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テレワーク

【知ってる？】Chromeのプロフィール機能

こんにちは！YPPの伊澤です。

気持ちの良い気候～♪と思ったら、じめじめ・・あれ、もう梅雨ですか？😢
心地の良い時期はあっという間でしたね・・・

さて今日は、Chromeの機能についてご紹介したいと思います。

ChromeはGoogle社が提供するウェブブラウザです。

普段から使用されている方も多いと思います。

YPPのお仕事でも利用することが多いChromeですが、最近お客様のアカウントでログインしているのに個別で保存したはずのデータが保存されてしまっている！と、言った声を耳にしました。

何故、そんなことが起きたのでしょう・・？

Googleアカウントヘルプには、「設定が継承される場合がある」と記載があります。

設定が継承される場合がある

複数のアカウントに同時にログインしている場合、使用しているアカウントがどれか Google で判断できなくなることがあります。たとえば、2 つのアカウントにログインした状態で、新しいブラウザ ウィンドウを開く場合に、どちらのアカウントを使用するか判断できないことがあります。このような場合には、[ウェブとアプリのアクティビティ] や [広告のカスタマイズ] など、デフォルトのアカウントの設定が Google により適用されることがあります。

https://support.google.com/accounts/answer/1721977?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop

Chrome上では複数のGoogleアカウントに一度にログインすることができます。

複数のアカウントにログインしている場合、”デフォルト”のアカウントとデフォルト以外のアカウントで分かれますが、ブラウザ側がどちらのアカウントを使用するか判断できないことがあるようです。

２つのGoogleアカウントに同時ログインしている状態。

そのため、前述のように自分のドライブに保存したはずのデータが別のアカウントに保存されてしまっていた可能性が高いです。

Chromeでプロフィールを設定しよう

プロフィールを使用すると、他のユーザーアカウントと別々でChromeの情報を保持することができます。

新しいプロフィールを追加する

  1. パソコンで Chrome を開きます。
  2. 右上のプロフィール プロフィール をクリックします。
  3. [追加] をクリックします。
  4. Google アカウントと同期するよう選択した場合、プロフィール名は自動的にアカウント名になります。
  5. 名前、写真、テーマカラーを設定します。
https://support.google.com/chrome/answer/2364824?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop

同期について

同期をオンにすると、ブックマーク、履歴、パスワードなどの設定が自動的に同期されます。

オンにしておけば、新たにPCを買い替えたときやいつもと違うPCを使用する時にもいつも通りの設定でChromeを使うことができます。

YPPでは、お客様からお預かりしたアカウントをチームで利用することが多いので、同期をオンにするかオフにするかについては担当コーディネーターと相談の上ルールを決定しましょう。

Chromeにプロフィールを設定するメリット

プロフィールを各アカウントで設定することで、ブラウザ側の誤認識で思わぬ情報漏洩を未然に防ぐことができます。

ブラウザのテーマカラーも選べるので視覚的にもどのアカウントで開いているのかがわかりやすくなるので、個人用はピンク、仕事用は青　のように決めておくのもよいですね。

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第42回 YPPメンバー事務カフェ開催報告

YPP伊澤です。
久しぶりにブログ書きます。

YPPメンバー事務カフェ、先月から再開いたしました👏
第42回は、Notionについて座談会形式で開催しました。
NotionはYPPでも数年前から取り入れており、業務で使っているメンバーさんも多いのではないでしょうか？

早速、座談会の様子をレポートします♪

座談会の流れ

  1. みんなで自己紹介🗣️
  2. YPPのNotionページの活用紹介
  3. 雑談会で話したいこと🍵

みんなで自己紹介🗣️

参加者は耳だけ参加の方も含めて8名。
お住まいの地域やNotionとの関わりや話したいことを話せる方が自己紹介しました♪

YPPのNotionページの活用紹介

YPPではメンバーさん向けのNotionページがあることをご存知でしょうか・・？
最近だと、2024年2月にリリースしたマイページのヘルプページもNotionで作っています。

