勉強会

こんにちは、YPPの伊澤です。

今日は先週木曜日に開催した事務カフェの報告です🎈

テーマはYPPらしい・・・

「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの？」

登壇したのはYPPを代表して杉村薫です。

なんと、事務カフェ初登壇！👏

堂々デビューしてもらいました🌸

お話したのは、YPPの事例を絡めつつ、
一般的なアウトソーシング・在宅ワークをはじめるためのハウツーです。

1. アウトソーシングをはじめるきっかけ
2. 在宅ワーカーにお願いするメリット
3. 在宅ワークの不安要素
4. アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

以上の4点を今日は皆様にも共有したいと思います✌✨

1.アウトソーシングをはじめるきっかけ

きっかけはお客様によって様々ですが、
「状態的に残業に苦しんでいる」や「もっと別の業務に注力したい」、
「社員が定着しない」、「突然社員が辞めてしまった」、
「繁忙期・閑散期の差が激しい」などが挙げられます。

最近では「雇いたいのになかなか人が採用できない」なんていうお声も聞きます。

人が不足している、人を増やすほどではないけど今の人員だと手一杯・・・
という方がアウトソーシングに乗り出す傾向があります。

2.在宅ワーカーにお願いするメリット

1.で挙げたような問題解消のきっかけはもちろんですが、
業務をアウトソースすることで、改めて業務のルールや情報の管理、共有、可視化が実現します。

スキル・時間・曜日・人数などの条件で、
課題に合わせたチーム作りを叶えられるのもメリットの一つと言えそうです。

3.在宅ワークの不安要素

在宅ワークをはじめるのにあたり、
不安に感じるのは主にセキュリティ・コスト・連絡ツールの３つが挙げられます。
今までやっていなかったことに踏み出すのでやっぱりどうしたらいいかわからないもの。

在宅ワーカーにも必ず共有をして、少しでも不安を解消しましょう。
特に、在宅ワーカーへの指示をする際は、「明確」であることが重要になってきます。
属人的な言葉ではなく共通言語でやり取りをするという意識が必要です。

【セキュリティ対策】

• ソフトウェアの更新
• ウィルス対策ソフトの導入
• ID・パスワードの適切な管理
• スタッフ教育
• ダブルチェックの仕組み

【主な導入コスト】

• パソコン
• Webカメラ
• ウィルスソフト
• 業務ソフト/アカウント（会計・給与、販売管理、illustrator・Photoshop、グループウェア）
• 備品（電卓、事務備品、用紙、インク代）
• 郵送費（宅急便、郵便）
• 導入準備の人件費

【用意しておきたい連絡ツール】

• 資料共有（例：Dropbox、Googleドライブ）
• グループウェア・チャット（例：サイボウズOffice、Chatwork、Slack）
• WEBミーテイング（例：Skype、Googleハングアウト）

4.アウトソーシングに向いてる仕事・向いていない仕事の見極め方

アウトソーシングに向いているお仕事、向いていないお仕事って何でしょう？

社内の担当者がこれからは在宅で仕事をするという場合は、
引継ぎなくスタートできると思いますが、
新たに在宅ワーカーにお願いするという場合は
“何をアウトソーシングするか”の洗い出しが必要です。

洗い出しができたら、
発注側から在宅ワーカーへ伝えるべき“共通認識”として、
年・月・週・日ごとの業務量やスケジュール、
ワーカーに求める必要スキルなどを考えます。

その他、用意すべきツール・体制などシュミレーションまでできると、
かなりスムーズにアウトソーシングができそうです👍

【◎アウトソーシングしやすい業務　⇔　×アウトソーシングしにくい業務】

◎ルールがはっきりしている　⇔　×属人的な判断に任せたい
◎成果物・スケジュールが明確　⇔　×成果物・スケジュールが未確定
◎納期に余裕がある　⇔　×急な依頼（短納期）対応がある

アウトソーシングをはじめてみたいけど、
どこから手を付けていけばいいかわからなかった方、
はじめてみたけどなかなかうまくいかない方も、
今後の在宅ワーク導入のヒントにしてみてください🌼

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こんにちは、YPPの伊澤です🌹

最近、急に冷え込んで、もう上着が必須な気候になりましたね☂
今年も気が付けばあと一か月半❕
年末に向けて、忙しくなる方もたくさんいると思いますが、
体調管理には気を付けていきましょう。

