2024年 9月 の投稿一覧

一人でも多くの人に仕事の喜びを
バックオフィスもHAPPYにするYPP　五味渕です。

昨日のブログで、事務の大事な役割について
見事に描かれたマンガをご紹介しました。

『生きのびるための事務』坂口恭平 (著), 道草晴子 (イラスト)  出版：マガジンハウス

ご紹介した方のお一人から

「事務は『情報処理』だと思います。様々な情報が集まります。
その中には「予兆」というべき情報がある。
それに気付けば「注意喚起」できるので、大変重要な仕事ですよね」と

ご感想をいただきました。

そう。
メッセージしてこそ、事務の大事な役割を果たせます。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

集まってきた「情報」や「数字」をどう捉えて
チームが良い方向に向かうために
どうメッセージを発するか。

実は、
語彙力も雄弁さも、求められるんです。

本当に大事なポジションで、奥が深いです。

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 すごい名著（マンガ）に出逢いました。

その名も、、、

『生きのびるための事務』

坂口恭平 (著), 道草晴子 (イラスト)  マガジンハウス

バックオフィスを預かる者として
このタイトルは
読まずにはいられないでしょう(笑)。

そして読んでナットク！

事務の本質
事務という仕事の真のパワーが分かります。

使った領収書の合計金額を出す、とか
（それも大切な作業ですが）
事後処理的なイメージだけを「事務」に持っているとしたら
大切な役割を見逃しています。

事務作業とは、
現在から
希望した姿に変わるために
必要な思考と予定（行動）を
言語化・数値化すること。

決してノルマを押し付けるための
グラフづくりなんかじゃない。

自分が望む未来をつくるための思考の整理や行動変容が
事務をやる本当の目的です。

バックオフィスに携わる人はもちろん、
これからやりたいことが曖昧な人も
やり方をもっと明快にしたい人も
自分の思考や間の使い方を整理するために
この本を手に取ってみてください。

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

事務作業も
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、楽しむ！

事務が、
夢を実現するための道筋を照らします。

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回収率100％を誇る
YPPメンバーアンケートから
今日も、現場の学びをシェアです。

14人目は
A・Sさんの実践例です。

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「何度でもやってみる」

自分の思い込みはよくないので、

わからないことはきいてみたり、
「〇〇しました」と報告をすることで

実は違うことをして欲しかった等の意図も聞くことができ
改善ができるので、
なんでもやってみるようにしています。

（「今日言う」とすこし重なる部分もありますが…）

ーーーーーーーーーーーーー

YPPクレド
何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる

そして

何度でも、今日言う（共有）

自分でこれだ！と思っても
思い込みになっていることって、ありますね。

報告しながら
こまめに意図を確認する

本当に大事ですね。

慣れた現場こそ、過信しない。
謙虚で真摯な姿勢が、チームを支えます。

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お誘いいただいた勉強会で
偶々隣り合わせた素敵な方がいました。

その方いわく
友人に案内された中から
間違えて申し込んだそうです（笑）。

間違えて申し込んだのに、
とても楽しそうに
周りの人と歓談していました。

来た以上は楽しもう！

そんな姿勢で、かつ
鋭い意見を柔らかく発している彼女を見て
勉強会もさることながら
その方との出逢いこそが、
私にとって収穫に思えました。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる

そして

何度でも、楽しむ！

期待値以外のことが起きる面白さは
行動した醍醐味。

間違えたときに
後悔するのではなく
楽しむ！

その姿勢なら
行動した意味は
後から、いくらでも見出せますね。

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とても有意義な勉強会があって
オススメした時に
「ちょっと様子をみます」
と言ってすぐ動かない人と
「行く！」と
その場ですぐ申込完了する人がいます。

私も、大抵後者のほうです。

講演会で講師が勧める本は
その講義の最中に
Amazonでポチります。

事情により
すぐ申込できないこともありますが
勧められた流れで決めて動いたほうが
圧倒的に早く、次の「気づき」に出逢えます。

勉強熱心な人は
そうやって次々と日々
新しい情報や人との出逢いが生まれています。

実際、残酷なくらい
勉強し続ける人と
そうでない人の差が開いてしまう・・・。

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何度でも、楽しむ！

何度でも、とにかくやってみる

百聞は一見に如かず
一行は百見に如かず

勧めてもらえるうちが花と思って
「様子見」から抜け出しましょう。

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起業して20年
素晴らしい仕事をしている方にお会いすると
共通する「プロの特長」があります。

