はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

第96回事務カフェは、
オフィスフォーティークラブの田中範男先生を講師に迎え
企業の『危機管理』について学びました。

「まさかうちの会社では起きないだろう」という甘い考えは大敵で
残存リスクのない事業はありません。

【リスクは発生するものという前提】がまず大事です。

田中先生いわく、以下の３つに当てはまる会社は要注意！とのこと。

・当たり前のことをやっていない

・嫌なこと、マイナスのことを考えない

・盲目的に税理士・弁護士・銀行を信じてしまう

また、

『彼（彼女）しかわからない』
と一人の人間がすべての流れを掴んでいるケースが
不正や事故につながりやすい、と指摘します。

どの会社であっても

現場に行け

現物を確認しろ

現実をみろ　の　“三現主義”を貫くこと

これが意外とできておらず、嫌なことを考えない・隠したがる企業が実に多いのだそうです。

有名な「ハインリッヒの法則」も、ぜひ忘れずに知っておきたいところ。
（重大な事故や災害が発生する前には29件の軽微な事故や災害が発生しており、その背後には300件の「ヒヤリ」とする出来事が存在する。
その「ヒヤリ」や軽微な事故の発生時に、きちんと手を打って、重大事故を起こさないようにすることが極めて大事だという話です）

引用：Wikipedia「ハインリッヒの法則」

ヒヤリ・ハット事例をまとめる社内の仕組みがまだないとしたら
まずは、自社の業務フローを書き出して、見直してみましょう。
各段階で考えられるリスクを洗い出してみることが、リスク防止の第一歩です。

マイナスのことばかり言う人は組織で煙たがれがちですが
そこには、企業が考えるべき重大なミス防止のヒントが少なからずあります。

いつ発生するかわからない企業リスク。

「築城三年落城一日」（築城十年という説も）という言葉の通り
ダメになるときは本当にあっという間。

起きる前に、できるかぎりの備えを考えて、対処していきましょう。

さて来月の事務カフェは12月恒例の忘年会です♪

12月19日（木）19時～

人形町界隈のお店🍺🍷🍶で予定しております。

今年ご登壇いただいた講師陣にもお声掛け中ですので、
行きたいけれど行き損ねた回がある！という方は、ぜひ12月の忘年会においでください。

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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。お客様の事例をご紹介します。

クライアント：不動産会社

業務内容：不動産物件データ入力

◆ご依頼のきっかけ

データベースに不動産物件情報を入力していく業務が
どうしても溜まりがちで、未処理案件が多いことが常態化していました。

◆アウトソーシング手順

①入力が必要な紙書類をスキャンして
クラウド上に保管し、共有できる環境を整えました。

②入力マニュアルを作成し、ZOOM（Web会議ツール）を使って
経験者が、未経験者にレクチャーを行いました。

③複数の在宅ワーカーが自由に好きな時間に作業できるように
どのフォルダのどのデータを誰が処理するかが、お互い明確になるよう
着手～完了までの申し送りルールを決めました。

④作業完了後は、別メンバーによる納品件数のチェックを行い
作業漏れ、納品報告漏れを防ぐフローにしました。

◆アウトソーシングで良かった点

本件に関して、社員の方が残業して入力することが無くなりました。
「いつかやらねば」と常にどこか宿題を抱えている感覚から解放されたことも
数字には表れないですが、良かったと思います。

◆複数名での分担のメリット

1件あたりの入力時間は、簡単なもので2分程度、
情報量が多かったり少し情報がそろっていないケースで6分程度と
処理時間は少ないのですが
何千件と溜まってしまうと
「やってもやっても終わらない」「先が見えない」と思えるボリューム感になってしまいます。

そこで、1件あたりの平均処理分数に
チームメンバーの稼働可能な総時間を掛け算することで、
作業するメンバー全員が「自分が取り組むべき所要時期とチーム全体の完了目処」を共有できると
不安が一つ解消されます。

あとは各々仕事ができる時間にデータ入力を続けていくと
日々着実に、未処理フォルダから処理フォルダに移行していきますので
一人で行う負担感とは格段にストレスが少なく作業できます。

働き方改革をしたいと思いながらも、残業がなかなか減らない職場がありましたら
社員の体調不良や離職などダメージのきっかけがなくても、
一部アウトソーシングをご検討いただけたらと思います。

お困りの方はぜひご相談ください。

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こんにちは。山口です。
10月に入ってやっと、やっと！秋を少し感じる気候になって来ましたね🍁
汗っかきなので早く涼しくなってくれないかな~と切に願っております。。。

