便利機能の紹介

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【知ってる?】Chromeのプロフィール機能

こんにちは!YPPの伊澤です。

気持ちの良い気候~♪と思ったら、じめじめ・・あれ、もう梅雨ですか?😢
心地の良い時期はあっという間でしたね・・・

さて今日は、Chromeの機能についてご紹介したいと思います。

ChromeはGoogle社が提供するウェブブラウザです。

普段から使用されている方も多いと思います。

YPPのお仕事でも利用することが多いChromeですが、最近お客様のアカウントでログインしているのに個別で保存したはずのデータが保存されてしまっている!と、言った声を耳にしました。

何故、そんなことが起きたのでしょう・・?

Googleアカウントヘルプには、「設定が継承される場合がある」と記載があります。

設定が継承される場合がある

複数のアカウントに同時にログインしている場合、使用しているアカウントがどれか Google で判断できなくなることがあります。たとえば、2 つのアカウントにログインした状態で、新しいブラウザ ウィンドウを開く場合に、どちらのアカウントを使用するか判断できないことがあります。このような場合には、[ウェブとアプリのアクティビティ] や [広告のカスタマイズ] など、デフォルトのアカウントの設定が Google により適用されることがあります。

https://support.google.com/accounts/answer/1721977?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop

Chrome上では複数のGoogleアカウントに一度にログインすることができます。

複数のアカウントにログインしている場合、”デフォルト”のアカウントとデフォルト以外のアカウントで分かれますが、ブラウザ側がどちらのアカウントを使用するか判断できないことがあるようです。

2つのGoogleアカウントに同時ログインしている状態。

そのため、前述のように自分のドライブに保存したはずのデータが別のアカウントに保存されてしまっていた可能性が高いです。

Chromeでプロフィールを設定しよう

プロフィールを使用すると、他のユーザーアカウントと別々でChromeの情報を保持することができます。

新しいプロフィールを追加する

  1. パソコンで Chrome を開きます。
  2. 右上のプロフィール プロフィール をクリックします。
  3. [追加] をクリックします。
  4. Google アカウントと同期するよう選択した場合、プロフィール名は自動的にアカウント名になります。
  5. 名前、写真、テーマカラーを設定します。
https://support.google.com/chrome/answer/2364824?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop

同期について

同期をオンにすると、ブックマーク、履歴、パスワードなどの設定が自動的に同期されます。

オンにしておけば、新たにPCを買い替えたときやいつもと違うPCを使用する時にもいつも通りの設定でChromeを使うことができます。

YPPでは、お客様からお預かりしたアカウントをチームで利用することが多いので、同期をオンにするかオフにするかについては担当コーディネーターと相談の上ルールを決定しましょう。

Chromeにプロフィールを設定するメリット

プロフィールを各アカウントで設定することで、ブラウザ側の誤認識で思わぬ情報漏洩を未然に防ぐことができます。

ブラウザのテーマカラーも選べるので視覚的にもどのアカウントで開いているのかがわかりやすくなるので、個人用はピンク、仕事用は青 のように決めておくのもよいですね。


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【Notion】YPPメンバー専用ページを活用しよう♪

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

3月1日にオープンしたYPPメンバー専用ページはもうご覧いただけたでしょうか?

ここはメンバーの皆さんも編集者として作っていくことが出来るページです。

作っていくってどういうこと??
と、イメージがわかない方の為に、今日はこのページの活用方法を紹介したいと思います★

情報の倉庫

YPPメンバーページは様々なコンテンツを用意しています。
閲覧だけでしたらYPP公式LINEページにリンクがあるので、そこからアクセスすることができます。

ただ・・・閲覧だけではもったいないです!!!

例えば、仕事を通して知り得た情報。

調べては忘れてまた調べ直す・・といったことをしていませんか?

