12月に読んだ本

こんばんは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

早いもので今年もあと何時間か。。。
大晦日、新しい年を迎える直前の、いつもの月末とちょっと違う心持ちになる夜ですね。

さて今月は、本当にシェアしたい!と思う本ばかりです。
2022年、あまり読めない月もありましたが、12月は
本当に人生を変えるほどの本と出会えました。

ぼくはレモネードやさん  えいしましろう (著)
なんと著者は小学3年生で、レモネードやさんを開業しました。
なぜ、レモネード屋さんなのか。なぜ、開業したのか。
3歳からの小児がんの経験を広めるためのえいしましろうさんの活動を
一人でも多くの人に知って頂きたい、
ぜひ掛け値なしに買って読んで欲しい本です。
編むということ ~フィリピン女性たちと一緒に紡ぐ、これからも。~ 関谷 里美 (著)
ふとしたご縁で知り合った関谷里美さん。
素晴らしい起業家で、これまた素晴らしい事業を
フィリピンの女性のために行っています。
スルシィというブランドもこれを機に
是非皆さん知って下さい。
天、共に在り アフガニスタン三十年の闘い 中村 哲  (著)
中村哲さんが医師として、
「薬では飢えと渇きは癒せない」と砂漠の緑地化を進めた覚悟と軌跡。その壮絶な信念の前に
これからのあり方を深く考えさせられます。
これまた大勢の方に読んで欲しい珠玉の一冊でした。
わたしの信仰: キリスト者として行動する 
フォルカー レージング (編集), Angela Merkel (原著), Volker Resing (原著), & 2 その他
信念の人、アンゲラ・メルケル
思想の根底には敬虔なクリスチャンとしての信仰がありました。
政治家が宗教について語るのは日本人には新鮮ですが
思想や信念を理解するのに、その国のトップの信仰は
本来はとても重要なことだと思います。
人間主義的経営  ブルネロ・クチネリ(著);岩崎春夫(訳) (著) 
人を大切にする。自然の中で調和しながら生きる。
当たり前のようで
この大切な理念を貫くには
哲学が必要なのです。
いち経営者として、必読書になりました。
令和3年版 森林・林業白書 林野庁編 (著)
白書というものが、こんなに面白いとは。
なぜ林業白書?という問いには
来年応えていきたいと思います。
林業従事者の方をご存じの方はぜひ
ご紹介ください♪

2021年、多くの本から尊敬する素晴らしい人との出会いがありました。
2022年も、また感動に出会える予感がしています。

読書紹介つながりで、色々な本を教えて頂く機会にも恵まれました。
声をかけてくださったり、教えてくださった皆様にも、
ご感想をいただいた皆様にも、改めて感謝申し上げます。

皆様もどうぞよいお年をお迎えください。

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~動作確認編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回紹介した【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~ではGoogleスプレッドシートを使ってAppsScriptの設定を行いました。

皆さんスムーズに設定できましたでしょうか?

今日は早速動作確認をしていきたいと思います!

スプレッドシートへ設定を行う

最初に用意したスプレッドシートへ投稿したい内容を入力します。

これで準備OKです。
入力した投稿日のトリガーで設定した時間帯に投稿されます。
※ルームIDの確認方法は以下をお読みください↓

ルームIDの確認方法
予約投稿したいグループチャットの歯車マークをクリック
「グループチャットの設定」を開いたら左下に表示されている「ルームID」をコピーすればOKです
実行してみた!結果・・・

エデュタも保存して、トリガーも設定して、投稿内容も入力して、これで投稿されるのを待つのみ!!!

・・・・と思ったら投稿されない^^;

トリガーの実行数を確認したら・・・失敗している;;
解決策

またまたGASを最初に動かすにはGoogleさんにアクセス許可を与えないとダメみたいです。

エデュタ画面から「実行」をクリックします

画面キャプチャがなくて申し訳ないのですが、実行後、「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出てくるので、手順は『AppsScript設定編』でお伝えした流れと一緒です。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックする
実行されました!
実行日時と同じ時間帯に指定したチャットに投稿されましたー!

