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【第30回 YPPメンバー事務カフェ開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

メンバー事務カフェも記念すべき30回を迎えました!!
月に1度の開催なので、2年半以上続き、回を増すごとに参加者が増えていきとても嬉しく思っています!
魅力的な講座を開催してくださる講師の方々に感謝しつつ、これからもみなさんと一緒に学んでいけると幸いです☆

さて、先日開催された『第30回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えしたいと思います!^^

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第30回YPPメンバー事務カフェ
【テ ー マ】『SNSから少し離れてみませんか~健やかな生活~』
【開催日時】6月27日(月) 10:30~11:45
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今回は、YPP代表の五味渕が
『SNSから少し離れてみませんか~健やかな生活~』というテーマで、
2022年のYPPのテーマでもある『健やかにゴキゲンに』過ごすためのスマホやSNSとの付き合い方について話しました。
録画視聴を希望される方も多く、発言に気をつけようとちょっぴり緊張している社長です^^
パワーポイントを用いつつ講座がスタートしました☆

(https://www.amazon.co.jp/%E3%82%B9%E3%83%9E%E3%83%9B%E8%84%B3-%E6%96%B0%E6%BD%AE%E6%96%B0%E6%9B%B8-%E3%82%A2%E3%83%B3%E3%83%87%E3%82%B7%E3%83%A5%E3%83%BB%E3%83%8F%E3%83%B3%E3%82%BB%E3%83%B3/dp/4106108828/ref=sr_1_1?adgrpid=128632534505&gclid=Cj0KCQjw_viWBhD8ARIsAH1mCd4FbakTFXqnnUkgg_8xz5w8VozpuomY_h3Fk1V3JOWNHyOXIkQTCPcaAufOEALw_wcB&hvadid=611277745437&hvdev=c&hvlocphy=1028824&hvnetw=g&hvqmt=e&hvrand=22730483518081935&hvtargid=kwd-334058381208&hydadcr=16035_13594015&jp-ad-ap=0&keywords=%E3%82%B9%E3%83%9E%E3%83%9B+%E8%84%B3&qid=1658812362&s=books&sr=1-1)


本日は、スウェーデンの精神科医アンデシュ・ハンセンさんが書かれた『スマホ脳』という本に書かれていることを元に、スマホやSNSとの付き合い方について考えました。
参加者のなかには読んだことがある方もいらっしゃいました。
帯にも書いてありますが、2021年に1番売れた本だそうです☆

本の紹介に、
睡眠障害、うつ、記憶力や集中力、学力の低下、依存――最新研究が明らかにするのはスマホの便利さに溺れているうちにあなたの脳が確実に蝕まれていく現実だ。
と書かれています。

大人は1日平均4時間、10代の若者なら4~5時間、スマホに費やしているというデータがあるそうです。
電話やメールなどで人と連絡を取るためだけでなく、動画をみる、決済をする、ゲームをするなど、さまざまなことをスマホ1つですることができます。
実際私もスケジュール管理、メモ、写真の保存、お店のポイントカードの管理などもスマホでしています。
私たちはもう、スマホがないと生きていけないのです。

しかし、スマホで何でも済ませることができると、覚えなくても良いと脳が判断してしまうそうです。
例えば
撮影して残しているものこそ記憶に残らない
保管する文書の方が内容をよく覚えていない

私は車を運転するときにGoogleマップのナビ機能をよく使います。
混雑状況も把握したうえで目的地までの到着時間を教えてくれるのでとても便利です。
しかし、ナビに頼ってしまっているので道をなかなか覚えることができないし、ナビなしでは行くことができないので故障した場合などはどうすることもできなくなってしまいます^^;

AIと共存するために求められている、深く考えることや自ら考えることがスマホに頼りすぎることで苦手になっているといえます。



スマホ依存を防ぎ上手に付き合う方法

スマホ依存を防ぐために効果的なこと
・適度な運動
・適度なストレス
・適度なアウトプット(聞いたことを誰かに話す)

なかでも運動は、どんな運動でも脳に良いとされているそうです。
1番良いのは心拍数を上げる運動ですが、脳からみればただ散歩するだけでも驚くほどの効果があり、最大限にストレスレベルを下げることができるそうです。
集中力を高めたければ週に3回45分、できれば息が切れて汗もかく運動をすると良いそうです。

デジタル時代のスマホの付き合い方のアドバイス
・自分のスマホ利用時間を知ろう
・目覚まし時計と腕時計を買おう
・毎日1~2時間、スマホをオフに
・プッシュ通知もすべてオフにしよう
・スマホの表示をモノクロに
・運転中はサイレントモードに
・仕事中、 集中力が必要な作業をするときはスマホを隣の部屋に
・チャットやメールをチェックする時間を決めよう

・友達と会っている時はマナーモードにして少し遠ざけて、 一緒にいる 相手に集中しよう
・子どもへのアドバイス 教室でのスマホは禁止!
・スクリーンタイムを制限し、 代わりに別のことをしよう
・親は良いお手本になろう 子どもは大人がしているようにする
・寝る時、スマホやタブレット端末、 電子書籍リーダーの電源を切ろう
・スマホを寝室に置かない
・寝る直前に仕事のメールを開かない

『健やかに働くためには身体と心の健康を保つことが大切』と日々社長は言っていますが、
良いイメージをもつ時間を意図的につくり、脳のトレーニングをしているそうです。
本当に心地よいこととは?
嬉しいこととは?
何をされたら喜ぶ?
〇〇すべき→〇〇したいにフォーカスする
これらをイメージし、良いことを考える時間をもつことが五味渕流だそうです^^*

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みなさんはSNS疲れ、スマホ依存していないでしょうか?

