタイプミスでデータが変わってしまう脆弱性と表裏一体。
特に【確定版データ】は保管用に徹して
なにか追加作業する際は、必ず別ファイル名保存をしてから使うなど
共有時の運用ルールを徹底したいですね。

以上、現場のヒヤリハット事例からの共有でした。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

今年も12回、読んだ本をblogでシェアしていきますので
どうぞお楽しみに！

1日1話、読めば心が熱くなる365人の仕事の教科書 　藤尾秀昭  (監修)

大人のおしゃれ手帖特別編集 10年後も元気でいられる筋トレ! (TJMOOK) 　枝光 聖人  （監修）

評価をしない評価制度　榎本あつし（著）

ビジネスと人生の「見え方」が一変する 生命科学的思考　高橋祥子  (著)

サステナブルビジネス 「持続可能性」で判断し、行動する会社へ 　出雲 充 (著)

今月のおすすめは、最後にご紹介した「サステナブルビジネス」。
いま、コロナ禍で自粛か経済かの二択を迫られるような、
どちらかを選ばなければならない課題は、常にありますが
経済の拡大を最優先にしない価値観
『持続可能であるかどうか』つまりは、自分の次の世代も含めて
正しい判断をすることを是とする価値観が
2025年以降に主流になるとの「予測」は、
このことを知る人がミレニアム世代以外にも広がることで
さらに確実な結果になるだろうと思います。
そんな「思い」からも大推薦する一冊です。
ぜひお手に取ってみてください。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

緊急事態宣言も続いており
テレワークを推進したいものの、
色々な（社内の）障壁の前にうまくいかず、悩んでいる方も多いと思います。

システム導入は上司や他部署がやっていたとしても
今のうちに現場で出来ることがあります。

その一つが『表記ゆれ』を直しておくこと。

たかが表記ゆれ、されど表記ゆれ。

Excelでフィルターをかけてグルーピングする際に
いくつもチェックをしないと、欲しい情報が集約できないとしたら、
『表記ゆれ』による手間が発生している証拠です。

よくあるのが、数字やカタカナの半角全角交じり。

「１期」と「1期」のように全角半角が混ざったデータをよく見かけます。

また「長﨑・長崎」「斎藤・齋藤」など、同じ音での漢字違いも
殆どの会社のデータに潜んでいると思います。

そして大きいのが、会社の会計システムの「補助科目」での取引先名と
受発注処理や顧客管理システムでの取引先名の『表記ゆれ』。

新しいシステムにデータ移行する際は必ず、
『これを機に表記ゆれをなくしましょう』とデータを精査するステップがやってきます。

システム移行期間は、新旧のシステムを使う二重作業が必要なことも多く
現場の負担は一時的にかなり膨らみます。

一つでも事前に減らせる作業が、小さいようで大きい『表記ゆれ』の修正です。

今日使っているExcelの『表記ゆれ』を一つ直すところから
始めてみてください。

あとできっと感謝されます！

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

主に経理のお仕事をしているYPPメンバーの黒沢亜希子さんが

この自粛期間を利用して、なんと！

｢腸活スペシャリスト｣
｢腸内環境アドバイザー｣
｢発酵食品マイスター｣
｢発酵食健康アドバイザー｣
と、立て続けに資格をとったのち

こんな美味しいブログを開始していました✨

食物繊維が豊富な切り干し大根を美味しく
見た目もオシャレにアレンジしたレシピや、

豆板醬と塩こうじで代用した自家製キムチとか

本格的に作ると1週間ほどかかるべったら漬けを
半日か一晩寝かせてお手軽に楽しめるレシピなど
腸を活性化させる食材と食べ方の組み合わせが沢山紹介されています。

野菜中心、かつ自宅で常備する調味料で作れるのは嬉しいですね。
腸活レシピ初心者の私にも、やってみたい！と思わせてくれる手軽さです♪

黒沢亜希子さんの『頭とカラダとSpirit』
ぜひ一度ご覧になってみてください。

黒沢さんは「YPPメンバーの声」にも登場していますので、
こちらもぜひ☆読んでいただけると嬉しいです。

YPPメンバーの中には
経理の仕事をしながらピアノ教室を経営している人や、
素敵な雑貨屋さんを経営している人もいて、
テレワークが注目されるずっと以前から
新しい働き方をしている魅力的な人がいます。