また、調べた情報を自分のものにできれば良いですが、そこに留めずに一緒にはたらく仲間にシェアしたいと思ったことはありませんか?
同じチーム内で仕事をしているメンバーにはチャット内で共有することは可能ですが、チャットの回転が速いと埋もれてしまう。。

そんな時こそYPPメンバーページに情報を残してほしいです!

例えば「YPPの業務で使っているシステム」のページ。

今が旬(?)のNotionについて、まだまだ未知の部分が多いので色んな情報を調べます。
でも調べたものの該当ページを全部ブックマークしたところで、どれが何のページだったか思い出せない・・・
そんなときメンバー専用ページの編集権限を持っていれば、URLやメモを残しておけるので、振り返りにもなるし他のメンバーさんも同じことを調べなくてもこのページを見ればすぐに解決することが出来ます!

Notionに限らず、YPPで使っているシステムの知識の「倉庫」→やがて「宝庫」となるように活用いただけると嬉しいです♪

みんなに教えたい便利ツールのページも用意しているので、情報をため込んでいる方は是非編集者をご希望ください。

Notionは使ったことがないから触るのが不安・・・

という方もいると思いますが、あくまでメンバー専用ページなので何か間違って消してしまっても大丈夫です!(笑)

そんな時はYPPスタッフまでお気軽にご連絡ください。
頑張って直します!

編集権限ご希望の方はこちらのフォームから申請してください^^


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手軽にPC画面の動画を撮る方法~その2~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

4月を目前にして、娘が通う保育園がコロナによる感染者数増加のため休園となり、
夫と育児と家事と仕事の時間を分担しながらの生活真っただ中です^^;

さて今日は以前、Windowsに搭載されているXbox Game Barを使った録画方法をご紹介しましたが、
嬉しいことにメンバーさんからおすすめの動画ツールを教えていただいたのでブログでもシェアします☆

まずは、Xbox Game Barのおさらい

Xbox Game BarはCtrl+Gで起動して、特定のブラウザを録画することが出来ます。
手軽な反面、デスクトップ画面は録画できない・ブラウザの切り替えに対応していないという難点がありました・・

また、録画の一時停止ができないので都度ストップしては後で結合作業が必要という手間もあります。

無料版は5分まで…だけど知っていて損はない?!【Loom】

教えてもらったのはLoomというChromeの拡張機能です。

録画したデータは素早くウェブページに記録され、トリミングなどの編集が可能です。
また、ブラウザだけではなくデスクトップ画面などPC全体の録画もできます。
クラウド上で管理するので、編集後はリンクを送るだけで簡単にシェアができます。

画像は録画設定画面です。アイコンをクリックすると録画設定が表示されます。

無料版だと録画上限が5分ですが、文字では伝えにくいしzoomを繋ぐまでもないなど、ちょっとした作業手順を伝えるときに便利です^^

必要に応じて右下のアイコン部分に自分の顔を映して音声を入れることも可能です。

まだこのブログ(wordpress)へ埋め込む機能はないですが、YPP一押しのNotionでしたら録画した動画の埋め込みも可能です!

Loomの設定手順をLoomを使って簡単な動画に収めたのでご興味ある方は是非ご覧ください^^

LoomをChromの拡張機能に設定する

今のところ英語版のみですが、使い方はそこまで難しくないので是非試しに使ってみてください♪


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PDF編集ツール比較検討

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です♪

気が付けば3月最終日ですね。
関東は日によって暖かい日が増えてきました^^
桜も気づけばきれいに咲かせてます。まだまだ寒くなる日もあるようですが、体調にお気をつけて過ごしましょう!

