はたらくチカラ｜おまかせ事務代行 YPP

こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。
気づけば10月も半ばですね！
ここ最近の週末は各地で運動会が開催されているようで、我が家は今週初めての運動会ということで今からワクワクドキドキです！！

さて、本日は先日行われた「品質向上座談会」の様子について共有させていただこうと思います。
先に「品質向上座談会って何？」という方のために説明しますね。
YPPでは、お客様に納品するお仕事の品質向上とメンバーみなさんが「持続的に、健やかに働ける環境づくり」を目的とした【品質向上委員会】を発足しました。
その活動の第一歩として、まずは現場のリアルな意見をお聞きしようと、各現場でチームリーダー的役割を担っていただいているメンバー数名にお声がけをして座談会を開催しました。

今回は４名のメンバーさんにご参加いただき、複数の質問に対して一人ずつお話していただきました。
最初は初めまして同士で緊張されていたようですが、話していくうちにお仕事に対する熱意がそれぞれ伝わってきてあっという間に時間が過ぎてしまいました。
その一部となりますが、お話した内容から何か皆さんに伝わればよいと思ってここに報告します。

過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

みなさん業務経験豊富なメンバーなだけに、いわば「事例の宝庫」でしたが、特に印象的だった事例をいくつかご紹介します。

＜メールの送信ミス＞
タイトルだけ聞くとあるある…ですよね。
ただ、『何が原因だったか』を考えると今後のミス防止対策につながりそうです。
原因：初めてのYPPでのお仕事で急いで対応しなきゃと焦っていた。
送信内容に不安があったが聞いていいのかな？と質問することを躊躇してしまった。
学び：コミュニケーションを上手くとることで質問することが悪ではないと学んだ。

「早く対応しなきゃ！」「こんな質問していいのかな…」新人の頃にはありがちですよね。
チャットだけのやり取りとなると更にハードルが上がってしまいがちですが、新人さんのフォローをする側から「大丈夫だよ」と声をかけてあげたいですね。

<書類送付先ミス>
お客様からメール連絡を受けたら書類を指定の場所へ郵送するという業務。
この時はチャットで連絡が来たけど住所が書いてなかったため、HPを見て会社の住所へ送ったのですが、後日『迷惑メールフォルダ』にHP記載とは異なる住所が記されたメールが届いていて発覚したミスです。
それ以降、届いたメールはすべてチェックしているそうです。

「お客様先への郵便物送付先ミス」は、特に事務所と事務所(店舗など)が別々だったり、複数の事業者がある会社の場合は要注意！HPでの確認ではなく、直接のやり取りで「この住所であっていますか？」と確認するようにしてくださいね。

突然ですが、『迷惑メールフォルダ』チェックしてますか？
毎回受信トレイに届くメールが何故か迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがたまにあります。
Gmailではラベル設定で迷惑メールフォルダをラベルリストの上位に表示させることが出来るので、こまめにチェックして大事なメールを見逃さないように気を付けましょう！

ミスの回避策とマイルール

ミスが起きないように日ごろ心がけていることは？
ちょっとした工夫でミスは防げるので、参考にしてみてください。

• お客様へ添付データをメール送信する際、データ名に社名や名前をつけて保存して添付ミスのないようにしている
• メール添付したら送信前に一拍置いて、下書きメールに添付したデータを再ダウンロードして正しいデータが添付されているか開いて確認するルールを設けている
• ファイルやブラウザを同時に沢山開き過ぎないようにしている
• 慌てているときにミスを起こしがちなので落ち着いてから業務を行うようにする
• 業務チャットだけでなく、個別のチャットでコミュニケーションをとってチームの仲を深めている
• 作業手順だけを覚えるのではなく、お客様や事業を知り、自分（業務）の役割を知ることでミス防止につなげる

メールにデータを添付するとき、間違ったデータを添付していないかすごく気を遣いますよね。
編集中のデータを納品データと誤って送信してしまったなどもよく聞きます。
フォルダ内の整理やデータの扱い方などのルール化は予めしておくとミスも防げそうですね。
また、漠然と作業をすると「何のためにこの仕事をしているんだろう？」と思うようになり業務の品質も落ちてしまいがちです。
改めて仕事の立ち位置を振り返ると自分の業務の重要性に気が付けるはずです。