また、ひっそりとメンバー専用ページも作っていたりします・・

【Notion】メンバー専用ページオープンしました
更新しないと・・

雑談会で話したいこと🍵

「インスタのリールをNotionに保存できる？」

早速質問が！
インスタのリールをNotionに保存・・できるかなぁ・・・？できたとしても難しそう🤔

と、思いきや“埋め込みできるらしい”ということで実践しました！

①保存したいリールを開き、「…」をタップ
②「リンクのシェアとコピーのオプションを見る」をタップ
③「リンクをコピー」をタップ
④「リンクがクリップボードにコピーされました」とメッセージが表示されます
⑤Notionアプリを開く→コピーしたリンクを貼付→「埋め込みを作成する」をタップ
⑥Notionでインスタの投稿が見られるようになりました👏

すごい！できた！！と大盛り上がりしました。笑
Notion上でもリールはちゃんと動きました。
データベースを作ったら、タグをつけて管理が出来そうです。

ちなみにYPPの橋本は部分痩せのリールを集めているようなので、「部位ごと」にタグづけなんかするとよさそうです🤣

Notion愛を語りました❤️‍🔥

Notion大好きで毎日のタイムマネジメントを行っている蛯原さんは、「目的をもって使うと浸透しやすいし続きやすい」と話していました。

そんな蛯原さんが毎日実践しているのは

  • 毎朝必Notionを開いて一日のプランニングをする
  • 夜に一日の振り返りを行う

自分のすべて（やること、考え）をNotionにアウトプットしているので、Notionが動かないとダメ人間になるとのことでした。（ｿﾝﾅｺﾄﾅｲﾖ…）

来月のNotion勉強会では蛯原さんのコックピットのようなページが見られるかも？！です👀

活用方法を知ろう♪

前述でご紹介したようにNotionはWeb公開することも可能です。
よく私は、Notionで作ったWebページを見つけるとページの構成が気になって大興奮します。

その中でもとても美しいNotion使いをされている株式会社Crena様から許可をいただいたので、是非みなさんも参考にされてみてください👏

ヘルプページ　｜　🍜飯テロ注意！ラーメンDB　｜　CRMテンプレート

ラーメンDBのように楽しくNotionを取り入れてみたいですね🤤🤤🤤

次回予告

Notionの座談会のあとは勉強会です！
座談会にも参加してくださったYPPコーディネーター蛯原さんを講師に迎えてNotionを基礎から学びます。

Peatixイベントページに遷移します

第43回　メンバー事務カフェ『Notion活用方法！ゼロから学べる基礎編』
講師：蛯原美沙氏
開催日時：2024年6月19日(水)10:00-11:30

ぜひお気軽にご参加ください♪

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【YPP品質大賞2023】今年もやります♪

今年も 品質向上委員会主催【みんなの経験を宝にしよう】キャンペーンを行います。
現場で起きている日常的な失敗や自分以外でも世の中にあるヒアリハットをシェアいただき、YPP全員の宝にしたいと考えます。
学んだことや失敗をきっかけに生まれた改善案などをお聞かせください。

1投稿あたり、500円のAmazonギフトカードをプレゼントします！ 投稿は、何度でもOKです。

応募資格

YPPでお仕事中の方。

表彰部門

社長賞　最速で投稿した、勇気ある方　・・・　1名様

YPP賞　最も投稿数が多い、ホスピタリティある方　・・・　同数あれば該当者全員

品質大賞　最もメンバーからの「いいね！」を得た方　・・・　同数あれば該当者全員

賞品

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受賞者の方は、お好きな商品をお選びいただけます♪

A：宮城県登米市産　特別栽培米『ササニシキ』5kg

B：人形町今半の和牛すき焼き用700g

C：とらふぐフルコース４～５人前　大皿２枚入セット

応募期間

2023年6月20日(火)お昼の12時半～9月30(土)23:59まで

参加方法

こちらの応募フォームからご応募ください。

※応募開始は6月20日(火)お昼の12時半～です。
　期間外の投稿は対象外となりますのでお気を付けください。
※何度でも投稿してくださってOKです！
　投稿した分だけ、500円分のAmazonギフトカードをプレゼントします☆　（11月にまとめて発送予定です）
※重複する投稿はカウント対象外となりますのでご了承ください。