さて今日は、PDFの編集ツール比較検討と題しまして、いっぱいあるけど何が良いのか?を考えてみます。

PDF編集ができるソフトウェアは沢山ありますが、適当に検索して編集できたとして、保存するとソフトウェアのロゴが書類に付いてしまって、ロゴを消すには有償版へ勧誘してくるなどちょっと困った現象を体験したことがある方も多いのではないしょうか。

でも探せば無料でPDF編集ができるツールがあるので、参考にしていただけると嬉しいです♪

Adobe Acrobat Reader

https://www.adobe.com/jp/

何かと気づけばお世話になっているAdobeさん。
でも、PDFを編集しようとすると有償版へ勧誘されます。(一応7日間は無料で使えます)

無償版で出来るのはコメントと署名までなので、これだけやりたい場合は十分かもしれないです。

コメント:テキスト入力や描画の追加等
入力と署名:署名ができる(自分の名前の印鑑画像を登録しておけば捺印も可能)

使用例:署名、テキスト注釈、描画ツール、テキストハイライト。色も選べます。

無料で使えるPDF編集ツール

PDF編集で何がやりたいって、分割とか結合とか向きの回転だったりするんですよね・・・
そんな機能が手軽に使えるツールをご紹介します♪

◆CubePDF

https://www.cube-soft.jp/?lang=ja
よく使うソフトをダウンロードすればサクサク編集できます♪
※ダウンロード時にウイルスソフトなども一緒に入ってくるので不要なら削除してください。

CubePDF Utility 結合・抽出・編集
CubePDF Page 結合・分割
その他

CubePDF Utilityの編集画面です。

◆pdf_as

http://uchijyu.s601.xrea.com/wordpress/pdf_as/
大量のデータを一括で編集したい方におすすめです。

結合・追加・分割・抽出・削除・回転等

メニューはアイコンのみです。慣れれば使いやすいと思います。

◆I♡PDF

オンラインツールだからブックマークしておけばすぐに開いて使える♪

結合
https://www.ilovepdf.com/ja/merge_pdf
分割
https://www.ilovepdf.com/ja/split_pdf
その他、圧縮・変換・データ形式の変換などのページもあります。

画面も見やすいです♪

◆GoogleChromeの拡張機能

Chromeの拡張機能でもPDFを編集ツールがあることをご存知でしたか?

Chromeウェブストアから拡張機能を検索してインストールします。

Smallpdfが分割以外にも色々できそうです。
ピン留めしておけばいつでも呼び出せます♪
メニュー画面

拡張機能を追加したら右上のアドレスバーの横にアイコンが表示されるようにピン留めしておけばすぐに機能を呼び出すことが出来ます。

最後に

PDFの無料ツールは探すと沢山ありますが、使い勝手や特徴もそれぞれです。
ご自分の使いやすいツールを使ってみてください♪

たまに編集するくらいならわざわざ有償版にする必要はないと思います!

他にもこんなツールがあるよ!など、おすすめがありましたら教えてください^^


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知っておきたいExcel操作~複数シートを一括編集する~

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

本日は意外と知らない?でも知っていると知らないでは業務スピードが格段に上がる!
Excel操作についてご紹介します^^

複数シートを一括編集しよう

突然ですが問題です。

1~12月までシートが分かれたカレンダーがあります。
毎週月曜日は「可燃ごみの日」です。
さて、すべてのシートの月曜日に「可燃ごみの日」と入力するのに何分かかるでしょうか?
※祝日は除くなどは考えないです。

   

正解は・・・・

           30秒!!!!!

むしろ30秒もかかっていないかもしれない・・・

シート一括編集の手順

  1. シート上で右クリック
  2. 「すべてのシートを選択」をクリック
  3. 一括編集
シートを右クリックするとメニューが出てきます。
「すべてのシートを選択」をクリックするとシートのタブの色が変わります。

複数シートを一括編集する

シート全体の一括編集方法をお伝えしましたが、全部のシートではなく選択したシートをだけを一括編集することも可能です。

例えば7月、8月、9月、11月のシートを一括編集する場合はCtrlキーを押しながらクリックすると複数シートを選択できます。

選択中のシートだけ色が変わっています。

この状態でシートを編集すると選択されているシートのみ一括編集ができます。

一括編集の解除

一括編集したあとは忘れずにシート選択の解除を行ってください。
解除方法は2通りあります。

最初に右クリックをしたシート以外のシートを選択
 または
再度シート上で右クリックして「シートのグループ解除」をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか?
もしシートごとにポチポチ編集していることがあったら今すぐ一括編集に変えることをおすすめします!