何回も「実行」をクリックしてしまうと同じ投稿がされてしまうので注意してくださいね。(笑)

まとめ

初めてGoogle Apps Script(通称GASと覚えましょう)を使う方はアクセス許可を3回くらい求められるので心が折れそうになりますが、そこをクリアすれば予約投稿が使えるようになります^^

予約投稿できるのは、管理者権限のあるグループチャットのみです。
管理者権限がない場合は管理者権限のあるYPP担当者へ「GASの予約投稿を使いたいので・・・」とお気軽にご相談ください^^

また、マイチャットや個人チャットへの投稿はできないのでご注意ください。

夜に申し訳ない気持ちでチャットを送信する方の気持ちが少しでも楽になることを願っております☆彡

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日はメンバーさんからお聞きしたチャットワークに関する便利機能をご紹介します★
Googleスプレッドシートの「Apps Script」という拡張機能を使えば指定した日にチャットワークのグループチャットへ予約投稿ができるのです!

朝は忙しいから・・・とついつい遅い時間にチャットを送ってしまうというとき、時期尚早だけど忘れないうちに連絡しておきたい!というときなど、是非ご活用ください^^

「準備の前の準備」初めてGoogle Apps Scriptを使う方・・・

GoogleドライブからGoogle Apps Scriptを取得します。
※Google Apps ScriptとはGoogleが提供するプログラミング言語で、プログラムをすることで作業の自動化が行えます。Excelで言うマクロと似たイメージです。

「新規」をクリック

「その他」から「アプリを追加」をクリック

「Google Apps Script」を検索してクリックします

スプレッドシートを開いたときにメニューバーに「拡張機能」が表示されます

1.スプレッドシートを用意する

スプレッドシートを新規で作成します。
ファイル名は何でもOKですが、のちのScriptの編集上、シート名は「シート1」のままを推奨します。

以下の必要項目を1行目に入力します。

項目名入力内容
NO管理しやすいように連番を付けるのがおすすめです
ルームID投稿したいグループチャットの「ルームID」を入力
※確認方法はのちほど説明します
投稿内容投稿したい内容を入力。TOへ絵文字も指定可能です
投稿日投稿日を「yyyy/mm/dd」で入力する
実行日時スクリプト内で自動で記録するので空白でOK
実行日時の表示形式は「日時」で設定します
2.Apps Scriptの設定を行う
「拡張機能」 → 「APPs Script」を開く
Apps Scriptを開くとこの画面が表示されます

最初に入力されているコードは全削除して、以下のコードをコピーして貼りつけます。

// 【編集対象】Chatwork API Token
const token = '●●●';

function myFunction() {

  // スプレットシート読み込み
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('シート1');
  const lastRow = sheet.getLastRow()

  // ChatworkAPIクライント作成
  const client = ChatWorkClient.factory({token: token});

  // 実行日時
  const today = new Date();

  // スプレットシートに記載がある分だけ繰り返す
  for(var i = 2; i <= lastRow; i++) {

    const room_id = sheet.getRange(i, 2).getValue(); // ルームID
    const message = sheet.getRange(i, 3).getValue(); // 投稿内容
    const reservation_date = new Date(sheet.getRange(i, 4).getValue()); // 投稿日
   
    // 同じ日付の場合、メッセージ送信
    if(diffDate(reservation_date,today)){
      client.sendMessage({
        room_id: room_id,
        body: message
      });

      // 実行日時の記録
      sheet.getRange(i, 5).setValue(new Date());
    }
  }
  
}

// 日付を比較する(同じ場合、trueを返す)
function diffDate(date1, date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

2行目の const token = ‘●●●’; の●●●のところには自分のトークンを入力します。
※トークンの確認方法は次で説明します。
※シート名を変更した場合は6行目の const sheet = ss.getSheetByName(‘シート1’); のシート名1のところも変更しましょう。

3.トークンの確認方法

自分のチャットワークにログインして、トークンを発行します。

チャットワーク右上の自分の名前をクリック → 「サービス連携」をクリック
新しいタブが開く → 「API Token」をクリック
チャットワークのログインパスワードを入力します
表示されたトークンをコピーします

先ほどのApps Scriptへ戻って●●●の部分へコピーしたトークンを貼り付けてプロジェクトを保存します。

プロジェクトを保存するアイコンは上の方にあります(ちょっとわかりづらいです)
【補足】個人契約ではない場合は管理者の承認が必要なため、こんな画面も表示されます
左側のライブラリから「ライブラリの追加」を行います