審査方法

メンバーによる投票を行います。
投票フォームは投票開始後にURLを通知します。

投票期間

2023年10月10日(月)～31日(火)
※この間で、一番参考になった記事を投票ください。

結果発表

11月予定

問合せ先

当キャンペーンについて質問がある方はYPPLINE公式アカウント、またはYPPの代表メール（ypp@omakase-ypp.jp）へ件名を「YPP品質大賞2023について」として送付ください。

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【Notion 】コミュニティポップアップ行ってきました♪

こんにちは！
おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

今月5日(土)に渋谷　宮下パークにてNoitonがコミュニティポップアップを出店すると聞いてお邪魔してきました♪

可愛いシールももらえて大満足です♡

なんと！無料でドリンクやスイーツを用意してくれるという楽しいイベントです★

日ごろからNotionを勉強してくれているメンバーさんをお誘いして、NotionはもちろんYPPでのお仕事について語ってきました＾＾

ウェビナーでお見かけしたNotionの営業さんともお話しができてとてもうれしかったです！

Notionが日本語で利用できるようになって1年ですが、今月ついに正式リリースとなり、どんどん行われるアップデートにますます目が離せません＞＜

SNSを見るとアンバサダーの方が無料で勉強会を開いていたり、盛り上がっています。

YPPでも日々の業務管理、マニュアル管理など情報整理に大活躍しています＾＾
最近ではYPP品質大賞のページもNotionで作りました♪

無料で手軽に始められるのが魅力的ですよね。

アイデア次第でいろんな使い方ができるので、「こんな使い方してる！」「どうやったらいい？」など、Notionに関する相談がありましたら伊澤までお声かけくださいますと嬉しいです！

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第４回品質向上座談会開催報告

こんにちは！
おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

本日は5月に開催した品質向上座談会の様子について報告いたします。
今回は初めて参加するメンバーが2名の計6名の方がご参加くださいました。

今回お聞きしたのは、「頭の整理の仕方」について。今後「メンバー事務カフェ」で勉強してみたい事。

「頭の整理の仕方」について

YPPのメンバーさんはWワークはもちろん子育て中の方が多く、お仕事だけではなくプライベートのタスクも抱えている方がたくさんいらっしゃいます。
やらなきゃいけないことは手帳で管理していたり、付箋に書いて目に付くところに貼っておくなどのご意見がある中、Notionで管理しているとのお声も！

せっかくなので画面共有して見せてもらいました。

全体のほんの一部ですが、画像は1週間分の予定です。スクロールするとその先の予定やいつかやりたい事リストがまとめられています。

１週間の予定は週の初めに組み立てるそうです。
これだけ整理されていると更にモチベーションもアップしそうです！

タスク管理をやってみたいけど、Notionを作り込むのに時間がかかりそう・・
と思うかもしれませんが、Notionでは無料でテンプレートを提供しています。
このページを所有しているメンバーさんも、テンプレートを組み合わせて作ったそうなので、テンプレートギャラリーを見て色々試してみることをおすすめします。
また、メンバーさんにページを複製しても提供してもOKと許可を得ているので、ご希望の方はYPP伊澤までお問い合わせください＾＾

また、今回の気づきとして「タスク」は仕事もプライベートも分けずに一元管理した方が抜け漏れがないということが挙げられました。
もちろん個々の管理なので合う合わないがありますが、もし「頭の整理」が日々のスケジュール管理だとしたら一度ひとまとめに管理する方法を試してみることをおすすめします！

「メンバー事務カフェ」で勉強したい事

YPPで定期的に行っている事務の勉強会、「事務カフェ」ですが、
そこで何か学びたいことはないかと聞いたところ、

NFT、メタバース・・

と、ワードが出てきました。
日本の政治でも取り入れていくとのニュースを目にした覚えのある方も多いのではないでしょうか。

私もこの日をきっかけにNFT・メタバースものすごく意識するようになりました。(笑)
普段、何気なく聞いていた話題でも、意識を持っている方と接する機会があると興味が沸きますよね。
事務カフェのテーマとする際は、是非ご参加ください！

品質向上座談会では、普段YPPのお仕事以外でメンバーさんと繋がることができます。

些細なことでも気軽に相談できそうということで、ご参加くださっているメンバーさんもいらっしゃいますし、
あんまり発言できなかったけど、肩の力を抜いて参加できました♪など、ご感想もいただいています。