今回は紹介したのは文字入力だけでしたが、行列の幅の変更や関数の入力、セルの色変えなどももちろん行えますので、「知らなかった!」という方は是非お試しください^^


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【便利機能紹介】チャットワークのグループチャットをカテゴリ分けする

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

2月になると、もうそろそろ暖かくならないかなぁ・・・と思うことが多い気がします。
まだまだ寒さが続きそうです。
娘からもらった鼻かぜを早く回復したいです。

今日はYPPではお馴染みのチャットワークの便利機能を紹介します!
すでにご存じの方は多いと思いますが、地味だけど便利なやつです。(笑)

グループチャットをカテゴリ分けする方法

YPPでは特に掛け持ちの仕事が増えると、そのたびにグループチャットも増えるので、どれがどのチャットなのか迷子になってしまったり、他の業務が気になって今進めたい業務に集中しにくい・・・ということはありませんか?

そんなとき、グループチャットをカテゴリ分けすれば解決するかもしれません!
予め業務ごとにカテゴリを作成しておけば、必要なチャットだけ表示されるので探すのもスムーズになります。
個人のチャットも選択できるので、カテゴリに関連する人のチャットも入れておくことをおすすめです^^

カテゴリ作成方法

  1. 「すべてのチャット」をクリック
  2. 「+」をクリック → 「カテゴリを新規作成」の画面が表示されます。
  3. 任意のカテゴリ名を入力
  4. カテゴリに入れたいグループチャットにチェックを入れる
  5. 「作成する」ボタンをクリック

グループチャットを追加・削除する場合

カテゴリのプルダウン選択時にカーソルを合わせると表示される鉛筆マークから設定できます。
削除する場合はゴミ箱マークです。

おわりに

カテゴリ分けをしてチャット内がすっきりしましたでしょうか?^^
整理することで、少しでも業務効率化につながることを願っております☆

引用
https://help.chatwork.com/hc/ja/articles/203354300-%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%88%E3%82%92%E3%82%AB%E3%83%86%E3%82%B4%E3%83%AA%E3%81%AB%E5%88%86%E3%81%91%E3%82%8B

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スプレッドシートの使える関数~Query関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
スプレッドシートの使える関数シリーズ3つ目はQuery関数を紹介します!

Query関数は、例えば表のデータを絞り込む場合、フィルタ機能を使用することが多いと思います。
でも行が増えるたびにフィルタを付け直す作業は面倒だったりしますよね^^;
そしてデータを間違って書き換えてしまわないか不安という気持ちもあります。。

そんなときにお勧めなのがQuery関数です。
数式を一度設定してしまえば自動更新をしてくれるので、データを誤って触る心配もないです。

いろいろ使えそう!!?Query関数でできること

Query関数でできること、慣れてしまえばやれることは沢山ありそうです!
ざっと出来ることを紹介しますね^^

①列の順番を入れ替える
元のデータをコピペ・・・という手間なく列の順番を変えられます

数式は =QUERY(範囲,”select 列”)

今回はA列とB列を入れ替えたいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C”)

特に列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select *”) とします。

②データの抽出をする
列の順番を入れ替え、且つデータの抽出もできます

数式は =QUERY(範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回はAとB列を入れ替えて、C列の「伊澤」だけを抽出したいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C where C=’伊澤'”)

上記と同様に、列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select * where C=’伊澤'”) とします。

③別のシートへ表示させる

①②では、同じシートにデータを抽出して反映させましたが、別のシートへ反映させることも出来ます。

範囲の表記を変えることで別シートへデータを反映させることが出来ます

数式は =QUERY(‘シート名’!範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回、反映元のシート名が「シート1」なので、以下のようにします。

=QUERY(‘シート1’!A:C,”select B,A,C where C=’メンバー'”)

また、範囲を「A1:C20」ではなく「A:C」にすることで列全体を反映するので、元データに新しい行が追加されれは自動的に更新されます。

④別のスプレットシートへ表示させる

「使えるのは同じスプレッドシートだけ??」と思った方もいるかもしれませんが、前回お伝えしたImportrange関数と組み合わせることで別のスプレッドシートへデータを反映させることができます。

これができたら、例えばYPPの稼働実績を予め自分だけが見られるシートへ反映させておいて、自分の稼働分だけ集計なんかもできちゃいます!

