Notion

第4回品質向上座談会開催報告

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日は5月に開催した品質向上座談会の様子について報告いたします。
今回は初めて参加するメンバーが2名の計6名の方がご参加くださいました。

今回お聞きしたのは、「頭の整理の仕方」について。今後「メンバー事務カフェ」で勉強してみたい事。

「頭の整理の仕方」について

YPPのメンバーさんはWワークはもちろん子育て中の方が多く、お仕事だけではなくプライベートのタスクも抱えている方がたくさんいらっしゃいます。
やらなきゃいけないことは手帳で管理していたり、付箋に書いて目に付くところに貼っておくなどのご意見がある中、Notionで管理しているとのお声も!

せっかくなので画面共有して見せてもらいました。

全体のほんの一部ですが、画像は1週間分の予定です。スクロールするとその先の予定やいつかやりたい事リストがまとめられています。

1週間の予定は週の初めに組み立てるそうです。
これだけ整理されていると更にモチベーションもアップしそうです!

タスク管理をやってみたいけど、Notionを作り込むのに時間がかかりそう・・
と思うかもしれませんが、Notionでは無料でテンプレートを提供しています。
このページを所有しているメンバーさんも、テンプレートを組み合わせて作ったそうなので、テンプレートギャラリーを見て色々試してみることをおすすめします。
また、メンバーさんにページを複製しても提供してもOKと許可を得ているので、ご希望の方はYPP伊澤までお問い合わせください^^

また、今回の気づきとして「タスク」は仕事もプライベートも分けずに一元管理した方が抜け漏れがないということが挙げられました。
もちろん個々の管理なので合う合わないがありますが、もし「頭の整理」が日々のスケジュール管理だとしたら一度ひとまとめに管理する方法を試してみることをおすすめします!

「メンバー事務カフェ」で勉強したい事

YPPで定期的に行っている事務の勉強会、「事務カフェ」ですが、
そこで何か学びたいことはないかと聞いたところ、

NFT、メタバース・・

と、ワードが出てきました。
日本の政治でも取り入れていくとのニュースを目にした覚えのある方も多いのではないでしょうか。

私もこの日をきっかけにNFT・メタバースものすごく意識するようになりました。(笑)
普段、何気なく聞いていた話題でも、意識を持っている方と接する機会があると興味が沸きますよね。
事務カフェのテーマとする際は、是非ご参加ください!

品質向上座談会では、普段YPPのお仕事以外でメンバーさんと繋がることができます。

些細なことでも気軽に相談できそうということで、ご参加くださっているメンバーさんもいらっしゃいますし、
あんまり発言できなかったけど、肩の力を抜いて参加できました♪など、ご感想もいただいています。

参加が難しくても、気が付いたときには是非ご意見お寄せください☆
https://forms.gle/G6gfrgfCgvb9tVrG8


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第102回事務カフェは、神アプリ!Notion(ノーション)の初心者向け勉強会です。

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今月みんなで勉強するのは「Notion(ノーション)」です。

「Notionって何?」「初めて聞く」という人向けの
超初心者向け勉強会です。

パソコンの中にあるファイルや
クラウドで共有しているデータ
自分が使うものを全部
「私はどこになにがあるか、全てしっかり把握・管理できているわ」
という人には、関係ないアプリかもしれません(笑)。

整理したつもりでも、いつのまにか、
あちこちにデータが点在してしまったり、
ファイルやリンクURL、パソワードを探したことがある人なら
ぜひ、一緒にNotionを勉強しましょう。

Notionがすべて解決してくれる、とまでは言いませんが
「今まで整理しづらかったことが、わかりやすく整理できる」
「今までのツールではイマイチできなかったことが可能になった!」と
いろんな人が、とても熱く「これぞ、神アプリ!」と絶賛しているアプリです。

Notionで検索すると、たくさんの動画や親切な解説ブログがあるのですが
多機能なために、初心者にとってはハードルが高く感じられがち。

でも無料で使える超便利アプリなので
「私にはNotionは関係ないかも…」と思ってしまったら
勿体ない!

パソコンでのいろいろなデータ管理が苦手、という人
今までいろんな整理に挫折してきた、という人ほど
『知識があまり無くても、ちょっとずつ使える』アプリを知ってほしい。
もう、めちゃくちゃご一緒したい勉強会です☆

今回の講師 岸上さんからは

『私自身、プログラミングなどの知識は一切なく
Microsoft OfficeやGoogleのサービスを少々使う程度でした。
そんな私ですら、Notionはちゃんと使えております。』

と心強いメッセージをいただきました。

ビジネスではなく、プライベート使いで
まず楽しんでみるのがコツ☆だそうです。

第102回事務カフェプロジェクト

開催日時:2022/01/20 (木) 10:30 – 12:00
開催場所:オンライン
参加費用:2000円(YPPメンバー500円)税込

参加申込:こちらのPeatixよりお申し込みください。
当日参加できず、後日録画でご覧になりたい方は
お申し込み後に、ypp@omakase-ypp.jp まで
「第102回事務カフェの録画希望」とメールください。
一定期間ご覧いただけるZOOM録画URLをお送りします。


【講師プロフィール】
岸上倫也(きしがみともや)さん
1987年東京生まれ。立教大学在学中にフランスに1年間交換留学。
新卒で大手で電子部品メーカーに入社。2016年から日本健康食育協会に在職。
フランス人の妻・猫・オカメインコと暮らす。
趣味・特技:Notion・料理・ボルダリング・フランス語

事務カフェ参加者の方向けに
岸上さんからのメッセージがあります。
<YPP主催 第102回 事務カフェプロジェクトに参加される皆様へ>
これもNotionで書かれているんですよ。是非ご覧ください。

みなさまのご参加、お待ちしております😊

事務カフェの収益はすべて
東日本大震災の復興活動を今でも行ってくださっている団体に
寄付しています。
ご賛同いただきました講師と、ご参加の皆様のご協力に感謝申し上げます。

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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