便利機能の紹介

こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。
スプレッドシートの使える関数シリーズ３つ目はQuery関数を紹介します！

Query関数は、例えば表のデータを絞り込む場合、フィルタ機能を使用することが多いと思います。
でも行が増えるたびにフィルタを付け直す作業は面倒だったりしますよね^^;
そしてデータを間違って書き換えてしまわないか不安という気持ちもあります。。

そんなときにお勧めなのがQuery関数です。
数式を一度設定してしまえば自動更新をしてくれるので、データを誤って触る心配もないです。

いろいろ使えそう！！？Query関数でできること

Query関数でできること、慣れてしまえばやれることは沢山ありそうです！
ざっと出来ることを紹介しますね＾＾

①列の順番を入れ替える

数式は　=QUERY(範囲,”select 列”)

今回はA列とB列を入れ替えたいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C”)

特に列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select *”)　とします。

②データの抽出をする

数式は　=QUERY(範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回はAとB列を入れ替えて、C列の「伊澤」だけを抽出したいので以下のようにします。

=QUERY(A1:C20,”select B,A,C where C=’伊澤'”)

上記と同様に、列の入れ替えを行わない場合は

=QUERY(A1:C20,”select * where C=’伊澤'”)　とします。

③別のシートへ表示させる

①②では、同じシートにデータを抽出して反映させましたが、別のシートへ反映させることも出来ます。

数式は　=QUERY(‘シート名’!範囲,”select 列 where 抽出する列=’抽出したい文字列'”)

今回、反映元のシート名が「シート1」なので、以下のようにします。

=QUERY(‘シート1’!A:C,”select B,A,C where C=’メンバー'”)

また、範囲を「A1:C20」ではなく「A:C」にすることで列全体を反映するので、元データに新しい行が追加されれは自動的に更新されます。

④別のスプレットシートへ表示させる

「使えるのは同じスプレッドシートだけ？？」と思った方もいるかもしれませんが、前回お伝えしたImportrange関数と組み合わせることで別のスプレッドシートへデータを反映させることができます。

これができたら、例えばYPPの稼働実績を予め自分だけが見られるシートへ反映させておいて、自分の稼働分だけ集計なんかもできちゃいます！

数式は
=Query(IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”,”!A10:G”),”select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7 where Col4 =’YPP 事務所'”)

範囲を「A10:G」としているのは実際の表が10行目から始まっているためです。
「A:G」と表記しても問題ないですが、表と関係ない文字が１行目に集約されてしまうので、綺麗に表示させたい場合は表が始まる行数を入力することをおすすめします！

また、列の表記も先ほどとは異なっていることにお気づきでしょうか？
「select Col1,Col2,Col4,Col5,Col7」とさっきまで「A,B,C・・・」としていたのに違います＾＾；

はっきりした理由はわかりませんが、Importrange関数を組み合わせるときは列を「A,B,C・・・」だとうまくいかず、「Col1,Col2,Col3,Col4・・・」という表記でうまく反映することが出来ました。

Query関数を活用しよう！

若干とっつきにくいかもしれませんが、慣れればいろんな使い方が出来ると思います！
まずは稼働実績表をご自身のスプレッドシートへ反映するところから試してみてください＾＾

スプレッドシートを使いこなして、業務効率化を目指しましょう☆

引用

https://pumpuppineapple.com/query5/

合わせて読んでください＾＾

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こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。

前回のArrayFormula関数に引き続き、スプレッドシート独自の便利な関数を紹介します。

今回は　Importrange関数　です！
Importrange関数は他シートのデータを取り込むことができます。

他のスプレッドシートのデータを自動で取り込む！Importrange関数

複数シートで同じデータを管理している場合、Importrange関数を使えば、元データが更新されると取り込んだデータも自動で更新されるので、他のシートの情報を書き換える手間がなくなります。

使い方

数式は、
＝IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー”, “!範囲”)

今回はデータ元であるシートのA～D列を反映させたいので範囲は「!A:D」とします。

※このときにダブルコーテーションで括るのをお忘れなく！（範囲の前には “!” を入れます）
※「スプレッドシートキー」は、データの読み込み元となるスプレッドシートの URL の内、「d/」の後の部分のことです。

スプレッドシートの住所をイメージすればわかりやすいです。

注意点

ArrayFormula関数と同様、Importrange関数も表示範囲内に文字を入力するとエラーになってしまうので気を付けましょう。

Importrange関数を使えば、同じデータを複数のシートで管理する手間がなくなります。
二度手間をなくすことでミスも防げて効率化にもつながりそうです＾＾

是非、いろんな現場で活用してみてください☆

引用

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こんにちは！おまかせ事務代行YPP　伊澤です。
題名を見て？と思った方も多いと思いますが、Googleスプレッドシート独自の関数があるってご存知でしたか？
数年前まではスプレッドシートはExcelよりも機能面では劣る・・・というイメージがありましたが
Excel以上に便利な機能も実は探せばたくさんあるんです♪

その中で今日はArrayFormula関数を紹介したいと思います！

データ軽量化に！ArrayFormula関数

Arrayformulaで関数を括ってあげれば、オートフィルを使うことなく数式を対象の列や行に反映させることが出来ます。
最初のセルにのみ数式を入力すれば良いので、データの軽量化にもつながります。
ショートカットキーもあるので是非覚えておきたい関数です。

使い方

行が増えるたびに数式をコピーして反映させて・・・
というのは地味に大変ですが、ArrayFormula関数で最初の関数を括っておけばその必要もありません。

Arrayformula関数を適用させるには、数式を見て判別してほしい範囲を全て選ぶ必要があるので・・・

数式が「=IF(I2-H2<>0,I2-H2,””)」　の場合は・・・

=ArrayFormula(IF(I2:I-H2:H<>0,I2:I-H2:H,””))　とします。

指定したセルにそれぞれ注目してほしいのですが、「I2:I」はI2セル以降のI列全体を見るという意味となり、行が増えても数式を追加で入力することなくついてきてくれます。
I18セルまでの反映させるなら「I2:I18」というように表記します。（他のセルも同じように範囲を指定します）

注意点

1. Arrayformula関数が適用されている範囲に文字列を入力してしまうと数式がエラーとなってしまう。（画像参照）
2. Arrayformula関数はすべての関数に適用するわけではない。（基本的な関数は使えますが、Index、Match関数の組み合わせ、Sumifs、Countifs、Ifs関数など未だ原因が解明されていないエラーなどもあります。）

読み込みが遅くなってきたな・・・
というスプレッドシートがありましたら、是非ArrayFormula関数の活用を検討してみてください＾＾

引用

https://aitrigger.co.jp/blog/efficient/arrayformula_useful_function/

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