参加が難しくても、気が付いたときには是非ご意見お寄せください☆
https://forms.gle/G6gfrgfCgvb9tVrG8

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【注意】重要情報取扱の心得

こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

4月になって、もう夏なのか？？！とびっくりするくらい気温が上がったと思えば
一気に冷えて「2月上旬の気温です」と天気予報で耳にするなど体調の変化が心配になるこの頃です。

先日約３年ぶり？に人形町事務所へ行ってきました。
駅を降りて事務所までの道のりを歩きながら、いつもと同じ景色なんだけど何かが変わったような変わっていないような・・なんだか不思議な気持ちになりました。

事務所に着くと自然と自分がよく座っていた席に荷物を置いて座っていました。
習慣って身についているものですね。(笑)

車とバスと電車を乗り継いで片道1時間半の旅は若干大変ですが、また行ける機会があれば事務所に顔を出したいと思った一日でした♪

さて、前置きが長くなりましたが、今日は日頃の業務で心得ていたい重要情報の取り扱いについて共有したいと思います。

良かれと思った気遣いがクレームに繋がる？！

お客様先に訪問して
郵便物の開封作業をしていたシチュエーションを想像してみてください。

帰宅時間になっても
お客様先の経理担当の社員Aさんが会議中で、離席したままです。

Aさんが不在だったため、
その場にいた別の社員Bさんに「Aさんにお渡しください」と
「報酬決定通知書」を透明なクリアファイルに入れて手渡して帰りました。

一つ間違えば、大クレームになる出来事です。
さて、ここで何がマズいかピンときた方はいらっしゃるでしょうか？

その資料、誰までに見せてよいか把握できていますか？

経理担当のAさんに渡すべき書類を別の社員Bさんに渡してしまった。
それも透明なクリアファイルに・・・・
そのBさんは経理担当かどうかは定かではない・・・・

「報酬決定通知書」はお給料に関する資料です。

お給料に関する資料は【取扱要注意】で、帳簿情報と並んで誰までに見せてよいか細心の注意が必要です。

しかし、給与計算をしたことがない人だと、どの書類がそれに該当するかもいまいちピンと来なかったりします。

普段、給与関係の業務をしていない方でも「知識がなくてもできるから・・」との理由で関わることがあるかもしれません。
また訪問現場だけでなく、共有しているオンラインストレージや、メールCC、グループチャットへのアップロードなどいろんな場面で、細心の注意が必要です。

「お給料金額が想像ついてしまう書類・データ」の一例

・報酬決定通知書
・雇用保険資格取得届
・年末調整の書類（ご家族の給与所得もバレる場合あり）
・住民税通知書（給与額は分からないが、多い少ないがわかる）

企業によって、この他にもあるかもしれません。

今月26日(火)に行われるメンバー事務カフェでは給与計算の基礎などを学ぶ時間となっています！

この機会に是非、給与・労務管理についての理解を深めてみませんか？

参加申し込みはYPPメンバー専用ページか4月7日配信の告知メールをご確認ください。

※YPPにメンバー登録中の方のみ参加資格がございます。
※YPPメンバー専用ページはLINEからリンクでアクセス可能です。

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PDF編集ツール比較検討

こんにちは！おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

気が付けば3月最終日ですね。
関東は日によって暖かい日が増えてきました＾＾
桜も気づけばきれいに咲かせてます。まだまだ寒くなる日もあるようですが、体調にお気をつけて過ごしましょう！

さて今日は、PDFの編集ツール比較検討と題しまして、いっぱいあるけど何が良いのか？を考えてみます。

PDF編集ができるソフトウェアは沢山ありますが、適当に検索して編集できたとして、保存するとソフトウェアのロゴが書類に付いてしまって、ロゴを消すには有償版へ勧誘してくるなどちょっと困った現象を体験したことがある方も多いのではないしょうか。