そんな素晴らしいメンバーさんのことも
今年はドンドン紹介していきたいと思います。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

緊急事態宣言が出ていますが、
前回ほどテレワークに戻っていない企業が多いようですね。

どうしても対面でなければならない業務はさておき、
技術的にはできるけれど
『運用ルールが整わないから』という面があるようです。

運用ルールを決めるには
様々な角度の検証があって、一朝一夕にはいかない職場もあると思いますが
一つずつでも「できること」「決めていくこと」を積み重ねて
整備していくのも手かと思います。

例えば。。。

退職者が出た時に社外からログインできないように
利用しているツールの全パスワード（以下PWと表記）を変える

こんな基本ルール一つとっても、
なかなか徹底できていない職場も、実はあるのではないかと思います。

１．退職者が出た時にPWを変える「担当者」を決める

２．「１」の担当者が、PWを使ってログインするURLを一覧表にしておく
（PW一覧はかえって危険なので、ログインURLのみが良いです）

３．退職者が出たら、「２」でリストアップしたログインPWを次々と変えて、社内に周知する

実際にやってみると、変更漏れがある箇所に気づいて
一覧表がつどバージョンアップされていきます。

会社のカルチャーとして慣れていないうちは、
PWを変えるとログインできなくなる人が続出して
現場からブーイングが出ることもあるでしょう。

ただ、実際に漏洩が起きた後の負担と天秤にかけてみて
実践あるのみ。

「情報システム部」みたいなシステム専門の部署や
ITに明るい人材がいなくても
長年勤めてくれていて信頼おける人が、
「パスワードを変える係であれば」と
堅実に務めてくれるケースもあります。

何回か経験すると（最初はブーイングだったのに）
「やらないと気が済まない」（笑）習慣になるはずです。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）では
頻繁なPW変更は、似たようなPWの使いまわしとなるため
定期的な変更をむしろ【推奨しない】ですが、
定期的に変えるのが悪いのではなく
PWが使いまわしになったり、推測しやすいものになることがNGなのです。

なので、外部から侵入できる余地を残さないためにも
退職者が出た際にはPWを変更するというルールを作ることから
（いろいろな整備ポイントが見つかり）
会社全体のリテラシーを上げることに繋がります。

まず一つ、テレワークの整備を進めるとしたら
自社のPW管理担当を作ってみてはいかがでしょうか。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

今からもう５～6年前の話です。

子育てや介護中の女性登録者がメインのYPPに
Fさんという中高年の男性から登録がありました。

ある事情で退職したものの、
なかなか次の職が見つからない間
在宅ワークをしたいというご希望でした。

Fさんの履歴書を拝見して、
たしかにその年齢だと、簡単に再就職先が見つからないことは
想像に難くありませんでした。

年齢や経済的なことを考えれば
一刻も早く再就職したいことは明らかでしたが、とはいえ再就職が難しい状況で
YPPで登録し、個人事業主としてお仕事をスタートすることになりました。

在宅ワークを始めたてのFさんに
最初からボリュームのある仕事はなく、
まず1つ、週3日程度、一日2時間ぐらいの業務を担当してもらいました。
収入は微々たるもので、
潤沢にあるのは、シフトに入らない「働かない時間」。

Fさんは、このシフトに入っていない日に
熱心にチームのことを考えてくれ、
『いつも使っている管理表（Excel）をこう改善すると、
皆の間違いが減ると思うのですが・・・』と色々提案してくれました。