スクリプトIDは以下をコピーして貼り付けてください。

1nf253qsOnZ-RcdcFu1Y2v4pGwTuuDxN5EbuvKEZprBWg764tjwA5fLav
スクリプトID
「検索」をクリック → 「バージョン」と「ID」を確認します

・バージョン → 最新バージョン(一番大きな数字)
・ID → 変更なし(ChatWorkClient)

上記を確認したら「追加」をクリックします。

ライブラリの下に追加されたら次に進みます!
4.トリガーの設定をする

トリガーとは・・・ITの分野では、きっかけになる出来事が起こったら自動的に特定の処理を起動するソフトウェアの仕組みなどをこのように呼ぶようです。
ここでは毎日決まった時間にスクリプトを動かしChatworkへ通知するための設定を行います。

https://e-words.jp/w/%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC.html
左側のメニューから時計マーク(トリガー)をクリック
画面右下の「トリガーを追加」をクリック
必要な設定を行い、「保存」をクリックします

以下の内容で設定を行います。

・イベントソースを選択 → 時間主導型
・時間ベースのトリガーのタイプを選択 → 日付ベースのタイマー
・時刻を選択 → 通知したい時間を選択 ※指定した時間の間に実行されます

設定が完了したら「保存」をクリックします。

【注意】ポップアップがブロックされた場合は「常に許可」を選んで「完了」をクリックしてください
※※「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出て決まったら・・・

Google Apps Scripsを初めて実行するときに承認作業が必要なため、こんな表示がされてしまう場合があります。
その際は以下の手順で進めてください。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックすると実行できるようになります。
    (キャプチャなくてすみません^^;)

ここまででAppsScriptの設定が以上です!

実際に予約投稿の動作確認についてはこの後のブログで紹介しますので楽しみにしていてください^^

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YPP業務連絡~支払調書について~

今回は、YPPでお仕事しているメンバーさんへの業務連絡です。

確定申告の為、配偶者の会社に提出する為、保育園や学童の就労証明書に添付する資料として支払調書発行ご希望の方はご連絡ください。
「支払証明(支払調書)」が必要な方は以下の通りとなります。

【確定申告をしなければならない人】
  1. 1年間の給与収入が2,000万円を超える人
  2. サラリ-マンやパ-トで、複数の会社などから給与をもらっている人
  3. サラリ-マンやパ-トで、給与所得・退職所得以外の所得の合計が20万円を超える人
  4. 個人事業者で、納める所得税額がある人
  5. 同族会社の役員やその親族などで会社の給与の他に貸付金の利子、不動産の賃貸料などの支払を受けている人
  6. その他

YPPメンバ-は個人事業主ですので(4)にあてはまります。

【4. 個人事業者で、納める所得税額がある人】の判定

納める所得税額があるかどうかの目安はYPPからの収入が103万円以下かどうかです。
YPPからの収入金額が103万円の場合、
103万円-55万円(家内労働者等の必要経費)-48万円(基礎控除)= 0
となりますので所得税は課されません。
従ってYPPからの収入が103万円以下の場合については確定申告する必要がありません。

【5.サラリ-マンやパ-トで給与所得・退職所得以外の所得の合計が20万円を超える人】の判定

A 1年間の給与収入が55万円以上の場合
  【計算式】YPPからの収入-YPPの仕事にかかった経費
  この式により計算した金額が20万円を超える場合は、原則として確定申告をしなければなりません。

B 1年間の給与収入が55万円未満の場合
  【計算式】YPPからの収入-(ハ)  ※(ハ)の金額は以下の(A)と(B)のうちどちらか多い金額
    (A) YPPの仕事にかかった経費
    (B) 55万円-給与収入
  この式により計算した金額が20万円を超える場合は、原則として確定申告をしなければなりません。

支払調書発行ご希望の方は以下のフォームでメールにてご依頼ください。

■ 問合せ先 : ypp@omakase-ypp.jp

■ メール件名:【支払調書】発行依頼(メンバー氏名)