YPPに欲しい仕組み。ミスの再発防止に有効的なこと

YPPにこんな仕組みがあったら助かるー！というご意見です。
どれも素敵なアイデアばかり…是非実現したいです＞＜

• 過去のノウハウ情報まとめ・・・朝顔TOPICS掲載のExcel小ワザや過去のマニュアル作成などの業務をモデルケースとしてまとめノウハウ共有してほしい
• YPPメンバーが投稿できる掲示板・・・新しいツールを知識としてためておく場所があってほしい
• 困ったときのヘルプ部屋・・・メンバー同士、なんでも聞ける環境が欲しい！
• 個人カルテの導入・・・資格取得などスキルアップした際に申告してメンバー情報を最新にしておくと良いのでは？
• メンバー見える化・・・YPPメンバーのスキルやキャパを見える化。新たな業務で必要になったときにお声かけしやすいのでは？とのことでした。

やはり本部からの発信だけでは限界がありますもんね…メンバーさんが集える掲示板的な場所。
私も欲しいなと思いました！
日々の業務に向き合いっぱなしだとメンバーさん同士の意見を出し合う機会はなかなかないので、本当に良い時間となりました。

次の第２回開催に向けて準備を進めているので、残念ながら日程が合わず欠席した方もまだお声がかかっていないメンバーさんもご都合つき次第ご参加いただけると嬉しいです！

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こんにちは！おまかせ事務代行　伊澤です。

先週金曜日のメンバー事務カフェは参加されましたか？
YPPの顧問税理士である中山先生がお忙しいなかわざわざご登壇くださいました＞＜
実務に直結する貴重なお話、本当にありがとうございました！

そして、今回事務カフェに参加したメンバーさんの感想などを一人一人聞いたところ、
「簿記の勉強をしたいけど何から進めてよいか分からない」という声をちらほら聞こえてきました。
めちゃくちゃわかります。
私も産休育休を２年ちょっと…子育てしながらもそれなりに時間があったわけですが、簿記の本を1冊買ってほぼ読み進められていませんでした。
何故なら…（ここから言い訳です）読書が苦手な私としては簿記２級は試験範囲も広くなるため、どの解説書も分厚くて、できるだけ厚みのない本を選んだ結果、解説が少なくて更にわかりづらい、、でもせっかく勉強するならちゃんと理解して進めたい、、と思ったらあれ？育休終わり？？

時間があったはずなのに暇さえあればただ漠然とSNSを眺めていました。

もっと手軽に勉強する方法を発見

そんな私が最近やっと気が付きました。
勉強方法を変えてみよう！！！と。

きっかけは７月に行われた第101回目の事務カフェ（録画版）で榎本先生がおっしゃっていた一言…

「今はYoutuberが再生回数稼ぐために懇切丁寧に動画で解説してくれるよ～」

これを聞いて「簿記の解説動画もあるのかな？」と試しに検索したところまさに懇切丁寧に簿記の解説をしてくれている動画がありました！
これは是非ともYPPのみなさんにお伝えしたい！
ということで、簿記の勉強を始めたいけど何からすればよいか分からない…という方は試しに見ていただきたいです。
動画は基本40分～1時間以上ありますが私は1.25倍速で洗濯物をたたみながら～とか朝食用意しながら～とかで見ています。

さらに同じ方がkindle版でも著書を出しているのでまとめて動画を見られないときにも勉強できちゃいます。（著書を基に動画を作成しているとのことなので、連動して学習できそうです。）

何が良いって、いちいち分厚い本を引っ張り出して椅子に腰を落ち着かせなくても良いこと。
また、よくある解説書と違い理屈で話してくれるので一つ一つ理解した上で読み進められるのです。
スマホ片手に勉強できるから子どもが砂場で遊んでいる合間などの隙間時間に読んだりしています。
今の時代に生まれてよかった…(笑)

実際に過去問を解くとしたら別途問題集を購入する必要がありますが、簿記の知識を深めるためには十分な内容だと思います。
Youtube視聴も無料ですし、kindleも無料サンプルでどんなものか読めますし、勉強を進める第一歩としてお時間があるときに是非覗いてみてください☆

私も簿記検定２級・・・いつか受験する日を夢見てゆるゆる勉強を進めていこうと思います。

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こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