Query関数とImportrange関数を組み合わせて実際のデータを別のスプレットシートへ反映させています。

数式は
=Query(IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”,”!A10:G”),”select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7 where Col4 =’YPP 事務所'”)

範囲を「A10:G」としているのは実際の表が10行目から始まっているためです。
「A:G」と表記しても問題ないですが、表と関係ない文字が1行目に集約されてしまうので、綺麗に表示させたい場合は表が始まる行数を入力することをおすすめします!

また、列の表記も先ほどとは異なっていることにお気づきでしょうか?
「select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7」とさっきまで「A,B,C・・・」としていたのに違います^^;

はっきりした理由はわかりませんが、Importrange関数を組み合わせるときは列を「A,B,C・・・」だとうまくいかず、「Col1,Col2,Col3,Col4・・・」という表記でうまく反映することが出来ました。

Query関数を活用しよう!

若干とっつきにくいかもしれませんが、慣れればいろんな使い方が出来ると思います!
まずは稼働実績表をご自身のスプレッドシートへ反映するところから試してみてください^^

スプレッドシートを使いこなして、業務効率化を目指しましょう☆

引用

https://pumpuppineapple.com/query5/

合わせて読んでください^^

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スプレッドシートの使える関数~Importrange関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回のArrayFormula関数に引き続き、スプレッドシート独自の便利な関数を紹介します。

今回は Importrange関数 です!
Importrange関数は他シートのデータを取り込むことができます。

他のスプレッドシートのデータを自動で取り込む!Importrange関数

複数シートで同じデータを管理している場合、Importrange関数を使えば、元データが更新されると取り込んだデータも自動で更新されるので、他のシートの情報を書き換える手間がなくなります。

使い方
初めに表示させるためには「アクセス許可」が必要なのでクリックします。

数式は、
=IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”, “!範囲”)

今回はデータ元であるシートのA~D列を反映させたいので範囲は「!A:D」とします。

※このときにダブルコーテーションで括るのをお忘れなく!(範囲の前には “!” を入れます)
※「スプレッドシートキー」は、データの読み込み元となるスプレッドシートの URL の内、「d/」の後の部分のことです。

スプレッドシートの住所をイメージすればわかりやすいです。
アクセス許可をすると元のデータがそのまま反映されます。
注意点

ArrayFormula関数と同様、Importrange関数も表示範囲内に文字を入力するとエラーになってしまうので気を付けましょう。

Importrange関数を使えば、同じデータを複数のシートで管理する手間がなくなります。
二度手間をなくすことでミスも防げて効率化にもつながりそうです^^

是非、いろんな現場で活用してみてください☆

引用

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スプレッドシートの使える関数~ArrayFormula関数~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。
題名を見て?と思った方も多いと思いますが、Googleスプレッドシート独自の関数があるってご存知でしたか?
数年前まではスプレッドシートはExcelよりも機能面では劣る・・・というイメージがありましたが
Excel以上に便利な機能も実は探せばたくさんあるんです♪

その中で今日はArrayFormula関数を紹介したいと思います!

データ軽量化に!ArrayFormula関数

Arrayformulaで関数を括ってあげれば、オートフィルを使うことなく数式を対象の列や行に反映させることが出来ます。
最初のセルにのみ数式を入力すれば良いので、データの軽量化にもつながります。
ショートカットキーもあるので是非覚えておきたい関数です。

OSショートカットキー
WindowsCtr+Shft+Enter
MacCommand+Shft+Enter

使い方

行が増えるたびに数式をコピーして反映させて・・・
というのは地味に大変ですが、ArrayFormula関数で最初の関数を括っておけばその必要もありません。

表示されている数式の違いに何か気が付きましたか?