私は『SNS疲れ』を感じてしまうことが多々あります。
子どもの幼稚園の役員になったときに昼夜問わず毎日のように鳴り響くLINE、FacebookやInstagramで充実した友人の投稿に自分と比べガッカリしたり…スマホがまだ普及していなければ、連絡をこんなに密に取り合うこともなかったのに、そして知ることもなかった情報なのに。

とはいえ、自分もスマホに依存してしまっているところもあり、寝る前にゴロゴロしながら見たり、暇さえあればネットショッピングやフリマアプリを覗いたり…
子どもにはゲームやタブレットの時間を決めてやるように言っているというのに、矛盾しまくりです。
結局『依存』してしまっています^^;

ちょっとスマホに依存して疲れてしまっている方は、ぜひ『スマホ脳』という本を手に取ってみてください^^*

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☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーSさん
私も少し前に「スマホ脳」を読みまして、けっこう内容の濃い書籍だったのですが、今回こちらのイベントに参加して本の復習ができて、もう一度振り返りができたことが良かったです。
私たちの脳はスマホなどのデジタルに適応できていない、という事実を知ってかなり驚きましたが、そうは言ってもパソコンやスマホの進化によって、仕事や生活面でかなりの作業の時短もできているので、できればこの先も使い続けていきたいと思うところです。
スマホを上手に生活に活用しても、スマホに振り回されない使い方が大事だと改めて認識しました。
デジタルに囲まれても健やかに暮らしていけるよう工夫していきたいと思います。

■メンバーHさん
毎週月曜日メールでスマホ脳の内容を見させていただいて、最近頭が疲れていると感じているのはPCやスマホ等のデジタル機器使用なのかと感じ、お話を聞いてみたいと思い参加させていただきました。
たまには離れる事がいいとは思いますがこういった仕事をしているとどうしても離れることができないのが現状です。そのストレスや疲れの解消の一つに少しの運動がいいという事が意外でした。それも本格的な運動ではなくたったの数分。これなら運動が苦手な自分でも実践できます。
今回のイベントは、YPPのお仕事を長くやっている方にも参加してほしかったですね。ベテランさんになればなるほど長時間触れていらっしゃると思うので、少し離れてみる事の大切さを知る良いきっかけになると思いました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
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第31回メンバー事務カフェ
『ネットワークとセキュリティの話』 今回は基礎編3回目(最終回)

・開催日:7月26日(火)10:00~11:00(質疑応答含めて、約60分を予定)
・講 師: ミナモト・クリエイティブ 皆本徳昭氏
・参加費:無料
・内容 :さまざまなツールに関してご説明いただきます。
VPN、セキュリティ製品について、
クライアント先のソフト上のセキュリティで、安全か否かの判断方法等。
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詳細はメールにてご確認いただき
manabi.ypp@gmail.comまでお申し込みください。
たくさんの方のご参加をお待ちしております♪

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【第29回YPPメンバー事務カフェ 開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。


暑かったり、肌寒かったりとする日が続いていますが、既に週1冷やし中華を食べている我が家です(^^;
ちなみに我が家は醤油ダレで、定番の具に甘辛く味付けをしたお肉が必須なのですが、皆様のオススメ、いろいろと聞いてみたいです(^^)


さて、先日開催された第29回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第29回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『相手を考えての言葉選び』
【開催日時】開催日:5月23日(月)10:45~11:45
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今回は、YPP社員の安達が講師として登場し、『相手を考えての言葉選び』というテーマでお話ししました。


コミュニケーションをとる上でやり取りに欠かせない「言葉」。
直接会話をすることはもちろん、近年では様々なツールが増え、以前に比べ、メールやチャットワーク・SNSを使ってやり取りをすることが増えましたね!


そんな中
“どういう風に伝えれば良いのかな”
“自分の考えが相手に上手く伝わらないな”
“強い言葉で伝わってしまったかな”
“返信がなく、相手を怒らせてしまったかな”


皆様も一度は感じたことがあるのではないでしょうか・・・?
また、反対に受け取る側としても感じたことがあるのでは・・・。


そんなモヤモヤとする気持ちが解消へと繋がるような素敵な内容を、
安達が日々心がけていることをもとにお話ししました。


◆お仕事をする上で大事にしている事
【相手の気持ちを考えて行動する】
~言葉でも・文章でも・表情でも~


【相手の気持ちを考えて行動する】とは。。。
① 相手の事を考える
② 自分が受け取ることをイメージする
③ 言葉の選び方に注意する
④ 落ち着いて考える

具体的に。。。
こうして欲しいな、と自分の意見を伝える前にまず、相手の良いところを探し、それを伝えてみること!
「すぐ気が付いて連絡をくれてありがとう」
「細かいところまで確認してくれてありがとう」
このような一言から始まることで、一旦会話のクッションとなり、本題のアクションへ繋げやすかったりします♪
相手にとって伝わりやすい言葉を選ぶこと、相手の考えも聞くことなども大事です。


また、感情的になってしまうと言葉も乱れてしまいます。
その場合は、一旦深呼吸して落ち着くようにすると良いとの事です。
そして自分が言われたらどう感じるだろう・・・と逆の立場で考えてみましょう。


一方的な言い方になっていないかな?
嫌な言い方になっていないかな?
強い言い方になっていないかな?