でも探せば無料でPDF編集ができるツールがあるので、参考にしていただけると嬉しいです♪

Adobe Acrobat Reader

https://www.adobe.com/jp/

何かと気づけばお世話になっているAdobeさん。
でも、PDFを編集しようとすると有償版へ勧誘されます。（一応7日間は無料で使えます）

無償版で出来るのはコメントと署名までなので、これだけやりたい場合は十分かもしれないです。

コメント：テキスト入力や描画の追加等
入力と署名：署名ができる（自分の名前の印鑑画像を登録しておけば捺印も可能）

使用例：署名、テキスト注釈、描画ツール、テキストハイライト。色も選べます。

無料で使えるPDF編集ツール

PDF編集で何がやりたいって、分割とか結合とか向きの回転だったりするんですよね・・・
そんな機能が手軽に使えるツールをご紹介します♪

◆CubePDF

https://www.cube-soft.jp/?lang=ja
よく使うソフトをダウンロードすればサクサク編集できます♪
※ダウンロード時にウイルスソフトなども一緒に入ってくるので不要なら削除してください。

CubePDF Utility　結合・抽出・編集
CubePDF Page　結合・分割
その他

CubePDF Utilityの編集画面です。

◆pdf_as

http://uchijyu.s601.xrea.com/wordpress/pdf_as/
大量のデータを一括で編集したい方におすすめです。

結合・追加・分割・抽出・削除・回転等

メニューはアイコンのみです。慣れれば使いやすいと思います。

◆I♡PDF

オンラインツールだからブックマークしておけばすぐに開いて使える♪

結合
https://www.ilovepdf.com/ja/merge_pdf
分割
https://www.ilovepdf.com/ja/split_pdf
その他、圧縮・変換・データ形式の変換などのページもあります。

画面も見やすいです♪

◆GoogleChromeの拡張機能

Chromeの拡張機能でもPDFを編集ツールがあることをご存知でしたか？

Chromeウェブストアから拡張機能を検索してインストールします。

Smallpdfが分割以外にも色々できそうです。
ピン留めしておけばいつでも呼び出せます♪
メニュー画面

拡張機能を追加したら右上のアドレスバーの横にアイコンが表示されるようにピン留めしておけばすぐに機能を呼び出すことが出来ます。

最後に

PDFの無料ツールは探すと沢山ありますが、使い勝手や特徴もそれぞれです。
ご自分の使いやすいツールを使ってみてください♪

たまに編集するくらいならわざわざ有償版にする必要はないと思います！

他にもこんなツールがあるよ！など、おすすめがありましたら教えてください＾＾

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知っておきたいExcel操作～検索と置換を使いこなす～

こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

本日はExcel操作の第2段！
「検索と置換」についてです。

Excelで「検索と置換」の機能を使ったことはありますでしょうか？

知っている方はショートカットキーで多用しているのではないでしょうか♪

機能ショートカットキー
検索「Ctrl」+「F」
置換「Ctrl」+「H」
覚えておくと便利です！
メニューからだとホームタブの一番右端にあります。
選択するとダイアログボックスが立ち上がります。

「検索と置換」でできること

検索だと文字列などの検索。置換だと指定した文字列や書式を置換します。

ただ、今回知ってほしいのは「オプション」機能のことです。

オプションをクリックするとダイアログボックスが切り替わります。

プルダウン３つは使い方を覚えておけば業務効率アップ間違いなしです！

検索場所：
「シート」か「ブック」が選べます。
シートは現在開いているシート上、ブックはファイル全体（複数シートに分かれている場合も含む）を検索します。
シートがたくさんあって、ファイル全体を検索したい場合は「ブック」を選択しましょう！

検索方向：
「行」か「列」が選べます。
行は横方向にN字を描くように、列は縦方向にZ字を描くように検索します。
データ構成によって検索方向を選んでおくと検索しやすいと思います。

検索対象：
「値」「コメント」「数式」が選べます。
「値」はセルに表示されている結果を対象とします。
「コメント」はコメントを検索対象とします。
「数式」はセルに入力されている内容そのものを検索します。

検索対象を「数式」で選択しておけば、列がセルの位置が変更になったときなど、数式を一括で置換する場合に便利です！

チェックボックスはそのままの意味ですので、必要に応じて使ってください。

  • 大文字と小文字を区別する
  • セル内容が完全に同一であるものを検索する
  • 半角と全角を区別する

まとめ

検索と置換のオプション機能は、大量のデータを編集する際に必ず役立つので使いこなせるようなることをおすすめします。
検索のショートカットキー「Ctrl」+「F」は、Excelに限らずブラウザやWordなど共通で使える場面が多いので必ず覚えておきましょう(^^)
私の場合は使えるかわからなくてもとりあえず押してます。(笑)