10月と言えばここ数年、とても盛り上がっているハロウィンがありますね。
既にあちらこちらでハロウィンの象徴的な顔をくり貫いたカボチャを見かけます。

私が子供の頃はありませんでしたが、今は幼稚園や保育園でも行事があるようで、
時代の違いを痛感するアイテムの一つです☺

クリスマス同様、もともとは秋の収穫を祝い、悪霊を振り払う宗教的な意味が強いもののようですが、
今は好きなコスチュームを身に付け、仮装を楽しむ行事になっている感じで
楽しそうな映像をテレビでよく見かけますね。

個人的にはカボチャが大好きなので、カボチャの美味しいそうなデザート🍰が各所で目につき、
あれもこれも食べたい・・・と、体重と相談が必須な苦しい日々が続きます。。。

皆さんはどんなハロウィンを過ごす予定ですか(^-^)？

※トップの写真と左の写真ははいつも素敵な写真を送ってくれるメンバーさんにまたいただきました(^-^)

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。

先日のブログでも書きましたが
企業の倒産リスクは、業績不振以外にも思わぬ日常に潜んでいます。

親しい知人から聞いた話ですが
40年来ご夫婦で営んでいた小さな飲食店が
たった一人のアルバイトの悪ふざけのSNS投稿により客足が遠のき
廃業を余儀なくされたとのこと。

そのご夫妻が若い頃に店を立ち上げてから今日までの道のりを思うと
本当にやるせない思いがします。

ネットの炎上リスクは決して大企業だけのものではなく
企業規模や業種を問わず
すべての事業者にとって、死活問題になり得る時代だとおもいます。

ネットトラブルだけではありません。

経理を請け負う弊社では
経理まわりに関するトラブルも耳にすることがあります。
弊社のお客様ではありませんが、経理担当者3代にわたり
小口現金からの横領が続いていたケースもありました。

また最近は台風など自然災害による被害もあります。

次回事務カフェでは
ふと見過ごしてきた「企業リスク」を勉強します。

営業や採用活動など業績向上の勉強会は
熱心に行われていますが
自社のリスクを見つめる機会は意外と少なかったかもしれません。

弊社の財務顧問として数々のお客様の倒産危機を救ってきた
オフィスフォーティークラブ田中範男氏を講師にむかえて
事務カフェの最大の特徴
『ネットにも書けない、本にも書けない生々しい実体験』を
余すところなくお話いただき、
少人数制ならでは
参加者のみなさまの事業におけるリスクポイントも解説いただく予定です。

ご興味ある方はぜひ一緒に勉強しましょう。

■□■□■□■□■□■□■□

第96回　事務カフェプロジェクト

【〜あの時助言を聞いていれば…と後悔しないように〜
あらゆる面からの「企業のリスク」を考える】

講師：オフィスフォーティークラブ田中範男氏

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講師プロフィール：
昭和49年同志社大学卒業、大和銀行入行
愛川、厚木、川崎の各支店長を経て
東京融資部次長
平成17年より中小企業の融資、管理業務に携わる。
平成22年独立。
担当企業には、京セラ、日本電産など大手から
中小零細企業まで幅広く
YPPと業務提携後の現在は、
倒産必至のクライアントの銀行交渉
経営立て直しを行なっている。
…………………………………………………………………………………

日時：11月19日 (火)
時間：18時～20時
場所：YPP人形町事務所
※次回11月は講師の都合上、火曜開催です。ご注意ください。

定員：10名様限定

参加費：お一人様　2200円（税込）
※遠方の方はZoomでもご参加いただけます。

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お問い合わせ　:　TEL　03-6661-0758
お申込み窓口　:　ypp@omakase-ypp.jp

▼事務カフェfacebookページができました！
「いいね！」や「フォロー」お待ちしてます＾＾
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度～2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ！東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

2017年度以降は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

☆ワインが最高、ワインで再興！☆
http://kawauchi-wine.com/
こちら是非ご覧ください。

ふくしま×できること　福島で働くとは？

今まで事務カフェにご参加いただいた皆様
ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。
今年の事務カフェも引き続き、かわうちワインさんと高木社長を応援しています。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP五味渕です。

先週金曜日
新潟の同志マドンナワークス 石本史子さん主催で
一般社団法人日本情報経済射会推進協会 通称 JIPDEC から専任講師をお迎えして
個人情報保護に関する勉強会に参加しました。

名古屋からは株式会社ハーセルさんも参加し
新潟・名古屋・東京・埼玉を結んでの合同勉強会でした。

こういう写真も、机上のメモや名刺を拡大した際に簡単に読めてしまわないか、注意が必要です。

個人情報保護法が制定された頃はまだ
5000件以上の個人情報を取り扱う事業者が対象でしたが
現在は、すべての事業者が適用されます。

会社は赤字で潰れることはなくても
企業イメージの失墜でいとも簡単に潰れる、といいます（怖）。

どの仕事にもヒューマンエラーはつきものですが
一つの知識不足から
発注元や従業員はじめ、多くの方を巻き込んで
大きな被害や損害を出してしまうリスクは、実は身近に潜んでいます。