Arrayformula関数を適用させるには、数式を見て判別してほしい範囲を全て選ぶ必要があるので・・・

数式が「=IF(I2-H2<>0,I2-H2,””)」 の場合は・・・

=ArrayFormula(IF(I2:I-H2:H<>0,I2:I-H2:H,””)) とします。

指定したセルにそれぞれ注目してほしいのですが、「I2:I」はI2セル以降のI列全体を見るという意味となり、行が増えても数式を追加で入力することなくついてきてくれます。
I18セルまでの反映させるなら「I2:I18」というように表記します。(他のセルも同じように範囲を指定します)

注意点

  1. Arrayformula関数が適用されている範囲に文字列を入力してしまうと数式がエラーとなってしまう。(画像参照)
  2. Arrayformula関数はすべての関数に適用するわけではない。(基本的な関数は使えますが、Index、Match関数の組み合わせ、Sumifs、Countifs、Ifs関数など未だ原因が解明されていないエラーなどもあります。)
あらかじめ範囲指定をするなど注意して設定しましょう。

読み込みが遅くなってきたな・・・
というスプレッドシートがありましたら、是非ArrayFormula関数の活用を検討してみてください^^

引用

https://aitrigger.co.jp/blog/efficient/arrayformula_useful_function/

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【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~動作確認編~

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

前回紹介した【事務効率化】ChatWorkの予約投稿を活用しよう~AppsScript設定編~ではGoogleスプレッドシートを使ってAppsScriptの設定を行いました。

皆さんスムーズに設定できましたでしょうか?

今日は早速動作確認をしていきたいと思います!

スプレッドシートへ設定を行う

最初に用意したスプレッドシートへ投稿したい内容を入力します。

これで準備OKです。
入力した投稿日のトリガーで設定した時間帯に投稿されます。
※ルームIDの確認方法は以下をお読みください↓

ルームIDの確認方法
予約投稿したいグループチャットの歯車マークをクリック
「グループチャットの設定」を開いたら左下に表示されている「ルームID」をコピーすればOKです
実行してみた!結果・・・

エデュタも保存して、トリガーも設定して、投稿内容も入力して、これで投稿されるのを待つのみ!!!

・・・・と思ったら投稿されない^^;

トリガーの実行数を確認したら・・・失敗している;;
解決策

またまたGASを最初に動かすにはGoogleさんにアクセス許可を与えないとダメみたいです。

エデュタ画面から「実行」をクリックします

画面キャプチャがなくて申し訳ないのですが、実行後、「このアプリは Google で確認されていません」というエラー表示が出てくるので、手順は『AppsScript設定編』でお伝えした流れと一緒です。

  1. 画面下の「詳細」をクリック
  2. 「××××××[ファイル名](安全ではないページ)に移動」 をクリック
  3. 「××××××[ファイル名]がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が出てくる
  4. 「許可」をクリックする
実行されました!
実行日時と同じ時間帯に指定したチャットに投稿されましたー!

何回も「実行」をクリックしてしまうと同じ投稿がされてしまうので注意してくださいね。(笑)

まとめ

初めてGoogle Apps Script(通称GASと覚えましょう)を使う方はアクセス許可を3回くらい求められるので心が折れそうになりますが、そこをクリアすれば予約投稿が使えるようになります^^

予約投稿できるのは、管理者権限のあるグループチャットのみです。
管理者権限がない場合は管理者権限のあるYPP担当者へ「GASの予約投稿を使いたいので・・・」とお気軽にご相談ください^^

また、マイチャットや個人チャットへの投稿はできないのでご注意ください。

夜に申し訳ない気持ちでチャットを送信する方の気持ちが少しでも楽になることを願っております☆彡

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