食欲の秋ですね…食欲の秋を通り越してもうすぐ10月ということで早いところはクリスマスケーキの予約がスタートする！と思ったら一気に年末感を感じています。
今年はどこのケーキを予約しようかな…そんなウキウキ気分とは違ったちょっと真面目な話題です♪

ミスを共有することについて

突然ですが、仕事において、プライベートにおいて、ミスをしたことはありますか？
「ない」と答えた方は、普段何を心がけていらっしゃるのかお聞きしたいので是非ともご連絡ください。(笑)

恐らく「ある」という方が多いと信じて…
今日はミスについてYPP本部という立場から私なりに考えてみたいと思います。

ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、YPPではミス共有をしよう！ということで、
メール配信やHPのメンバーページで今まで起こったミスを事例として公開していました。

でも、忙しさのあまり何故ミスを共有するのかという趣旨をお伝えできていないような気がしたので少し整理してみたいと思います。

ミスは恥ずかしいことじゃない！と考えられるようになりたい

ミスをしたとき、みなさんどんな気持ちになりますか？
「やばい！　どうしよう！　上司に怒られる＞＜　帰りたい…T_T　消えたい…T_T　地球爆発しろ！！！」
私は少なくともこれでした。(苦笑)
誰しもミスをすると嫌な気持ちになるはずです。
めちゃくちゃ落ち込みます。でもミスしてしまったことは取り返せない。
なんでこんなミスしてしまったのだろう・・・

人間誰しも完ぺきではないのでミスはします。
でもミスはしたくない！それならミスの原因を追究して業務改善につなげよう！
という気持ちをみんなが持てればミスは恥ずかしいことではないと思えるのではないかと考えます。
とは言っても改善方法を一人で考えなければいけないものではないです。
やりにくさを感じたら何か良い方法がないかと相談するのも改善の第一歩です。
それによって仕事の効率がアップしたらとても良い流れが生まれそうですよね。

ミスへの対処法をトヨタ式から学んでみよう

ここで「トヨタ式」を例に挙げてみます。
トヨタ式は日本を代表する自動車メーカーであるトヨタの製造現場のムダﾞを省いた改善方式のことです。
これをビジネスへ応用したのが「トヨタ式」と呼ばれています。

トヨタ自動車では、製造ラインで異常が発生したときに以下の対処を行うそうです。

　(1)その場ですぐにミスの原因を調べる

　(2)二度と同じミスが起きないような改善を行う

たとえば、不良が出たときに、不良品を脇によけて、そのまま生産を続けたとすれば、たしかに生産そのものは順調に進みますが、不良ができた原因はそのままなので、再び同じ不良が出る可能性がありますし、場合によってはさらに大きな不良につながる恐れもあります。
　原因についても「あとで調べよう」と思ったとしても、時間が経ってからでは、「不良が出たそのままの状態」は残されていないため「真の原因」を見つけるのは困難です。結局は、「もっとみんな作業に集中して」「みんなで不良が出ないように気を付けよう」といったたいして役に立たない精神論に終わってしまいます。
　これでは不良を完全に防ぐことはできません。だからこそ、トヨタ式は不良が出るといった異常があればすぐに生産ラインを止めて、その場で徹底的に原因を調べるのです。そのうえで改善を行えば、同じ異常は二度と起こらないようにすることができるのです。

http://a.msn.com/00/ja-jp/AAuDRb9?ocid=sli

「ミスをした」と聞くとミスした人を責めたい気持ちになったり、ミスした内容に目を向けがちですが、
「こんな改善をした」というプラスの部分が最初に伝わって、
これは他の現場でも応用できそう！なんて繋がっていくといいですよね。

また、「危うく間違えるところだった！」というヒヤリハットも同じです。
ミスが発生しそうと思ったならそれは作業の流れに問題があるかもしれません。
いつものやり方しかないと思わずに、こうしたら良いのではないか？と思ったら改善のチャンスです。
一人で解決できなくても、YPPには作業メンバーや担当営業がいます。
共有することで改善策が見つかるかもしれないです。
そしてそして、もしこんな良いやり方があるよ！こうやった方が間違いないよ！という情報を持っている方はどんどん教えてほしいです＾＾
すでに知っているかも…？なんても思わずに便利ツールなどもあればどんどん紹介したいと思うのでLINEからでもメッセージください☆

少しでも業務が円滑に進められるようにミス共有ではなく改善策の共有ができる環境を作れるようにしていきたいと思う今日この頃です。

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