■ 本文   : 以下を必ず明記ください。

           (1) 20XX年XX月XX日までに発行をお願いします。

           (2) 支払い期間 20XX年XX月XX日~20XX年XX月XX日

※注意

・基本PDFをメール添付でお送りしますが、郵送希望の場合は明記ください。
・土日祝、当日の発行は致しかねます。1週間ほどお時間いただいております。必ず余裕をもってご依頼ください。
 どうしてもお急ぎの際は、事務所までお電話ください。
・作成手続きには「マイナンバー法」の施行に伴い「マイナンバー」のご提供をして頂く必要がございます。

ご質問疑問点等ございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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Windowsでキーボードの変換が2回しかできない現象

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
だんだん寒くなってきて、我が家ではコンコン虫が流行りつつあります。。
しっかりうがいして、水分をこまめにとって、喉を潤していきたいです。

今日は最近起こった困りごとがあったので皆さんに共有です。

タイトルの通り、、、そう、急にキーボード変換がおかしくなりました。
変換キーを押してもなぜか2回しか変換されないのです><

原因はさておき、文字を入力するのに変換ができないとイライラが募るので以下のように検索しました。

「キーボード 変換 2回しかできない」

同じような現象が結構あるんですね。(笑)
速攻解決できました!

【修正手順】

1、windowsの検索で「IME」と入力

2、「日本語IME設定」をクリック

3、「全般」をクリック

4、下へスクロールして「互換性」の項目の、「以前のバージョンのMicrosoft IMEを使う」を「オン」にする

これで無事に変換できるようになりました。(^^;)

原因はMicrosoft IMEのバージョンアップのようですが、明確にはわかりませんでした><
急にこのような現象が起こる可能性があるので、皆様もお気をつけてください・・・

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11月に読んだ本

こんにちは。おまかせ事務代行YPP五味渕です。
今年も残すところ、あとわずか。早いですね。

11月は2冊とちょっと💦でした(1冊はまだ読み進めている最中です)。読んだ冊数は少ないですが、どれも人に貸したくなるおススメの本でした。

家族だから愛したんじゃなくて、愛したのが家族だった 岸田 奈美  (著)
ブログで泣ける話があってそれで岸田奈美さんのことを知りました。借りたい人がいたら言ってね。
NEO HUMAN ネオ・ヒューマン―究極の自由を得る未来  
ピーター・スコット・モーガン (著), 藤田 美菜子 (翻訳)
まだ読んでいる最中で、結末がどうなるか、ドキドキしています。「暗黙の了解」に屈せずに、世界を変えるためのエネルギーたるや、、、圧巻されつつ読み進めています。
超訳 ニーチェの言葉 エッセンシャル版  白取 春彦 (編集, 翻訳)
編者いわく、ニーチェは「哲学者というより芸術家」であり「生きている人間のための哲学を打ち出した」と。
反省するより睡眠をとった方がいい、という言葉など
まさにそうだなと思います。

facebookやブログで、話題の本の紹介記事を読むとついAmazonクリックしてしまうので、来週には続々新しい本が届く予定です。12月はなぜか一年で一番早く過ぎる気がするので(私だけでしょうか?)、あちこち乱読しながら、読みかけの本が溜まりそうな予感です。

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渋谷サステナブル・アワード優秀賞を受賞しました!

YPPLINEやメルマガでお馴染みのプロジェクトリーダー兼広報担当の上田奏さんがこのたび渋谷サステナブル・アワード2021の優秀賞を受賞しました!!!

渋谷サステナブル・アワードは渋谷区が2019年から実施しているプロジェクトで、
上田さんは昨年に続き2年連続の受賞となりました。(スゴイ!)

オリパラきれいな千駄ヶ谷プロジェクト実行委員会」というプロジェクトを立ち上げてオリンピックパラリンピックの開催地となる千駄ヶ谷駅周辺で地域のみなさんとゴミ拾いの活動を行いました。
オリンピックの開会式二日前に思い立って活動をスタートし、最初は20人ほどだった参加者も口コミやSNSで情報が広まり、学生さんや周辺で働く人たちなど延べ300人の方が参加くださったそうです。

もともとゴミ拾いなどの地域活動が好きだったという上田さん。
持ち前のリーダーシップも相まってたくさんの人を巻き込んだ活動になったようです。
(参加した大学生からは『ボランティア活動証明書』の発行を求められたとか!)

