YPPについて

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【Notion 】コミュニティポップアップ行ってきました♪

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今月5日(土)に渋谷 宮下パークにてNoitonがコミュニティポップアップを出店すると聞いてお邪魔してきました♪

可愛いシールももらえて大満足です♡

なんと!無料でドリンクやスイーツを用意してくれるという楽しいイベントです★

日ごろからNotionを勉強してくれているメンバーさんをお誘いして、NotionはもちろんYPPでのお仕事について語ってきました^^

ウェビナーでお見かけしたNotionの営業さんともお話しができてとてもうれしかったです!

Notionが日本語で利用できるようになって1年ですが、今月ついに正式リリースとなり、どんどん行われるアップデートにますます目が離せません><

SNSを見るとアンバサダーの方が無料で勉強会を開いていたり、盛り上がっています。

YPPでも日々の業務管理、マニュアル管理など情報整理に大活躍しています^^
最近ではYPP品質大賞のページもNotionで作りました♪

無料で手軽に始められるのが魅力的ですよね。

アイデア次第でいろんな使い方ができるので、「こんな使い方してる!」「どうやったらいい?」など、Notionに関する相談がありましたら伊澤までお声かけくださいますと嬉しいです!


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YPP業務連絡~パーソナルプランのビジネスプラン統合について~

先日チャットワークフリープランのサービス内容が変更になったお知らせをいたしましたが、
2022年8月1日よりパーソナルプランがビジネスプランへ統合されましたのでご存知でない方へお知らせです。

【変更内容】

パーソナルプラン → ビジネスプラン 1ライセンス 600円/月
※Paypal支払の場合は$6/月

【YPPの対応について】

自動的にプラン変更されているため、月額料金が変わったことに気が付いていないメンバーさんもいらっしゃるかと思いますので、お心当たりのある方はご確認ください。

プラン統合後の8月以降もパーソナルプランの金額で申請してしまい、支払額と差額がある方は別途補填いたしますので、YPP業務担当までご連絡ください。

その他、分からないことがありましたら担当スタッフまでお問い合わせください。
何卒よろしくお願い致します。


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YPP業務連絡~チャットワークフリープラン変更について~

すでにご存じの方もいらっしゃると思いますが、2022年10月06日よりチャットワークのフリープランのサービス内容が変更となりました。

サービス変更に伴い、抑えておきたいポイントは以下です。

【変更点】
  • グループチャットの利用上限数(累計7個)の制限 → 無制限
  • メッセージの閲覧無制限 → 直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージが閲覧可能
【従来通りのサービス】
  • コンタクト無制限
  • ストレージ容量は1組織5GB(ビジネスプランは10GB)
【注意点】
  • プラン変更、ダウングレードはできない。
    有料プランからフリープランへ変更することはできません。
    改めてフリープランを新規登録してください。
  • データ移行はできないので、コンタクトの再申請・メンバーの再追加依頼が必要です。
  • フリープランにするとメッセージの閲覧制限により、過去のチャットを遡ることが出来なくなります。必ず各案件担当に相談してから切り替えるようにお願いします。

★YPPでの対応

今後も有料プラン利用の方には半額負担致します。
※補助対象はチャットワークをYPPの業務でのみ使用するお仕事中の方に限ります。

フリープランのサービス変更後に有料プランへ移行する方は、 必ず営業担当へご相談の上切り替えてくださるようにお願い致します。
補助対象の方でも断りなく有料プランに切り替えた場合、補助金のお支払いができない場合がございます。

その他、分からないことがありましたら担当スタッフまでお問い合わせください。
何卒よろしくお願い致します。


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YPP品質大賞2022~中間報告~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
寒暖差が激しい毎日が続いていますが、みなさん体調などは崩していませんでしょうか?

さて、先月20日よりスタートしたYPP品質大賞2022!

