はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

みなさんこんにちは！
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

寒さも緩み、本格的な春が近づいてきましたね♪
ここ数日の温かさもあり、近くの公園では河津桜も咲き始め、より一層春を感じています(^^)

さて、先日開催された第26回メンバー事務カフェの様子をお届けします！

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第26回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『業務で使うツールの話　基礎編２回目』
～word,exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など～
【開催日時】2月21日（月）10：00～11：00

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昨年8月に開催された1回目に続き、基礎編第2回目の事務カフェです☆

前回はどんな内容だったのかな？と気になられた方^^
よろしければ、第20回の事務カフェ開催報告を是非ご覧ください♪

第20回の事務カフェ開催報告リンク

前回に続き講師をして頂いたのは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの多岐にわたるPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、第2回目となる今回は、『業務で使うツールの話』についてご説明頂きました！

パソコンを使ってお仕事をする上で、皆様きっと様々なツールを使用されていると思います。

Excel・Wordといった基本的なツールから、画像やデータの編集、業務専用のツール・・・
便利で役に立つツールが今はたくさんありますね♪

そんなたくさんあるツールの中から、まずはOfficeについてのお話からスタートです！

Office
Officeと一言で言っても、実は8種類もあるんです！

大きく分けると、、、
Microsoft 365：毎年自動的に新しいバージョンへ更新されるサブスクリプション型のOffice。Officeの全てのツールが入っている。オンライン作業前提でのツールもあるので、オフラインでの作業には向いていない。
ダウングレードはできない。
＊表の白地参照
Office2021：1回購入の買い切りタイプ。
新しいバージョンに更新するには都度購入が必要となる。
お仕事をする上で、必要なツールは揃っている。（Excel・Word・PowerPoint・Outlook）
＊表のグレー地参照

新しくパソコンを購入する時に、最初から搭載されているのは、大体「Office Home & Business」ですが（一般的に利用されているOffice）、自分に合ったOfficeを見直すきっかけとなったり、お仕事先のお客様はどのバージョンのofficeを利用されているのだろう、と少し意識するだけでも、業務の効率アップに繋がるのかもしれませんね♪

次に、Officeのツールってどんなものがあるの？というお話です。

◆Word：文書作成ソフト
◆Excel：表計算ソフト（スプレッドシート）
◆PowerPoint：プレゼンテーション作成ソフト
◆Access：データベース作成ソフト
◆Publisher：印刷物（DTP）向けチラシ作成ソフト
◆Outlook：個人情報管理・メールソフト
◆Onenote：高機能メモソフト

他にもまだありますが、ここでは一部を紹介させて頂きます☆

日々当たり前のように使用されているツールもあると思いますので、
ここでは使った事がない方が多そうな、
AccessとPublisherについて、少し簡単に説明します。

Access：データベース作成ソフト
Access上でデータベースを作成することで、そのデータベースを元に新たにデータを抽出できます。Excelと違うところは「シートを複数開かなくてよい」「オンライン上での作業になるので、複数人との同時編集が可能」なところ。

Publisher：印刷物（DTP）向けチラシ作成ソフト
WordとPowerPointの良いところを集めたソフト。
印刷用の紙のサイズに合わせてくれます。
Photoshopなどのツールもありますが、WordとPowerPointを使い慣れている方には、
Publisherはとても使いやすいのでは、との事です♪

ちなみに、各々のツール画面上の名称はご存じでしょうか？^^

例として、Excel画面を見てみましょう。

以外と、知っているようで知らない部分だと思います。
WordでもPowerPointでも大体の位置は同じです。
名称を知っていることで、「左上のここら辺をクリックして・・・」というやり取りではなく、「タブのデータをクリックして・・・」というようなスムーズなやり取りも可能になりますね♪

OneNote・OneDrive ・OfficeOnline

次はOneNote・OneDrive・OfficeOnlineの説明です。

OneNote：現実の手帳やノートのように自由に書き込むことができるデジタル版のノートです。
One Drive：Microsoft社が提供している「オンラインストレージ」です。簡単にいうと、インターネット上のファイル保存場所。Microsoftアカウントがあれば、利用することができます。
Office Online：インターネット環境さえあればどこからでもパソコンやタブレット、スマホなどの端末から利用できます。
複数のユーザーとデータを共有し、同じページ上で編集の作業を進めていくことが可能。アクセス権を設定することで指定のユーザーだけにファイルの閲覧・編集権限を設定することも可能。
インストール版と比べて機能が一部制限されています。

OneNoteはToDoリストや、ちょっとしたメモ代わりにも活用できたり、OneDriveはオンライン上で無料で5GBまでの容量が利用できます！
いずれも携帯から同期が可能なので、手軽に情報を収集でき、使いこなせばとても便利なツールです！

画像編集・動画編集のツール
PowerDirector 365 ：国内シェアNo.1の動画編集ソフト無料
Premiere Pro ：世界で一番使われている動画編集ソフト
DaVinci Resolve：プロ向けの動画編集ソフト　有料
Movie Maker Online：DL不要の動画編集ソフト　無料　Onlineなので動作は少し遅め
PhotoShop：写真・画像編集ソフト
Illustrator：イラスト・描画ソフト