ちなみに2020年に表彰されたプロジェクトもゴミ拾い。
住民のいないファイヤー通りという場所でバーチャル町会を作って環境活動をされたそうです。
「リアルライフヒーロー」が登場するなど、活動背景がとても面白いので、活動紹介ページをご覧になってみてください☆

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手軽にPC画面の動画を撮る方法

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
早いもので12月になりました。
今年の年末年始は去年よりも予定が入っている方も多いのではないでしょうか?
私も年末は実家へ帰省する予定なので、とても楽しみです^^

さて、今日は手軽にPC画面の動画を撮る方法をお伝えしたいと思います。

Zoomで「録画させてください~」なんて気軽に画面録画を行っていますが、
Zoom以外でも「これ動画に残しておきたいなー」と思うことないでしょうか?

Xbox Game Barを使ってみよう

その名の通り、PCゲーム向けのアプリですが、これでアプリの画面録画が可能となります。
※デスクトップ画面やエクスプローラーは録画できません。
Xbox Game Bar」はWindows10に標準でインストールされています。

起動方法:Windowsキーを押しながらGキーを押すと「Xbox Game Bar」が起動してアプリの画面を録画できるようになります。

Win+Gキーを押すとウィジット画面に切り替わります

録画手順

1.画面を録画するアプリを起動(ここではChromeを立ち上げます)

2.Windowsキーを押しながらGキーを押す。

3.「キャプチャ」や「音声」のウィジット(※1)画面が表示

4.「キャプチャ」ウィジットに録画したいアプリ名が表示されていることを確認
※ここで違うアプリを指定していると全然違う動画になってしまうので要注意です;;

5.マイクの音声も録音する場合は「マイク」ボタンをクリックして斜線が入っていない状態にする。
録音しない場合は「マイク」ボタンに斜線が入ったままにする。

6.「●」録画開始ボタンをクリック → 録画が開始されます。

※ウィジット以外の場所をクリックするとアプリの画面を表示します。
※Windows + Alt + R ですぐに録画を開始することも出来ます。
(※1) ウィジット・・・パソコンのデスクトップ画面、Webページ、スマートフォンやタブレット端末のホーム画面などに表示できる、単純な機能のアプリのことです。

注意点

注意が必要なのは、録画中にアプリの切り替えができないので、複数ツールの画面を使っての録画はできないです。

私がこのアプリを使うのはGooglemeetsでお客様と打ち合わせをするときです。
Googlemeetsは有料会員でないと録画ができないので、お客様から指定があったときは撮影許可を得たうえで録画をさせてもらっています^^

ぜひ、何かの機会に使ってみてください♪

引用

https://www.fmworld.net/cs/azbyclub/qanavi/jsp/qacontents.jsp?rid=417&PID=3711-2674

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第23回 YPPメンバー事務カフェ 開催報告


みなさんこんにちは!
YPPメンバー事務カフェ担当の渡邊です。

今年もあと1ヵ月ほどになりましたね!
そろそろ『福袋』や『バーゲン』などの情報が解禁になるころ…
お得情報が大好きな私にとって一番忙しい時期の到来です☆笑

先日のブラックフライデーのセールも、たくさんのお店で開催されていましたね!
今年は例年よりさらに盛り上がっていたように感じます。
みなさんは何か購入されましたでしょうか?^^
私は良い買い物もしましたが、『お得』につられてつい必要のないものまで買ってしまったものもあり、反省しているところです…苦笑
今後の福袋やバーゲンは控えめに、よく考えて購入したいと思います^^;(先日断捨離して物が少なく、きれいになったはずなのに…)

前置きが長くなりましたが、先日開催された『第23回メンバー事務カフェ』の様子をお伝えいたします^^

。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。゚゚。,
第23回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】Excel「パワークエリ」「エクセルオンライン」入門
【開催日時】11月11日(木)10:00~11:30

。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。

今回はYPP内で『Excelの神!』と呼ばれる東京メトロポリタン税理士法人副代表の榎本孝史先生をお迎えし、「パワークエリ」と「Web版エクセル(Excelオンライン)」について教えていただきました。
榎本先生の講座は、第1回ブートキャンプ(Excelの時短術について)、第19回の事務カフェに続き3回目になります。
毎回とても分かりやすい講座で、優しい話し方も魅力的です♪
パワークエリって何?という位の知識で、Excelに疎い私も『超入門』とのことで安心して参加することができました!