今日は先週12日(金)に開催した事務カフェの様子について報告します。

「ベテランから新人へ～経理をスムーズに引き継ぐ方法」

弊社代表の五味渕がYPPで培った実体験を元にお話いただきました。

今回フォーカスするのは、ベテランから新人への引継ぎです。

いろんな引継ぎ場面を見てきたYPPが思うに、
“分かっている”と、“分からない”のギャップの差を埋めるのがとにかく大変です💦

まずはダメな引継ぎを例に挙げ、そこから見えてくる伝わりやすり引継ぎを考えていきます。

やってはいけない引継ぎって？～「出し惜しみ型」と「放任型」

引継ぎ時にベテランが考えることは、ミスをされたくないというところです。
ましてや相手が新人だと、情報を小出しにすることが多いです。
また、自分もそう教わってきた経験がから、つい「出し惜しみ型」になってしまいがちです。

対して、一気に業務を説明したら、「あとはわからなかったら質問して」という「放任型」もNGです。
わからなくなって聞いてみたら、また違う資料が出てくるなんてことも。。

引継ぎがうまくいかないと業務全体の流れを理解するのに時間がかかってしまいます。

中途半端な理解は、「自ら考えよう」というモチベーションを奪うことにもつながります。

それでは、引継ぎどんな風に考えればいいのでしょうか・・・❓

“教える側”と“教わる側”の気持ちを理解しよう

前述の通り、引き継ぐ担当者（“教える側”）が業務に自信があると「出し惜しみ型」、
自分のやり方にあまり自信がない担当者だと「放任型」に大きく分かれます。

それによる“教わる側”への影響はどんなことがあるのでしょうか。

‟教える側”と“教わる側”それぞれが抱える不安・不満・未熟さを見ていきたいと思います。

【教える側の気持ち】

• 間違えられるのが怖い
• 新人の実力がわからない
• 何度も同じことを聞いてくる
• 業務に時間がかかりすぎ
  

  ---

  教える側が未熟（教えることに慣れていない）だと、新人のレベルが図る確認や質問が不十分だったります。
  自分の説明下手だと気づかずに、理解力が乏しいと思い込んだり、「わからない」ことがわからずに相手を委縮させてしまっていることがあります。

【教わる側の気持ち】

• 説明が不十分
• 資料が整っていない
• ファイル名や保管場所がわかりにくい
• 質問したいけど、忙しそうで聞きづらい
  

  ---

  必要な資料の「あるべきもの」の予測や全体把握が弱かったり、前職と比べてしまう傾向があります。
  また、ボキャブラリー不足や苦手意識から上手な質問や返答ができずに、「これぐらい常識でしょ」と言われてしまうことがあります。

スムーズな引継ぎをするにはどうすればいいの？

引継ぎを行う方の心得と引継ぎを受ける方の心得をそれぞれ挙げると、

【引継ぎを行う方の心得】

全体像や基礎情報、必要事項を順に追って話せるように準備する
渡す資料はわかりやすく整理する

【引継ぎを受ける方の心得】

メモを取って、理解したことをテキスト化し、引継ぎ担当者と共有する
受取った資料はわかりやすく整理する

ポイントは「引き継ぐ方」と「引き継がれる方」の共通認識を作ることです。

双方の気持ちを理解したところで、どちらも不安なんだということが見えてきたと思います🌼
前段が長々と書きましたが、この答えを見出すためにはやはり相手の本音を分かっておくということはとても重要なことだと感じました。

おまけ

業務を引き継ぐ経理担当者へ

＜引継ぎ前に準備したいもの＞

１．業務の洗い出し（日・週（曜日）・締日・月次・年間）
２．業務カレンダー
３．引継ぎ計画（業務項目と引継ぎの順序）
４．引継ぎカレンダー

その他　経理業務にとどまらない会社の情報
・会社の概要
・業務のフロー図
・スケジュール表（日・月間・年間）
・納品物（提出資料）と締切日一覧

引継ぎのタイミングでやっておくべきこと。

そう、マニュアルの作成です！

上記を改めて用意すると、経理マニュアルのベースができてしまいます・・・

マニュアルのINDEX作成についてはコチラをご覧ください。

今回はちょうどお客様と経理の引継ぎをしているところなので、
自身の振り返りにもつながりました🌞

引継ぎを頻繁にする方はなかなかいないと思いますが、
いざというときに「どこから伝えればいいんだろう」と焦らないよう、
まずは日々の業務の繋がりをしっかり理解して取り組んでいきたいですね✌

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