当初はちゃんと応募があるか心配でしたが、嬉しいことに沢山のメンバーさんからご応募いただいています♪

今日はメンバーさんから集まった応募の一部を紹介したいと思います。

Gmailで誤字ありメールを送付

Gmailは下書き終わりすぐ送信するのではなく、 一度、送信予約して再度、送信先や文面、リンク先などを確認する

PDFの見積りを送るべき所、誤ってエクセル書式のものを送ってしまった。

見積り提出メール送信時、送るPDF資料をフォルダでまとめる(見積り書1点のみの場合も) フォルダ内を確認。指さし確認した後添付する。

上記のようにほんの些細なことでもOKです!

もっと見たい!という方はこれまで届いた投稿一覧をご覧ください^^

応募期間は10月31日(月)までです!

まだ・・という方はこの機会にご応募ください☆

投票方法は後日お知らせします!


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kintone hive tokyo 2022~レポート♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今回はkintone hive tokyo 2022のレポートをお届けしたいと思います!

ひたすら聞いていただけなので私の記憶力が試されます。。(特に印象的だった3社を^^;)

まずは1社目!

株式会社LITORY 平田圭氏

アーティストプロデュースを行っている音楽業界の会社さん。
プレゼンのレジュメを「SET LIST」と呼び、所属しているアーティストさんの曲をBGMに使い、LIVEさながらの演出が印象的でした♪

参考になると思ったのは、音楽業界だけにライブごとの売上や粗利を見える化する仕組みです。

元々ライブごとにExcelやスプレッドシートなど数字の管理が属人化して、素早く見たい数字が見れなかったそうですが、kintoneを導入して見える世界が変わったとお話ししていました。
ここで良いと思ったのは、明確な数字をアーティストと共有してフィードバック、次のライブに向けてしっかり計画を立てるという流れです。

数字を出して満足・・ではなく、きちんと分析するところが素晴らしいと思いました!

株式会社マルテー大塚 西山結衣氏

塗装用具器具工具などを扱う塗装業界の会社さん。
もともとサイボウズのGaroonやkintoneは社内で利用していたそうです。

ある社員の「年1回の制服申請をシステム化してほしい」という一言からkintoneでのアプリづくりがスタート。

元々紙で行っていた申請をシステム化。
ただ、全社員がkintoneのアカウントを持っているわけではない。申請は年に1回。
申請できる数に上限がある。。
などの問題がありました。

そこで活用したのが連携サービスのフォームブリッジkViewer

この二つをkintoenに連携することで、全社員分のアカウントを作らなくても申請が可能に。
kintoneで発注上限を設定しておけるので、フォームブリッジ上で上限オーバーしたらエラーで反してくれる。
紙では面倒だった承認申請もスムーズになったそうです。

YPPでもフォームブリッジとkViewerの導入を長年検討しているので、すごく魅力的なプレゼンでした。。

三菱地所ハウスネット株式会社 村本英明氏

SE不在で自らをIT弱者と称していた村本氏。
kintoneにたどり着くまでに色んなシステムを検討したそうですが、周りに周ってkintoneに行き着いたそうです。
(kintoneは専門知識がないと触れないと思い込んでいた)

導入こそはサポート会社に委託したそうですが、その後のアプリ作成やカスタマイズは社内で対応。
カスタマイズに使ったのはアールスリー社のカスタマイン
プログラミング知識がなくても細かいカスタマイズが可能なサービスです。
(私も早速無料お試し版申し込みました!)

kintoneの導入から業務改善だけでなく、kintoneのアドミン(管理者)志願者を募って他の社員も巻き込みアイデアを出し合っているというお話が印象的でした。

まとめ

kintoneでアプリを作っていて思うのが、アイデア次第で結構何でもできることです。
ただ、ひとりで悶々と考えていると煮詰まってしまうんですよね・・・

なので、kintoneについて相談できる人。一緒に考えてくれる人が身近にいるといいなと思いました。

登壇された皆さんは熱心にkintoneのイベントに参加されたり、師匠と呼べる方がいてアドバイスをもらえる環境があったりなので、私も行動しようと思えるきっかけとなりました。

kintoneのコンテンツはいつの間に・・・?思えるくらい沢山あるので、どんどん活用していこうと思っています♪

kintone hive tokyo 告知コンテンツ

kintone触ってみたいけど何から始めていいかわからない方は伊澤までお声かけください^^


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kintone hive 2022 tokyo~行ってきました♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

久しぶりのブログとなりました。
7月の私はお客様先へ行ったり、出先でコワーキングスペースを活用したり、オンラインオフライン含めイベントへ参加したり、子どものお熱の看病をしたり・・・とかなり盛りだくさんな日々を送っておりました。(笑)

今日は7月21日に行われたkintone hive 2022 tokyoに参加してきた様子をお届けしたいと思います♪

会場はダイバーシティ東京!!!!!

