こんにちは！おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
本日は先月行われた品質向上座談会の様子について報告いたします☆
今回はお馴染みの顔ぶれに加え、YPPでお仕事をはじめて１年足らずの初めましてなメンバーさんもご参加いただき、事前にいただいたお悩みに対してYPPメンバーの視点で様々なご意見を聞くことが出来ました！
新人メンバーさんの対応についてのお悩み
質問があったとき、すぐにお返事をしたいけどなかなか時間がとれない。
そんなジレンマの中お仕事をされている先輩メンバーさんのお悩みです。
健やかにお仕事を進めるためにはどのような解決策があるしょうか・・・
◆YPP案
チャットワークの概要欄や自己紹介欄へ対応可能な時間帯の提示を社内で習慣づける
◆メンバー意見
- 最初に「遠慮しないでどんどん聞いて」と伝える。お返事までに時間がかかるときは「少し待ってください」など一時返信するなど、コミュニケーションをとる。
- チャットに「●曜日はNG」と書かれると、連絡してはいけないのかな・・と思って遠慮してしまうので、簡単でもお返事があった方が安心する。
- 今の状況がわかるバーチャルオフィスのような環境で仕事ができるとやりやすくなりそう。
- 複数業務を掛け持ちしてるケースが多いので、仕事中でもどの業務に対応しているのかのON/OFFがわかるとよいかも。
“「●曜日はNG」と書かれると、連絡してはいけないのかな・・と思って遠慮してしまう”そうなのか～～と、目からうろこでした＞＜
ただ、常にチャットをチェックしていなければならない環境はストレスになりかねないので、うまくコミュニケーションをとって（事前に「この時間は●●しているので・・・」と伝えておくなど）気持ちの余裕を持ちたいですね。
バーチャルオフィスもこれを機会に試してみたいです！
ルールが増える業務で、長年続けてもミスが減らないケース
メンバーさんへ伝えたいことがうまく伝わらないときどう対応している？
◆メンバー意見
- セルフチェックリストとフロー図の作成をメンバーさん自身に作ってもらう。
与えられたマニュアルよりも本人がどうやって作業をしているのかがわかる
zoomの画面共有を活用して、相手に操作して流れを確認するという方法も考えられましたが、それでもうまくいかない・・・という声に対してのご意見でした。
ついつい先輩メンバーさんがチェックリストや手順書を作ってしまいがちですが、分からない人が作ってこそ、手順を確認することで流れの整理がされて業務理解に繋がりそうです！
報酬について
タイムチャージを件単価にする難しさ
モチベーションアップにつながる何か
タイムチャージ
デメリット
仕事が早くなると報酬が下がってしまう
稼働時間をつけるときに悩む（1分、30秒など細かいところ）
メリット
他のお仕事も挑戦してみようというプラスの意識につながる
件単価
デメリット
新しい業務へ進みにくい
メリット
１業務に対する報酬がわかりやすい
時間に縛られず、自分のペースで仕事ができる
モチベーションアップするには？
- 新メンバーさんのフォローする立場になったとき、手当があるとモチベーションアップしそう
- 年末にあった「本のプレゼント」のような企画があると嬉しい
- 業務に対するビジョンをメンバー同士で分かち合いたい
- どういう想いで代表がやっているのかをメンバー同士でわかるようなメッセージなど伝えてほしい
- レベルアップしたらそれなりに評価してほしい
- 直接業務依頼があるとき、報酬の話をしっかりしたい
タイムチャージが件単価・・・業務によって１件あたり○○円で区切れない業務はタイムチャージになりがちです。
ただ、手早くなるとその分メンバーさんが損をしてしまうのは避けたいところ＞＜
モチベーションアップになるような単価アップや手当の付与などぜひ考えていきたいです！
また、「直接メンバーさんへ業務依頼をするときにお金の話がない」というのが心当たりがありすぎて聞いていて耳が痛かったです^^;
ついつい「こんな業務だけどできる？」と、やれるかどうかに重きを置いてしまって報酬のことは後回しになることが多かったかもしれないです＞＜
お声掛けをする際は忘れずにお伝えするように肝に銘じておきます。。
Notionの活用をすすめています！
先月の事務カフェで勉強したのをきっかけに、YPPではNotionの活用を進めています！
まずはYPPメンバー専用ページを作成中なので、少しでも早くみなさんに共有できるようにがんばります＾＾
座談会ではその一部を参加者のみなさんに見てもらいました♪
できれば閲覧するだけではなく、メンバーそれぞれが書き込みなどができるようなページにしたいので楽しみにしていてください☆
最後に
一緒にお仕事をしているメンバーさんから、普段聞けない貴重なご意見がたくさん聞くことができてありがたかったです。
少しでもみなさんの意見を実現できるように、社内での周知や今後の活動に活かしていきたいと思います！
＜YPPがLINE公式アカウントに登場！＞
お得な情報を受け取るには、以下のリンクから友だち追加してください。