メールやチャットを送る前に一度文章を見返してみてると、分かるかもしれません^^
柔らかい言葉を使う事で、やり取りもスムーズになると思いますので、「言葉の変換」を頭の中で少し意識してみて下さい♪



最後に安達より、【言葉を伝える上で大切だと思う事】について説明いたしました。
◆自分の中でまとめてからお話しする
◆何を伝えたいのか(感謝・催促の内容・不満)
◆どのように伝えたいか、相手を思って考える
◆相手に伝わりやすい内容であるかどうか
◆受け取る気持ちになって考える


連絡がくると、返信しなきゃ!となってしまうかもしれませんが、
まず一呼吸おいてから考えましょう♪
その際は「確認してから連絡します。」などの一言があると良いですね☆


私も見直す部分がたくさんあり、「言葉の変換」意識して、より良いコミュニケーションを取りたいな、と思いました!



☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーEさん
置き換えて考える、時間を空ける、なども具体的な一言を添えてお話しくださったので、機会があれば真似してみようと思います。

■メンバーTさん
チームでおこなっている仕事も多いので、「ありがとう」が気軽に言えるチーム作りが大事だな、と思いました。


ちなみに前回は『素敵に変わるビジネス文章』というテーマでも開催しております。
どんな内容だったのかな?と気になられた方^^
よろしければ、第17回の事務カフェ開催報告も是非ご覧くださいね♪

第17回事務カフェ 『素敵に変わるビジネス文章』



☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!
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第30回メンバー事務カフェ


『SNSから少し離れてみませんか~健やかな生活~』

・開催日:6月27日(月)10:30~11:45(質疑応答含めて、75分を予定)
・講 師: YPP代表 五味渕紀子
・参加費:無料
・対 象:YPP登録メンバーさんなら誰でも
・内 容:スマホ普及から10年を経て、わかってきたこと
日本だけじゃない「SNS疲れ」要因と、脳の仕組み
健やかな生活のために知っておきたいこと、効果的なこと
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詳細はメールにてご確認いただき
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たくさんのご参加をお待ちしております♪

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第4回品質向上座談会開催報告

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日は5月に開催した品質向上座談会の様子について報告いたします。
今回は初めて参加するメンバーが2名の計6名の方がご参加くださいました。

今回お聞きしたのは、「頭の整理の仕方」について。今後「メンバー事務カフェ」で勉強してみたい事。

「頭の整理の仕方」について

YPPのメンバーさんはWワークはもちろん子育て中の方が多く、お仕事だけではなくプライベートのタスクも抱えている方がたくさんいらっしゃいます。
やらなきゃいけないことは手帳で管理していたり、付箋に書いて目に付くところに貼っておくなどのご意見がある中、Notionで管理しているとのお声も!

せっかくなので画面共有して見せてもらいました。

全体のほんの一部ですが、画像は1週間分の予定です。スクロールするとその先の予定やいつかやりたい事リストがまとめられています。

1週間の予定は週の初めに組み立てるそうです。
これだけ整理されていると更にモチベーションもアップしそうです!

タスク管理をやってみたいけど、Notionを作り込むのに時間がかかりそう・・
と思うかもしれませんが、Notionでは無料でテンプレートを提供しています。
このページを所有しているメンバーさんも、テンプレートを組み合わせて作ったそうなので、テンプレートギャラリーを見て色々試してみることをおすすめします。
また、メンバーさんにページを複製しても提供してもOKと許可を得ているので、ご希望の方はYPP伊澤までお問い合わせください^^

また、今回の気づきとして「タスク」は仕事もプライベートも分けずに一元管理した方が抜け漏れがないということが挙げられました。
もちろん個々の管理なので合う合わないがありますが、もし「頭の整理」が日々のスケジュール管理だとしたら一度ひとまとめに管理する方法を試してみることをおすすめします!

「メンバー事務カフェ」で勉強したい事

YPPで定期的に行っている事務の勉強会、「事務カフェ」ですが、
そこで何か学びたいことはないかと聞いたところ、

NFT、メタバース・・

と、ワードが出てきました。
日本の政治でも取り入れていくとのニュースを目にした覚えのある方も多いのではないでしょうか。

私もこの日をきっかけにNFT・メタバースものすごく意識するようになりました。(笑)
普段、何気なく聞いていた話題でも、意識を持っている方と接する機会があると興味が沸きますよね。
事務カフェのテーマとする際は、是非ご参加ください!