もちろん、YPPやお客様からオーダーしているわけではないので、
考えたり提案のためにExcelをいじっている時間は、お金になりません。

ただ、そんなことを繰り返すFさんに対して
チームメンバーは、感謝の言葉を述べ
チーム全体の雰囲気もとても良くなっていきました。

そんな生活から１～２年ぐらいでしょうか。

Fさんは一念発起して就職活動を再開します。
在宅でも個人事業主でも、
まわりと協力して働く中で
仕事への熱意や意欲が、自信に変わっていったのだと思います。

結果、Fさんは5社から内定をもらいました。

いずれも前職とは違う業界です。
びっくりするような大手企業からの内定もありました。

一つはAIを使う分野の仕事でした。

AIなんて使ったことも、見たこともありません。

でもFさんは、面接までの1週間にAI関連の本を
数冊ほど読み込んでいき、面接に臨みました。

その勉強熱心な姿勢が、採用の決め手だったそうです。

経験者だとかえって『過去の経験則や業界の慣行』に捉われて
やる前から「それは難しいと思います」と出来ない理由ばかり述べて
挑戦しないことが往々にしてあります。

どの業界にとっても今は変革期。
採用側は
新しいことを勉強する、やる気がある人と仕事がしたいと考えます。

面接をした会社の多くがFさんを採用したいと考えたことは、その頃には
私にとっては驚きではありませんでした。

Fさんは自分が勝ち取った選択肢の中から
大手企業ではなく、
自分が十分に活躍できそうな小規模な会社を選びました。

嬉しいことに
YPPで在宅ワークをする中で、
自分が感じる「仕事の喜び・やりがい」は何か
仕事において、自分にとって大切なことを
改めて知ったのだそうです。

いま、再就職にむけて
（就職活動していなくても将来に向けて）
学び直しをしている方も多いと思います。

再就職がすぐにできなくても、
少しずつ働くという選択肢もあります。

もちろん、新しいことを勉強するのは
簡単ではないことも沢山あります。

ただ、新しい分野は常に人手不足で
学び直しをすれば、いくらでもその先に
もっと働けるチャンスはめぐってきます。

Fさんの体験をぜひ一人でも多くの方に知って頂きたいと思います。

『一人でも多くの人に仕事の喜びを』
YPPが一番大事にしたいことです。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

新年あけましておめでとうございます。

2021年が始まりました。

今年は丑年。

粘り強さと誠実さが丑の特徴なのだとか。

大変な状況だからこそ、
想いを込めて祈る人が増えて

生活を大切にする人が増えて

丁寧に生きる人が増えて・・・

万事塞翁が馬（丑年ですが）という中国の故事のとおり
“良いもの探し”をするのにピッタリな2021年の幕開けです。

「不便」は「不幸」ではなく
幸せは、これから「なる」ものではなく、感じた今この瞬間に「ある」もの。

今年は、何はともあれ『今までで一番幸いなお正月なのだ』と、
そう思うところからスタートです。

元旦もシフトに入っているメンバーさんに感謝
元旦もお仕事くださるお客様に感謝
このブログに訪れてくださった方に感謝です。

没入できる仕事がない日は、勉強できる時間があることに感謝
勉強する暇がないくらい忙しい日は、求められていることに感謝感謝です。

YPPのメンバーは、子育て中・介護中・療養中など
フルタイムで働くことが叶わない“多忙な”人が多く
求められる役割は一つではありません。

もっと仕事や勉強がしたくても時間は限られる生活の中で、
何役もこなしながら、
日々奮闘するからこそ鍛えられる「あり方」や「考え方」は
仕事にも、ふんだんに生かされていると確信します。

社会の一員として節度ある行動をとりつつ、
世の中の「必要を満たす」一人として、
在宅で仕事ができることを幸いに、
求められる世界で、限られた時間を最大限に生かし、
思いっきり挑戦したいと考えています。