YPPは、ほぼ全ての仕事で重要情報を取り扱うため
在宅ワークで
いかに安全な仕事環境を整えるべきか
腐心してきました。

かつては施錠管理するにも、適切な家庭用のキャビネットはなかったのですが
徐々に時代が追いついてきて
手軽に自宅で、書類を施錠管理することもできるようになってきたと思います。

※ご興味のある方は『鍵付キャビネット』で画像検索してみてください。
すごく豊富な種類の家庭用キャビネットが出てきます。

YPPがプライバシーマーク取得事業者となって以降
幸い、悪質な意図的漏洩は起きていませんが
過去には、痛恨のヒューマンエラーを何度も経験し、
その度に薄皮を一枚ずつ重ねるように、
ミスの原因を探り、改善策を考え、
他の現場にも周知するなど、再発防止に努めてきました。

それでも
このことを考えるたびに、身が引き締まります。

特に最近は、ネットタトゥーという言葉に象徴されるように
一度ネット上にアップしたものは
あっという間に拡散して、消しても消せない怖さがあります。

考え尽くしても、対応策を講じ尽くしても
終わりはなく
とにかく、できる限りの現実的な対策を
常に生真面目に続けていくしかありません。

データを大切に取り扱うこと。

面倒でもパスワードをかけること。

何度も指差し声出し確認すること。

何事も秘策はなく、愚直にやっていくのみです。

ブログを読んでくださる方に
個人情報保護に関して大切なことをシェアさせていただくと
プライバシーマークを取得しないまでも
下記の手順を一度作ってみることをお勧めします。

1。自社の個人情報を把握すること
2。その個人情報のライフサイクルを考えること
（ライフサイクルとは入手→使用→保管→破棄といったデータ入手から破棄までの流れです）
3。2の各段階での漏洩・盗難・悪用リスクを考えること
4。3に対し考えうる対策を講じ、リストアップすること
5。実際に4の対策が機能しているか定期的に見直すこと

JIPDECの講師の方からも
『ヒューマンエラーは0にはならない。起こることを前提に
起きうる場合でも発生確率を下げる努力、起きた場合も最小限の被害で済むように
日頃から他人ごとではなく自分ごとと考えることが大事』とのお話がありました。

とくにマドンナワークスさん、ハーセルさん、YPP共通の
在宅ワークにおけるリスクとして
仕事の情報を身内や友人なら、バラさないだろうという『誤った認識』で
ついぽろっと話してしまう、などがあるようです。
これを読んでくれているメンバーさんがいたら、
（研修でも言っていますが）引き続きご注意くださるよう、くれぐれもよろしくお願いします！

ちょっと今回は生真面目な記事になりましたが
日頃よく知っていると思う分野でも
改めて勉強することの大事さもひしひしと感じた会でした。

主催くださったマドンナワークス 石本史子さん ありがとうございました。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

やってきました！名古屋

メンバーランチ会のお店が入っている大名古屋ビルヂング

駅前の道も、名古屋は広いですね～。
さすがトヨタのお膝元。
来るたびに、走りやすそうな道だなあと思います。

さて今回はJR名古屋駅前の大名古屋ビルヂングの2階にある
おしゃれなカフェで開催。

地元メンバーTさんオススメのYURT大名古屋ビルヂング店

11時の開店から30分後にはお店の前に列ができて、
こちらのお店、かなり人気のようです。

今年の名古屋は、
愛知と三重から4名のメンバーさんが集まりました。

通常のランチ会、メンバーさん同士が逢うのは
「久しぶり」や「初めまして」なのですが、
今回は全員が
日ごろチャットで業務連絡を取り合っているチームメンバー同士なので
久しぶりという感じが全くしません。

お仕事のこと
好きなアーティストの話題
食べ物、飲み物、おうちの話
女性5名、話題は尽きず、あっという間に2時間が過ぎました。

なかでも、このメンバーさんの中には
お客様と大変仲が良く
在宅ワークにしては珍しいエピソードを持っている人が・・・。

メンバーSさんは
海外を飛び回っているお客様の請求業務サポートをしています。

お客様が久し振りに地元名古屋に帰国された際には
ぜひ会いたいですね、と日頃チャットで話していたのですが
先日ついに実現し、
お客様とSさんで、サシ飯（!）しました。