動画編集、と聞くとyoutuberを思い浮かべてしまいますが(^^;
今は、お父さんお母さんが運動会や発表会の動画編集をしてDVDにしたりと、作業自体は簡単なのだそうです♪
映像・高画質・音声とを同時に扱うので、パソコンが重くなりがちで、根気が必要です、と仰っていましたが、個人的にちょっと興味が湧きました^^

名前を知っていても、そして例え毎日、何年も使用しているツールだったとしても、
改めて基礎の基礎から、分かりやすくご説明して下さり、モヤモヤしていた部分がスッキリする内容のお話でした！
次はついに基礎編ラスト！！
日程についてはまだ未定ですが、今から楽しみです(^^♪

☆参加者の声☆（一部抜粋）
■メンバーSさん
各ツールについてどういうものなのか簡単な言葉でご説明頂き、大変分かりやすかったです。比較や現在の使用状況など知りたかったことを知ることができました。
また説明だけじゃなく、実際に画面見せて頂いたのも、良かったです。
まさにかゆいところに手が届いた講座でした。

■メンバーMさん
Officeについて知らないことばかりで、特にOneDriveについて知りたかったので、理解が深まり感謝いたします。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします！

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第27回　YPPメンバー事務カフェのご案内

　【優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう！中級編】

　講師　：　 一般社団法人日本健康食育協会　岸上倫也さん
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今回は第2回ということで、
既にNotionアカウントをお持ちの方を対象に、
少しだけ応用的な内容です。

①Notionが3倍早くなるショートカット
②データベースとブロックの概念について
③質疑応答
④Notionの最新情報の仕入れ方法について

※参加費(一般:2,000円　YPPメンバー：500円）が必要となりますのでご注意ください。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

みなさんこんにちは！
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

ついこの間2022年になったと思ったのですが、もう１ヵ月半が経ってしまったことにビックリです^^;
みなさん今年の目標は決まりましたでしょうか？
昨年の反省を踏まえて決めた、私の目標を勝手ながら発表したいと思います！


①資格取得に向けて勉強する
歳をとる度に、新しいことを始めることや勉強をするということが怖くなってきているので、今年こそ！資格取得に向けて頑張りたいと思っております。

②朝活をする
ずっと憧れていた朝活。昔から朝起きるのが苦手なのですが、朝日を浴びて気持ちよく活動したい！朝の自由時間が欲しい！という願いを今年こそ叶えたいと思います！^^

③断捨離をする
昨年夏ごろに一度完了したのですが…なんと、また物が増えてきまして…。
『安いから』『消耗品だからまとめ買いしとこう』と買ってしまうものが多く反省しています^^;
『安いから』買っても、それは安かったから買っただけで、本当に欲しいものではなくて、また新しく買い直したり…ということがあるので、気を付けたいと思います。

みなさんも目標達成できるよう一緒に頑張っていきましょう☆

さて、前置きが長くなりましたが、先日開催された『第25回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします！^^

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第25回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう！
【開催日時】1月20日(木) 10:30～12:00
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講師は、一般社団法人日本健康食育協会の岸上倫也さん。
大手電子部品メーカーに入社し、2016年からは日本健康食品協会に在籍していらっしゃいます。
趣味・特技は、Notion、料理、ボルダリング、フランス語…と多趣味で驚きました！
フランス人の奥様がいらっしゃるということや、猫、オカメインコを飼っていることなどの情報を聞きつつ、講座がスタートしました！^^

本日の内容はこちらです☆
・Notionとは
・活用事例(個人・仕事)
・アカウント登録方法
・質問タイム
・ワーク(WEBクリップ)

今回、Notionについての事務カフェをしますと最初に聞いたとき、ノーション…？と恥ずかしながら何のことか分かりませんでした^^;
名前は何となく聞いたことがある方も、実際に使ったことがある方は少ないのではないのでしょうか？

今日の勉強会は、
『Notionをほぼ知らない方』『初心者』に向けての講座で、
『ゴールは、勉強会終了後に皆さんがNotionを始めること』とおっしゃっていたので、
私のように名前すら知らなかった方もぜひ挑戦してみてください！^^

お話のなかから、いくつか抜粋して皆さんにご紹介いたします^^♪

①Notionとは

Notionとは、
メモ・ノート、文書、データベース、タスク管理、ToDoリスト、カレンダー、WIKI
これらの機能を１つのツールに集約したアプリ

メモはメモのアプリ、予定はカレンダーのアプリで…とバラバラのアプリで管理している方も多いのではないでしょうか。
このNotionを使うと、それらを１つにまとめてアプリで管理できるようになるそうです。
PCアプリ(Mac.Windows)、PCブラウザ(Google Chromeなど)、スマホアプリなどにも対応し、それぞれが連動できるとのこと。
しかも、大体の機能が無料プランで使えるそうです！