地道に一歩ずつ、着実に。

新しいことを体験する幸いを噛み締めつつ、
お客様のお役に立てるよう
YPP一同　研鑽に努めてまいります。

2021年も、どうぞよろしくお願いいたします。

YPP代表　五味渕紀子

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

こんにちは。
今年も一年大変お世話になり、ありがとうございました。

年末のお忙しい中、
拙ブログに訪れてくださった方に
心より御礼申し上げます。

（大掃除からの現実逃避でブログ記事を書いていました。
　もしかして同類でしょうか（笑））

人生初、「ステイホーム」と言われ、読書に最適な一年でした。
2020年の初めに「今年は読んだ本をブログにアップしよう」と決めた時には
まさかこうなるとは予想もしていませんでしたが。。。

さて、今年ラストの「読んだ本」ご紹介です。

サントリー創業者である鳥居信治郎の生涯を描いた小説です。
経営の神様である松下幸之助さんが経営の師と仰いだ方。
どんな時代でも商売に誠実でひたむきで情熱的な偉人でした。
時代小説としても、とても面白いです。

大きな時代の変化で、まだ芽吹く手前の市場を感じ取り、粘り強く10年以上の歳月をかけて夢を実現していく。
順風満帆な時だけではない、人生のさまざまな辛苦も乗り越えていく生き様は迫力満点でした。陳腐に聞こえるかもしれませんが、夢を抱くこと、諦めないこと、希望を持つことの力を改めて知る一冊です。

話題のNETFLIXの「ルールをなくす」経営を書いたベストセラー。
働く人がどうあると自由になれるかをストレートに示していて、その試行錯誤から生まれた体験は「目からウロコ」の法則が多々あり、非常に刺激的で勉強になりました。世界的に急伸する会社の内情をほぼオンタイムで見聞できるのは、本当に素晴らしいです。一見の価値ありです。

タイトル通り、とても分かりやすく社労士事務所の仕事全般を解説してあります。年明けに社労士事務所のシステムに関わるため、予習で読んでおりますが、お客様の業界の予習はとても面白く、自社におきかえる気づきポイントが沢山あります。「お客様の業界本での予習」は本当におススメ！です。

尊敬する先輩経営者が推薦していた「嫌われる勇気」の著者　岸見一郎さんの新刊です。糸井重里さん、青野慶久さんが帯を書いているのでつい購入。時代にあわせたリーダーシップのあり方に悩むなかで、対等の関係という視点、相手を支援する姿勢があるか、自問自答させてもらえる一冊でした。

自分を劇的に成長させる! PDCAノート　岡村拓朗  (著)

YPPには「本読む」企画として、好きな本をどんどん会社で買って読んでいい制度があるのですが、気になる本ばあれば、読んだ本を自宅に送ってもらって私も読んでいます。これは読んだ後にすぐ影響を受け、2021年の手帳はPDCAノートになりました。三日坊主になりがちなので、あえてブログで紹介します。どこかでお会いしたら「続いていますか？」と是非聞いてください。

 

ゴミ人間 日本中から笑われた夢がある　西野 亮廣  (著)

前述の「琥珀の夢」鳥居信治郎に劣らぬ、大きな大きな夢を抱き、高みへの挑戦を続ける人のリアルな今です。
前後の文脈があってのことなのですが「被害者と思ったら、見方を変えたら加害者」という一文に、新たな視点を与えてもらいました。
大人には、子供への責任がある。食わず嫌いせずにぜひ読んでみていただきたいです。
大志を抱き、夢をかなえようともがいている人には共感の連続となる一冊です。

それぞれ感動しながら、大いに共感しながら読んだのですが
一番直近に読んだ「ゴミ人間」は、大晦日の夜にもう一度読み返したいと思います。

昨日の朝、簿記の勉強をしているというメンバーOさんが、

「数字が得意不得意はあまり関係はなく
文章をしっかりと読んで理解することが必要ですね。
読書って土台なんですよね」

とメールをくださったのですが、まさに読書って学びの土台だなあと感じます。

2021年も良書にふれて、共に学んでいきたいと思います。

今年もお世話になり、ありがとうございました。

皆さまも、どうぞ良いお年をお迎えください。

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。