その一つが

『素人のお客様に分かりやすく説明できること』。

どの業界でも
当たり前のように使っている業界用語や専門知識があります。
お客様にとっては、知らないことだらけ。

基礎知識がないお客様にいかに
分かりやすく、説明できるか。

これは
「苦手なんです」で済ませてはいけない
日々、トライ＆エラーで
探求し続けるほど磨かれるスキル。

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何度でも、楽しむ！

何度でも、改善ウェルカム
そして
何度でも、優しさプラス

お客様の反応をみながら
「あ、もっとこうしたほうがいいかな」と
質問の仕方を変えたり
例えを引用したり、、、。

磨いているうちにある日
「分かりやすいですね！」と
言ってもらえたら
心の中で是非、ガッツポーズしてください。

このスキルと気遣いは、一生ものです。

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こんなことを言ったら
気を悪くされないかな。
関係が崩れると嫌だな。

多くの人が、
率直に言う、ということを避けて
思ったことを伝えなかったり、
無難な発言に終始しがちです。

私も過去、思い当たることは沢山・・・。

でも相手のためを思えばこそ、
絶対に心底良いと思ったことは
引き下がらずに伝えます。

大事な人であれば、尚更。

そして自分の周りには
そういう人ばかりであってほしいです。

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

言いやすい人、言いづらい人
誰でも、得意不得意があります。

でも
相手を思えばこそ。

ふと気になったことは
その場で、今日言う。

率直に伝えて
そっぽを向く人は、仕方がない。

それぐらい割り切って
伝えましょう。

そのとき逃げたか、向き合ったか
誰が見ていなくても。

トライした結果は、必ず
力になります。

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今日も、現場の学びをシェアします！

13人目はK・Nさんの実践例です。

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この事項はメンバーにきっと伝わっているだろう、と
憶測で判断してしまわないように、
確認し伝えるように心がけています。

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「伝わっているだろう」
全ての職場あるある…ですね。

伝わっていない、ならまだしも
真逆で伝わっていたことさえ（涙）
（いやー、ビックリした！）

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何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

何度でも、今日言う（共有）

共有は一日にしてならず。

みな、数えきれないほどの
「違った！」「しまった」「そうくる？」の経験が積み重なって
気遣い、気配りができる力が身につき
上手な伝え方ができるようになってきました。

気を付けるべきは
他人の行動以上に、自分の思い込み。

ベテランになるほど
フィルターが掛かりやすい。

とくに確認が面倒な時に、楽観的に思ってしまう
「伝わっているだろう」は要注意です。

K・Nさんのやってきた
しっかり「確認して伝える」ことで、
人知れず未然に防いできたミスや事故があったはず。

これぞ、見えないファインプレー。

本当にありがたい姿勢です。

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12人目は
ベテランメンバー T・Sさんの実践例です。

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どのお客様の業務でも、
「チャットが流れて気付いていないのでは？」
「MTG欠席だったので伝えておこう」
「疑問点や要対応案件をまとめた一覧を更新した」

こんな時にはチャットで伝える。は日ごろから実施しています。 

具体的な出来事と言っていいかわかりませんが…
 ●●●様の書類チェックチームでは、
お客様との普段のコミュニケーションはメールになります。 

個人のomakaseアカウントにご連絡頂くこともあるので、
チームリーダーには共有が必要と思えば24時間以内にチャットで共有します。

またマクロエラーやお客様から頂いた不備のご指摘で、
チームメンバー全体への周知・注意喚起が必要だと感じたら、
管理チャットで担当コーディネーターさんへ確認後に、全体チャットで共有しています。
スプレッドシートの記載間違いなども気づいたらほぼリアルタイムに声掛けしていて、
自分自身の記載ミスも他のメンバーさんから指摘頂くことがあります。

お互いに気づいたら声をかけやすい環境になっているのでは、
と勝手に思っています。

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何度でも、とにかくやってみる
何度でも、改善ウェルカム
何度でも、優しさプラス
何度でも、今日言う（共有）
何度でも、楽しむ！

まさに

何度でも、今日言う（共有）

チームで仕事をしていて
バックボーンも経験も様々なメンバーが
うまく機能するには
『皆、同じことを知っていること』がとても大事です。

こういう心がけで
日頃から気配り、目配りしてくださる方のおかげで
スムーズな運営が成り立っています。

誰かがやるだろう、ではなく
誰もがやるチームは、本当に強いです。

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