参考ページ

https://dekiru.net/article/15546/

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知っておきたいExcel操作～複数シートを一括編集する～

こんにちは！おまかせ事務代行　伊澤です。

本日は意外と知らない？でも知っていると知らないでは業務スピードが格段に上がる！
Excel操作についてご紹介します＾＾

複数シートを一括編集しよう

突然ですが問題です。

１～１２月までシートが分かれたカレンダーがあります。
毎週月曜日は「可燃ごみの日」です。
さて、すべてのシートの月曜日に「可燃ごみの日」と入力するのに何分かかるでしょうか？
※祝日は除くなどは考えないです。

　　　

正解は・・・・

　　　　　　　　　　　３０秒！！！！！

むしろ３０秒もかかっていないかもしれない・・・

シート一括編集の手順

  1. シート上で右クリック
  2. 「すべてのシートを選択」をクリック
  3. 一括編集
シートを右クリックするとメニューが出てきます。
「すべてのシートを選択」をクリックするとシートのタブの色が変わります。

複数シートを一括編集する

シート全体の一括編集方法をお伝えしましたが、全部のシートではなく選択したシートをだけを一括編集することも可能です。

例えば７月、８月、９月、１１月のシートを一括編集する場合はCtrlキーを押しながらクリックすると複数シートを選択できます。

選択中のシートだけ色が変わっています。

この状態でシートを編集すると選択されているシートのみ一括編集ができます。

一括編集の解除

一括編集したあとは忘れずにシート選択の解除を行ってください。
解除方法は２通りあります。

最初に右クリックをしたシート以外のシートを選択
　または
再度シート上で右クリックして「シートのグループ解除」をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか？
もしシートごとにポチポチ編集していることがあったら今すぐ一括編集に変えることをおすすめします！

今回は紹介したのは文字入力だけでしたが、行列の幅の変更や関数の入力、セルの色変えなどももちろん行えますので、「知らなかった！」という方は是非お試しください＾＾

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【便利機能紹介】チャットワークのグループチャットをカテゴリ分けする

こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

２月になると、もうそろそろ暖かくならないかなぁ・・・と思うことが多い気がします。
まだまだ寒さが続きそうです。
娘からもらった鼻かぜを早く回復したいです。

今日はYPPではお馴染みのチャットワークの便利機能を紹介します！
すでにご存じの方は多いと思いますが、地味だけど便利なやつです。（笑）

グループチャットをカテゴリ分けする方法

YPPでは特に掛け持ちの仕事が増えると、そのたびにグループチャットも増えるので、どれがどのチャットなのか迷子になってしまったり、他の業務が気になって今進めたい業務に集中しにくい・・・ということはありませんか？

そんなとき、グループチャットをカテゴリ分けすれば解決するかもしれません！
予め業務ごとにカテゴリを作成しておけば、必要なチャットだけ表示されるので探すのもスムーズになります。
個人のチャットも選択できるので、カテゴリに関連する人のチャットも入れておくことをおすすめです＾＾

カテゴリ作成方法

  1. 「すべてのチャット」をクリック
  2. 「+」をクリック　→　「カテゴリを新規作成」の画面が表示されます。
  3. 任意のカテゴリ名を入力
  4. カテゴリに入れたいグループチャットにチェックを入れる
  5. 「作成する」ボタンをクリック

グループチャットを追加・削除する場合

カテゴリのプルダウン選択時にカーソルを合わせると表示される鉛筆マークから設定できます。
削除する場合はゴミ箱マークです。

おわりに

カテゴリ分けをしてチャット内がすっきりしましたでしょうか？＾＾
整理することで、少しでも業務効率化につながることを願っております☆

引用
https://help.chatwork.com/hc/ja/articles/203354300-%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%88%E3%82%92%E3%82%AB%E3%83%86%E3%82%B4%E3%83%AA%E3%81%AB%E5%88%86%E3%81%91%E3%82%8B

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