こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

お客様のシステム変更に伴い、
従来使っているExcel資料一式がどっさりと
(本当にめちゃくちゃどっさりと)届きました。

嬉しい。。。。。

お客様の資料を開く時は
いつもドキドキとワクワクが交差します。
♯毎回、めちゃくちゃ勉強になる

さて、おなじみのExcel資料を大量にみていくと
やはり、いつもの「表記ゆれ」に出会います。
♯確率ほぼ100%

すごく大きな会社でも、そこそこの規模感でも
Excelを使っていて
それだけ「便利=自由度が高い」からなのですが、
データをシステム移行する際には
必ず整理しなければならない「表記ゆれ」問題に、ぶち当たります。

以前のブログでも書きました。『意外とあなどれない表記ゆれ問題』

今回はこれが放置される理由として
思い当たるものを考えてみました。

例えば全角カッコ()と半角カッコ()
カタカナ表記と、ひらがな表記
はしご髙と、ふつうの高

両方あるとソートをかける際にも面倒だし
集計する際にも面倒だし
二度手間が絶対に起きているはずなんです。

でも、毎月(もしくは毎週?毎日?)作業している人が
「これはこういうものだ」と思っていたり
「誰かに言っても変わらない」と思っていたり
「そもそも誰に言えばいいのかわからない」と思っていたり
毎回やっているうちに「必要な手順」であり、
面倒だとさえ、感じていないことがあります。

そういうことが散見される要因の一つとして・・・

『なにかを改善をするのは、自分の役割(任務)ではない』という作業担当者の意識かもしれません。

権限がある・ない というほど大げさなことではなくても
なにかを「設定する」「作る」という作業に携わっていないと
「与えられた状況で一生懸命に処理をする」ということが、習い性になっていることがあります。


一方「それぐらい気づいた人が直して工夫してくれたらいいのに」という管理者の声もめちゃくちゃよく聞きますが
過去にどこかで「変えるなら先に言っといてよ」みたいな一言を
「ありがとう。助かったよ」よりも先に発してしまい、
現場のやる気を知らないうちに削いでいたり。。。

♯言った方は忘れていて、言われた方は何年も前のことなのによく覚えている

なにか一発で有効な手段があるわけではなく
改善には地道な複数の作業が積み重なっていくわけですが

「改善」は一年に一度の大掃除みたいなものではなく
気づいたときにサッと誰もがするべきこと 
というカルチャーの醸成が、遠回りに見えて有効なのかなと感じている次第です。

弊社も常にトライアンドエラーを繰り返しつつ、
たまにクリーンヒットの発言や発見があると
ものすごく嬉しかったりして、
そんな時に、仕事の喜びをかみしめています。