品質向上座談会では、普段YPPのお仕事以外でメンバーさんと繋がることができます。

些細なことでも気軽に相談できそうということで、ご参加くださっているメンバーさんもいらっしゃいますし、
あんまり発言できなかったけど、肩の力を抜いて参加できました♪など、ご感想もいただいています。

参加が難しくても、気が付いたときには是非ご意見お寄せください☆
https://forms.gle/G6gfrgfCgvb9tVrG8


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【第28回YPPメンバー事務カフェ 開催報告】

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

今年のゴールデンウィークは久々に制限なしの連休となりましたが、みなさん何をして過ごされましたか?^^
3連休の後1日平日、また3連休の後1日平日…と少し予定がたてにくい部分もあったかと思いますが、例年よりお休みの日は多くゆっくり過ごせたのではないでしょうか。
帰省したり、少し遠くのテーマパークに出かけたりしたという友人の話を聞き、良いなぁと思いつつ…我が家は子ども連れでの高速道路の渋滞が辛いので、結局近場にしか行かず…^^;
けれども、switchのソフトを購入し家族でやったり、焼肉を食べたりと、好きなことをしてゆったり過ごせたので良かったのかなぁと^^*

海の日まで祝日はなくて、梅雨の時期が来るし税金関係の書類も来るし…でなんだか元気が出ませんが、夏の楽しみに向けて頑張っていきましょう☆

さて、前置きが長くなりましたが、先日開催された『第28回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします!^^

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第28回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『給与、労務管理とは~給与計算、社会保険事務のしごと~』
【開催日時】4月26日(火)10:00~11:00
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今回は、YPPで初の「給与・労務関係」の勉強会となりました。
講師は、YPPの顧問社会保険労務士の杉本美樹先生。
中央大学商学部経営学科卒業後、税理士法人に約15年勤めていらっしゃいました。
現在は個人事業主として社会保険労務士業務、 経理業務委託のお仕事をされています。
運動、ビール 、スポーツ観戦 、韓国旅行 、韓流ドラマ鑑賞などたくさんの趣味をお持ちだという情報を聞きつつ、講座がスタートしました!^^

本日の内容はこちらです☆
・給与計算の基礎
・社会保険料について
・住民税について
・残業について

給料明細書をもらって、通勤手当がいくらで…雇用保険料がいくらで…合計の控除額がいくらで…と隅々まで毎月チェックしている方は少ないのではないでしょうか?
あれ、なんか今月はちょっと控除額が多いかも…?ふるさと納税してるから住民税が安くなってるかな…?などサッとは見ますが、計算もよく分からないので明細書を見て納得しています^^;苦笑

今回の講座で給与計算の仕組みを理解し、項目を見てこれは何のことなのかが分かるようになりたいと思います!!
お話のなかから、いくつか抜粋して皆さんにご紹介いたします^^♪

①給与計算の基礎

従業員に給与が支払われるのであれば必ず給与計算をしないといけないことになるので、知っておいて損はないとのことです。

給与計算は『従業員に支給する給与の額を、毎月計算する業務』のことです。


『①総支給額ー②控除額=差引支給額』

この式で手取りの給与を計算します。

①総支給額
・基本給
・残業代
・通勤手当、家族手当など各種手当

②控除額(控除…金額を差し引くという意味)
・所得税
・住民税
・健康保険、厚生年金、介護保険、雇用保険などの社会保険料
(会社が従業員の負担分を預かり、それを各役所に納付する)


②具体的な給与計算~総支給額について~

まずは、総支給額を求めます。


総支給額=基本給+時間外手当+各種手当

☆基本給+時間外手当の計算
タイムカード等をもとに集計し、残業(時間外労働)時間があるか、あればどれくらいなのかを正確に把握します。
法定休日に出勤した場合には、勤務した全ての時間が時間外労働にカウントされるそうです。
※法定休日(週に1日はお休みを取らなければいけないというきまり。ex土日休みの仕事の場合…土曜日は法定外の休日、日曜は法定休日)


時間外労働=時間外労働の時間数×1時間あたりの賃金×割増率

割増率は、労働基準法で原則次のように定められているそうです。
・残業(1日8時間・週40時間を超えた労働時間) 25%以上
・深夜労働(22~5時までの間の労働時間) 25%以上
・休日出勤(法定休日の労働時間) 35%以上


☆各種手当の計算
会社が定める通勤手当、家族手当、住宅手当といった各種手当の額を確認します。
手当の基準は会社によってそれぞれ違うので、就業規則等会社の規定を確認して計算します。
基本給のほか、残業手当、家族手当、住宅手当などは所得税の課税対象になるが、通勤手当は、公共交通機関の場合月15万円までは所得税の課税対象にならないので注意とのことです。(非課税)

給与ソフトで計算する際には、公共交通機関を利用した場合の通勤手当は非課税で計算されるとのことですが、念のため確認しておいた方が良いとのことです^^

③具体的な給与計算~控除額について~

次に、控除額を求めます。


控除額=社会保険料+源泉所得税+住民税+その他控除(財形など会社独自の項目)
(社会保険料…健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など)

これらは、毎月の給与から天引きし、税務署や年金事務所、各市区町村などに納付するそうです。

社会保険料の計算
社会保険料は、健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料(40歳以上が対象)の計算が必要となり、標準報酬月額に社会保険料率をかけて算出することになるそうです。
保険料は労使と折半となっており、従業員分は算出した金額を毎月天引きし、会社分と合わせて日本年金機構や各健康保険組合に毎月納めます。

雇用保険料の計算
仕事を辞めた時に失業手当がもらえる保険です。


雇用保険料=総支給額×雇用保険料率

今年の『雇用保険料率』は異例で2段階に変更。
(2022年4月1日~2022年9月30日) 3/1000
(2022年10月1日~2023年3月31日) 5/1000