Notionの難点
１.スマホアプリでの編集作業はしにくい
２.オフラインだと使えない
３.誤ってページを流出する可能性がある
４.機能が多すぎで使いこなすのに時間がかかる

とても便利なNotionですが、このような難点があります。
ボタン１つで簡単にシェアできるので、うっかり個人のものをシェアしないよう十分に気をつける必要があります。
また、『機能が多く複雑であること』が最大の難点であり、全部の機能を覚えようとすると挫折するので、少しずつ覚えて使えるようになっていけば良いとのことです^^

②活用事例(個人)

☆タスク管理

このようにタスク管理をすることができる他、API連携で別のアプリをつなげることなどもできるそうです。
例えばアレクサとNotionをつなげると、『買い物リストにコーヒー豆追加して』とアレクサに言うと、Notionに自動的に追加されるそうです。

☆読書リスト

内容や感想をまとめることができます。
そして、さらに便利な『データベースという機能』があります。
データとしては同じ、画面に表示させるときに違う表示ができる機能です。

マスターデータベースから全ギャラリーを選択すると

このように先程とは違って、本の表紙やタイトルをメインにした表示にすることができます。
エクセルとかでは絶対できない機能で、幅が広がると岸上さんもおすすめされていました☆

③アカウント登録方法

①https://www.notion.so/ja-jpにアクセス
②GoogleやAppleアカウントでログインする。

③右の『自分のために』を選び、Notionに移動するをクリック

アカウント登録完了！
簡単に登録することができます^^
(※はじめはお試しから有料になるものがデフォルト選択になっているので、登録後に無料の方にご設定ください。)
先程紹介した、PCアプリ、PCブラウザ、スマホアプリのどれからも登録可能です。

④ワーク(WEBクリップ)

最後は『Webクリップ』という機能を使って実践です☆
この『WEBクリップ』を使うと、WebページのURLを保存し、あとで閲覧・編集することができます。
Notionの中でハードルが低く、一番使いやすく利用価値が高いと岸上さんおすすめの機能です^^
時間がないけどこの記事読みたい！というときに、保存して後で読めるのは便利ですね☆
パソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンでも使うことができます^^

では早速、使い方を伝授します♪

①拡張機能からNotionをインストール

拡張機能のインストール

・Chrome： Google Web Storeから拡張機能をダウンロード。

・Firefox： add-onをダウンロード。

・Safari： 機能拡張をダウンロード。

ダウンロードすると、このようにブラウザの検索バーの右にNoitionボタンが表示されます。

②Notionにログインし、保存したいWEBページを開いてNotionのアイコンをクリックします。

③保存先を指定して、『ページを保存』をクリックします。
これで完了です！Webクリップに追加されました☆

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Notionとは何か？というところから、登録、WEBクリップまで、この90分間であっという間にできてしまいました！゜o゜
カレンダー、メモ帳…と別々のアプリで管理しているものを、Notionにまとめて使ってみようと思います！
また、本を読んだ後にどこかに記録できたら良いなぁと思っていたので早速教えていただいた機能を使ってまとめてみます♪

Notionで作られた他の人のサイトを見て、プロフィールなどいろいろな人のものを参考にしてみるのも良いかもとアドバイスをいただきました。
Youtubeなどでも、使い方の解説動画があるそうで、こちらも観てみたいです☆

またの機会がありましたらNotionの他の便利な機能などについても教えていただきたいなぁと感じました^^
登録は簡単なので、ぜひこの機会に、１つのアプリで集約できる便利アプリ『Notion』を皆さんも始めてみてください^^＊

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーYさん
Notionについて全く知らなかったので、初心者向けのありがたい内容でした。
パソコンの中やスマホの中を整理したいと思っていて、この勉強会をきっかけに使い始めました。
紹介されていた、読書記録、ぜひやりたいです。
とても丁寧な説明をしていただき、ありがとうございました。

■メンバーBさん
教えていただいたオススメYouTube動画などをみて勉強し、毎週の献立とメニュー、買い物リストを連動させたページ、資格勉強の予定管理ページ、タスク管理ページを作成しました！
自分の行動を見直し、スッキリ生活するツールとして今後も活躍しそうです。ありがとうございました！

■メンバーYさん
実際に登録する手順を見せてくださったのが、とてもありがたかったです！
あのあと、Notionでタスク管理をしています。
徐々にカレンダーも使いこなせるようにしていきたいです！
貴重なご講義を開催していただき、ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします！

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第26回メンバー事務カフェ (ZOOMでやるオンライン研修会となります)
【テ ー マ】『業務で使うツールの話』今回は基礎編2回目（全3回予定）
【開催日時】2月21日(月) 10：00～11：00(質疑応答含めて、約60分を予定)
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次回の事務カフェは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏の登壇です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの様々なPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、昨年8月に開催された1回目に続き、第2回目となる今回は、業務で使うツールの話(Word,Exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など)について教わります！

YPPでまだお仕事をしたことがないメンバーさんももちろん大歓迎です！
詳細はメールにてぜひご確認ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

興味はあったけど参加できなかった方や当ブログを読んで興味を持たれた方、
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