ダイバーシティと言えばガンダムですよね・・・ここに来るからにはとしっかり納めてきました。(ガンダムカフェがなくなっていて残念)

話は戻って、kintone hive とは、kintoneの活用アイデアをユーザーが共有しあうイベントで、全国6カ所で開催。
11月には各地のファイナリストが集まって、グランプリを決定するライブイベントです!

kintoneを使った業務改善のノウハウをいろんな視点で学ぶことが出来ます^^

と言いつつ、私は今回初参戦でした!

会場がZepp DiverCityとあって、ライブ感が強い。。
ノベルティのペンライトも可愛かったです。

パンフレットともらったシール。kintone活用度に応じて3種類のシールから選びました。私は中間のトコトコシール!

事例紹介は全部で7社。

東京は激戦区らしく、どの事例も本当に素晴らしかったです><

今回登壇されたほとんどの会社の方はIT知識がなく、SEも不在と発表の中でおっしゃっていました。
また、積極的に利用している方の中には60代の方もおり、年齢に関係なく、kintoneは業務の幅を広げてくれるすごいツールなんだなと改めて驚きました。

YPPの社内でもkintoneを使っていますが、まだまだ発展途上だなぁ・・と思いつつ、kintoneをもっと学びたいという意欲も湧いてきました♪

もっと使いやすく、効率的にアップデートしなくては!

そんなこんなであっという間の4時間でした^^;

可愛いお土産もうれしかったです。(参加費無料ってサイボウズさんすごすぎる)

発表事例については次回のブログでレポートさせていただきますのでお楽しみに★


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第4回品質向上座談会開催報告

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日は5月に開催した品質向上座談会の様子について報告いたします。
今回は初めて参加するメンバーが2名の計6名の方がご参加くださいました。

今回お聞きしたのは、「頭の整理の仕方」について。今後「メンバー事務カフェ」で勉強してみたい事。

「頭の整理の仕方」について

YPPのメンバーさんはWワークはもちろん子育て中の方が多く、お仕事だけではなくプライベートのタスクも抱えている方がたくさんいらっしゃいます。
やらなきゃいけないことは手帳で管理していたり、付箋に書いて目に付くところに貼っておくなどのご意見がある中、Notionで管理しているとのお声も!

せっかくなので画面共有して見せてもらいました。

全体のほんの一部ですが、画像は1週間分の予定です。スクロールするとその先の予定やいつかやりたい事リストがまとめられています。

1週間の予定は週の初めに組み立てるそうです。
これだけ整理されていると更にモチベーションもアップしそうです!

タスク管理をやってみたいけど、Notionを作り込むのに時間がかかりそう・・
と思うかもしれませんが、Notionでは無料でテンプレートを提供しています。
このページを所有しているメンバーさんも、テンプレートを組み合わせて作ったそうなので、テンプレートギャラリーを見て色々試してみることをおすすめします。
また、メンバーさんにページを複製しても提供してもOKと許可を得ているので、ご希望の方はYPP伊澤までお問い合わせください^^

また、今回の気づきとして「タスク」は仕事もプライベートも分けずに一元管理した方が抜け漏れがないということが挙げられました。
もちろん個々の管理なので合う合わないがありますが、もし「頭の整理」が日々のスケジュール管理だとしたら一度ひとまとめに管理する方法を試してみることをおすすめします!