健康保険などと同じく、保険料を労使と折半し、従業員分は毎月天引きして1年分を7月に納付するそうです。

所得税(源泉所得税)の計算
所得税も毎月給与から天引きするが、『おおよその金額』になるので、正確な所得税額は年末調整で計算し、従業員の払い過ぎがあれば還付されるそうです。
税額は、国税庁が出している『源泉徴収税額表』に『社会保険料を天引きしたのちの給与額』、『扶養家族の数』を当てはめて計算します。

④具体的な給与計算~差引支給額について~

『総支給額ー控除額=差引支給額』

毎月決まった日に従業員個々の口座に振り込み、計算結果を明示した給与明細を発行して、1ヵ月の業務は終了になるそうです^^*

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後半の質問タイムでは、皆さんが実際行っている給与計算の業務で困ったことなどを先生に伺い、無事解決したところで講座の終了です^^*

給与計算についての知識はほとんどなかったのですが、先生の分かりやすい説明と資料のおかげで仕組みは理解できたと思っております!
給与明細を今一度見て、総支給額や控除額についても1つずつ項目ごとに確認していきたいと思います^^

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーTさん
社労士事務所で事務補助をしていたことがありますが、知識が細切れでよくわからないままに作業している部分がありました。
給与計算の流れや注意点がよくわかり、「あの作業はこれに通じていたのか!」ということを改めて知ることができたのでとても良かったです。
ほかの方の質問もとても勉強になりました。
参加させていただいて本当に良かったです(^^♪
ありがとうございました。

■メンバーSさん
杉本先生のお話が、シンプルにまとめられ分かり易かったです。
勤怠チェックの業務をしています。
給与額が決まるまでの一部の仕事ではありますが、全体が把握できた事で理解がより深まりました。

■メンバーHさん
改めて復習ができました。
10:00~11:00までだったのでもう少し質問時間が欲しかったです。
またこのテーマで、今度は実務に関する事をやってほしいです。
メンバーさんの、実務をやっていていつも疑問に思っている事・困っている事聞いてみたいですね。
それから、先生の困ったお客様や失敗した事等も、笑いを交えて雑談的に話ができたら楽しいかもしれないと思いました。

☆次回のメンバー事務カフェのご案内です!!

■第29回メンバー事務カフェ
『相手を考えての言葉選び』
・開催日:5月23日(月)10:45~11:45(質疑応答含めて、60分を予定)
・講 師:YPP社員 安達佳子
・内 容:メール、チャットワークで送信する文を素敵な文章へ

詳細はメールにてご確認ください^^*
たくさんのご参加をお待ちしております♪

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【Notion】YPPメンバー専用ページを活用しよう♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

3月1日にオープンしたYPPメンバー専用ページはもうご覧いただけたでしょうか?

ここはメンバーの皆さんも編集者として作っていくことが出来るページです。

作っていくってどういうこと??
と、イメージがわかない方の為に、今日はこのページの活用方法を紹介したいと思います★

情報の倉庫

YPPメンバーページは様々なコンテンツを用意しています。
閲覧だけでしたらYPP公式LINEページにリンクがあるので、そこからアクセスすることができます。

ただ・・・閲覧だけではもったいないです!!!

例えば、仕事を通して知り得た情報。

調べては忘れてまた調べ直す・・といったことをしていませんか?

また、調べた情報を自分のものにできれば良いですが、そこに留めずに一緒にはたらく仲間にシェアしたいと思ったことはありませんか?
同じチーム内で仕事をしているメンバーにはチャット内で共有することは可能ですが、チャットの回転が速いと埋もれてしまう。。

そんな時こそYPPメンバーページに情報を残してほしいです!

例えば「YPPの業務で使っているシステム」のページ。

今が旬(?)のNotionについて、まだまだ未知の部分が多いので色んな情報を調べます。
でも調べたものの該当ページを全部ブックマークしたところで、どれが何のページだったか思い出せない・・・
そんなときメンバー専用ページの編集権限を持っていれば、URLやメモを残しておけるので、振り返りにもなるし他のメンバーさんも同じことを調べなくてもこのページを見ればすぐに解決することが出来ます!

Notionに限らず、YPPで使っているシステムの知識の「倉庫」→やがて「宝庫」となるように活用いただけると嬉しいです♪

みんなに教えたい便利ツールのページも用意しているので、情報をため込んでいる方は是非編集者をご希望ください。

Notionは使ったことがないから触るのが不安・・・

という方もいると思いますが、あくまでメンバー専用ページなので何か間違って消してしまっても大丈夫です!(笑)

そんな時はYPPスタッフまでお気軽にご連絡ください。
頑張って直します!

編集権限ご希望の方はこちらのフォームから申請してください^^


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【注意】重要情報取扱の心得

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

4月になって、もう夏なのか??!とびっくりするくらい気温が上がったと思えば
一気に冷えて「2月上旬の気温です」と天気予報で耳にするなど体調の変化が心配になるこの頃です。

先日約3年ぶり?に人形町事務所へ行ってきました。
駅を降りて事務所までの道のりを歩きながら、いつもと同じ景色なんだけど何かが変わったような変わっていないような・・なんだか不思議な気持ちになりました。

事務所に着くと自然と自分がよく座っていた席に荷物を置いて座っていました。
習慣って身についているものですね。(笑)

車とバスと電車を乗り継いで片道1時間半の旅は若干大変ですが、また行ける機会があれば事務所に顔を出したいと思った一日でした♪

さて、前置きが長くなりましたが、今日は日頃の業務で心得ていたい重要情報の取り扱いについて共有したいと思います。

良かれと思った気遣いがクレームに繋がる?!