お客様ご友人の紹介で初めて入ったというレストランが
不本意にもお客様の口には合わず（笑）
お腹いっぱいなのに「口直ししよう！」と
なんとランチの〝はしご〟となり
これまた2軒目もお客様の思った通りの店ではなかったらしく（笑）
その後、お子様へのお土産まで買ってくださったそう。

すごく楽しかったと笑顔で
魅力的なお客様とのエピソードを
話してくださいました。

（本当に心優しいお客様に恵まれて有り難いです。
Y様、ありがとうございます。
東京にきたら是非私もご馳走してください（笑））

色んなメンバーさんがいますが
お客様とサシでランチはしごをしたのは、このSさんだけ。

ところが、もう1名
これを越える？エピソードをもっているのがYPP歴5年近いTさん。

東京都内のあるメーカーさんの見積業務を担当しているのですが
お客様の関西出張の予定を目ざとく発見し
すかさず「勉強したいので、その出張、同行させてください！」と名乗り出て
現地で待ち合わせ。
お客様の営業に同席させてもらったのです。

自ら名乗り出たものの、初めての商談の席はかなり緊張したそうですが、
お客様の製品や業務についてさらに理解を深める機会となりました。
またTさんが東京に家族旅行に来た際は
ご主人を連れて、お客様の事務所を訪問し、一緒にご飯をしたことも!
（この時は私も同席したのですが、2時間たっぷりお客様を質問ぜめで
本当に製品愛に溢れているなあと傍らで感動したのを覚えています）

仕事熱心なメンバーさんなので、お客様も日頃からとても頼りにしてくださり
チーム全体がとても良好な関係でお仕事を続けています。

在宅ワークなのに、お客様と直接会って話せたという
貴重な経験をさせていただいていたことは
私にとっても、とても嬉しいことで、
行動的なメンバーさんにも、心の広いお客様にも、とてもとても感謝しています。

そんなエピソード含めて
感慨深く思い出しながら、色々お話をしていたら
私たちも、ランチ後にやっぱり〝はしご〟（笑）。

名残惜しくて、お腹いっぱいなのに2軒目で
お約束のケーキ🍰は別腹で
心も胃袋もたっぷり満たした至福の時間となりました。

いつもチャット中心の生活なので
数人でも集まれるのは、やはりとても嬉しいですね。

またほかの地域にもぜひ訪れたいと思います。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP　五味渕です。

行ってきました！Tokyo江戸ウィーク2019

昨日から23日（月）まで上野恩賜公園で開催中（入場無料）の
日本文化、日本食の素晴らしさを伝える屋外イベントです。

3年連続、遊びに行っているのですが、
今年は地方の美味しい食を紹介する屋台が出ていて
去年以上に、目移りします（笑）。

どのお店も美味しそうで目移りが止まらないので
実行委員長の橋本さんをつかまえて、イチオシ！のお店を聞きました。

「どれもこれもお勧めですが、日本酒お好きなら、こちらはいかが？」と
案内されたのは、江戸時代のおつまみを提供している「江戸の居酒屋」。

うるめいわしや、ヌタのおつまみをいただきました。

んー、日本酒にとっっっってもよく合う♪
（営業時間中だけど許して←これも大事な仕事、仕事と言い聞かせて、たっぷり試飲）

お抹茶をたてる浴衣姿の女性や甲冑姿の男性も
この会場では違和感なく、海外からの観光客さんとカメラにおさまっています。

そして、お目当ての和小物が。。。所狭しと屋台でひしめいています。
可愛い～♡　これも目移りが止まらない～♡♡♡

写真の腕がイマイチで伝わりませんが（涙）実物はキラキラして光の反射がとてもきれいなんです。

畳の小物はイグサのとても良い香りがします。。。（懐かしい大好きな香りです）

Tokyo江戸ウィークは

当たり前と感じている四季の移ろいやそれらがもたらす独特の風土
世界の人々が舌鼓を打つ和食や職人技が光るこだわりを抜いた一品の数々
日本のそこかしこにある、日本人が気づいていない美質をぜひもう見つめて
海外の方にも国内の方にも広めたい、という思いで
3年前にスタートしました。

昨日から23日（月）まで東京は上野恩賜公園で開催中です。（入場無料）

お近くの方はぜひ江戸と日本文化を楽しみに訪ねてみてください。
掘り出し物に出会えると思います♬

そうそう、3,000円以上お買い上げ、もしくはご飲食のレシートで
お野菜がもらえますので、ぜひお小遣い3,000円を握りしめてお出かけください。
（私はサツマイモをいただいて帰りましたが、これも蒸かしたらまあ美味でした😊）

江戸ウィークオフィシャルサイトはこちらをご覧ください。

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