「メンバー事務カフェ」で勉強したい事

YPPで定期的に行っている事務の勉強会、「事務カフェ」ですが、
そこで何か学びたいことはないかと聞いたところ、

NFT、メタバース・・

と、ワードが出てきました。
日本の政治でも取り入れていくとのニュースを目にした覚えのある方も多いのではないでしょうか。

私もこの日をきっかけにNFT・メタバースものすごく意識するようになりました。(笑)
普段、何気なく聞いていた話題でも、意識を持っている方と接する機会があると興味が沸きますよね。
事務カフェのテーマとする際は、是非ご参加ください!

品質向上座談会では、普段YPPのお仕事以外でメンバーさんと繋がることができます。

些細なことでも気軽に相談できそうということで、ご参加くださっているメンバーさんもいらっしゃいますし、
あんまり発言できなかったけど、肩の力を抜いて参加できました♪など、ご感想もいただいています。

参加が難しくても、気が付いたときには是非ご意見お寄せください☆
https://forms.gle/G6gfrgfCgvb9tVrG8


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【Notion】YPPメンバー専用ページを活用しよう♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

3月1日にオープンしたYPPメンバー専用ページはもうご覧いただけたでしょうか?

ここはメンバーの皆さんも編集者として作っていくことが出来るページです。

作っていくってどういうこと??
と、イメージがわかない方の為に、今日はこのページの活用方法を紹介したいと思います★

情報の倉庫

YPPメンバーページは様々なコンテンツを用意しています。
閲覧だけでしたらYPP公式LINEページにリンクがあるので、そこからアクセスすることができます。

ただ・・・閲覧だけではもったいないです!!!

例えば、仕事を通して知り得た情報。

調べては忘れてまた調べ直す・・といったことをしていませんか?

また、調べた情報を自分のものにできれば良いですが、そこに留めずに一緒にはたらく仲間にシェアしたいと思ったことはありませんか?
同じチーム内で仕事をしているメンバーにはチャット内で共有することは可能ですが、チャットの回転が速いと埋もれてしまう。。

そんな時こそYPPメンバーページに情報を残してほしいです!

例えば「YPPの業務で使っているシステム」のページ。

今が旬(?)のNotionについて、まだまだ未知の部分が多いので色んな情報を調べます。
でも調べたものの該当ページを全部ブックマークしたところで、どれが何のページだったか思い出せない・・・
そんなときメンバー専用ページの編集権限を持っていれば、URLやメモを残しておけるので、振り返りにもなるし他のメンバーさんも同じことを調べなくてもこのページを見ればすぐに解決することが出来ます!

Notionに限らず、YPPで使っているシステムの知識の「倉庫」→やがて「宝庫」となるように活用いただけると嬉しいです♪

みんなに教えたい便利ツールのページも用意しているので、情報をため込んでいる方は是非編集者をご希望ください。

Notionは使ったことがないから触るのが不安・・・

という方もいると思いますが、あくまでメンバー専用ページなので何か間違って消してしまっても大丈夫です!(笑)

そんな時はYPPスタッフまでお気軽にご連絡ください。
頑張って直します!

編集権限ご希望の方はこちらのフォームから申請してください^^


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手軽にPC画面の動画を撮る方法~その2~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

4月を目前にして、娘が通う保育園がコロナによる感染者数増加のため休園となり、
夫と育児と家事と仕事の時間を分担しながらの生活真っただ中です^^;

さて今日は以前、Windowsに搭載されているXbox Game Barを使った録画方法をご紹介しましたが、
嬉しいことにメンバーさんからおすすめの動画ツールを教えていただいたのでブログでもシェアします☆

まずは、Xbox Game Barのおさらい

Xbox Game BarはCtrl+Gで起動して、特定のブラウザを録画することが出来ます。
手軽な反面、デスクトップ画面は録画できない・ブラウザの切り替えに対応していないという難点がありました・・

また、録画の一時停止ができないので都度ストップしては後で結合作業が必要という手間もあります。

無料版は5分まで…だけど知っていて損はない?!【Loom】

教えてもらったのはLoomというChromeの拡張機能です。

録画したデータは素早くウェブページに記録され、トリミングなどの編集が可能です。
また、ブラウザだけではなくデスクトップ画面などPC全体の録画もできます。
クラウド上で管理するので、編集後はリンクを送るだけで簡単にシェアができます。

画像は録画設定画面です。アイコンをクリックすると録画設定が表示されます。

無料版だと録画上限が5分ですが、文字では伝えにくいしzoomを繋ぐまでもないなど、ちょっとした作業手順を伝えるときに便利です^^

必要に応じて右下のアイコン部分に自分の顔を映して音声を入れることも可能です。

まだこのブログ(wordpress)へ埋め込む機能はないですが、YPP一押しのNotionでしたら録画した動画の埋め込みも可能です!