お客様先に訪問して
郵便物の開封作業をしていたシチュエーションを想像してみてください。

帰宅時間になっても
お客様先の経理担当の社員Aさんが会議中で、離席したままです。

Aさんが不在だったため、
その場にいた別の社員Bさんに「Aさんにお渡しください」と
「報酬決定通知書」を透明なクリアファイルに入れて手渡して帰りました。

一つ間違えば、大クレームになる出来事です。
さて、ここで何がマズいかピンときた方はいらっしゃるでしょうか?

その資料、誰までに見せてよいか把握できていますか?

経理担当のAさんに渡すべき書類を別の社員Bさんに渡してしまった。
それも透明なクリアファイルに・・・・
そのBさんは経理担当かどうかは定かではない・・・・

「報酬決定通知書」はお給料に関する資料です。

お給料に関する資料は【取扱要注意】で、帳簿情報と並んで誰までに見せてよいか細心の注意が必要です。

しかし、給与計算をしたことがない人だと、どの書類がそれに該当するかもいまいちピンと来なかったりします。

普段、給与関係の業務をしていない方でも「知識がなくてもできるから・・」との理由で関わることがあるかもしれません。
また訪問現場だけでなく、共有しているオンラインストレージや、メールCC、グループチャットへのアップロードなどいろんな場面で、細心の注意が必要です。

「お給料金額が想像ついてしまう書類・データ」の一例

・報酬決定通知書
・雇用保険資格取得届
・年末調整の書類(ご家族の給与所得もバレる場合あり)
・住民税通知書(給与額は分からないが、多い少ないがわかる)

企業によって、この他にもあるかもしれません。

今月26日(火)に行われるメンバー事務カフェでは給与計算の基礎などを学ぶ時間となっています!

この機会に是非、給与・労務管理についての理解を深めてみませんか?

参加申し込みはYPPメンバー専用ページか4月7日配信の告知メールをご確認ください。

※YPPにメンバー登録中の方のみ参加資格がございます。
※YPPメンバー専用ページはLINEからリンクでアクセス可能です。


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手軽にPC画面の動画を撮る方法~その2~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

4月を目前にして、娘が通う保育園がコロナによる感染者数増加のため休園となり、
夫と育児と家事と仕事の時間を分担しながらの生活真っただ中です^^;

さて今日は以前、Windowsに搭載されているXbox Game Barを使った録画方法をご紹介しましたが、
嬉しいことにメンバーさんからおすすめの動画ツールを教えていただいたのでブログでもシェアします☆

まずは、Xbox Game Barのおさらい

Xbox Game BarはCtrl+Gで起動して、特定のブラウザを録画することが出来ます。
手軽な反面、デスクトップ画面は録画できない・ブラウザの切り替えに対応していないという難点がありました・・

また、録画の一時停止ができないので都度ストップしては後で結合作業が必要という手間もあります。

無料版は5分まで…だけど知っていて損はない?!【Loom】

教えてもらったのはLoomというChromeの拡張機能です。

録画したデータは素早くウェブページに記録され、トリミングなどの編集が可能です。
また、ブラウザだけではなくデスクトップ画面などPC全体の録画もできます。
クラウド上で管理するので、編集後はリンクを送るだけで簡単にシェアができます。

画像は録画設定画面です。アイコンをクリックすると録画設定が表示されます。

無料版だと録画上限が5分ですが、文字では伝えにくいしzoomを繋ぐまでもないなど、ちょっとした作業手順を伝えるときに便利です^^

必要に応じて右下のアイコン部分に自分の顔を映して音声を入れることも可能です。

まだこのブログ(wordpress)へ埋め込む機能はないですが、YPP一押しのNotionでしたら録画した動画の埋め込みも可能です!

Loomの設定手順をLoomを使って簡単な動画に収めたのでご興味ある方は是非ご覧ください^^

LoomをChromの拡張機能に設定する

今のところ英語版のみですが、使い方はそこまで難しくないので是非試しに使ってみてください♪


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PDF編集ツール比較検討

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

気が付けば3月最終日ですね。
関東は日によって暖かい日が増えてきました^^
桜も気づけばきれいに咲かせてます。まだまだ寒くなる日もあるようですが、体調にお気をつけて過ごしましょう!