今回は、経理のお仕事は未経験という方から実際にExcelを使ったお仕事をされている方など、10名以上の多くの方にご参加いただきました。
榎本先生の趣味はお料理というプライベートな情報も交えた講師紹介後、いよいよ講座の開始です☆
教えていただいた内容のなかから、いくつか抜粋してご紹介いたします^^♪

前半はExcelのデータは「テーブル」形式に変更すること・ピボットテーブルの重要性についてお話いただき、データ集計にとても便利な「パワークエリ」についてお話が進んでいきました。

そもそも「パワークエリ」って何?

マイクロソフト社のエクセルの機能の一つで、外部データとの連携や、連携後のデータ加工(列の追加や抽出等)を自動化する機能です。

「パワークエリ」のすごいところ!

・「Excel2016」から標準搭載されている。
・自動集計の流れを「プログラミング」(マクロ)ではなく 「手順」で記録してくれる。
・エクセルの裏側でデータを持つからファイルサイズが軽い。(余計な情報 (色・罫線) を持たないため)
・いろんなデータ集めができる。「テーブル・ファイル・フォルダ WEB・ PDF」
・「手順」を記録するのでブラックボックスになりにくく、誰もが管理しやすい

「流れ」 ができてしまえば、 毎回の操作は「更新」ボタンをクリックするだけ!とのことです。
パワークエリはデータ集めと整理の”パワフル”なツール必要なのは「特別な技術」ではなく 「わかりやすく整理するセンス」と先生がおっしゃっていました。

『パワークエリ』を使ってみよう

教えていただいた、複数のCSVファイル(出納帳)が入っているフォルダからまとめて集計する方法を紹介いたします。



①エクセルを開き、「データ」タブを選択
②左端にある『データの取得』を選択
③下の方にある『パワークエリエディターの起動』を選択
④『フォルダーから』を選択

その後、フォルダーから取り込んだ複数のファイルを結合して、データを追加したり、月別シートからまとめ表をつくったりすることができるそうです。「手順」項目を文字変更できるので、使用する際に確認しやすい内容で共有することもできます。
『パワークエリ』は初心者には難しいのでは?と思っていましたが、私でも使うことができるかも…むしろこれを使いこなせたらすごく便利になるのでは!と驚きでした。

後半は
Web版エクセル(エクセルオンライン)についてお話いただきました!

エクセル共有の昔と今


いままで
・メール添付
・社内サーバー
・USBメモリ

これから
・クラウドサービス…時間と場所に関係なく共有
・チャット…チーム内での共同作業に最適

少し前は、たくさんのエクセルのデータを他者と共有する際にはUSBメモリーを使ってデータを共有することが多かったように思います。
しかし、USBデータは小さいしポケットに入るサイズで、どこに置いたか分からなくなったり、紛失してしまう可能性もあり持ち運びがこわいですよね^^;
データ共有という面では、携帯電話の機種変更なども昔は店頭でコードに繋いでデータを移動したり、SDカードにデータを移したり…など、時間ばかりかかり不便だったなぁと思います。
今は『クラウドサービス』や『チャット』という便利な機能を使って、複数名で一緒に作業をすることがやりやすくなってきたとのことです。

エクセルオンラインとgoogleスプレッドシートの違い

・どちらもインターネット上で共同編集ができる表計算サービス
・googleスプレッドシートは、ピポッドテーブルの更新が自動、特殊な関数
・エクセルオンラインはスライサー(オートフィルタ機能のボタン)が使いやすい
・編集履歴の管理、コメントの共有、自動保存の機能などは同じ
・どちらも無料で使用することができるブラウザ上で編集する表計算のオンラインサービスです。

講座では、ご参加いただいたみなさんと実際にエクセルオンラインを共有して、入力作業をしてみました!
ブラウザ上で一斉に入力することができ、大変便利だと感じました。
『パワークエリ早い者勝ち講座』と榎本先生がおっしゃっていましたが、難しい関数なども使わずに表の集計などがスムーズにできるとのことなので、みなさんもぜひ試してみてください^^♪

☆参加者の声(一部抜粋)