Loomの設定手順をLoomを使って簡単な動画に収めたのでご興味ある方は是非ご覧ください^^

LoomをChromの拡張機能に設定する

今のところ英語版のみですが、使い方はそこまで難しくないので是非試しに使ってみてください♪


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PDF編集ツール比較検討

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

気が付けば3月最終日ですね。
関東は日によって暖かい日が増えてきました^^
桜も気づけばきれいに咲かせてます。まだまだ寒くなる日もあるようですが、体調にお気をつけて過ごしましょう!

さて今日は、PDFの編集ツール比較検討と題しまして、いっぱいあるけど何が良いのか?を考えてみます。

PDF編集ができるソフトウェアは沢山ありますが、適当に検索して編集できたとして、保存するとソフトウェアのロゴが書類に付いてしまって、ロゴを消すには有償版へ勧誘してくるなどちょっと困った現象を体験したことがある方も多いのではないしょうか。

でも探せば無料でPDF編集ができるツールがあるので、参考にしていただけると嬉しいです♪

Adobe Acrobat Reader

https://www.adobe.com/jp/

何かと気づけばお世話になっているAdobeさん。
でも、PDFを編集しようとすると有償版へ勧誘されます。(一応7日間は無料で使えます)

無償版で出来るのはコメントと署名までなので、これだけやりたい場合は十分かもしれないです。

コメント:テキスト入力や描画の追加等
入力と署名:署名ができる(自分の名前の印鑑画像を登録しておけば捺印も可能)

使用例:署名、テキスト注釈、描画ツール、テキストハイライト。色も選べます。

無料で使えるPDF編集ツール

PDF編集で何がやりたいって、分割とか結合とか向きの回転だったりするんですよね・・・
そんな機能が手軽に使えるツールをご紹介します♪

◆CubePDF

https://www.cube-soft.jp/?lang=ja
よく使うソフトをダウンロードすればサクサク編集できます♪
※ダウンロード時にウイルスソフトなども一緒に入ってくるので不要なら削除してください。

CubePDF Utility 結合・抽出・編集
CubePDF Page 結合・分割
その他

CubePDF Utilityの編集画面です。

◆pdf_as

http://uchijyu.s601.xrea.com/wordpress/pdf_as/
大量のデータを一括で編集したい方におすすめです。

結合・追加・分割・抽出・削除・回転等

メニューはアイコンのみです。慣れれば使いやすいと思います。

◆I♡PDF

オンラインツールだからブックマークしておけばすぐに開いて使える♪

結合
https://www.ilovepdf.com/ja/merge_pdf
分割
https://www.ilovepdf.com/ja/split_pdf
その他、圧縮・変換・データ形式の変換などのページもあります。

画面も見やすいです♪

◆GoogleChromeの拡張機能

Chromeの拡張機能でもPDFを編集ツールがあることをご存知でしたか?

Chromeウェブストアから拡張機能を検索してインストールします。

Smallpdfが分割以外にも色々できそうです。
ピン留めしておけばいつでも呼び出せます♪
メニュー画面

拡張機能を追加したら右上のアドレスバーの横にアイコンが表示されるようにピン留めしておけばすぐに機能を呼び出すことが出来ます。

最後に

PDFの無料ツールは探すと沢山ありますが、使い勝手や特徴もそれぞれです。
ご自分の使いやすいツールを使ってみてください♪

たまに編集するくらいならわざわざ有償版にする必要はないと思います!

他にもこんなツールがあるよ!など、おすすめがありましたら教えてください^^


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