さて今日は、PDFの編集ツール比較検討と題しまして、いっぱいあるけど何が良いのか?を考えてみます。

PDF編集ができるソフトウェアは沢山ありますが、適当に検索して編集できたとして、保存するとソフトウェアのロゴが書類に付いてしまって、ロゴを消すには有償版へ勧誘してくるなどちょっと困った現象を体験したことがある方も多いのではないしょうか。

でも探せば無料でPDF編集ができるツールがあるので、参考にしていただけると嬉しいです♪

Adobe Acrobat Reader

https://www.adobe.com/jp/

何かと気づけばお世話になっているAdobeさん。
でも、PDFを編集しようとすると有償版へ勧誘されます。(一応7日間は無料で使えます)

無償版で出来るのはコメントと署名までなので、これだけやりたい場合は十分かもしれないです。

コメント:テキスト入力や描画の追加等
入力と署名:署名ができる(自分の名前の印鑑画像を登録しておけば捺印も可能)

使用例:署名、テキスト注釈、描画ツール、テキストハイライト。色も選べます。

無料で使えるPDF編集ツール

PDF編集で何がやりたいって、分割とか結合とか向きの回転だったりするんですよね・・・
そんな機能が手軽に使えるツールをご紹介します♪

◆CubePDF

https://www.cube-soft.jp/?lang=ja
よく使うソフトをダウンロードすればサクサク編集できます♪
※ダウンロード時にウイルスソフトなども一緒に入ってくるので不要なら削除してください。

CubePDF Utility 結合・抽出・編集
CubePDF Page 結合・分割
その他

CubePDF Utilityの編集画面です。

◆pdf_as

http://uchijyu.s601.xrea.com/wordpress/pdf_as/
大量のデータを一括で編集したい方におすすめです。

結合・追加・分割・抽出・削除・回転等

メニューはアイコンのみです。慣れれば使いやすいと思います。

◆I♡PDF

オンラインツールだからブックマークしておけばすぐに開いて使える♪

結合
https://www.ilovepdf.com/ja/merge_pdf
分割
https://www.ilovepdf.com/ja/split_pdf
その他、圧縮・変換・データ形式の変換などのページもあります。

画面も見やすいです♪

◆GoogleChromeの拡張機能

Chromeの拡張機能でもPDFを編集ツールがあることをご存知でしたか?

Chromeウェブストアから拡張機能を検索してインストールします。

Smallpdfが分割以外にも色々できそうです。
ピン留めしておけばいつでも呼び出せます♪
メニュー画面

拡張機能を追加したら右上のアドレスバーの横にアイコンが表示されるようにピン留めしておけばすぐに機能を呼び出すことが出来ます。

最後に

PDFの無料ツールは探すと沢山ありますが、使い勝手や特徴もそれぞれです。
ご自分の使いやすいツールを使ってみてください♪

たまに編集するくらいならわざわざ有償版にする必要はないと思います!

他にもこんなツールがあるよ!など、おすすめがありましたら教えてください^^


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第26回メンバー事務カフェ『業務で使うツールの話 基礎編2回目』開催報告

みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の鶴岡です。

寒さも緩み、本格的な春が近づいてきましたね♪
ここ数日の温かさもあり、近くの公園では河津桜も咲き始め、より一層春を感じています(^^)

さて、先日開催された第26回メンバー事務カフェの様子をお届けします!

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第26回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『業務で使うツールの話 基礎編2回目』
~word,exelからデータベースや画像、動画編集,Web制作スマホ連携など~
【開催日時】2月21日(月)10:00~11:00

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昨年8月に開催された1回目に続き、基礎編第2回目の事務カフェです☆

前回はどんな内容だったのかな?と気になられた方^^
よろしければ、第20回の事務カフェ開催報告を是非ご覧ください♪

第20回の事務カフェ開催報告リンク

前回に続き講師をして頂いたのは、YPPのIT顧問でもある ミナモト・クリエイティブの皆本徳昭氏です。
YPP事務所はもちろん、 YPPのお客様、登録メンバーの多岐にわたるPC周りのトラブルを解決し、様々なお客様から高い信頼を得ている皆本氏より、第2回目となる今回は、『業務で使うツールの話』についてご説明頂きました!

パソコンを使ってお仕事をする上で、皆様きっと様々なツールを使用されていると思います。

Excel・Wordといった基本的なツールから、画像やデータの編集、業務専用のツール・・・
便利で役に立つツールが今はたくさんありますね♪

そんなたくさんあるツールの中から、まずはOfficeについてのお話からスタートです!

Office
Officeと一言で言っても、実は8種類もあるんです!

大きく分けると、、、
Microsoft 365:毎年自動的に新しいバージョンへ更新されるサブスクリプション型のOffice。Officeの全てのツールが入っている。オンライン作業前提でのツールもあるので、オフラインでの作業には向いていない。
ダウングレードはできない。
*表の白地参照
Office2021:1回購入の買い切りタイプ。
新しいバージョンに更新するには都度購入が必要となる。
お仕事をする上で、必要なツールは揃っている。(Excel・Word・PowerPoint・Outlook)
*表のグレー地参照

新しくパソコンを購入する時に、最初から搭載されているのは、大体「Office Home & Business」ですが(一般的に利用されているOffice)、自分に合ったOfficeを見直すきっかけとなったり、お仕事先のお客様はどのバージョンのofficeを利用されているのだろう、と少し意識するだけでも、業務の効率アップに繋がるのかもしれませんね♪

次に、Officeのツールってどんなものがあるの?というお話です。

◆Word:文書作成ソフト
◆Excel:表計算ソフト(スプレッドシート)
◆PowerPoint:プレゼンテーション作成ソフト
◆Access:データベース作成ソフト
◆Publisher:印刷物(DTP)向けチラシ作成ソフト
◆Outlook:個人情報管理・メールソフト
◆Onenote:高機能メモソフト