■メンバーNさん
パワークエリというものを始めて知り、興味津々で受講させていただきました!
データの突合せをするのにとても便利。重複を削除する機能もありそうですね。使いこなせば、関数なしでもいろいろ利用できそうだなと思いました。まずは慣れが必要ですね。この事務カフェをきっかけに、YouTubeなどでも研究してみたいと思います。
このような機会をありがとうございました。

■メンバーEさん
分からない点も細かく教えてくださり、大変ためになりました。実務に生かせる、大変充実した内容でした。ありがとうございました。

☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。゚゚。,

第24回メンバー事務カフェ
【テ ー マ】『電子帳簿保存法について』
【開催日時】12月16日(木)10:00~11:30(質疑応答含めて90分を予定)

。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。。,。

次回の事務カフェは、 YPPの顧問税理士の中山美穂先生からお話していただきます。
前回(9月)は経理ソフトへの入力作業における注意点等をお話していただきましたが、今回は令和4年1月1日から帳簿や請求書等の保存方法が変わるということで、電子帳簿保存法の改正ポイントについて解説します。
詳細はメールにてぜひご覧ください♪
たくさんのご参加、お待ちしています^^

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第2回品質向上座談会開催報告

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

今日は先日行われた第2回品質向上座談会の様子を皆様に報告いたします!

前回ご参加くださったメンバーさんと、初めて参加するメンバーさん。
そして、直前のLINE告知という上田さんのファインプレーもあり、YPPに登録中だけどまだお仕事していないメンバーさん、合わせて5名の方にご参加いただきました♪

<委員会設立目的>

業務の品質アップ・同じミスを繰り返さない・お客様に良い仕事をするため、
ミス事例や業務の工夫を共有し、明るく健やかにご機嫌に働ける持続可能な方法を考える

topic1:定型文事例

第1回座談会に参加いただいたメンバーさんからリクエストがあり、スプレッドシートを活用した定型文の管理方法の事例を紹介しました。
名前や日付など、基本情報を入力シートに必要事項をすると予め設定していた関数により、情報が反映される仕組みを画面共有でお伝えしました。
YPPでは事務局代行として主にメール対応を請け負っています。
きめ細やかな対応が求められる一方、定型文や付随したルールが多いため、スプレッドシートで管理することで情報整理に役立っています。

topic2:Notion紹介

YPPで使いたい新たなツールとして注目しているNotion(https://www.notion.so/ja-jp/product)。
メンバーさんとの情報共有や情報交換が行えるように、全員が編集者となってYPPのページを作れたらいいなと構想中です。

まだ試行錯誤中ですが、タグをつけたりカテゴリ分けをしてYPP版Wikipedia的に使えるのが理想です。

topic3:過去のヒヤリハット、ミスから学んだこと

<人事書類の管理方法見直し>
(大きな組織で)人事の仕事を一人で行っていたとき、給付金の申請漏れなどのミスが多発。
Googleカレンダーで申請のタイミングを予めアラーム設定し、
給与計算に必要な情報はスプレッドシートで月ごとにシートを作成して情報整理を行った。
書類を受け取った時点で該当月のシートへ必要情報を入力してミスを未然に防ぐ工夫を行った。

ミスの原因に気が付くこと、それを改善するために行動することってすごいですよね。
一人でやっている、決まったフローがない・・・
一般企業では意外とあるあるなんですよね><
Excelで管理ではなく、スプレッドシートを選んだポイントも、他の人と共有&編集できて業務の効率化にもつながりそうです。

topic4:生産性を高めるためには相手を知ることから?

今回は相手を知ることの大事さについて深く話し合いました。

実際に定例で顔合わせ(zoom)をしているというメンバーさんは、不明点を解消する機会があるとよいと話していました。
特別不明点がなくても、定期的にMTGの場を設けて、雑談(コミュニケーション)することはチームワークが高くなると感じるようです。
参加したみなさんは、会話が増えることで仕事もスムーズに進むという実感があるようです。

とはいえ、みんな同じ反応(考え)とは限らないので、見極めながら対応することが大事ですね。
定例MTGも強制ではなく「出席できる人だけで行う」という前提で、YPP内のチームでも少しずつコミュニケーションの機会を増やしていきたいと思った次第です^^

以上、第2回品質向上座談会の報告でした♪

第3回開催に向けて、、、1回目2回目のメンバーさんのご意見を品質向上委員会で整理していきたいと思います!

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