業務効率化

【Notion 】コミュニティポップアップ行ってきました♪

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今月5日(土)に渋谷 宮下パークにてNoitonがコミュニティポップアップを出店すると聞いてお邪魔してきました♪

可愛いシールももらえて大満足です♡

なんと!無料でドリンクやスイーツを用意してくれるという楽しいイベントです★

日ごろからNotionを勉強してくれているメンバーさんをお誘いして、NotionはもちろんYPPでのお仕事について語ってきました^^

ウェビナーでお見かけしたNotionの営業さんともお話しができてとてもうれしかったです!

Notionが日本語で利用できるようになって1年ですが、今月ついに正式リリースとなり、どんどん行われるアップデートにますます目が離せません><

SNSを見るとアンバサダーの方が無料で勉強会を開いていたり、盛り上がっています。

YPPでも日々の業務管理、マニュアル管理など情報整理に大活躍しています^^
最近ではYPP品質大賞のページもNotionで作りました♪

無料で手軽に始められるのが魅力的ですよね。

アイデア次第でいろんな使い方ができるので、「こんな使い方してる!」「どうやったらいい?」など、Notionに関する相談がありましたら伊澤までお声かけくださいますと嬉しいです!


<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

知っておきたいExcel操作~検索と置換を使いこなす~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

本日はExcel操作の第2段!
「検索と置換」についてです。

Excelで「検索と置換」の機能を使ったことはありますでしょうか?

知っている方はショートカットキーで多用しているのではないでしょうか♪

機能ショートカットキー
検索「Ctrl」+「F」
置換「Ctrl」+「H」
覚えておくと便利です!
メニューからだとホームタブの一番右端にあります。
選択するとダイアログボックスが立ち上がります。

「検索と置換」でできること

検索だと文字列などの検索。置換だと指定した文字列や書式を置換します。

ただ、今回知ってほしいのは「オプション」機能のことです。

オプションをクリックするとダイアログボックスが切り替わります。

プルダウン3つは使い方を覚えておけば業務効率アップ間違いなしです!

検索場所:
「シート」か「ブック」が選べます。
シートは現在開いているシート上、ブックはファイル全体(複数シートに分かれている場合も含む)を検索します。
シートがたくさんあって、ファイル全体を検索したい場合は「ブック」を選択しましょう!

検索方向:
「行」か「列」が選べます。
行は横方向にN字を描くように、列は縦方向にZ字を描くように検索します。
データ構成によって検索方向を選んでおくと検索しやすいと思います。

検索対象:
「値」「コメント」「数式」が選べます。
「値」はセルに表示されている結果を対象とします。
「コメント」はコメントを検索対象とします。
「数式」はセルに入力されている内容そのものを検索します。

検索対象を「数式」で選択しておけば、列がセルの位置が変更になったときなど、数式を一括で置換する場合に便利です!

チェックボックスはそのままの意味ですので、必要に応じて使ってください。

  • 大文字と小文字を区別する
  • セル内容が完全に同一であるものを検索する
  • 半角と全角を区別する

まとめ

検索と置換のオプション機能は、大量のデータを編集する際に必ず役立つので使いこなせるようなることをおすすめします。
検索のショートカットキー「Ctrl」+「F」は、Excelに限らずブラウザやWordなど共通で使える場面が多いので必ず覚えておきましょう(^^)
私の場合は使えるかわからなくてもとりあえず押してます。(笑)

参考ページ

https://dekiru.net/article/15546/


<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

知っておきたいExcel操作~複数シートを一括編集する~

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

本日は意外と知らない?でも知っていると知らないでは業務スピードが格段に上がる!
Excel操作についてご紹介します^^

複数シートを一括編集しよう

突然ですが問題です。

1~12月までシートが分かれたカレンダーがあります。
毎週月曜日は「可燃ごみの日」です。
さて、すべてのシートの月曜日に「可燃ごみの日」と入力するのに何分かかるでしょうか?
※祝日は除くなどは考えないです。

   

正解は・・・・

           30秒!!!!!

むしろ30秒もかかっていないかもしれない・・・

シート一括編集の手順

  1. シート上で右クリック
  2. 「すべてのシートを選択」をクリック
  3. 一括編集
シートを右クリックするとメニューが出てきます。
「すべてのシートを選択」をクリックするとシートのタブの色が変わります。

複数シートを一括編集する

シート全体の一括編集方法をお伝えしましたが、全部のシートではなく選択したシートをだけを一括編集することも可能です。

例えば7月、8月、9月、11月のシートを一括編集する場合はCtrlキーを押しながらクリックすると複数シートを選択できます。

選択中のシートだけ色が変わっています。

この状態でシートを編集すると選択されているシートのみ一括編集ができます。

一括編集の解除

一括編集したあとは忘れずにシート選択の解除を行ってください。
解除方法は2通りあります。

最初に右クリックをしたシート以外のシートを選択
 または
再度シート上で右クリックして「シートのグループ解除」をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか?
もしシートごとにポチポチ編集していることがあったら今すぐ一括編集に変えることをおすすめします!

今回は紹介したのは文字入力だけでしたが、行列の幅の変更や関数の入力、セルの色変えなどももちろん行えますので、「知らなかった!」という方は是非お試しください^^


<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。

第78回 「kintoneで広がる働き方の多様化・効率化」

こんにちは、YPPの伊澤です🌹

9月になり、突然の肌寒さに体が驚いております💦
残暑もなく秋に突入してしまうのでしょうか、、、
と思ったら来週はまた気温が上昇するんですね🌞

今日は恒例の事務カフェのお知らせです📃

7月の事務カフェでもテーマにしたkintoneが再登場です。

第78回 「kintoneで広がる働き方の多様化・効率化」

今回はサイボウズ社のkintoneの担当者をお招きして、
kintone初心者も、すでに使っている方もきっと参考にしたいアイデア満載でお届けします。

自社だけでなく取引先との情報共有や進捗管理まで、
kintoneでできる課題解決や改善事例をご紹介します!

◆講師プロフィール
別府 さおり 氏(営業本部 ソリューション営業部1G 士業担当)
幼少期よりアメリカや中国で生活し、日本語・中国語・英語を話すトリリンガル。
上智大学を卒業後2011年4月にサイボウズ株式会社入社。
入社後はパートナー営業として某複合機メーカーを担当。
その後直販営業として、士業のお客様へkintoneのソリューション展開を行っている
その語学力を活かしシンガポール、マレーシアなどのアジア圏の営業経験もある。
――――――――――――――――――――
日時:9月14日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

――――――――――――――――――――

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

<YPPがLINE公式アカウントに登場!>
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。