他にもまだありますが、ここでは一部を紹介させて頂きます☆

日々当たり前のように使用されているツールもあると思いますので、
ここでは使った事がない方が多そうな、
AccessとPublisherについて、少し簡単に説明します。

Access:データベース作成ソフト
Access上でデータベースを作成することで、そのデータベースを元に新たにデータを抽出できます。Excelと違うところは「シートを複数開かなくてよい」「オンライン上での作業になるので、複数人との同時編集が可能」なところ。

Publisher:印刷物(DTP)向けチラシ作成ソフト
WordとPowerPointの良いところを集めたソフト。
印刷用の紙のサイズに合わせてくれます。
Photoshopなどのツールもありますが、WordとPowerPointを使い慣れている方には、
Publisherはとても使いやすいのでは、との事です♪

ちなみに、各々のツール画面上の名称はご存じでしょうか?^^

例として、Excel画面を見てみましょう。

以外と、知っているようで知らない部分だと思います。
WordでもPowerPointでも大体の位置は同じです。
名称を知っていることで、「左上のここら辺をクリックして・・・」というやり取りではなく、「タブのデータをクリックして・・・」というようなスムーズなやり取りも可能になりますね♪

OneNote・OneDrive ・OfficeOnline

次はOneNote・OneDrive・OfficeOnlineの説明です。

OneNote:現実の手帳やノートのように自由に書き込むことができるデジタル版のノートです。
One Drive:Microsoft社が提供している「オンラインストレージ」です。簡単にいうと、インターネット上のファイル保存場所。Microsoftアカウントがあれば、利用することができます。
Office Online:インターネット環境さえあればどこからでもパソコンやタブレット、スマホなどの端末から利用できます。
複数のユーザーとデータを共有し、同じページ上で編集の作業を進めていくことが可能。アクセス権を設定することで指定のユーザーだけにファイルの閲覧・編集権限を設定することも可能。
インストール版と比べて機能が一部制限されています。


OneNoteはToDoリストや、ちょっとしたメモ代わりにも活用できたり、OneDriveはオンライン上で無料で5GBまでの容量が利用できます!
いずれも携帯から同期が可能なので、手軽に情報を収集でき、使いこなせばとても便利なツールです!

画像編集・動画編集のツール
PowerDirector 365 :国内シェアNo.1の動画編集ソフト無料
Premiere Pro :世界で一番使われている動画編集ソフト
DaVinci Resolve:プロ向けの動画編集ソフト 有料
Movie Maker Online:DL不要の動画編集ソフト 無料 Onlineなので動作は少し遅め
PhotoShop:写真・画像編集ソフト
Illustrator:イラスト・描画ソフト

動画編集、と聞くとyoutuberを思い浮かべてしまいますが(^^;
今は、お父さんお母さんが運動会や発表会の動画編集をしてDVDにしたりと、作業自体は簡単なのだそうです♪
映像・高画質・音声とを同時に扱うので、パソコンが重くなりがちで、根気が必要です、と仰っていましたが、個人的にちょっと興味が湧きました^^

名前を知っていても、そして例え毎日、何年も使用しているツールだったとしても、
改めて基礎の基礎から、分かりやすくご説明して下さり、モヤモヤしていた部分がスッキリする内容のお話でした!
次はついに基礎編ラスト!!
日程についてはまだ未定ですが、今から楽しみです(^^♪

☆参加者の声☆(一部抜粋)
■メンバーSさん
各ツールについてどういうものなのか簡単な言葉でご説明頂き、大変分かりやすかったです。比較や現在の使用状況など知りたかったことを知ることができました。
また説明だけじゃなく、実際に画面見せて頂いたのも、良かったです。
まさにかゆいところに手が届いた講座でした。

■メンバーMさん
Officeについて知らないことばかりで、特にOneDriveについて知りたかったので、理解が深まり感謝いたします。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

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第27回 YPPメンバー事務カフェのご案内

 【優れもの一元管理ツール「Notion」を使って、データをスッキリ整理しよう!中級編】

 講師 :  一般社団法人日本健康食育協会 岸上倫也さん
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今回は第2回ということで、
既にNotionアカウントをお持ちの方を対象に、
少しだけ応用的な内容です。

①Notionが3倍早くなるショートカット
②データベースとブロックの概念について
③質疑応答
④Notionの最新情報の仕入れ方法について

※参加費(一般:2,000円 YPPメンバー:500円)が必要となりますのでご注意ください。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪

たくさんのご参加、お待ちしています^^

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【Notion】メンバー専用ページオープンしました

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日はYPPに登録中のみなさんにお知らせです♪
3月1日にYPPメンバー専用ページがオープンしました!!!

事務カフェを機にYPP内でのNotion需要が一気に広がり、品質向上座談会でも声が上がっていた「メンバー同士で情報を共有する場が欲しい」という希望を兼ねるべく作りました。

ここに情報を集約して、困ったらメンバー専用ページを見てみよう!と思ってくれるようなページにしていきたいです!

今日の献立などの息抜きスペースも是非活用してくださいね^^

URLは3月1日配信の「【YPP品質向上委員会】メンバー専用ページオープンしました☆」メールに記載があります。

YPPのLINEページにもバナーがありますので、そこからいつでも閲覧できます。

共同編集者も募集中ですので、皆様からのエントリーお待ちしております♪


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